根据以下应收账款管理制度逐条去阐述,我以前就是这样写的啊,应该不难的。供参考!
应收账款管理制度
第一章:总则
第一条:为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场以利于销售公司的产品,同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全,防范经营风险;并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间,加快企业资金周转,提高企业资金的使用效率,特制定本制度。
第二条:本制度所称应收帐款,包括发出产品赊销所产生的应收帐款和公司经营中发生的各类债权。具体有应收销货款、预付帐款、其他应收款三个方面的内容。
第三条:应收帐款的管理部门为公司的财务部门和业务部门,财务部们负责数据传递和信息反馈,业务部门负责客户的联系和款项催收,财务部们和业务部门共同负责客户信用额度的确定。
第二章:客户资信管理制度
第四条:信息管理基础工作的建立由业务部门完成,公司业务部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案一式两份,由业务经理复核签字后一份保存于公司总经理办公室,一份保存于公司业务部,业务经理为该档案的最终责任人,客户信息档案包括:
A、客户基础资料:即有关客户最基本的原始资料,包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景,与本公司交往的时间,业务种类等。这些资料是客户管理的起点和基础,由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集来的;
B、客户特征:主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、经营特点等;
C、业务状况:包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况;
D、交易现状:主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等。
第五条:客户的基础信息资料由负责各区域、片的业务员负责收集,凡于本公司交易次数在两次以上,且单次交易额达到1万元人民币以上的均为资料收集的范围,时间期限为达到上述交易额第二次交易后的一月内完成并交业务经理汇总建档。
第六条:客户的信息资料为公司的重要档案,所有经管人员须妥慎保管,确保不得遗失,如因公司部份岗位人员的调整和离职,该资料的移交作为工作交接的主要部分,凡资料交接不清的,不予办理离岗、离职手续。
第七条:客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况,随时汇总整理后交业务经理定期予以更新或补充。
第八条:实行对客户资信额度的定期确定制,成立由负责各市场区域的业务主管、业务经理、财务经理、在总经理(或主管市场的副总经理)的主持下成立公司“市场管理委员会”,按季度对客户的资信额度、信用期限进行一次确定。
第九条:“市场管理委员会”对市场客户的资信状况和销售能力在业务人员跟踪调查、记录相关信息资料的基础上进行分析、研究,确定每个客户可以享有的信用额度和信用期限,建立《信用额度、期限表》,由业务部门和财务部门各备存一份。
第十条;初期信用额度的确定应遵循保守原则,根据过去与该客户的交往情况(是否通常按期回款),及其净资产情况(经济实力如何),以及其有没有对外提供担保或者跟其它企业之间有没有法律上的债务关系(潜在或有负债)等因素。凡初次赊销信用的新客户信用度通常确定在正常信用额度和信用期限的50%,如新客户确实资信状况良好,须提高信用额度和延长信用期限的,的必须经“市场管理委员会”形成一致意见报请总经理批准后方可。
第十一条:客户的信用额度和信用期限原则上每季度进行一次复核和调整,公司市场管理委员会应根据反馈的有关客户的经营状况、付款情况随时予以跟踪调整。
第三章:产品赊销的管理
第十二条:在市场开拓和产品销售中,凡利用信用额度赊销的,必须由经办业务员先填写赊销《请批单》,由业务经理严格按照预先每个客户评定的信用限额内签批后仓库管理部门方可凭单办理发货手续;
第十三条:财务部门内主管应收帐款的会计每十天对照《信用额度期限表》核对一次债权性应收帐款的回款和结算情况,严格监督每笔帐款的回收和结算。超过信用期限10内仍未回款的,应及时通知主管的财务部门经理,由财务经理汇总并及时通知业务部门立即联系客户清收。
第十四条:凡前次赊销未在约定时间结算的,除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外,一律不再发货和赊销。
第十五条:业务员在签定合同和组织发货时,都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式,所有签发赊销的销售合同都必须经主管业务经理签字后方可盖章发出。
第十六条:对信用额度在50万元以上,信用期限在3个月以上的客户,业务经理每年应不少于走访一次;信用额度在100万以上的信用期限在3个月以上的,除业务经理走访外,主管市场的副总经理(在有可能的情况下总经理)每年必须走访一次以上。在客户走访中,应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级。
第四章:应收账款监控制度
第十七条:财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的〈应收账款帐龄明细表〉,提交给业务部门、主管市场的副总经理。由相关业务人员核对无误后报经主管及总经理批准进行账款回收工作。该表由业务员在出门收帐前核对其正确性,不可到客户处才发现,不得有损公司形象;
第十八条:业务部门应严格对照〈信用额度表〉和财务部们报来的〈帐龄明细表〉,及时核对、跟踪赊销客户的回款情况,对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给主管副总经理。
第十九条:业务人员在与客户签定合同或的协议书时,应按照《信用额度表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限,并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。如超过信用期限者,按以下规定处理:
超过1-10天时,由经办人上报部门经理,并电话催收;
超过11-60天时,由部门经理上报主管副总经理,派员上门催收, 并扣经办人该票金额20%的计奖成绩;
超过61-90天时,并经催收无效的,由业务主管报总经理批准后作个案处理(如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等催收方式),并扣经办人该票金额50%的计奖成绩;
第二十条:财务部门应于月后5日前向业务部门、主管市场的副总经理(总经理)提供一份当月尚未收款的《应收账款帐龄明细表》,该表由相关业务人员核对后报经业务主管市场的副总经理(总经理)批准后安排进行账款回收工作。
第二十一条:业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性,不可到客户处才发现数据差错,有损公司形象。外出前需预先安排好路线经业务主管同意后才可出去收款;款项收回时业务员需整理已收的帐款,并填写应收帐款回款明细表,若有折扣时需在授权范围内执行,并书面陈述原因,由业务经理签字后及时向财务交纳相关款项并销帐。
第二十二条:清收帐款由业务部门统一安排路线和客户,并确定返回时间,业务员在外清收帐款,每到一客户,无论是否清结完毕,均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程。任何人不得借机游山玩水。
第二十三条:业务员收帐时应收取现金或票据,若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误,如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背面签名,并查询银行确认汇票的真伪性;如为汇票背书时要注意背书是否清楚,注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致,背书印章是否为发票印章。
第二十四条:收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务经理同意,现场不得以现金找还客户,而应作为暂收款收回,并抵扣下次帐款;
第二十五条:收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题,在业务权限内时可立即同意,若在权限外时需立即汇报主管,并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整,回公司应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录;
第二十六条:业务人员在销售产品和清收帐款时不得有下列行为,一经 发现,一律予以开除,并限期补正或赔偿,严重者移交司法部门。
1、收款不报或积压收款。
2、退货不报或积压退货。
3、转售不依规定或转售图利。
第五章:坏账管理制度
第二十七条:业务人员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收,为此,应定期或不定期地对客户进行访问(电话或上门访问,每季度不得少于两次),访问客户时,如发现客户有异常现象,应自发现问题之日起1日内填写“问题客户报告单”,并建议应采取的措施,或视情况填写“坏帐申请书”呈请批准,由业务主管审查后提出处理意见,凡确定为坏帐的须报经主管市场的副总经理(总经理)批准后按相关财务规定处理。
第二十八条:业务人员因疏于访问,未能及时掌握客户的情况变化和通知公司,致公司蒙受损失时,业务人员应负责赔偿该项损失25%以上的金额。(注:疏于访问意谓未依公司规定的次数,按期访问客户者。)
第二十九条:业务部门应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况,业务人员对于所有的逾期应收帐款,应由各个经办人将未收款的理由,详细陈述于帐龄分析表的备注栏上,以供公司参考,对大额的逾期应收帐款应特别书面说明,并提出清收建议,否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时,业务人员应负责赔偿---%以上的金额。
第三十条:业务员发现发生坏帐的可能性时应争取时效速报业务主管,及时采取补救措施,如客户有其他财产可供作抵价时,征得客户同意立即协商抵价物价值,妥为处理避免更大损失发生。但不得在没有担保的情况下,再次向该客户发货。否则相关损失由业务员负责全额赔偿。
第三十一条:“坏帐申请书”填写一式三份,有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等,均应一一填写清楚,并将申请理由的事实,不能收回的原因等,做简明扼要的叙述,经业务部门及经理批准后,连同帐单或差额票据转交业务主管处理。
第三十二条:凡发生.坏帐的,应查明原因,如属业务人员责任心不强造成,于当月份计算业务人员销售成绩时,应按坏账金额的---%先予扣减业务员的业务提成。
第六章:应收账款交接制度
第三十三条:业务人员岗位调换、离职,必须对经手的应收帐款进行交接,凡业务人员调岗,必须先办理包括应收帐款在内的工作交接,交接未完的,不得离岗,交接不清的,责任由交者负责,交接清楚后,责任由接替者负责;凡离职的,应在30日向公司提出申请,批准后办理交接手续,未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放,由此给公司造成损失的,将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准,在生效日期前要交接完成,若交接不清又离职时,仍将依照法律程序追究当事人的责任;
第三十四条:业务员提出离职后须把经手的应收帐款全部收回或取得客户付款的承诺担保,若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离职;
第三十五条:离职业务员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认,则不影响离职手续的办理,其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。
第三十六条:“离职移交清单”至少一式三份,由移交、接交人核对内容无误后双方签字,并监交人签字后,保存在移交人一份,接交人一份,公司档案存留一份;
第三十七条:业务人员接交时,应与客户核对帐单,遇有疑问或帐目不清时应立即向主管反映,未立即呈报,有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任;
第三十八条:公司各级人员移交时,应与完成移交手续并经主管认可后,方可发放该移交人员最后任职月份的薪金,未经主管同意而自行发放由出纳人员负责;
第三十九条:业务人员办交接时由业务主管监督;移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者,除限期赔还外,情节重大时依法追诉民、刑事责任;
第四十条:应收帐款交接后一个月内应全部逐一核对,无异议的帐款由接交人负责接手清收,(财务部应随意对客户办理通讯或实地对帐,以确定业务人员手中帐单的真实性。);交接前应核对全部账目报表,有关交接项目概以交接清单为准,交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接,日后若发现帐目不符时由接交人负责。
参考资料:http://csr.tsgogo.cn/Article_Show.asp?ArticleID=1816
应收账款是每个企业进行生产经营活动,商品与劳务赊销的产物,是企业以信用方式对外销售商品、提供劳务等所形成的尚未收回的被购货单位、接受劳务单位所占用的本企业的资金,属于商业信用的一种形式。企业为了扩大产品销路,提高产品销售收入,或多或少,都有一定的商品赊销,商品的赊销也就形成了应收账款,增加了企业经营的风险。因此,企业必须采取切实可行的措施,制定合理有效的管理方法,做好应收账款的事先预防、监督回收等管理工作,以保证应收账款的合理占用水平和收款安全,尽可能减少坏账损失,降低企业经营风险。企业应当如何控制应收账款,避免坏账,造成不必要的损失,在这里谈谈我的几个观点: 一、对客户的资信状况进行调查和评估,确定合理的应收账款政策。 对客户的资信调查,就是对客户的品质、支付货款能力和财务状况等信用状况进行调查评价。以确定这个客户,我们是否可以赊销产品给他,赊销量的大小等。就拿我们公司来说吧,为了减小经营风险,一般情况下公司是不赊账的,但有时也避免不了一些客户的一些临时欠款,对要欠款的客户,首先公司人员要清楚这个客户的诚信度,然后是他的赏付能力,应该是在确定他具备了相应的条件后,才能赊欠给他,并定好还款日期。根据不同的客户制定不同的信用政策,只有这样公司才能减小坏账所带来的损失。 二、建立分工明确、互相牵制、责权分明的应收账款业务内部控制度。 1、严格审批权限,分别确定相关负责人的权限范围。赊销业务经有关领导严格审查和同意,方可赊欠,未经相关领导签字确定,产生的欠款应由相关责任人承担责任,我公司目前就存在着这一问题,只有明确了权限责任,制定出处罚措施,才能有效控制欠款的发生。在严格了赊销审批的基础上,加强赊销余款的管理,以便于及时了解、掌握和控制应收账款。我公司近期由于审批监控的不严以及销售政策的漏洞,目前新增了一部分欠款,为了及时收回欠款,财务部采取了,每月中旬和下旬,都为销售部提供一分详细的客户欠款明细表,并随时跟踪,提醒。 2、明确划分企业销售部门和财务部门在应收账款管理中的责任。明确规定销售部门对应收账款的安全和及时回收负有直接责任,应收账款形成的决策者和主要经办人员,就是回收债权的责任人,必须彻底改变回收应收账款工作仅仅是财务部门职责的错误。财务部门应及时提供应收账款账龄分析表,以便让决策者和相关部门准确、及时全面掌握应收账款现状。 3、健全内部激励及约束机制,改变只将销售人员工资、报酬与销售指标挂钩的错误做法,建立内部考核责任制不但要将工资、报酬与销售指标直接挂钩,而且应将应收账款纳入考核体系,将应收账款余额与相关人员的工作业绩挂钩。他们要对形成的应收账款、坏账损失承担一定比例的经济责任。我公司就存在着业务员为了完成任务,将货物送出去后不及时收因货款的情况,占用公司资金,完成自己的任务,公司明年起将制定出一条销售政策:就是如果业务员在考核当月送出的货物在月末都不能收回的,一律不将该笔货款的销量计入其完成的任务中。那个销售人员负责的区域欠出去的货款由其负责收回,并且该货款按欠款期计算利息,由销售员承担。使应收账款与其经济利益挂钩,要求其对自己经办的每笔业务进行事后监督,确保资金的回收。 企业必须加强应收账款的管理,防范财务风险。由于企业内部控制不严,管理混乱,内部经营考核制度制定的不严谨、不科学,使企业业务部门在经济利益的驱动下,只注重销售指标的完成,而忽视销售货款的回收。大量应收账款因此沉淀下来,使企业经营因此背上沉重的包袱。应收账款居高不下的原因:1激烈的市场竞争2内部清理欠款工作职责不清,由于职责不清,奖惩力度不够,造成各部门对“清欠”工作都抱有“事不关己、高高挂起”的态度。3、运用法律手段解决债务纠纷的意识不强。因此为了防范应收账款风险,应当做到:(1)调查评价客户的资信度(2)、完善赊销手续:为确保销货收款循环过程的真实、合法,有效防止和发现差错和弄虚作假、营私舞弊行为,企业必须加强销货及收款循环的内部管理,即完善赊销手续管理。(3)建立赊账责任制:对发生的应收账款实行“谁审批谁负责”的管理方式。(4)建立适当的激励和约束机制。
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