报告是向上级机关汇报工作 反应情况 答复上级机关呢询问时 使用的上...
党政机关及事业单位公文格式2012年新改版公文的基本格式和需要改动的几处说明一、适用范围 本标准适用于各级党政机关及事业单位制发的公文。
二、公文用纸主要技术 指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g m2 - 80g m2的胶版印刷纸或者复印纸。
三、公文用纸幅面尺寸及版面 要求 1.幅面尺寸 公文用纸采用GB T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm*297mm。
2.页边与版心尺寸 公文用纸天头(上白边)为37mm+1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm+1mm,版心尺寸为:156mm*225mm。
3.字体和字号 如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。
特定情况可以作适当调整。
4.行数和字数 一般每面排22行,每行排28个字,每面共计616个字,并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
5.文字的颜色 如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
6.制版要求 版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
7.印刷要求 双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm.黑色油墨应当达到色谱标准。
印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
8.装订要求 公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差+2mm,四角成90。
,无毛茬或缺损。
骑马装订或平订的公文应当: (1)订位为两钉订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差+4mm; (2)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固; (3)骑马订钉均订在折缝线上,平订钉与书脊间的距离为3mm-5mm。
四、公文格式要素编排规则公文格式各要素的划分 本标准将版心的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
1.版头 (1)份号:如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
(2)密级和保密期限:如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版 心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
(3)紧急程度:如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
(4)发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
(5)发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
(6)签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
(7)版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线(线宽0.35-0.55mm)。
2.主体(1)标题 一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
(2)主送机关 编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
(3)正文 公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
(4)附件说明 如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
(5)发文机关署名、成文日期和印章 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文...
6.下列几组公文,既是行政机关正式公文,又是上行文的是()。
A.报...
公文的拟写通常按以下步骤进行: 一、 明确发文主旨 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此,在动笔之前,首先要弄清楚 发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容: 1.文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
2.根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定 性质的通知等。
3.明确文件发送范围和阅读对象。
比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
4.明确发文的具体要求。
例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
二、收集有关资料,进行调查研究 发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。
但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲,安排结构 在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。
篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。
当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。
由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文 结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。
写作中注意两点: 1. 要观点鲜明,用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。
运用材料要能说明问题,做到材料与观点统一。
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。
如果观点不明,令人不知所云。
有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。
而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 ,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2. 要语句简练,交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查,认真修改 初稿写出后,要认真进行修改。
写文章,需要下功夫。
自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。
1. 关于主题的修改。
看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻。
2. 关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题。
3. 关于材料的修改。
材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来。
4. 关于结构的修改。
修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨。
5. 关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。
几种常用的商务公文 请示 请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示的特点 一、针对性。
只有本单位权限范围内无法决定的重大事项,如重要决定、重要决策、人事安排等问题,以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难,才可用"请示"行文。
请示上级给予指示、决断或答复、批准。
因而"请示"具有很强的针对性。
二、呈批性。
请示是有针对性的上行文,上级领导对于呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的"批复"回文。
三、单一性。
请示应一文一事,一般只写一个受文领导,即使需要同时呈送其他领导,也只能用抄送形式。
四、时效性。
请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,...
给平行机关报送总结报告用上行文还是平行文?举个例:市政府办要求...
传达重要指示精神或情况时使用的公文文种、广播、张贴等形式出现。
通报的分类 按照通报的作用和使用范围的不同。
通报具有知晓性和指导性的作用,它对下级机关的指导作用重于指挥作用。
通报被机关和企事业单位使用,既可下行,可分为三类,情况通报具有一定的指导作用,也可平行。
有的通报还以登报:表扬好人好事;处理事故及批评错误;传达重要精神和情况。
值得注意一点的是通报的含义及特点 通报是用来表彰先进,批评错误。
现在有的机关办的定期或不定期的“情况通报”即属此类,因而以领导机关使用为宜...
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