1. 目标
通过规范内部控制的检查与评价工作流程,确保检查评价工作按规定程序和适当授权进行,实现预期目标;确保检查评价工作的方法和标准一致,减少检查评价工作的随意性;确保集团公司和企业在年度财务决算中恰当披露内部控制制度执行情况,符合国家有关法律法规和外部监管机构的要求,并促进各项内部控制制度的不断改进、完善和严格执行。
2. 风险
由于检查与评价工作流程设计不合理或控制不当,可能导致对内部控制制度及执行情况评价不恰当;可能导致各项内部控制制度的检查评价工作存在随意性;可能导致年度财务决算对内部控制制度的执行情况对外披露的信息失当而受到外部监管机构的处罚。
3. 工作流程步骤与控制点
3.1 成立和确定检查评价领导小组和工作组
★3.1.1 企业(或总部)应当成立内部控制检查评价工作领导小组(以下简称“检评领导小组”),组长由主要负责人担任,副组长由总会计师/分管财务领导担任,成员由财务、审计、人事、监察、销售、采购等部门的主要负责人组成。
★3.1.2 检评领导小组应当根据实际情况,按照成本和效益原则,确定或组建内部控制检查评价工作组(以下简称“检评组”)。检评组可以设在(或授权)财务或审计部门,也可另行组成由财务、审计、人事、监察等有关部门相关人员参加的检评组,组长可由审计部门负责人担任。
3.2 制定检查评价工作计划
3.2.1 检评组每年年初根据本流程规定和检评领导小组的要求,编制内部会计控制检查评价工作计划,具体明确各类业务定期抽查的时间(按季或半年或年进行抽查)、抽查样本量的比例(5%~15%)以及随机抽查的方法,明确检查人员的分工和各有关部门的配合责任,以及完成检评工作的时间目标和要求。
★3.2.2 检评组将检评工作计划报总会计师/分管财务领导审阅后,提交检评领导小组审定。
3.3 实施检查和计算得分
3.3.1 检评组人员根据工作计划,按规定的抽样比例和方法,随机抽取各类业务的样本。同时依据各自的分工,对所抽取的业务样本控制点,按照规范的业务流程表中控制点和不相容职务/岗位分离及授权等要求,实施符合性测试。
★3.3.2 检评组人员将检查测试情况按每笔业务逐笔如实进行记录(包括抽查时间、抽查方法、抽查的具体业务合同或凭证编号、检查测试得分结果等),建立检查评价工作底稿,签字后交检评组负责人或其授权人员审核签字。
3.3.3 对检查测试中发现控制点缺失或控制点虽然存在但未按规定实施控制的,一律按扣减法扣减该控制点的权重得分。每笔业务控制点权重总分为100分,扣除扣减分数后即为该笔业务内部会计控制执行的实际得分。
3.3.4 同类业务逐笔得分相加除以笔数即可得出该类业务内部控制执行情况的实际得分。各类业务简单平均得分相加除以类别数即可计算出全部业务的内部控制执行情况的实际综合得分。
3.4 编写检查评价报告
3.4.1 检查人员根据抽查业务的内部控制检查测试的得分情况,可以对各类业务的内部控制执行情况做出定量和定性的评价,也可对全部业务内部控制执行总体情况做出定量和定性的综合评价。
3.4.2 凡内部控制检查测试平均得分在95分(含)以上的,且在实际执行中未出现一般性问题或实质性问题,内部控制执行情况可认定为“无疏漏”或者存在“轻微疏漏”,执行情况可评价为好;在85-94分(含)之间,且在实际执行中未出现一般性问题或实质性问题,可认定为存在“一般疏漏”,执行情况可评价为较好;在70-84分(含)之间,且在实际执行中未出现实质性问题,可认定为存在“一般缺陷”,执行情况可评价为一般;在70分以下,不管在实际执行中是否出现一般性问题或实质性问题,可认定为存在“重大缺陷”,执行情况可评价为差。及时检查测试平均得分在70分(含)以上,但在实际执行中发生了一般性问题或实质性问题,则相应认定为存在“一般缺陷”或“重大缺陷”。
3.4.3 检评组根据内部控制业务检查结果情况,编写《内部控制检查评价报告》。检查评价报告的主要内容包括:(1)检查评价工作的组织开展情况;(二)检查样本的抽取方法和测试结果情况;(三)内部控制执行情况的具体分析;(四)加强改进内部控制的意见和建议。检查评价报告要有定性和定量分析,以数据和事实为依据。
★3.4.4 检评组负责人对各检查人员的检查工作底稿和扣(计)分情况以及《内部控制检查评价报告》进行审核修改并签字,报分管内控领导/总会计师审阅。
3.5 审定上报检查评价结果
3.5.1 检评组将内部控制检查情况和初步评价意见向内部控制检评领导小组汇报,如实反映检查测试结果和定性定量评价意见,并将《内部控制检查评价报告》报领导小组审定。
★3.5.2 检评领导小组审议内部控制检评结果,并对存在的缺陷和问题,以及检评组提出的意见和措施予以研究,形成具体改进措施贯彻落实。
★3.5.3 将经审定的《内部控制检查评价报告》和有关业务内部控制检查得分情况汇总表一并上报集团公司内控办公室备案,或对外发布。
3.6 考核奖惩
3.6.1 每年年度终了后,检评组应当根据全年检评综合得分及评价情况(按季检查的为4次平均得分,按半年检查的为2次平均得分,按年检查的为1次平均得分)提出内部控制执行的奖惩意见,报检评领导小组审议。
★3.6.2 检评领导小组审核奖惩意见,并将审核结果报企业办公会议审定后兑现。
3.7 集团公司整体内部控制执行情况的评价
3.7.1 集团公司内控办公室根据企业上报备案的内部控制检查评价情况,对企业年度内部控制执行情况做出基本评价。
★3.7.2 为增强集团公司检查评价的科学性和可靠性,集团公司内控办公室评价企业时还可将集团公司财务、审计部门或社会审计中介机构在本年度开展的财务稽核、财务(决算)审计中对企业内部控制执行情况所进行的检查评价结果纳入评价范围,并按企业自我评价得分权重40%、企业外部评价得分(如两家或三家都有评价得分则取平均得分)权重60%计算,得出新的综合得分和评价结果。
3.7.3 集团公司内控办公室再以各直属企业为权数,计算出全部企业内部控制执行情况的平均得分,从而得出集团公司内部控制执行情况的年度总体得分和评价结论。
★3.7.4 集团公司内控办公室依据各企业或总部有关部门对内部控制执行的检查测评情况,编写集团公司年度《内部控制执行情况检查评价报告》,报经集团公司领导或总经理办公会审定后,即可对外发布,并进行奖惩。
★3.7.5 集团公司有关部门应当针对内部控制的薄弱环节和存在的缺陷,采取有力措施加以改进和完善。
内部控制检查与评价业务流程表
业务流程及控制点 权重 控制风险说明 不相容职务/岗位 授权及要求
3.1 成立和确定检查评价领导小组和工作组
★3.1.1 企业(或总部)应当成立内部控制检查评价工作领导小组(以下简称“检评领导小组”),组长由主要负责人担任,副组长由总会计师/分管财务领导担任,成员由财务、审计、人事、监察、销售、采购等部门的主要负责人组成。
★3.1.2 检评领导小组应当根据实际情况,按照成本和效益原则,确定或组建内部控制检查评价工作组(以下简称“检评组”)。检评组可以设在(或授权)财务或审计部门,也可另行组成由财务、审计、人事、监察等有关部门相关人员参加的检评组,组长可由审计部门负责人担任。
3.2 制定检查评价工作计划
3.2.1 检评组每年年初根据本流程规定和检评领导小组的要求,编制内部控制检查评价工作计划,具体明确各类业务定期抽查的时间(按季或半年或年进行抽查)、抽查样本量的比例(5%~15%)以及随机抽查的方法,明确检查人员的分工和各有关部门的配合责任,以及完成检评工作的时间目标和要求。
★3.2.2 检评组将检评工作计划报总会计师/分管财务领导审阅后,提交检评领导小组审定。
3.3 实施检查和计算得分
3.3.1 检评组人员根据工作计划,按规定的抽样比例和方法,随机抽取各类业务的样本。同时依据各自的分工,对所抽取的业务样本控制点,按照规范的业务流程表中控制点和不相容职务/岗位分离及授权等要求,实施符合性测试。
★3.3.2 检评组人员将检查测试情况按每笔业务逐笔如实进行记录(包括抽查时间、抽查方法、抽查的具体业务合同或凭证编号、检查测试得分结果等),建立检查评价工作底稿,签字后交检评组负责人或其授权人员审核签字。
3.3.3 对检查测试中发现控制点缺失或控制点虽然存在但未按规定实施控制的,一律按扣减法扣减该控制点的权重得分。每笔业务控制点权重总分为100分,扣除扣减分数后即为该笔业务内部控制执行的实际得分。
3.3.4 同类业务逐笔得分相加除以笔数即可得出该类业务内部控制执行情况的实际得分。各类业务简单平均得分相加除以类别数即可计算出全部业务的内部控制执行情况的实际综合得分。
3.4 编写检查评价报告
3.4.1 检查人员根据抽查业务的内部控制检查测试的得分情况,可以对各类业务的内部控制执行情况做出定量和定性的评价,也可对全部业务内部控制执行总体情况做出定量和定性的综合评价。
3.4.2 凡内部控制检查测试平均得分在95分(含)以上的,且在实际执行中未出现一般性问题或实质性问题,内部控制执行情况可认定为“无疏漏”或者存在“轻微疏漏”,执行情况可评价为好;在85-94分(含)之间,且在实际执行中未出现一般性问题或实质性问题,可认定为存在“一般疏漏”,执行情况可评价为较好;在70-84分(含)之间,且在实际执行中未出现实质性问题,可认定为存在“一般缺陷”,执行情况可评价为一般;在70分以下,不管在实际执行中是否出现一般性问题或实质性问题,可认定为存在“重大缺陷”,执行情况可评价为差。及时检查测试平均得分在70分(含)以上,但在实际执行中发生了一般性问题或实质性问题,则相应认定为存在“一般缺陷”或“重大缺陷”。
3.4.3 检评组根据内部控制业务检查结果情况,编写《内部控制检查评价报告》。检查评价报告的主要内容包括:(1)检查评价工作的组织开展情况;(二)检查样本的抽取方法和测试结果情况;(三)内部控制执行情况的具体分析;(四)加强改进内部控制的意见和建议。检查评价报告要有定性和定量分析,以数据和事实为依据。
★3.4.4 检评组负责人对各检查人员的检查工作底稿和扣(计)分情况以及《内部控制检查评价报告》进行审核修改并签字,报分管内控领导/总会计师审阅。
3.5 审定上报检查评价结果
3.5.1 检评组将内部控制检查情况和初步评价意见向内部控制检评领导小组汇报,如实反映检查测试结果和定性定量评价意见,并将《内部控制检查评价报告》报领导小组审定。
★3.5.2 检评领导小组审议内部控制检评结果,并对存在的缺陷和问题,以及检评组提出的意见和措施予以研究,形成具体改进措施贯彻落实。
★3.5.3 将经审定的《内部控制检查评价报告》和有关业务内部控制检查得分情况汇总表一并上报集团公司内控办公室备案,或对外发布。
3.6 考核奖惩
3.6.1 每年年度终了后,检评组应当根据全年检评综合得分及评价情况(按季检查的为4次平均得分,按半年检查的为2次平均得分,按年检查的为1次平均得分)提出内部控制执行的奖惩意见,报检评领导小组审议。
★3.6.2 检评领导小组审核奖惩意见,并将审核结果报企业办公会议审定后兑现。
3.7 集团公司整体内部会计控制执行情况的评价
3.7.1 集团公司内控办公室根据企业上报备案的内部控制检查评价情况,对企业年度内部控制执行情况做出基本评价。
★3.7.2 为增强集团公司检查评价的科学性和可靠性,内控办公室在评价企业时还可将集团公司财务、审计部门或社会审计中介机构在本年度开展的财务稽核、财务(决算)审计中对企业内部控制执行情况所进行的检查评价结果纳入评价范围,并按企业自我评价得分权重40%、企业外部评价得分(如两家或三家都有评价得分则取平均得分)权重60%计算,得出新的综合得分和评价结果。
3.7.3 集团公司内控办公室再以各直属企业为权数,计算出全部企业内部控制执行情况的平均得分,从而得出集团公司内部控制执行情况的年度总体得分和评价结论。
★3.7.4 集团公司财会部门依据各企业或总部有关部门对内部控制执行的检查测评情况,编写集团公司年度《内部控制执行情况检查评价报告》,报经集团公司领导或总经理办公会审定后,即可对外发布,并进行奖惩。
★3.7.5 集团公司有关部门应当针对内部控制的薄弱环节和存在的缺陷,采取有力措施加以改进和完善。
企业内控管理制度规范
一、企业内控管理总体要求
诚信守法的进出口经营规范企业,离不开健全、完善的内控管理、财务帐册管理、单证、仓储管理及高素质的从业人员。企业出现违规违纪事件,甚至产生走私违法活动的原因之一是企业管理不善、权责不清、帐册不全、制度措施不力、规范意识不高等因素的存在。根据海关风险管理机制,对于此类企业,海关将予以重点监控。为此,企业应根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国海关法》及《中华人民共和国海关稽查条例》等的有关规定,结合企业规模和所处行业等具体情况,积极建立和完善内控管理制度和内部管理机制,加强内部规范管理,按规定设置进出口财务帐簿,妥善保管进出口单证档案,有序地开展进出口业务。
二、企业内控制度内容
健全的企业内控制度应包括以下各项内容,这些内容可以单独制定,也可合并制定,但如有相关业务发生,则应予涵盖。具体来说企业应建有完整的组织及岗位责任制,明确划分企业最高管理层、部门管理层、基层业务人员以及各个部门的职责权限;建有完善的进出口业务管理制度(包括报关管理制度、外汇核销管理制度、出口退税管理制度和批文、配额等进出口专有权利管理制度)和财务管理制度,有明确的进出口业务分工和完整的作业程序规定,并有效运作;建有完善的印章管理制度、仓储管理制度、合同管理规定、票据管理规定、单证收付管理规定和进出口业务单证档案管理规定,有专人保管报关专用印章、手册、报关单、清单、转厂资料以及有关进出口资料,并有明确的保管、交接、存档制度和手续。
三、企业内部协调、沟通及联系配合要求
进出口经营规范企业应建立完善的内部协调、沟通及联系配合机制,密切各部门的工作关系,加强各部门的协作配合,做好进出口业务的协调工作,保证进出口业务的有序衔接和手册、报关单、转厂资料等有关进出口资料的妥善交接、保管,避免遗失重要业务单证或无法提供有关帐簿、资料等情况的发生。企业应设置健全的部门、人员岗位责任制,明确规定每人的职责分工,制定完善的进出口业务操作程序和工作标准,并积极予以贯彻落实。形成进出口业务管理协调、统一的整体系统,保证海关稽查的有效实施。
四、从业人员守法信用及素质要求
进出口经营企业的相关从业人员应具有良好道德品行和个人资信,具备从事进出口业务相关的知识与学历,熟悉国家有关进出口法律、法规、政策,熟悉本单位相关经营情况,定期接受海关培训,做到知法守法,并熟练掌握海关作业程序。其中直接从事报关业务的报关员或主管报关业务的部门经理,应经过海关系统培训,并通过海关有关考核。
参考资料:国际内部控制协会 中国总部 http://www.internalcontrol.cn
内部控制评价程序一般包括:制定评价工作方案、组成评价工作组、实施现场测试、认定控制缺陷、汇总评价结果、编报评价报告等环节。这是我国企业内部控制评价工作的法定程序,是必须要执行的最基本的程序。