彭先森46727826
英文电子邮件的写作特点和格式
一、主题
主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
YES：Supplier training
NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这样的表达，
YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation
NO：detailed calculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：
Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt
4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations
NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China
YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
Dear Committee Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan:
Dear Jim, Jim, (非正规)
三、拼写
1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Express等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。
2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.
3、标点要准确
NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.
YES：He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
4、大小写要注意
非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。
NO：MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。
YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
四、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3、 Less Formal不太正规的(例如客户)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.
那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉.
You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)
I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (这就友善多了)
Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~)
I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落)
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。
C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的... 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.
五、其它注意事项：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.
应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我们是主语, 不是report。)
2、句子不要凌碎
例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。
3、结构对称，令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
应改为：The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：An authorized person must show that they have security clearance.
5、动词主词要呼应。想想这两个分别：
1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.
2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.
6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7、选词正确
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B、文体
1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)， 技术性的字,就更加要简单易明.
2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: （1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.
（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.
3、轻重有分， 同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.
4、意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦.
5、句子开头不要含糊不清的主词。
例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which.
6、修饰词的位置要小心,
例如: He could only reimburse the cost after July 15.
应为 He could reimburse the cost only after July 15.
7、用语要肯定准确.切忌含糊.
例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,
改为: The figures show an increase of 19%.
8、.立场观点一致. 少用被动语.
例如: Partial data should be submitted by April.
改为: You should submit partial data by April.就很好了.
C. 格调
1、式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.
2、弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点.
例如: Prunton products are highly effective in ...
改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.
3、亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落.
例如: （1）. This information will be sincerely appreciated.”
（2）. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句.
D、内容与附件
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。
首次给国外客户发邮件时自我介绍如何写呢
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5，批量邮件发送内置邮件批量发送平台，可支持自定义邮箱smtp接口群发邮件。
6，批量小语种翻译自带谷歌翻译接口，可一键翻译多个国家小语种。
大神帮帮忙！初次给日本客户发邮件的格式
下面是一个简短的邮件，你可以copy一下它的格式：铃木さん（へ）この间はゆっくり话を闻いてくれてありがとう！やっぱり铃木さんに言われたとおり、一人で悩んでいても何も始まらないんだね。
気持ちが軽くなって、少し元気が出てきたみたい。
本当にありがとう。
それでは。
（じゃあ）（自分の名前）根据对方的身份，地位，用语不一样。
如果是自己尊敬的人，就用敬语，用です、ます型，普通的朋友的话，最好也用です、ます型，如果是关系密切的朋友，可以用简体，就像平常说话。
如果商业邮件，要注意的东西更多。
还有，上述是邮件的格式，而不是书信的格式。
1. 发给不认识，或相当不熟悉的人○○様： 突然のメールで失礼いたします。
□社の△△と申します。
ここは正文です。
以上、よろしくお愿いいたします。
以下は署名部分：XX会社○○担当 △△2.如果已认识，或发给多人XX会社の△△です。
いつもお世话になっております。
TO： ○○様（殿）CC： ○○様（殿）何々の件について、。
以下、正文です。
以上、よろしくお愿いします。
---------------------------------------------------- 简単な署名情报氏名会社名、部署名住所、电话、メールアドレスなど----------------------------------------------------注：同一信件发给多人时，用TO,CC是一个惯例，已明确责任。
第一次如何给国外发外贸邮件
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...
第一次给客户发邮件该怎么写
初めてメールをお送りさせていただきます。
○○で△△をしております、◇◇◇◇と申します。
第一次不能用[いつもお世话になっています。
]这样的话。
例1□□□コーポレーション ○○様はじめまして、オフィス△△△の○○と申します。
このたび私は、○○という雑志で贵社の记事を読み、业务に大変兴味をもちました。
つきましては、添付のファイルにて求人募集に応募いたしますので、よろしくお愿い申し上げます。
--------------- オフィス△△△ 代表○○ ○○ E-mail:xxxx@xxx.xxx.ne.jpURL:http://www.xxx.ne.jp/---------------
第一次写邮件给客户邮件标题怎么写
告知内容而不是销售产品。
最好的标题告诉订阅者邮件的内容是什么，而最差的标题则试图通过邮件销售产品。
不要让你的标题读起来像是广告；换位思考：把自己当成顾客，而不是营销者。
你的邮件读者只对一件事感兴趣：邮件能为他们提供什么？写邮件的时候就要想一下，写一些和读者利益相关的内容；在标题中少用到姓和名。
个性化对电子邮件内容来说是很重要的，但它并不适用于标题。
写邮件的格式： 收件人：你的邮件需要通知的直接人员，或指事情的当事人、主要责任人；主题：你的邮件讲述事情的重点、关键点。
好比是一篇文章的标题，文章如果没有标题，则阅读人较难理解出重点；正文。
首先是尊称，如：尊敬的领导、亲爱的同事等。
然后就是正文的内容，要分主次，先总体表达要传递的意思，再用“第一/第二/第三/…………”的格式详细描述，别人也会觉得你思路清晰，主次清晰。
最后以祝福语结尾，再注明写邮件日期和写邮件的人；添加附件：你的邮件需要随附的相关文档。
...
怎么给国外客户发邮件,确保对方会回邮件？
电子邮件是一种公认的高效廉价的网上营销手段，然而如果不了解E-mail营销的＂伦理＂和游戏规则，往往会得到事与愿违的结果，甚至遭到收件人的强烈抗议。
如果你想有效地发挥E-mail营销的功能，务请留意＂E-mail营销十忌＂。
1.滥发邮件 有专家建议，对于未经许可的电子邮件，有两条恒定的规则：第一，不要发送；第二，如果你打算只做一次，请参阅第一条执行。
使用电子邮件营销工具，你只能发给那些事先经过许可的人（关于如何取得收件人的许可，有许多方法，如会员制、邮件列表、新闻邮件等）。
2.邮件没有主题或主题不明确 电子邮件的主题是收件人最早可以看到的信息，邮件内容是否能引人注意，主题起到相当重要的作用。
邮件主题应言简意赅，以便收件人决定是否继续阅读邮件内容。
有的人自作聪明地认为，别出心裁的主题更能引人注意，采用和内容毫不相干的主题，甚至故弄玄虚。
试举三例： （1）没有主题收件人的反应：发件人是谁呀？不认识，删除邮件吧。
（2）主题：＂老朋友，你好！＂收件人的反应：哪个老朋友？不认识噢，原来是广告邮件！这叫什么朋友啊，肯定是＂宰熟＂的那种！ （3）主题：＂回复：请帮我查找xx资？quot；收件人的反应：好象是我求你发邮件的！肯定是推销自己网站的，事实果然如此。
邮件内容是： ＂小王：你要关于xx的资料我帮你查到了，网址是http：//……＂明明是广告邮件，却偏偏假装是误发的邮件--蒙谁呀，你！ 3.隐藏发件人姓名 这种邮件给人的感觉是发件人在做什么见不得人的事情，否则，正常的商务活动为什么害怕漏出自己的真面目呢？这样的邮件，其内容的可信度有多高呢？还有一些邮件，把发件人写成＂美国总统＂、＂你的朋友＂、＂漂亮女孩＂等等，不一而足。
其实，无论你怎样伪装，你的发件地址还是会被方便地查出来的。
开展网上营销活动，还是以诚信为本吧！ 4.邮件内容繁杂 电子邮件宣传不同于报纸、杂志等印刷品广告，篇幅越大越能显示出企业的实力和气魄。
电子邮件应力求内容简洁，用最简单的内容表达出你的诉求点，如果必要，可以给出一个关于详细内容的链接（URL），收件人如果有兴趣，会主动点击你链接的内容，否则，内容再多也没有价值，只能引起收件人的反感。
而且，对于那些免费邮箱的使用者来说，因为有空间容量限制，太大的邮件肯定是被删除的首选对象。
根据经验，每封邮件不宜超过7K字节。
5.邮件内容采用附件形式 有些发件人为图省事，将一个甚至多个不同格式的文件作为附件插入邮件内容，自己省事了，却给收件人带来很大麻烦。
由于每人所用的操作系统、应用软件会有所不同，附件内容未必可以被收件人打开，例如你的附件是POWERPOINT格式的文档，而我根本没有这种处理工具，那么你的附件有什么价值呢？而且，即使有同样的应用软件，有过使用经验的人都了解，打开附件毕竟是件麻烦的事，尤其对于自己不甚感兴趣的邮件，才懒得打开它呢！所以，最好采用纯文本格式的文档，把内容尽量安排在邮件的正文部分，除非插入图片、声音等资料，请不要使用附件！ 6.发送频率过于频繁 研究表明，同样内容的邮件，每个月发送2-3次为宜。
不要错误地认为，发送频率越高，收件人的印象就越深。
过于频繁的邮？quot；轰炸＂，只会让人厌烦，如果一周重复发送几封同样的邮件，你肯定会被列入＂黑名单＂，这样，你便永远失去了那些潜在客户，你的E-mail营销计划只能是赔钱赚吆喝。
7.没有目标定位 也许你的邮件地址是从网上收集的，也许是从他人手中买来的，或者是根据某种＂规律＂推断出来的，总之，得到这些＂资源＂后，也不管（实际上也无法知道）是不是自己的目标受众，只管不加区分地发送垃圾邮件，这样的＂营销＂有效果才怪呢！ 8.邮件格式混乱 虽然说电子邮件没有统一的格式，但作为一封商业函件，至少应该参考普通商务信件的格式，包括对收件人的称呼、邮件正文、发件人签名等因素。
我们时常可以见到这样的电子邮件：我公司是生产xxx的企业，质量上乘，价格优惠，欢迎选购。
这样的邮件（倒是够短小了），至少可以理解为对收件人不够尊重，如果你收到这样的邮件，会购买对方的产品吗？ 9.不及时回复邮件 评价E-mail营销成效的标志之一是顾客反应率，有客户回应，当然是件好事，理应及时回复发件人。
然而并非每个公司都能做到这一点。
可以想象，一个潜在客户给你发出了一封关于产品的询问，一定在急切地等待回音，如果等了两天还没有结果，他一定不会再有耐心等待下去，说不定早就成了你的竞争对手的客户。
10.对主动来信的顾客抬高价格 打开收件箱，发现有一封顾客主动发来的订购函，如果你认为顾客是选定了你的产品，可以对其索要高价，那你就大错特错了！因为在互联网这个开放的大市场里，同类产品的供应者总是很多，一般来说，顾客会同时向多个厂家发出同样的询问信件，他会对比各家产品的性能和价格，如果你的报价偏高，你绝对争取不到这个客户！ 相对于面对面报价，通过E-mail报价相当被动，发出的邮件无法改变，又无法探听到竞争者的价格状况，你更不可能看顾客的反应灵活报价...
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