合同管理信息系统

范文一：合同管理信息系统

Xx 施工单位合同管理信息系统

作者姓名：

专业班级：工程管理1101 学号：指导教师：完成日期： 2015年1月13日

1 系统背景介绍 . .............................................................................................................................. 2 2 需求分析....................................................................................................................................... 3

2.1 总体需求分析 . ................................................................................................................... 3 2.2 系统性能需求及业务流程分析 . ....................................................................................... 3 2.3 数据字典 . ........................................................................................................................... 6

2.3.1加工条目数据字典 . ................................................................................................. 6 2.3.2文件条目数据字典 . ................................................................................................. 7 2.3.3项目注册信息的数据字典 . ..................................................................................... 7 2.3.4承包合同登记信息的数据字典 . ............................................................................. 8 2.3.5承包合同结算信息的数据字典 . ............................................................................. 9 2.3.6承包合同变更及索赔信息的数据字典 .................................................................. 9 2.3.7分包合同登记信息的数据字典 . ........................................................................... 10 2.3.8分包合同结算信息的数据字典 . ........................................................................... 10

3 系统设计..................................................................................................................................... 11

3.1系统功能目标 . .................................................................................................................. 11 3.2系统功能模块设计 . .......................................................................................................... 11

3.2.1项目注册子系统 . ................................................................................................... 11 3.2.2承包合同管理子系统 . ........................................................................................... 12 3.2.3分包合同管理子系统 . ........................................................................................... 12 3.2.4系统设置子系统 . ................................................................................................... 12 3.2.5各子系统间的关系 . ............................................................................................... 12

4 数据库设计 . .............................................................................................................................. 13

4.1 数据库概念模型设计 . ..................................................................................................... 14

4.1.1总体E-R 图模型 ................................................................................................... 14 4.1.2分包合同管理的E-R 图 ....................................................................................... 15 4.1.3承包合同管理的E-R 图 ....................................................................................... 15 4.2表的建立 . .......................................................................................................................... 16

4.2.1项目注册表（这里设立项目名称和项目编号两个主键） ................................ 17 4.2.2承包合同登记表（承包合同编号和承包合同名称两个主键） ........................ 18 4.2.3承包合同结算表 . ................................................................................................... 18 4.2.4承包合同变更及索赔表 . ....................................................................................... 18 4.2.5分包合同登记表（两个主键：分包合同编号，分包合同名称） .................... 19 4.2.6分包合同结算表 . ................................................................................................... 19 4.2.7用户表 . ................................................................................................................... 19 4.2.8数据库基本表的关系图 . ....................................................................................... 19 4.3窗体的建立 . ...................................................................................................................... 20

4.3.1登陆窗口的建立 . ................................................................................................... 20 4.3.2创建项目费用信息录入窗体 . ............................................................................... 23 4.3.3创建承包合同登记信息单个记录的窗体 ............................................................ 24

4.3.4创建分包合同单个记录的窗体和项目注册窗体 ................................................ 27 4.4查询的建立 . ...................................................................................................................... 28 4.5报表的设计 . ...................................................................................................................... 29

4.5.1项目合同信息表 . ................................................................................................... 29 4.5.2建立承包合同变更及索赔报表 . ........................................................................... 30

5 系统安全性设计 . ........................................................................................................................ 31

5.1数据库的安全性 . .............................................................................................................. 31 5.2数据库的恢复 . .................................................................................................................. 32 6 系统程序的技术与调试 . ............................................................................................................ 32

6.1系统实现的技术支持 . ...................................................................................................... 32 6.2系统调试 . .......................................................................................................................... 33 7. 心得与体会 . ................................................................................................................................. 37

1 系统背景介绍

我国目前正处于建设高峰期，工程项目越来越多，于是施工企业也日益繁多，为了方便工作，于是施工企业信息化非常重要。施工企业实施信息化建设不仅是

时代发展的要求，还是提升核心竞争力的有效手段。

现代化的计算机信息技术的发展，已完全应用渗透到社会各门学科领域，也给建筑领域带来了根本性的革命。随着经济的发展，建筑工程的规模日益庞大，签订的合同文件会越来越多，而我国的许多中小型企业合同管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力。因此，迫切需要借助计算机技术，建立合同管理信息系统，实现合同的无纸化管理，减轻手工操作难度，使建筑企业合同管理科学化，规范化。

本系统从某个施工企业的角度出发，建立合同管理信息系统，包括项目注册、承包合同管理、分包合同管理等，对于施工企业来说有着很强的广泛适用性。

2 需求分析

2.1 总体需求分析

本系统设计的指导思想是一切为用户着想，工作界面力求结构清晰、简洁，通过界面的良好组织形式，用户很容易理解各项功能特性、使用及要达到的目标。一个良好的系统不仅能让工作人员从烦琐的手工操作中解脱，并且合同管理信息系统本身就代表着一种管理方法，随着它的深入，将带动企业的高效运作，并为管理和决策提供支持。为了达到这个要求，在软件实现上，本系统要满足的用户需求主要有:

（1）实现用户身份验证功能，对不同身份的人员设置权限，登录用户分为两个等级：普通用户和管理员用户。普通用户只有查看项目注册、承包合同信息、分包合同信息等功能；管理员用户除了以上功能外，同时还有添加用户、修改用户密码和删除用户的功能。

（2）系统实时动态地显现出合同数据执行情况，合同管理更加完整和规范。完成系统主页面的设计，并建立后台数据库，这些数据库信息、能动态地更新页面数据。

（3）规范业务流程，杜绝漏洞，减轻工作人员的工作量，提高事务处理能力，提高工作效率。

（4）提供较强的信息安全保障，使用户可以安全地通信，放心地办公。有很强的数据安全保护，能提供及时的数据恢复，数据保密等功能。

2.2 系统性能需求及业务流程分析

为了保证该施工企业合同管理信息系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效地运行，本系统应该满足一下的性能需求：

（1）易用性

系统是直接面对使用人员的，而使用人员往往对计算机并不是很熟悉。要求系统能够提供良好的用户接口，易用的人机交互界面，尽量使用用户熟悉的术语和中文信息的界面，尽量使界面接近用户熟悉使用的现有软件界面，缩短用户对系统熟悉的过程。

（2）标准性

系统在设计开发使用过程中涉及很多计算机硬件、软件，所有这些都要符合主流国际、国家和行业标准。例如在开发中使用的操作系统、网络系统、开发工具都必须符合通用标准。同时，在自主开发本系统时，要进行良好的设计工作，制定行之有效的软件工程规范，保证代码的易读性、可操作性和可移植性。

（3）安全性

首先系统能够进行严格、细致的访问权限管理，能有效防止外部各种恶意攻击。其次，数据库系统采用SQLSerVer2000，是一个优秀的数据库产品，易于布置和配置，也易于维护和升级，同时也提供了足够的安全机制，是一种安全的数据库系统，提供了强大的数据备份和灾难恢复机制，能够保证用户的数据安全性。

（4）灵活性和可扩充性

用户在使用本系统时，某些信息需要及时更新，查询条件也会呈现多样性，这就决定了本系统在涉及中必须保证根据用户需要方便灵活的设置，给用户留有可扩展的余地。

业务流程分析，以合同变更及索赔的业务流程分析为例，可得到如下图所示，流程：（合同签订，合同变更和索赔信息由专门的合同管理员负责处理，包括审核，结算，以及将合同信息录入系统）

数据流程图如下：

顶层数据流图

一层数据流图

二层数据流图

我们用表格的形式给出数据字典的定义。

2.3.1加工条目数据字典

2.3.2文件条目数据字典

2.3.3项目注册信息的数据字典

2.3.4承包合同登记信息的数据字典

2.3.5承包合同结算信息的数据字典

2.3.6承包合同变更及索赔信息的数据字典

2.3.7分包合同登记信息的数据字典

2.3.8分包合同结算信息的数据字典

3 系统设计

3.1系统功能目标

系统开发的总体目标是实现各种信息的系统化、规范化和自动化。系统功能设计是在系统开发的总体任务的基础上完成的。本施工企业合同管理信息系统没有包括企业的所有工作内容，而是将与合同管理密切相关的承包合同管理（包括承包合同的登记、结算、变更及索赔）和分包合同管理（包括分包合同的登记、结算）等纳入系统，分别实现对承包合同和分包合同的信息化处理。这样，系统需要完成的功能目标有：

（1）系统设置的管理，即系统权限的设置，就是对于不同的使用者赋予不同的权限的功能，属于系统安全性的设计；

（2）项目注册的管理，包括项目名称、项目编号、所属分公司、项目施工地点，并支持增删改查的操作功能。

（3）承包合同的管理，包括承包合同登记、承包合同结算、合同变更及索赔等，并支持增删改查的操作功能。

（4）分包合同的管理，包括分包合同登记、分包合同结算等，并支持增删改查的操作功能。

3.2系统功能模块设计

系统总体模块设计一般应遵循以下原则：子系统具有相对的独立性；子系统之间的数据依赖尽量小；子系统的设置应考虑今后管理发展的需要；子系统的划分应便于系统分阶段实现。我们在遵循上述原则的基础上，根据系统处理业务的不同，将该管理信息系统分为项目注册、承包合同管理、分包合同管理、系统设置等几个子系统。

3.2.1项目注册子系统

项目注册是在合同签订后进行的增添操作，而合同签订时一个施工企业最基本、最重要的信息，脱离了合同签订，整个合同管理信息系统就无法运行，“项

目注册”的功能就是为了维护这些基本资料。

项目注册用于维护（增加、修改、删除、查询）签订的合同的基本信息，内容包括项目名称、项目编号、所属分公司、项目施工地点等。

3.2.2承包合同管理子系统

承包合同管理子系统用于维护（增加、修改、删除、查询）签订的承包合同的基本信息，包括三个基本表：承包合同登记表、承包合同结算表、合同变更及索赔表。

1．“承包合同登记”的内容包括承包合同编号, 承包合同名称, 所属项目, 中标日期，甲方, 乙方, 合同类型, 合同工期, 合同总价, 进场日期等。

2. “承包合同结算”的内容包括承包合同名称, 合同金额, 累计上报, 累计计量, 结算日期等。

3. “合同变更及索赔”的内容包括申报文号, 承包合同名称, 要求索赔方, 主要内容, 发生时间, 申报金额, 申报日期, 批复金额, 批复日期, 索赔工期等。

3.2.3分包合同管理子系统

分包合同管理子系统用于维护（增加、修改、删除、查询）签订的分包合同的基本信息，包括两个基本表：分包合同登记表、分包合同结算表。

1. “分包合同登记”的内容包括分包合同编号, 分包合同名称, 签订日期, 所属项目, 甲方, 乙方, 合同总价, 合同工期, 合同类型等。

2. “分包合同结算”的内容包括分包合同名称, 累计计量, 合同金额, 结算日期等。

3.2.4系统设置子系统

用户根据用户名和密码登录系统。登录用户分为两个等级：普通用户和管理员用户。普通用户只有查看项目注册信息，承包合同信息、分包合同信息和修改密码等功能；管理员用户除了以上功能外，同时还有添加用户和删除用户的功能。

3.2.5各子系统间的关系

对上述各功能进行集中、分块，按照结构化程序设计的要求，得到如图3-1所示的施工企业合同管理信息系统的功能模块图：

图3-1施工企业合同管理信息系统的功能模块图

4 数据库设计

建立数据库是为了更有效地管理数据、获取信息，一般的用户都是通过应用程序使用数据库的，用户的应用程序体现了信息系统的功能。设计数据库和设计建立在数据库之上的应用程序是开发信息系统的主要工作。所以数据库设计极其重要。数据库设计得是否全面、合理、规范，直接关系到酒店系统的功能能否实现，效果如何。数据库设计的合理，后续程序开发将取得事半功倍的效果，否则将会加大编程的工作量，甚至要回头重新修改数据库，因此本系统才用了规范化

的设计方法。

按照前面功能设计提出的总体要求，设计酒店系统的数据库应该有如下特点：结构较简单、数据关系明确、容量小、执行效率高。

4.1 数据库概念模型设计

概念模型使用用户易于理解的概念、符号、表达方式来描述事物及其联系，是对信息世界的建模，能够方便、准确地表示出信息世界中的常用概念。目前常用的一个数据模型是E-R 模型。E-R 模型通过描述系统内所有实体及其属性以及实体间的联系来建立信息系统的概念模型，现将本系统的E-R 图模型分别表述如下：

4.1.1总体E-R 图模型

如下图4-1所示，一共有6个实体，分别为项目注册表，承包合同登记表，承包合同结算表，合同变更及索赔表，分包合同登记表，分包合同结算表。

图6-1 总体E-R 图模型

4.1.2分包合同管理的E-R 图

如下图4-2所示，一共有2个实体，分别为分包合同登记表，分包合同结算表。

图4-2 分包合同管理的E-R 图

4.1.3承包合同管理的E-R 图

如下图4-3所示，一共有3个实体，分别为承包合同登记表，承包合同结算表，合同变更及索赔表。

图4-3 承包合同管理的E-R 图

4.2表的建立

我们创建了7个数据库基本表：项目注册表、承包合同登记表、承包合同结算表、承包合同变更及索赔表、分包合同登记表、分包合

同结算表以及用户表。（表的建立方式在项目注册表中详细说明，在其余表中的建立方式不再说明）

4.2.1项目注册表（这里设立项目名称和项目编号两个主键）

在“创建”选项卡中，单击“表”组中的“表”按钮，

然后在新建的表上面右击，从弹出的快捷菜单中选择”设计视图”

然后在设计视图中设计项目名称，编号，等内容了。

4.2.2承包合同登记表（承包合同编号和承包合同名称两个主键）

将中标日期，合同工期，

进场日期的数据类型改成日期/时间，把合同编号，合同总价的数据类型分别改成数字和货币。

4.2.3承包合同结算表

4.2.4承包合同变更及索赔表

4.2.5分包合同登记表（两个主键：分包合同编号，分包合同名称）

4.2.6分包合同结算表

4.2.7用户表

4.2.8数据库基本表的关系图

4.3窗体的建立

4.3.1登陆窗口的建立

在“创建”选项卡中，单击“窗体”组中的“窗体设计”按钮

，

在设计栏点击图像按钮，然后在弹出的窗口选择图像，再在排列栏点击“至于底层”

在此界面插入两个文本框，分别在其属性表中进行设置，设置标题为用户名和密码。再调整好其位置大小等属性，便得到以下界面。

在设计栏单击控件组中的按钮组件，然后在窗体中绘制两个命令按钮command1和command2，然后在其属性表中进行修改，分别将标题修改成确定和退出，对其位置和大小字体等进行修改。得到如下界面。

界面设置结束，对其进行编写注册程序，在系统登录界面输入用户名和密码后，系统将对其进行核对和检查，以确认是不是系统用户。如果输入的是本系统的用户名和密码，系统进入正常工作状态；如果输入有无，系统将给出警告，要求重新输入。在本组，此功能通过编写代码来完成，具体方法如下：

在“设计”选项卡中，单击“工具”组中的“查看代码”按钮，此时将弹出VBA

编辑窗口，

在代码窗口输入如下代码：Option Compare Database Option Explicit

Private Sub cmdenter_Click()

On Error GoTo err_cmdlogin_click Dim rs As New ADODB.Recordset Dim str As String Dim num As Integer

Dim loginflag As Boolean

str = "select count(用户表.ID)from 用户表 where 用户表.ID=" '&Me.用户名 str = str & "'and 用户表. 密码=" '& Me.密码&"'" Set rs = getrs(str)

num = rs.RecordCount If IsNull(Me.用户名) Then

MsgBox ("请输入用户名！") ElseIf IsNull(Me.密码) Then MsgBox ("请输入密码！") ElseIf num <> 1 Then

MsgBox ("没有这个用户，或者密码错误！") Else

Me.Visible = False loginflag = True

DoCmd.OpenForm "切换面板" End If

exit_cmdlogin_click: Exit Sub

err_cmdlogin_click:

MsgBox (Err.Description) Resume exit_cmdlogin_click End Sub

Private Sub cmdExit__Click()

On Error GoTo err_cmdclose_click DoCmd.Close exit_cmdclose_click: Exit Sub

err_cmdclose_click:

MsgBox Err.Description Resume exit_cmdclose_click End Sub

Private Sub Form_Load() Me. 用户名 = "" Me. 密码 = "" End Sub

这里需要两个公共模块，分别是DBControl 和Function 模块。我们先设计

4.3.2创建项目费用信息录入窗体

点击“创建”栏中的“窗体向导”按钮，在弹出的“窗体向导”对话框中选择所需表中的所需字段，并添加，这里我们需要的字段分别有承包合同名称、合同总价、累计上报，

累计计量、项目名称和项目编号。

单击下一部，选择表格形式，单击下一步，确定窗口名称为项目费用信息，单击完成即可。在在弹出的界面进行一部分修改。得到如下窗口。

4.3.3创建承包合同登记信息单个记录的窗体

单击“窗体向导”按钮，弹出窗体向导对话框。在对话框中选择承包合同登记表作为窗体的数据源，然后按照窗体向导所引导的步骤，进行操作，将窗体的布局设为“纵览表”，最后单击“完成”按钮。

最终得到结果如下：

再对承包合同登记窗体添加按钮，我们首先添加“保存记录”按钮。在设计选项卡中单击“按钮”，然后在窗体中选择合适区域添加好按钮，再在“命令按钮向导”对话框的类别选项中选择“记录操作”，在“操作”选项中选择“保存记录”，单击下一步，选择文本选项，单击下一步。单击完成。具体步骤如下图所示：

用同样的方法，分别添加“删除记录”，“添加记录”“关闭窗体”按钮，最终得到：

此窗口将对承包合同登记表进行修改，即在此窗口的各项操作均会影响表。演示如下：

在窗口中登记如下信息，信息

将自动关联至承包合同管理登记表中：

4.3.4创建分包合同单个记录的窗体和项目注册窗体

具体步骤如4.3.3最终得到：

4.4查询的建立

在创建栏中点击“查询向导”在弹出的对话框中选择我们所需要的查询字段

我们需要的字段是所属项目，所属分公司，合同类型，合同工期，合同总价，承包合同名称

点击下一步进入设计界面，确定

无误后关闭界面，打开合同信息查询可以看到

4.5报表的设计

4.5.1项目合同信息表

每个项目有其独有的信息，一个项目包含多个承包合同和多个分包合同，这里的报表将体现项目合同的合同总价，有助于项目前期的造价控制。

在“创建”选项卡中，单击“报表”组的“报表向导”按钮，此时将弹出“报表向导”对话框，在“表、查询”下拉列表中选择好所需选项，将所需字段添加到“选定字段列表”中，单击下一步按钮。

然后进行分组级别，因为每个报表可能不止一个项目，而项目和合同不是平级存在，所以这里讲项目名称与其他字段区别开来。单击下一步，选择报表布局，单击下一步指定报表标题为项目合同信息。单击完成。

打开项目合同信息即可看到项目的基本合同情况

4.5.2建立承包合同变更及索赔报表

工程实施过程中，经常会遇到合同变更和索赔的情况，这里拟建承包合同变更及索赔报表，便于工程师在工程实施过程中查询合同变更及索赔情况，也便于工程实施的过程控制。

5 系统安全性设计

鉴于合同管理信息系统对整个企业的影响，系统的安全性设计非常重要。本生产管理信息系统的安全性可分为两个方面，即硬件方面和软件方面。

在硬件方面，在选择计算机及外设等硬件设备时，应优先考虑设备的质量；在机房建设和网络布线时，要严格遵守相应的施工标准；同时数据库服务器应采用双机热备份；数据应采用多种备份方式加以备份。通过以上手段尽可能地将因硬件故障系统带来的损害降低到最低。

在软件方面，主要是系统登陆安全性和数据库安全性。系统登陆安全性可以为每个使用生产管理信息系统的用户设置登陆账号和相应权限，阻止非法用户的进入。数据库的安全性是管理信息系统中最关键的安全性问题，在安全设计和安全使用中应特别注意以下两点：

5.1数据库的安全性

本合同管理信息系统的逻辑安全性环节有：存贮信息的安全、访问信息的安全和传输信息的安全。数据库的安全性是指保护数据库以防止不合法的使用，避免数据的泄露、更改和破坏。数据库安全性的基本原则是控制用户对数据库的访问，只有被识别的允许的用户才有输入、删除、修改和查询信息的权利。数据库的安全性由数据库管理系统的内部构件实现。数据库管理系统的加密机制和访问控制机制是数据库安全性的保证。

5.2数据库的恢复

数据库系统投入运行后，数据库可能会出现各式各样的故障，所谓数据库恢复就是指数据库管理系统把数据库从错误的状态恢复到某一已知的正确状态的功能，一般是利用转储备份的恢复，即数据库管理员定期地将数据库复制到磁盘上作为备份，当数据库遭到破坏后，可用这一备份对数据库进行恢复。

具体操作：点击“文件”选项卡，选择“保存与发布”选项，再双击“备份数据库”，将出现另存为的对话框，此时，选择备份文件的保存位置，然后单击“保存”按钮，数据库的备份就生成了。

6 系统程序的技术与调试

6.1系统实现的技术支持

在这个例子中，我们采用了microsoft access2007-2010来建立数据库。

（1）存储方式单一

Access 管理的对象有表、查询、窗体、报表、页、宏和模块，以上对象都存放在后缀为（.mdb ）的数据库文件种，便于用户的操作和管理。

(2)面向对象

Access 是一个面向对象的开发工具，利用面向对象的方式将数据库系统中的各种功能对象化，将数据库管理的各种功能封装在各类对象中。它将一个应用系统当作是由一系列对象组成的，对每个对象它都定义一组方法和属性，以定义该对象的行为和外国，用户还可以按需要给对象扩展方法和属性。通过对象的方法、属性完成数据库的操作和管理，极大地简化了用户的开发工作。同时，这种基于面向对象的开发方式，使得开发应用程序更为简便。

（3）界面友好、易操作

Access 是一个可视化工具，是风格与Windows 完全一样，用户想要生成对象并应用，只要使用鼠标进行拖放即可，非常直观方便。系统还提供了表生成器、查询生成器、报表设计器以及数据库向导、表向导、查询向导、窗体向导、报表向导等工具，使得操作简便，容

易使用和掌握。

（4）集成环境、处理多种数据信息

Access 基于Windows 操作系统下的集成开发环境，该环境集成了各种向导和生成器工具，极大地提高了开发人员的工作效率，使得建立数据库、创建表、设计用户界面、设计数据查询、报表打印等可以方便有序地进行。

6.2系统调试

经过本组同学共同努力，终于做出了这次的合同管理系统，尽管有很多地方需要完善，也有很多的不足需要改进，不过由于时间原因，我们打算寒假再进行完善，现在先对系统进行调试运行，看看系统是否能够实现合同管理的基本功能。

双击合同管理信息系统的标题打开系统：

得到如下界面：

在欢迎界面中点击确定，即可进入系统登录界面：

为防止不法用户窃取系统资料，将对系统进行权限设置，详情见用户表，这里进行简单

说明，本系统有三种用户权限，分别具有所有权限，登记权限，及查询权限，具有所有权限的用户可以对系统的信息进行查询，修改，管理。而具有登记权限的用户，只能在登录以后进行合同登记已经项目注册，无法看到更多的信息，除了此用户直接管理的合同以外，也无法对其他合同进行修改或者登记；具有查询权限的用户在登录系统之后，只能对合同信息和项目信息进行查询，而无法修改其中的内容，其所看到的资料完全只是可读的。具体操作如下：

当账号和密码都为“admin" 的时候；点击确定，进入：

在此界面此界面可进入四个字系统，用户将有权限对内容进行查看及修改，例：点击承包合同管理系统：

再点击单个承包合同登记：

关闭窗体，推出登陆；重新登录的时候用户名：chaxun ，密码：admin 。进入到只可以查询的界面：

在此界面点击任意按钮，均可进入查询界面，但只可查询不能修改，如点击变更及索赔按钮：

此窗口信息为只读项，无法修改。

关闭窗口，点击，承包合同登记按钮，将弹出对话框：

在对话框中输入所需查询的合同编号，如“645”，回车，即可查询合同编号为645的合同：

关闭窗口，回到系统登录界面，在用户名和密码栏分别输入“denji ”，“admin ”将进入单个合同登记窗口，可有助于合同签订人员进行合同录入用，但他是无法查看除他执行以外的其他合同的：

点击承包合同登记：

点击此窗口的关闭窗体按钮。系统调试完毕，系统能够正常运行。

7. 心得与体会

这次课程设计，我们的收获很大。课堂上老师给我们介绍了数据库设计和access 基本操作的理论知识。在学习理论知识的时候，我对这些知识理解不是很深，对窗体、报表、二维表、数据库等知识点都只是简单的理解它们的字面意思。

刚开始课设时，大家感觉都很茫然，对信息系统没有什么概念，不知道要如何下手，更不知道该如何把课上学习的知识运用到系统设计中去。于是我们到网上找了一些学习资料，认真看了老师给的案例和上课的课件，不懂的地方积极与同学讨论，逐步开始有了思路。首先是在罗老师给定的题目库中选定我们组想要做的题目，然后根据题目要求虚拟一个公司，确定设计的方向，我们虚拟比较熟悉的中建x 公司，为该公司的工程合同管理工作设计一个信息

管理系统。结合合同管理工作的流程与参与方，确定了E-R 图中的实体、关系以及实体和关系的属性，建立了E-R 图、二维表。然后通过access 软件建立表、查询、表报和窗体。建立表和报表的过程比较简单，完成的比较顺利。但是在建窗体和查询时就遇到了比较多的问题，比如登陆窗口要对用户名进行识别，我们开始有了分歧，想要从不同的角度来处理，但最后还是讨论出来了结果，对我们团队合作的能力提高不少，然后在编制窗体代码的时候也碰到了很多不懂的问题，我们通过网上找资料，去西苑图书馆借书等等方式来解决。虽然最后设计的系统还有很多的不足，不过在完成课程设计的过程中，我们学到了很多东西，更深刻的理解了什么是数据库，学会了如何运用access 去建立一个简单的系统实现管理的信息化。通过理论与实践的结合，我们对这门学科也有了更深厚的兴趣，通过从什么都不懂到最后完成一个简单系统的设计，我们的学习能力也有了进一步的提高，团队协作能力也得到了加强。

范文二：合同管理信息系统

合同管理信息系统(CMIS)

1. 合同管理功能简介 .................................................................................................................. 1

1.1

1.2 系统目标 ............................................................................................................. 1 总体业务流程 ..................................................................................................... 2 2. 系统功能 ..................................................................................................................................... 2

2.1

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.3

2.3.1

2.3.2

2.3.3

2.3.4

2.3.5

2.3.6

2.3.7

2.3.8

2.3.9

2.3.10

2.3.11

2.3.12

2.3.13 合同准备 ............................................................................................................. 3 一般合同订立准备 . ......................................................................................... 3 重大合同订立准备 . ......................................................................................... 3 签约依据维护 . ................................................................................................. 4 项目信息维护 . ................................................................................................. 4 合同订立 ............................................................................................................. 5 合同订立审查审批 . ......................................................................................... 5 合同打印 . ......................................................................................................... 5 合同签署 . ......................................................................................................... 5 合同盖章备案 . ................................................................................................. 6 合同履行 ............................................................................................................. 6 履行选择 . ......................................................................................................... 6 合同付款申请 . ................................................................................................. 6 合同变更申请 . ................................................................................................. 7 合同转让申请 . ................................................................................................. 7 合同终止 . ......................................................................................................... 7 合同临时归档 . ................................................................................................. 8 合同中止 . ......................................................................................................... 8 合同履行完毕 . ................................................................................................. 8 履行审查审批 . ................................................................................................. 8 合同变更备案 .............................................................................................. 8 合同转让备案 .............................................................................................. 8 发送付款申请 .............................................................................................. 8 合同付款录入 .............................................................................................. 9

2.3.14

2.4

2.4.1

2.4.2

2.4.3

2.4.4

2.4.5

2.4.6

2.4.7

2.4.8

2.5

2.6

2.6.1

2.6.2

2.6.3

2.6.4

2.7

预警设置 ...................................................................................................... 9 合同终结 ........................................................................................................... 10 合同终结 . ....................................................................................................... 10 合同终结查询 . ............................................................................................... 10 履行回转 . ....................................................................................................... 10 合同终结审查审批 . ....................................................................................... 10 电子归档 . ....................................................................................................... 10 临时归档 . ....................................................................................................... 11 纸质归档 . ....................................................................................................... 11 发案管理 . ....................................................................................................... 11 合同授权 ........................................................................................................... 12 查询统计 ........................................................................................................... 12 基础查询 . ....................................................................................................... 12 高级查询 . ....................................................................................................... 12 合同报表 . ....................................................................................................... 12 统计分析 . ....................................................................................................... 12 相对人管理 ....................................................................................................... 13

1. 合同管理功能简介

合同管理是企业经营管理基础工作的重要内容，通过加强管理，规范企业合同的签订和履行，能够有效的防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。

1.1 系统目标

合同管理由传统手工方式向现代信息化方式转变，有效地提高工作效率，实现合同管理工作规范化。

合同信息实现网络化和动态管理，为全面收集企业的合同信息数据，实现合同信息规范管理奠定基础。

通过网上合同审批，缩短地区企业及其下属单位的合同管理办理周期，提高工作效率。

通过对合同订立准备、审批、签订、履行和归档等环节的管理，加强对地区企业经济活动的监控力度，避免不必要的经营风险。

利用合同查询、统计和分析，及时、准确了解企业合同信息及其状况，为企业经营管理服务。

1.2 总体业务流程

图1.1合同管理系统总体业务流程

2. 系统功能

合同管理系统包含了合同准备，合同订立，合同履行，合同终结四个模块，实现了对合同全生命周期的管理，相对人管理、合同授权管理，方便快捷的为系统提供了必要的支持，同时系统提供了个人工作助理以及查询统计功能，方便企业对合同进行分析与统计，生成各种报表。

2.1 合同准备

合同准备是合同系统中合同发起的唯一入口，合同主办部门经办人经过与合同相对方就合同相关条款等信息协商达成一致后，需要与对方签订纸质合同前登陆系统发起合同。

合同准备包括：一般合同订立准备、重大合同订立准备、签约依据、项目信息。

2.1.1 一般合同订立准备

合同主办部门根据计划、预算或签报等签约依据起草合同。

2.1.2 重大合同订立准备

公司总部机关各职能部门主办或委托企业办理，以公司名义订立的投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类等合同为重大合同。重大合同包括：

1. 有较强法律约束力的战略合作协议；

2. 长期股权投资、境内外合资合作合同；

3. 资本运作合同；

4. 长期贷款合同、担保合同（由财务公司办理的、公司系统内企业之间的借贷或担保合同除外）；

5. 涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密等知识产权引进、许可、转让、合资等合同；

6. 不动产买卖、土地使用权取得及处臵合同；

7. 根据公司内控制度权限指引，需由公司主管领导审批，并由公司总部机关部门主办的其他合同。

重大合同订立准备与一般合同区别在于新录入的重大合同需要上传尽职调查报告，对于后期的业务流程也可通过工作流设定实现。

2.1.3 签约依据维护

由签约依据维护人员或者合同经办人在签约依据模块对签约依据进行新增、删除、修改、查询等操作

2.1.4 项目信息维护

由项目信息维护人员在项目信息模块将领导关注程度较高的、投资额较大的重点或其他热点项目在此维护，可以对项目进行新增、删除、修改、查询等操作完成对项目信息的管理工作。

2.2 合同订立

合同准备结束之后，合同进入订立阶段。

合同订立主要包括订立发起、合同审查审批、合同打印、合同签署、合同盖章备案。

订立发起

订立发起提供了生成/修改合同文本，设臵履行提示信息，上传合同附件及送审功能。

2.2.1 合同订立审查审批

在订立发起环节，送审之后，合同进入审查审批环节。审查审批主要是对文本的审查。

文本审查包括定量审查和定性审查。

定性审查指合同会签审核（经济、技术、法律）部门，根据职责对合同文本的合法性、严密性、完整性作出定性审核意见的一种审核方式。

定量审查指合同会签审核（经济、技术、法律）部门根据专业分工审核与其职责相关的合同条款，并提出审核意见的合同文本审查方式。以便相关部门在审查审批时可以快速定位到相应的合同条款。

2.2.2 合同打印

合同审查审批结束，进入合同打印环节。合同打印环节，主要有打印合同文本、廉洁从业责任书、安全协议、会签审查审批表功能。

内部合同支持电子盖章，经过电子盖章的合同，只能在线打印。

2.2.3 合同签署

合同打印结束后，合同进入签署环节。合同签署是对合同线下签订的信息作以记录。

2.2.4 合同盖章备案

合同签订环节，终结之前可以进行合同盖章备案。合同盖章备案，是在系统中记录合同线下的用章情况。

2.3 合同履行

合同履行模块跟踪记录合同执行情况。合同生效后，合同主办部门可根据合同具体履行情况办理“收款”、“付款”、“变更”、“转让”、“终止”、“临时归档”、“中止”、“履行完毕”、“合同变更备案”、“合同转让备案”、“发送付款申请”、“付款录入”、“预警设臵”等业务。系统提供合同付款、变更、转让、终止等业务的申报及审查审批功能。

2.3.1 履行选择

履行选择是指在履行阶段可以进行的操作。履行选择的操作有合同收款申请、合同付款申请、合同变更申请、合同转让申请、合同终止申请、临时归档、合同中止申请、履行完毕合同收款录入。合同收款录入是指经办人将资金收入类合同的相关收款信息录入系统。

2.3.2 合同付款申请

资金支出类合同，在达到付款条件后（何时到达付款条件由合同经办人自行判断），经办人填写履行结算申请表（履行结算反馈表），包括验收情况分析及验收人意见或附验收报告、本次付款金额、付款类型等信息，提交相关业务部门审查、领导审批。审查审批通过后，财务部门根据审查结果办理付款（此业务可在各单位选用）。

一份合同在履行阶段同一时间点上，只能办理一个业务。例如，一份合同如果正在办理合同付款业务，处于付款审查审批环节，则无法办理其它履行业务，只有该合同完成付款审查审批流程，合同重新回到“履行选择”状态时，方可办理其它业务。

2.3.3 合同变更申请

合同未约定或约定条款不准确，需进行变更或补充约定的，由经办人填写合同变更审批单，确认申请变更方，如：我方原因、对方原因、双方原因或其它原因，必要时进行详细说明；选择变更事项，包括合同主体名称的变更、合同标的金额变更、履行期限的变更和其他变更。经办人选择变更事项，填写相应的变更信息，并上传合同变更协议，依据合同变更审查审批流程，进行会签和审批，完成合同变更协议的打印，双方签字盖章后备案，进入合同履行状态。

工程类合同因设计变更、或合同相对方要求签订合同变更协议的，办理合同变更。由于原工作量估算不准，办理变更签证的，可不签订合同变更协议。

一份合同可以进行多次变更，合同变更协议作为原合同的一部分，在合同编号中加以区分，并与原合同进行关联。在查询统计中，作为单独的一份合同进行统计。

2.3.4 合同转让申请

合同在履行期间需要对债权、债务或债权债务进行转让时，由经办人填写合同转让申请单，选择转让类型，包括债权转让、债务转让和债权债务转让；确认申请转让方，如：我方、对方、双方或其它，必要时进行详细说明；填写相应的转让原因，并上传合同转让协议，依据合同审查审批流程，进行会签和审批，完成合同转让协议的打印，双方签字盖章后备案，进入合同履行状态。

一份合同可以进行多次转让，合同转让协议作为原合同的一部分，在合同编号中加以区分，并与原合同进行关联。在查询统计中，作为单独的一份合同进行统计。

2.3.5 合同终止

合同终止包括合同解除（单方、双方）、合同无效和其它（债务相互抵销、债权人免除债务、债权债务归于一人等情形）情况导致的合同不同正常履行，合同经办人发起合同终止申请，根据业务需要提交解除协议，审查审批完成后盖章确定并备案。

合同终止后不能办理履行状态下的其它业务，如收付款、变更等，只能由合同经办人办理合同终结程序。

2.3.6 合同临时归档

录入临时归档信息后，合同进入临时归档状态。临时归档状态的合同不能进行履行期间的业务操作，如果该合同需要继续履行那么需要进行“归档回转”操作。临时归档的合同只能进行合同终结操作。

2.3.7 合同中止

合同中止即合同履行暂停。合同在执行过程中，由于某种客观原因或双方协商达成一致暂停履行，由合同经办人进行合同中止操作。被中止的合同不能办理履行状态下的其他业务，如变更、终止等，处于冻结状态。被中止的合同可以由经办人激活后重新进入履行环节。

2.3.8 合同履行完毕

合同履行经办人根据合同实际履行情况，在合同所约定的所有权利和义务履行完毕后，进行履行完毕操作。合同履行完毕后进入合同终结环节。

2.3.9 履行审查审批

履行审查审批主要功能是指合同履行阶段中付款、变更、中转、终止的合同文本及合同基本信息进行审查。经办人提交合同审查申请后，由主办部门兼职合同管理员审核标准合同文本；合同主办部门负责人完成部门审核；其他相关权限人员进行合同的经济商务审查、专业技术审查、法律审查等。系统支持合同文本修改痕迹保留、审查审批痕迹保留。

2.3.10 合同变更备案

2.3.11 合同转让备案

2.3.12 发送付款申请

在合同履行阶段，合同付款申请审查审批完成后，将相关信息通过接口自动传递至财务系统。

2.3.13 合同付款录入

2.3.14 预警设臵

2.4 合同终结

合同终结是指合同关系建立后，因一定法律事实产生，合同权利义务关系消亡，合同终止后，为实现合同全过程的闭环管理而设臵的一道管理程序。系统中合同履行经办人点击“履行完毕”或办理了“合同终止”业务后，进入合同终结环节。合同终结包括合同正常终结和合同异常终结。

合同终结包括：合同终结、电子归档、临时归档、纸质归档、发案管理。合同终结

2.4.1 合同终结

是指合同关系建立后，因一定法律事实产生，合同权利义务关系消亡，合同终止后，为实现合同全过程的闭环管理而设臵的一道管理程序。合同终结包括合同正常终结和合同异常终结。

合同经办人员需要对履行完毕的合同，以及不能履行或不需要继续履行的合同进行资料归集整理，报专（兼）职合同管理员和相关部门审核确认，完成合同终结程序。合同终结程序完成后，合同为终结状态无法进行其它业务操作。企业可以选择是否开启合同终结审查审批流程。

2.4.2 合同终结查询

查询已终结合同状态

2.4.3 履行回转

合同履行结束走到合同终结的阶段，在合同终结的代办里，发现合同需要继续履行，这时可以通过履行回转来实现

2.4.4 合同终结审查审批

合同终结开启审查审批按钮，合同终结信息提交以后，合同进入审查审批。

2.4.5 电子归档

合同终结完成以后合同自动进入电子归档，终结的合同都可以在电子归档

里进行查询。

2.4.6 临时归档

合同临时归档是指对于履行期限较长（一般指超过两年以上）的合同，为避免占用系统资源和便于合同电子文档管理，当双方主要权利与义务履行完毕后，可以进行临时归档。一般情况下，建设工程类合同出现质保金全部收/付完毕或合同价款仅剩质保金；长周期设备采购合同收货、付款完成；其他类合同无收/付款项时，达到临时归档条件。

合同进行临时归档操作后，进入临时归档状态，临时归档状态下的合同无法进行其它业务。用户需要对临时归档的合同需要进行业务操作时，需要进行归档回转操作将合同臵为履行状态以进行业务操作。

2.4.7 纸质归档

合同纸质文件归档由合同主办部门经办人或专（兼）职合同管理员在线下完成，当完成线下纸质合同文件归档后，合同主办部门经办人或专（兼）职合同管理员将移交清单保存在系统中。对于需多次归档的合同，合同主办部门经办人或专（兼）职合同管理员应该及时上传移交清单，保存至系统中。

2.4.8 发案管理

发案管理就是合同在履行阶段或终结阶段发生的纠纷。在履行阶段发生的纠纷由经办人做发案操作，在合同终结阶段按各个企业要求可由履行经办人或专职人员负责发案操作。

2.5 合同授权

合同管理系统实现了合同的“民事授权”功能。原则上所有非“法人/负责人”签署的合同，都必须办理合同授权委托书。系统中为每一个合同自动生成一份合同授权委托书，用户可以根据实际需要生成并打印授权委托书。

合同在订立审查审批结束后，即可办理对该合同的授权。合同授权一般由法律部门人员办理，并打印合同授权委托书。

2.6 查询统计

系统提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能，包括基础查询、高级查询、合同报表和统计分析，实现了对总部及企业合同的分类查询与统计分析，系统支持按照板块、企业、合同类型、年度、合同状态等关键字进行检索，并提供导出、打印功能。

2.6.1 基础查询

提供给系统使用的所有人，通过此功能，可以方便各级人员通过多种条件快速查询筛选自己权限范围内的合同，进行统计与分析，生成合同台账信息。

2.6.2 高级查询

提供给各级领导，通过此功能，可以方便各级领导通过多种条件，选择要查看的显示列，快速查询筛选自己权限范围内的合同，进行统计与分析。

2.6.3 合同报表

提供给需要对合同进行报表操作的业务人员，可以让业务人员更加简单、直观的通过合同统计报表和合同签订与履行登记台帐对合同的运行情况有一个清晰明确的了解，便于统计。

2.6.4 统计分析

提供给需要对合同报表进行统计分析操作的业务人员，可以让业务人员通过合同总金额、总份数曲线图、主要合同类型合同份数、金额统计柱状图、涉

外（境外）合同金额、份数饼图和发案合同份数比率、发案合同金额比率曲线图对合同进行多种统计分析，根据需要生成统计分析图表。

2.7 相对人管理

相对人管理模块为用户提供了合同相对人的新建、查询、编辑、删除等功能。实现合同相对人的新建、更新、异常履行记录及评价等信息的查询，确保数据的统一规范化管理。

范文三：合同管理信息系统

1.1 项目背景

1.2实行合同管理的企业的业务特点

1.3 计算机管理合同的必要性

1.4 合同管理工作分析

2.1 管理可行性

2.2 技术可行性

3．1 VB编程环境简介

3．2 VB数据库编程

4.1 引言

4.1.1 编写目的

4.1.2 参考资料

4.2 任务概述

4.2.1 开发目标

4.2.2 运行环境

4.2.3 条件与限制

4.3 功能需求

4.3.1 功能划分

4.3.2 功能描述

4.3.3 详细功能需求

4.4 性能需求

4.4.1 数据精确度

4.4.2 时间特性

4.4.3 适应性

4.5 运行需求

4.5.1 用户界面

4.5.2 硬件接口

4.5.3 软件接口

4.5.4 故障处理

4.6 其它需求

4.6.1 安全保密性

4.6.2 可维护性

4.6.3 将来可能提出的要求 5.1 引言

5.1.1 编写目的

5.1.2 参考资料

5.2 设计方案选择

5.2.1 三层结构模型

5.2.2 客户机/服务器模型

5.2.3 单层结构模型

5.2.4 结论

5.3 功能要求

5.4 系统总体设计

5.4.1系统开发原则及开发流程图

5.4.2物理元素清单

5.4.3设计优化

5.4.4模块分解

5.5 接口设计

5.5.1 用户界面

5.5.2 软件接口

5.6 数据库设计

5.6.1 数据库概念设计

5.6.2 数据库逻辑设计

5.6.3 数据库物理设计 5.7 安全设计

6.1 引言

6.1.1 编写目的

6.1.2 参考资料

6.2 模块设计

6.2.1 登录模块设计

6.2.2 更改密码模块设计

6.2.3 查询模块设计

6.2.4数据处理模块设计

6.3 用户界面设计 6.4 编码规则

7.1 引言

7.1.1 编写目的

7.1.2 参考资料 7.2 测试计划

7.2.1 测试方案

7.2.2 测试项目

7.2.3 测试条件 7.3 测试准则

8.1 系统试运行

8.2 制定运行和维护的文档

8.3 运行和维护

【摘要】

在信息时代的今天，计算机参与企业日常业务管理以成为企业现代化建设的当务

之急。该合同管理系统的设计开发正是适应了这种要求。

本文论述一种适合于中小企业、基于单层结构模型的合同管理计算机信息管理系

统的设计与开发。介绍了系统的实现及软硬件配置。该系统采用VB6.0作为开发工具，MS Access作为数据库管理系统。简单介绍了VB6.0的编程环境和其数据库编程技术。在可行性研究和需求分析的基础上，对系统的设计方案、功能模块、

接口设计、数据库系统设计和安全设计等进行了较详细的论述。

该系统遵循先进、经济、安全、高效、可靠、易操作、易维护和开放的设计原则。

最后，作者对课题设计作出客观评价和总结，并对系统的不足之处提

出其改进方案和新的构想方案。在论文末，将列出有关的参考文献。

【关键字】合同管理信息系统, Visual Basic, 数据库技术

【ABSTRACT】

During this information times, combining computers with enterprise usual

events management has become an emergent task that every enterprise must

accomplish as soon as possible.

The MIS (management information system) of Contracts based on

Single-Layer structure mode, which is suitable for medium and small

enterprises is developed and designed in this article. Then introduces

software and hardware configuration and implement of the system . The system

adopts VB6.0 as developing tool, MS Access 2000 as DBMS (Database Management

System). Then makes a concise description of programmable environment and

database technique of VB6.0. Based on feasibility analyzing and system

demand analyzing, emphatically expounds design-project、 functional model、

interface designing database system designing、 security design in this

paper.

The MIS of Contracts strictly follows the design principle of security,

economy, efficiency reliability, and easy operating, maintaining and

expanding.

Finally, the author makes a subjective estimate of his design,

and puts forward improving methods and new plans to overcome the

shortcomings of the existing system .At the end of this article,

references are listed.

【key words】 MIS of Contracts, Visual Basic, Database Technique

合同管理是商务运作中极其重要的一部分，其管理的优劣直接影响商务流程的顺

畅。因此，充足的信息资源、便捷的功能操作是合同管理系统应提供的重要性能。目

前，人们往往用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存

在着诸多弊端，如:效率低、保密性差、电子表格容量小，关联性差 ,不易于查询、更新和维护等。

如果合同的签订、履行、变更、终止等全过程完全靠人工进行跟踪管理，不仅工

作量大，而且难度也非常大，特别是合同管理归口到计划管理科。计划管理科既不管

资金的收入和支出也不管货物印发出和入库，所以对合同的履行情况计划管理科无法

掌握，就更谈不上对合同进行监督和检查。计划管理科只了解合同的签订情况，要了

解合同的履行情况非常被动，这种人工管理方式远远不能满足现代化管理的需要。

随着改革开放的深入，市场竞争日趋激烈，企业必须建立现代化信息管理系统，

利用先进的计算机技。。。。。。。。。。。。。。。。。。。面的支持，VB通过

数据库访问控件与数据库进行数据交换，并提供丰富的数据控制控件用于显示数据库

中各条记录的各个字段，接受用户对数据的各种更新，使用非常灵活和方便。

1.2

众所周知，当前计算机已经广泛的应用于各个领域，作为与世界交流广泛、信息

密集、事务繁多的企业必须有效、科学的管理公司业务。

需要合同管理的企业的业务特点是：

1．企业的业务涉及面广。一方面是客户多，遍及诸多国家若干公司，这些客户

既有其固定客户，也有仅是偶尔的业务往来；另一方面是厂家多，这些厂家涉及到各

个行业、不同地区、既有公司所属厂，也有联系货源的厂商；。。。。。。。。。。。。。。。。。。

自己的固定客户，业务员的调动、离开往往会将客户的有关资料带走，给公司带来一

定的损失。

1.3

1．随着市场的发展，企业向集团化、规模化发展，产品亦趋向于多样化、大

量化，合同也相应增加，单靠人工来处。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

具有用户帐号维护、数据备份，数据恢复等权限；

4.3

4.3.1

通过对合同管理业务的分析，可以得出系统可分为用户管理、系统维护、产

品管理、合同管理、客户管理、帐目管理等功能模块。

下面就系统中相关部分进一步对功能划分：

系统登录检查功能划分（图4-1）：

用数数

据户据

恢管备

复理份

管理员数据操纵

客户管理

登权限检查产品管理录

一般操作员数据操纵帐目管理

合同管理

图4-1 系统登陆检查功能图

系统用户管理功能划分（图4-2）：

用户管理

用户帐号用户密码用户权限

图4-2 系统用户管理功能图

系统系统维护功能划分（图4-3）：

系统维护

数据备份数据恢复

图4-3 系统系统维护功能图

系统客户管理功能划分（图4-4）：

客户管理

客户信息

。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

5.6

合同管理系统的基础就是数据库。所以对数据库的结构设计就显得格外重要。

数据库设计的。。。。。。。。。。。。。。。。序。

5.6.1 数据库概念设计

概念设计是根据已得到的需求，绘制出数据库结构的初步蓝图。在合同管理系统的开发过程中，整个系统被分为两大部份，下面就用户登陆、系

统维护、客户管理、产品管理、合同管理等模块进行数据库设计。 1．数据流图

合同管理业务的数据流如图5-12所示：

经销商信息定价部门经销商

客户反馈信息

经销售合同销商产品信息

客户信息客户质量追踪经销商信息客户管理

供应商信息供价应格商信信息息采购合同

2. E-R图

产品管理模块E-R图（图5-13）：

产品代码

产品型号

产品信息

产品名称

产品单价价

图5-13 产品管理模块ER图。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

表5-6 付款信息库表

Key

合同编号否最小值：1 1 Long Integer Primary

合同金额 Alpha（70）否 2

付款金额 Alpha（20）是 3

付款日期是最小值：0 4 Number

到帐日期是 5 Date/Time

结算方式 Alpha（70）是 6

拒付原因 Alpha（70）是 7

执行状态 Alpha（20）是 8

1． 5.6.2 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

图6-1 系统登陆界面 2．系统主界面设计

图6-2 系统主界面 3．菜单项设计如下：

。。。。。。。。。。。。。。。。 4．打印管理界面设计

图6-5 打印管理界面

5．客户信息界面设计

图6-6 客户信息管理界面

6．合同信息界面设计

。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

范文四：XXXX合同及法律事务管理信息系统项目可行性研究报告

XXXX合同及法律事务管理信息系统

可行性研究报告

1. 项目背景 ......................................................................................................................... 4 2. 项目概述 ......................................................................................................................... 5 2.1. 项目简介 ................................................................................................................. 5 2.2. 建设目标 ................................................................................................................. 6 3. 功能简介 ......................................................................................................................... 8 3.1. 合同管理基础工作 .................................................................................................. 8 3.1.1. 合同管理制度 .................................................................................................. 8 3.1.2. 合同管理机构 .................................................................................................. 9 3.1.3. 合同管理员 .................................................................................................... 10 3.1.4. 合同登记 ........................................................................................................ 11 3.1.5. 合同会签 ........................................................................................................ 12 3.1.6. 合同审查基础工作 ........................................................................................ 13 3.1.7. 合同授权基础工作 ........................................................................................ 14 3.1.8. 合同公证及签约基础工作 ............................................................................. 14 3.1.9. 合同履行基础工作 ........................................................................................ 15 3.1.10. 合同专用章 .................................................................................................... 15 3.1.11. 合同档案库 .................................................................................................... 16 3.1.12. 法律顾问 ........................................................................................................ 16 3.1.13. 合同自查 ........................................................................................................ 17 3.2. 合同动态监管 ........................................................................................................ 18 3.2.1. 合同审查 ........................................................................................................ 19 3.2.2. 合同授权 ........................................................................................................ 20

3.2.3. 合同签约及合同公证 .................................................................................... 21 3.2.4. 合同履行 ........................................................................................................ 21 3.2.5. 合同纠纷 ........................................................................................................ 21 3.2.6. 合同统计分析 ................................................................................................ 22 3.3. 合同检查考核管理 ................................................................................................ 23 3.3.1. 合同管理责任追究 ........................................................................................ 23 3.3.2. 合同管理问题整改 ........................................................................................ 23 3.4. 诉讼案件管理 ........................................................................................................ 24 3.4.1. 案件受理 ........................................................................................................ 24 3.4.2. 案件处理过程 ................................................................................................ 24 3.4.3. 案件信息统计 ................................................................................................ 25 3.5. 网上法律咨询 ........................................................................................................ 25 3.6. 法律事务 ............................................................................................................... 26 3.6.1. 合同年度授权 ................................................................................................ 26 3.6.2. 劳动合同授权 ................................................................................................ 26 3.6.3. 其他授权 ........................................................................................................ 27 3.6.4. 授权统计分析 ................................................................................................ 27 3.6.5. 普法工作 ........................................................................................................ 28 3.6.6. 各类模板库 .................................................................................................... 28 3.6.7. 重要经济活动和招投标工作 ......................................................................... 28 3.6.8. 其他法律事务 ................................................................................................ 29 3.6.9. 律师包保情况 ................................................................................................ 29 3.7. 督办系统 ............................................................................................................... 29 3.7.1. 发布任务 ........................................................................................................ 29 3.7.2. 待办、未办结、已办结任务 ......................................................................... 31 3.7.3. 处理任务 ........................................................................................................ 31 3.7.4. 完成情况分析 ................................................................................................ 32 3.8. 系统管理 ............................................................................................................... 33 3.8.1. 权限管理 ........................................................................................................ 33 3.8.2. 数据备份 ........................................................................................................ 35

3.8.3. 用户名密码 .................................................................................................... 35 4. 系统构架 ....................................................................................................................... 35 5. 建设意义 ....................................................................................................................... 39 5.1. 架设起分局与下属各级管理机构之间沟通的信息公路 ...................................... 39 5.2. 极大提高办公效率。 ............................................................................................ 39 5.3. 经营管理发展的需要 ............................................................................................ 40 5.4. 实现合同管理的现代化、规范化 ......................................................................... 40 6. 投资预算 ....................................................................................................................... 41

1. 项目背景

XX行业作为一个服务行业，必然存在着与社会各个行业广泛频繁的互动关系。这种互动关系在中国法制建设日益完善、消费者维权意识日益增强的社会背景下必然需要各类法律规则来引导和约束。XX行业的各类合同不仅是这种互动关系的规范表现，也是对这种互动关系进行约束的手段。法律更是铁路部门保障社会经济秩序、维护自身经济利益的有力武器。对合同和法律相关事务加强管理和监督是铁路各级领导与时俱进、适应社会变革精神的具体体现。

同时XXXX作为法人单位下辖为数众多的服务经营机构，其中大多数不具备独立法人资格，然而铁路分局每年签署的合同大多是这些机构代表分局所签署，所以铁路分局的合同及法律事务的管理相较其他企业显得更为复杂。在这种复杂情况下，如果对相关管理工作不够细致必然会导致漏洞出现，所以对合同和法律相关事务加强管理和监督是XXXX非常重要和迫切的工作之一。

信息技术是对合同和法律事务加强管理的重要手段，其快速的数据传送准确的分析统计全面的事务跟踪功能可以在我们的日常工作中发挥重要作用。

目前我分局的合同和法律事务管理模式基本依靠手工和纸制工具，信息化建设尚未起步。各级合同管理机构内部没有有效地充分利用信息技术，相互之间没有实现计算机网络互通和数据网络传递，日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撑，给合同管理工作带来了诸多难题，已严重制约了合同管理工作向纵深发展。主要表现为:一由于每年签署

的合同类型多、数量大，导致对合同签订、审核和履行情况进行跟踪控制的难度大;二是管理基本依靠手工作业，统计分析效率低下，无法对各类合同建立风险评估机制，难以提前采取措施，防范风险的发生。因此，如果要对合同和法律相关事务加强管理和监督，借助网络信息技术，加强合同的动态控制管理、提高履约率已成为我分局合同管理工作发展的当务之急。

为了进一步加强合同管理工作、不断规范经营行为、避免和减少合同纠纷，同时全面提升法制化管理水平，适应分局实现跨越式发展的需要，应尽快建设一个基于计算机网络应用于全分局范围的合同及法律事务综合管理信息系统。

2. 项目概述

2.1. 项目简介

XXXX合同及法律事务管理信息系统将应用于整个分局范围内，涵盖机关和下辖单位。该系统通过计算机网络系统实现具有铁路特点的合同信息化规范管理，将极大地提高分局对分局范围内发生的合同的监管力度。

该系统对下辖单位的合同管理制度、机构、人员都进行了统一管理，相关部门可以随时通过系统提供的数据报表了解各个单位在这方面存在的问题并可以及时通过网络系统进行检查或督办。

该系统的监管力度尤其体现对具体合同的管理上，系统提供规范的合同模板定义，对合同登记、会签、审查、授权、签约、公证、履约、

纠纷、诉讼每个环节都进行了掌控，合同管理部门可以随时发现各个环节的问题，并通过督办系统和检查考核系统及时要求相关单位整改。系统还将对这些环节中发生的情况进行各种类型的统计分析，通过准确的数字图表发现问题更正问题，提高合同管理的工作质量，利用法律武器维护自身合法权益。

系统还提供了一些功能方便职能部门加强各级单位的法制观念，提高分局法律工作的效率。

2.2. 建设目标

在整个分局管理范围内，构筑一个基于广域网络的合同管理信息平台，该系统建成后，将为分局各级合同管理的相关部门和基层单位提供一个网络化的合同管理信息平台，将分局下属各单位纳入到一个统一的信息系统，分层次按类别处理合同管理上的相关工作，改变合同管理效率低下的被动局面。，实现信息共享，推动合同管理各项工作跃上新台阶。

系统设计目标是基于分局现有网络系统，建立一个先进的合同管理信息平台，满足合同信息管理及交流的需要，具体设计目标如下:

各种文本、数据、资料、报表等分单位登记录入，实行集中管理、分权限查询、自动跟踪和动态控制。

系统目标:

l、分局下属各级合同管理机构的信息能够通过分局网络及时准确地传输到上级决策部门和管理部门;

2、全分局合同可实现动态化管理，各级领导能有效对合同各个环节进行有效控制;

3、对合同履行过程中的一些重要环节及时间期限能实现自动警示功能，实现合同履行监管的智能化;

4、各单位或部门在其职能权限范围内对系统的访问和操作具有相对独立性;

5、提供友好的用户界面，使用方便，功能齐全、清晰而灵活;

6、合同在系统流转过程中实现笔迹跟踪。

7、对合同文本进行比对，方便发现合同问题。

8、提供丰富的统计分析手段，准确快速地为各级领导提供统计图表

9、在分局决策管理层办公区域建立完备的中心服务系统，下属各单位用广域网络连到中心服务器上，对系统进行权限内的相关操作。中心服务器提供高效、安全可靠的信息通道，并支持数据、语音和视频的传输;

10、保证系统良好的扩展性，横向扩展，支持更多的用户接入、更大的应用负荷;纵向扩展，实现向更先进的技术升级，提供更为完善、有效的服务。

11、系统采用高度缜密的安全技术防护措施，有效防止非法侵入，保证数据安全。同时具有强大的防病毒能力;

12、服务器操作系统与网络操作系统保持高度的一致，可以很方便地通过网络实现资源共享与数据交换;

3. 功能简介

3.1. 合同管理基础工作

3.1.1. 合同管理制度

该模块主要目的是为了监督分局下辖站段和多元公司在合同制度建设和实施过程，同时方便分局各级领导随时了解下辖站段和多元公司在合同制度建设方面的工作情况及表现。

本模块提供对合同管理制度检索功能，授权用户可以通过关键字在合同管理制度库中直接搜索定位在自己授权范围内的所需要的合同管理制度。

本模块还将按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分，对合同制度数量进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向相互比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理制度建设方面的进展和变化。

该模块的原始数据由各个站段或各个多元公司通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理制度名称、发文字号、发文时间、实施情况、备注信息及合同制度文本。各个单位在新增合同管理制度后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局合同管理制度库。在一个年度内填报单位名称、负责人及填报人信息会发生变化。

该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分局可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情

况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果 3.1.2. 合同管理机构

该模块主要目的是为了了解分局下辖站段和多元公司在合同管理机构设置及人员配备方面的情况，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位在在合同管理机构设置及人员配备方面的表现，比如人员数量和相关成员的文化程度及职称情况。

本模块将按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分，对机构数量、人员定员、现员、人员文化程度、人员职称情况进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理机构设置和人员配备的进展和变化。

该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理机构名称、定员人数、现员人数、合同管理主管领导、职务、合同管理主管工作人员及其所在部门和职务、合同管理机构所有人员名单(包括人员姓名、职务、技术职称、文化程度、电话、专职或兼职情况)及备注信息。

各个单位在机构或人员情况发生变化后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局相关数据库。在一个年度内填报单位名称、负责人及填报人信息会发生变化。

该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分

局可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果 3.1.3. 合同管理员

该模块主要目的是对分局下辖单位的合同管理人员进行统一管理，对法制培训的情况进行登记统计，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位的合同管理人员和法制培训的开展情况。

该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入上报。合同管理员申报表首先需要上报:合同管理员姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、专业、参加工作时间、工作单位、所属部门、职务、技术职称、联系方式、个人简历、工作表现、合同管理的起始截止时间(另:合同管理人员单位意见由分局下属单位填写，分局合同管理部门意见由分局相关部门填写);合同管理员填写协管员情况表;每次培训完毕之后合同管理人员还需要填写法制培训情况表:培训项目、时间、人数。

当分局下辖单位的合同管理员发生变化的时候，单位首先要通过本模块填写原合同管理员的工作截止时间，然后填写新任合同管理员的信息(含起始时间)，这些数据都将通过网络上传到分局数据库。

分局合同管理部门将根据上报的合同管理员和协管员和法制培训信息按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分，对合同管理人员的数量、合同协管员人员数量、合同管理人员性别和文化程度及其所属部门和职务职称情况、培训次数进行

统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位在合同管理人员素质的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。 3.1.4. 合同登记

该模块是合同管理基础工作的非常重要的部分，合同管理员必须认真使用该模块。分局管辖的合同都将通过该模块进入分局合同库，相关信息将成为合同动态监管的基础数据，分局有关合同的重要统计数据都将以此为依据。

分局下辖单位在合同进入签约会签之前，合同管理员使用该模块进行登记工作，登记数据包括:合同编号、合同名称、合同类别、对方名称、标的物、标的额，如果有招投标工作的需要填写招投标时间和主办单位。该模块还将根据合同的类型及标的金额确定是否需要授权，当标的金额和类型发生变化的时候，系统将自动调整是否需要授权信息。

该模块将根据以上数据在分局数据库上建立对应的合同条目。当该合同进入会签、审核、授权、变更、转让、解除、履行、纠纷、仲裁、诉讼、归档阶段，授权用户都将通过该条目进行对应操作。

当该合同条目在进入审查阶段之前，该合同所属单位还可以对该条目进行删除和修改工作，当分局合同管理部门进入审核程序之后，该合同条目所属单位不得删除。

3.1.5. 合同会签

在合同签约前，合同管理员需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。

在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。

在履行完毕进行结算的时候，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签信息。

系统将自动记录每次会签信息，并为将来的统计分析使用。

当合同工作在会签工作完毕之后，合同管理员通过本模块提供的本单位等待会签的合同条目表定位到该合同，并通过该模块提供的统一录入界面对会签信息进行录入。

需要强调一点，考虑到将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的会签表需要通过扫描仪将其扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。

分局合同库需要掌握的会签表信息包括会签内容、会签类型、承办部门、承办人、甲乙方、履行的期限地点方式、解决争议的方式、甲乙违约责任、有关部门的会签意见及负责人、合同管理员的意见、主管领导及纪委领导的意见、行政正职的意见。

在签约前的会签意见提交完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关主管部门和合同管理部门提交审查。

3.1.6. 合同审查基础工作

在会签信息完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。

在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。

需要分局下辖单位通过网络上报的合同审查内容数据包括:报审单位、报审内容、报审人姓名、报审日期、附件名称、报审单位意见、合同电子文本及相关协议附件。

在合同动态监管中，分局相关人员将对报审的合同进行审查，并将审查信息通过网络提交给报审单位，报审单位将在此模块中查看所收到的复审反馈意见。如果分局的审查结果出来，该模块将自动提醒用户通过网络收取审查结果。

报审单位通过本模块在收到审查反馈意见之后，根据意见修正，然后可以将修订后的材料通过该模块再次上报分局相关部门。如此往复，直至合同最终审查完毕。审查次数和审查条数将根据往复次数和审查情况进行统计累加以便将来的统计分析使用。

再审查完毕之后，分局下辖单位会通过本模块收到审查完毕稿，该完毕稿中含一个PDF文件，分局下属各单位需严格按照该文件打印合同文本。

考虑到将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的合同审查表需要通过扫描仪将其扫描，并通

过本模块提供的功能进行归档。

3.1.7. 合同授权基础工作

在审查完毕之后，相关单位按照分局规定严格依照审查结果进行授权申请。单位合同管理员通过该系统提供的待授权合同条目定位需办理授权合同，将授权工作需要的信息进行收集，并将数据上次给分局，请求授权。

该模块自动将需要授权的合同进行整理，即标的大于或等于10万元人民币的合同和属于七大类的合同。

授权需要上报的信息包括合同文本、相关单位签字、各级领导签字信息、相关人员信息。

考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。

分局合同管理部门将根据上报的授权信息按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分，对授权中各要素进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。

3.1.8. 合同公证及签约基础工作

分局下辖单位对授权合同需进行公证，公证完毕之后将公证信息进行入库操作。

签约完毕之后，合同单位需要将签约信息进行入库操作。签约时间和履行期限等内容将为分局监管使用。

分局合同管理部门将根据上报的这些公证及签约信息按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分进行统计。

考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。

3.1.9. 合同履行基础工作

当合同履行正常完毕之后，合同单位通过该模块填写履行情况。

当合同履行延期的时候，合同单位需要对履行期限进行更正。

当合同履行过程中发生变更、转让、解除等情况，合同单位必须通过该模块填写相关信息，包括合同变化类别、标的物变化、标的额变化、对方名称变化、变更之后的合同文本及附加材料等。

履行期间发生以上情况，合同单位通过会签模块追加会签内容，通过审查基础工作模块进行审查申请。

当变更、转让、解除情况多次发生的时候，每次信息都通过该模块进行入库，入库信息将被累积。分局相关部门需要动态监管该过程，同时对这些信息进行统计分析。

考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。

3.1.10. 合同专用章

本模块的目的是为了规范分局下属单位合同专用章的使用。

当合同签署之前，合同管理人员通过该模块提供的合同列表，选定

需要合同专用章的合同，在该合同条款中的合同专用章栏目中录入合同专用章在此处的使用情况，需要上传分局的数据包括:合同名称、对方当事人、鉴定时间、承办人、主管领导、盖章时间、盖章个数、盖章人签名、备注信息。

合同专用章的使用情况需要归档备查，在合同专用章使用之后需要将含签字的合同专用章的使用情况扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。

合同专用章使用次数及使用情况将进入分析统计项目。 3.1.11. 合同档案库

该模块对每一份合同在发生过程中的每一份需要保存的数据文档进行管理，完整的合同管理档案应该包括:合同文本、各次会签表、审查单、授权单、签约对方的工商执照复印件、对方资质材料、合同变更附件以及各类需要备查的文档资料。在存档同时，还需要建立关键字系统。

该模块还将提供文档检索查询功能，授权用户可以通过模糊查询的方式对该库进行检索，调阅自己授权范围内的合同档案文件。 3.1.12. 法律顾问

法律顾问模块包括两个部分，其一对分局下辖单位获得法律顾问资格的情况进行管理，其二对分局下辖单位聘请法律顾问的情况进行管理。

第一部分:由分局下辖各单位上报法律顾问信息，该信息包括:姓名、性别、民族、籍贯、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注

信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。

第二部分:由分局下辖各单位上报聘用法律顾问信息，该信息包括所顾律师的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。

以上两部分信息都将上传到分局数据库，分局相关部门将根据这两部分信息按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分，对获取法律顾问资格和被聘人员的数量、文化程度、聘用情况等相关信息进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位法律顾问的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。

3.1.13. 合同自查

该模块主要方便监督分局下辖各单位对合同进行自查工作，该系统供统一的合同自查登记表，各单位在进行合同自查之后，通过该表上提

报自查情况，主要数据包括:合同自查次数、合同自查参与人员、合同自查问题、解决措施、整顿效果等。

分局相关部门将根据这部分信息按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分，对自查次数、解决措施及效果进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。

提供多种灵活模板，对原始信息进行分散记录，统一管理，并可对相关项目数据进行分类跟踪、统计。

合同模板定义:用户定义合同文件的格式，作为新建合同的格式模板;用户也可以根据实际需求自由定义。

3.2. 合同动态监管

本模块提供对合同的审查、授权、公证、签订、履行、结算等关键环节进行系统自动监测跟踪功能，还预留与分局计统部门项目计划数据接口。

根据拟订合同进度计划中项目进展情况，确定合同的性质，提前提示用户合同性质是即将生效、已生效、即将到期、已到期、无法履行等等，便于用户及时采取各项措施，最大限度地减少您面临的合同违约造成的高额索赔损失。

在分局对某单位下计划开始就对这部分资金进行跟踪式记录、查询。宏观上来说分为合同签订前跟踪、合同签订及执行过程的跟踪及合同执行完毕的相关情况跟踪(如有无合同纠纷或诉讼案件发生、其处理方式及结果如何等)。

重点是在合同签订前的流程跟踪及合同执行流程跟踪，如合同审查、合同会签情况相关数据报表;执行过程中相关合同条款执行情况的跟踪等。检查与考核

当分局的每部分计划资金下拨后，即对这部分资金的流转进行监控，在系统中由相关部门录入各项原始信息，做到项目资金使用的每个步骤，每步进展状态都是可查可纠的。合同执行的系统流程跟踪示意如下:

合同签订

根据合同执行时

间跟踪，并提示

付款执行情况到货执行情况工程进展情况其他既定条款

有协商、仲裁或诉讼合同纠纷

无

跟踪进展状仲裁、诉讼文档合同完工态文档资料和解决方式

售后服务情况跟踪

协商、仲有裁或诉讼售后纠纷

无

仲裁、诉讼文档

和解决方式

资料档案查询

合同管理考核

合同履行跟踪管理流程 3.2.1. 合同审查

分局下辖各单位通过基础工作系统进行合同会签及申请审查工作之

后，下辖单位对应的分局包保律师将通过该模块与各站段进行动态交互

工作。

包保律师通过该模块可以看到所有待其审查的合同条目，然后通过灵活方式定位相应合同，并通过该模块填写审查意见，审查意见将作为合同过程中的数据存储起来，其中的审核条目将成为统计数据。

当审查意见处理完毕之后，该模块将审查完毕意见自动通过计算机网络发送给该合同的相关单位，如果该单位合同管理员配有手机，系统还将通过移动通信网络发送短消息给该用户。

当合同管理员收到审查意见之后，在本单位进行相应的合同修订工作，在合同修订完毕之后，通过基础工作系统中相应合同审查模块再次向分局合同审查部门提交审查要求，分局包保律师将再次提交审查意见，该审查意见再次入库，以上工作将多次往返。模块最终将对一个合同的多次审查意见分别进行处理，供其后的统计分析使用。

当合同审查完毕之后，包保律师在该模块中结束审查操作，标志审查工作结束，这时系统将相应合同文本进行处理，形成PDF文件，传送给用户。

在执行审查操作之后，审查时间将进入合同条目，同时标志该合同处于审查完毕状态。

3.2.2. 合同授权

分局下辖单位严格按照审查之后的合同文本进行签约，并将相关文档入库之后，办理授权申请。

分局合同管理部门通过该模块提供的界面接收定位需要授权的合同信息，并确定相关授权信息是否完备。

在合同授权完毕之后，操作人员执行授权操作，授权时间将进入合

同条目，同时标志该合同授权状态。

为了防止个别单位不按照审查后的合同文本进行签约，系统还需要一个工具，该工具可以将打印文档扫描入库，然后与原有审查完毕之后的合同文本进行比对。比对结果提供给授权人分析查看。 3.2.3. 合同签约及合同公证

当合同单位填写完合同签约及公证信息，该模块将提示其包保律师签约及公证完成，律师可以通过该模块查阅最新签约及公证合同信息。

如果发现问题，律师可以通过督办系统把更正要求发给合同单位。 3.2.4. 合同履行

当合同履行期限已到，合同单位还没有填写履行情况，该模块自动提醒该单位上报履行情况，提醒工作可以通过计算机网络或手机短信网络不同形式进行。

当合同履行过程中发生变更、转让、解除等情况时，该模块把合同单位填写的有关信息提供给包保律师查阅以备工作之需。

包保律师将根据变化的不同，对变更、转让过程中新出现的合同再次进行审查等工作，对解除的合同需要包保律师确定解除状态。 3.2.5. 合同纠纷

当合同发生纠纷的时候，包保律师通过该模块填写纠纷情况及相关处理结果，需包保律师填写的内容包括纠纷原因、解决方式、结果、承办人信息，这些信息将入库，备统计分析使用。

对于调解方式解决纠纷的，本模块提供界面包保律师填写详细的调解信息，包括人员、过程及结果、挽回及损失情况。

对于仲裁方式解决纠纷的，本模块提供界面包保律师填写详细的仲裁信息，包括仲裁机构、仲裁人员、过程及结果、挽回及损失情况。

对于诉讼方式解决纠纷的，本模块提供连接功能，诉讼经办人员执行转诉讼程序操作，该合同条目有关信息将直接转入诉讼案件管理模块。 3.2.6. 合同统计分析

本模块对所有合同进行统计分析，涵盖授权合同和无需授权合同。

从合同单位单位性质上划分，可以分为全分局、主业系统、多元系统，其中主页系统还需要划分成为车务、电务、工务、教育等多个子系统，同时还需要支持单位内部统计。

从合同自身性质上划分，可以按照合同类别、标的金额区段、甲乙方、投标主办单位(管内、管外)等等。

从需要统计的内容上看，需要统计的内容更加丰富:不同类别(如合同金额区段等，下同)的或不同单位的合同签订份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同审查份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同授权份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同公证份数和标的额分计合计、不同类别的或不同单位的合同变更转让解除份数和标的额的分计合计(其中还需要统计再审查的数量和标的额)、不同类别的或不同单位的合同履行中上期结转本期履行接转下期的份数和标的额、不同类别的或不同单位的合同纠纷的次数和争议金额以及其中诉讼次数标的额挽回损失造成损失金额等等。

从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。

考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需要形成多种各类合成台帐表。

3.3. 合同检查考核管理

3.3.1. 合同管理责任追究

分局下辖单位在发生合同问题之后，合同管理人员必须通过该模块上报合同责任追究情况，责任人员、性质、金额、处理结果等等数据需要上报分局，有关部门将形成统计数据。

3.3.2. 合同管理问题整改

分局合同管理部门在临时检查和年终检查的时候都需要通过该模块向各个相关合同单位下发合同管理意见书，分局各个包保律师通过模块界面输入意见条目，年终检查还需要为各个单位的合同管理进行评分，评分依据为每次检查的意见条目。意见条目严格按照合同检查考核表的条目进行编号。

当包保律师在发出合同检查意见书的时候，本模块会自动通知提醒接收单位查阅，提醒方式可以通过计算机网络或手机短信方式。

接收单位通过本模块查阅合同检查意见书，据此生成问题整改表，合同意见书上的意见条目将自动转入问题整改表。

整改单位通过问题整改表向分局合同管理部门传递的数据包括:整改依据、整改时间、整改内容、整改人、书面材料的电子文档(需要上

传扫描后的整改书面报告)等等信息。

分局包保律师通过本模块查阅问题整改表，并对每条意见进行复查，填写复查时间和复查意见，在最终确定问题得到整改之后，进行问题整改消号。

最后，本模块将按照全分局、主业(可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位)、多元等类别划分，对违规类型、数量进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理上存在的问题。 3.4. 诉讼案件管理

3.4.1. 案件受理

当分局律师事务所收到诉讼案件，将通过本模块进行案件受理处理。

需要记录的数据包括:案发时间、报送单位、报送时间、受理人、案件相关材料，报送人、报送来源、领导批示意见等信息。

对于报送人提交的材料如法院传票、应诉通知书、法人授权证明等材料受理人需一一记录，并给予报送人回执。回执签字单通过本模块扫描入库。

在受理完毕之后，法律事务所将以上信息传递给案件经办人。从而进入诉讼案件处理过程。

3.4.2. 案件处理过程

案件经办人收到案件信息之后，进入案件处理过程。

经办人需要随时将案件进行情况通过本模块提供的界面进行记录，

如原告、被告、大案合议的开会时间合参加部门、案由、开庭法院、一审信息、二审信息、挽回金额、损失金额、原合同审查人、原办理公证人等情况，另外必须随时通过状态选择框的选择来正确反映案件当前状态如一审休庭、一审结案等状态。

考虑到一审二审的开庭次数不止以此，所有本模块还提供对每次开庭的详细记录，每次信息将逐次累计，为将来的统计工作使用。 3.4.3. 案件信息统计

本模块对所有诉讼案件进行统计分析。

从案件自身要素上划分，可以按照案件类别、标的金额区段、原被告方、等等。

从需要统计的内容上看，需要统计的内容包括涉案金额、挽回损失、造成损失、案件数量等信息。

从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。

考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需要形成合成案件台帐表。

3.5. 网上法律咨询

本模块为了方便监督分局律师与其包保单位之间进行法律咨询工

作。

分局下辖单位可以通过本模块向其包保律师提问，本模块将记录咨询单位、咨询人员、咨询时间、咨询内容和类别。

分局律师通过本模块可以看到所有其包保单位所提交的问题，并通过本模块逐条回答问题。

本模块律师回答问题之后，会自动提醒提问单位相关人员，提醒方式可以包括通过计算机网络通知和手机短信通知。

提问单位在收到提醒信息之后，可以通过本模块看到律师对自己提问的咨询情况，在看完咨询信息之后，提问单位可以给其包保律师评分。

本模块也可以将电话咨询情况在网上登记，以备查。

分局合同管理部门将对咨询数量和类别按照单位、包保律师分别进行统计。

3.6. 法律事务

3.6.1. 合同年度授权

对于分局下辖单位，必须每年办理年度授权，本模块将对年度授权进行管理。分局授权管理人员将办理年度授权的各种信息进行入库，其中部分数据需要用于授权统计分析。

本模块将建立年度授权台帐。

3.6.2. 劳动合同授权

根据铁路有关规定，下属单位正职在代表分局与职工签订劳动合同的时候必须在分局办理授权。本功能模块主要服务于劳动合同授权。

本模块提供对订立劳动合同授权、中止劳动合同授权、解除劳动合同授权、变更劳动合同授权的台帐建立和查询检索等功能。

本模块将建立年度劳动合同授权台帐。

3.6.3. 其他授权

对于其他授权工作，本模块采取统一标准格式实现台帐建立和查询检索功能。这部分数据也将用于下面的授权统计分析工作。 3.6.4. 授权统计分析

授权工作在整个系统中多次出现，本模块将统一对各种授权信息进行统计分析。

本模块对所有诉讼案件进行统计分析。

从授权自身性质上划分，可以按照合同年度授权、合同一次性授权、劳动合同授权、其他授权等等，其中合同一次性授权还将按照标的额区段划分。

从需要统计的内容上看，需要统计的内容包括授权金额、数量等信息。

从统计结果的表现形式上看，可以分为针对不同的统计结果采取不同的传统图表、曲线图或饼图等形式。

考虑到本系统的数据由不同人员和不同时段分别采集的情况，还需

要形成合成授权台帐表。

3.6.5. 普法工作

本功能模块将为分局范围类的普法工作实现台帐管理，提供更新查询等功能，并提供对部分数据的分系统统计功能。

本功能模块还将建立普法栏目，该栏目有多个子栏目，比如经验交流和有关法律文件汇编等。

3.6.6. 各类模板库

考虑到在系统运行的同时存在各类纸质表格打印的需求，本功能用于向用户提供各类文档模板，供用户单位打印使用。

目前仅有分局授权用户可以增加、更新该模板库。 3.6.7. 重要经济活动和招投标工作

本功能模块将对分局律师参与重要经济活动进行记录，当律师参如谈判等重要经济工作，该活动将被建立起台帐。模块还提供检索修订功能。

本模块将根据台帐记录对各个律师参加重要经济活动的情况进行统计考核。

本功能模块对分局律师参与招投标活动进行记录，当律师参加招投标工作，该活动将被建立起台帐。模块还提供检索修订功能。

本模块将根据台帐记录对各个律师参加招投标活动的情况进行统计考核。

3.6.8. 其他法律事务

本模块提供统一台帐模式，记录律师参与的其他法律事务。本模块将根据台帐记录对各个律师参加其他法律事务活动的情况进行统计考核。

3.6.9. 律师包保情况

本模块对各个包保律师的包保情况进行分配登记。供其他模块调用。 3.7. 督办系统

督办任务模块的功能主要是对一些比较重要的工作任务发布、跟踪、处理、回复、评定、催办、考核一系列工作流程化实现的模块。

其设计思路贯彻 "PDCA" 的管理思想，充分的利用计算机技术，协助领导对下属工作进行更好的管理。同时，可以生成绩效报表，协助领导决策分析。本系统提供各种催办及提醒功能，包括手机短信和声音提示。

以下分别介绍每个功能:

3.7.1. 发布任务

此功能为任务发布人使用的功能，用来给下属员工发出限时完成的工作任务。

进入督办任务模块后，点击"发布任务"，可以发布任务，如下图为例:

图发布任务

其中

任务主题:为任务的标题内容，可以概括描述任务性质、特殊性等信息;任务编号:任务的唯一数字编号，在查询中可以使用; 任务级别:分为一般、重要、非常重要，不同级别在考评时的权重

不同，分别为 1、2、3;

领命提示:可以对任务承办人按不同的时间发出要求签认的短信提

示

催办提示: 可以对任务承办人按不同的时间发出要求处理的短信提示任务类别: 任务的类别信息

完成时间: 用来评定任务是否完成的标尺

任务正文: 可以写入详细内容，支持超链接、图片、附件、表格等

信息

附件内容: 可以上传相关文件，可以包含Word,Wps等各类文档。承办人: 相关的任务接收人，有义务在规定的时间内正确回复任

务的处理情况

将各项内容填完后，点击"发送"，就可以直接将任务发送给承办人处理。

3.7.2. 待办、未办结、已办结任务

此功能用来浏览各种状态的工作任务，并进行相应的处理工作。如下图:

图待办任务

其中

发布人为用户自身的待办任务是承办人回复后需要发布人评定的任务

用户为非发布人的待办任务是其他人发来待签认或回复的任务点击标题，就可以进入处理任务页面

3.7.3. 处理任务

当用户为发布人时,可以点击"评定任务"后，如下图:

此时，可以对任务进行评定工作，按时完成为正数或零时，表示提前或者准时完成。

系统根据回复时间或者当前时间自动给出默认的完成数值，也允许

根据情况调整。

评定分数，表示对此任务的最终量化评价，直接反映在图表中。

点击"重新激活"后，任务会返回到刚发出，已签认，待处理的状态，当承办人的回复不令人满意时，可以重新激活发回给承办人。

点击"取消任务"后，此任务项会被取消，并不进入统计。

当用户为发布人时，功能如上。

当用户为承办人时，功能如下图:

点击签收任务后，任务状态转换为"已签认待处理"

点击回复任务时,如下图:

填入回复内容后，系统会自动记录回复的时间，并调整状态为已回复，此任务会返回到发出人的待办任务中。

3.7.4. 完成情况分析

此功能用来自动统计完成情况。如下图

选择好条件后，点击"开始查询"，产生如下图的报表:

根据以上图表，可以直观的了解，各人员的任务完成情况。 3.8. 系统管理

3.8.1. 权限管理

本系统提供缜密的安全权限管理模式，每个用户都将在系统中登记注册方可访问本系统，而用户注册是经过专门管理人员操作实行的。系统的每一个注册用户都将拥有一个通过严格权限限制的系统操作使用范围。

对系统的访问分为数据记录、修改、查阅及维护几种权限。每个用户的系统权限范围与其他人都不一样。分述如下。

文档记录权利:对各基层单位来说，由其合同管理人员录入自己的合同及其相关文件的原始信息，需要上传审批的合同或其他相关文件还需设定上报的单位名或负责接收人名。

对上级管理部门或领导来说，在收到下属单位的合同意向原稿后，可进行审查、审批等信息的录入。并可批示意见驳回，要求经过调整后

重录入。

一般的本单位只能录入本单位的相关信息，不能对其他单位信息进行任何操作。录入以用户登录身份为准，与计算机及网络设备物理位置无关。

数据修改权利:合同及相关文件在尚未发出之前，就是拟稿状态可由拟稿人自己进行修改。然而一旦提交进入网络流转，就无法修改了，只能对其进行附加性标注，只有在文档流转过程系统重新对拟稿人给予了数据修改授权，才能再次修改。

为了严肃合同管理，任何个人在流转过程中不能对合同原件进行修改。经过特殊审批，可在结束流转后将合同文件作废。

作废处理将向有关部门申请后，凭相关文件由专业系统管理人员执行作废或删除操作。

信息查阅权利:所有合同及相关文件的查阅是控制相当严格的。

一般地，只有系统注册用户在登录系统后方可进行查阅操作。对基层单位来说，本单位合同管理人员只能查询本单位的合同及相关文件，不能查阅到其他单位合同信息。

上级管理部门的领导可查阅其下属单位的合同管理信息。

对于在流转过程中的文件，除了拟稿人、指定的文件流转接收人外，其他人无权查阅。

分局下辖单位的文档信息始终对其相应的包保律师开放，分局领导有权调阅下辖单位的各类文档信息。

3.8.1.1. 维护

系统的维护集中由分局指定系统管理员施行。内容包括系统用户注册(职位人员变更、权限设置)、服务器数据集中管理(统计公式定义、数据备份与修改)、服务器及其网络环境的正常运转等。 3.8.2. 数据备份

本功能模块仅提供给系统管理员。

考虑到系统存在大量需要扫描入库的数据，必须定期对这些数据进行必要的备份处理，防止服务器容量限制。

考虑合同管理的重要性，合同数据应该也应该经常性地进行一些份处理工作，备份之后数据，还需要定期进行刻盘存储，建议每次刻盘都保存3份，且放置于不同地点，防止意外时间发生。

3.8.3. 用户名密码

提供给用户修改自己密码的权限，建议用户经常性的修改密码。当密码遗失的情况下，用户必须主动和系统管理员联系，由其重新赋予密码。

4. 系统构架

考虑到本系统存在数量众多的交互过程，特别是一份文件数据不停地在多个计算机环境中传递。如果采用C/S结构，系统必须耗费大量时间处理不同计算机之间的数据同步问题。如果一旦某个客户端系统发生

崩溃，数据唯一性问题将变动无法解决，影响这个系统的正常运转。

由于数据传递是交互过程，如果采取C/S结构，当分局用户访问客户端数据库的时候，是无法确保能够访问的，这样将降低这个系统的运行效率。

同时整个系统又存在大量需要拨号上网的用户，如果采用C/S结构将使实施工作量变得异常复杂。

为了进一步说明情况，我们对比一下C/S和B/S结构之间的差异:

C/S又称Client/Server或客户/服务器模式。服务器通常采用高性能的PC、工作站或小型机，并采用大型数据库系统，如Oracle、Sybase、Informix或 SQL Server。客户端需要安装专用的客户端软件。

B/,是Brower/Server的缩写，是网络应用发展到一定规模，在C/S结构基础上产生的一种新的系统结构模式。该结构模式下客户机上只要安装一个浏览器(Browser)，如Netscape Navigator或Internet Explorer，服务器安装Oracle、Sybase、Informix或 SQL Server等数据库。浏览器通过,eb Server 同数据库进行数据交互。

C/S的优点是能充分发挥客户端,,的处理能力，客户端程序运行速度快，缺点主要有以下几个:只适用于局域网。而随着互联网的飞速发展，移动办公和分布式办公越来越普及，这需要我们的系统具有扩展性。这种方式远程访问需要专门的技术，同时要对系统进行专门的设计来处理分布式的数据。

客户端需要安装专用的客户端软件。首先涉及到安装的工作量，其次任何一台电脑出问题，如病毒、硬件损坏，都需要进行安装或维护。特别是对客户端大量的数据进行恢复就不仅仅是工作量的问题，而是可

能性的问题。还有，系统软件升级时，每一台客户机需要重新安装，其维护和升级成本非常高。对客户端的操作系统一般也会有限制，可能适应于Win98或win2000或Windows XP但很难肯定适用于微软新的操作系统等等，更不用说Linux、,nix等。

B/S最大的优点就是可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件。只要有一台能上网的电脑就能使用，客户端零维护。系统的扩展非常容易，只要能上网，再由系统管理员分配一个用户名和密码，就可以使用了。甚至可以在线申请，通过系统内部的安全认证(如,,证书)后，不需要人的参与，系统可以自动分配给用户一个账号进入系统。

考虑到以上因素，我们在此建议本系统采取B/S结构，此意见仅供参考。

本系统从功能上划分即采用三层网络管理模式:中心服务层、用户终端层、网络管理层;从管理模式角度上又可划分:领导综合查询层、站段数据记录层、数据维护层;根据不同职位管理权限，相应部门的系统操作权限也不同，各权限将根据实际情况由指定人员灵活定制。

本系统硬件通道模式为服务器—客户端网络模式，这种模式对网络平台的要求较低，灵活性好，扩展空间大。

结合对分局硬件网络平台及应用管理软件的调研，我们对分局当前硬件网络及应用软件平台作如下分析:

分局当前硬件网络连接模式分为两大类，一类是分局机关内部通过线缆或光纤连接的本地用户，另一类是站段及移动远程用户通过拨号(分局信息分处设有多路路由器，提供拨号接口给各职能部门及站段，各职能部门及站段利用调制解调器通过铁通电话网拨号访问分局网络)及专

线(目前分局管内3家水电段是通过64K专线直接与分局互联)访问。

分局基于当前网络平台，于2002年启用一套办公自动化系统(OMISA),应用范围是分局所有下属单位。该系统在运行模式与此次设计的合同管理信息系统类似，由客户端直接访问系统中心服务器程序，数据流程直接在服务器集中处理，确保流程的安全性、高效性和可靠性。该系统自投入运行两年以来，没有出现与分局现有网络平台不匹配的现象。

结合分局对此类结构系统的实际应用和业界的反复论证，我们确定这一结构符合分局目前的网络现状，本系统能够在分局现有网络平台上发挥其优良性能，与分局现有网络是匹配的。其实现方式是在分局架设一台合同管理中心服务器，接入到分局网中，分局下属站段通过分局网络访问合同管理中心服务器，拨号和专线都可。由于法律事务所是合同管理中一个至关重要的部门，而其目前都是单机工作，急需建立一个网络化的环境。因此，在此次设计中考虑法律事务所内部联网，并接入分局网络。此次建设的网络平台结构示意如下:

推荐使用Win2000 Server作为服务器系统操作平台。鉴于与铁路系统其他系统平台统一，便于上下级数据传输与系统无缝集成。

网络平台:适合于广域网络;

服务器操作系统平台:Windows 2000 AdvanceServer + Sql Server

2000(Or Oracle);

客户端 windows 98/2000/XP

5. 建设意义

5.1. 架设起分局与下属各级管理机构之间沟通的信息公路

合同管理系统充分考虑到了方便地通过该系统实现分局各单位与分局主管部门地信息沟通。系统实施之后各单位能够在分局专用网上直接对系统进行访问，通过标准的操作接口接收分局下达的合同管理指令，并进行诸如网上审查、会签等信息流转。同时，将流转文件及决定结果等信息通过统一的软件及时上传，进入分局合同管理系统。及时完成管理信息的上传下达。从而保证分局与各单位之间的合同管理信息交换渠道畅通无阻。

5.2. 极大提高办公效率。

衡量工作人员办事效率的标准有两条:一是准确，二是迅速。据有关资料表明，每天手工记录文函改用计算机信息化处理记录，工作效率可提高50%;查找文件、查询数据采用计算机处理，可使工作效率提高70--80%;传统的纸张文件改用电子文件的形式存储、传递、复制、归档、收发，时间可加快95%，文件遗失、错漏率降为0.1‰。

以往在各单位的合同管理中，大量各种文件纸质化处理存在工作量巨大、准确率低、传输延时长、查询不便等诸多问题，大大制约了办公效率的提高。合同管理采用网络信息化管理后，将成倍提高管理工作效

率。

5.3. 经营管理发展的需要

提高管理水平，降低生产成本，讲求经济效益，增强竞争能力是分局实现跨越式发展的重要环节，合同管理水平的高低不仅会对分局生产经营活动产生重要影响，而且会对分局的整体效益产生直接影响。合同管理信息系统将为经营活动提供准确的数据，科学的分析统计。在为领导提供科学的决策依据和严堵合同管理漏洞等方面都将起到重要作用。 5.4. 实现合同管理的现代化、规范化

ISO9000标准有一个根本的基础，就是企业管理工作的规范性。要狠抓管理工作的规范性。合同管理信息化是企业规范化管理的重要手段，该系统将为各单位合同管理工作人员提供了一套严格操作规范。任何不符合规范的行为，无论你是领导，还是操作人员，都将被系统拒绝执行。合同管理系统的这一特点毫无疑问将有效地约束规范管理行为，从而有效提高分局现代化管理水平。

6. 投资预算

合同管理信息系统预算清单

第一部分硬件部分预算

项数名称说明单价总价目量

P4Xeon H,50,000.服务器 2.4G/1GMECC/36.4*3/键鼠光软、2 ,100,000.00 TN1 00 15’

H在线式不间断电,18,000.EAST 3Kw 4H 可管理 2 ,36,000.00 TN2 源 00

H,2,800.019'标准机柜 1 ,2,800.00 TN3 0

H,3,000.0D-Link 24口交换机 2 ,6,000.00 TN4 0

H配线架 AMP快接式配线架 ,960.00 1 ,960.00 TN5

H信息点 ,800.00 1,8,000.00

TN6 0 H客户端系统 Dell计算机和拨号Modem Y8000 5400000

TN7 0 小计 ,82,760.00

系统集成费(小计×15,) ,12,414.00

税杂费(小计×5,) ,4,138.00

合计 ,99,312.00

第二部分软件部分预算

价格系统子模块

合同基础工作信息管理 ,195,000.00

合同动态管理与控制 ,86,000.00

合同管理检查与考核 ,1,6000.00

诉讼案件管理 Y48000

系统核心功能网上法律咨询 Y9600

法律事务 30000

督办系统 22000

系统管理 10000

系统核心合计 ,143,000.00

每客户端(2000元/客户端*50端) ,100,000.00

小计 ,343,000.00

折扣 ,103,000.00

合计 ,240,000.00

合同管理信息系统建设总预算

价格项目

第一部分硬件部分预算 ,99,312.00 第二部分软件部分预算 ,240,000.00

总计 ,339,312.00

范文五：大型工程项目投资控制和合同管理信息系统集成研究

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大型工程项目投资控制和合同管理信息系统集成研究

[ 2007-3-28 8:31:00 ]

摘要:本文首先分析了现阶段投资控制和合同管理信息系统在功能和使用上存在的问题, 结合笔者多年来大型工程项目管理信息系统开发实践,提出了解决上述问题的方法,并给出投资控制和合同管理系统集成中数据定义的方法与途径,接着通过建立两个系统的编码对照结构,解决系统集成的关键问题和难点,最后建立了一个实用可行的投资控制和合同管理信息系统集成的数据模型。

1、现大型工程项目计算机辅助投资控制和合同管理信息系统存在的问题

随着国家大力加强基础设施投资,出现了许多大型工程项目,这些工程项目的管理效能在很大程度影响着国民经济发展的持续力,因此加强和提高大型工程项目的建设管理水平有着重大意义。大型工程项目有着技术复杂、建设周期长、工作量大、组织结构复杂和数据处理任务繁重等特点, 为了及时、准确和完整地得到项目信息,单靠人工处理数据显得力不从心,因此项目管理人员一般都借助于计算机辅助建设项目管理。投资控制和合同管理信息系统在一些大型工程项目中分别得到了应用,一定程度上提高了大型工程项目的管理水平,但现有的投资控制和合同管理信息系统在功能和使用上存在很多问题:

(1)预算软件使用比较多,这些软件只是代替了简单的手工劳动,且多数是针对承包商,不适用项目投资控制方,在软件的功能上缺乏投资比较、投资预测和优化功能。

(2)项目估算、概算、预算、合同价、实际投资和决算之间缺乏数据比较分析功能。

(3)项目投资数据(估算、概算、预算、实际投资和决算)与合同数据(标底和合同价)缺乏沟通,更谈不上比较分析。

(4)投资控制软件缺少项目资金使用计划功能。

(5)合同管理软件一般是基于文档形式,缺乏数据结构性,达不到数据统计、比较和分析效果。

(6)投资控制数据和合同管理数据不共享,形成信息孤岛,从而导致项目数据分离、数据重复、数据不一致和数据不完全等一系列问题。

(7)系统使用的只是简单的数据库,这限制了数据的存储量、安全性和共享性能,应采用大型的数据库管理系统(如 Oracle , Sybase 等)。

(8)软件一般是基于单机使用,对使用人员和地点约束大,应采用网络平台(Intranet 和 Internet 方式)。

以上问题中一部分是由不理解投资控制和合同管理原理导致, 一部分是由于投资控制和合同管

理信息系统分别独立、信息不共享形成的,另一部分是由于使用的工具和开发方案不合理造成的。要想真正提高建设项目管理水平,必须系统地分析、理解投资控制和合同管理的过程和原理,规划投资控制和合同管理信息管理方案,并通过适当的方法解决系统的集成问题。通过对大型项目投资控制和合同管理信息系统的开发与实践,笔者试提出投资控制和合同管理信息系统集成的方法和实施方案。

2、投资控制和合同管理信息系统集成范围及数据定义方法

2.1 投资控制和合同管理信息系统集成范围

投资控制和合同管理信息系统集成包括三个方面的集成,即项目建设阶段集成,项目组织结构集成和投资控制数据与合同管理数据集成。

(1)项目建设阶段集成

建设项目阶段可分为项目前期(项目决策)、设计(方案设计、扩初设计、施工图设计)、招投标、施工和维护等五个阶段。项目决策阶段产生估算,方案设计产生概算,扩初设计产生修正概算,施工图设计阶段产生预算,招投标阶段产生标底和合同价,施工阶段产生实际投资、合同价支付和决算,维护阶段产生维护费用。所以说投资数据和合同管理数据涉及到项目建设的全过程,投资控制和合同管理信息系统应适用于项目的全过程,并不是只针对项目某一阶段或某一数据类型。系统集成应充分考虑项目建设全过程中投资数据和合同管理数据之间的联系。

(2)项目组织结构集成

项目组织结构包括项目管理组织结构、项目结构、投资结构、合同结构、信息通讯结构、报表系统结构等,对投资控制和合同管理信息系统而言,项目结构、投资结构和合同结构尤为重要, 投资结构和合同结构有很多相似处,如都为由粗到细的树结构,但其使用目的和建立原则各不相同,并且每个项目的投资结构和合同结构也会因项目的特点而显得不尽相同。结构集成的方式在每个项目中也会各不相同,有时分别建立投资结构和合同结构,有时在建立项目结构的同时也考虑投资结构和合同结构,但不管以何种方式建立投资结构和合同结构,该两个结构的分项之间总会有一定的关系,即一对多、多对一或多对多关系。系统集成要考虑到该对照关系,同时也要考虑投资结构、合同结构与项目结构的关系。

(3)投资控制数据和合同管理数据集成

投资控制数据和合同管理数据在应用的范围、深度和侧重点上均有所区别,投资数据侧重于投资量和工作量,而合同管理涉及的数据比较细,包含的范围也比较大,不但包括合同价,还包括合同分项数据、合同包含的工作内容、条款、索赔、资金变更、材料差价、进度变更、合同单位、合同执行情况和合同价支付数据等。在数据类别上,两者有所区别,但又有联系,如合同价支付与投资数据可作比较分析等。因此,集成时需要弄清系统之间的数据关系,以保证集成的紧密度。系统集成范围是从系统集成的功能角度提出的,即建立系统功能集成的框架,建设阶段、项目组织结构和系统间数据的集成不是独立的,是集成的三个维度,是必须满足的三个方面,也是系统功能集成的原则。

2.2 投资控制和合同管理系统数据定义方法

集成投资控制和合同管理信息系统,必须建立一个集成的数据模型,而建立数据模型,首先要

定义系统涉及到的数据。根据大型工程项目管理的特点,从投资控制和合同管理的功能入手,分析系统功能,鉴别出所需的数据主题,接着修改、整理数据主题以满足系统功能,最后全面且详细地定义数据主题中每个对象或实体。以下针对建设项目管理特点介绍四种数据定义方法。

(1)功能分解定义数据

国外许多应用协议都使用 IDEFO 分析生产过程的输入、输出、资源和控制,但工程项目管理有其特殊性,管理过程在项目全过程、全寿命周期中反复使用,随着项目进展深度而越来越细化, 且过程之间没有严格的前后关系。这些特点使得很难用 IDEFO 来描述工程项目管理全过程。工程项目管理界公认最合适的方法是列出项目管理功能表,标明每个功能所需要的输入和输出信息。按此方法分别列出投资控制和合同管理系统各自的功能,即从上至下地分解系统功能,定义功能所需的数据或数据主题。分解系统功能时,最具有参考价值的是项目管理学会 (ProjectManagementInstitutePMI )发布的《项目管理知识体系指南》 (GuidetotheProjectManagementBodyofKnowledgePMBOK ),该指南中详细给出了项目管理投资控制和合同管理的功能分解。

(2)根据文档内容定义数据

如果说功能分解定义数据是由上至下的话,那么根据文档内容定义数据是由下至上的方式。首先收集大型工程项目中经常使用的投资控制和合同管理文档,这些文档中包含着投资控制和合同管理所需的常规数据,必须对文档中的内容进行细致的分析。将文档包含的数据与功能分析产生的数据相对照和融合,相互补充,相互借鉴,形成投资控制和合同管理信息系统的数据模型。 (3)根据查询要求定义数据

每个系统都有其报表输出要求,每个报表所反映的信息即为查询的结果,通过典型或标准的查询定义投资控制和合同管理数据,这种方法具有相当强的针对性,有效的报表模块是决定系统是否成功的一个重要指标。

(4)数据建模

功能分解、项目文档和查询定义产生的数据范围广泛,但缺乏结构性,如:合同文档、条款说明、投资数据项、资金分配和支付等,这些数据还得经过标准化整理,在数据模型中以确定的对象或实体加以体现,实体的定义包括实体的属性和实体间的联系。这种数据模型是基于概念的, 并不依附于某一个数据库或开发工具。

3、投资控制和合同管理信息系统集成实施方案

3.1 系统集成实施原则

(1)全面性

全面性是指集成的系统应包括投资控制和合同管理的全部功能或主要功能, 并在集成的基础上能产生其它的附加功能,真正体现集成的优越性。

(2)集成性

集成的最大优点是使投资控制和合同管理系统可以共享数据,避免投资数据和合同数据分离, 避免相关数据两次输入,避免形成信息孤岛、数据重复、数据不一致、数据不完全等问题。

(3)扩展性

集成系统应是开放和可扩展的,该阶段的集成不光考虑投资控制与合同管理信息系统的集成, 而且需要考虑到将来与进度控制、质量控制的集成。集成的数据模型须具有较强的结构性,实体定义清晰。

(4)模块化

投资控制与合同管理系统既能集成使用,又能独立使用,并且在每个子系统中根据功能分解成模块,满足软件工程的要求。

(5)分布性

大型工程项目的参与方在不同地点参与项目的建设工作, 因而网络和分布式数据库的应用将会发挥出重大效应,使得项目各方可不受时间、地点的约束,从而顺利、快速和有效地完成项目管理任务。

3.2 系统编码集成

投资控制与合同管理信息系统的集成主要在于编码的集成。最新的研究表明,按项目部位分解的投资结构具有很好的敏感度,按工种工程分解的投资结构离散度比较高,起不到控制效果。在大型工程项目中,投资控制编码与合同管理编码一般是两套独立的编码,如何建立两套编码的关系是集成的关键。如期望以一套编码来集成投资控制和合同管理系统,将会产生技术、功能和系统灵活性问题,并从大型工程项目控制的角度出发,这也是不现实的。最好的解决办法不是提出一套集成的编码,而是建立投资编码与合同编码之间的结构关系,即编码对照表。需要说明的是, 为了更有效地集成和提高数据共享能力,建议在项目分解结构上建立投资分解结构和合同结构, 这样投资分解结构与合同结构既有共同的项目结构,又具有编码结构关系。当然合同结构可以不依附项目结构,可以是一个独立的结构。编码结构与项目结构如图 1所示。

3.3 系统数据集成模型

投资控制和合同管理功能需求和数据定义的结果是数据集成模型,而该模型若具有全面性、集成性、扩展性、模块化和分布性的特点,则首先必须是概念意义上的集成模型,某一工程项目的应用可在此基础上继续细化和扩展。系统数据集成模型如图 2所示。

3.3 集成应用系统开发工具

建立了数据模型工具,接着的工作便是开发集成的应用系统。开发工具的选择恰当,能起到事半功倍的效果,因此选择合适的工具很重要。笔者在某一大型工程项目投资控制和合同管理信息系统开发实践中对此深有体会。经过广泛的调查和实践使用经验,笔者选择了客户 /服务器

(Client/Server)结构,后端数据库采用 Oracle ,前端采用 Develop2000. 大型工程项目中的投资控制和合同管理需处理的数据量大,并且也非常重要,对数据库管理系统的稳定性和运行性能要求都比较高, 而优秀的 Oracle 数据库管理系统正能满足此要求。集成系统的开发过程是一个周而复始的循环上升过程,前端工具应具有较强的原型开发能力、开发周期短和便于代码、模块

修改等特点。 Develop2000基于第四代编程语言,只需少量代码便可完成系统预定功能和目标, 并且其总体结构与数据库结构相对应。当数据模型建立后,在较短时间内就能完成前端代码和用户界面的开发。

由于信息技术的高速发展,在选择开发工具时必须考虑到该工具供应商产品的方案架构、发展方向以及升级方式。笔者参与开发的集成系统目前是基于客户 /服务器,在项目公司内部局域网使用, 外部项目参与单位通过 ISDN 或电话线 Modem 方式登录局域网, 共享数据库中的项目信息。三级结构和基于 Web 的应用是项目管理信息系统发展的方向, Oracle 对三级结构和基于 Web 的应用有一套相应的解决方案,现有程序经少量修改或无加修改即可完成技术升级。

4 、总结

现国际项目管理界许多学者和组织从事于项目管理信息系统或数据模型集成方面的研究, 万物分久必合,合久必分,由于当时技术和管理能力的局限,迫使建筑业分离出较多的专业,在一定程度上促进了各专业的发展,但也给工程项目建设带来不可估量的困难。随着信息技术和通讯技术的高速发展和广泛应用,给建筑业带来了新的生机、活力和机遇。挖掘信息和通讯技术的潜能, 结合大型工程项目的特点和需求,信息集成已成为计算机技术在建筑业管理中的应用主流。希望中国的建筑行业抓住机遇,致力于行业内或跨行业的数据集成模型研究,为项目建设和整个建筑业增值。

[参考文献 ]:

[1]Dplcc项目管理手册。 1997

[2]Dplcc技术手册。 1997

[3]长江口深水航道治理工程项目管理信息系统用户手册。 1999

[4]ThomasFroese, CoreProcessModelsAndApplicationAreasinConstructionAugust1995

[5]ThomasFroses, ProjectModelinginConstruction.June , 1996

[6]MattiHannus, InternetinConstructionProjectsandResearch , 1997

(彭勇)

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