范文一：如何写好公文

如何写好公文

公文的概念

在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、 明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查

阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。用材料要能说明问题，做到材料与观点一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复 修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。只要认真，有耐心，写公文也不难的！

范文二：如何写好公文

如何写好公文

--公文写作基础知识

秘书科 王庆芝

一、公文的定义和分类

,一,定义

公文～是公务活动中所形成和使用的文字材料～是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者～是机关实施管理的基本手段和重要工具～发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。

公文贯穿机关管理工作的始终～向上级请示汇报工作～向下级安排部署工作～向社会公众告知某一决定～都离不开公文。因此～公文写作与我们每一个机关工作人员都息息相关～具备较强的公文写作能力～是每一个机关工作人员的基本素质要求。

,二,分类

1、按照行文方向划分:上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前～必须弄清楚行文方向～才能确定文种、内容、措辞等。

2、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时～必须要按照该公文的秘密等级来处理～涉密的～不能泄密。

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3、按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。

4、按照颁发程序的规范程度和行政约束力的强弱划分:规范性公文和非规范性公文。

规范性公文有13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

二、公文写作的共性要求

公文写作的共性要求有两点:一是确定文种～二是规范写作。

(一,确定文种

确定文种是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前～要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用～是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象～确定采取哪个文种。

一般说来:

1、对重要事项或者重大行动做出安排～奖惩有关单位及人员～变更或者撤消下级机关不适当的决定事项～选用《决定》文种。比如每年初的全县经济工作会议上～县委、县政府都要出台一个《关于表彰经济工作先进单位先进个人的决定》～这就是个奖惩决定。

2、向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定～选用《公告》文种。比如～要在县城取缔三轮车～这涉及到广大三轮

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车从业人员的切身利益～我们就要事先以各种方式发出公告～告知社会各界。

3、要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项～适宜采用《通告》文种。比如停水停电。

4、我们要将上级的文件批转给下级执行～或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时～一般印发《通知》。如《济宁市政府办公室关于做好2011年度山东政报宣传发行工作的通知》。

5、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时～选用《报告》文种。如人代会上所作的政府工作报告～或迎接上级某项工作检查时的情况汇报等。

6、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题～选用《请示》。如《泗水县国土资源局关于请求帮助解决地质灾害防治经费的请示》。

7、答复下级机关的请求事项～用《批复》。这个文种是上级机关为对应下级机关上报的《请示》而设的～没有《请示》就没有《批复》。如《济宁市政府关于第XX批次建设用地的批复》。

8、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法～一般选用《意见》。如《泗水县委泗水县人民政府关于加强产学研合作提高自主创新能力的实施意见》。

9、不相隶属的机关之间～也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间～商洽问题、询问或答复问题～一般用《函》。比如泗水县与康师傅集团、与市财政、审计、国土等市政府部门商洽问题或赴某兄弟县市区考察学习往来的函件。

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10、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神～选用《会议纪要》。如县政府常务会议纪要、县长办公会会议纪要等。

11、上级把有关的人和事告知下级～一般用《通报》。通报的运用范围很广～各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事～批评错误和歪风邪气～通报应引以为戒的恶性事故～传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验～吸取教训～教育干部、职工群众～推动工作的进一步开展。按内容性质把通报分为三类:表彰性通报、批评性通报和情况通报。

12、《议案》是由具有法定提案权的国家机关、会议常设或临时设立的机构和组织～以及一定数量的个人～向权利机构提出进行审议并作出决定的议事原案。

13、还有一种《命令》文种～主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章,如主席令、国务院令,～宣布施行重大强制性行政措施,如通缉令,。这些法规、规章的制定要省级以上的国家机关才能制定和通过～因此在市、县两级一般不涉及到命令文种。

以上讲的是一般原则～具体采用哪类文种～要根据具体情况来确定。

,二,规范写作

公文写作要努力做到“七个规范”:主题规范、使用材料规范～文章格式规范、文字表述规范、标点符号使用规范、数字和计量单位使用规范、印制规范。

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1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题～公文也不例外。公文主题的提炼标准～就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事～一个主题～主题鲜明突出。主张什么～反对什么～要鲜明直接～不能含糊～不能让人产生歧义。

2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型～新鲜有力。

所谓真实～就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时～所列举的现象～不是假的、人为编造的～也不是偶然现象和个别现象。

所谓典型～就是既是个性特征～又是共性特征。

新鲜有力～就是我们所列举的、分析的问题～提出的办法～必须是符合当前实际的～必须是有说服力的。不能在讲今年的工作时～还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法～因为事物总是在发展变化～如果总是一成不变、不思进取～不思考、不调研～是没法写好公文的。

3、文章格式规范。公文普遍的结构格式是:公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。

?标题:公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。

例如:县国土局要向市国土局写一个请求帮助解决地质灾害防治经费的请示～标题就是“泗水县国土资源局关于请求帮助解决地质灾害防治经费的请示”。

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?主送机关的写法:一是只写受文机关的名称～不写领导个人名字,领导特别要求的除外,,二是只能写一个主送机关～其他需要送达的受文机关采取抄送方式,三是用统称或者规范的简称～不能随意写～如市政府、市人民政府都是规范的简称～但不能写成市府,四是行文关系～只能逐级行文～一般不能越级行文,如要上报省政府的文件～一般只能市政府转报,～某些经费请示属特殊情况。

?正文的写法:正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后～先写一段或几句导语～说明写这篇公文的原因、根据或者目的～导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序～说理简洁准确并力求深刻～用语符合规范。

?结尾:正文写完后～一般要写几句号召的话,一般针对下行文,～或者表决心、态度的话,上行文,。《请示》用“当否～请批示,《意见》用“以上意见若无不妥～建议批转各地各部门执行”,《通知》和《报告》可以不要结尾～说完就落款结束,讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语,汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的语句。

4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂～体现字面意义而非联想意义～讲求陈述性、写实性～而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主～据事说理～言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品～需要大肆铺展、渲染～大量的想象～细致的描写～这恰恰是写公文所忌讳的。比如:同是写一个夜晚发生

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的一件事。武侠小说写“月黑风高夜～燕子李三一个鹞子翻身越窗而入～手起刀落～一剑封吼～杀死了仇家,而公文只写某年某月某日～李三杀死了仇家。

5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号～该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。转发上级或下级文件时～标题一般不用标点符号,有书名号的～取消书名号,,此外～标题中不要过多出现“通知”两个字～比如省、市层层转发国务院一个文件的通知到县级～可直接说转发国务院***文件的通知。

6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一～不能一时用大写～一时用小写。

7、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格～紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。

其中～尤其要注意公文的行文层次序数的写法及排版:

一个正式的文件材料～除总标题外一般有四个层次。总标题用二号文星标宋字体,也有的用华文中宋,。第一个层次～是大标题～一般用三号黑体～写成一、二、三,第二个层次是小标题～用,一,、,二,、,三,来表示～三号楷体,第三个层次用阿拉百数字表示～即1.2.3.～可以三号仿宋加粗以醒目,第四个层次用,1,、,2,、,3,表示。

三、几种常用公文的写作

,一,常用规范性公文

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1、请示:是下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题～不属于本机关全县审批范围的事项～需要上级机关审批、解决或帮助解决的重点事项～以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的文种。如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题～比如资金、政策等～需要上级帮助解决～就得写成请示。

写请示要注意几个问题:

一是只能一事一请～不能在一个请示里夹带多个请示事项～要资金就只写要资金的请示～需要某个政策性决定的～就写成单一的请示。

二是一请一报～一个请示只能报一个主送机关～不能多头报送。

三是一般不越级请示～但特殊情况除外,如经费请示,～在实践中本着解决问题的原则～不僵化、不教条。四是要简短精炼～简洁明了地讲明原因、困难～对请求事项要明确～要多少钱～要什么政策～至于人家怎么批是人家的事～还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面。

2、报告:报告是典型的上行公文～是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是阅知性～不是批复、答复性～看的人可以签署意见～也可以不签署意见或表态。

?分类:

一是工作报告～是按照上级机关要求做作的报告～如政府工作报告,

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二是情况报告～即在工作中遇到了问题～或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况,贯彻落实会议精神的报告,,

三是回复性报告～回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作,

四是备案报告。

?写法:

一是要有导语。说明依据什么写这个报告～或者为什么要写这个报告。

二是总体结构。一般是:工作情况+主要做法+效果经验+存在问题+今后措施。这是常规格式～具体中有变化。如人大视察**法的实施情况～就可以先写成效～再写问题～最后写建议～只用三个部分完成。回复报告的写法比较直接～上级问什么问题～我们就答什么问题～一条一条的答。

三是结尾。一般结尾用“特此报告”。切忌报告中夹带请示事项。

3、意见:分为上行意见、平行意见、下行意见三种～上行意见一般上级要做出处理或者答复～平行意见则一般提供给对方参考～对方可以不执行～下行意见则具有指示性～下级应该遵照执行。意见的写法也不是固定不变的～但一般应该包括几个方面的内容:指导思想和原则、目标意义、方法步骤、工作要求等。

4、通知:通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等～都需要印发通知。通知以

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红头文件和白头文件印发都行。属下行文～要下级机关,或受文对象,明确做什么、怎么做～要具有操作性。例如写一个会议通知～开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等～要一、二、三逐一说清楚～让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。

,二,常用非规范性公文

常用非规范性公文有讲话稿、汇报材料、礼仪讲话、工作计划、工作总结等～下面分别作简单介绍。

1、讲话稿:主要有工作报告,政府工作报告,、会议讲话,报告,、汇报材料、传达提纲、述职报告等。

标题的写法:由主标题、副标题构成～主标题是报告内容的精炼、概括～副标题写报告人、报告时间。比如《解放思想、团结奋进～夺取改革开放和现代化建设的新胜利》～是主标题～副标题是**省长*年*月在**会议上的报告则是副标题,还有一种常用的标题～就是讲话人，会议名称+文种构成。如《**县长在全县人口与计划生育工作会议上的讲话》～简洁明了。

主体内容和基本要求:上年,上一阶段,工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务、措施。要分析形势～统一思想～安排工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写的好的讲话～还需要生动、富于感情。

工作报告比较正规～用语庄重～一般不用口语化语言～一般不举例子～但工作做的怎么样～要用详实的数据说话～一般不允许脱稿

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临场发挥。会议讲话就相反～用语要力求生动～可以较多的使用口语化语言～体现个人风格～可以临场脱稿发挥。

要具备的基本条件:

一是全面、深入了解工作情况～包括困难问题、经验教训～才能做到落笔真实、全面、客观,

二是要了解有关政策～特别是新机遇新政策～有什么好的新的政策～有什么限制因素和政策～拟订措施才能够有针对性～体现时代性,

三是高度要站够。如果是代县长拟讲话稿～就要站在县长的角度思考问题～该讲什么～该怎样讲～都有讲究。

,、汇报材料和传达提纲:要简明扼要～条理清晰～实事求是。

汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据～事例要有说服力。一般根据工作情况来安排框架～但上级有明确要求内容的～一般按上级要求逐一汇报。

传达提纲的写作要点:

一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言～要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西,

二是要有侧重～要将本地区本部门急待落实的方面作为传达重点,

三是贯彻落实措施也要紧密结合本地本部门实际。

？、礼仪讲话:欢迎词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等。其特点:一是简短精炼,二是富有感情～三是力求文采。

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欢迎词、祝酒词要热情洋溢～悼词要沉痛沉重,欢迎词除在开篇表示欢迎外～要简要介绍本地的风土人情、经济社会概貌～要展望今后的合作与情谊～最后要有祝愿的话。

4、工作计划类:是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件～明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性～必须具备目标、措施、步骤三要素。

5、工作总结类:

?分类:综合性总结,单位工作总结,、专题性总结,专项工作总结,、个人总结,学习、思想、工作,。

? 写作关键和重点:其特点是实践性、经验性、自述性、理论性。一般包括本年度,半年,基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划。

四、公文处理中几个需要注意的问题

,一,联合行文的问题

1、行政机关联合行文～主办机关排列在前～原则上文头、文号都用主办机关的～落款时几家单位都要落款并盖印,上行文可只盖主办机关的印,。如:卫生局、工商局、食品药品监督管理局要联合下发一个食品卫生安全方面的文件～这项工作卫生局是牵头单位～文件头和发文字号都用卫生局的。

2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文～按照党、政、军、群的顺序排列。

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3、会签～由主办单位首先签署意见～协办单位依次会签～一般不用复印件会签。

,二,部门和内设机构行文问题

政府各部门,包括议事协调机构,～除以函的形式商洽工作、答复询问外～一般不得向下级政府正式行文～如确需行文～有几种处理方式:

一是经县委、县政府领导同意～由县委办公室和县政府办公室--“两办”发文,

二是部门自行行文～可以用《通知》等文种～但必须在正文前冠上“经县政府同意”这句话,

三是有关议事工作机构,各种领导小组、工作委员会,要向乡镇或部门行文～一般不能以办公室名义印发。

,三,数字和数值范围规范表述的问题

1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”～3/4不应写为“四分之三”。

2、数值范围表述:数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较～百分比不可能大于1～只能小于或等于1。如表述“3%--8%”～不能写成“3—8%”～不能省略3后的百分号,用分数和整数表述数字范围时～也同理不能省略第一个数字后的单位～5万-10万人不能写成5-10万人。

3、表述时间时段～一般不要表述为去年、今年、明年等～应表述出具体的年份～如2007年、2008年。

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,四,规范用字用词的问题

在公文写作中～有许多字、词长期被混用～造成不统一、不规范的问题～要加强甄别和规范。如截止,到现在告一段落,和截至,事情还在继续发展,的使用,制定与制订的准确使用～制订突出拟订、草拟、创制～对象多为方案、计划等～注重的是过程～制定突出确定下来、正式实施～多指路线、方针、政策、法令、规章等～注重的是结果,做出与作出～前为口语～强调具体的事～后者多为书面语,急待和亟待～前者指时间上的紧迫性～后者表示意义上的紧迫性～表明问题已经严重到了极点。

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范文三：如何写好公文

增强公文写作的逻辑性

公文写作要注重逻辑性, 逻辑顺畅时公文温润如玉, 行 文如行云流水;逻辑混乱则公文杂乱无章,行文如一盘散 沙。如何避免逻辑混乱,主要需要把握好以下几个方面。 把握好写作思路的逻辑性

在公文写作思路中有这样一个基本套路:是什么 —— 为 什么 —— 怎么样 —— 怎么办。这四者在内容上分别体现为 现状或者问题,原因,成果,措施或者要求。

不同公文, 有不同内容要求, 其具体结构自然有所侧重。 我们来看看在公文写作中常见的三种组合。

“ 为什么(是什么) —— 怎么办 ” 组合

这是一种极为经典的组合, 多见于通知等文体中。 这种 组合一般为两个部分:第一部分说 “ 为什么 ” (是什么) ,说 明事情的原因(现状) 。第二部分提出 “ 怎么办 ” , 解决问题 的办法或者要求。

比如某县布置撰写 《关于做好 XX 年下半年非领导职务 晋升申报工作的通知》 :

首先,第一部分要写根据《公务员法》 《党政领导干部

选拔任用工作条例》和县委有关要求,结合实际情况,决 定在全县各实施、参照公务员法管理单位,开展乡科级非 领导职务晋升的申报工作。把原因说明得很清楚。

然后,接下来第二部分就是 “ 怎么办 ” 的内容,分别从三 个方面强调,如,认真做好职数核对、严格落实选拔任用 程序、按照规定进行材料申报。

“ 是什么 —— 为什么 —— 怎么办 ” 组合

这是典型的三段论模式, 在公文中也是比较泛用的一种 模式,其中出现在调研报告中最多。这种内容结构,第一 段写 “ 是什么 ” ,现状分析;第二段写 “ 为什么 ” ,是什么原 因导致这种情况出现;第三段写 “ 怎么办 ” ,提出解决问题 的方法。

比如撰写调研报告《 XX 地区组织部门 “ 双微平台 ” 体系 的探索》 :

第一部分介绍 “XX 地区民情 V 圈 ” 微信平台和 “XX 先 锋 ” 官方微博运行的现状情况存在认知度缺乏、 有效听众不 足等问题;第二部分从具体功能尚不完善、互动性不足、 缺乏有效运行机制三个方面分析原因;第三部分提出解决 问题的方法。如,政务微信服务便民化、官方微博管理职 业化、微信、微博建设一体化。

“ 为什么(怎么办) —— 怎么样 ” 组合

这种组合逻辑体现在整个公文的两个部分, 也可以体现 为同一文段的两个部分,多用于工作总结。前一部分是叙 述原因或做法,后一部分是叙述成效(或两者替换位置) 。 如关于《 XX 地区 2014年度人才工作总结》的写作,就 可以按照这样的逻辑来写,主要内容有以下几点:

健全体制机制, 增强党管人才工作合力; 突出工作重点, 做好高层次人才队伍建设;抓好统筹协调,全面推进各类 人才队伍建设; 落实政策保障, 进一步优化人才发展环境; 加大工作力度,完成各项大学生村官工作任务。

从该总结的五个段首句可以清晰看出,前半句是说 “ 做 法 ” ,后半句是说 “ 成果 ” ,而其内容也是这样写的,从中体 现出一种鲜明逻辑关系。

把握好行文结构的逻辑性

结构的逻辑性主要是体现在段落排列上, 通过安排文章 段落,使之体现出一种严密、合乎逻辑的行文过程。一般 有三种:

一是时间、空间顺序

该顺序在内容排列上, 旨在按照时间的先后次序或者空 间的顺序进行行文布置,体现工作具体进展过程。以《关 于开展 “ 三严三实 ” 专题教育打造 “ 忠诚干净担当 ” 干部队伍

的实施方案》为例,主体部分如下:

(一)书记带头讲 “ 三严三实 ” 专题党课。

(二)开展 “ 三严三实 ” 专题学习研讨。

(三)深化 “ 四风 ” 整治。

(四)建立健全长效机制。

从这份公文主体内容看,它的逻辑顺序是非常清晰的, 首先书记讲党课,在这个基础上开展专题学习研讨,然后 进行深化 “ 四风 ” 整治,最后建立健全长效机制。如果将其 行文顺序稍微变动一下,就明显不符合逻辑了。

二是重要程度顺序

该顺序排列上, 应当关注内容的轻重缓急, 把最重要的 内容放在第一部分,按照重要程度降序排列。

比如一篇《在人才交流会上的讲话》 ,第一部分是各类 人才是 XX 地区发展的宝贵财富;第二部分是各类人才应 成为 XX 地区干部的座上贵宾;第三部分是各类人才要成 为推动 XX 地区发展的骨干。

显然, 该讲话稿主要就是为了说明这些人才对本地区发 展的重要性,自然应当放在第一部分位置直接阐述,后面 的内容围绕这个中心展开分别对本地干部和各类人才提出

要求也就顺理成章了。

三是类别顺序

该顺序在排列上, 应当将不同类别内容分门别类, 按照 “ 合并同类项 ” 思路,把同种类型内容放在同一段。 以《关于认真做好基层党建有关工作的通知》为例,其 中主要任务可分三项内容:开展发展党员工作情况自查; 开展党员参教信教问题整改行动;开展村党组织落实党建 工作任务情况检查。 这三项内容, 显然是经过 “ 合并同类项 ” 后排列的并列结构。

综上所述, 在公文写作过程中, 必须具有清晰的逻辑思 维避免逻辑混乱,增强逻辑性才能使公文更加准确规范。

范文四：如何写好公文

如何写好公文

同志们,大家上午好!

其实大家对写作并不陌生,从小学开始就有接触,而且还 是一个主要学科。但随着年龄的增长、学识的增加,可能大家 都有这样一个感觉:越来越不会写、越来越不愿写、越来越不 敢写,尤其对“公文” ,这种感觉更加强烈。我想这里面的原 因有很多,但对我们公文写作来说,不外乎有这么三种情绪:一个是对公文的要求不清,无从下手。第二个是掌握的材料不 多,难从下手。第三个写作的激情不高,不愿下手。下面我从 两个方面和大家交流一下体会。

一、拟写公文的要求

公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处 理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越 重要的作用,公文的写作也正在从旧模式中解放出来,逐步走 向科学化、规范化、制度化。所谓公文,它就是公务文书的简 称,是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制 作的书面材料。公文的种类主要包括:命令、议案、决定、公 告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 但对我们来说,接触最多的还是通知、请示、会议纪要、工作 计划要点、函、调研报告、工作总结、讲话稿等等。

公文写作有自身的特定格式,下面我就介绍一下几种常见 公文的格式:

(一)通知的起草

通知是一种下行文,是要求下级机关或部属办理、执行 或服从安排的一个文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、 执行或周知的事项。

1、标题:制发机关+事由+通知。

2、正文:有两部分组成,一是通知前言:即制发通知的 理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。二是通知主体:写出 通知事项,分条列项,条目分明。

3、结尾:有两种写法:一是意尽言止,不单写结束语; 二是在前言和主体之间, 如未用 “特作如下通知” 作为过渡语, 结尾可用“特此通知”结尾。

拟定通知时, 不要 啰 嗦, 只要说明通知的事项和要求即可。 (二)请示的起草

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期 复性公文。

1、标题:制发机关名称+事由+请示。

2、正文:主要有两部分:一是请示的原因:陈述情况, 阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下” 。 二是请示的事项:写明请示要求,如请求物资要写明品名、规 格、数量,请求资金要写明金额等等。

3、结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示” 。 “特 此请示,请予批准” , “以上请求,请予审批” , “以上请示,请 予批复” , “以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。

注意事项:一文一事,一个主送机关,逐级请示。

请示类公文写作规范:

请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、 内容和写法要求如下:

1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。请示 的标题一般有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和 文种构成。如《无锡市人民政府关于举办第四届中国大学生服 务外包创新创业大赛的请示》 ;另一种是事由和文种构成,如 《关于开展春节期间走访外资企业的请示》 。请示的主送机关 是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送 机关,不能多头请示。

2、正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 开头主要交代请示的缘由。主体主要说明请求事项。另外请示 事项要写的具体、明确、条项清楚,以便上级机关给予明确批 复。结语应另起段,习惯用语一般有“当否,请批示” , “妥否, 请批复” , “以上请示,请予审批”或“以上请示如无不妥,请 批转各地区、各部门研究执行”等。

3、落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题 写明发文机关的,这里可不再署名,但需加盖单位公章,成文 时间 **年 *月 *日。

撰写请示应注意的问题。请示的写作首先要和“报告”文 种相区别。在这个前提下,一要遵守“一文一事”的原则,主 旨鲜明集中。二要做到材料真实,不要为了让上级领导批准而 虚构情况, 也不要因为没能认真调查而片面地摆情况, 提问题;

三要理由要充分,请示事项要明确、具体;四要语气要平实, 恳切,以期引起上级的重视,既不能出言生硬,也不要低声下 气,客客套套。

(三)会议纪要的起草

会议纪如果依据会议记录和会议文件以及其他有关材料 加工整理而成的,会议纪要是反映会议基本状况和精神的纪实 性公文,是会议议定事项和重要精神,并要求有关单位执行的 一种文体。

1、会议纪要格式。会议纪要通常由标题、正文、主送、 抄送单位构成。 标题有两种情况:一是会议名称加纪要, 如 《全 市外商投资企业座谈会纪要》 。二是召开会议的机关加内容加 纪要,如《市商务局关于稳定外贸增长会议纪要》 。 会议纪要 正文一般由两部分组成:一是会议概况。主要包括会议时间、 地点、名称、主持人、与会人员、基本议程。二是会议精神和 议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括 会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会 议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今 后工作的意见、措施和要求。

2、会议纪要的三种写法。依据会议性质、规模、议题等 不同,大致可以有以下几种写法:一是集中概述法。这种写法 是把会议的基本状况, 讨论研究的主要问题, 与会人员的认识、 议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等) ,用 概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召 开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,

容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。二是分项叙述法。召开大 中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即 把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标 题, 分项来写。 这种写法侧重于横向分析阐述, 内容相对全面, 问题也说得比较细,经常包括对目标、意义、现状的剖析,以 及目的、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于须要基 层全面领悟、深入贯彻的会议。三是发言提要法。这种写法是 把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点 和精神本质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说 明。这种写法能比较如实地反应与会人员的意见。某些根据上 级机关布署,须要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采取 这种写法。

3、会议纪要的特点。一是内容的纪实性。会议纪要如实 地反应会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为 的拔高、深化和填平补齐。否则,就会失去其内容的客观真实 性,违反纪实的要求。二是表达的要点性。会议纪要如果依据 会议状况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成 果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果,而不是叙 述会议的过程,切忌记流水帐。三是称谓的特别性。会议纪要 一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集 体意志和意向,常以“会议”作为表述主体, “会议认为” 、 “会 议指出” 、 “会议决定” 、 “会议要求” 、 “会议号召”等就是称谓 特别性的表现,

4、会议纪要与会议记录的差异 会议纪要有别于会议记

录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发 言的实录, 属事务文书。 会议纪要只记要点, 是法定行政公文。 第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只 作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求 贯彻执行。

(四)函的起草

函是不相隶属机关之间相互接洽工作、询问和答复问题, 或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公 文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方 向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的 机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用 的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互接洽工作、询 问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上 级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询 问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如 要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

函的特点:一是具有沟通性。函对于不相隶属机关之间相 互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文 种的功能,这是其他公文所不具备的特点。二是具有灵活性。 表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它 除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种 那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,除了国家高 级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他 一般函, 比较灵活自便, 也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以 不拟标题。三是具有单一性。函的主体内容应该具备单一性的 特点,一份函只宜写一件事项。

函的分类,主要有三种:一是按性质分,可以分为公函和 便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用 于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格 式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署 上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。二是按发文目的 分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项 所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。三是从内容和 用途上,还可以分为接洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函, 邀请函、请示答复事宜函, 转办函,催办函, 报送材料函等等。 函的结构、内容和写法:由于函的类别较多,从制作格式 到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结 构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各 部分的格式、 内容和写法要求如下:一是首部。 主要包括标题、 主送机关两个项目内容。 二是正文。 其结构一般由开头、 主体、 结尾、结语等部分组成。三是结尾。一般用礼貌性语言向对方 提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函, 或请对方提出意见或请主管部门批准等。四是结语。通常应根 据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如 “特此函询” 、 “请即复函” 、 “特此函告” 、 “特此函复”等。有 的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使 用“此致” 、 “敬礼” 。五是结尾落款。一般包括署名和成文时

间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日, 并加盖公章。

撰写函件应注意的问题:一是函的写作,首先要注意行文 简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的 行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也 不必逢迎恭维、 曲意客套。 至于复函, 则要注意行文的针对性, 答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应 该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证 公务等活动的正常进行。

(五)报告的起草

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建 议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

1、标题:制发机关+事由+报告。

2、正文:一是事由:直陈其事,把情况及前因、后果写 清楚。二是事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的 意见、 建议或应注意的问题。 三是结尾:可写 “特此报告” 、 “专 此报告” ,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥, 请批转各地、各部门执行” ,或“以上报告,请指示”等语。 注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针 对性。

(六)工作计划和意见的起草

工作计划就是对即将开展的工作的设想和安排,如提出任 务、指标、完成时间和步骤方法等。计划的种类较多。按内容 分,有全面的综合性计划,有单项计划等。按覆盖的范围分,

有国家的、地区的、系统的、部门的、单位的、个人的计划等。 按针对的时间分,有多年性的,一般又称为规划;有近期的, 如年度、季度、月份的计划等。按计划的详细程度分,有计划 要点、简要计划和详细计划。

工作计划一般有三种格式:条文式(一般详细的计划多采 用条文形式) 、表格式(简单的计划多采用表格形式) 、文件式 (时限长的计划多采用文件形式) ,大体有三个部分组成:标 题、正文、结尾。

1、标题:标题的内容一般包括计划单位的名称、计划时 限、计划内容摘要、计划名称等四个方面。一般有以下三种写 法:一种是四种成分完整的标题,如《商务局 2013年工作计 划要点》 。 其中 “商务局” 是计划单位, “ 2013年” 是计划时限, “工作计划”是计划内容摘要, “要点”是计划名称。二是省 略计划时限的标题,如《广东省××公司销售部销售工作计 划》 。三是公文式标题,如《江苏省关于二 〇 一三年农村工作 的部署》 。计划单位名称,要用规范的称呼,计划时限要具体 写明,一般时限不明显的,可以省略,计划内容要标明计划所 针对的问题,计划名称要根据计划的实际,确切地使用名称。 如所订计划还需要讨论定稿或经上级批准,就应该在标题的后 面或下方用括号加注“草案” 、 “初稿”或“讨论稿”字样。如 果是个人工作计划,则不必在标题中写上名字,而须在正文右 下方的日期之上具名。

2、正文:除写清指导思想外,大体上应包含以下三方面 的事项:一是目标。这是计划的灵魂。计划就是为了完成一定

任务而制订的。目标是计划产生的导因,也是计划奋斗方向。 因此,计划应根据需要与可能,规定出在一定时间内所完成的 任务和应达到的要求。任务和要求应该具体明确,有的还要定 出数量、质量和时间要求。二是措施。要明确何时实现目标和 完成任务,就必须制定出相应的措施和办法,这是实现计划的 保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段,动 员哪些力量,创造什么条件,排除哪些困难等。总之,要根据 客观条件,统筹安排,将“怎么做”写得明确具体,切实可行。 三是步骤。 这是指执行计划的工作程序和时间安排。 每项任务, 在完成过程中都有阶段性,而每个阶段又有许多环节,它们之 间常常是互相交错的。 因此, 订计划必须胸有全局, 妥善安排, 哪些先干,哪些后干,应合理安排。而在实施当中,又有轻重 缓急之分, 哪是重点,哪是一般, 也应该明确。 在时间安排上, 要有总的时限,又要有每个阶段的时间要求,以及人力、物力 的安排。这样,使有关单位和人员知道在一定的时间内,一定 的条件下,把工作做到什么程度,以便争取主动,有条不紊地 协调进行。执行希望,需在正文的最后写出,为计划的结尾部 分。但是,这部分的内容,要看实际情况决定要不要。

3、落款:在正文结束的后下方,制订计划的日期 (如标题 没有写作者名称, 这里应一并注明 ) 。 此外, 如果计划有表格或 其他附件的,或需要抄报抄送某些单位的,应分别写明。 4、要求:一是工作计划不是写出来的,而是做出来的。 二是计划的内容远比形式来的重要。要拒绝华丽的词藻,欢迎 实实在在的内容。三是工作计划要求简明扼要、具体明确,用

词造句必须准确,不能含糊。 四是简单、清楚、可操作是工 作计划要达到的基本要求。

(七)公文的一些特殊要求

字号规格:公文标题居中排一行或数行。公文标题用 2号 宋体。正文用 3号仿宋。一般每页 22行,每行 28个字。用 A4纸打印。结构层次序数,第一层为“一” ;第二层为“㈠” ; 第三层为“⒈” ;第四层为“⑴” 。成文时间用汉字, “零”可 写为“○” ,右空 4个字。印章上不压正文,下压日期, “骑年 盖月” 。所谓骑年就是盖章的时候,要盖在年份的上面,章子 有 1/3是在年份下面,就好像骑上去了一样,而同时,章子要 把月份整个盖住, 这就是盖月, 主要是为了防止篡改公文日期。 二、拟写公文的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似, 但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同,拟写时 也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进 行 :

(一)明确发文主旨。 任何一份公文都是根据工作中的实 际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主 旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:一是文件的 中心内容是什么 ? 比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎 样 ? 存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项, 拟请上级机关答复或解决问题等。二是根据文件内容,准备采 用什么文种 ? 比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况 简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还

是一个带规定性质的通知等。三是明确文件发送范围和阅读对 象。 比如, 向上级汇报工作,还是向有关单位推广、 介绍经验, 是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。四 是明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对 方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、 征求意见等。总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪 些问题, 具体要达到什么目的, 只有对这些问题做到心中有数, 才能够落笔起草。

(二)收集有关资料,进行调查研究。 发文的目的和主题 明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研 究。当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都 要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般 来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨 之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂,还 要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作 计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往 往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。怎样为拟 写公文搜集材料和进行调查研究呢 ? 一是收集和阅读有关的文 字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如,要草拟本部门的 年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以 及参考有关同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形 势 , 今年的中心任务上级要求等。总之,收集材料及调查研究, 是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题 的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

(三)拟出提纲,安排结构。 在收集材料的基础上,草拟 出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的 主要框架勾画出来, 以便正式动笔之前, 对全篇做到通盘安排、 胸有成竹, 使写作进展顺利, 尽量避免半途返工。 提纲的详略, 可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而 定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什 么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。篇幅较长、 比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共 分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题 目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很 多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导 审阅的提纲除外。拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的 基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提 纲日益完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写 作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

(四)落笔起草、拟写正文。 结构安排好后,要按照要求 所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点 : 一要观点鲜明,用材得当。也就是说要用观点来统帅材料,使 材料来为观点服务。用材料要能说明问题,做到材料与观点一 致。 在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模 棱两可、词不达意, 似是而非。 如果观点不明, 令人不知所云。 有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、 缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使 人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是情况汇

报、工作汇报介绍。二要语句简练,交代清楚。拟写文件既要 尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清 楚明了。

(五)反复检查,认真修改。 初稿写出后,要认真进行修 改。写文章,需要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复修 改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才 能通过。只要认真,有耐心,写公文也是不难的!

范文五：如何写好公文

三、撰稿注意双层思维

所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做，往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单，授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样会经常出现与领导要求不符的情况。如果所有的精力时间都用上，也难得一次就通过。再着说，精力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成，效果也会很好。

(一)设计好文章结构

围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。一个写作任务下来，撰写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就作战术考虑，马上钻到具体材料的遣词造句的技术工作中去。文件起草，首先是从宏观上考虑，如同盖房子先要有设计，有骨架一样，如果设计结构不行，只是在粉刷装修上下功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌下来。报告起草常常见的大返工，往往出在内容及主体结构上。所以，撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇布局。

结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字:不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求有四:一是纲目清楚，思路贯通;二是层次清晰，段落完整;三是衔接紧密，符合逻辑;四是开头明快，结尾有力。

安排结构要考虑到以下四点:第一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。

尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式:一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构:一、二、三、四，平排开来。三是纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结，前半部分按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向排列开来，此种写法就是“前纵后横”。

通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的联系，而主次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种:一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会，重要公文、尤其是多人参与写作的公文，诸如大型会议上的领导同志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公文。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的公文多采取这种办法。

(二)雕琢好文章品质

文章在写作过程中，要在“精于战略”的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说:“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，可见修改文章在写作中非常重要。

,、深入发掘主题。修改的重点是十六个字:深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。第二，改动材料。累赘的，要删剪;不足的，要增补;过细的要浓缩;观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉;二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份;三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。

修改有基本方法:一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是保守残缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。

,、认真搞好修辞。公文修辞的基本要求是四个字:简(不罗嗦)，切(不空泛)，明(鲜明)，尽(无遗漏)。换句话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。修辞主要有两种方式:一个是消极修辞，一个是积极修辞。公

文写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，而公文写作主要是采用逻辑思维方式，因而公文写作消极修辞是基本的，积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法，一是锤炼词语，二是选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式，使公文生动，增强感染力。如把引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”，把部门协作比作“大合唱”。采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双关语”要禁用。公文写作注意语言既要用准、用活，还要用响。一篇公文中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚至会收到意想不到的效果。如“东部大开放，西部大开发”，如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等。

使用公文语言，要注意词义概念的准确，口语与书面语的差别;要区分事物的不同分寸、大小、轻重，比如说一个村庄、企业不可讲“取得了巨大成就”，一个基层领导同志不可能“作了重要批示”;要注意感情色彩的不同，贺信、慰问信的语言格调就应该热烈，讣告、悼词和语言格调就应该深沉;要用好模糊与周密、全称与特称，在特别情况下，模糊语言往往是最准确、周密的语言，如“取得了一定成绩”、“尚有不小差距”之类，比用量化概念要准确、贴切得多;还要准确具体表述时间、数字，公文中的年、月、日，是不应简略的。

,、注重改良文风。要写好文章，必须注意文风。我们所提倡的文风，至少要有这样几条:一要实事求是，不搞虚假浮夸;二要言之有物，不摘华而不实，不搞无的放矢;三要逻辑严谨;四要鲜明生动;五要简洁朴实。当前文风中的突出问题是“假、大、空、瘪、长”，其中长最多见的，可以说是久治不逾的顽症。文章不可长，否则，重要的东西就被淹没了，冲淡了。什么时候你总觉着自己写的文章太长了，那就说明你写文章就有了进步。一定要爱惜笔墨，多写一些短而好的文章，切切不可低估了读者的理解水平，切切不可害怕人家看不懂而反来复去地说。使文章简练的最好的办法有两条:一是使主题集中，一文一事;二是除靴去帽，开门见山，择其要者简述之。

四、努力深化公文主题

公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。

(一)公文深化主题的重点

,、深化领导意图。公文的主题是制发主体行为意志的体现，承载着领导集团(班子)旨意的传达。剖析并表现领导意图对表达行文目的有积极作用。领导意图最初表现的形式的比较复杂的。有的十分明确，有的仅是个倾向，有的比较零碎，个别情况下还有意见分歧的态势。因此，对其要进行提炼、深化处理，形成一个正确的领导集团(班子)的旨意。这个深化过程，一是补充完善。领导人的新思想刚刚产生时，由于认识和实践的局限，很难完全正确，这就要调动各种手段，综合运用多方面的知识，从实际出发，把它系统起来，成为完整、严谨、系统的领导思想。二是凝炼提高。要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺，再送入领导思想体系。三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势，按着这个趋势拓展思路，延伸思维。这种伸延不是随意的而是从工作需要出发，从客观事物的展变化的实际出发，有所突破和创新，使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。深化、完善领导思想意图，是一项富于开拓性的工作。要善于学习，培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。

,、对客观事物的再认识。公文主题是通过各种具体材料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度高低，对表现主题有很大影响。材料是客观事物现象反映的一种客观搜集。不同的材料，对客观事物的本质反映也不同。一般来说，材料所反映客观事物的本质及其内在联系、规律常常是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对材料要进行分析综合、概括抽象，注意向深处开掘，尽量挖掘出事物最本质的东西，对事物要着力探求其思想意义，要在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过程就是对主题的深化的处理。

,、政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括策略思想，一般通过会议或纲领性文件下发，贯彻到各级组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、具体政策。公文深化主题，必须紧紧把党和国家的路线、方针、政策与当地实际相结合，创造性地揭示在具体问题、具体事件上的意义，对具体事项上都有的现实、明确、具体的表现，把党和国家的政治意图明确在各项具体事物中表达出来。

(二)主题深化的方法

主题确立以后要讲究深度，即立意要高。务虚，就要把话说在点子上，一针见血;讲实，就要把怎么办说清楚，拿过来就能干，有操作性，切忌在半空里论过来、议过去，主题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底，有较高的政策水平，有较强的逻辑思维能力，能透过事物现象看到本质，加强对客观事物的深刻了解和理解，掌握、理解党的路线、方针、政策，材料积累丰富并能熟练地掌握写作技法。

,、敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。对客观事物中的问题要有敏锐的“触角”，能够有深厚的洞察力。在众多复杂的社会现象中发觉问题，并且敢于旗帜鲜明地表现自己的观点，阐发观点，一针见血地提出问题实质，发前人所未发，言前人所未言。提出的问题发人深思，超前意识强，具有强烈的思想性，将产生较深的社会效应。这种方法对深化主题有着强烈的震撼作用。

,、深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。主题的深化常常依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透过现象抓本质，由表及里揭示事物的内在联系，使主题在强有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法，把主题自然展开，在分析说明问题时，运用“是什么”、“不是什么”，“为什么这样”、“为什么不那样”，“为什么应该这样”、“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述，使内在的逻辑力将主题深化。

,、标本兼治提出措施，正确合理解决问题。根据事物的客观和主观条件，把握其主要矛盾，科学地提出对策，是深化主题必不可少的内容，表现着深化主题的目的性。公文是以行政目的为依据而发，最终是以是否解决问题来衡量其主题正确与否、主题深化与否。例如，一篇调查报告，一个工作意见、一个工作规划，从提出问题、分析问题到解决问题，就是主题的深化过程，也是思想升华的过程，并能深刻地揭示问题本质，是深化主题全过程的表现。

五、语言使用要得当

不同文种的语言特色是不同的:指挥性公文(如指示、意见、命令)的语言，应色彩庄重;知照性公文(如通报、公告)的语言，应通俗具体;报请性公文(如请示、邀请)的语言，应恭谨明确;法规性公文(如条例、条令)的语言，应简约规整;提要性公文(如会议纪要)的语言，应概括凝练。总之，语言使用要得当。

语言使用得当，关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气，有的是陈述语气，有的是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气相辅相成，不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法，而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力，产生良好的社会共呜效果。在起草机关公文时，必须针对特定的事因和对象，注意机关公文的语法语气。把握好公文的语法语气，可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵，有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力。同样，领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话意图，有利于实现领导者所要追求的目的。

(一)词法

公文写作，在遵守写作一般选词规律的同时，重点是掌握好下列修辞方法。

,、敬词。为了适应上行、平行文的意境需要，公文写作中应当注重敬词的使用。所谓敬词，即表示尊敬的词语。敬词多用于公文主文尾或开端，如“请”、“贵”、“遵照”、“呈”、“报请”、“谨呈”、“为荷”等。

,、雅语。公文要求在公文写作中尽可能使用雅语，不用俗语，这是公务活动的严肃性在公文中的体现。所谓雅语，即比较典雅的书面语。在雅语的具体运用上应注意，要用规范化的书面语不用口语，即是用雅语，有的典雅词语如“夫人”、“先生”之类，除因礼仪、引用等特殊需要，一般情况下不使用。一些文言词语虽然文字简明、含意深刻，但要酌情使用。

,、强调语。公文中的主张、意见、要求部分，常常大量用强调语作为每一部分的开始词。所谓强调语，即带有强调口气的词语，多是一些能愿动词，例如“要”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“不准”、“严禁”等。

,、进解。对前边使用了一个词，接着做出进一步的解释，这种解释的目的或是赋以新意，或是拓宽其含意。进解方法，在前词与后解之间或是使用“就是”，或用“即”，或用“也就是说”等。运用这种修辞方法，可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象，有利于防止歧义。

,、警语。公文写作中为了做到言简意赅、发人深省，当多使用一些警语。警语在公文中运用主要有三种:一是以格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街，人人喊打”等。

,、换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法。所谓换字，就是为了语言表达的准确、形象、明快，将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换。如“与其说他向前看，倒不如说他向‘钱’看”。可见换字可使语言很有说服力，铿锵有力，十分生动，形象逼真。

(二)句法

切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的，它不仅可以提高公文写作的时效性，而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞，

除遵守一般写作句式修辞规律外，还要按照公文写作的特殊要求，突出自身的句法特征。常用句法有以下几种:

,、以“为”、“为了”做句首，以直接说明目的为特征的句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来，便于受文方理解和掌握，常用以介词“为”、“为了”做句首，并切直接讲行文目的句式。说明上又分为两种方法:一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务活动中的问题，尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文。如“为此，特布告如下:”，“为了解决这一问题，特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明快。

,、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要，在公文写作中常对一些内容特定的长句，通过附以数词手法，进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”;再如“两个转变”，“三改三加强”等。浓缩句式要借助于数词或数量词。采用这种修辞方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。

,、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句，即把几个并列成分联结在一起，由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式。这种句式一般分作两种情形:一是综合修辞在前，并列成份在后。如把“实现干部革命化，实现干部知识化，实现干部专业化，实现干部年轻化”，综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”。二是并列成份在前，综合修辞在后。这种用法前句多用虚拟语气，如“只要×××，只要×××，只要×××，就要×××”，可见不仅节省文字，而且铿锵有力。

,、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公文(即文件头)，通常在开头起笔处采用这种句式。这种句式会使语言刚劲有力。比如:“现将《×××××××》发给你们，请认真办理。”“现将《××××××》送上，请审示。”

,、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结语，基本上采用重后句式。所谓“重后”，是指一句话中两个截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“实意”在后。例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”。前半句是“虚意”，是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”，是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞，不仅文字精炼，而且，体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。

,、以“强调语”为首做特征的祈使句式。下行文中常用的祈使句，主要有两类:一类是带有命令语气以示肯定的句式。如“必须×××”、“要×××”、“坚决×××”、“严格×××”等，其中处于句首的“必须”、“要”、“坚

决”、“严格”均属强调性词语。另一类是带有禁止语气以示否定的句式，如“不准×××”、“严禁×××”、“禁止×××”、“打击×××”等，它们大都是冠以“禁止”、“制止”、“严禁”、“不准”、“不得”等强调意义词语，以示庄重、严格。一些强调词语在祈使句中运用，能进一步加强祈使句的强调语势，给人一种必须照办，不得有误的感觉，这与下行文“令行禁止”的风格与意境密切吻合。

,、以“了”为特征的陈述句式。公文中的陈述句有其运用特点，一般在一些类似于“解决”、“完成”、“锻炼”、“推动”、“开展”、“巩固”、“克服”、“取得”等动词的后面加助词“了”字，直接表示事情的完成时态，下面带宾语，形成一种完成了某一工作、任务，解决了某一问题、困难，取得了某一成绩、进展等时态的动宾句式。公文中采用以“了”为特征的陈述句式，有利于把话说的直接、简短、明快，这与公文写作“开门见山”、“直来直去”的意境是紧密相关的。

(三)语气

一般说来，日常所用语气种类繁多，但使用于机关公文的并不多，常见的有以下几种:命令语气、指教语气、定义语气、说明语气或称介绍语气、论述语气、陈述语气等等。行政公文的语法语气不同，给人的内在感受也大相径庭。

,、祈使(命令)语气。这种语气是由上级或领导者对下提出一种不得违背、必须遵循执行的语言气势。这种语气更能够体现出权力的强制性和约束性。恰如其时其地用一些命令式语气，可以提高感召力，体现出政治权力的力量。但命令式语气使用不当，例如场合不当、层级不当、比例不当等，都容易在下级中产生一定的心理抵触因素。

,、指教语气。指教语气是老者对少年，上级对下级常用的一种启发教导式的言辞。这种语气有着启发人、教导人、引导人去做某些事情的鼓动力。有机关文字中用好指教语气能够充分体现出行政管理的层级和上级机关要谋求达到的行政管理目标。但指教语气的用场受讲授者和接受者的制约很大，用不好容易产生负作用。

,、定义语气。定义语气一般用于教科书中，之所以在此列出，是因为把某些概念和定义用在公文中常常起到强化人注意力作用，在一种比较客观平等的气氛中，引导人们的思路，向要表达的方向逻辑延伸。这种语气是一种学识多和经验多的表达形式，有一定的征服力，往往可以体现出讲话者处于较高的理论水平和实践层次，强化讲话者的威望。这种语气在理性表达时效果较好，但使用过多会让文章呆板。

,、说明语气。说明语气给人们的感受不是强制性的，但却有潜在的让人接受的作用，也就是在平静之中有着潜在的征服作用。它能让人在了解事物的真实情况的同时，不自觉地接受某些观点和看待问题的态度。同时，说明式语气也会给人谦虚的印象。

,、论述语气。论述语气在公文中，特别是在领导人的讲话中常常使用。这种语气看似是对某一论点进行全面的论述，但在机关公文中应用，目的是为了统一人们的思想认识，是为了行政沟通，因而论述式语气的用途往往是说服人，但论述语气过浓，会使文章呆板，没有灵气。

,、陈述语气。这种语气与说明式语气比较接近，但不带有对事物的看法，而只是叙述事情发生变化的经过。这种语气常常用于情况反映之类的文字材料中，主要对一个事物进行客观地讲叙，而不带有讲授者的观点。

公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要。语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好的效果。但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用不合理，使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应注意以下几点。(,)确定语气基调。语气基调指整个文章语气基本特征。其方法:一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基调。(,)注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。二是根据行文方向确定语气搭配。三是根据重要观点确定语气搭配。(,)把握语气变化。主要做到三个结合，一是强制与说服相结合，使读者(听者)达到自觉执行的效果。二是理性与感性相结合，给读者(听者)客观真实的感受效果。三是说理与启发相结合，给读者(听者)亲切可信的影响效果。另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气。要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作，去思考。

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