老实人妙勇
范文一：档案管理工作流程
合作市社会保险业务档案
建档工作流程
合作市人力资源与社会保障局为加强社会保险业务档案管理，确保社会保险业务档案的完整、准确、系统和有效利用，社会保险业务档案建档工作大致分为以下9个步骤： 第一步：确定文件材料的收集范围和划分保管期限
1、收集范围：社保机构档案收集范围主要是在社保机构办理养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险过程中，直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。
2、划分保管期限：社保业务档案的保管期限定为永久、定期两种，定期又分为10年、30年、50年、100年4类。 第二步：分类与组卷
1、分类：将归档文件按其险种结合管理方式分为九大类，即社会保险管理类（GL）、社会保险费征缴类(ZJ)、养老保险待遇类（YL）、失业保险待遇类(SB)、医疗保险待遇类(YB)、工伤保险待遇类(GS)、生育保险待遇类(SY)、社会保险业务统计报表类(TJ)、社会保险稽核监管(JH)。
2、组卷与排列：各种社保材料的组卷与排列，具体按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》办理。 第三步：装订及折叠
1、社保业务文件材料按“卷”装订。按办理业务环节
流程中形成的文件材料依次排列装订。
2、去除铁质订书钉，不符合要求的纸张进行裱糊，不符合要求字迹进行复制，以文件左边线和下边线为基准，在距左边线1.5厘米、距上下边线4.5厘米处等分3孔，用棉线装订，在背面打结，要求结实、平整、美观。 第四步：编文件页码
给每“卷”归档文件材料编完整的页码。有文字和图表的页面算一页，页码编在右上角（背面有文字的编在左上角）。 第五步：编制档号
档号是有次序地固定档案的位置，便于档案的保管、检索、统计和利用。
档号编制的要求和方法：
编档号要根据全宗内社保业务档案分类有关的代字、代号确定档号的结构，其档号结构如下：
社保业务档案档号：全宗号－类别－年度－期限－案卷号 第六步：编制检索工具
社保业务档案的著录，使用计算机文件档案管理系统“案卷级档案管理”模块著录以下内容：
案卷题名、编制单位、案卷时间、页管期限、目录号、案卷号、全宗号、档号。
第七步：标注案卷皮
1、案卷皮封面的填写：档号：全宗号—类别—年度—保
管期限—案卷号。
2、案卷题名：既案卷标题
3、归卷单位：填写立档单位全称或规范简称。
4、起止日期：填写本卷档案文件形成的最早日期和最后日期。
5、“保管期限”填写本卷档案所划定的保管期限。 第八步：填写备考表
备考表：本卷情况说明（如文件缺损、修改、补充、复制、移出、销毁等情况），立卷人、立卷时间、检查人、检查人时间。
第九步：装盒（同一年度、同一类别、同一保管期限若干个卷可装入一盒中）
1、社会保险业务档案盒正面在案卷题名粘贴处粘贴案卷题名。
2、盒脊填写：年度、保管期限、类别、案卷号（大流水号）、盒号（大流水号）。
2013年3月9日
范文二：档案管理工作流程
档案管理工作流程
（一）立卷归档
1、文书档案
档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。
2、会计档案
会计室兼职档案员按照规定整理会计档案——将整理完毕的会计档案移交所档案室——双方填写档案移交登记表——档案入库——由会计室兼职档案员将会计档案分类上架并管理会计档案柜的钥匙。
3、仪器档案
各科室购进万元以上的设备，由相关科室兼职档案员将设备的资料交所档案室---双方填写档案移交登记表——档案入库。
（二）借阅
1、本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案
查阅人到所档案室持单位介绍信申请借阅档案审批单——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
3、查阅会议记录
查阅人到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。
4、查阅各类档案（科研类、会计类、专题类等）
相关科室和课题组成员书面申请查阅(不能超越批准查阅的范围)——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
（三）鉴定销毁
档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管所领导汇报——档案鉴定小组（由分管领导、办公室主任、档案管理人员及相关科室业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关科室业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——分管领导签字批准——所长签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关科室办理销毁清册——档案室归档。
范文三：档案管理工作流程
工作流程
一、 合同归档
1、 我司合同是属定格合同；
2、 我司每年微波炉3月28日，空调10月份签订新年度合同；
3、 根据新年度合同进行分地区分客户分类别进行整理归档；
4、 按地区客户进行整理客户档案。（包括所有通讯地址）
5、 按签订合同额度进行跟踪每月的合同额的完成进度。
二、 合同、协议审批
1、 合同及协议的签订，首先是由业务员进行对新客户的经营状态及经营实力的进行评审，评审合格业务员必须签字然后正本合同或协议一式两份寄回公司。
2、 总部收到合同或协议，首先是进行年度政策的核对，如没有超出年度政策转交部门经理审批生效，如超出年度政策必须部门经理审批签字后转总裁办审批方可生效。
三、 文件归档
1、 总裁办在每个时期的发文，统一签收后转交部门主管批阅方可传阅及归档。
2、 部门每个时期的发文，按部门发文格式下发，发出的文件必须有部门经理签字及盖章方可发出及归档。
3、 发出的文件要及时跟踪反馈。
四、 邮件收发
1、 公司西门的邮件快递收发室，每天发两次，上午九点半一次，下午两点半一次。
2、 每天邮件签收后进行登记汇总（做一份邮件清单表），然后拆开邮件核对办事处的邮件清单及票据或资料是否相符，如果不相符当时马上要打电话去办事处咨询交寄人是否漏寄。
3、 办事处寄回公司的资料一般分为11类：1、银行汇票、银行承兑汇票；2、
退回增值税发票；3、折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等；4、合同、协议；5、客户奖励确认单、返利发票、转款委托书；6、业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费，促销活动费等；7、办事处日常开支的固定费用票据；8、业务员、内务员、促销员进厂登记表及资料；9、促销员月薪酬收入表；10、售后部相关资料；11、其它资料。
4、 根据11类资料进行转发工作：
1、 银行汇票、银行承兑汇票；（1）微波炉、小家电货款转发给欧阳琰韫签
收；（2）空调货款转发吴惠玲签收。
2、 退回增值税发票，转发给财务单证曾书华书签收。
3、 折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等，转发给中国
市场销售部陈建华签收。
4、 合同、协议，转发给中国市场销售部李秀清签收。
5、 客户奖励确认单、返利发票、转款委托书，转发给财务单证叶翠云、陈
诗签收。
6、 业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费，促销活动费等，转发给中
国市场管理科徐丹签收。
7、 办事处日常开支的固定费用票据，转发给中国市场管理科张昌权签收。
8、 业务员、内务员、促销员进厂登记表及资料，转发给中国市场管理科林
慧娴签收。
9、 促销员月薪酬收入表，转发给中国市场管理科刘海琼签收。
10、
11、 售后部相关资料，转发给售后部相关人员。 其它资料，转发给相关人员。
5、当天收到的邮件或包裹原则上当天要处理完毕。
五、 业务人员进、出手续衔接
1、新聘业务人员及终端经理，必须理先征得领导同意，然后提供书面申请
报告领导批复后，方可将个人资料寄回中国市场管理科备案。
2、营销中心内部及跨地区业务人员调岗，必须征得领导同意，提供书面说
明报回中国市场销售部。
3、业务人员及终端经理的辞职或辞退，必须出具辞职或辞退申请报告，经
领导同意批复后，办理离职交接手续，并填写交接清单，交接完毕方可离
去。
4、公司人力资源部招聘的推广员派往营销中心实习，如需转为我部正式业
务员，必须由营销中心经理出具申请报告，领导同意批复后，人力资源部
在行政科办理转岗手续，才算我部正式业务员。
5、每月在月初汇总一份中国市场销售部驻外业务人员变动情况表给中国市
场管理科，进行人员更新及备案。
六、 ISO900评审衔接工作
1、 根据每年的质量分解目标与质量考核指标，进行每月月初对微波炉、
空调统计新品销售率计算（按月度发货进度量，数据在财务打单组肖
江凤处取数），统计表做好，交一份全质办张小娥备案，中国市场销售
部留一份备案。
2、为了配合公司对ISO900评审，每年进行一次微波炉、空调经销 商满意度调查。经销商满意度调查，现在基本定在每年的订货会进行。
收集及整理有关ISO900评审相关资料。
中国市场销售部
一、 合同签订要求
1、 合同/协议签订之前，所有的条款必须先征得公司条线主管同意，然后
将合同/协议文本传回公司，经公司条线主管审核同意后方可将正本寄
回公司。
2、 合同/协议签订，谁经办，谁签字。
二、 办事处寄邮件要求
1、 办事处寄邮件统一归口由一人办理。
2、 寄邮件要填写一份邮寄清单，所有寄回的资料必须列明清楚一目了然。
（清单表按公司统一格式，请看附表）
3、 邮件清单填写完毕，经办人必须签上名，填写日期。
三、 办事处业务人员进、出手续衔接要求
1、新聘业务人员及终端经理，必须理先征得领导同意，然后提供书面申请报告领导批复后，方可将个人资料寄回中国市场管理科备案。
2、营销中心内部及跨地区业务人员调岗，必须征得领导同意，提供书面说明报回中国市场销售部。
3、业务人员及终端经理的辞职或辞退，必须出具辞职或辞退申请报告，经领导同意批复后，办理离职交接手续，并填写交接清单，交接完毕方可离去。
4、公司人力资源部招聘的推广员派往营销中心实习，如需转为我部正式业务员，必须由营销中心经理出具申请报告，领导同意批复后，人力资源部在行政科办理转岗手续，才算我部正式业务员。
21004年8月3日
范文四：档案管理工作流程
档案管理工作流程
具体工作
详 细 工 作 流 程
对所有文书材料进行整理
流程图 收集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名 →装订 →存档 关于此流程图的解释 收集公司和上级部门所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名、装订成册、最后归档。
具体工作
详 细 工 作 流 程
红头文件的处理
流程图 收文 →档案室 →矿长阅示 →传阅人/承办人 →档案室存档 关于此流程图的解释 任何部门或个人收到红头文件须给资料室由档案室填写分文标签上报矿长，矿长阅示后给传阅人或承办人，承办人办理完 毕连同分文标签交至档案室，由档案室给矿长审阅最后归档。
具体工作
详 细 工 作 流 程
文件资料借阅 文件资料借阅 资料
流程图 查阅 →登记 →录入 →借出 →归还 →归档 关于此流程图的解释 借阅人在档案室查阅，找到需要的文件资料后在《借阅登记表》上填写姓名、份数、原/复印件、借阅时间，档案室审核无 误后将文件资料借出。借阅人归还时写明归还日期，检查文件资料是否完后无损，核对无误后归档
具体工作
详 细 工 作 流 程
合同接收 合同接收
接收合同→依据合同类别移交表对合同进行核对→手续完整签字接收→档案室对合同进行存档并进行存档 接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完整型；2、经办部门需将合同留存在档案室财务各一份；3、走特事 特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续及时归档
具体工作
详 细 工 作 流 程
图纸档案接收、 图纸档案接收、整理
流程图 取图 →登记 →审核印章 →编号 →归档 关于此流程图的解释 由总工通知档案室取图纸，档案室审核图纸是否有总工对此图纸的确认印章，审核后给图纸进行编号按项目类别进行存档。
具体工作
详 细 工 作 流 程
呈批件管理
流程图 要批件号 →打印 →领导签字 →发传真→批复→领取→交财务 关于此流程图的解释 由打呈报的部门给资料室要批件号，编辑内容需简单明了按照单位统一格式打印，找矿领导审阅签字，然后交至档案室发 传真。公司领导批复后由档案室拿给矿长阅示，根据矿长指示发至经办人，签字领取最后由经办人交至财务。
山西朔州平鲁区华美奥崇升煤业有限公司
档案管理工作流程
二Ο一一年十月三十日
范文五：档案管理工作流程
新建单位档案整理工作流程
档案管理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。新建单位档案整理工作的内容主要有：制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。 由于原来档案状况有所不同，所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆和档案室，档案的整理按整理工作内容的范围，可以分成三种类型:
（一）系统排列和编目 （二）局部调整 （三）全过程整理 档案管理工作的意义
（一）档案的整理世界是文件之间的有机联系，为发挥档案的作用创造了有利条
件
（二）档案的整理是档案管理所有业务会动的关键环节
（三）档案整理是实现档案管理现代化的要求
档案管理的具体工作流程
一、 制定整理方案
文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。 文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位
二、 划分全宗
全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
立档单位不是固定不变的,由于社会的发展，事业的进步，常常引起一些机关的增设、撤销或合并，这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题，需要在实践中认真对待。
（一） 政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗
研究立档单位是否有根本变化，主要应该从立档单位的性质和基本职能等有关反面去考察。
（二） 立档单位变化所导致的区分全宗
1. 新建
新成立的机关、企事业单位，其形成的档案均可以构成一个全宗。
2. 分开
一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销，它所形成的档案应该单独构成全宗；新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。
3. 合并
有两个或两个以上的撤销单位，合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。
4. 独立
从某一立档单位分离出去作为一个新的单位，它所形成的档案应构成新的全宗。
5. 从属
原来是一个立档单位，后来因为工作需要，改变为某一机关内部的一个组织机构。改变前的档案为一个全宗，改变后为另一全宗的一部分。
6. 合署
两个单位合署办公，而文件又是分别处理的，它们形成的档案，分别构成全宗。
(三)临时性机构档案的区分全宗
各种临时性机构形成的档案，一般不设立全宗。因为临时性机构的业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内，存在的时间不很长，形成档案的数量也不多。个别临时机构，独立性较强，存在时间较长，其档案也可以考虑成立新的全宗。
立档单位变化中确定与划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵循全宗理论作具体分析研究，实事求是地加以解决。
（四）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者——立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手。
1. 发文和内部文件，它们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了它所属的全宗。
2. 收文，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。
（五）组织全宗与个人全宗档案的区分
个人全宗与组织全宗中的档案有时会出现相互交叉的问题，即某些档案文件既有个人属性，又有组织属性。对这一问题的处理原则是：凡以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时，可保存副本。不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件。
确认与区分全宗的工作一经完成，具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一的编号并赋予其正式的全宗名称。
三、全宗内的档案分类
全宗内档案分类，是根据新建单位内档案来源、时间、内容或形式的不同，按照一定的体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法。
（一） 对全宗内档案分类的要求：1.要求分类具有客观性2.档案分类体系应
该具有逻辑性3.全宗内档案的分类应该注重实用性。
（二） 组织全宗内档案分类的一般方法
1. 按文件的产生时间分类，其具体形式主要有两种：年度分类法、时期分类法。
2. 按文件来源，其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法。
3. 按文件的内容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法。
4. 按文件的形式分类，其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类。
（三）常用的分类方法
1.年度分类法或年代分类法
2.组织机构分类法
3.问题分类法
（四）分类方案的编制
全宗内档案分类的表现形式是分类方案，它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系的一种文件。当选用了某种联合分类方法以后，就应该编制一份分类方案。分类方案的编制，应该注意以下几点要求：
1. 统一性
在编制分类方案时，首先要确定采用何种分类方法。第一级采用哪种方法，第二级采用哪种方法，都应明确规定、标示清楚。而在同一级分类中不能同时并列采用两种以上分类标准。
2. 排斥性
分类方案中同级的各类地位相等，内容互相排斥，类的范围必须明确。
3. 伸缩性
分类方案中的各类，均应留有伸缩的余地来增加或减少类别，以适应客观变化的需要。
四、立卷
立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。
立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:①综合性文件(报告、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。④案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起，根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件，如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。⑥群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷。
立卷的组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷的条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成的，每个条款包括一组文件的作者、问题与名称，后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷，已收集的文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后，年终全面检查调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工，包括：卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。
五、案卷排列
案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。 基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。
1、排列方法通常有四种：
每年永久与长期各为一个流水号排列；
每年永久、长期卷合编一个流水号；
按类永久、长期统一流水编制排列；
按类分开永久、长期各自流水排列。
案卷的排列可按时间顺序，也可按重要程度排列。
2、档号：档号的构成：
档号：即档案的数字代号。
档号的编制原则：不重、不缺、不变、不繁的原则。
①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号；
②全宗号——年度——期限——件号；
③全宗号——类别号——案卷号——件、页号；
④类别号——项目号——案卷号——件、页号。
全宗号：是档案馆对馆藏所有全宗编制的代号，一个全宗一个号。案卷目录号：是一本案卷目录的代号，每一本案卷目录必须编一个号，一个全宗内的案卷目录号不允许重复相同。
案卷号：是案卷排列的顺序号，每一本案卷目录内，案卷必须从1号开始流水编号。
页号：是卷内每份文件的每一页所编之号。
3、档号编制规则
全宗内目录号不重复，一个目录本内卷号不重复，一本案卷内页号不重复。必须遵循不重、不缺、不变，一般不留空号的原则。
七、立卷说明编写
立卷说明又称案卷目录序言，一般置于案卷目录的首页，因立卷说明按年编写，他是编写全宗介绍的素材，也是每年利用档案，了解全宗情况的指南。 有两种编写方法：
1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理的情况、存在问题作简要的说明。
2、详细编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生的历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况。并详细介绍档案的特点、案卷内容和档案有效情况。
3、可以按全宗介绍结构来编写，分为三部分来写：
① 介绍当年档案全宗构成者变化情况；
② 当年全宗内档案情况简介；
③ 当年档案内容与成份介绍。
六、编制案卷目录
编制案卷目录，通常是在立档单位内完成。一般由文书处理部门负责编制，然后连同案卷向档案室移交
案卷目录主要包括：封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。
1.封面。案卷目录的封面主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位和形成案卷目录的时间。
2.说明。在案卷目录的开始，应该对案卷数量、分类和立卷的原则、档案整理的情况、存在问题作简要说明。
3.目次。根据全宗内容的分类排列情况，分别写明个各类、项、目的名称及其所在页码。它是案卷目录的目录，对案卷数量多的大全宗十分必要。
4.简称与全称对照表。对于案卷数量较多的大全宗，还应列出简称与全称对照表。主要是针对案卷标题或内容，由于作者、机关、地区等全称过长，需要简化，按照统一的规定，列出对照表供利用者查用、核对。
5.案卷目录表
6.备考表。附于目录最后，用于总结性的记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。案卷目录至少要一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。
