范文一:档案数字化建设论文
档案数字化建设论文
摘 要:档案数字化建设系统复杂而庞大,也是一项需要长期进行而又艰巨的战略任务。所以,研究档案数字化建设理论这一课题也是非常复杂的,它并不是通过对一篇文章进行论述就能解决的。尽管以前讨论过档案数字化建设的一些原则问题,但是国内各地的档案数字化建设的发展变化程度不一样,论文的内容在现实情况不同、时间不同、地点有各种各样的。论文中有不少问题还有待验证。为了使我国档案工作更上一层楼,跟随时代的步伐前进,必须要引进国内外领先技术,同步发展档案的数字化建设!希望能和国内外志同道合的朋友们共同深一步探究档案的数字化建设问题,尽快与世界各国搭起共同的桥梁!
关键词:数字化;信息;建设
随着现代信息技术的飞速发展,我国当下也需要进行档案数字化建设发展实施,才不会与世界脱轨。如果要实施档案数字化建设,就要对档案数字化建设的各个方面考察了解,具体分以下三部分了解。第一部分为概述,叙述了档案数字化的意义,以及数字化建设的实质性问题,数字化档案的标志性问题等等[1]。档案数字化建设应有的前提标准、档案数字化建设具体实施方案的规划措施,组成了第二部分,对档案数字化建设是否可以实行进行了深入查证。第三部分数字化档案信息的价值,如何更好的运用数字化档案信息的特点,增加数字化档案信息的方法,
一、档案数字化的内涵
范文二:档案的数字化加工
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什么是档案数字化加工
档案数字化加工,说白了就是把纸质的档案全都用一套软件录入到电脑系统里。
档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为:调卷 > 著录 > 扫描 > 处理 > 质检 > 归还 > 备份 > 挂接。在之前的档案管理数字化是需要拆卷的,但是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net 和iscan 系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的步骤:
档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求:
1、我方指定专人负责。
2、填写《档案交接登记表》(附件一)。
3、在交接登记表上要有双方的签字。
整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:
(一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。
(二),使用Excel 表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。
如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下:
1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的, 应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。
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2、著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:
以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3、如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。
4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5、如遇到无题名的档案, 及时记录下来,反应给客户协商解决。
6、关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B 铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。
7、关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3??0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。
8、关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A 、0025-补、0025A 等,我们做目录时当保持不变。
9、档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。
以上问题出现时,及时反馈给组长,由组长和客户协调。
档案扫描
档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程,扫描的操作顺序:
1>导入档案目录到(档案数字化加工软件);
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2>通过生成计算机磁盘树型文件目录结构;
3>开始扫描档案;
扫描中的操作细节及要求如下:
1、扫描后的文件存储格式应为TIFF 格式,分辨率为300DPI ,以黑白扫描为主,特殊情况下,如扫描照片时,设置颜色为“灰度”。
2、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐,避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
3、认真填写纸质档案《扫描登记表》(附件二),登记移交的档案数量、扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
4、扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi 。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。)
影像处理
影像处理要以视觉清晰、页面完整为准,对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。
影像处理时,要保留文件编号与文件页码。特殊情况下,如扫描的照片不用进行影像处理。
影像处理的过程中切勿操之过急,为了确保影像确实处理成功了,要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求,应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。
具体操作细节如下:
1、对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理,初扫要保留。
2、发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像,发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整,处理时要保留文件编号与文件页码。
3、大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一
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个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性,未请示组长的情况下,不得删除任何原文或清除任何原文内容。
4、若处理时误删原文或原文内容,要及时反应给组长,协调扫描人员,重新扫描、处理。
5、处理过程中遇到问题时,要查阅原文及时做出更改,并汇报给组长登记。
6、处理工作完成时,要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长,以便后期质检数据挂接。
数据质检
1、逐条检查每个案卷目录下的扫描文件,是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。
2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。
3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。 如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改,完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检,并对其它数据按5%比例抽检。
完整归还
归还时由档案交接负责人完成,档案交接负责人提交给客户,并填写《档案交接登记表》(附件一),《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存,提交到公司做备案。
数据备份
扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上,扫描后备份,质检后备份,全部工程完成后,客户经验收合格后,进行三种备份
1、将全部数据刻录成DVD 光盘备份。
2、将全部数据在计算机硬盘上备份。
3、将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。
数据挂接
1、由组长通过数字化加工软件生成挂接数据。
2、将数据复制到档案服务器上,运行服务器上的挂接软件进行操作。
3、打开(档案信息化管理系统) ,检查挂接的文档。
江苏翰卷档案科技有限公司是经工商注册,省(市)档案局备案的档案服务
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外包科技型企业,专注于为您打造安全可靠、经营项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务。公司注册资本1000万元,目前已拥有10000多平方米的江苏翰卷档案馆,库房设备齐全,功能完善,管理人员经过档案部门专业培训,持证上岗。公司将努力塑造一个值得客户长期信任和放心重托的档案界科技服务型企业形象。长期服务于江苏、安徽省广大地区,为所需客户提供档案软、硬件专业一条龙服务。
范文三:档案数字化的应用
浅谈档案数字化的应用
摘要:20世纪 90年代以来,全球范围内掀起了新一轮的信息化 浪潮, “数字地球” “数字城市”建设日新月异,信息技术在行政机 关办公活动中,出现了新型载体文件和电子文件,整个社会信息流 通的基础结构发生了变化。 “电子文件的产生,决不仅意味着一种 新型载体档案的诞生,而且也标志着人类记录信息、传达信息、存 留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来,是近现代档 案学理论诞生以来,文书、档案工作领域最剧烈的一次变革,它直 接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念” 。
如何做好城市建设档案管理工作,如何确保档案资料的系统性、 完整性,如何确保档案管理规范化、标准化。已成为档案管理面临 的亟待解决的问题,诸如日积月累的档案数量越来越多,只有实现 城市建设档案管理数字化,才能有效地解决新形式下出现的新问 题。数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。
关键词 : 数字化;城市建设档案
中图分类号: g271 文献标识码: a 文章编号:
1.数字档案建设的基础工作
“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段, 将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档 案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。 ”①档案信息数字化 管理的目的,就是达到档案管理手段、职能实现与服务方式的数字
化。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作,传统栽体的档案经高 科技技术加工成数字档案形式,通过局域网、政务网、互联网进行 计算机检索、阅读电子档案,为迎接档案信息服务新环境的挑战, 提高管理水平、提高效率,增强档案业务部门的服务水平,为档案 内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。 完整的档案数 字化建设流程包括案卷交接、 档案整理、 目录著录、 档案扫描、 ocr 文字识别、图像处理、数据校对、 数据质检、 数据挂接、整理还原、 案卷入厍等环节。
图 1-1 城建档案数字化流程图
档案的数字化可以节省档案存贮空间,缓解库房压力,也可以减 少因对档案原件频繁使用而造成的磨损,妥善解决珍贵档案文献的 利用问题,有利于保护档案原件,尤其是珍贵档案的保存。目前, 数字化在档案事业中发挥着重要的作用,已成为档案工作发展的必 然趋势。
2.档案数字化平台
档案馆这个昔日信息化发展比较落后的部门,在今天也有了很大 的改观,大部分大中型档案馆已经建立了自己的局域网,并且建设 了档案数据库,开发了自己的档案管理系统。所有这些举措都大大 加快的档案馆数字化的进程。在未来几年中,建立数字化档案馆已
经成为各档案馆的中心任务。
建设数字化利用平台,首先要认识数字化利用平台。关于数字化 档案馆以及数字化利用平台的定义有很多,基本上大同小异。数字 化利用平台是将档案数字化后按一定的方式存储在巨大容量存储 器上,通过数据库管理系统以及相应的管理软件,通过计算机互联 网为利用者提供利用,并对利用工作中各项事务进行管理的计算机 系统。
数字化利用平台的定义,我们由此可以看到它主要由两个部分组 成:数字化利用系统和数字化制作系统。
2.1 数字化制作系统
数字化制作系统的主要功能是将档案信息数字化,为数字化利用 系统提供内容服务。 数字化制作系统的工作方式可归纳为:首先 将传统的以纸张、照片、录音带、录像带为存储介质的各种原始档 案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、声音和影像文 件,然后按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等各种大容 量的存储介质上,最后建立这些电子文件的路径索引信息,将路径 索引信息和档案目录信息共同保存在数据库中。
2.1.1 数字化对象的确定
这是我们首先需要解决的问题,它决定了我们工作的有效性。将 任何没有利用价值的档案数字化,都是一种浪费。所以我们必须决 定哪些档案应该数字化,哪些不需要数字化。对于需要数字化的档
案应按照利用价值、利用频率的高低顺序进行数字化。此外对于馆 藏的特色档案也应优先数字化。例如我馆馆藏档案中存有明初的 《南海县志卷》 、明末清初的《佛山市古街道图》 、民国时期的《佛 山通济桥》和《佛山市开通第一条马路庆典》照片等解放前的珍贵 档案资料, 这些资料对于研究解放前的城市规划和市政建设等有着 不可低估的价值。因此,它们虽然急需数字化,但应事先做好调查 工作,以免造成不必要的浪费。
2.1.2 设备的需求
数字化制作系统完成档案的数字化及数字化后电子文件的存储, 所以主要需要两类设备, 一类是数字化采集设备, 一类是存储设备。 数字化采集设备一般包括:档案资料和照片的采集设备,如扫描 仪;声音和影像的采集设备,如采集卡;其它的数字化转化设备, 如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。在设备选 购方面主要以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量 为依据。如可根据数字化对象的种类来确定需要的设备,根据数字 化对象的数量估算出档案数字化后需要的存储容量来确定存储设 备的容量, 根据每年要扫描的档案的画幅数来确定扫描仪的数量和 速度,根据声音和影像的清晰度来确定采集卡的档次。佛山市城建 档案馆现有馆藏档案 132889卷, 排架长度 1490米; 航测图为 7343张,航测照片 364张;照片 105000张, betacom 录像带 180盒 ,dv 录像带 500盒 ; 馆藏资料 1800册。
2.1.3. 档案数字存储方式
佛山市城市建设档案馆馆藏档案 132889卷,这些档案是按照国家 建设部制定的分类大纲共分 19个大类、 91个属类、 386个小类。 如何制定档案数字化后的存储方式,是数字化制作系统中急需解决 的另一个问题。这个问题又包括数字化后文件存储格式的选择,数 字化后文件名称的规范以及确定文件存储的逻辑结构等问题。 同一 种档案在数字化后可以转化成不同的格式。
3.档案数字化格式的采用
档案数字化实现文本的输入,主要是采用扫描方式将纸质的文件 与档案转换为数字化的形式。扫描加工是通过中高速扫描仪和专用 扫描软件将整理和分检好的档案资料批量转化成图像文件,并自动 实现图像压缩存储的过程。
3.1 扫描技术发展趋势
扫描技术中最主要的是色彩模式选择和分辨率选择。
色彩模式无疑会朝着彩色扫描发展,而分辨率的选择需要根据实 际业务进行灵活设置。一般情况下,为了满足网络化查询利用,黑 白图像采用 200dpi 就可以满足要求,彩色图像的扫描分辨率还可 以低一些,具体参数可以根据扫描清晰度和质量因素进行综合选 择。
对于一些特殊的利用如承办展览等可以采用较高的扫描分辨率来 进行。值得注意的是,分辨率的选择既不可过低,也不可过高。如
采用了 50dpi 的扫描分辨率,虽然容量小、费用低,但是根本无法 实现上网查询利用;另一方面,如果一味追求过高的分辨率,则会 导致容量过大,对于网上资源的传播也是一种负担。
档案数字化后还要考虑文字识别 (ocr)的运用,一般来说,文字识 别主要用于全文检索之用,而非真正将扫描后的图像文件还原为文 档,因而,就这一点看,不要以 ocr 的识别率来设置扫描分辨率, 《纸质档案数字化技术规范》建议需要 ocr 识别的图像文件,分辨 率≥ 200dpi ,这是一个比较中性的标准。
图 1-2 城建档案数字化图解
3.1.1 实际操作中的做法
实际工作中,档案部门根据档案本身不同情况,一般都采用各类 扫描仪进行扫描,数码相机则较少使用。另外,实际扫描中受档案 状况或扫描设备所限,也存有一些暂时无法进行数字化转换的档 案,如纸张过于破损、发脆,或者某些尺寸过大的图纸等。而这些 只能等待设备或者技术的更进后才可以解决。
范文四:馆藏档案的数字化
档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命, 在石化集团公司对各单位 “广泛应用数字化、 网络 化技术, 加快档案信息化建设步伐, 建设数字化档案馆” 的要求下, 我馆作为试点单位, 开始了建设数字档案馆的摸索。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作,是组 成数字档案馆的主要资源。 为了实现数字资源的共享和统一利用, 同时也为了保护档案原件, 将现有档案进行数字化加工势在必行。 一、目前档案数字加工面临的问题 1、数字化对象数量庞大、类型多样 中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心, 伴随着油田的勘探开发和生产建设,形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约 230多万 卷, 录音录像档案 14305盘, 照片档案 56116张, 底图 640087张, 磁带 60512盘, 光盘 1329张, 档案数量以每年 10多万卷的速度递增。 如果把目前馆藏档案全部数字化, 将是一项经年 累月的浩大工程。 2、 档案数字化效率问题 在数字化流程的各个环节, 都需要进行 质量控制,而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例,陈旧发黄的油印文件与现 行的打印文件相比,识别率明显要低很多,已损坏的文件还需要修复处理,甚至有些文件识 别下来并不会比手工录入快。 3、 部门之间的协调问题 馆藏档案数字化工作是一项 需要投入大量人力、物力和财力的工程,不仅仅是档案信息部门的事情,还会涉及业务指导 部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调,才是馆藏档案数字化工作得以顺利进 行的保障。 二、 馆藏档案数字化的实施 1、 做好档案鉴定工作, 突出重 点 由于我馆保管的档案数量庞大, 档案的价值也各有不同, 所以不可能将全部档案数字 化,既浪费有限的资金,又会增加档案部门的工作量。因此,要根据馆藏实际情况,先进行 档案价值鉴定,筛选重要全宗,突出重点,有选择地对馆藏档案进行数字化。 第一,对 档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二,对具有长远使用价值且 不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三,对利用率高、需求量大的开放档案进行 数字化。第四,针对主体服务对象,对具有油田特色的档案进行数字化。 2、细分档案 数字化加工流程, 严格控制精度 按照先公开后保密、 先近期后 历史 的原则, 分步开展 数字化加工工作。以纸质档案为例, 2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高 的勘探开发类档案、 油田生产建设项目档案、 局级科研档案进行全文录入。 ①整理拆分:从档案管理员处填写 《档案领取记录单》 , 并领取档案后, 以件为单位拆除档案的装订线, 区 分出需扫描的档案材料。 对档案进行整理, 将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉, 对已破损的文件进行必要的修复,对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素 描, 以保障扫描图像的质量。 在档案整理拆分过程中, 对于破损的档案材料要做相应登 记,在征得档案管理员的同意后,用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的,可用 专用纸在背面托衬进行文件的修复;也可复印后扫描。 ②档案扫描:档案经过整理后, 将需要扫描的案卷交给档案扫描人员,纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,采用 平板扫描方式;纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。
范文五:档案数字化的意义
档案数字化的意义
档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下,档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代,只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时,档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此,我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局,要更好地适应形势发展的要求,要着眼未来,运用数字化、信息化技术,对档案进行数字化建设,更好地为四个现代化服务。
一、档案数字化的意义
1、档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,是档案信息化建设的重要组成内容。目前,大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在,只适应于传统的管理与传播方式,即实施手工管理和点到点的传播,即便是经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,实现点到面的传播,其覆盖面也还是
太小,很难跟上社会化的进程。同时,该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现,更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化,对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
2、档案数字化的主要内容
①档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库;
②载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库; ③档案专题信息的采集与建库。
3、档案数字化的主要作用
①档案数字化是档案信息化建设重要内容,而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务:一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。
②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用,保护档案原件;⑵ 数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏;⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。 ③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享;⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案;
⑶“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后,将已开放的档案上网,这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说,普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病,信息加工深度不够,指引性信息多,实质性信息少。要改变这种尴尬的局面,只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。
⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中,可其“馆藏”的数字化特征是肯定的,传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
二、对档案数字化的思考
将大量的档案数字化,这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划,其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程,硬件的购置不可能一步到位,也不需要一步到位,应从实际和长远打算,保证扫描仪等硬件设施的成龙配套,使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点,分步进行”的原则,对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化,早日满足大多数利用者的需求。
档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源,不加
选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类,确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中,我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化,力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。
做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响,其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰,其相应的扫描时间和存储空间就要增加;而分辨率参数越低,扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑,包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。 做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中,要注重全面的质量检查,加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面:A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确,对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌,字迹清楚不失真,幅面摆放正确,亮度适当,既没丢失信息,又无增加信息,无错扫、漏扫,对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接,形成一一对应。
三、开展档案数字化问题的研究,及时解决数字化进程中的疑难问题。
档案数字化是档案工作中的一项新内容,不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如,数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题,应在抓档案原件数字化工作的同时,组织力量开展档案数字化问题的研究,及时解决工作中的一些技术性问题,同时澄清和统一思想认识,确保档案数字化工作的顺利开展。另外,必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理,涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识,绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的,所以应加强这方面技术人员的培养。