范文一:物资采购比价审计
目???? 录
一、物资采购过程中存在的主要问题…………1
二、采购比价审计的意义和作用………………2
三、建立价格信息系统,提供审计参照依据…4
四、建立采购比价审计环境……………………5
五、开展比价审计应注意的问题………………6
采购比价审计属于管理审计范畴中的绩效审计内容。是指企业内部审计机构和审计人员在充分掌握物资质量和价格信息的基础上,用同期的市场价格与待审核物资的价格在同等条件下进行比较、分析,判断其价格差异的合理性,进而得出审计结论,为采购部门提供一个合理而有效的公允价格。
一、物资采购过程中存在的主要问题
我国的国有企业在未进入市场经济之前,沿用的是前苏联计划经济模式,产品价格作为客观因素不予考虑,长期的计划经济条件下企业采购行为单一,产品价格由国家统一规定,采购环节对企业生产影响不大。随着社会主义市场经济的逐步建立,由于买方市场的形成,产品价格的放开,采购行为自由度的扩大,企业采购对企业生产及产品成本起到日益重要的作用。然而,由于社会主义市场经济建立初期,新旧体制转换的过程中,法制尚不健全,企业自我约束、自我发展的经营管理机制还需完善,人们对产品进货价格的重要性认识不足,企业内部对进货价格缺乏应有的管理控制机制,致使在相当一部企业的采购环节中,授受回扣和贿赂,随之出现了名目繁多的“回扣”现象和舞弊行为,“暗箱操作”损公肥私,滋生了采购环节的腐败。一些单位、个人利用职权及便利条件用各种手段借机谋利,中饱私囊,出现了所谓的“人情价”、“关系价”,质次价高的产品满天飞,给企业带来了极大的损失,有的企业辅助材料单价高于同期市场价一倍以上,这是导致国有资产流失、产品成本居高不下、经济效益低下的一个重要原因。不仅造成国有资产的大量流失,而且败坏了社会风气,腐蚀了一批干部和业务人员。由此可见,实行采购比价审计,完善内部监督势在必行。
1、回扣现象。回扣有单位回扣和个人回扣两种。单位回扣主要是采购部门以仓储费、中介费、信息费、宣传费和劳务费等各种形式,向供货商提取一定数量的现金,存放在单位的“小金库”,作为单位搞福利、发奖金、变通招待费的来源,有的供应商还以“捐赠”形式向采购单位提供实物;个人回扣是以供应商直接给采购人员现金或为采购人员报销费用、境内外会议、考察、旅游的形式存在。
2、物资采购单位“暗箱操作”指定供应商。一些采购单位以不正当的理由指定供应商,对一些长线、通用的物资,采购部门本来应该招标采购而不进行招标。由于供应商事前早已与采购单位商议好,知道自己是被指定的供货单位,在与采购部门进行价格谈判时就可以坚持不降价或降价幅度很小,造成采购成本降不下来。
3、采购人员在招标中向供应商透露信息。由于供应商在招标前就做好了某些采购员和用户的工作,结果在招标前和招标过程中,有些采购员和用户就给供应商透露有关信息。以帮助他们在招标中中标 ,中标后再采取改变设备材质、质量、配置和变相加价的方法,以满足供应商既低价中标,又能赚钱的目的,最终坑害企业。
审计作为企业重要的监督措施,对物资采购进行比价审计,以成为企业经济效益审计的重要内容,是防止企业经济效益在采购环节流失的重要手段。 ?二、采购比价审计的意义和作用
市场经济条件下,市场的核心是价格,进货价格是决定企业产品成本的核心因素之一,科学、合理的定价可以促进企业增收节支,取得良好的经济效益。
采购比价审计,是一种比较完整的对进货价格的评价和监控机制,能够对采购行为进行有效的监控和制约,能够遏制进货环节的各种舞弊行为,堵塞漏洞,从机制上起到了预防和控制职务犯罪的作用,所以,采购比价审计所取得的隐性效益是无法用数据来统计的。
采购比价审计作为绩效审计的一项内容,赋予了内审工作更新的内涵,使企业内部审计成功地走出了以往呆板的财务审计模式,??从单纯的财务收支监督向效益监控发展,由此它所产生的经济效益和社会效益受到了广泛的重视和认同,使人们对内审工作的作用和重要性有了新的认识和评价,为内审工作注入了新的活力,有力推动了我国内审事业的发展。它的出现是市场经济建立后内审事业发展的必然,
1、采购比价审计能促进企业内部管理,成为遏制腐败、促进廉政建设的有效手段
净化采购环境,铲除腐败,重在“根治”。企业物资采购是第一环节,首要环节出现问题,直接影响产品价格、销售和企业的市场竞争。如何选择既符合质量性能要求,同时采构成本费用又低的物资,仅有物资采购部门采购管理制度还不够,还要建立严格的监督制约机制,健全内部控制系统,消除采购环节产生腐败的土壤,“防患于未然”,要建立从计划、定量、定价、采购等管理程序分立的管理体系,实行物资采购由使用单位申报计划,物资采购部门汇总上报、管理决策部门控制采购数量、审计部门确定采购价格,最后由采购部门统一采购。采购比价审计在规范采购行为、堵塞漏洞方面能够发挥极为重要的监控作用,它将采购中的采购定价、进货渠道、付款方式、运输及验收入库、结算凭证、发票入账等一系列环节和行为置于严格的审计监督之下,杜绝各种违规行为的发生,为企业防止效益在源头上流失提供了有力的保证,显示出内审工作的价值,体现了促进廉政建设这一审计职能。同时它有助于企业增强市场意识和效益观念,改进和加强企业采购工作的管理,促进交易环境的净化和改善,对于企业提高效益有着重要的现实意义。
2、采购比价审计成为绩效审计的有效突破点,为事后审计向事前、事中审计转变奠定了坚实的基础
以往的企业内审工作主要是纠错查弊,是一种单纯的财务事后监督,是行为发生之后的处罚和补救,审计方法比较简单,内容单一,规模和程度都很有限,这种事后审计也决定了采购上一些漏洞和弊端不可能从根源上加以堵塞和防范。而采购比价审计则能够在源头上为企业节约大量资金,在促进增收节支方面又迈上了一个新台阶。
随着市场经济的建立,规范化的公司制已成为现代企业制度的主要形式。改革、开放使我们能够深入了解和学习国外优秀企业的先进管理模式和科学完善的审计方法,一些国外公司的成功经验也证明绩效审计可以为企业节约大量资金,创造良好的经济效益。目前,我国的绩效审计还处于初始阶段,事前、事中审计基本上处于理论研究和探讨之中,绩效审计因其范围的广泛性、方法的复杂性及内审人员业务素质的局限性等各种因素而难以迅速展开,而价格审计由于其内容单一和方法的普遍适用性,十分有利于在国有企业中普及和推广。所以,采购比价审计已成为绩效审计的有效突破点,它成功地将事后审计向事前、事中审计发展付诸于实践,为发展绩效审计奠定了坚实的理论基础。
3、采购比价审计可以为企业适应市场经济、获取最大经济效益、促进增收节支发挥重要作用
严格意义上的增收节支应该是在源头上的有效促进,是违规行为未发生状态下的利润增加和开支的节约。物资消耗费用占企业成本的绝大部分,而物资采购价格是组成物资消耗费用的重要因素。在合理确定进货批量,保证原材料质量的条件下,降低进货价格,成本则相应降低,也就是说,节支意味着增收节约就是利润的增加。节支的关键是怎样发挥人的主观能动性。在采购比价审计管理体系下,采购人员的主观能动性大大增强,常常表现为在采购物资材料之前,不仅对物资材料的价格进行深入的了解,而且还通过多种途径获取价格信息,做到心中有数。这样,无论商家出示怎样的价格表,都能始终坚持自己的立场,并采取迂回战术使价格谈到合理为止,有效遏制物资采购过程中上当受骗的现象。采购比价审计制度的建立,实际是对企业各有关部门采购行为的统一监督和把关,能够有效发挥内审的职能作用,在客观上形成了对采购环节各种营私舞弊行为的制约。因此,把好采购关,增强采购比价审计的作用和权威是企业扭亏增盈、降低成本的重要手段。
三、建立价格信息系统,提供审计参照依
比价审计的核心是价格,基础是比价,而比价审计的关键在于确定合理的公允价格。确定公允价格的关键又在于审计人员能否及时获取各种物资价格的实时行情。为了保证物资采购比价审计能顺利进行,应采取以下方法来建立价格信息系统:
计算机查询法。通过计算机网络,我们可以占领信息的制高点,及时了解全国各地同类同品种物资的市场公允价格,也可以利用国际互联网的优势,迅速、准确地掌握一些进口材料、设备的市场价格。通过计算机网络,我们可以寻找到有关物资的直接生产商和代理商的信息,再通过发送电子邮件、电话传真查询的方式获得该物资的市场价格信息。利用这些价格信息作为审计的依据,具有一定的说服力。
市场调查法。市场调查法也称市场询价发,审计人员获取信息、掌握物资价格,行之有效的方法就是到市场上去进行实地调研。一方面,到市场上去,可以验证网络中所提供的价格信息是否真实,从而达到对市场价格的准确把握;另一方面,有些新材料、新设备只能采用实地调查,才能获得较为准确的市场价格。
成本计算法。对于一些特殊的商品,可要求厂家提供产品报价的依据,然后由审计人员对物品构成的各种要素(包括料、工、费、税等)进行分析、计算,依据国家的政策规定,确定该物品的公允价格。
专家咨询法。物资采购的比价审计涉及的专业知识较多,审计人员难以完全胜任也是正常现象。在这种情况下,应聘请社会中介机构的专家协助,按专家建议确定拟采购物资的公允价格。
公开招标法。对大宗物资的采购,应按照政府采购的要求编制招标文件,本着公开、公平、公正的原则予以招标,从而获得合理的性价比。以寻求价格便宜、质量较高、服务周到的物资。
对上述方法获得的物资价格信息要定期更新,以保证其准确性和时效性。否则将会因价格信息的时效性问题而导致审计判断的失误。
四、建立采购比价审计环境
加强领导、统一认识。为使采购比价审计工作能够持续、健康、顺利开展,就要加强对这项工作的领导,取得企业领导的支持和授权。企业内部的物资采购比价审计是在本单位负责人领导下开展工作,因此要取得领导的支持,这样既能保证所发现的错误和弊端以尽快引起重视和及时得到纠正,同时也使审计工作能够全面开展,减少阻力。
要成立比价采购审计工作领导小组,由主管领导人员从事比价审计工作。要组织有关人员认真学习,提高对比价采购审计工作的认识,注意与相关部门的协调和沟通,要处理好与相关部门间的关系,工作中应主动取得相关部门的理解和支持,帮助有抵触情绪的人员树立正确观念,从思想上正确认识比价采购审计工作是提升整体管理水平、降低采购成本、提高经济效益的需要。因此,不论是采购部门、采购人员、还是比价审计人员工作的目标是一致的,都是为了一个整体的根本利益。只有取得了统一认识,消除了误会,比价审计工作才能得到采购部门及采购人员的通力协助、密切配合,才能得以顺利开展,才能提高工作效率。
建立和完善有关规章制度。开展采购比价审计工作,必须建立健全严格的规章制度,做到有章可循、有章可遵,从内控制度上逐步完善监督制约机制。
配备必要的硬件设计。为了使审计工作顺利实施,必须配备电脑、传真、长途电话等基本硬件设施,充分发挥电脑网络查询、电话传真查询的方便、快捷功能。
建立价格信息库。搞好比价审计工作仅仅依靠市场调查和电话、网络查询还远远不够,还需要征订和大量收集各种类型的产品及价格信息资料,建立用物资价格信息库。利用价格信息库查询更方便、更快捷,既省时间又省费用,是一种经济实惠的查询方法。
五、开展比价审计应注意的问题
1、避免物资采购的浪费。物资采购比价审计,要求所采购的物资价质均衡。应使所采购的物资在最实用、有效的基础上,争取价格的最优化,同时要具有一定的前瞻性,避免浪费所采购物资的功效及资金。对于采购来的物资及时进行检测验收,对于产品质量问题应分清责任妥善处理,属于供货方的责任应及时退货索回货款,避免造成更大的损失。在确保了质量性能的前提下,然后根据各种渠道掌握的信息资料选定价格最低、售后服务最好的供货商。对于购回物资的价格、规格型号、供应商与比价审计部门事先指定不相符的,以及没有质量检验单证的,不得办理报销手续。
2、质量控制措施。对于把好采购物资的质量关,要坚持以“使用和采购部门为主,比价审计部门为辅”的原则,审计部门不直接参与物资采购,只对物资采购的过程进行监督检查,对采购价格进行比价、评判优劣、参与定价,具体由采购部门进行采购,而审计部门不参与物资采购行为。
我国内审工作起步较晚,审计方法、审计手段主要以事后的财务审计为主,主要是纠错查弊。然而,随着市场经济的不断发展,经济活动呈现出前所未有的多样性和复杂性,面对经济全球化,日趋激烈的市场竞争我们应该有清醒的认识,要有紧迫感和危机感,要适应形势的发展和现实要求,高度重视和加强业务培训,特别是学习和掌握各种相关业务知识。事实证明,单纯的财务审计已不能适应经济的发展要求,同时审计人员知识老化、知识面窄等问题也日渐突出。采购比价审计是一种综合性较强的审计方法,它要求审计人员除必须懂得财务外,还需要掌握价格、工程审计、机械、资产评估、法律、信息网络、计算机等多方面知识。因此,要加强学习,进一步拓宽知识面,熟练掌握电脑操作技术,了解和掌握各类产品性能、市场价格信息以及各类物资价格查询方法,既要全面又要有针对性,提高内审人员整体素质和适应能力,加快内审队伍建设步伐,更新知识结构,只有建立一支全面型的能胜任各项工作的内审队伍,内部审计才能立于不败之地,才能不断向前发展,才能为我国的经济建设做出更大的贡献。
采购比价审计正是适应了经济发展的客观要求,它在审计观念、审计对象、审计方法、程序、步骤等与以往财务审计有明显不同。采购比价审计能够产生巨大经济效益,具有强大的生命力。
华北煤炭医学院附属医院
王晓明
2004年11月
范文二:物资比价采购管理办法
物资比价采购管理办法(试行)
为加强公司物资采购管理~完善采购制度~认真贯彻执行《关于国有工业企业物资采购管理暂行规定》和《关于贯彻执行国有工业企业物资采购管理暂行规定有关问题的通知》精神~加强内部控制~结合公司实际情况~特制定本办法,试行,。
一、比价采购体系
按照责任明确的原则~由公司价格委员会对比价采购进行监督审核。
,1,公司主要原材料~辅助材料、油料、劳保用品,设备、备品备件及其他采购物资~采购部门通过结合上年采购价格及市场价格制定本年度初步的采购现价~并报审计、财务部门备案。 ,2,制定物资采购内部控制制度~使公司的大宗物资采购行为寓于审计监督之中~并以价格委员会规定的价格作为审计监督的依据。 ,3,按照合理分工与相互制约的原则~明确有关部门在物资采购比价管理中各自的职责。
物资采购部门根据生产经营计划~依据物资消耗定额来测算原材料等物资的需要量并编制物资采购计划。
物资采购部门的主要职责是对采购物资进行数量、价格、质量综合控制~防止超储积压和不合理占用资金。
质检部门的主要职责是对采购物资准确并及时地提供客观、真实的质检报告~对原材料及生产外协件的质量进行评价。
审计部门主要职责是根据比价原则和操作程序~对大宗物资采购的价格确定、物资的质量、性能综合进行监督、检查~对超出控制价格的采购行为提出否决建议~参加物资采购招投标会议~对建立的相关台帐等过程进行监督控制~提供相关物资的价格信息~并对执行情况定期向公司领导报告。
,4,逐步在物资比价采购管理中建立“价格信息网”。物资采购部门和审计部门内部建立“价格信息库”~其价格信息应当取自市场调查、招投标档案、信息杂志、咨询机构和网络。经过分类整理、筛选~分析、评价出社会平均价格水平~用以确定比较合理的价格。
二、比价采购程序
1、按照公正、公开、互相监督的原则~充分体现“货比三家”的主导原则。对采购物资的价格实行分类管理~除个别军品原材料国家指定的商家外~其他主要原材料、辅助材料的采购数量和最高限价由采购部门提出建议价格~公司价格委员会审核确定~经总经理批准后执行。
2、物资采购定价程序及价格审批手续参照公司《关于物资采购及产品销售价格等管理规定》执行。
4、固定资产投资项目在50万元以上的~还必须经公司总经理办公会议研究确定。
5、军品技改项目实施比照相关程序、方法进行操作。
三、比价采购方法
1、操作程序,大宗物资采购,:
,1, 由物资采购部门提供采购物资的建议价格、商家, ,2, 由价格委员会审议确定控制价格、商家等,
,3, 由比价采购监督组负责监督,
,4, 报分管副总经理和总经理审批。
2、招标方法:
,1, 在确定基本价格的基础上,通过各种信息网络获得,~选定3家以上的商家并通知其参与招标,
,2, 各商家分别报来其产品的价格、质量、性能、技术参数等指标,
,3, 招标小组综合各商家报出的各项指标~进行初评~确定入选
商品价格,
,4, 入选商家若以低于上述最优先产品价格报价~或能接受一定的降价幅度~与此比较~确定最终价格与商家
,5,监督采购合同。通过招标确定采购商家和价格后~购销双方需签定“购销合同”~审计部门除参与招标程序外~还应对“购销合同”进行审计监督。
四、采购质量反馈
对购进的物资~检验部门应进行质量检验和测试,技术部门应对其性能,设备和技术性能强的物资,进行评价,物资管理部门负责对物资数量的验收入库~对供应方提供的产品达不到质量要求的~按规定退货或要求提供相应的补偿~两次供货质量不合格的~应终止采购合同。
对于待用物资应按标准物资的90%-95%重新确定采购价格。
定期进行质量反馈工作~各部门对生产过程中物资的使用情况加强沟通、协调~共同作好质量反馈工作。
本办法发布之日起施行.
二〇一〇年十月
范文三:物资比价采购管理办法
物资比价采购管理办法
为进一步规范公司物资采购管理~降低采购成本~提高经济效益~制定本办法。
一(原则
1. 坚持质量第一的原则。物资比价采购必须以质量为基础~在符合质量要求的情况下实施比价采购。
2. 坚持比价要害是分权的原则。建立起采购主管部门、使用部门及监督管理部门相统一又相互制约的一种快速科学的采购运行机制。
3. 坚持公开、公正、公平的原则。采购实施五公开。即:采购计划公开,采购渠道公开,质量标准公开,采购价格公开,付款方式公开。
二(相关部门的职责
1. 经营部负责原材料、燃料及各类包装物的采购。
2. 机动设备部负责设备、仪器、仪表、备品、备件、绿化物品的采购。
3. 公司办公室负责办公用品等物资的采购~负责了解采购市场~对采购价格的报价予以控制。
4. 财务部参与采购控制~对采购计划、采购价格予以监督。
5. 企管部参与采购控制~对采购全过程进行监督。
6. 使用部门参与采购~对采购物资的质量、数量及价格予以监督。
三(采购比价控制
,一, 对供方选择评价的内容
, 供方产品质量状况或相关经验,
, 供方质量管理体系对所提供产品的保证能力,
, 供方的顾客满意程度,
, 供方交货后的服务和支持能力;
, 供方履行能力、财务状况及价格、交货情况等。
,二, 控制方法
1. 采购实行计划见面控制法~解决该不该采购问题。各类物资采购按其职能由采购主管部门牵头组织~由使用部门提出采购申请,计划表和报告,~报采购主管部门。采购主管部门业务员
进行现场审核~并经部长审核签字后报主管副总经理和总会计师审批。经审批的计划是各类采购控制的前提~没有审批的不准采购。采购计划审批后采购主管部门和使用部门均进行询价~并由采购主管部门填写拟采购单价~书面返回申请部门~如申请部门有不同意见与采购部门不能达成一致时~应各自向其主管领导汇报~由主管领导协调~必要时由总经理裁决。
2. 计划价格控制法~解决价格控制基准问题。适用于经营部采购大宗原料~一般情况下按计划价格控制~当市场或付款方式发生变化时~由价格委员会决定其价格~或由主管副总经理、总会计师审核~总经理审批。
3. 招标控制法。解决采购价格控制方式问题。适用于经营部采购原材料、燃料、包装物等及机动设备部采购小型仪器仪表~公司办公室采购办公用品等。每年年初由经营部、机动设备部、公司办公室根据各自的采购业务~组织有关部门及各车间参加的按材料类别召开的招标会议。主管领导、总会计师、总经理参加招标会议~决定价格及定点供应厂家~招标结果报企管部。
4. 多部门联审联办~解决市场变化或付款方式变化情况下的采购控制问题。适用于各采购部门。
采购部门在采购前组织企管部、财务部、使用部门进行多部门联审联办~共同决定采购价格及进货厂家。
机动设备部在采购前将拟采购的设备规格、品种、数量、质量性能在货比三家的前提下~提前三天书面通知,独家生产的也要书面通知,参加多部门联审联办的企管部、财务部及使用部门~然后召开多部门联审联办会议~由会议确定采购价格及供货厂家~与会单位分别向其主管领导汇报后实施~如有异议需经总经理决定。
机动设备部采购备品、备件、仪器、仪表~应按月或季提供采购计划~由机动设备部主持召开多部门联审联办会议~由会议确定采购价格及供货单位。
公司办公室采购办公用品等采购计划形成后~应提前三天书面通知多部门联审联办部门~然后由公司办公室主持召开多部门联审联办会议~由会议确定采购价格及供货单位。
5. 采购周期在一天内的紧急采购~经主管领导批示由采购部门先行采购~事后组织相关部门进行事后评定。
6. 在招标、多部门联审联办的基础上~一次性采购金额达3000元,含3000元,以上应签订采购合同,一次性采购金额较小而累计到3000元时~应补签合同,即时清结的定型产品可不签合同。
所有的采购计划、审批、招标、多部门联审联办均应留7.
有记录备查。
8. 所有采购部门要严格执行多部门联办制度~并认真填写“采购物资申报单”~一式三份~采购部门、企管部、财务部各一份。
9. 对各部门的零星采购每次采购业务不足3000元的~主管采购部门建立零星物资购货台帐~并将此情况每月汇总报到企管部~以备企管部监督检查。
10. 即使是通过招标确定的供货厂家~其供货价格也要根据市场情况变化~其价格不得高出正常的市场价格~如果其价格高出市场价格~不得随意采购~应由采购部门召集相关部门重新定价~并填写《采购物资申报单》。
11. 合同标的、价格等内容与中标和多部门联审联办《采购物资申报单》中所定的内容必须相符~否则将追究相关责任人的责任。
12. 一次采购各类物资金额在1000元以上的一般要求开增值税发票~特殊原因无法开增值税发票的~必须事先经总会计师审批。
,三, 采购控制程序
1. 采购计划形成程序
核对库存
以各部门负采购部门采购部门业务员审核 业务员提出计划草案 责人提出的汇总审核 部长审核 采购需求
现场核准
送采购需采购需求
求部门 部门主管总经理批准 总会计师审批资金 输出计划表 副总审批
送达财务部
2. 采购计划见面程序
经审批的采购计划表或报告 主管处室填写价格
一次达3000元签订合同 受益部门无意见则实施采购 采购 累计达3000元补签合同
即时清结不签合同
主管部门返给受益部门
受益部门有不同意见且无法协调时
向各自主管领导汇报 采购 必要时由总经理决定 主管领导间协调
采购
3. 多部门联审联办程序
经审批同意采购的计主管部门选择三个以上主管部门将比质比价结果书面送联 划或报告 厂家进行比质比价 审联办部门
召集联审联办会议,做出价格和厂填采购申报单 向主管副总、总会计师、
家选择的决定 总经理汇报
不同意见由总经理决定
一次达3000元签订合同 实施 累计达3000元补签合同
即时清结不签合同
4. 监督反馈程序
不合格评审退货 使用中未发现问题 采购物资检验
或验证(质量监 合格品的交付使用 督) 使用中发现问题(现场监督) 向总经理汇报
使用部门与采购部门沟通 维修、 降价或换货 由采购部门分析和评审
,四, 采购责任制
1. 多部门联审联办原则上由采购部门选择三家以上供货单位~供联审联办部门进行比质比价~不能提供三家以上供货单位的采购业务~应报主管副总经理批准后方可进行多部门联审联办。
2. 主管采购的部门对所主管的采购业务行使采购权~对所采购的物资在质量和价格及服务方面负有直接责任~不管是招标还是联审联办~其采购结果均由采购主管部门负责。
3. 主管领导对采购结果负有领导责任~对采购过程负有组织协调责任。
五(采购物资的检查和验证
采购物资必须经使用部门和仓库检验和验证~使用部门有权对存在质量问题和价格不符合的采购物资拒绝接收~不经检验或验证的物资不准入库和投入使用。使用部门要对使用的材料、设备、备品、备件的使用情况进行记录~在发现问题时及时向采购部门反映~由采购部门负责协调解决~如果问题比较严重的可直接向总经理反映。
六(企管部、财务部负责对各有关部门的比价采购工作执行情况进行抽查~发现问题依据公司有关规定进行处罚。
七(本办法从下发之日起执行。
八(本办法由企管部负责解释。
附:采购物资申报表
二??五年四月二十一日
采购物资申报表
负责采购部门: 年 月 日
物资名规格型单位 数量 单价 金额 使用部采购
称 号 门 员
技术或
质量要
求
货比三
家情况
说明
单位名 电话 选定单称
位说
厂 址 传真
明
联系人 手机 电话 联审联
办部门
签字
备注:1.填写此申报表是证实采购部门是否实行货比三家、联审
联办。
2.此表一式三份~采购部门、企管部、财务部各一份~由采购部门根据各部门批准的采购计划填写。
3.参加联审联办单位及相关事宜按《物资比价采购管理办法》执行。
范文四:物资采购比价管理办法
物资采购比价管理办法
第一章 总 则
第一条 目的
为加强公司比价管理,规范比价活动,完善公司采购流程,结合公司实际,制订本办法。 第二条 原则
比价活动遵循公开、公平、公正、诚信和规范的原则。 第三条 比价范围及适用范围
1、比价范围包括:每月备品备件、二类机电、生产辅料、劳保用品、安防用品等物资金额在10万元以下的采购项目。
2、本办法适用于山东铁雄新沙有限公司及其子公司的比价项目。
第二章 部门职责
第四条 部门职责
1、采购部门根据公司部门职责划分,公司负责比价采购的部门为:供应处和动力设备处;其中:供应处负责二类机电、生产辅料、劳保用品等物资的采购,动力设备处负责备品备件等物资采购;采购部门的职责为:
(1)向企管处提交比价申请表,并按规定审批。
(2)制作询价单,落实采购物资的具体技术参数及相关要求。 (3)推荐符合要求的报价单位,完善供方信息库。 (4)发送询价单到各报价单位。
(5)组织比价活动,编制比价中标报告,并报有关领导审批 (6)负责与确定的中标单位履行相关合同程序。 (7)负责与公司相关部门沟通执行物资进厂验收程序。
2、使用部门负责上报物资需求计划,提供相关技术参数及要求,参与比价活动。 3、财务处负责比价活动中税票、付款方式、结算方式等要求的确定。 4、企管处的职责
(1)制定和完善比价管理办法;
(2)接收申请部门的比价申请表并做出审批意见;
(3)接收各报价单位的报价单;
(4)参与比价活动,监督比价流程的执行。
第三章 比价流程及相关要求
第五条 比价流程
填写比价申请表(采购部门)→企管处审核供货厂家(企管处)→发送询价单(采购部门)→客户发报价单(企管处)→组织比价活动(采购部门)→确定拟中标单位(相关部门)→编制比价报告并会签、审批(采购部门)→供货(采购部门)。
第六条 相关要求
1、采购部门填写比价申请汇总表到企管处(见附表2),企管处从资质、信用、质量反馈等方面对推荐单位进行审核,对不符合要求的推荐单位进行删减,同时添加符合要求的单位。
2、采购部门按审核后的推荐单位发送询价单,发送询价单前必须确定采购物资的技术参数及使用部门的要求等信息准确无异议,有异议的须在客户的报价单发送到企管处前予以纠正,不得出现报价后技术参数及相关要求不统一的情形。
3、各报价单位在规定开启报价时间前将报价单(以电子扫描件发邮箱的形式)发送到企管处,邮箱密码由集团监督纪检部人员管理。
4、报价单收齐后,企管处召集集团监督纪检部、采购部门共同开启邮箱,由采购部门在监督下汇总报价,以此为依据组织比价活动。
5、采购部门召集使用部门、相关职能处室、财务处、企管处及集团监督纪检部,组织比价活动,共同确定拟中标单位。
6、采购部门编制比价报告,会签后报部门负责人、分管领导、企管处负责人审批。 第七条 加急物资采购
比价项目为加急物资采购,可按加急比价流程处理,要求客户在规定时间发报价(以电子扫描件发邮箱的形式)至企管处,即由企管处召集集团监督纪检部、采购部门、和使用部门共同开启并记录报价,现场比价确定拟中标单位。
采购部门每月应严格控制加急比价项目的次数,加急采购物资无主管领导审批的一律不列为加急比价项目。
第四章 管理考核
第八条 供方信息库的管理
采购部门应建立供方信息库,供方的选择要坚持以“厂家为主、贸易商为辅”的原则;定期对供方信息库进行修改和完善,淘汰无信用或质量有问题的供方,并补充新的合格供方,原则上应保证每个比价项目的供方在3个以上,且能形成有效竞争,特殊情况除外。
更新的供方信息库及时报企管处备案。 第九条 比价活动的管理
采购部门按采购计划要求发送询价单,及时纠正相关技术参数及使用要求的偏差,统一报价平台,不得有漏报、多报、不按要求报价的情形出现;若出现报价平台不统一,对比价申请部门处以200元/次的罚款;由于使用部门提供错误的技术参数或要求导致报价平台不统一,对使用部门处以200元/次的罚款,并对相关审核部门处以100元/次的罚款。
第十条 加急比价项目的管理
严格控制每月加急比价项目的次数,无主管领导审批而需加急采购的比价项目,对相关物资申请部门处以1000元/次的罚款。
第六章 附则
第十一条 本办法由企管处负责编制、修订、解释、归口管理。 第十二条 本办法自下发之日起开始执行,原相关制度同时废止。 附件1:比价流程 附件2:比价申请汇总表
附件2:比价申请汇总表
月份比价申请汇总表
申请部门:
申请人:
企管处:
分管副总:
部门领导:
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范文五:物资采购比价管理办法
XXXXX 公司物资采购比价管理办法
1 总则
1.1为加强公司的物资采购管理,按照公平公正、诚实信用、比质比价的原则, 防止物资采购过程中的不正当行为发生,维护公司的合法经济利益,特制定本办法。
1.2在物资采购的前期,依据本办法成立该项物资采购的比价小组,比价小组成员包含采购部门代表、财务部代表、使用(或受用)部门代表及相关专业人员。各部门代表人员按其所在部门的职能以及岗位职责,明确责任,对此项物资采购的比价工作进行管理。
1.3 参与比价的人员名单(详见附件3),由各部门及公司给予授权。
2 比价的范围
需要进行采购比价的物资包括:原材料、辅助材料、包装物、劳保物品、办公用品、备件、模具等与生产材料相关的物资;工程、基建、设备、设备大修/二保项目、安全相关的物资、费用;食堂物资的采购;外购半成品、委托加工物资、销售过程中所需的物资及相关的服务。
3 物资采购比价的管理
3.1 对公司主要原材料的审核。采购部门购买铜箔、铝箔时参照近一两日上海有色金属网的相关金属价格,对于上述随市场行情价格波动较大的物资,每次采购价格要低于当期权威网站发布的平均市场价格,并将其价格标注在付款单中,由财务部审核后付款。
3.2 对批量较大的生产性辅助材料以及日常消耗的低值物资,必须履行比价程序。公司认为批量较小的或零星采购的不属于此范畴。
3.3 不适用招标采购的物资,由采购的部门进行货比三家采购,比价议价。
3.4 财务部在采购比价过程中发挥监督、审核的作用。
备注:废旧物资处置比价遵循《废旧物资处置办法》
3.5为配合后续比价工作的开展,比价小组的各成员有提供供应商渠道及信息资源的义务。
4 比价适用条件及审批权
备注:超出此金额范围物资采购、项目比价等执行《招投标管理办法》。 5 管理、考核规定
4.1为进一步规范物资采购比价程序,严格执行比价制度,加强采购工作的组织领导和监督管理,财务部行使监督、检查职权。
4.2财务部对违反本办法的事项有考核权。
4.2.1物资采购业务已发生但未按比价流程执行的,对责任部门考核200元/次项;
4.2.2 物资采购业务中违规操作,造成损失或不良影响的,除经
济处罚外,经公司会议决定对该责任人员进行调岗或停职的处罚,以及对部门经理管理不当进行追责。
4.2.3对于情节恶劣,给公司造成严重损失的,必要时提起诉讼对责任人员追究法律责任。
6 本办法由财务部负责解释。 7 本办法自下发之日起执行。
附件1:比价议价记录表 附件2:设备采购拟选厂家记录 附件3:参与比价人员名单及授权书
二零一七年五月二十日修订