蒜蓉专家
范文一：纸质文件转为word[整理]
纸质文件------转换成word文档电子版的方法
首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去。如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，不过在些之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。
首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动
“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具
Office Document Scanning”即可开始扫描。 /Microsoft
提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。 由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。
点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到 Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word中 了。
此软件还有一小技巧:通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码,
PDF文件------转换成word文档电子版的方法: 第一步:首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件?打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。
编辑提示:如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到
“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。
第二步:运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具?将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。
编辑提示:目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。
范文二：关于归档纸质文件与电子文件整理的思考
关于归档纸质文件与电子文件整理的思考
政府行政管理,社会公共服
务,企业生产经营要运用数字化,
网络化技术,这就决定了要从根本
上改变我们传统的办公模式,公文
的起草,审核,签发,传递,阅办以
及接受,查询,存档,利用等都要运
用计算机和网络技术来实现.我们
所要面临的或将要面临的是大量
的电子文件,而且由于网络安全,
电子文件的法律效力,档案属性等
因素的影响,在相当长的时间内电
子文件与纸质文件将同时存在,相
互补充.这给档案部门提出了一个
新问题,就是如何改革文书档案传统的整理模式,使
电子文件与纸质文件整理方法科学,统一,使其最大
限度地发挥各自的优势.
一
分类方案的统一
电子文件由于具有数字化信息形态,载体的非直
读性,物理结构与逻辑关系的复杂性,信息与载体的
相分性以及信息的不安全性和易更改性等特点,因
此,在编制分类方案时要考虑归档电子文件的原始
真实性和完整性,以满足档案属性的要求.计算 性,
机的高智能信息处理功能对满足档案的查准率,查全
率和快捷检索是很容易做到的.这也就没有必要在
分类方案中,再过多地考虑归档文件的形成规律和有
机联系问题.
编制电子文件与纸质文件统一的分类方案的思
路是:1,按保管期限设置第一个层次,便于光盘的纸
质载体文件销毁;2,按年度设置第二个层次,便于纸
质文件的排序管理和光盘的组盘管理;3,按作者设置
第三个层次,便于减少电子文件的重新组合范围和纸
质文件排序的工作量.其分类方法为保管期限——
年度——作者.每份归档文件的档号结构为全宗号
——
保管期限——年度——作者——件号——盒号.
二,排列顺序的统一
电子文件的排列应适应与之对应的纸质文件排
列需要,改革立卷方法采取文件做整理并运用计算机
检索后,其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑
文件之间的有机联系.如请示与批复等,完全可以按
保管期限和发文字多来排列,以简化整理方法.
三,编号方法的统一
归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号
方法,可最终实现相互问一一对应关系,对保证档案
的安全,发挥档案的法律效力,实现档案信息化,提高
档案利用效果发挥重要作用.
归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置
加盖档案章并填写相关内容.电子文件的编号应在
电子文件形成过程中完成,其年度,作者,保管期限由
拟文部门填录,发文序号由文书部门填录,件号由计算
机系统按分类方案和排列顺序自动生成.在设计办公
子自动化系统时,应做到电子文件的归档号能自动生
成,实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应.
四.编目格式的统一
传统的档案编目是对档案着录,标引和组织,编
制目录的工作,其主要目的是为档案保管和查阅提供
方便.电子文件和计算机管理下的纸质文件,完全可
以实现智能管理和高效率,多种组合条件下的检索和
查询.因此,也就没有必要再编制用手工的多层次,
多种类检索工具,完全可以利用计算机系统中的”树
型”目录结构建立单一,对应,统一的目录格式.所谓
单一,是指目录种类单一,只编制归档文件目录.所
谓对应,是指电子文件归档目录中要着录电子文件属
性代码和文件类别代码文件名.在办公自动化条件
下,电子文件的着录,标引项目应在电子文件的制发
阶段完成.档案部门在对电子文件进行整理归档时,
按其分类方案和件号顺序打印归档电子文件目录,并
以此目录作为纸质文件分类,排序及编号的依据,最
终实现电子文件与纸质文件档号的一一对应.
在电子文件与纸质文件同时存在的情况下,电子
文件是主要利用渠道,应是档案管理主体.纸质文件
主要是对电子文件的原始性,真实性,完整性,法律效
力及网络安全发挥”验证”和”多查”作用.因此,我们
应改变传统的档案管理观念,积极探索网络时代档案
管理的新模式,以回应档案信息化对我们的挑战,满
足社会对档案信息的需求,更好地发挥档案的作用.
(作者单位:延吉市社会福利院靖宇县保护区
管理局)
0
范文三：纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤
根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况
1、 下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：
①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、 以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为： ①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，
复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。
4、跨年度形成的文件
机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。
5、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为
一件，以正文为准；③转发文与被转发文为一件，以转发文为准；④来文与复文为一件，以复文为准；⑤多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。
6、无落日期的文件要标注日期
此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
7、专门年度的分类方法
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。
8、临时机构（如“三讲办”、“普查办”等），存在时间不长（即两年以内），文件材料又比较少，工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档，如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。
9、保管期限的划分
原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，制定出本单位档案保管期限表。
永久，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远（即50年以上）利用价值的档案，定为永久保管。它主要包括：
(1) 本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的
文件材料；召开重要会议的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演变、机关领导人任免等文件材料。
(2) 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件，上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。
(3) 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。 长期，凡是反映本机关的一般工作活动，在较长时间内（即15—50年左右）对本机关工作有查考利用价值的文件，定为长期保管，它主要包括：
(1) 本机关一般工作问题文件材料；一般会议的主要材料；人事管理工作形成的一般文件材料（如行政介绍信、工资关系等）。
(2) 直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3) 下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。 短期，凡是在较短时间内（如15年以内）对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。它主要包括：
(1) 本机关一般事务性的文件材料。
(2) 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料。
(3) 下级机关报送的一般性的文件材料。
10、根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类时应注意以下几点：
(1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
(2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不
要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
(3) 一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。
(4) 本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。
二、归档文件整理工作步骤
第一步 分类
我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。
我校原则上采用：年度——机构或项目——保管期限分类法 机构分类法，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类，它主要针对党群、行政类档案。
模式：年度——机构——保管期限分类法
示例：2003年，校长办公室，永久、长期、短期
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类，这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同，依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。
采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。同时，由于每个机构都承担某
些方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理（即原来推行的文书处理部门立卷）的情况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。
1、采用机构分类，一般来说，有一个机构就设置一个，机构名称就是类名。采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类须视其具体情况而定，如：①有主办者的一般归入主办机构；②以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；③业务部门起草，以机关办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草发文的机构内。
2、机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
3、各职能机构下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构的下设机构进行分类。
类目分类法，是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。
模式：年度——类目——保管期限
示例：a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短 b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按类目（即类别或项目）分类，再在类别或项目下面按保管期限分类。
第二步 装订
归档文件材料修整完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以防文件丢失，便于归档后保管和利用。
1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。
2、复制字迹模糊或易退变的文件。目前，一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
3、对某些特殊超大的纸张（报表、基建图纸等）需要加以折叠，折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。取齐右边和下沿。此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。凡8K纸张的统计报表、新生录取审批表等，可以不折叠，装订后直接装盒。
4、去除易锈蚀的金属物。如订书钉、曲别针等。但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。
5、装订时，正本在前，定稿在后，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，再将“件”内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐右边和下沿。
为了尽量降低成本，简便装订方式，全省推荐使用精制塑料螺钉装订。红色装订永久保存的档案，黄色装订长期保存的档案，绿色装订短期保存的档案。从材质的安全和经济角度考虑，对较厚的文档可采用线装法（三孔一线）。另外，5页以内的文件可采用胶水粘贴。
第三步 排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》中规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度——机构——保管期限”分类，“机构”即为最低一级类目。而按“年度——类目——保管期限”分类，“类目”则为最低一级类目。
事由（即问题）可根据范围的大小来确定。具体方法有：
(一) 同一事由内的归档文件排列。即一个作者，一个问题（即同一事由）的文件，就按时间先后顺序排。例如财务管理工作文件、工会工作文件等。
(二) 不同事由的归档文件排列。
1、按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素。这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。
2、按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件
排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件排在前面，其它文件排在后面。又如综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。
3、按事由具有的共同属性分别集中排列
(1) 一个事由，几个作者，先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起。
(2) 一个事由，几个单位，可先按单位，再按时间排列。例如基层上报的工作总结、统计、年报和名册等。
(3) 非诉讼案件材料，按决定（或批复）——报告——调查旁证——个人交待材料等顺序排。
对具有保存价值，且又没有及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。
第四步 编号
归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时实体存取提供了条件。
(一) 归档章的项目
归档章式样（应为六个空格，下图为示例）：
1、 全宗号：是档案馆为立档单位编制的代码。目前我校档案 共划分为五个全宗，代码分别为：长沙交通学院1号、长沙电力学院2号、湖南轻工业高等专科学校3号、湖南省水利水电学校4号、长沙理工大学5号。
1、 年度：是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件 的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003年，不能简化写成“03”，而应写成“2003”。
3、保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《档案保管期限表》给归档文件划定保管期限。归档文件保管期限为永久、长期、短期。可简称为“永”、“长”、“短”，也可用“Y”、“C”、“D”填写。
4、件号：即归档文件的排列顺序号。它是归档文件在分类方案中最低一级类目的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。
我校室编件号有两种方式：
一是按机构分类法进行分类的（党群、行政等类），即采用“年度——机构——保管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：校长办
公室2003年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编
号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期
的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件
号。
二是按分类方案的某一级类目进行分类归档的（教学、科研、基
建、设备、产品、出版、外事、财会等类），即采用“年度——类目
——保管期限”分类的，室编件号应在最低一级类目内，按同一年度、
同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：①教
学和科研类（其中综合类除外）在三级类目内编制件号；②财会类先
按归档机构排列，再在二级类目内编制件号；③其余各类（包括所有
综合类）均在二级类目内编制件号。例：教务处2003年教学计划、
学籍变更材料等，分别划在2个三级类目中，应在这2个类目中按其
保管期限的划分，编制永久或长期件号，均从“1”开始编流水件号。
5、归档机构：即档案形成部门。
6、馆编件号：由档案馆根据进馆档案的类别和保管期限编制。
(二) 盖归档章的要求
1、盖归档章的位置。一律加盖在归档文件首页上端居中的空白
位置，如果领导批示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其
他空白位置，但以上端为宜。以篮黑色印泥为宜。
2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳
素墨水等。档案材料一律杜绝使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰色笔。
3、改进盖归档章的方法。搞好两个结合：一是与机关内外收发
文程序结合，在收文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件的首页
上加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。二是
与推行文书处理部门归档制度结合，给每一个部门分别配置一套归档
章，每形成一份文件，就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章，
这样，可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度。
附注：档号模式和标识与各类档案归档章示例参考
A、档号模式和标识：
1. 2003—DQ13—Y10 2003年—党群类组织—永久第10件
2. 2003—XZ12—C17 2003年—行政类人事、师资—长期第17件
3. 2003—JX13—2—C8 2003年—教学类全日制本、专科—招生—长期第8件
4. 2003—KY12—3—Y6 2003年—科研类社会科学—省级项目—永久第6件
5. 2003—SB18—C20 2003年—设备类第18号仪器设备—长期第20件
6. 2003—JJ17—Y16 2003年—基建类第17项工程—永久第16件
7. 2003—CP14—D3 2003年—产品类第14号产品项目—短期第3件
8. 2003—CB15—D2 2003年—出版类第15号出版物—短期第2件
9. 2003—WS12—C9 2003年—外事类出国—长期第9件
10. 2003—CK14—D89 2003年—财会类凭证—短期第89件
B、各类档案归档章示例 ：
1、
2、
3、
4、
5、
6、
7、
8、
9、
10、
另外，所有类别中的综合类举例：
2003年，教学综合类，第18件，教务处产生的长期保管档案。
第五步 编目
在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查
定盒，它是保证文件归档质量的必要措施。复查的内容如下：
第一，文件收集是否齐全完整（注意发现漏收、重份等问题）；
第二，年度是否分清（注意跨年度文件的补收）；
第三，盒内文件排列是否合理（注意密不可分的文件有无人为分
开）；
第四，归档文件保管期限划分是否准确（注意几种保管期限保存
的文件有无交叉现象）；
第五，一个事由（或问题）的文件是否集中（注意有无夹杂其它内容）。
编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档文件的全貌。
(一) 归档文件目录的项目
1、件号：填写室编件号。每一件文件的“件号”，指每一个归档机构的归档文件在划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号。
2、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的就可以了。不必一一填写。责任者可填正规的简称，但不能填成“本校”，如：可填“长理工大”。
3、文号：即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成。可按竖3排照实填
长理工大写，如：〔 。文号栏内不得填写期刊、会期或文件件次，但可2003〕
4号
填写在题名栏内。
4、题名：即文件标题。它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点。文件题名较长的可填二、三行不等。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
(1) 会议记录可作为一件，但应将每次会议的期次、时间和主要
内容填写在目录上。
(2) 文件标题按原标题写，一般应照实抄录，不要随意改动和简化，标题文字太长可以简化（但不能更改原意），标题第一行应空两格。
(3) 有主标题和副标题的，主标题可以代替副标题的后者可以不写。
(4) 无标题的有四种情形的变通处理方法：①文件标题是“通知”或“便函”一类的，可根据文件内容重新拟写标题；②批转性文件只反映字号的，应根据文件内容重新拟写标题；③针对性文件标题，如干部任免，只填写针对本机关的人名；④标题相同的，如工作计划、总结和报表不能打省略号，应标出单位名称。
5、日期：即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。
文件年月日，只要在同一年代的文件，每张文件目录第一格写全称，填写时可省略年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字，即填为 两行如 2003
0909 。
没有日期的也有四种情形的变通处理方法：①会议文件材料按会期；②年报表按当年12月或第二年元月（如有专业年度的填写专业年度时间）；③培训班形成的文件材料按办班时间；④使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。
6、页数
页数，即填写一件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与
文件内容相关的文字、图画等）的页画为一页，空白页不计。大张文件或图表的折叠页，一张只能计一页。来文与复文、正本与定稿、收文处理单与文件等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
编页号可以固定文件的位置，便于统计、核对和查找。具体方法：
(1) 以文件“自然件”为单位，按页次顺序编流水号，一般为每页编一个号。
(2) 两面有字的两面编号，正面编在右上角，背面编在左上角。
(3) 印刷件，能利用原页号的可不再编号。只有底稿接着编号。
(4) 基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号。
(5) 一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件（如行政介绍信、组织与工资关系、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。
7、备注
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。
(1) 只有请示没有批复的，应注明缺批复。
(2) 只有复印件缺原件的，应注明缺原件。
(3) 以上级机关名义起草的行文，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，也可注明交XX机关存档的字样；不须说明的空着不填。
(二) 编目的几点要求
1、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm，见附表）。
2、每张目录横栏仍为10格。每格一般只要求填写一份文件；特殊文件（如附件或有副题名等）可填用2栏。
3、永久和长期保存的文件，文件目录要打印三套，一套随文件入盒，交档案馆两套；作短期保存的文件，目录要求打印二套，一套入盒，一套交档案馆。
4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称填写时，应使用全称或规范的简称。
5、归档文件目录软盘应交档案馆保存（注明单位名称和年度），归档机构每年可到档案馆领用新软盘。
为了便于查找，应在归档文件目录右上角增加2个选项，即保管期限和归档机构。
第六步 装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术操作外，同样应该体现出归档文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
(一) 装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。装盒的具体要求有三条：①不同形成年度的归档文
件不应放入同一档案盒（2年以内临时机构按结束年归档的除外）；②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；③分机构的情况下，不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。
装盒时还应该注意二点：一是视其文件的多少选择档案盒的厚度。二是档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，依次装入下一盒即可。
（二）盒号
盒号，即档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号(用铅笔编写)和馆编盒号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
馆编盒号应由学校档案馆统一负责编制。其编制方法为：在分类方案的某一级类目内，按档案盒上架排列后的顺序流水编制。即除财会类按归档机构排列外，其他九大类档案均按二级或三级类目排列。具体来说，就是在同一年度的二级或三级类目内按3种保管期限排列编号。即“永久”一个流水号，“长期”一个流水号，“短期”一个流水号。3个流水号都从“1”开始标注。采用这种编号方法，可以保持与原来传统的排列编号方法的一致性。
(三) 档案盒格式与填写
1、档案盒的规格
档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般为10 -50mm，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。
2、档案盒封面
档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称，下加双横线。一般全宗名称要求使用橡皮条章盖印（或使用电脑打印）。
3、档案盒盒脊的项目
档案盒盒脊应根据摆放方式的不同（即竖放与横放），在盒脊或底边设置检索项，包括以下六项：
(1) 全宗号：即立档单位全部档案的总称，我校全宗号为“5”。
(2) 年度：应填写档案形成的年度，并填写全称，如2003。
(3) 保管期限：视其档案保存价值由立档单位确定的，并填写 “永久”等。
(4) 机构（问题）：填写机构是指本单位内部机构，如人事处、计财处等。问题则指几个小问题组合在一起的，可笼统的标注。
4、起止件号：即填写盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“——”号。
5、盒号：即档案盒的排列顺序号。就一个单位（全宗）而言，就是在分类方案的最低一级类目内，将各个内部归档机构（或按问题分类的）同一年度的文件按永久、长期、短期的顺序编一个盒排流水号。编盒号，一般由档案馆完成。
在上述项目填写时，凡涉及到阿拉伯数字项（如全宗号、年度、起止件号、盒号等）一律使用铅笔或木刻字盖印：其它项基本上涉及到汉字，用木刻章或铅字盖印。盖印的颜色统一为蓝黑色，或用毛笔填写，并要求书写工整，字迹醒目。
6、备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。它是各部门对归档文件进行动态管理的有效措施。
备考表上设置的项目包括以下几个方面：
(1) 盒内文件情况说明：包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
(2) 整理人：填写负责整理归档的人员姓名，以明确责任。 (3) 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，可填写归档机构负责人的姓名，由其对文件归档情况进行监督检查。
(4) 日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
归档文件在学校档案馆保存阶段内如有变动情况，档案人员应随时在备考表中注明。
下面附三种标准表格式样： 1、《归档文件目录》 2、《备考表》
3、《财会档案移交目录》
归档机构
保管期限
归 档 文 件 目 录
备 考 表
整理人：
检查人： 年 日
盒内文件情况说明：
月
财 会 档 案 移 交 目 录
归档机构： 交接时间： 年 月 日
单位负责人： 移交人：
范文四：照片和纸质文件的翻拍[整理版]
照片和纸质文件的翻拍
以前没有数码相机的时候人们都是用胶片相机，拍出来的照片都要冲印成纸质照片欣赏，如今电脑家家有了，网络业发展了，顺义把纸质照片电子化就有了需求，通常，使用扫描仪来完成这种工作，但是扫描仪并不普及，数码照相机差不多家里都有，那么用数码相机来干这个工作可不可以呢，答案当然是肯定的，不过数码相机来翻拍纸质照片需要注意一些问题:
一、纸质照片的反光
二、纸质照片的翻拍后的变形
一、控制反光
首先要正确的使用光线，在家里业余的条件下没有翻拍仪，怎么样选择光线呢 1、 使用自然光，选择晴天背阴的地方，是四周只有天空的散射光照射，根据图一布置相机和照片，可以控制住。
图一
2、 室内使用可转向的闪光灯(最好是夜间)，来控制光线，原理和第一种是一
样的，只是光源更好控制(见图二)。
图二
范文五：纸质档案归档文件整理工作步骤
对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我
校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所
谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况 1、 下列文件或文本在实体装订时，可作为一件： ? 正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，
也可各为一件）；
? 具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件； ? 原件与复印件或手抄件，应作为一件；
? 转发文件与被转发文件，应作为一件；
? 报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；
? 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报
请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”
的备注栏中加以说明。
2、 以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为： ? 正本在前，定稿在后；
? 正文在前，附件在后；
? 原件在前，复制件在后；
? 转发文在前，被转发文在后；
? 回复性文件在前，报请性文件在后；
? 结论性材料在前，依据性材料在后；
? 汉文本在前，少数民族文本在后；
? 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；
? 文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日
期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款
日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、
规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定
按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。
4、跨年度形成的文件
机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统
一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：?跨年度的会议文件材料，统一归
在闭幕年；?跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；?跨年度的请示与批复，
统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；?回顾
纪念性文件，归入定稿或发表年；?法规性文件，归入公布的年度；?跨年度的计划归
开始年；?跨年度的总结归最后一年，等等。
5、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”
的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，?正本与定稿为一件，以
正本为准；?正文与附件为一件，以正文为准；?转发文与被转发文为一件，以转发文
为准；?来文与复文为一件，以复文为准；?多份文件（如组织关系、工资关系、行政
介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。
6、无落日期的文件要标注日期
此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、
字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此
按年度合理归类。
7、专门年度的分类方法
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法
时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。
8、临时机构（如“三讲办”、“普查办”等），存在时间不长（即两年以内），文件
材料又比较少，工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档，
如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。
9、保管期限的划分
原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档
案工作规范》，制定出本单位档案保管期限表。
凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史
研究有长远（即50年以上）利用价值的档案，定为永久保管。它主要包括：
(1) 本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重
要会议的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演变、机关领导人
任免等文件材料。
(2) 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件，上级针对
本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。
(3) 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
凡是反映本机关的一般工作活动，在较长时间内（即15—50年左右）对本机关工作有查考利用价值的文件，定为长期保管，它主要包括：
(1) 本机关一般工作问题文件材料；一般会议的主要材料；人事管理工作形成的一
般文件材料（如行政介绍信、工资关系等）。
(2) 直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关
主管业务，并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3) 下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。
凡是在较短时间内（如15年以内）对本机关有参考利用价值的文件材料列
为短期保管。它主要包括：
(1) 本机关一般事务性的文件材料。
(2) 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料。
(3) 下级机关报送的一般性的文件材料。
10、根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类时应注意以下几点：
(1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
(2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文
件的重要程度来划定保管期限。
(3) 一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可
本着就高不就低的原则。
(4) 本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。
二、归档文件整理工作步骤
我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、
产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。
我校原则上采用：年度——机构或项目——保管期限分类法
，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类，
它主要针对党群、行政类档案。
模式：年度——机构——保管期限分类法
示例：2003年，校长办公室，永久、长期、短期
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期
限分类，这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房
排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管
理非常方便。同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同，依次排列
在一起，更便于实体查阅。此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。
采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档
单位的历史面貌。同时，由于每个机构都承担某些方面的职能和任务，按机构分类在一
定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。
特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理（即原来推行的文书处理部门立卷）的
情况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设
计大大简化。
1、采用机构分类，一般来说，有一个机构就设置一个，机构名称就是类名。采用
机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由
几个机构共同处理的，如何归类须视其具体情况而定，如：?有主办者的一般归入主办
机构；?以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；?业务部门起草，以机关办公
室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草发文的机构内。
2、机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该
类保存。有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公，并以该机构为常设机构，
那么形成的文件应归入内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根
据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
3、各职能机构下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类；业务独立性强、职
能重要的，也可选择职能机构的下设机构进行分类。
是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，
它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。
模式：年度——类目——保管期限
示例：a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短
b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按类目（即类别或项目）分类，再在类别
或项目下面按保管期限分类。
归档文件材料修整完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以防
文件丢失，便于归档后保管和利用。
1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残
缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。
2、复制字迹模糊或易退变的文件。目前，一般采用复印的方式进行复制。比如传
真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，
并且最好采用单面复印。
3、对某些特殊超大的纸张（报表、基建图纸等）需要加以折叠，折叠的操作要求
比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
取齐右边和下沿。此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。凡
8K纸张的统计报表、新生录取审批表等，可以不折叠，装订后直接装盒。
4、去除易锈蚀的金属物。如订书钉、曲别针等。但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。
5、装订时，正本在前，定稿在后，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，
再将“件”内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅利用。一般来说，采用左上角装订
的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐右边
和下沿。
为了尽量降低成本，简便装订方式，全省推荐使用精制塑料螺钉装订。红色装订永
久保存的档案，黄色装订长期保存的档案，绿色装订短期保存的档案。从材质的安全和
经济角度考虑，对较厚的文档可采用线装法（三孔一线）。另外，5页以内的文件可采用
胶水粘贴。
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件
先后次序的过程。《规则》中规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、
重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“最低一级
类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度——机
构——保管期限”分类，“机构”即为最低一级类目。而按“年度——类目——保管期
限”分类，“类目”则为最低一级类目。
事由（即问题）可根据范围的大小来确定。具体方法有：
(一) 同一事由内的归档文件排列。即一个作者，一个问题（即同一事由）的文件，
就按时间先后顺序排。例如财务管理工作文件、工会工作文件等。
(二) 不同事由的归档文件排列。
1、按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。
这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素。
这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。一个作者，几个问题的文件，
就先按问题后按时间排列。
2、按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工
作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如
会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件
排在前面，其它文件排在后面。又如综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排
在前面，其他材料排在后面。
3、按事由具有的共同属性分别集中排列
(1) 一个事由，几个作者，先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可以将
机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同
小事由形成的文件分别集中到一起。
(2) 一个事由，几个单位，可先按单位，再按时间排列。例如基层上报的工作总结、
统计、年报和名册等。
(3) 非诉讼案件材料，按决定（或批复）——报告——调查旁证——个人交待材料
等顺序排。
对具有保存价值，且又没有及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最
后或与相关的某份归档文件装成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。
归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在
归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化
工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以
及将来查找利用时实体存取提供了条件。
(一) 归档章的项目
归档章式样（应为六个空格，下图为示例）：
全宗号 年度 室编件号
归档机构 保管期限 馆编件号
1、 全宗号：是档案馆为立档单位编制的代码。目前我校档案 共划分为五个全宗，代码分别为：长沙交通学院1号、长沙电力学院2号、湖南轻工业高等专科学校3号、湖南省水利水电学校4号、长沙理工大学5号。
1、 年度：是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件 的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003年，不能简化写成“03”，而应写成“2003”。
3、保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《档
案保管期限表》给归档文件划定保管期限。归档文件保管期限为永久、长期、短期。可
简称为“永”、“长”、“短”，也可用“Y”、“C”、“D”填写。
4、件号：即归档文件的排列顺序号。它是归档文件在分类方案中最低一级类目的
排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要
标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。
我校室编件号有两种方式：
一是按机构分类法进行分类的（党群、行政等类），即采用“年度——机构——保
管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：校长办公室2003年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从
“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。
二是按分类方案的某一级类目进行分类归档的（教学、科研、基建、设备、产品、
出版、外事、财会等类），即采用“年度——类目——保管期限”分类的，室编件号应
在最低一级类目内，按同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水
号。例如：?教学和科研类（其中综合类除外）在三级类目内编制件号；?其余各类（包
括所有综合类）均在二级类目内编制件号；?财会类例外，先按归档机构排列，然后在
二级类目内先按永久、长期、短期排列后再编制流水件号。例：教务处2003年教学计划、学籍变更材料等，分别划在2个三级类目中，应在这2个类目中按其保管期限的划分，编制永久或长期件号，均从“1”开始编流水件号。
5、归档机构：即档案形成部门。
6、馆编件号：由档案馆根据进馆档案的类别和保管期限编制。
(二) 盖归档章的要求
1、盖归档章的位置。一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如果领导批
示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其他空白位置，但以上端为宜。以篮黑
色印泥为宜。
2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等。档案材
料一律杜绝使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰色笔。
3、改进盖归档章的方法。搞好两个结合：一是与机关内外收发文程序结合，在收
文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件的首页上加盖空白归档章，可以有效地避免
领导批示等占用盖章位置。二是与推行文书处理部门归档制度结合，给每一个部门分别
配置一套归档章，每形成一份文件，就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章，这
样，可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度。
附注：档号模式和标识与各类档案归档章示例参考
A、档号模式和标识：
1. 2003—DQ13—Y10 2003年—党群类组织—永久第10件
2. 2003—XZ12—C17 2003年—行政类人事、师资—长期第17件
3. 2003—JX13—2—C8 2003年—教学类全日制本、专科—招生—长期第8件
4. 2003—KY12—3—Y6 2003年—科研类社会科学—省级项目—永久第6件5. 2003—SB18—C20 2003年—设备类第18号仪器设备—长期第20件 6. 2003—JJ17—Y16 2003年—基建类第17项工程—永久第16件 7. 2003—CP14—D3 2003年—产品类第14号产品项目—短期第3件 8. 2003—CB15—D2 2003年—出版类第15号出版物—短期第2件 9. 2003—WS12—C9 2003年—外事类出国—长期第9件 10. 2003—CK14—D89 2003年—财会类凭证—短期第89件
B、各类档案归档章示例 ：
1、
DQ
5 2003 13-10
组织部 永久
2、
XZ
5 2003 12-17
人事处 长期
3、
JX
5 2003 13-2-8
招生办 长期
4、
KY
5 2003 12-3-6
科研处 永久
5、
SB
5 2003 18-20
国资处 长期
6、
JJ
5 2003 17-16
基建处 永久
7、
CP
5 2003 14-3
校产处 短期 8、
CB
5 2003 15-2
期刊中短期
心
9、
WS
5 2003 12-9
国交处 长期
10、
CK
5 2003 14-89
计财处 短期
另外，所有类别中的综合类举例：
2003年，教学综合类，第18件，教务处产生的长期保管档案。
5 2003 JX
11-18
教务处 长期
在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查定盒，它是保证文
件归档质量的必要措施。复查的内容如下：
第一，文件收集是否齐全完整（注意发现漏收、重份等问题）；
第二，年度是否分清（注意跨年度文件的补收）；
第三，盒内文件排列是否合理（注意密不可分的文件有无人为分开）；
第四，归档文件保管期限划分是否准确（注意几种保管期限保存的文件有无交叉现
象）；
第五，一个事由（或问题）的文件是否集中（注意有无夹杂其它内容）。
编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各
种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献
的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档
文件的全貌。
(一) 归档文件目录的项目
1、件号：填写室编件号。每一件文件的“件号”，指每一个归档机构的归档文件在
划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号。
2、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文
填几个主要的就可以了。不必一一填写。责任者可填正规的简称，但不能填成“本校”，
如：可填“长理工大”。
3、文号：即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机长理工大
〔2003〕 关的代字、年度、顺序号组成。可按竖3排照实填写，如： 。文号栏内不得填4号
写期刊、会期或文件件次，但可填写在题名栏内。
4、题名：即文件标题。它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档
文件内容的起点。文件题名较长的可填二、三行不等。没有标题或标题不规范的，可自
拟标题，外加“[ ]”号。
(1) 会议记录可作为一件，但应将每次会议的期次、时间和主要内容填写在目录上。
(2) 文件标题按原标题写，一般应照实抄录，不要随意改动和简化，标题文字太长
可以简化（但不能更改原意），标题第一行应空两格。
(3) 有主标题和副标题的，主标题可以代替副标题的后者可以不写。
(4) 无标题的有四种情形的变通处理方法：?文件标题是“通知”或“便函”一类
的，可根据文件内容重新拟写标题；?批转性文件只反映字号的，应根据文件内容重新
拟写标题；?针对性文件标题，如干部任免，只填写针对本机关的人名；?标题相同的，
如工作计划、总结和报表不能打省略号，应标出单位名称。
5、日期：即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背
景，是查找档案的常用途径。
文件年月日，只要在同一年代的文件，每张文件目录第一格写全称，填写时可省略
年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字，即填为
两行如 2003
0909 。
没有日期的也有四种情形的变通处理方法：?会议文件材料按会期；?年报表按
当年12月或第二年元月（如有专业年度的填写专业年度时间）；?培训班形成的文件材
料按办班时间；?使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等，只填写第一张的日期或第
一张和最后一张的起止日期。
6、页数
页数，即填写一件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文
字、图画等）的页画为一页，空白页不计。大张文件或图表的折叠页，一张只能计一页。
来文与复文、正本与定稿、收文处理单与文件等作为一件时，统计页数应将构成该件的
各文件页数相加作为该件的页数。
编页号可以固定文件的位置，便于统计、核对和查找。具体方法：
(1) 以文件“自然件”为单位，按页次顺序编流水号，一般为每页编一个号。
(2) 两面有字的两面编号，正面编在右上角，背面编在左上角。
(3) 印刷件，能利用原页号的可不再编号。只有底稿接着编号。
(4) 基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号。
(5) 一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件（如行政介绍信、组织与工资关系、照
片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。
7、备注
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、
销毁等。
(1) 只有请示没有批复的，应注明缺批复。
(2) 只有复印件缺原件的，应注明缺原件。
(3) 以上级机关名义起草的行文，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，也可注
明交XX机关存档的字样；不须说明的空着不填。
(二) 编目的几点要求
1、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm，见附
表）。
2、每张目录横栏仍为10格。每格一般只要求填写一份文件；特殊文件（如附件或
有副题名等）可填用2栏。
3、永久和长期保存的文件，文件目录要打印三套，一套随文件入盒，交档案馆两
套；作短期保存的文件，目录要求打印二套，一套入盒，一套交档案馆。
4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）
等项目，其中全宗名称填写时，应使用全称或规范的简称。
5、归档文件目录软盘应交档案馆保存（注明单位名称和年度），归档机构每年可到
档案馆领用新软盘。
为了便于查找，应在归档文件目录右上角增加2个选项，即保管期限和归档机构。
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊
项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术操作外，同样
应该体现出归档文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与
分类、排列等的原则和方法是一致的。
(一) 装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排
列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，
同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。装盒的具体要求有三条：?不同形成年
度的归档文件不应放入同一档案盒（2年以内临时机构按结束年归档的除外）；?不同保
管期限的归档文件不应放入同一档案盒；?分机构的情况下，不同机构形成的归档文件
不应放入同一档案盒。即使某些机构形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混
入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。
装盒时还应该注意二点：一是视其文件的多少选择档案盒的厚度。二是档案盒只是
归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装
在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，依次装入下一盒即
可。
（二）盒号
盒号，即档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号(用铅笔编写)和馆编盒号，分别
在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
馆编盒号应由学校档案馆统一负责编制。其编制方法为：在分类方案的某一级类目
内，按档案盒上架排列后的顺序流水编制。即除财会类按归档机构排列外，其他九大类
档案均按二级或三级类目排列。具体来说，就是在同一年度的一级类目内编制统一的流
水号。
(三) 档案盒格式与填写
1、档案盒的规格
档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般为10 -50mm，也可以根
据需要设置其他尺寸的厚度。
2、档案盒封面
档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称，下加双横线。一般全宗名称
要求使用橡皮条章盖印（或使用电脑打印）。
3、档案盒盒脊的项目
档案盒盒脊应根据摆放方式的不同（即竖放与横放），在盒脊或底边设置检索项，
包括以下六项：
(1) 全宗号：即立档单位全部档案的总称，我校全宗号为“5”。
(2) 年度：应填写档案形成的年度，并填写全称，如2003。
(3) 保管期限：视其档案保存价值由立档单位确定的，并填写 “永久”等。
(4) 机构（问题）：填写机构是指本单位内部机构，如人事处、计财处等。问题则
指几个小问题组合在一起的，可笼统的标注。
4、起止件号：即填写盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“——”号。
5、盒号：即档案盒的排列顺序号。就一个单位（全宗）而言，就是在分类方案的
最低一级类目内，将各个内部归档机构（或按问题分类的）同一年度的文件按永久、长
期、短期的顺序编一个盒排流水号。编盒号，一般由档案馆完成。
在上述项目填写时，凡涉及到阿拉伯数字项（如全宗号、年度、起止件号、盒号等）
一律使用铅笔或木刻字盖印：其它项基本上涉及到汉字，用木刻章或铅字盖印。盖印的
颜色统一为蓝黑色，或用毛笔填写，并要求书写工整，字迹醒目。
6、备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。它是各
部门对归档文件进行动态管理的有效措施。
备考表上设置的项目包括以下几个方面：
(1) 盒内文件情况说明：包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹
模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在
备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注
项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
(2) 整理人：填写负责整理归档的人员姓名，以明确责任。
(3) 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，可填写归档机构负责人
的姓名，由其对文件归档情况进行监督检查。
(4) 日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，
也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
归档文件在学校档案馆保存阶段内如有变动情况，档案人员应随时在备考表中注
明。
下面附三种标准表格式样：
1、《归档文件目录》
2、《备考表》
3、《财会档案移交目录》
归 档 文 件 目 录
件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注
备 考 表
盒内文件情况说明：
整理人：
检查人：
年 月 日
财 会 档 案 移 交 目 录
归档机构： 交接时间： 年 月 日
数量 保 代号及类档案内容 （件） 起止年管 件号 备注 别名称 月 期
限
单位负责人： 移交人： 档案馆接收人：
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