公文写作基本知识

范文一：公文写作基本知识

公文写作基本知识

1.掌握消防公文的分类

消防公文包括纸质公文和电子公文～有“公安消防部队”,以下简称“公消”,和“中国人民武装警察消防部队”,以下简称“武消”,两种格式分类。

2.掌握“命令”的适用范围

适用于支队以上机关采用“武消”公文向部属下达灭火作战和执勤训练任务～部队调动～任免警官和士兵～授予警官、士兵警衔等事项。

3.掌握“决定”的适用范围

适用于支队以上机关采用“武消”公文对重要事项、重大行动和主要问题做出安排或处理～奖惩有关单位及人员～变更或者撤销下级部队不适当的决定事项。

4.掌握“指示”的适用范围

适用于向部属布置工作～提出开展工作的原则和要求。 5.掌握“通令”的适用范围

用于依据《中国人民解放军纪律条令》宣布奖惩事项,不含授予荣誉称号,～应采用“武消”公文。

6.掌握“通知”的适用范围

适用于传达上级指示～转发上级机关和不相隶属机关的公文～传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项～发布规章或规定。

7.掌握“通报”的适用范围

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 8.掌握“通告”的适用范围

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 9.掌握“请示”的适用范围

- 1 -

适用于请求上级机关指示、批准有关事项。应当一文一事～一般只写一个主送机关～不应多头上报。“请示”不得下发。 10.掌握“报告”的适用范围

适用于向上级机关汇报工作～反映情况～答复上级机关的询问～以单位名义向上级机关提出建议。不得夹带请示事项。 11.掌握“批复”的适用范围

适用于答复下级单位的请示事项。

12.掌握“意见”的适用范围

适用于对重要问题提出见解和处理办法～应采用“公消”公文。 13.掌握“函”的适用范围

适用于不相隶属机关、单位之间商洽工作～询问和答复问题～请求批准和答复审批事项。

14.掌握“会议纪要”的适用范围

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

15.掌握消防公文种类

主要有:,一,命令,,二,决定,,三,指示,,四,通令,,五,通知,,六,通报,,七,通告,,八,请示,,九,报告,,十,批复,,十一,意见,,十二,函,,十三,会议纪要。

16.主题词

“公消”公文的主题词词目用三号小标宋体字～“武消”用三号黑体字,词目之间空1字～主题词标引顺序是先标类别词～再标类属词。一份公文的主题词～除类别词外～不少于2个～不超过5个。 17.抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关～使用全称或规范化简称、统称。

- 2 -

范文二：公文写作基本知识

公文写作基本知识

一、党政公文的文种

党政公文是指中国共产党各级领导机关和中华人民共和国国家各级行政机关正式使用的公文。

经中共中央批准,中共中央办公厅 1996年 5月 3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定,党的机关公文种类为 14类(种) :决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、请求、报告、批复、条例、规定、会议纪要、函。 2000年 8月 24日,国务院正式发布的《国家行政机关公文处理办法》规定,行政机关公文种类为 13类(种) :命令(令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。两者比较, 文种相同的有 9类(种) :决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要; 不同的有 9类(种) :党的机关公文中的决议、指示、公报、条例、规定,行政机关公文中的命令(令) 、公告、通告、议案。所以,我国党政机关现行法定公文种类应为 18类(种) 。二、党政公文的格式要求

应该说, 党政机关公文的有关规定很多内容是相同或基本一对敌的。但是, 党政机关公文毕竟是各自独立的两个不同的公文系统, 因此, 除以上所述文种规定上有所不同之外, 其格式要求也不尽相同。明显区别主要有:

1、版头 (发文机关标识) 。除党政机关公文统一由发文机构名称加“文件”二字组成外, 党的机关公文还有由发文机关名称加括号标明文种的版头; 行政机关一些特写公文的版头只标识发文机关名称, 名称后没有加括号标明文种。此外, 党的机关公文版头的红色反线中间用“★”断开;行政机关公文只有一条红色反线,中间没有“★”,不断开。

2、秘密等级和紧急程度。党的机关公文要求标识在公文首页左上角,份号之下;行政机关公文却要求标识在公文首页右上角,秘密等级标识在第一行,紧急程度位于其下一行, 两字之间空一字。党的机关公文规定机密类公文才标识秘密等级,且一般不标识保密期限; 而行政机关秘密类公文就要求标识秘密等级和保密期限, 秘密等级和保密期限之间用“★” 隔开。

3、落款和成文日期。党的机关公文要求不论是单一机关, 还是几个机关联合制发公文, 都要在落款处署发文机关全称或规范化简称。成文日期用阿拉伯数字标注。有特写版头的普发性公文可以不加盖发文机关印章。行政机关公文却要求单一机关或两个机关联合制发公文, 在落款处不署发文机关名称, 只加盖发文机关印章; 三个或者三个以上的机关联合行文, 为防止出现空白印章, 才将各发文机关名称 (或规范化简称) 排在成文日期和正文之间且各加盖单位印章。成文日期用中文数字标注。

4、党政机关公文格式的差异,除前面所述外,在版记部分规定不同的还有:

①“抄送”、 “印制版记”栏, 党的机关公文要求顶格排印, 而行政机关公文要求左右各空 1个字排印。

②党的机关公文要求抄送机关间用顿号或逗号隔开, 回行时与“抄送”冒号后的抄送机关对齐, 在最后一个抄送机关后标句号; 行政机关公文要求抄送机关间用逗号隔开, 回行时与“抄送”冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。

③党的机关公文版记部分包括印发份数, 规定右空 2个字排印, 用圆括号括起; 行政机关公文版记部分不包括印发份数。但在实际操作中,一般均参照党的机关公文的规定标注。这些规定,以下均相同,眉首部分的差异将在“请示”、“报告”文种中加以介绍。

④党的机关公文用纸按规定可用 16开型 (目前普遍使用) 或 A4型, 行政机关公文则规定用国际标准 A4型。 “决定”中, 如成文日期标注在标题之下作题注时, 该文将没有落款。否则,将成文日期标注在落款处,右空 4个字,且标注发文机关名称或盖发文机关印章。 5、党政机关公文眉首区格式规定的区别主要有:

①党的机关公文版头(发文机关标识,信函格式除外,下同)有两种:一是发文机关名称加“文件”; 二是发文机关名称后加括号, 括号内标注文种。向上级“请示”或“报告”, 一般用第二种版头, 根据行文需要, 在括号内标注请示或报告文种。而行政机关公文发文机关标识(版头)也有两种:一是发文机关名称加“文件”;二是一些特定的公文只标注发文机关名称。向上级“请示”或“报告”一般用第一种(即有“文件”二字)版头。

②行政机关向上级的请示、报告性行文, 格式要求在一般公文格式标准的基础上把眉首区整体下移 55mm ,保证发文机关名称距版心线上沿距离为 80 mm(一般公文为 25 mm) ,以留出供上级领导批示和签署意见的空白区域。党的机关公文没有这方面的规定和要求。党政机关上行公文也有相同的规定:上行文要求眉首区标注签发人和签发人姓名, 把签发人和签发人姓名放置在发文字号同一条水平线上, 把发文字号位置由中间向左移到版心线左边空 1字的位置标注, 把签发人和签发人姓名放置在右边空 1字的位置标注。这一规定是下行文和平行文所没有的。上行请示文件还要求注明联系人和联系电话, 以方便上级机关在办文中及时联系。

三、常用公文的基本写作方法

1、决定

(一)决定的含义

决定是用于对重要事项或者重大行动做出安排, 奖惩有关人员, 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的下行公文。

(二)决定的写作要求

①注意把握内容结构。一般来说,知照性决定,由于是解决具体问题的,内容单一,文字简短,所以,大都是一气呵成,不分段落,多采用“篇段合一”的结构形式。部署指挥性决定, 主要是传达部署对某一具体重要工作或行动的决策意见, 往往要交代一下决策的背景与依据,所以,在篇头处做文字撮要表达,然后再写决策的具体内容与要求,为了表达清楚和便于执行, 多采用分条列述的写法, 条与条之间是并列的逻辑关系, 这样的结构形式叫做

“撮要分条式”。法规政策性决定的结构形式主要有两种:一是“分部分”的结构形式, 即把全文划分为几个大的层次,层次与层次并列,各自相对独立,涉及重大问题、确定大政方针的决定,大都采用这种结构;二是“分条列项”的结构形式,即把全文分成若干条,一条为一个独立的内容,分条列项,与法律、法规的写法很相似,适用于规范人们社会行为的决定。表彰或处分性决定, 一般是采用“段落表述”的结构形式, 先用一段文字介绍被表彰或受处分对象的基本情况, 再用一段或数段文字写明表彰或处分的依据, 然后写表彰或处分的决定,并就此提出希望、要求或发出号召。

②注意详略得当。决策知照性决定一般用较多的笔墨去写缘由, 而决定事项部分文字所占的比重较少。反之,法规政策性、部署指挥性决定却用较少的文字去写缘由,而用大量文字说明决定事项的内容。

③掌握恰当的表达方式。写法规政策性、部署指挥性决定,由于内容比较复杂,在表达方式上应以说明为主,适当结合议论,说明文字用来表达决定的具体内容、事项与要求,而议论文字通常写于全文和每一部分、每一层次、每一段落之首,用来明确篇旨和段旨,起到亮明观点、点出主旨的作用。表彰或处分性决定,更多的是使用说明文字,议论性文字使用得较少,只有在讲到事情的性质、意义或影响时才涉及议论文字。这里需要说明的是,公文中讲的议论, 主要指包含一些议论性的表达成分, 这种成分在具体表达上, 只是原则地表述事理,不做多方面、多层次、多角度的完整论证,在手法上是直接加以议论,即一针见血、一语道破,有时只是一两句结论性的话,是直接说明的简单逻辑论证方法。

④语言表述力求准确、简洁、庄重。用好规范性或习惯用语,如“会议决定”、“大会同意”、 “大会要求”等, 一是表明决定由领导成员集体研究或经会讨论决定; 二是强调决定具有法定的权威性,必须遵照执行。

2、通知

(一)通知的含义

通知是一种用于批转下级机关的公文, 转发上级机关和不相隶属机关的公文, 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项的传达性、指示性和部署性文种, 同时还适用于人事任免。

(二)通知的写作要求

①忌滥发通知。通知具有使用范围广、使用频率高、种类繁多等特点,使用方便,但并不表明可以滥发、乱发。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的, 目的在于指导和推动工作的深入开展,因此,要特别注意发布通知的必要性,讲求实效,严格控制,严禁逢事必发“通知”。

②忌越俎代庖。通知具有多功能的特点, 但其使用也有界限, 不能越俎代庖, 包办代替。在实践中,有些公文,按其内容性质及发文的目的要求,本来应用“函”、“指示”、“意见”或“通告”文种印发, 却以“通知”代替, 甚至有些本来应用“启事”、 “声明”之类

事务性文书印发,也用“通知”行文。出现类似情况,是拟文者对“通知”文种的含义、作用、特点等缺乏了解,同时又是对公文写作极不认真、不负责的体现。

③忌含糊不清。“通知”的写作要做到主旨明确,结构严谨,用语通畅,明白无误,令人一目了然。同时, 在内容上必须既符合党和国家的方针政策以及上级机关的指示精神, 又合乎本地区、本部门的实际情况。

3、通报

(一)通报的含义

通报是用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或交流重要情况的知照性下行公文。 (二)通报的写作要求

①注意典型的真实性。由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引导、教育,既可以是正面典型,也可以是反面典型,因此,写进通报中的内容必须是具有广泛的代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事, 以及能给人以启迪、警示作用的事件。同时,要特别注意其真实性,决不可人为地拔高或贬损。 ②要向深处挖掘。通报的写作, 特别是表彰性和批评性通报的写作, 往往要在叙述事实的基础上作出进一步的分析和评价, 挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属, 据以提示问题的实质, 概括出可资借鉴的经验和应当吸取的教训。要注意触及事件的本质, 向思想和灵魂深处发掘,切中要害,一针见血,使人从中受到茅塞顿开的启迪和深刻的教育。 ③明确发布方式, 在表达方法上有所侧重。根据通报发布方式的不同, 可将其分为直述式与转述式两种类型。其中前者是以领导机关名义直接下发, 后者则是对下级来文加写按语后予批转。一个是单体行文,一个是复体行文。因此,写作时表达方式就各不相同。直述式通报侧重于叙事,加以必要的说明;而转述式通报侧重于议论,属评价性文字。但这种评价性文字不是对下级来文内容的重复, 而是在下级来文的基础上提炼与升华, 抓住重点, 把握关键,突出实质,起到画龙点睛的作用,以指导下级机关的行动。

4、报告

(一)报告的含义

报告是用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关询问的陈述性上行公文。 (二)报告的写作要求

①把握“报告”的写作规则。 “报告”写作结构通常采用“三段式”。但“三段式”不是一成不变的模式,它必然由于不同的内容表现为多变的形态:

A 、情况——做法——问题(意见) ;

B 、情况(做法)——问题——今后意见;

C 、情况——问题——今后意见;

D 、情况——原因(责任)——下一步的做法;

E 、情况——原因——责任及处理意见;

F 、情况——问题——建议等。

切实掌握“三段式”的基本要求, 对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。同时, “三段式”也只是一个基本写法, 并非所有报告都必须使用“三段式”。有的专题工作报告也可采取“情况——做法”的“两段式”。

②注重时效,情况真实。注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时迅速, 不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及对决策的反馈作用, 上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化,掌握决策的运行情况,因此,在某种程度上说,报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议等,如果不注重时效性,就可能影响决策的及时性和科学性。时效性并不否定情况的真实性。向上级汇报工作、反映情况要实事求是,真实可靠,把实际工作中遇到的困难和问题客观地反映出来,有一说一,给上级决策提供参考。

③语言简洁, 篇幅短小。要控制“报告”的篇幅, 就要充分运用概述和突出重点的表达方法,“避繁就简”。这里讲的“繁”主要是指现象拼凑,事实罗列,面面俱到,也就是通常讲的记“流水帐”。这里讲的“简”是指注意综合分析,寻求规律,抓住主要矛盾,讲究提炼, 显示本质。还应当坚持厚积薄发, 所谓“厚积”是指充分收集材料, 这样写起“报告” 来可避免“巧妇难为无米之炊”。而“薄发”是指对材料进行精选,选典型,选特色,选新颖,“以一当十”,一语中的,增强说服力。最后,要“舍得删削”,把那些可用可不用的字、词和句子删掉;要“脱靴摘帽”,削减开头的套话和结尾的空话;力求字斟句酌,言简意赅。同时,坚持一事一报,报告中不夹带请示事项,通过“专”控制篇幅。

5、请示

(一)请示的含义

请示是用于向上级机关请求指示、批准的呈请性上行公文。请示要事前行文, “请示” 文件不能抄送下级单位。

(二)请示的写作要求

①准确理解“请示”的行文对象。 “请示”的行文对象必须是有领导或指导关系的直属上级, 比如一个县的教育局, 县政府与它是领导与被领导关系, 市教育局与它是指导与被指导关系,县委与县教育局党组又是领导与被领导关系。但是,在实际工作中,我们常看到以下两种情形:一是县里的某一个局,需要一笔经费,它在给县财政局行文时用了“请示”; 二是某县的县委, 就县委学习中心组领导成员调整一事行文给市宣传部, 也使用了“请示”。这两种情况因单位之间不是上下级关系,应使用函,而不是请示。所以,必须严格确定“请示”的行文对象, 不可把“请示”与“申请函”、 “告知函”混用, 更不要把上级机关里的一些职能部门与上级机关等同。

②把握“请示”的内在逻辑。一份“请示”不论文字长短, 其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”, 通常包括请示的依据、

背景和缘由; 所谓“请示什么问题”, 即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决这些问题。

③坚持一文一事。即一份“请示”只能向上级请示一个问题, 以便上级机关及时、专一地进行处理。否则,如果一个文件请示几个问题,上级机关要花更多的时间去研究,难以及时答复。如果因其中一件事情未解决好而连及其他可以解决的事情也被搁置, 更会贻误工作。 ④“请示”的主送机关只能是一个, 不能多头和越级请示。多头请示容易使主办与协办机关之间责任不清,相互推诿、扯皮,延误审批时间,或由于两个上级机关的批示意见不一致,使下级无所适从。受双重领导的单位,在请示问题时,应当本着谁有权力批准这一问题就主送给谁,可将另一个级单位列为抄送,以便了解或支持。请示不直接报送领导者个人。 ⑤做好协调工作。请示的事项如果涉及其他部门业务的, 应当经协商取得一致意见后上报。未能取得一致意见时,应在“请示”中说明,提请上级机关研究审定。几个机关有同一件事需请示,要联合行文,会签印报。

6、意见

(一)意见的含义

意见是用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。

(二)意见的写作要求

①明确内涵。把它与近似的“请示”、“指示性的通知”及“函”区别开来。

A 、向上行文, 凡属于要钱、要物、要机构、要编制、要出境出国等问题的, 用“请示” 而不能用“意见”。 “意见”与“请示”本质差别在于它向上级要的不是“人、财、物”等硬件,而是要“政策”、“办法”等软件。

B 、向下行文,凡属阐明工作指导原则,而不较多地讲道理、教办法时,应用“指示” 而不用“意见”;虽为工作中的重要问题,但不需作较多理论分析,且对下级规定性较强、要求很具体的,应用“指示性通知”而不用“意见”。

C 、不相隶属机关之间相互行文,对涉及某一重要问题提出见解和处理办法,如属供对方参考而不需要回复的,应用“意见”,反之,则用“函”。

②把握内在规律。写“意见”不同于写“请示”、“情况报告”、“周知性通知”与 “函”,特别是下行的“意见”,不仅要“提出问题”,而且要对问题作出深刻的分析,并在分析的基础上, 有针对性地提出解决问题的完整想法。也就是说“意见”的内在结构必须是“提出问题——分析问题——解决问题”三个层次,缺少其中任何一个层次,都不符合 “意见”写作的内在规律。而有的“请示”和“通知”, 基本是“提出问题——解决问题” 的单一结构形式; 一些“情况报告”, 往往是“提出与分析问题”, 而没有解决问题的内容。 ③讲究用语。由于“意见”的行文方向不同,其用语也截然不同。上行的“意见”,要使用下级对上级汇报见解、陈述办法的语气, 如“我们考虑”、 “我们认为”、 “我们建议”、 “我们要求”、 “我们意见”等; 下行的“意见”, 则较多地使用一些带有祈使语气表示肯

定或带有禁止语气以示否定的指令性语气; 平行的“意见”, 要使用平等协商的语言, 多用商量、谦恭的语句,以争得对方的理解与支持。

7、函

(一)函的含义

函是用于不相隶属机关之间商洽工作, 询问和答复问题, 请示批准和答复审批事项的公文。是党政机关公文中最常用的一个文种。

(二)函的写作要求

①叙事清楚, 说理有节。要使受“函”方理解、接受和支持。首先, 叙事要清楚、明白; 其次,就要说理有节,令人信服。而要做到这两点,一是善于思索,整理好思路,占有一定的材料;二是用恳切、谦和的语言表达,避免使用命令和过分感激词语;三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。

②入木三分,用语平和。即使遇到纠纷、交涉性的事情,相互致“函”时,也要注意掌握分寸,做到叙事入木三分,“外柔内刚”,以理服人。

③短小精悍,注意技法。“短小精悍”是指写“函”不必详叙过程,不必大发议论,要求文约意丰。 “注意技法”是指撰写公函应根据具体内容, 判断对方见“函”后的心理特征, 采用不同的写法。以答复函为例,假若属于肯定性的,开头就可以将答复的内容提出,然后再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容,也促进单位间的密切合作关系。假若属于否定性的,开头就不宜将否定的内容提出,而是先简明、恳切地说明理由,最后表明否定的态度,这样能使对方谅解,感到否定是正常的、合理的,不致产生误解和反感。 8、会议纪要

(一)会议纪要的含义

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的综合性公文。

(二)会议纪要的写作要求

①巧设布忆、结构合理。综合性会议纪要,在结构上,就整篇布局而言,除会议的自然情况外, 内容多采用“三大块”的结构形式, 包括对过去工作的回顾、对当前工作形势的分析、对今后工作的打算等。具体到每一“块”,特别是第三部分,可以采用“梳辫子”的方法, 归纳成几个问题并列说明, 这是“横式”结构, 也可以采用一环套一环、层层递进的“纵式”结构。专题性或专业性会议纪要, 由于内容单一, 故多采用“撮要分条”或“分条列项” 的结构形式。“撮要分条”,即在开头讲完会议的自然情况后,或相接、或单独使用一段文字,交待会议的中心议题、主要活动情况及总的评价;然后在内容上可并列写几条,每条阐述一个方面的内容,由一段或几个自然段组成,每条之前标序号、提段旨,做到一目了然。 “分条列项”的结构, 体现“横向”布局, 是把全篇纪要归纳成几个条条, 既无独立的开头变无独立的结尾,若干条条之间是并列关系。

②明确宗旨,突出中心。一次工作会议,涉及问题很多。在写会议纪要时,必须明确宗

旨,把握精髓,妥善提炼和概括,分析与归纳,纪其要实,即把会议集中解决的几个主要问题,形成纪要的中心,切不可有录必写,平铺直叙,面面俱到。对反映会议中心议题的正确意见,采用“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”等提法,加以集中概括,简明扼要地反映出来;对有分歧的意见,除学术性的研讨会纪要外,不可写入“纪要”。

③研究用语,注意条理。上报的会议纪要,应使用对上的语气,如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等。下发的会议纪要,则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。

条理化、理性化, 是会议纪要与会议记录的主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来, 而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合分析、加工整理的过程,对会议讨论的意见,分类归纳,给予理论上的概括,提纲挈领,画龙点睛。当然条理化、理性化,并不是脱离会议实际,搞虚假的粉饰和拔高。

④忠实于会议记录。 “纪实”是撰写会议纪要的重要原则。会议纪要必须依据会议的实际内容,不能随心所欲地增减或更改内容,不能添枝加叶。在书写当中,感到有的地方必须有所增减时,要经机关主要领导同志同意,必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。 ⑤行文方式,单、复结合。通知型的“会议纪要”,由于有固定的版式,所以,它们大都是单体直接行文,且不加盖印章。指示型的“会议纪要”,一般多是复体行文,即在上报或下发时,分别使用“报告”或“通知”等做文件头,附载“会议纪要”随之运行。

范文三：公文写作基本知识

公文写作基本知识

1(什么是公文,

公文指在经营管理过程中形成的具有行为规范作用和规范体式的公文文书～是传达贯彻党和国家的方针、政策、发布规定和措施～请示或答复问题～报告或布置工作～以及商洽业务、交流经验的重要工具。

2(公文从行文关系上分为那三类,其分别包括的常用公文种类有那几种,

下行文:命令、决定、决议、规定、办法、通知、通报、批复、意见,

上行文:报告、请示,

平行文:函。

3(公文特点是什么,

?公文具有鲜明的政治性,

?公文由法定作者制成和发布,

?公文具有法定的权威性和现行效用,

?公文具有特定体例和处理程序。

4.公文写作的步骤:

明确主题,收集材料,拟写提纲,正式起草,加工修改。

5(公文处理办法对公文主送单位名称的规范使用有何规定,请说出大唐国际发电股份有限公司的规范简称。

公文主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。大唐国际发电股份有限公司的规范化简称是大唐国际～在资本市场的简称是大唐发电。

6(公文标题一般包括哪几部分,

包括发文单位、事由和公文种类。有些文种的标题中可以省略发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外～一般不用标点符号。

for the national strategy of developing the West, Yibin city as "Yangtze towns" and Southern towns, have become areas of Sichuan, Yunnan and Guizhou provinces central city location advantages, will take Chengdu, Chengdu, Chongqing, Chongqing's

7(什么是请示,

请示是用于向上级领导单位请求指示或批准事项～以便尽快解决困难和问题～推动机关工作的一种上行公文文种。。

(请示的分类 8

请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

9(请示应遵循的原则

请示应当一文一事～一般只写一个主送单位～需要同时送其他单位的～应当用抄送形式～但不得抄送其下级单位。受双重领导的单位向上级单位行文～应当写明主送单位和抄送单位。顶格直接标写上级单位名称～不多头主送,除领导者要求外～一般不送领导者个人。

10.请示的正文包括那些层次?

开头:明确交代请示事项的背景或理由～或只说明请示的根据、目的。

主体:提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项,针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案,如请示事项存在几种可能解决的办法或方案～要提出倾向性意见～积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。

结尾:恰当使用结语。如:“妥否～请批复。”、“以上请示如无不当～请批准。”

11.请示包括那些应用范围?

请示是在特定条件下使用的文种～遇到以下情况需要请示上级机关:

,1,对上级机关的法规、政策及其决定、指示等有不理解之处～或它们不适应本单位情况需要变通处理的时～需要请求上级机关予以解释、批示与认可。

,2,请示审批或批转本机关制定的重要规章、重大决策以及工作中出现的新情况、新问题等。

,3,请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及重要人员或事故的处理。

,4,请求协调与解决本机关无法解决的困难或问题。

,5,根据规定必须履行审批手续的事项。

总之～凡是下级机关在职责范围内无权解决、无力解决、不知如何解决的问题～均需要提请上级机关给予裁决、指示或批准。任何超越权限或擅自处理不该由本机关处理的问题～都是错误的行为。

12.请示的正文有何要求?

正文是请示的主体～为了提高行文效果～撰写请示的正文时～一般分为以下三个部分:

一是说明请示原因撰写请示都要从陈述原因开始～主要说明行文的理由、依据或目的～必要时可以说明请示问题产生的背景。有时根据具体情况～要阐明解决问题的必要性、紧迫性。同时～要讲请示事项已经具备的条件和办理的可行性。

二是提出请示事项。这是请示的主体部分。主要说明遇到了什么问题～要请示哪些事项～本机关准备怎样处理。重点在于对解决有关问题提出解决问题的初步方案～供上级机关定夺。若有可供选择的多个方案或建议～则需提出本机关的倾向性意见。提倡积极帮助上级机关出谋划策的态度与做法～坚决反对简单消极地上交矛盾的态度和做法。

三是结尾用语。请示要用简短的语言～明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。注意采用征询、请示和谦和的语气～使用期请的语言～避免使用咄咄逼人的语气和强硬的、不新生的基本“最后通牒”式的语言。

13(什么是报告,

报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议～答复上级机关的询问的一种上行公文文种。

14(请示和报告二者的区别

,1, 行文时间不同:请示在事前行文～严禁“先斩后奏”,报告在事后或事中行文～不能“只斩不奏”。

,2, 行文目的不同:请示旨在请求上级机关给予指示或批准～是期复性公文,报告旨在下情上达～提出意见和建议～是呈报性公文。

,3,处理结果不同:上级单位收到下级请示～要给予批复,上级单位收到for the national strategy of developing the West, Yibin city as "Yangtze towns" and Southern towns, have become areas of Sichuan, Yunnan and Guizhou provinces central city location advantages, will take Chengdu, Chengdu, Chongqing, Chongqing's

下级报告～不必答复。

,4, 内容要求不同:拟写请示时必须遵循一文一事制度,拟写报告时不必强求一文一事。

15(报告共分几类,

按照内容划分:综合报告,专题报告,例行报告。

按照目的划分:工作报告,总结报告,情况报告,调查报告,会议报告,建议性报告,检讨性报告。

16.报告的基本结构形式有何要求?

1标题

标题一般采用发文机关名称+事由+文种的形式。

2、主送机关

、正文 3

报告的正文～通常这样安排:

一是说明报告的缘由。

二是报告的主要内容。讲报告涉及的主要工作进展情况～要突出重点～抓住核心问题～有成绩、有经验、有不足～有改进意见。

三是结语。一般使用“特此报告～请审阅”～“特此报告”等。

4、发文机关名称

5、成文时间

17. 工作报告正文的写作方法

工作报告的正文～通常分为三大部分。

一是开头部分。主要采用概述式写法～即概要叙述报告所涉及的工作的基本梗概～包括行文依据、报告针对的时间、地点、主要任务、总体效果评价等。

二是报告主体部分。重要报告工作进展情况和主要成绩～工作中采取的主要措施以及主要的经验体会,指出存在的不足之处或薄弱环节～说明解决办法～提出下一步各种的安排意见或表明进一步做好工作的愿望。主体部分仍然采用概述的写法～只是要区分重点与一般～有详有略。

三是结尾部分。通常使用的结语是“特此报告～请审阅”～“如有不当～请指正”等。

18(什么是通知,

通知是用于批转下级机关的公文～转发上级机关和不相隶属机关的公文～传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项～任免人员。

19(通知分几类,

指示性通知,知照性通知,事务性通知,批转、转发通知,任免性通知

20(通知有什么特点,

内容单纯～行文灵活简便,

表述具体～可操作性强,

时效性强～需要及时周知或执行。

21(会议通知一般包括哪几部分,

一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。

22(什么是会议纪要,

会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项～作为会后传达贯彻执行的依据。

23(会议纪要主要类型有哪几种,

1.决议性纪要, 2.协议性纪要,

24(会议纪要的格式构成

版头:

,1,专门设计的纪要版头,适用定期召开的会议

,2,按照下行文格式设计的版头,适用专题会议纪要

主体:包括会议概况和主要精神

,1,标题+正文适用专题会议纪要

,2,有正文,无标题适用定期召开的会议

文尾:

包括主题词、发送范围、印制单位、印发日期等。

25.会议纪要的主体写作要求有那些?

会议纪要的主体分为会议概况和会议主要精神两个部分。

,1,会议概况。即会议纪要的开头部分。可以采用分条列项式和概述式两种形式。分条列项式即依次将会议时间、地点、参加人、列席人、会议议程、主持人等会议要素顺序列出～使人一目了然。概述式则将上述内容用一段文字简要概括叙述～以使人们对会议情况有一个基本了解。

,2,会议主要精神。这是纪要的核心部分～既是对会议基本精神和议定事项的系统整理和集中反映～也是要求与会单位或有关方面贯彻落实会议精神的法定依据。对会议基本精神的介绍～实际上是在转述会议取得的共识～多数用“与会代表一致认为……”“代表们指出……”等～也可以采用第三人称的方法～如“会议指出……”“会议决定……”“会议希望……”等～必须忠实于会议实际～尊重会议的精神实质～不能将执笔者个人见解掺杂进去～不可随意增减～更不能借题发挥～这是撰写纪要的基本原则。同时～还应注意～纪要又是对会议基本精神的提炼和概括～它既要反映会议讨论情况～特别是领导人重要讲话精神～又必须综理其要～提炼概括～不应成为会议记录的全面重复。

一般来说～会议纪要不必安排结尾部分。因为～结尾所要强调的问题～无非是号召……、要求……～这些大都在精神中得到了反映。

26.撰写会议纪要的注意事项是什么?

,1,写作之前做好必要的准备工作。要了解会议的宗旨和指导思想～熟悉会议议程～预计会议可能出现的情况～作到胸中有数～以便较好地把握会议的精神～搞好会议记录～为编写会议纪要奠定基础。

,2,忠实于会议内容～掌握会议要点。在决议性纪要和协议性会议纪要中～要准确真实地反映会议的精神实质～关键是要抓住与会者达成的共识和议定事项～要围绕会议宗旨和讲座情况进行整理概括～不要把个别人的意见当作共识来for the national strategy of developing the West, Yibin city as "Yangtze towns" and Southern towns, have become areas of Sichuan, Yunnan and Guizhou provinces central city location advantages, will take Chengdu, Chengdu, Chongqing, Chongqing's

反映。在研讨性会议纪要中～则要求既要写清一致意见～也要写清重要的不同意见～这也是忠实于会议内容的表现。

,3,要掌握综合提炼会议结论的常规要领。在概括会议主要精神或结论性意见时～人们总结出来的“四要”值得借鉴:一要抓住主持人人发表的意见～特别是他,她,的总结性发言,三要区分讨论过程中的意见和表态性的结论性意见,四要把握多数人意见～尤其对重大总是意见不完全统一时～要按照少数服从多数的原则～以多数人的意见为结论性意见。

,4,注意表达的逻辑性和条理性。可以用第三人称的方法～如“会议认为”、“会议决定”等区分纪要的不同层次～可以用列小标题的方法～区分不同的问题。以增强逻辑性和条理性。

27.简述函的含义和特点。

函,习惯称公函,是不相隶属的机关之间商洽工作～询问和答复问题～请示批准和答复审批事项的一种公文。

函有以下几个特点:

第一～适用范围广泛。无论平行或不相隶属的机关之间相互往来公文～不受级别限制～都可以使用函行文。

第二～内容单纯具体。函的内容遵循一文一事的原则～不能一文多事。要涉及具体的人～具体的事～具体的时间～具体的事项等。

第三～格式灵活简便。机关对外发函～在格式上的要求比较灵活～行文的限制较少。

第四～文字表达简练。函的篇幅都比较简短简明。

28.函的种类有哪些?

,1,请示函:旨在向专门职能部门请示批准～例如《XX市林业局关于请示将红叶斋商店列为旅游定点商店的函》。

,2,批准函:用于批准有关机关的请求事项～例如《国务院关于同意沈阳海关升格为正厅,局,级直属海关的复函》。

,3,商洽函:旨在与对方机关商洽有关事情～请求予以协助或解决某个问for the national strategy of developing the West, Yibin city as "Yangtze towns" and Southern towns, have become areas of Sichuan, Yunnan and Guizhou provinces central city location advantages, will take Chengdu, Chengdu, Chongqing, Chongqing's

题～例如《XX大学人事处关于商洽张XX同志调动工作事宜的函》。

,4,询问函:即向对方询问了解有关事项～上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。

,5,答复函:即答复对方询问和商洽之事～例如《XX市人事局关于同意与XX房管局联合举办房管系统干部培训班的复函》。

,6,告知函:即向对方告知有关事项～以求得对方的协助配合。

29、函的正文的写法?

不同内容和用途的函～其正文写法不同。

主动发函,请示函、商洽函、询问函、告知函,的正文～一般首先说明发函的原因～理由、根据,询问什么问题～告知哪些情况等～要写得清楚、明白、诚恳～以取得对方的理解和支持,请示函～则主要说明请示的理由和请示批准事项等。商洽和请示事项～应当说明本单位的意见。发函理由要充分明确～合乎事理。函的结尾要写明要求答复～并使用诚奶谦和的语言和商量、征询的语气。如“请即函复”、“特此函告”、“请大力研复,函复,为盼”、“请大力协助并尽快函复”等。

复函,包括答复函和批准函,的正文～首先要针对来函表示收悉～然后～针对来函请求、商洽、询问的有关事项～明确答复或表态。如果撰写批准函～由重在表态同意某某事～还可以在此基础上～阐述有关意见～提醒对方注意有关事项。最后使用结语:“特此函告”、“特此函复”、“此复”等惯用语结尾。

30(拟定公文应注意的事项,

,1,引用公文应先引标题～后引发文字号并加括号～日期要具体写年月日,

,2, 公文用词用字必须准确、规范。使用简称时一般先用全称注明简称后～再用简称。公文中的数字～除成文日期和部分层次序数词～以及词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外～应使用阿拉伯数字,

,3,公文必须使用国家法定计量单位,

,4,公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。

,5,拟制紧急公文～应当体现紧急的原因～并根据实际需要确定紧急程度。

,6,人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题～后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

,7,文内使用非规范化简称～应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式～应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

,8,公文中的数字～除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外～应当使用阿拉伯数码。

,9,情况确实～观点明确～表述准确～结构严谨～条理清楚～直述不曲～字词规范～标点正确～篇幅力求简短。

31. 公文中结构层次序数是如何规定的?

第一层为“一、”～第二层为“,一,”～第三层为“1.”第四层为“,1,”。

32. 公文复印件作为正式公文使用时有何要求?

应该在公文复印件上加盖复印机关的证明章。

范文四：公文写作基本知识

公文写作基本知识

一、公文概论:

公文古己有之～把公文作为一种学科知识来概括和总结～应当说时间并不长。所以说～公文基本知识应属于较为年轻的学科～文体应属于社会科学的管理学科。

,一,公文的概念

公文是公务文书的简称。是实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。具体解释为:一般是指党政机关、群众团体、企事业单位用以传达贯彻党的路线、方针、政策～指导部署和商洽工作～请示和答复问题～报告和交流情况～具有特定效力和较为规范格式的文书。

,二,公文的种类

党的机关公文有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,公报、决议、条例、规定、指示为党的公文独有,

行政机关公文有13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,命令、议案、通告、公告为行政公文所独有,

,三,公文的特点:

1、鲜明的政治性。公文是党和国家为达到一定政治目的而操纵的工具～是为一定政治目的服务的。

2、法定的权威性。公文代表着一级组织、一级政权的职权和

公文写作基本知识

意图～具有绝对的权威～不允许有关组织、单位和个人臵若罔闻或与之相悖。

3、现行的实用性。发文是针对实际～切实管用～便于操作。可以说是合于时而发～合于事而做～要求下边贯彻执行。

4、严格的规范性。公文有统一的文种～每个文种都有严格的规范和具体的要求～限定内容、限定格式、限定适用范围～不许独出心裁～胡乱发挥。

5、行文的明确性。公文的观点鲜明～条理清楚～要求明确～让谁干什么、不许干什么和究竟怎么干～都非常明确清楚～不含糊其词。

6、语言的简洁性。相对其它文稿来讲～公文则文字更精炼～条理更清楚～层次更分明～篇幅更简短～没有废话～不许冗长～能一句说清楚的不用两句。

此外～有的公文还有政策性、保密性等等。

,四,公文的作用:

主要体现在党政机关、群众团体和企事业单位实施组织领导和处理公务的工具作用。具体讲:

1、法规准绳作用。便于遵照执行。也叫明法的作用～党纪国法用公文发布于世。党的纲领、章程用“决议”这个文种发表,宪法用公告发表。

2、领导指导作用。部署当前工作。也叫传令作用。指示、决定、通知等下行文有明显的传令作用。

公文写作基本知识

3、公务联系作用。便于相互沟通。也叫沟通作用。请求指示、批复、商洽、支持作用～请示、报告、批复、函等。

4、宣传教育作用。统一思想行动。教育警示作用。关于表彰扶贫先进单位的通报,关于治理“三乱”的决定。

所以说～公文不是简单的抄抄转转、无足轻重的东西～而是治国安邦不可缺少的重要工具。古人说:“盖文章经国之大业～不朽之盛事。”政策和策略是党的生命～而政策和策略必然体现在公文里。

,五,公文的分类:

1、按行文关系分:

?上行文,下级机关向上级机关包括有业务指导关系的上级机关行文,:请示、报告

?下行文,上级领导机关对所属下级机关的行文,:决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复、条例、规定、命令、会议纪要

?平行文,平行机关或不相隶属机关之间的行文,:函、议案,政府等,

?通行文,向社会公众发布的具有告知性和规范性的公文,:如通告、公告、公报

2、按秘密程度分:

?秘密

?机密

?绝密

公文写作基本知识

3、按使用范围分:

?党,群团,

?政,行政,

?军,军队,

二、文种写作:

公文写作～有共性的东西～也有个性的东西。共性反映所有公文写作的共同点。比如～应遵循的原则是:实事求是、准确合实、可行有效、简炼规范。还如～公文标题三要素～即发文机关、事项、文种。举一例:中共朝阳市委关于进一步加强科协工作的意见。就是既有发文机关～又有工作事项～还有意见文种的体现。又如:第一段讲发文的目的、依据、原因、问题、意义、作用。又如～所有文种第一段最后一句话都要通过不同方式把文种交待出来。如“报告如下”、“通知如下”、“提出如下意见”、“特做如下规定”等。,当然、函和公报除外,。还如～文号、落款单位和年月日等。个性反映各个具体文种有别于其它文种的特殊点。这里讲几种常用公文的写作要领:

,一,请示

请示是下级机关向上级机关请求指示、批准事项所使用的呈批性、期复性公文。,上级机关即可以是上级领导机关～也可以是上级业务指导机关。如各部门向省国土资源厅批地、向财政要钱等。,请示的特点:

1、呈请性。下级向上级行文～有的虽然不是直属关系～但属

公文写作基本知识

于业务主管机关。是下级机关对上级机关有所请求。或请指示或请批准。

2、越职性。自己职权范围内无法解决或无法处理的事情。请示的内容都是上级机关职权内的事。

3、期复性。要求上级机关明确表态批复。同意不同意都应给答复。

请示的分类:

1、请求指示。要求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神一类请示。

2、请求解决。下级机关遇到自身人力、物力、财力、无法解决的困难或问题～请求上级帮助解决。

3、请求批准。本机关对某一问题已有处理意见～但职权所限必须请求上级批准同意。

4、请求批转。职能部门对新情况、新问题已有处理意见和办法～但因“条条不对块块”的规定～不能要求同级职能部门或不相隶属机关、部门照此执行～因而要求上级领导机关审查批准～并转给有关部门执行的请示。此类请示～结尾语多有“以上请示如无不妥～请转各部门执行”字样。

请示的写法:一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。

1、标题:由发文机关,如有版头～也有省略,、事由、文种三要素构成。一题一事、一文一事。不允许有“和及”等两件事一起

公文写作基本知识

请示。文题一定写“请示”～凡写申请、要求、请求都不对。

2、主送机关:绝对只能一个。一般不主送上级机关的领导个人。主送多个机关就误事、主送机关外可有抄送机关。

3、正文:包括请示缘由、请示事项和结语三部分。

?请示缘由。即正文开头部分～说明为什么请示的问题。这是上级机关作出批复的重要根据。要情况真实～理由充分～尤其是请求解决性的请示缘由部分要尽量写得详尽些。缘由写完后～往往用“现就有关问题请示如下”过渡。

?请示事项。是正文的主体和核心。只能是一个事项～写得具体明确。请求指示的要明确提出问题和要求,请求解决的要明确提出需上级支持帮助或解决的具体事项,请求批准的应提供本机关的具体意见、措施、方案或行动。语气要谦恭～不能用决断口吻行文～即本机关“拟”怎么办～而不能表述为“决定”怎么办。

?请示结束语。常另起一行。惯用“妥否～请批复”、“以上请示～请予批准”、“以上请示～如无不当～请予批准”等。切忌带有强制性语气,以上请示～请予十日内批复,。

4、落款:一般包括署名和成文时间两项:标题有发文机关的～可不落款～但需盖公章。

请示注意事项:

1、遵守行文规则。即一文一事、主送一个机关、不越级请示、不直接送领导者个人和党政分开的原则。

2、请示内容真实～理由充分。

公文写作基本知识

3、语气平实、恳切。

,二,报告

报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议～以及答复上级机关询问的陈述性公文。报告的特点:

1、应用范围的广泛性。可用于定期或不定期地向上级机关汇报工作～反映本部门、本单位贯彻上级指示精神情况和实际工作中遇到的问题～也可以向上级机关陈述意见和建议～还可以答复上级机关的询问。

2、行文的单向性。是下级机关向上级机关行文～为上级机关提供情况～一般不要求上级“批复”。这个上级一般是自己单位的直接上级。

3、表达的陈述性。大量用陈述语言～全面、真实、具体地陈述执行上级指导示的情况～很少议论。

报告与请示的区别:

1、行文目的不同。报告的目的是下请上达～反映情况～提出建议～不需批复,请示是要上级答复、批复。

2、行文时间不同。报告是工作结束或告一段落后的汇报,请示是工作未开展之前先请示。

3、收文受理不同。对于报告上级机关一般不批复,对于请示必须批示批复。

报告的分类:

1、工作报告。用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工

公文写作基本知识

作成绩、工作经验、存在问题以及下步安排的报告。

2、情况报告～用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。重在“反映情况”～引起上级机关重视和采取措施。,广州市非典肺炎由卫生厅向省政府或卫生部报告～还有禽流感等,

3、建议报告。用于向上级机关提出意见或建议。对开展某项工作或解决某一问题提出建议、意见和解决问题的具体措施、方案、办法～要求上报机关批转到有关地区或部门执行。这是“呈转性”的报告。如:关于开展第十七次科技之冬活动的报告～科协向市委报告。

4、回复报告。用于答复上级机关的询问。具有被动行文的特点。如:关于×××等上访问题调查处理结果的报告。皮毛厂抗美援朝女战士郭载初上访医疗费问题处理后给省委的报告。

5、递送报告。用于向上级机关递送文件、物件的报告～是报告中最简单的一种。

报告的写法:一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。

1、标题:由发文机关、事由、文种构成。如果报告的事情紧迫～为引起上级重视～可在报告前加上“紧急”二字。

2、主送机关:和请示一样～只能是一个～必要时抄送。不要送给领导个人。因为一个领导不在家、外出、学习会误事～送机关～这个领导不在～可另一个领导批示。

3、正文:由缘由、内容、结语组成。

公文写作基本知识

报告的缘由是正文的开头。说明报告的目的、原因、概括报告的基本内容或基本情况～一般比较简短～缘由部分结尾惯用“现将有关情况报告如下”。

报告的内容是正文的主体:

?工作报告的正文主体包括基本情况,主要工作成绩、经验、做法,存在的问题,今后安排四个层次。

?情况报告的正文主体包括基本情况,问题和原因,办法及建议三个层次。

?建议报告的正文主体内容层次与情况报告正文一致～但它的基本情况远不如情况报告详细。重点在措施和办法。

?回复报告的正文主体是对上级询问或要求的工作和情况答复清楚即可～比较简单。

报告正文结束语。单独占行。工作报告、情况报告用“特此报告”,建议报告结尾是“以上报告如无不妥～请批转各地区、各部门执行”,回复报告结尾多用“专此报告”,递送报告常用“请审阅”、“请收阅”、“请查收”、“请核收”等。

报告写作的注意事项:

1、材料要真实。

2、除综合报告外～要遵守一文一事的原则。

3、严格文种界限～不能与请示混用。

,三,通知。

通知是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和

公文写作基本知识

不相隶属机关的公文、发布规章、向下级机关和有关单位传达需要办理与周知或共同执行的事项～以及用来任免和聘用干部的知照性公文。也是使用范围最广、使用频率极高的文种。

通知的特点:

1、使用范围的广泛性

2、行文方向的灵活性。即可以是上级对下级～也可以平级行文～还可以不相隶属机关行文。,计划生育工作、财政部门对各委办局,

3、晓喻告知的广泛性。通知首先是让大家晓喻～知道内容后才想怎么办。

4、较强的时效性。即有时间期限,如涨工资过时间不行,～也有效力长短不一。如有的会议通知～会期一到～就失去了效力。

通知的分类:

1、批示性通知:可分批转性、转发性、发布性三种。批转性的用于批转下级公文,转发性的用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布性的用于发布规章。如关于印发“规定”的通知等。这类通知分别与被批转、被转发、被颁布的原件构成一份完整的公文。

2、指示性的通知:是对某一项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。是上级对下级下达指示～而内容又不适用于“指示”文件时使用这个通知。如《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》。

3、事务性通知:用于安排一般具体事务。如调整机构、启用

公文写作基本知识

印章、变更作息时间、安排节假日值班等。应用广泛～内容单一。

4、会议通知:各机关单位用以发出召开会议的通知。

5、任免通知:上级机关任免下级机关的领导人员或上级机关的有关任免事项需要下级或平级机关知道时发出的通知。

通知的写法:

通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。但各种通知的具体写法也不尽一致。

1、批示性通知:

?标题。也由发文机关、事由和文种构成～不能随便省略。但问题比较突出。需注意的:一是标明被批转、被转发公文的机关～因为原公文由于有固定版头时可能省略了发文机关～而批转或转发时不标明～下边就不知原文是哪发的。如《市政府办公室转发市财政局关于控制行政经费问题的报告的通知》～就把市财政局补进文题了。二是批示性通知标题介词“关于”使用～一般只用一个～批转机关可用批转、转发等词。不能用市政府办关于批转市财政局关于×××的通知～而应是市政府办批转市财政局关于×××的通知。三是层层转发即转发层次较多的公文～发文中可省略间接转发机关和原发文机关名称～只保留直接上级机关名称～后加上“所转发的”四个字。举个例子。如完全照转可能出现“喀左县人民政府关于转发朝阳市政府关于转发辽宁省人民政府关于转发国务院办公厅关于转发教育部关于在中小学生实施豆奶工程的通知的通知的通知的通知的通知”。这就罗嗦了～用直转的办法可简化为“喀左县人民政府关于转发朝阳市政

公文写作基本知识

府所转发的在中小学生实施豆奶工程的通知的通知”～四是如果被批转或被转发的公文是联合行文～原发文机关较多～通知中可只保留原主发机关名称～后加“等”字。五是标题中不要轻易使用书名号～只有被批转的规范性公文才能用。

?正文。批转和转发式通知的正文一般是由批转和转发对象、批示意见二部分组成。即开头点明对象即被批转的公文名称、发文字号和发文机关～表明态度来做出决定,批示意见部分通常是对被批转公文的基本精神作进一步的强调或必要的补充说明～以突出被批转公文的重点或核心内容～引起批转范围的重视～更好地贯彻执行,发布式的通知的正文～一般写三层意见～开头说明发布的根据或目的～中间写发布对象～最后提出执行要求。

2、指示性通知:

?标题不能随便省略或简化～必须具备发文机关、事由和文种三项。如《朝阳市政府关于进一步加强成品油管理的通知》

?正文一般包括缘由、事项和执行要求三部分。

3、事务和会议性通知: 标题比较灵活～可以是完整规范的形式～也可以省略发文机关,正文一般由发文缘由、通知事项和执行要求三部分内容组成。

4、任免通知。标题应写明被任免人员的姓名即代表性人员姓名～后加等同志。如《关于×××等同志职务任免的通知》～正文说明任免根据和任免决定。

通知写作注意的事项:

公文写作基本知识

1、准确使用文种。

2、通知事项必须明确具体。

3、实事求是～切实可行。

,四,决定

决定是党政机关、社会团体、企事业单位对重要事项或重大行动作出安排的决策指挥性公文。决定的特点:具有指令性、约束性。它以结论、规范和安排～要求有关单位和人员认真贯彻执行～如有违反～要受到一定的处罚。这个特点近似于命令～又不同于命令。命令是只有中华人民共和国宪法和各级政府组织法明确规定的机关和人员才有权发布～也有是以首长名义发布的～它只讲结论～不讲原因～一经发布～就产生法律效力。决定比命令适应范围广～由领导机关的领导成员集体讨论后公布～有一定的论理性。也有的资料这样概括决定的特点:

?具有规定性。与条例、办法、规定等法规类文件性质相同～但它比前三者有说理内容～有强制力和约束性。

?具有指示性。对重要事项和重大行动进行的决策性指挥～关系重大～影响深广～具有指示性。

?具有确定性。“决”就是拿主意～“定”就是不能改变。什么事项一上决定～就意味着这项事定了～在较长时间内发挥作用～不能朝令夕改。

?法定作者广。比命令的法定作者广～国家机关、党派、团体及企事业单位均可。内容比命令具体。

公文写作基本知识

决定的写法:一般由标题、正文和落款三部分组成。不能随意省略。标题有两种形式～一种是由发文机关、事由和文种构成,另一种是由事由和文种构成。如《关于严惩严重危害社会治安犯罪分子的决定》。决定成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准～决定的时间一般标注在标题下方～用小括号括起来。如《全国人民代表大会关于成立香港特别行政区的决定》,1990年4月4日第七届全国人大三次会议通过,

正文包括三项内容。一是决定依据,二是决定事项,三是希望、号召或执行要求。

落款包括发文日期和印章。

,五,通报

通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的公文。通报的特点:

1、教育引导性。通报虽然也是用来传达和告知的～也有所告诫和要求～但却没有强制贯彻的要求～而是通过通报的形式对下有所指导、有所示范、有所教育、有所警戒、有所督促～从而达到教育功能。

2、典型针对性。通过典型事例达到启发式教育的目的～告诫人们应该注意什么问题、发扬什么精神、克服什么倾向。因此通报的事情是重要的～事例是典型的。

3、真实严肃性。通报的人或事必须是真实的。同时～通报又代表一级组织进行表扬、批评或通报情况～有着鼓励、警示或或惩戒

公文写作基本知识

作用～所以又是十分严肃的。

通报的种类。

1、表彰性通报。用来表彰先进单位或个人～介绍先进经验或事迹～树立典型～号召学习。

2、批评性通报。用来批语错误、处分犯错误的单位和个人以示警戒～要求被通报者和大家吸取教训。

3、情况通报。旨在一定范围内传达重要情况和动向～以指导面上的工作为目的的通报。

通报的写法:一般由标题、正文、落款三部分组成。

1、标题:通常有两种形式

?由发文机关、事由和文种组成。如《辽宁省人民政府办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》。

?由事由和文种构成。如《关于给不顾个人安危与抢劫犯顽强搏斗的×××同志记功表彰的通报》。

2、正文:包括通报缘由、通报决定、通报的希望要求等内容。

3、落款:包括发文机关名称和成文时间。

通报写作的注意事项:

1、注意区别。一是与奖惩决定的区别。两者写法是一致的～但奖惩决定涉及的事实比通报严重或影响更大～制发这类公文重在作出决定～用词和语气比较严肃,而通报重在教育～用词和语气平和一些。二是与通知的区别。通报传达的是重要精神或情况～告知的是特殊事项,通知传达的是上级指示～告知的是一般事项。通报的目的是

公文写作基本知识

使一定范围内的单位或个人从中受到教育和启发,通知是为了使有关单位或个人知道事项和怎样去做。通报可用于表彰先进和批评错误～而通知没有这个用途。

2、内容真实。

3、行文及时。

,六,批复

批复是用于答复下级机关请求事项的回复性公文。批复的特点:

1、行文的被动性。以下级机关的请示为行文条件。

2、回复的针对性。针对请示机关行文～针对请示事项～不涉及请示事项以外的内容。

3、效用的指挥性。批复提出的处理意见和办法代表上级机关对问题的决策意见～对下级机关具有行政约束力～更具权威性～下级机关必须遵照执行。

批复的种类:

1、同意性批复:对下级机关请求的事项表示同意的批复～有决定性批复和指示性批复。

2、否定性批复:对下级机关的请示事项持否定态度的批复～要讲清理由～以理服人～不以权压人。

3、解答性批复:针对下级对法律、政策、规定、措施等的询问请示所做答复。

也可分:

公文写作基本知识

1、审批性批复。针对下级机关请示的公务性事宜～经审核后作出的批示性答复～如机构设臵、人事安排、项目安排、资金划拔等。

2、指示性批复。针对方针、政策性问题进行答复。

批复的写法:

由标题、主送机关、正文、落款组成:

1、标题:有多种写法

?由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成。如《国务院关于将蛇岛列为国家重点自然保护区给辽宁省人民政府的批复》,

?由发文机关名称、事由和文种组成。《辽宁省人民政府关于同意观音阁水库向本溪市供水收取水费的批复》,

?由事由和文种构成。《关于同意设定建平县榆树林子镇的批复》。

?由发文机关名称加原件标题和文种的构成。《朝阳市人民政府,关于做好接受国家开发办验收我市农业综合开发项目准备工作的请示,的批复》。

2、主送机关:只能主送一个机关。如需更多部门了解和执行～可抄送。

3、正文:

?批复依据。首先写明来文日期、标题和发文字号～交待批复的依据～点明开头的下级机关。然后用“现对××问题批复如下”或“现批复如下”进行过渡。

公文写作基本知识

?批复内容。根据国家的方针政策和法令法规～针对请示的具体内容给予明确答复和具体指示～不予争论。一般分条列项一一作答。无论是完全同意、部分同意或都不同意～均应提出指示性意见或说明理由。

?结束语。一般用此复～特此批复等惯用语作结～也可不用。

4、落款:一般包括署名和成文时间两项内容、加盖公章。

注意的事项:

1、针对性强。请示什么、批复什么～当然还要调研～以了解下情和掌握政策。

2、观点明确～不能太原则～不能模棱两可。

3、非常及时。不能因为延误时间而造成损失。

4、言简意赅。做到意尽语止～庄重周严～不能有歧意。

三、公文中的常用词语

(一,按语～或称“案语”。以发文单位的名义对所发文件、材料加以指导、说明的一种公文形式。按语对下级的工作具有指导作用。按语可分为四类:?说明性按语～说明材料来源和编发原因～或特别说明何人要发和发至什么范围,?提示性按语～指出材料的中心、要点或提纲挈领地介绍其内容,?批示性按语～对下发单位作出指示～提出具体要求,?评论性按语～对编发的材料进行评论～表明意见和态度。针对全篇材料的按语～一般臵于正文之前～注明“编者按”或“按”,针对材料的某一部分的按语～一般夹在文中～加括号注明。

,二,表态用语～公文中表示作者意见、态度的词语。据表态用

公文写作基本知识

语的轻重程度可分两类:明确表态用语～如“应、应该、同意、不同意、责成、批准、支持、反对、不妥、照办、请核查、照此办理、遵照执行、贯彻执行、迅当办理、业已颁布、组织实施、贯彻落实、取消、禁止、取缔、作废、阅处、存查、存疑、存档、”等,模糊表态用语～如“原则同意、原则批准、似应、拟应、拟同意、研究执行、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理、酌情执行”等。

,三,称谓用语～公文中表示对机关、单位、集体、个人不同人称称呼的词语。一般性称谓用语用于上对下、下对上、平行机关或不相隶属的机关、单位之间～如“本(厅)、我(厅)、该(厅)、你(厅)、本署、各有关部门”等。表示尊重的称谓用语多用于下对上、不相隶属的机关、单位之间～如“贵(厅)、××长”等。党内一般称“××同志”。

,四,承启用语～公文中承上启下的词语。常用于通知、决定、报告、计划、规章制度等文种。其特点是:前以一介词结构承接上文～后用一固定的结构形式引起下文～如“根据……特作如下决定”“为了……提出如下意见”“为此、对此”等。承启用语的上文一般较简短～下文是文中内容的主体部分～并多用条款形式表达。告知词语指公文中表示告诉使知晓的用语。如“见告、速告、电告、转告、收悉、得悉、已悉、示知、下情上达、上情下达”等。

,五,公布词语～指公文中表示将法令、文告、指示、事项等公开发布～对大众宣告的用语。如“公布、发布、颁布、颁发、颁行、布告、明令”等。

公文写作基本知识

,六,简称用语～指公文中经过简化的词语。其作用是可使行文简洁～内容概括鲜明～便于掌握和记忆。地名、机关名称使用简称必须是规范化的简称～如“中共中央”。事物名称使用简称用语有三种方式:(1)节缩式～如“外长”。 (2)统括式～如“不抓辫子～不扣帽子、不打棍子”简称为“三不主义”。(3)选点式～如“九〃一八事变”“南昌起义”等。

,七,结尾用语～公文中表示全文结束的词语。不同的文种结尾用语也不同。

1、如请示的结尾用语可用“以上请示当否～请批复”“妥否～请批示”“上述意见如果可行～请批准”等, 报告的结尾用语可用“以上报告如有不当～请指示”“以上报告如无不当～请批转各地执行”等。另外～像“请批示、请核示、盼复、函复、为荷、为要、为盼、申报备查、待备案、请核准、见复、查复、此复、

2、示复、请复、请复示、盼予答复、切切此布、此令、此据、请照办、请予审批、望予审批、函告、专此函达、特再重申、特再函询、谨致、谨报、特先函商、特先联系“等也都是常用的结尾用语。

,八,经办词语～指表示通过或责成有关人员或部门加以办理的词语。如:经、经查、经与、经向、经管、径送、径自、径与、径向、后经、业经、均经、现经、拟经、一经、业于、接办、接洽、存档、查阅、查禁、拟建、拟定、拟订、悉数、悉心、责令、责成、承转、定夺、

,九,开起用语～公文中用在正文的全篇或段落的起首开端表示

公文写作基本知识

行文目的、依据、原因、背景等的词语。如“兹、兹因、兹悉、兹就、兹据、兹经、兹介绍、兹定于、兹有兹派、兹聘、,欣闻、欣悉、欣逢、欣值,据报、据了解、据核实、据、根据、依据,际此、值此,关于、为了,按照、遵照、依照、查、奉,现将、前接、倾奉、顷接、倾据、倾闻、近接,悉、敬悉、均悉、经由,由于、鉴于、随、随着”等。

,十,模糊语言～根据正确反映公文思想内容的需要～有意识地运用模糊性的语言达到表述上的准确性的写作方法。在公文写作中～正确地运用模糊语言～可提高语言表述的准确性、概括性～给一些问题的阐述留有回旋的余地。模糊语言一般运用于:表述内容是带有模糊性的概念,暂时无法实施但又必须说明的内容,需要留有回旋余地的内容,类举的事例不能全部列出的内容等。常见的模糊语词有:(1)表示时间的～如“现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候”等等,(2)表示范围的～如“每、各、有的、部分、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数”等,(3)表示程度的～如“一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌”等,(4)表示频率的～如“经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续”等。

,十一,判断词语～公文中表示肯定或否定决断的用语。如“系、显系、纯系、确系、果系、均系、均为、不予、不当、不妥、不法、

公文写作基本知识

不宜、不符、不力、为好、为宜、为妥”等。

,十二,批语～上级机关对下级来文或有关资料的指示性语句。按用途可分为:批复下级请示的批语,批转下级报告的批语,批示有关资料的批语。

,十三,批转用语～公文中表明对下级来文批示意见或向下批转、转发公文的词语。常用的有“批示、审批、阅批、核阅、阅示、核示、批转、转发、颁发、印发、发布、公布、周知、函发、下发、下达”等。谦敬用语公文中对行文对象表示礼仪、敬重的用语。多用于公文的开头或结尾处。按使用范围可分为:各种行文通用的～如“请、奉告、奉悉、奉送、奉还、谨、谨悉、敬悉、谨启、拜托、拜会、拜读、承蒙、光临、光顾、缅怀、不胜、惠于、鼎力支持、大力协助”,上行文常用的～如“奉、呈送、报请、拜谒、见示、见教、见谅、”,平行的领导机关之间使用的～如“函邀、函请、拟”等。

,十四,期请用语～公文中表示作者某种期望和请求的词语。多用于上行文～有时也用于平行文和下行文。常用的期请用语有“请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、送请、务请、提请、呈报、上报、报批、报送、希、望、希望、即希、尚希、尚祈、尚盼、切望、热望、务希、恳予、希予、希将、希能、盼、切盼、如蒙”等。

,十五,强调用语～公文中表示突出强调的用语。如“必须、必需、务必、务须、务期、务请、特此、特予、特请、均须、均应、切记、切实、切勿、切切、非经、不得、严禁、严词、鉴于、基于”等。

,十六,审核词语～指公文中表示审查核实的用语。如“审核、

公文写作基本知识

审查、审阅、审定、审议、审批、审处、核实、核定、核对、核准、核减、查明、查照、查处、查办、查实、查访、查询、查对、查证、查收、查究、清查、追查、追究、复议、复核、复查、考查、考核、校阅、校订、鉴别”等。

,十七,时限用语～指公文中表示时限或时间的用词。如“迅即、即、立即、迅予、火速、当即、及时、届时、届期、庚即、应即、须即、请即、希即、望即、即予、即行、即日、定期、当务之急”等。

,十八,申述词语～指公文中表示申述说明性的用词。如“申述、申诉、申说、申辩、申明、申报、申请”等。协商词语指公文中共同商量、讨论的用语。如“协商、协议、商榷、商议、商酌、商斟、会商”等。雅语典雅庄重的公文语言。适当地运用雅语～可使公文内容的表达简明、平实、庄重。运用雅语一般要求是:使用规范化的书面语言～不用口头语言,使用朴实无华的语言,适当使用少量的文言词语。引叙用语公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函、指示、决定等文种。常用的引叙用语有“收、接、悉、前收、前接、现收、现接、近收、近接、惊悉、欣悉、收悉、闻、近闻、惊闻、欣闻、喜闻”等。

,十九,征询用语～公文中表示征请、询问对有关问题的意见的词语。主要用于上行文的结尾和平行文的结尾。常见的有“当否、可否、妥否、能否、是否、是否可行、是否妥当、是否同意、如有不当、如无不当、如有不妥、如无不妥、如果不行、如果可行、意见如何”等。

公文写作基本知识

,二十,综合用语～公文中用以连接具体情况叙述和总括性叙述的词语。综合用语具有承上启下的作用。常见的综合用语有“为此、据此、值此、至此～有鉴于此、综上所述、总之、总括、总而言之、概而言之、依据上述、据前所述、综上情节”等。

范文五：公文写作基本知识

,2013年1月,

第一部分，常用公文写作

一、通知

,一,通知的概念

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项～批转、

转发公文。

,二,通知的种类

1、发布性通知。

2、指示性通知。

3、批示性通知。

4、会议通知。

5、任免通知。

6、一般性通知。

,三,通知的特点

通知主要有普遍性、下行性、时效性三个特点。

,四,通知的写作格式

通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。 1、标题

通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况

写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。 2、主送机关

在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。

3、正文

通知正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。

,1,发布性通知的正文一般很短～写明发布的意义和目的～提出执行的要求即可。

,2,指示性通知的正文包括两部分。开头部分写明通知的缘由～可以写当前存在的问题～发本通知的意义～也可以写发本通知的依据和任务。这一部分文字简短概括～然后由“特作如下通知”或“特通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法～具体地提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾～以正文的完结而收束。

,3,批示性通知的正文一般包括发文的缘由～对批转、转发文件的评价～执行要求等部分。有的批转、转发文件的通知～不仅要表明本机关的态度～还要结合本地区、本部门、本单位的实际情况作出具体的指示性意见。对下级机关要求的通常用语有“参照执行”、“遵照执行”、“认真贯彻执行”等等。起草过程中要根据所批转、转发文件的情况～仔细推敲～准确措词～提出恰当的要求。

,4,会议通知的正文要具体全面～一般包括:召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议人员范围和人数、报到时间及地点、入场凭证、与会人员须携带的文件材料、其它要求事项等内容。

,5,任免通知的正文比较简单～只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件～以及任免人员的具体职务就可以了。

,6,一般性通知所涉及的事项比较具体～正文主要交代要办什么事～什么时间完成和要求等～有的告诉受文单位一些事项～以便工作联系。

4、落款和日期

在正文右下方写上发文机关名称和发文日期。

,五,通知的写作要求

1、通知事项要具体明确～切实可行～以便下级机关或有关人员贯彻执行。

2、批示性通知要注意其针对性～作出的评价要符合所批转文件的实际～提

出要求要切实本地区情况。

3、语言要准确、简明～切忌马虎疏漏或模糊不清～以免给工作带来影响。

二、通报

,一,通报的概念

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

,二,通报的种类

根据内容的性质通报可分为三种:

1、表彰通报。

2、批评通报。

3、情况通报。

,三,通报的特点

1、典型性

2、真实性

3、倾向性

,四,通报的写作格式

通报由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

1、标题

通报的标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。也可省略发文机关或

事由～或者直接标出文种。还有的以这种标题为副题～另加一个正标题。

2、主送机关

作为内部文件指定下发单位的通报～要写上受文单位。有些作普发性的或在

本单位内部公开的通报～可不写受文单位。

3、正文

通报是针对实际问题经过认真调查研究以后写出来的。不同类型的通报～正

文的写法也有区别。

,1,表彰通报。

,2,批评通报。

,3,情况通报。

,4,落款和日期

在正文右下方签署发文机关和日期。如在标题中已标明发文机关～则只注发文日期。日期也可置于标题之下。

,五,通报的写作要求

1、要切实做好调查研究～事实要准确～防止发生失实现象。

2、要有针对性～只有抓住时机～及时选择具有普遍意义的典型材料～才能发挥通报应有的作用。

3、评议要有分寸～对好人好事的赞扬和对错误的批评都要掌握分寸～做到

恰如其分。

三、报告

,一,报告的概念

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议～答复上级机关询问所用

的公文。

,二,报告的种类

在实际工作中～报告的使用范围广泛。按照内容可分为综合报告、专题报告

两大类。

1、综合报告

2、专题报告

,三,报告的特点

1、汇报性

2、陈述性

,四,报告的写作格式

报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

1、标题

报告的标题～通常由发文机关、事由和文种组成～有的只写事由和文种。

2、主送机关

在标题下、正文前顶格书写受文对象～一般是上级机关或业务主管部门。

3、正文

各种报告的正文写法有所不同～但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告的目的～用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等～要根据不同种类的报告～有所侧重。结束语的写法～呈报性报告用“特此报告”、“以上

报告妥否～请指示”等～呈转性报告用“以上报告如无不妥～请批转有关部门执行”等。

综合性报告如果是为了全面反映前一阶段工作情况和今后工作意见～则分为三部分。开头写前一阶段工作情况～包括取得的成绩和存在的问题～中间写基本经验和教训～最后写今后工作打算。这里需要注意的是:如果侧重报告前一阶段工作情况～可着重写工作进展情况、主要做法和取得的成效～不一定总结经验和教训～今后打算要简明扼要～以免喧宾夺主。

专题报告正文～根据不同情况有不同的要求和写法。一是如果是汇报工作的报告～要写清工作完成情况～取得的经验～存在的问题和今后的意见。这种报告工作经常遇到。二是如果是反映某一事情的情况报告～要写清情况发生的经过、性质、初步看法和处理意见。三是如果是答复报告～根据所询问的内容～把事情交待清楚就可以了。四是如果是报送文件、物件的报送报告～则写清报送缘由和

报送的什么就可以了。

,4,落款和日期

在正文后写上发文机关和日期。 ,五,报告的写作要求

1、反映情况要真实。

2、报告的中心要明确。 3、找出规律性的东西。 4、不要在报告中夹带请示。四、请示

,一,请示的概念

请示是向上级机关请求指示、批准时所使用的公文。

,二,请示的使用范围

一般来说有以下五种。

一是根据自己的工作安排急需办某件事～但又需上级批准后才可办的～要用请示。

二是工作中发生了比较重大的问题～本机关无权决定解决～可先提出处理意见～请求批示。

三是对于上级颁发的法律、法令、规定和确定的方针、政策等有不了解、疑问或不同理解的问题～需要上级机关进一步明确时～要用请示。

四是上级有文件规定～不经请示不允许办的事情～而本机关又不能不办～需要请求批示。

五是上级虽有统一规定～由于本单位情况特殊难以执行～需要灵活掌握或变通处理～要请求批示。

,三,请示的种类

按照请示的内容和目的～请示可分为请求批复性请示和请示批转性请示两大

类。

1、请求批复性请示

2、请示批转性请示

,四,请示的特点

请示与报告都有反映情况、提出建议的共同性～但两者比较～请示具有与报

告不同的特点:

1、请求性

2、单一性

3、预见性

,五,请示的写作格式

请示由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

1、标题

请示的标题要写明请示的问题～由事由和文种两部分组成。也可以由发文机关、事由和文种三部分组成。

2、主送机关

请示的主送机关只有一个。如需同时送其它机关～应用抄报形式。

3、正文

请示的正文包括请示缘由、请示事项和结尾三部分。开头写明请示的原因、目的和依据。请示的正文主要写清请示的事项:请示什么问题～要求批准什么事项～帮助解决什么困难等。反映问题要实事求是～提出意见和建议要具体明确。结尾部分提出请示～一般用“以上请示妥否～请批示”、“如无不妥～请批转有关部门执行”等习惯用语作为结束语。

4、落款和日期

在正文后写上发文机关～如果是几个机关联合请示～将主要机关写在前面～

并写上发文日期。

,六,请示的写作要求

1、要一文一事。

2、不要多头请示。

3、不能越级请示。

4、不宜将请示抄送同级或下级机关。

5、语言简洁。

五、批复

,一,批复的概念

批复是答复下级机关请示事项时所使用的公文。它是各级领导机关向下级的

指示性公文。它与请求相呼应～应下级机关的请示而发。如果批复的事项～具有

某种程度的规定或指导性质～则这一批复也可以抄送各有关的下级单位。

,二,批复的特点

1、针对性

2、指示性

3、简要性

,三,批复的写作格式

批复由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

1、标题

一般由发文机关、事由和文种三部分构成。在事由中一般将下级机关及请示

的事由和问题写进去。也有的只写事由和文种。

2、主送机关

即写请示的发文机关。

3、正文

批复的正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。开头的批复引语讲明批复的原因～引述来文的请示事项。批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示～要明确表态。如果同意下级的意见～要给以肯定的答复,如果不同意下级意见～要在否定的答复后～说明理由。批复要求是从上级机关的角度提出的一些补充性意见～或是表明希望。不是所有的批复都有这一内容～如确有必要～要写得简要。最后一般以“特此批复”、“此复”作为结束语。

4、落款和日期

正文结束后签署发文机关和发文日期。

,四,批复的写作要求

批复的具体内容要观点明确～并针对请示中所提出的事项逐一答复～不能答非所问或只答复其中的一部分而对另一部分不予表态。此外～在公文处理时～要

注意凡是下级机关的请示～都必须答复～而且必须及早答复～不能久拖不复而贻误工作。

六、会议纪要

,一,会议纪要的概念

会议纪要是一种记载和传达会议主要精神、议定事项等内容的公文。它是根据会议的宗旨～按照会议记录、会议文件材料和会议的活动情况综合加工整理而成的反映会议基本情况和主要精神的纪实性文件。

,二,会议纪要的种类

会议纪要一般分为以下三类:

1、决议性会议纪要

2、部署工作性会议纪要

3、反映情况性会议纪要

,三,会议纪要的特点

1、纪要性

2、约束性

3、纪实性

,四,会议纪要的写作格式

会议纪要一般由标题、正文和日期等部分构成。

1、标题

会议纪要一般由会议名称和“纪要”组成。

2、正文

会议纪要的正文包括会议的基本情况、会议的主要精神、结尾三部分。开头先介绍会议的基本情况～包括会议的名称～召开会议的目的～会议时间

和地点～参加人员～主持人～主要议程和活动～会议的效果、意义等。

中间部分是会议纪要的主体～要写会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定、提出的任务、确定的措施等。这是与会单位会后贯彻的依据。要根据会议记录～研究会议文件～了解会议内容～进行分析概括～加工整理。语言要简练、准确～真实地反映会议的情况～传达出会议的精神。这一部分可以按会议研究事项或问题的顺序逐一来写～也可以把会议的内容综合概括～归纳出几个问题～分别来写。

结尾一般提出希望或号召～要求贯彻会议精神～完成会议提出的工作任务。也有的在主体部分之后不再单写结尾。

3、日期

日期在正文之后～也可以在标题之下。

,五,会议纪要的写作要求

1、要真实地反映出会议的情况和与会者的观点。

2、要突出中心。

3、要条理清楚～语言准确～使人一目了然～不产生歧义。 4、重要的会议纪要～会议进行到一定阶段～即着手准备。七、函

,一,函的概念

函是不相隶属机关之间商洽工作～询问或答复问题所使用的公文。 ,二,函的种类

函分为公函和便函两种。

1、公函

2、便函

,三,函的特点

1、形式灵活。

2、使用灵活。

,四,函的写作格式

公函由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

1、标题

公函的标题包括发文机关、事由和文种,函或复函,三部分～也可省略发文

机关。

2、主送机关

即接受公函的机关。复函的主送机关与来函机关是一致的。

3、正文

来函和复函的正文写法略有不同。

来函是主动地向有关机关商洽、询问事情。开头交代发函的原因、目的。中

间写询问或商洽的内容～要写得具体、清楚。一般一函一事。结尾提出希望～用

语要得体～常用“即请复函”、“请复函为盼”等习惯用语。

复函的开头类似批复～先引述来函～然后用“经研究～复函如下”过渡到下文。中间针对来函所商洽或询问的事项～作出明确的答复。结尾常用“此复”、“特此函复”结束全文～也可以不用。

4、落款和日期

正文结束后写上发函机关名称和发函日期。

,五,函的写作要求

公函的形式灵活和使用灵活的特点～决定了公函的写作也必须灵活～根据内容～行文要简短～事情写清楚即可。公函要用礼貌、商量的语气～要注意尊重～注意以诚待人。

公函由于形式比较灵活～所以在这里我就不举例说明了。大家在工作中根据情况随时把握就可以了。

第二部分，公文格式、行文规则、公文办理、公文管理

一、公文格式

按照《党政机关公文处理工作条例》规定～公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

,一,份号。

,二,密级和保密期限。

,三,紧急程度。

,四,发文机关标志。

,五,发文字号。

,六,签发人。

,七,标题。

,八,主送机关。 ,九,正文。

,十,附件说明。 ,十一,发文机关署名。 ,十二,成文日期。 ,十三,印章。

,十四,附注。

,十五,附件。

,十六,抄送机关。 ,十七,印发机关和印发日期。

,十八,页码。

二、行文规则

行文关系根据隶属关系和职权范围确定～一般不得越级行文～特殊情况需要越级行文的～应当同时抄送被越过的机关。行文一般分为上行文和下行文。

,一,上行文

上行文就是向上级机关行文。比如～报告、请示就属于上行文。

上行文应当遵循以下规则:

1、原则上主送一个上级机关～根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关～不抄送下级机关。

2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项～应当经本级党委、政府同意或者授权,属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3、下级机关的请示事项～如需以本机关名义向上级机关请示～应当提出倾向性意见后上报～不得原文转报上级机关。

4、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5、除上级机关负责人直接交办事项外～不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文～不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6、受双重领导的机关向一个上级机关行文～必要时抄送另一个上级机关。

,二,下行文

下行文就是向下级机关行文～比如～通知、通报、批复、会议纪要等等。

下行文应当遵循以下规则:

1、主送受理机关～根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2、党委、政府的办公厅,室,根据本级党委、政府授权～可以向下级党委、政府行文～其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项～经政府同意后可

以由政府职能部门行文～文中须注明已经政府同意。

3、党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4、涉及多个部门职权范围内的事务～部门之间未协商一致的～不得向下行文,擅自行文的～上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5、上级机关向受双重领导的下级机关行文～必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

三、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

,一,收文办理

收文办理的主要程序是:

1、签收。

2、登记。 3、初审。 4、承办。 5、传阅。 6、催办。 7、答复。 ,二,发文办理发文办理的主要程序是:

1、复核。 2、登记。 3、印制。 4、核发。

四、公文管理

公文要由文秘部门或者专人统一管理～需要归档的公文及有关材料～应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定～及时收集齐全、整理归档。设立党委,党组,的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室～并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。绝密级公文应当由专人管理。,例举事例,。

复制、汇编机密级、秘密级公文～应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编～确有工作需要的～应当经发文机关或者其上级机关批准。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁

公文的撤销和废止～由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的～视为自始无效,公文被废止的～视为自废止之日起失效。

不具备归档和保存价值的公文～经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续～确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

机关合并时～全部公文应当随之合并管理,机关撤销时～需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时～所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三部分，常用文体写作

一、主持词

,一,概念

主持词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在召开会议时～由会议主持人按照会议程序向大会所作的讲话。主要作用是提示会议程序～揭示会议精神～概括会议内容～补充会议事项～强调落实会议要求～引导会议或活动有条不紊地进行下去。

,二,写作格式

主持词是由标题、时间、称谓、正文四部分组成。除标题、时间、称谓与其它讲话稿相同外～正文主要是提示会议程序。

,三,写作要求

写作之前～起草文稿人员一定要对会议议程作全面了解和掌握～比如要看会议通知～了解出席会议的领导有那些～其他参会人员是什么范围～会议文种有那些～谁些讲话、谁后讲话等等。写主持词不通任意发挥～必须根据会议议程逐项

交待清楚。主持词正文宣布会议开始后～可以简要交待一下召开会议的背景和重要意义～以便让与会人员提高认识～引起对会议的高度重视,结尾一般对会议作简要小结～向与会同志提出贯彻落实会议精神的希望和要求～宣布会议结束。

二、祝酒词

,一,概念

祝酒词是党政机关、企事业单位领导在喜庆佳节、外宾初到～举行宴会前所发表的表示热烈欢迎和诚挚感谢的讲话文稿。

,二,写作格式

祝酒词一般由标题、称呼、正文、结尾四部分组成。

1、标题

2、称呼

3、正文

4、结尾

,三,写作要求

1、起草文稿者首先要掌握出席者的情况～这是选择材料、安排结构、遣词造句的主要依据。

2、注意语言得体～既要措词谨慎、表明态度～又要感情真诚、气氛友好。

3、篇幅宜短～语言宜精～把握分寸。

三、工作总结

,一,概念

工作总结是一个地区、部门和单位在全面检查、评价以往一段工作得失和总结经验教训时使用的一种应用文。常用的工作总结有两种:一种是全面工作总结～它要求对前一段各方面的工作情况进行回顾、检查。另一种是专题性总结～是专门就某一方面工作的具体情况进行回顾、检查。

,二,写作格式

工作总结一般由标题、正文、署名和日期四部分组成。 ,三,写作要求

写好工作总结～一般来说～要掌握以下三点: 1、明确工作总结的用途

2、工作总结必须实事求是

3、掌握工作总结的结构方法

四、工作汇报

,一,概念

工作汇报是下级向领导或上级机关反映工作进展情况或贯彻执行某项政策、

法令、指示情况时所使用的一种应用文。

,二,写作格式

工作汇报一般由标题、署名、时间、正文四个部分构成。 1、标题

2、署名

3、时间

4、正文

,三,写作要求

1、要弄清本级领导对汇报工作情况的思路和意见 2、要选择好汇报内容

3、要认真搞好汇报材料的谋篇布局

“六个勤”～即眼勤、嘴勤、耳勤、手勤、脑勤、腿勤。

“今天王叔叔来我家玩～我做完作业后～叔叔夸我做得好～叔叔亲了我妈妈～

也亲了我。”

转载请注明出处范文大全网 » 公文写作基本知识