弟子段草
范文一：单证员工作流程
我的跟单流程总结
老板要求我们每个人对自己的工作流程做一份总结，下午我把自己的工作内容总结了一下，这里贴出来，希望大家能共同讨论。我也是凭自己的知识与仅有的工作经验来写的，有哪些不对的地方还请好心的GGJJ指出来，这里感激不尽～声明一下，我的工作范围都是限定在付款方式为T/T，FOB深圳的，其它涉及不深。
跟单业务工作流程:
一. 跟单:
1. 制作合同:客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。
2. 商检:需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。
3. 办理C/O或Form A:看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料(包括合同，发票，装箱单等)后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。 4. 验货订舱:经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。 5.报关:订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括:外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单(注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案)，报检委托书，换证凭条，C/O或Form A等。
6.拿单:货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。
7. 通知客户:货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。
8. 催款寄单:拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单(数据应与提单上一致)，发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。
9. 退税:在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。
注意:
1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。
2.跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。我觉得如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。
二(客户来样工作程序:
收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。
三(寄样工作程序:
工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档(以方便后与快递公司核对月结清单)。易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话，地址贴在外箱上。自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单号等等，以便日后查询。样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。
在这些工作细节上，老板经常说，在所有你交给别人的资料一定要自己检查好了确定没错了再转手给别人，别人没有义务也不会有时间来给你挑错。自己得对自己的工作得有100%的责任心。在对待工作上，应有一定的主观能动性，不能老是等着别人来交待工作给你或干等着别人来给你答复，可以催复人家或主动地找事情做。在写邮件给别人时，一定要一次性地将所有事情交待清楚写详细，不可以让别人再来重复地问你这封邮件的内容，这样浪费别人的时间也是在浪费自己的时间。
````````````````````************** 1( 客户询盘:一般在客户下rchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2( 报价:业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，oforma Invoice 给客户做正式报价。
3( 得到订单:经过洽谈，收到客户正式的订rchase Order。
4( 下生产订单:得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5( 业务审批:业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6( 下达生产通知:业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 6.1:如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3:如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。
7( 验货:
7.1:在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8( 制备基本文件，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应由业务跟单员制作，交给单证员)。
9( 商检:如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10( 租船订仓:
10.1(如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2(如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3(如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4(向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11( 安排拖柜:
11.1(货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口
岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2(传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3(要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12(委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
获得运输文件: 13(
13.1( 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2( 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3( 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14( 准备其他文件
14.1(商业发票:L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2(FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3(一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4(装运通知:一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5(装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15( 交单:
15.1(采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2(采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3(如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄
正本提单给客人。
16(业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17(文件存档:所有的L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18(单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助
范文二：单证工作流程
业务员指令
合同号 CI PL
PI（合同） 货代或船公司
单证员制作（BOOKING，拖单）
Shipper(发货人)
Consignee（收货人） 给货代（指定货代的费用，
Notify party(通知人) 非指定货代，提前确认费用再操作，费用超出合理范型号、数量、柜型、个数 围的，让业务员与客户沟通解决。） Destination(目的港)
货代确定舱位
开船时间
截关时间 截ENS时间 最迟拖卡时间 提单号
合同号 首先与业务员确认该合同号下产品已经完成，验货通过，可以装货。 提单号
来柜时间 注意每次派柜前单证员间互相商量：（1）避开集装箱挤在同一天装
型号 （2）冰箱、饮水机、洗衣机三个产品搭配装箱，一天16个柜为限（3） 数量 尤其因为电梯限制，冰箱C线仓库的产品最多不要超过7个，大小冰箱
配合装比较合理。
★ 如果是柜子数量多,必须要装的，事先和领导以及业务员商量做预提
跟单装好柜后反馈装柜信息给单证员
集装箱号/封号 型号/数量 通知货代修改
单证员制作报关单证给货代报关 报关委托书（正本提前寄）
通关单（正本提前寄） 1.在寄核销单的时间，自己先做好记录，哪个核销单号码， 核销单（正本提前寄） 该对应哪票报关单号码，
报关单 2.申报要素上的商票，可以问跟单，也可以问业务员要 CI（电子档） 3..同业务员确认配件是否报关
PL（电子档） PI（合同）（电子档）
BL
LC信用证项下，提单上的项目必须按信用上要求来
TT，OA，DP项下，必须做到单单一致（第一时间问业务员，是否需要和 客户对单）
BL正本（留一副本或扫描件存档）
开船后，和货代确认费用，拿到正本发票后交资料给财
务，（先在张海波那里登记费用，在填写付款联系单，在黄联上盖章，与发 票一起交于财务。 付款买单，拿到水单后。传给水单，拿提单，
交单资料（TT，LC,DA,DP,OA)
二、交单单证、
上面BL已经做好了，大家CI，PL都比较熟悉了，难点现在在产地证、发票认证这里。
普惠制产地证GSP FORM A （简称FORM A，目前欧洲、日本、美洲、大洋洲和部分独联体国家适用。在商检局CIQ系统报）
优惠原产地证FORM E （适用于东盟国家。商检局CIQ系统报。一般做的是马
来西亚和印尼，印尼的FORM E 的签单日期，必须与提单同一天，））
其它还有FORM F（智利），FORM P（巴基斯坦）（涉及得较少，将来也是在商检局CIQ系统报）
一般原产地证CO（certificate of origin）(商检局CIQ系统报) 贸促会产地证书CCPIT CO（CCPIT certificate of origin）（贸促会系统报）
CO两个系统都可报，客户没要求的情况下，我们选容易的，从贸促会报. （开船日期，发票日期，和签署日期，三个日期不要搞错，签署日期可以迟于发票日期，但不能迟于提单日期）
普惠制产地证书发票上的号码和日期必须按照正式商业发票填写，签证当局签署日期和出口商签署日期不得早于发票日期。
CI认证 （去贸促会做发票认证或使馆认证，使馆认证需提交的文件如下：a/领事认证申办表一式三份。b/涉外经贸证明书申请表一式两份。c/委托书一式两
份。d/要办理的文件一式三份。e/企业当年年检过的营业执照副本一份。详见贸促会通知单）
一般的发票认证只需要宁波办理的：
委托书两份，申请表两张，发票两张，预录单或者合同一份，营业执照一份委，如果在发票上出现商标，就问业务员拿客户的商标授权书COPY件。
那发票上把 浪木的标志去掉，否则也需要带上浪木的商标注册证书复印件。
如果是办理使馆认证，一般时间为半个月，除带上以上资料外，在加一份领事认证，一共3份，其中两份盖浪木公章，一份不用。但是使馆认证的好像要求有更改，具体资料看小高后面的柜子里，有一份资料张海波用绿色的荧光笔标记的。
交寄单前，交寄单的所有单据经业务员审核无误后再交寄。
三、重要单证的流转：
1、提单BL等交单单证：（先拿LC副本去财务那里换取LC正本，在本子上登记：交单日期和银行，在副本LC上写上编号）除银行交单外，交寄客户的单证，必须与业务员和许伊娜确认（拿张寄单申请表要许伊娜和余娜签字），收款无问题过后再交单。OA.DP.DA找老板签字后在放单，未收到余款需先交寄或电放的单据，必须请示过部长再定。如果需要投保，请在出运前半个月以前找张部签字后，并提供详细的客户资料给张海波申请限额，在出运后一周内提供发票和提单做出运投保
（交单或者寄单后请登记DHL号码或者是TNT的面单号码，交单的请登记交单日期，交单银行，交单金额，付款方式）
2、报关结束后一个星期内问货代拿预录单，在月底前和最终报关的发票一起交与财务的潘益萍（在发票上写上托卡日期，核销单号码，一般贸易），报关一个月内，必须向货代催要核销单、报关单等报关
单证寄回，寄回后先检查是否正确，如不正确，马上要求货代去改正。
3、报关单证回来后，复印报关单的出口退税联（黄白色）、取下场站收据联+提单复印件存档，定期交财务。
4、报关单证回来后，报关单的正本黄、蓝联和正本核销单交给张海波，外管核销使用。
5、每月底，标记核销单号的发票+预录入单交财务使用。（养成良好的表格登记习惯，报好一票，登记一票，因为集中登记、整理，会耗时，又很难保证准确性）。
6、涉及到的登记表： （1）拖卡信息表 （2）LC登记表
（3）内陆/海运发票登记表 (4) 预录入单登记表 (5) 信用证通知费登记表
7、需要完善的工作： （1）核销单领用登记表。 (2）交单登记表。
（3）确定三个指定货代，签正规合同。
范文三：单证工作流程
单证工作流程
1、 业务员订购进口面料后,根据面料订单做出销售确认书,交南通货代做手册。销售确认 书的做法:主要注意面料不能少做,一般要加 3%的损耗;成品要根据订单来做,不能 相差太多。
2、 进口 ------货物进口的时候,如果是华昌大货,联系南通奕运的小於;如果是意太利的, 联系南通利达的小许(空运)或小刘(海运) ,让她们帮我们进口报关。进口报关需要 提供的资料:发票,装箱单,提单,到货通知,代理报关委托书,报检委托书和电放保 函。货物进口后要在进口的本子上登记。
3、 出口 ------整理好出货成品的相关资料,包括:衣服重量、箱数、箱子的体积等,准备好 发票、装箱单、检验原始记录(如果是羽绒服则需提供此表格)和销售确认书,让老板 做商检和卫生证(如果是羽绒服则需要卫生证) 。
4、 出口 ------准备空运和海运的托书,发给亚利安订舱。进仓通知下来后发传真给南通的货 代(奕运顾先生) ,通知他何时过来装货。
5、 出口 -------准备给客户清关的资料, 包括:准确的发票和装箱单, 意大利和俄罗斯部分的 需要产地证和卫生证(如果是羽绒服则需要) ,美国,远东和加拿大部分不需要产地证 和卫生证。详细请见“装运指示” 。若是空运,则清关文件(准确的发票和箱单,卫生 证,产地证)要跟报关文件一起寄给亚利安,文件随机;若是海运,则只寄报关文件, 等提单退下来后,将准确的发票和箱单,卫生证,产地证和提单一起寄快件给意大利。 只有去意大利的箱单上才加一件船样的(新品,以前没做过的) 。去远东的货要求非常 严格,一定要注意! !
6、 出口之前一个星期要通知南通货代做手册的单耗申报,同时授权给报关行。
7、 出货之前要寄报关文件给上海亚利安,包括:a 核销单, b 代理报关委托书, c 报关单, d 商检的发票和箱单, e 出入境换证凭条。 (d 要各准备三份,另各加三份盖了章的空白 纸, c 要填一张,放一张空白的)文件寄给上海之前要先在出口的本子上登记。
8、 美国、远东和加拿大部分的货要在出货前送到南通吉富检品公司检品后方能出货。
9、 商检的发票的做法:发票号码,合同号码(如果是走手册,就写手册号码;如果是一般 贸易,可以随便写号码) ,日期,空海运,发票内容,目的港等等,都要一一核对正确。 如果是进料加工的,走手册,则一定要完全按照手册上的要求来做发票,包括:项号, 价格,品名等等。另外要注意哪些成品需要做商检,哪些不需要做商检。
10、 产地证的做法:产地证是根据准确的发票做的, 产地证都是用的华昌的, 所以发票 的名称和地址都要复制华昌的。产地证先在网上做好,然后带上发票和空白产地证去贸 促会打证。
11、 出口核销 ------核销之前要先将退下来的报关单和核销单在系统上做出口收汇的退 单和出口退税的数据报送,三个工作日后带上水单,报关单,核销单,出口收汇核销表 (2份)去外汇管理局办理核销。
范文四：单证工作流程
单证岗位的基本工作流程
, 租船订仓:
1. 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款:通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，与跟
单员确认的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货
期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(BOOKING ORDER)，通常在
开船一周前可拿到定仓单。
2. 如果是由卖方支付运费:应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。
经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。如果
货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了
解截关时间，入仓报关要求，等内容。(向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓
单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
3. 负责订舱的单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价
提供帮助，做到货比三家。
, 安排拖卡报关:
出口报关所需文件:出口合同，出口商业发票，装箱单，报关委托书，报关单，核1.
销单等文件。需要箱单，发票正本的报关区域应同时附上几张盖好章的空白A4纸
与核销单与报关委托书一起在装货前一天盖好章快递给货代，如需报检需提供商检
凭条。
2. 货物做好并验货通过:委托货代公司安排拖车提柜，装柜。装货完毕集装箱离厂需
开出门证，跟单员需提供发货的合同(或形式发票)与发货明细或报关通知书(报
关通知书明细:集装箱号和封条号码，发货件数，毛重，净重，立方数，平方米数，
总金额，价格条款(FOB等)给单证员，单证员审核无误后开立出门证。单证员根
据跟单员提供的最后准确数据安排报关。
3. 委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给货代公司，委托出口报关及做商检通关
换单。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，柜号，
柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
4. 商检:如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口
合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理
商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 , 获得运输文件及运杂费的安排:
最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给货运代理。补料要按照L/C或业务跟单员要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求随同提单出的船证明等。
督促货代公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向货代公司书面确认提单
内容。提单需交给业务员一同确认的，如果需要客户确认的，由业务员将确认件发与客户确认，得到确认后再要求货代公司通知船公司出具正本。 及时安排货代费用的支付，付款后通知货代公司及时取得提单等运输文件，支付运费应做登记。
, 客户清关资料准备:
1. 商业发票:L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在
开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写
金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办
理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
2. 装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，
净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛
头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
3. 普惠制原产地证书(FORM A):FORM A要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的
是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前
办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM
A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
4. 一般原产地证CO:一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发
货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要
提前20天办理。
5. 装运通知:一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航
班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人
等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的
时间内办理。
6. 根据其他客户要求制作的单据及信用证要求的单据，比如商业发票认证，健康证等。
, 交单:
1. 采用L/C收汇的，应按照规定的交单时间及交单条款，备齐全部单证，并严格审单，
确保没有错误，才交银行议付。
2. 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提
单正本及其他文件寄给客人。
3. 如果是全T/T收汇的，要求收全款才能装柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单
后可立即寄正本提单给客人，如果是电放的就要出具电放通知给货代。
, 开立出口发票:
每个月出口的货物都要及时开立出口外销发票。
, 退税:
报关后一个月左右，货代将场站收据;报关收汇核销联;出口退税专用联及盖有海关章的核销联退回，单证员将与之相对应的出口发票，提单复印件及出口货物明细单整理齐备送与财
务即可。
, 业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。文件存档:所有的订单都必须留存一整套资料(发票，箱单，销售合同，报关预入单，发货清单)以备查用。
, 核销流程:
1. 网上申领核销单
电子口岸主页(桌面上)---出口收汇—核销单申领---输入要申领的份数( )
电子口岸密码:
用完电子口岸后一定要点主页的”退出”, 不然拔下卡后继续扣钱. 2(去外管局领核销单
带身份证复印件，公司证明(注:适用于操作员卡不是本人的)，操作员卡，非周四下午
3(核销单备案
报关前，电子口岸--出口收汇---口岸备案。
4(企业交单
报关单核销单回来后，电子口岸--出口收汇---企业交单，输入核销单号，查找相应报关单号，交单后两三天在出口收汇核销网上报审系统里可找到该核销单信息
同时可进行数据报送，电子口岸---出口退税---数据报送(数据报送后国税局会看到该票信息，建议本月预计退税的同时报送)
5(在出口收汇核销网上报申系统里进行网上核销(在电子口岸企业交单3到5天后才有信息)
核销系统—数据交换—数据提取—全部数据提取—下载全部可用数据—弹出对话框“数据下载完，是否继续下载折算率信息”—是—开始—“数据提取完成”确定。提取到所要的全部收汇信息和核销单信息后进行网上核销。
正处理业务:选择“批次报审”，——新建-----贸易方式(一般贸易)。左边栏目就会有水单核销单信息，非别选中添加倒右侧列表——保存——放入待报审邮箱—关闭。
待报审业务: 批次报审，双击打开，——数据交换——数据报送——核销数据报送，选中报送。
已报审业务——批次报审——双击打开便可打印预览，打印就可以。打印报审清单一式两份(现在不用去外汇局核销了,可能不用打印了，愿意留存就打出来吧，我往往会打印出来把退税的东西跟核销的都分别整理出一套)
最后整理出核销单，报关单核销联，银行水单，出口货物明细表一起交与财务。
范文五：单证工作流程
单证工作流程
一、装柜前：
1、尽早与操作确认近段时间的装柜安排情况，尽早了解客人的装柜货物，以便安排报关事宜。侵权仿牌货物必须要与经理和报关行确认好如何报关，以降低风险、减少损失。
正常来说，我公司可以选择的报关方式有以下四种：义乌正常报关（冲），义乌特报，口岸正常直报（工厂货，没有逃商检或其他涉证问题等），口岸特报。
2、装柜前一天安排好次日要装的柜子，从操作那边接过“操作业务交接表”，按照表中的安排，填写拖柜确认（后转给财务及经理签字）、缮制拖车的拖单（并传真给车队调度）。尽早通知车队安排跑单去领取箱单、安排提柜，拖车的拖单上必须详细列明柜型，加封地点，目的港，船期，箱单地址和联系人，领箱单凭证（提单号，或附领箱单通知），装柜时间、地点、联系人；另必须备注此票货物大概重量，以便车队为我们安排合适的车型。
对于外地外省装柜的，先与车队确认拖车价格，并告知财务室登记审核。
注意：无论高柜或是小柜，都必须尽早确认，以防货运高峰期，车队无法正常安排拖车。小柜需要拼车，更需尽早确认，且确认后拒绝取消，否则由此产生的费用由我司承当。
3、向跟单员或者客人要拿到详细的装柜清单，了解其货物的通关情况。汇报此柜报关的选择，以及此选择下会产生的费用和有可能会出现的结果。
二、装柜当天：
1、装柜当天，拿到车队箱封号信息之后，确认司机几点能到指定装柜地点，待确认后，及时通知仓库做好准备，同时通知跟单员以及客户。
（1）若柜子能在规定时间左右到达，通知客人及时装柜，以便在
下午报关时间之前有准确的报关数据。
（2）若柜子无法在规定时间到达的，则预计一下下午是否来得及
报准确数据，可以的话，就按照正常操作程序走，万一不可能报准确数据的，则要跟经理确认，是预先算一下报关数据，还是放弃义乌报关，选择去口岸直报。
2、选择义乌报关的单子，按以下程序操作：
（1）义乌报关的柜子，在装柜当天早上11点之前务必要将除报关
数据之外的报关资料发至报关行，以便其为我们做联网资料。尤其是其中的货物清单，必须做到详细、准确，包括货物的品名、材料、用途（可没有）。义乌报关，联网时间满足4小时以上方足以算为联网，海关对联网报关的柜子采用较低查验率，对未联网的柜子采用较高查验率的原则。
（2）与仓库核对箱封号等箱单资料，以防车队或者司机在发送箱
封号信息时有误。报关清单资料发送之后，需及时与跟单员确认实际装柜的情况，看与清单是否相符。并且，请务必及时跟进装柜进度，确保下午规定时间之前能完成装柜事宜。
（3）及时更新装柜清单，这是报关这一程序中，最重要的一个环
节，尽可能的做到真假参半。完善报关资料、三联单、舱单数据等资料，以便下午加快做资料的时间。
（4）有单子的日子每天下午2:30之前，必须提供最后确认的报关
资料给报关行，其中包括出口国家、目的港、报关数据、车牌号、提单号、船名航次、箱封号、截关时间、报关地点、报关清单（此为最后确认的、不可更改的）。
（5）在提供报关资料时，请与货代确认清楚此柜的出口口岸，并
在报关资料中注明是北仑港区、梅山码头、上海洋山海关、上海外港海关、还是舟山海关，其中上海或者舟山出口的柜子，称为内支线。若报错出口口岸，报关行的报关员将被扣分，而且海关中改单也是一件很麻烦的事情。其中，内支线舟山的柜子，有可能需以分拨模式报关，请告知报关行。内支线上海的单子需问清楚出口口岸，可分为洋山海关和外港海关。
（6）报关之后请根据报关行回传的报关单来缮制三联单，这也是
非常重要的一项工作。三联单数据的所有信息必须与报关一致，包括三联单抬头、毛件体数据数据、货物品名、及柜子的基本信息。转关用三联单上请注明通关地址，并于货代确认好，会将三联单带到通关地址，以便转关行转关之用。
（7）完成三联单数据之后，要缮制好舱单数据，发送至货代处。
舱单数据即为货代发送预配的依据，必须与提单信息一致。现宁波海关对义乌的转关单子，要求三单一致，故请尽可能的做到三单一致。但是在客户对提单品名有强烈要求的情况下，请与经理确认，是在报关品名上做出修改，还是在提单资料上让客人做出让步。再无路可退的情势下，我们可以选择舱单、提单品名与三联单有些许的不同。但是请谨记，舱单资料与提单资料必须完全一致。另外舱单数据请及时发送给货代，并催促其及时发送预配信息，以便转关行及时转关。
（8）义乌报关的单子，要提醒司机要去义乌加封，当晚记得与司
机确认是否已加封完毕，是否能按时回宁波进港。
3、宁波报关的柜子，按以下程序操作：
（1） 在装柜前就应已跟报关行确认好有这么一票单子要报关（买
单or 特报）。
（2）装柜当天下班前将报关资料发给报关行，资料要求与义乌报
关相同。同时与报关行确认好三联单数据。
1 普通买单报关的单子，三联单、舱单、提单资料信息全部一○
致。
2 特报的单子，在把报关资料发给报关行之后，根据报关行所○
要求的三联单品名去做三联单资料，后发给货代，并让报关行安排跑单去货代出领取三联单，以便隔日报关之用。于此同时，要记得按照我司客人所要求的提单资料去缮制舱单资料，并发给货代，催促其按时发送预配信息，以便报关行报关。
（3）宁波报关的柜子记得提醒司机不用去加封，装柜完成之后请
直接回宁波进港。
4、散货出口
散货出口必须在收货完成之后，马上安排托运至货代指定的宁波仓库。操作程序如下：
（1）、从操作手上接过进仓通知书，写清楚取货地址、联系人、
货物毛件体，后传真给森港货运，并确认几点可以过去取货，后通知仓库。
（2）、从会计处领取一份报关单据寄货代所提供的寄单地址，以
便其安排报关行报关。一份完整的报关单据包括核销单、
报关单、报关委托书、空白公章纸、空白发票章纸。
（3）、根据实际散货的收货情况，缮制报关资料，包括报关单、
装箱单、发票、购销合同。之后电子版或者传真至货代处，以便其按此资料填写核销单、报关。
三、装柜完成之后，后续工作：
1、报关之后，请谨记，必须在截关日前将提单信息确认完毕，发送给货代，以免产生截单费用。提单资料请按照操作业务交接表和舱单数据制作，收发货人按照操作的安排去填写，品名、数据、箱封号、船名航次资料等按照舱单数据去填写。核对无误后发给货代。注意：MSK 只接受WORD 格式的确认件，其他船公司可提供EXCEL 格式。
2、在提供完毕提单资料后，按照实际的出柜情况，缮制后续单证。
（1）太平船务（PIL ）东非线的单子（我公司主要显示为MOMBASA 、
DAR ES SALAAM两个点）：
1、与提单确认件一起提供的还有船公司的HS 保函，格式有○
固定填写，其中内容包括：船名航次、提单号、商品品名
（与提单一致）、品名对应的6位数HS 编码。
2、要提供一个FERI NO.，否则船公司无法签出正本提单。○
此号码无法律效力，仅为签单用，故可以自己编写：可在
填写申请格式后，发给广州公司，申请此号码；亦可根据
客人资料，自己缮制FERI NO.证书，修改证书上号码、
收发货人资料，以及此票单子的所有信息之后，请将此证
书的正本格式件发给货代，以便其提供给船公司签单。
（2）所有尼日利亚（正常来说，目的港为：TINCAN 、APAPA ）的
单子，都要提供以下三个号码：FORM M NO.、BA NO.（暂
时可以不提供）、CTN NO.，否则船公司不予签单。
1、FORM M NO.和BA NO.由客户在目的国申请，故在提供○
提单资料之前就应尽早向客人要到此号码。
2、CTN ○NO. 由我们广州公司申请，此号码不可编造、造假，必须经由正规途径申请有效号码。在提单资料可以确定之
后就可以按照提单资料填写申请格式，发广州公司申请此
号码。出号周期大概为一至两个工作日，故请把握时间，
最晚在截关后的第二个工作日，必须提供此号码给船公
司，否则将产生截单费。
（3）出口刚果布（例如目的港为：POINTE-NOIRE ）的单子，要
提供ECTN NO.。申请要求及程序同CTN NO.。
3、在提供我公司的提单确认件格式信息之后，货代会回传一份船公司的提单信息格式件，请根据我们最后确认的提单资料核对仔细，确认无误之后回签OK ，正本or 等通知电放。
4、根据实际出口情况，来申请产地证（CO 、FORM A 、FORM E ），质量证书等资料，申请资料一般与提单资料一致，除非客户有额外要求，则按照客户要求去缮制申请资料。务必仔细核对申请资料，确认无误后发至深圳公司，安排申请正本。
5、买保险的单子，先跟客户确认保险金额，受益人，与保险公司确认保费成本后记入操作报表，再做申请资料给宁波保险公司申请安排买保险。通常情况，两个工作日内便可以收到保单。
6、每个单子都要填写对应的操作报表，公司有固定格式的操作报表，记得每一项都填写清楚，如有查验、落箱或其他费用产生的，也需注明费用及原因；如有由于个人失误产生费用的，也需列明清楚费用及原因；如有需申请其他资料的，报表中也应注明。完毕之后，将第二联转交财务室登记留底。
7、每周更新船务清单和拖车报关费用单，发给会计做统计。如何缮制，可参照前人留下的模板。
四、特殊情况，补充说明工作流程：
1、查验
（1）义乌报关的单子，在装柜当天晚上，集装箱进场加封时即会
有信息。
1、若是高柜查验，请跟车队确认，车子压夜，并尽快按照○
报关情况和装柜情况，做出判断，这个柜子查验，大概
会有何种结果产生，并通知经理。
2、若是小柜查验的，则需确认是否落箱。首先要根据实际○
装柜情况判断柜子查验之后是否可以放行，若无法放行
的，则选择柜子；若柜子基本可以放行的，则跟车队商
量，是否可以将车子停在义乌压夜。但是无论是落箱还
是压夜，都要经过经理的批准。
（2）次日一早，上班的第一件事情就是提供准确、详细的装柜清单
给报关行，并催促报关行，尽快将我们的柜子靠上查验台查验。一般来说，查验时公司人员需过去现场，以便了解查验情况、装柜情况。
（3）查验之后，马上与报关行确认柜子查验结果。
1、若放行，通知司机、车队柜子已放行，并交代司机出场加○
封后，回宁波换铅封进港。
2、若移交，则安排好工作日程，次日去海关缉私科交罚款，○
后去通关科办退关。此前应与公司确认好，此柜退关之后是义乌重报，还是去宁波直报。
A 、重报的要安排好当日的重报事宜（重新报关，按照义乌报
关的程序重新操作）。
B 、不重报的，则通知司机，不用加封，直接出场，回宁波。此种情况下，请记住用临时的铅封或者锁将柜子锁好，以侧安全；但是必须提醒司机，进港时需换上船公司的专用铅封，不然，轻则影响进港，重则影响柜子出口，导致查验，或目的港无法提柜。
C 、查验后义乌未重报的柜子，要安排好口岸直报的工作（按照宁波报关的程序操作）。
2、美加线截AMS 信息，欧基线截ENS 。
此二者不同，但是资料、信息都必须与提单资料一致，必须在截关前一个工作日提供给货代。
（1）截AMS 的单子，有两个截关时间：正常截关时间，截AMS
时间。这种情况下，以截AMS 时间为截单时间，安排装柜时间必须在截AMS 信息之日之前。
AMS 信息有格式填写，其中内容包括：提单号、船名航
次、箱封号、收发货人详细资料（包括电话、传真、邮编）、货物品名（与提单一致）、HS 编码（商品编码）、起运港、目的港。
AMS 每票25美金，修改AMS 每票40美金
（2）截ENS 的单子，也有两个截关时间：正常截关时间，截ENS
时间。这种情况下，以截ENS 时间为截单时间，安排装柜时间必须在截ENS 信息之日之前。按正常情况，只有目的港或者中转港为欧洲基本港的航线，才需要单证提供ENS 信息，但是特殊情况，CMA 北非线也要截ENS 。
ENS 信息也有格式填写，其中内容包括：提单号、船
名航次、箱号、货物品名（与提单一致）、HS 编码（选取6位数）、每个品名对应的毛件体（总和必须与提单毛件体相同）。ENS 资料中，需补充提供收发货人、通知人的电话、邮编。
ENS 每票25美金，暂未修改过，故还不清楚修改费用。
3、 电放提单的单子，在会计通知下来可以电放之后，出具电放保函
给货代，要求其电放提单。并要将提单的电放件发给客人，以便其安排凭电放件提货。
