档案情报与情报档案的比较

范文一：档案情报与情报档案的比较

档案情报与情报档案的比较

[ 摘要] 本文揭示了档案与情报的相互转化规律, 及转化后具有双重性的两种产物:档案情报和情报档案, 并在分析这两种信息资源特点的基础上, 提出了促使档案向情报转化和加强情报档案管理的策略。

[ 关键词] 档案情报情报档案转化规律工作策略

在人类历史演进的漫漫长河中, 人体和实物存储与传递信息的时空局限性与人类社会大量的广泛的信息交流需求之间的矛盾, 导致了文字及古文献的产生, 并随着时间的推移分化出了文件、档案、图书、情报(这里指文献型情报, 下同) 等不同的文献类型。这些不同类型的文献, 在形成上在功能上存在着差异, 但又具有内在的联系。档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。而情报比较普遍的认识是“泛指一切最新的情况报道”或“传递过程中有用的知识、信息”。

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英国情报学家B . C . Brooks 给情报的定义是: 情报是使人原有的知识结构发生变化的那一小部分知识。档案和情报都具有知识、信息存储与交流功能, 但对某一特定的社会活动主体而言, 档案和情报通常还是有明显区别的, 档案一般是活动主体的产生物、输出物, 它记述和反映活动主体的活动过程和成果, 情报则是活动主体的搜集物、输入物, 它不记述和反映活动主体的活动过程和成果。然而档案和情报在一定条件下会相互转化, 如果我们超越特定的活动主体的特定活动来观察这种转化物, 可以发现客观存在着两种物质现象和社会现象, 即档案情报和情报档案。

一、档案情报的形成

作为世界---客观知识世界的组成部分, 情报作用于人类社会实践活动的各个领域, 与每一个社会人休戚相关。一个人一生的有限时间和有限经历使他不可能直接获取他所需要的正确认识自然与社会、妥善处理工作与生活事务的全部知识, 每一个人都需要借鉴前人及同时代人的成果, 都需要参考他人的经验, 都需要知识的阶梯, 也就是说人人需要情报。情报需求在“信息爆炸”、社会日新月异发展的今天, 已变成了一种普遍的迫切的需求。

那么情报是如何产生的呢? 情报从何而来呢? 你可以去图书馆、情报所、档案馆获取你所需要的情报, 你也可从各类报刊、电视、广播、internet 等媒体中获取你所需要的情报。总之, 情报来源于广泛存在的各种类型的情报源( In formation Sources) 。这些存储着理性知识与感性知识的物体, 一旦其中的信息对特定的人解决特定的问题有作用, 就会成为情报的来源, 档案是其中重要的情报源。

情报一般有两种产生方式, 一种是直接转化方式, 即由原文献传递变为情报的方式; 另一种是间接转化方式, 即原文献传递加工生成情报。档案情报是第一种产生方式的产物, 而情报档案则是第二种产生方式的结果。首先, 我们来看由档案直接转化而来的情报---档案情报。人类在纷繁复杂的活动中, 为了对物流、人流、资金流等进行有效控制, 为了处理特定的事务和实现特定的目标, 就需要制订政策、指令、活动程序和规章制度, 就需要对思维的过程和活动的过程进行记录, 这些信息最初是以文件的形式存在的, 并通过文件的传递达到信息的流动。文件对产生文件的活动而言是一种具有现行性的信息工具。当一项活动结束时, 围绕项目形成的互有联系的成套文件, 作为活动的伴生物, 有价值的就会转化为档案。这些档案不仅由于其本源性而含有凭证信息, 而且由于其中凝聚着人类的智慧和经验而含有知识信息, 当人们追忆往事, 澄清史实,

开拓事业, 创造发明时, 这些档案都可发挥作用, 甚至是不可估量的作用。正因为档案中含有如此独特而重要的信息, 使档案转化为情报有了可能。当人们一旦将情报搜索引擎瞄准档案, 将其列入情报对象, 并促其传递进入流通领域时, 档案就转化为了情报。由档案转化而来的情报根据档案传递过程中载体变化情况, 又可以分为两类: 一类是由档案原件直接转化的情报, 这类情报未改变档案原件的原貌, 具有双重性, 它既是情报又是档案。档案馆内所有开放的档案都可以成为这类情报。另一类是由档案原件的复制件直接转化的情报, 相比较档案实体的转化, 它属档案信息的转化。随着大量信息的数字化生存和现代通讯和网络技术的发展, 这类情报生成方式将成为一种常见的主要的方式, 其突破性发展前景可想而知。后一类情报由于其内容仍具原始性, 因而其性质也具有双重性, 既具有情报属性又具有档案属性。但它与前类不同的是它是情报却不是传统概念的档案( 即档案原件) 。以这两种方式生成的档案实体情报和档案信息情报, 我们均可以将其归入档案情报(archive in formation)。

情报按不同的标准可以划分为不同的类型, 按知识深浅程度可以分为科学情报和社会动态情报; 按加工程度可以分为一次情报、二次情报和三次情报; 按来源可以分为图书、报刊、特种文献、文件、档案等。档案情报属于一次情报, 它包含有科学和社会活动状态等方方面面的情报。由于档案情报形成的特点, 决定了它与其他类型情报的差别, 其中最主要的差别表现为:

1) 具有其他情报所无法比拟的真实可靠性和权威性, 从而使该类情报变得异常珍贵;

2) 由于文件档案的产生与人类社会活动的开展是同步的, 因此从信息传播角度看, 文件档案对社会活动过程与成果的报道是最早最新最快的, 而其他文献则是在文件档案基础上的加工产品。从这个角度认识, 最新的档案情报具有知识的前沿性。是一种重要情报;

3) 虽然文件档案具有重要的情报价值, 但由于它一般为非出版物; 在基层, 属于企业事业单位、社会团体组织和个人的财产, 一般不公开对外。在国家档案馆, 我国至今为止基本隶属政府系统而非文化系统, 受政府较为严密的控制; 再加有相当一部分档案具有机密性, 不开放; 以及档案管理系统现代化程度较低, 与情报系统及社会大众缺乏信息沟通渠道。比如2000 版《杭州消费指南》的行业分类目录中, 有图书馆、博物馆、文化馆、影剧院、音乐厅等检索条目, 但却没有档案馆检索条目, 这一点与我在德国基尔看到的情况有所不同。在基尔免费发行的两月一期的消费指南中, 文化类栏目清楚地印着档案馆的名称、地址、联系电话和联络人。这样, 一旦人们需要获取档案信息, 就非常方便。以上情况导致了档案情报获取和转化的难度, 并进而导致了大众对此类情报的忽视。

二、情报档案的形成

在档案、情报工作系统中, 与档案情报有联系又有区别的另一个事物, 另一个概念就是情报档案。它是情报机构和情报系统主要的和重要的工作产品。

发达的情报机构和情报系统是社会信息化的重要标志。据匹兹堡大学和国王研究有限公司的研究报告, 1980 年美国大约雇佣了164 万情报专业人员, 其中在专门的情报服务领域工作的约有15 万。这些情报人员所做的工作中有3/ 4 在20 年前并不存在。根据到20 世纪末翻一番的预测, 美国目前大约拥有330 万情报专业人员。

现代社会的情报机构和大量的情报人员在扮演什么角色呢? 仅仅充当“公路”和“桥梁”还是“邮局”和“邮递员”? 不, 除此之外他们还是“情报加工制造厂”和“情报研究员”、“情报工人”。在国外尤其是发达国家, 情报部门的一项重要工作内容就是加工和研究与本部门基本职能相适应的有价值的情报。而情报加工活动, 除了产生目录、题录、文摘、索引、统计表等二次文献(二次情报) 之外, 还普遍地包括剪材活动---一种主要以公开发行的报刊为基础的, 鉴选、剪裁、标引著录和整理排序有关文章的活动。在这一活动过程中会形成大量的剪材。这方面的情况我曾在2000 年《浙江档案》第4、5 期的两篇文章《IFW 及其经济档案馆简介》和《汉堡世界经济档案馆( The HWWA)》中做过介绍。最近我有幸又接触到一批材料, 因此又多了一个典型例证: 20 世纪初, 日本在中国大陆设立了不少情报机构, 其中一个就是设在北平东城栖凤楼七

号由末次政太郎负责的末次研究所。该所从事的一项重要活动就是报纸剪材。遗留下来的简报材料共755 辑, 15万多篇, 2. 2 亿字, 有电讯、社论、特稿、文件、译文、传记、史话、调查报告、专案报道、调查统计、论著、秘闻佚事、漫画及图片资料等不同形式。其内容以“中国问题” 为中心, “中日关系”“中日战争”为主线, 反映了这一历史时期各主要阶段我国政治、军事、外交、社会等方面, 以及中日关系的多个方面的重要情况。这些剪材的来源主要是1912 年至1940 年7 月间国内外50余种公开发行的重要的中文、日文、英文报纸。剪材按专题整理成辑, 绝大多数装订成八开精装本, 封面烫金。原件现留存于厦大, 复制件经整理后于1997 年8月分100 册正式出版发行, 出版物被命名为《中华民国史史料外编》, 副标题为《前日本末次研究所情报资料》。此事详情, 在2000 年9 月7 日的《南方周末》及同月18 日的《杭州日报》下午版上均有报道。虽然关于末次政太郎和末次研究所至今仍是个迷, 但对这批原始剪材的性质却不难判断。许多人由于并非研究文献领域, 对不同的文献类型之间的差异与联系不太了解, 因此对末次剪材有自己的认识, 这是可以理解的, 从某种角度看也不算错, 如把它称作“剪报资料”、“情报资料”、“末次档案”、“末次资料”等。对这些材料定性, 首先要把原始剪材与剪材的整理出版物区分开来, 剪材的整理出版物除出版社保存的样品外应属图书而不是档案。因为它是为了向社会传播与交流知识信息而事后编辑的, 在形成上具有社会性, 属第二手材料。情报部门产生的原始剪材( 简称剪材) 情况就相对比较复杂。“末次剪材”原件, 从材料来源和制作的功能目的看是情报, 它取材于公开出版物而非档案文件, 并且被情报机构作为情报对象加以相对简单的整理和研究, 并作为情报传递和利用。从制作形成过程看, 它是情报机构和情报人员的工作成果, 从一个方面记述和反映了情报工作过程, 因此也可看作档案。从本质分析, “末次剪材”、“IFW 剪材”、“HWWA 剪材”同属一类, 这类剪材具有双重性, 既是情报又是档案。为了区别“档案情报”概念和不同种类的档案, 从档案的角度将其命名为“情报档案”较为贴切, 这也比较接近国外对此类材料的称呼---“the press archive ”。在此, 我也要纠正我在“IFW 及其经济档案馆简介”一文中将此类材料归纳为“档案情报”的说法。

除了剪材类档案之外, 情报机构还依据情报需求者的要求, 进行深度加工和研究, 形成具有针对性的高浓缩、高含量、有总结、有分析的综述、评论、报告类材料, 即所谓三次情报, 这些情报的定稿及出版物存本或样本( 包括印刷型、缩微型、电子型等) 应作为档案, 归入“情报档案”范畴。

与传统意义的档案相比“情报档案”具有以下一些特点:

1) 虽然与其他档案一样是机关、单位和个人的产生物, 同属档案文献, 但它主要是由二手材料加工而成, 不象传统意义的档案由行文, 由活动过程本身的需要所产生的文件、记录转化而来。

2) 主体内容并不直接记述和反映活动主体的基本情况和活动本身的运作状况, 但总体内容包括标引著录符号、标记、文字等, 可以从一个侧面揭示情报活动的状况。这一特点是由第一个特点所决定的。

3) 由上述两点决定, 情报档案就其内容而言不属于第一手材料, 不具有凭证作用, 但从行为动机和行为结果上分析, 对考证行为主体具有凭证作用, 是第一手材料。

三、“档案情报”与“情报档案”对我们的启示档案与情报是客观存在的两个社会现象和社会事物, 也是信息资源管理领域的两个基本的重要的概念。这两个事物在客观的现实世界中并不是僵硬不变的独立运动, 而是运动着、变化着, 存在着互相转化的规律: 档案与情报在一定的条件下会互相转化, 生成档案情报和情报档案; 转化后的生成物具有双重性, 既是档案又是情报; 档案情报和情报档案由于形成过程不同而各具特点, 档案情报是一种由档案直接转化而来的容易被忽视的重要情报, 情报档案则是一种由情报对象加工产生的档案。鉴于档案与情报互动规律, 无论是档案部门还是情报部门都应关注并进一步研究档案情报与情报档案, 加强双方在有关领域的交流与合作。

( 一) 从“档案情报”分析。档案具有情报价值, 这种情报价值是由存储其中的档案信息内容决定的。人档案学通讯类存储知识信息的方式多种多样, 主要有人脑存储方式、硬件( 实物) 存储方式和软件( 文献) 存储方式, 档案属于软件存储方式。它和其他各种类型的社会信息存储方式相比, 具有稳定、可靠、明确、易交流等一些明显的优点。人脑和实物都存在一个自然寿命问题, 因此, 它们无法长久保存存储其中的知识信息; 同时, 它们还相对不便于交流; 此外, 人的记忆力有限, 且有自身的兴衰规律, 对经历的事件、获得的数据和知识并不能全都准确记忆。而实物虽然是知识的凝结物, 但它本身不具有表达、阐述所存储的知识信息的功能; 书籍、报纸、刊物等其他的文献则是在文件档案基础上产生的第二手材料。档案信息存储的上述优点, 尤其是档案信息内容的原始性和档案实体的凭证功能使得由档案直接转化而来的档案情报在情报大家族中占有不可取代的独特地位。档案具有证据价值和情报价值, 这是国内外早有定论的, 对此, 至今也无大疑义。在我国, 长期以来, 档案主要是发挥证据作用, 至于情报价值的实现, 则是雷声大, 雨点小。情报界和档案界, 不是难有作为就是无甚作为。究其原因有主观的, 如档案机密论、档案政治论, 也有客观的, 如在传统技术下, 档案实体与档案信息的较难分离性, 这些都严重阻碍了档案向情报的转化。我认为要最大限度地开发利用档案, 实现档案信息资源共享, 最根本的就是要促使非机密档案尽早尽快地转化为情报。使档案不仅仅是保存备查文件, 更是传递交流中的情报。为此, 可以考虑采取以下措施:

+ 组织档案界、情报界的专家学者及主管机关的负责人就档案信息的安全和交流进行研究和协商, 制定政策, 建立法规, 保障档案信息交流合理合法地开展。

+ 以信息社会发展的需要和社会主义市场经济体制为前提, 在尊重档案和档案工作特点的基础上建立科学的档案信息交流机制。目前可从两方面着手, 一方面是将档案系统纳入国家情报系统和社会情报系统包括网络信息系统。建立“国家情报系统”设想, 联合国教科文组织在1974 年召开的“文献机构、图书馆和档案馆国家计划的政府间会议”上已经明确并具体化, 对我国而言, 关键是如何实施; 另一方面是档案部门包括档案馆和档案室要扩大档案工作职能, 加大档案馆档案的开放力度, 开拓档案情报业务。事实上, 档案部门只有积极开展情报业务, 才能真正搞活档案工作。

+ 宣传档案情报资源, 加强档案情报意识。

(二) 从“情报档案”分析。情报档案既是情报家族中的一员也是档案家族中的一员。我们不能将其排除在档案之外。我国的档案工作面比较窄, 主要针对国家公务档案, 后又陆续补充了国家的科技档案和经济档案, 至于民间的、私有的档案(名人档案除外) , 文化领域、信息资源管理领域中产生的具有双重性的档案则基本是被忽视的。这种情况的发生, 与档案理论研究有关, 与档案学术界对档案的认知有关, 当然也与学术理论背后的政治与社会状况有关。我认为在祖国经历了两次翻天覆地的变化之后, 在年轻一代体验了改革开放20 年巨变后的今天, 档案界有必要也应该有勇气来重新认识档案, 即对档案进行再认识。前一阵, 有一些同志撰文谈对档案的看法, 掀起了档案概念讨论的又一次小小高潮, 这是一个好现象、好兆头。

不同种类的档案有自己的形成规律及特点, 因此在具体管理的理念、方式方法上就会存在差异。例如文书档案的管理要应用全宗理论, 科技档案的管理要运用成套理论。情报档案是一种比较特殊的档案种类, 根据我在德国基尔世界经济研究所(IFW) 和汉堡世界经济研究所及其档案馆(HWWA) 的访问考察, 他们依据情报档案的形成特色和功能目的, 主要采用区域主题分类法对其进行整理, 这种分类整理方法更接近图书资料的整理, 与传统的档案整理方法---主客体系统整理方法相去甚远。一旦档案部门, 无论是基层档案室还是国家档案馆扩大职能, 开展多样化的情报业务, 那么档案部门不仅有可能大量输出档案情报, 而且有可能大量产生情报档案。此外, 据日本有关专家预测, 到2010 年我国将进入工业化社会, 因此可以预见, 随着我国经济的发展和社会的工业化、信息化, 未来10 年内经济科技情报工作将会有一个跳跃性的发展。新生的经济科技研究所及经济科技情报档案中心将会不断地产生情报档案, 从上述情况考虑, 及早地

研究情报档案无论对档案界还是情报界都是有益的, 这是一个双赢战略。

范文二：文件与档案的区别和联系

一、文件与档案的区别和联系

文件运动过程分为四个阶段：即文件形成阶段、文件现实使用阶段、文件的暂时保存阶段与文件的永久保存阶段,称为文件生命周期理论

文件形成阶段：1.发文：文件的起草、文件的会签、文件的印发、文件的登记；2.收文：收文有平行文、上行文、下行文三种，从这三个方面做好收文登记，每一种行文做一个大流水号

文件现实使用阶段：文件的下发执行、运作时期。

文件的暂时保存阶段：暂时性的利用，文件下发时另存两份由文秘人员保管，随时做好文件利用及收回工作。

文件的永久保存阶段：文秘人员依据发文登记薄在次年的三月底前向档案室移交前一年的文件，这一阶段也就证明现行文件的最终结束，向档案转变。

二、档案管理：收集、整理、鉴定、统计、利用

文件移交到档案室后也就意味着文件向档案转化，也就了进入档案管理，档案管理分为六大工作：档案的收集、档案的鉴定、档案的整理、档案的保管、档案的统计、档案的利用。

1、档案的收集：是指按照国家有关规定，把分散在各单位、单位内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。档案收集工作意义：是档案工作的前提条件；是贯彻档案工作的基本原则，集中统一管理档案的一项具体措施；是档案工作其他业务环节的基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量。收集工作的要求：数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理。接收的方式：定期接收与不定期接收（随时接收）。

2、档案整理：是指对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目、使之系统化(档案从零乱到系统、由无序到有序的过程)。档案整理工作意义：是整个档案工作的基础，只有进行科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计等基础环节的建设。档案整理工作的原则：按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案，便于保管和利用。档案整理的目的：使档案能够全面、历史地反映本单位工作活动面貌，揭示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。

3、档案工作鉴定：指档案真伪的鉴别与档案价值的鉴别。档案工作鉴定的意义：区分不同的保存价值，采取不同的保管方法，重点保护珍贵档案；价值分明，便于开展档案利用工作，积极发挥重要档案的作用；档案鉴定的基本方法：直接鉴定法，这种方法是鉴定的基本方法也是唯一的方法。

4、档案统计：是指以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程、现状及其一般规律性的一项工作。档案统计工作的意义：认识档案工作的一种重要手段；是档案事业建设的一项重要基础工作；可以为制定档案工作的方针、政策和编制档荣事业发展规划提供依据。档案统计的工作要求：准确性、及时性、科学性。

5、档案利用：是以利用者为服务对象，以提供室馆藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。档案利用工作的意义：体现档案工作的根本目的；衡量档案部门成绩大小的主要标志；能够检验和推动基础工作；对档案和档案工作最有效地宣传。

三、档案的种类

按档案内容性质划分，可以分为文书档案、科技档案和专门档案等；按档案载体形式划分，可以分为声像档案、电子档案、纸质档案等。

四、档案的保护技术

控制与调节库房温湿度：根据国家档案局1987年8月29日颁布的《档案库房技术管理暂行规定》中要求对档案库房的温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%有设备的库房温度日变化幅度不超过±2℃，相对湿度日变化幅度不超过±5%。

五、电子文件（文档）的管理

一、概念

电子文件：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文档：电子文档就是归档的电子文件，是指具有参考和保存价值并作为档案保存的电子文件。

二、有关电子文件管理的标准和法规性文件：

1、中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》；

2、国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》

三、构成电子文件的三个要素：内容（指电子文件的全部文本信息）；背景（指电子文件的相关背景信息“指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息”）；结构（电子文件的无数据。包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等）。

电子文件的管理原则：

1、全程管理原则（对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行的全程管理）

2、前端控制原则（以电子文件的形成为前端，对电子文件的管理实行前端控制）

3、真实性保障原则（对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致）

4、完整性保障原则（保证电子文件的内容、结构、背景信息和无数据等必须没有缺损）

5、有效性（可读性）保障原则（电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等）

四、电子文件工作流程

形成（包括拟稿及文字录入、排版、审核、签发、盖章、打印等）、登记（自动、手动）、传输、办理、积累、鉴定、检测、归档、整理

电子文件的归档：

1、逻辑归档是将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2、物理归档是把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）到耐久性好的载体上，脱离原载体。

电子文档的整理：

主要是对电子文件的组织和对归档的电子文件的迁移（这里主要是指记录到不可修改的一次性记录光盘上）。

基本要求：归档的电子文件必须转换成Word格式，同时转换成纯文本（Text）格式一份。最终存入到档案软件中，电子文件的文件名与归档的电子文件题名一致。

对记录光盘的选择：根据规定只能选取一次写入金色光盘，在购买光盘时一定要购买品牌的有黑色底盘盒金盘。记录时的参数设置为“不可续刻”，同时将“记录结束后检验数据”项选中。

光盘的标签：决不允许在光盘上粘贴小纸贴，可在上书写或整体贴标，要注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等项目。

电子档案的保管：

（1）、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

（2）、环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%

温度选定范围17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。

（3）、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

电子档案的利用：电子档案的封存载体不得外借；利用时使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内；具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

电子文件的检验与检验目的：

1、档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。

归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。

2、检验项目：载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；将检验结果填人电子档案入库登记表；检验有不符合的，应退回形成单位，重新制作。

全宗：一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。

立档单位：是全宗构成者，指能够构成一个全宗的单位或家庭。条件：是否有独立行文、处理事务的职权；是否有独立的财务；是否有一定的人事任免权。

档号：档案的数字代号。为了固定档案分类、排列的次序，便于保管和查找利用，需要对档案依次编制各种顺序号，档号是档案各种序号的总称，包括：全宗号、案卷目录号、案卷号和页号（或件号）

范文三：图书馆学情报学和档案学期刊提供的RSS和E

图书馆学、情报学和档案学类核心期刊提供的RSS和

E-Alert服务

RSS(Really Simple Syndication)是基于XML技术的互联网内容发布和集成技术。RSS服务能直接将最新的信息即时主动推送到读者桌面～使读者不必直接访问网站就能第一时间得到更新的内容。

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1图书情报工作

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iPRES2007 SPECIAL ISSUE http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_78.xml

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http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_85.xml 情报分析与知识发现

http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_86.xml 情报分析与知识发现技术

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http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_88.xml 特邀专栏

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http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_95.xml 资料

http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_120.xml 庆祝100期征文

http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_118.xml 金融证劵信息管理

http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_107.xml 图书馆自动化

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http://159.226.100.150/infotech//CN/rss_lm_84.xml 情报分析与研究

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范文四：行政档案和人事档案的区别

行政档案和人事档案的区别

人事档案是高校重要的人才信息源,是高校对人才选拔、人事变动以及教学水平提高的重要依据。这是爱汇网小编整理的行政档案和人事档案的区别，希望你能从中得到感悟!

行政档案和人事档案的区别

人事:专业应该叫人力资源，它是随着科学管理的发展从人事管理、劳工管理的基础上发展、延伸。人力资源管理以人为核心，视人为资本，强调一种动态的、心理的调节和开发，属服务中心，达到人与事的系统优化。人力资源管理作为企业经营战略的重要组成部分，涵盖组织建设、文化建设与系统建设各个方面。

行政:在一些小的企业中，都没有单独设立人力资源部门，

而是人事行政部门，简称行政部，人事只是行政的一个小的分支，通常把精力放在员工考勤，档案、合同管理等事务性工作上，现在也增加一些招聘、培训等工作，一般在企事业单位中被定位于后勤服务部门。在大中型企业中，一般单独设立人事部或人力资源部，而不单独设立行政部，行政部的职能一般由总经理办公室、总裁办公室、或人力资源部分管。也有的大型企业会单独设立一个行政部。主要负责企业的重要文稿、企业的信息管理、安保、前台接待、对外公共关系、后勤及车辆管理等日常行政事务工作。这里的人事只是人力资源学科早期发展时的称谓，范畴比现在的人力资源管理要小。管理时也以事为中心，将人视为一种成本，把人当作一种工具，强调对事单一方面的静态控制和管理，属权力中心，其管理的形式和目的是控制人。

以上是来自中人网上我查的，因为怕自己解释的不专业，所以给你找了一些资料。那涉及到具体工作，主要是这些区别:

人事工作范畴:招聘、培训、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理(社保、户口、员工满意度等、有关劳动局、人事局相关政策事宜)、企业文化;

行政工作范畴:与公司资质相关(营业执照、组织结构代码证等)、固定资产管理、员工出差管理、外派管理、安全管理等。

人事档案的档案特征

全面性

人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

现实性

由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实

工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

动态性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的"时间差"，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即"有档无人"，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持"档随人走"，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

机密性

人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

人事档案的具体功能

个人档案有六大功能:其一、保留个人原有干部身份;其二、办理工作调动时需要个人档案;其三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份;其四、办理个人退休手续时，要查看档案记录;其五、专业职称晋升的参考依据;其六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案。

毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心，甚至已经毕业几年，但档案还放在学校，还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失。其实不然，在国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘，成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，应给予足够的重视，在参加工作以后，真正发挥作用的恰恰就是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜。所以在高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局人事档案管理科去存放档案(或者有人事档案管理权的单位落下档案，这种情况集中在国有企业，国有事业单位，公务员单位，学校基本是把学生档案直接寄送到这些部门)，存放之后学籍档案就转化成了人事档案!人事档案在当年没有落下的话会在以后的工作中存在很大的问题，例如有的评定是需要把人事档案落

在工作单位所在地几年才可以!

真正能证明学生学习经历的就是该学生的学籍档案，而工作经历的证明就是该档案袋里面的工作档案!

学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有本人的党团材料，全部属于原始材料，不可复制。(学籍档案一般是从高中算起，也就是从你的高考档案开始计算，党团关系的一般是由有党组织部门来接收，有的学校是把学籍档案和党员关系档案一起转档，有的学校是分开转档，即学籍档案一个袋交由自己递交于各地的人事档案管理科或者由关部门递交于各地的人事档案管理科，党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地的党委组织。工作档案就是工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料!)所以，保存好自己的档案是一项重中之重的工作。根据有关规定，是要把档案转递给各地人力资源和社会保障局人事档案管理科和有人事档案管理权的单位!

看了行政档案和人事档案的区别的人还看了:

1.人事档案的整理与归档

2.学籍档案与人事档案

3.档案托管与人事代理

4.人事档案丢失如何补办

5.人事档案报到证

6.干部人事档案管理权限

范文五：2013考研调剂：考研档案和户口档案的区别

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2013 考研调剂：考研档案和户口档案的区别

考研档案与档案不是一回事，考研档案是指你在参加全国研究生统考所产生的一系列考研材料，包括考研报名表、考研试卷、考研成绩单以及由第一志愿报考单位发出的调剂表;而“转户口、调档案”所说的档案是指本人的学籍档案，一般从中学开始的学习工作记录，是随本人一生的信息记录材料。

在复试前要调转的档案是指“考研档案”，以便对考生的考研情况进行调查确认，如果没有被录取，可以按照考生本人意愿，由其他高校发调档函将考研档案调走;而在正式录取以后，考生应该将本人的学籍档案在入学报到前转入报考大学的研究生院，以便接受正式的研究生管理。

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