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引言
文档管理实际就是文件的制作、修改、传递、鉴定、保存、销毁、存档等一系列操作。文档管理系统是企业经营管理中不可缺少的部分。通过文档信息管理系统，可以实现文档自动化管理的目标，为企业提供了安全、可靠开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理系统的日常操作，而且避免了手工管理中的一系列错误的产生，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合测评。
目前，大多数文档管理系统在实现了企业各部门日常文件管理的功能之外，还增设了很多的新功能用以满足文档管理系统电子化、标准化的新要求，例如功能强大的档案查询模块，大大方便了管理者日常文档的查找工作，解决了传统管理中查找困难、耗时等问题。使用现代化的文档管理系统满足了企业的“无纸化”办公的要求，实现了通过计算机对文档管理全程跟踪的目标。
文档管理系统的全面应用，克服了企业传统文档管理方法的缺点，提高管理部门的日常办公效率，增强了企业内部协同合作的能力；文档管理系统的应用，方便管理者有效管理文档的同时，大大提高了文档查找效率，进而提高了企业的综合效率。
需求分析
根据市场需求，要求系统具有以下功能。
◆ 处理大量的复合文档型的数据信息。 ◆ 通过系统查看文档内容和属性。
◆ 通过系统可以完成对文档一系列的日常操作。 ◆ 保证系统的安全性、可靠性。
◆ 由于操作人员的计算机操作能力普遍较低，因此要求系统具有良好的人机交互
界面。
◆ 完全人性化设计，无需专业人士指导，即可操作本系统。 ◆ 系统具有数据备份及数据还原功能，能够保证系统数据的安全性。
主要功能
文档管理系统由基本信息、文档管理、系统设置等几个功能模块组成，规划系统功能模块如下。
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系统设置
第1页
该模块包括用户管理、口令修改、退出系统3部分。
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基本信息
该模块包括单位档案、文档类别两部分。
文档管理
该模块包括添加文档、修改文档、删除文档、文档浏览、查看文档属性5部分。 数据库管理
该模块包括数据库备份、数据库恢复、日志管理3部分。
系功能架构图
设计目标
本系统是根据中小企业的实际需求开发的，完全能够实现企业对制度文档的自动化管理，通过本系统可以达到以下目标。 ◆ 系统运行稳定，安全可靠。 ◆ 界面设计美观，人机交互界面友好。
◆ 信息查询灵活、方便、快捷、准确，数据存储安全可靠。 ◆ 操作员可以随时修改自己的口令。
◆ 对用户输入的数据，系统进行严格的数据检验，尽可能排除人为的错误。 ◆ 数据保密性强，为每个用户设置相应的权限级别。
开发及运行环境
系统开发平台：Visual C++6.0或C#。
第2页
数据库管理系统软件：SQL Server 2000。 运行平台：Windows XP/Windows 2000。 分辨率：最佳效果1024*768像素。
E-R 图：
单位表 （Dwxxb ） 单位表是用来存储企业信息。
类别表（Zdmlb ） 类别表是用来存储日常使用的文档信息。
文档表（Zdxxb ） 文档表是用来存储日常使用的文档信息。
第4页
日志表（Rhizhib ）
日志表是用来存储入库物料的详细信息。
用户表（Users ）
用户表用来存储用户的密码和操作权限。 参考文献
1《C++面向对象程序设计》王萍、冯建华编著 清华大学出版社
2. 、《数据库系统概论》萨师煊、王珊编著 高等教育出版社
3《Visual c++项目开发实例自学手册》人民邮电出版社
第5页
文档管理系统需求分析
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文档管理系统需求分析
作者:林惠真
来源:《科技与创新》 2014年第 09期
摘要:简述了目前企业文档管理系统的主要需求,并对系统功能模块、功能架构、设计目 标和开发结构等进行简单的介绍,为文档管理系统的设计提供了参考方向。
关键词:文档管理系统;功能;设计目标;开发环境
中图分类号:TP315 文献标识码:A 文章编号:2095-6835(2014) 09-0102-02
文档管理实际就是文件的制作、修改、传递、鉴定、保存、销毁、存档等一系列操作。文 档管理系统是企业经营管理中不可缺少的一部分。通过文档信息管理系统,可以实现文档自动 化管理的目标,为企业提供安全、可靠、开放和高效的文档管理功能。文档管理系统的建立, 使文档管理的日常操作更加方便,同时也避免了手工管理中出现的一系列错误,提高了企业的 办公效率和企业文件管理的综合测评。
目前,大多数文档管理系统在实现企业各部门日常文件管理的功能外,还增设了很多新功 能,以满足文档管理系统电子化、标准化的新要求,例如功能强大的档案查询模块,使管理者 对日常文档的查找更加方便,解决了传统管理中查找困难、耗时等问题。采用现代化的文档管 理系统满足了企业 “ 无纸化 ” 的办公要求,实现了通过计算机对文档管理进行全程跟踪的目标。
文档管理系统的全面应用,使企业克服了传统文档管理方法中存在的缺点,提高了管理部 门的日常办公效率,增强了企业内部协同合作的能力。文档管理系统的应用,在方便管理者有 效管理文档的同时,也大大提高了文档查找的效率,进而提高了企业的综合效率。
1文档管理系统的需求分析
根据市场需求,要求文档管理系统需具有以下功能:①处理大量复合型文档的数据信息; ②通过系统查看文档内容和属性;③通过系统可以完成对文档一系列的日常操作,保证系统的 安全性和可靠性;④由于操作人员的计算机操作能力普遍较低,因此要求系统具有良好的人机 交互界面;⑤完全人性化设计,无需专业人士指导,即可操作本系统;⑥系统具有数据备份和 数据还原功能,能够保证系统数据的安全性。
2文档管理系统的主要功能
文档管理系统由以下几个功能模块组成(见图 1):①系统设置模块。该模块包括用户管 理、口令修改和退出系统。②基本信息模块。该模块包括单位档案、文档类别两部分。③文档 管理模块。该模块包括添加文档、修改文档、删除文档、文档浏览和查看文件属性五部分。④ 数据库管理模块。该模块包括数据库备份、数据库还原和日志管理三部分。
文档管理系统需求分析
文档管理系统需求分析
1. 文档管理系统概述
1.1目的和意义
随着企业发展，电子文档数量的不断增加。电子文档的管理将被越来越多的应用在企业管理上，文档管理电子化是网络时代计算机信息处理的必然要求。为了提高运营效率，简化工作流程，越来越多的企业开始从纸质文档工作流程转移至电子文档的工作流程。目前，公司或企业内部流通的文档越来越多以电子文档的形式出现，为了保证电子文档的安全、共享和快速流通，因此使用WEB形式对电子文档发布、审阅、修改、备份、查阅。使用这样一个电子文档管理系统，企业能节省大量的资源和人力，同时大幅度提高自己的工作效率，而准确性和安全性也比纸质文档要高很多。该文档管理系统将这些电子文档尽可能科学的组织起来，以供企业共享，有助于领导及时了解、查询各部门的运作情况;有助于各部门规范管理自己的文件;有助于部门之间随时互通有无;更将积累成为企业的一笔巨大信息财富，成为提高企业竞争力的源泉。所以，开发这样一个电子文档管理系统有着很好的应用前景和使用意义。
电子文档管理系统能够将计算机内的各类文档分类管理，显示出该文档的文件名、类型及路径等信息，方便各类用户查找和使用，此电子文档管理系统在资料管理上各司其责而在其利用上可实现资源共享，可任意调整架构，以适应不同单位、不同部门、不同类别、不同组织机构甚至于同一机构的不同时期的需求，因而其优点在于完全保护用户的硬件、软件和网络资源的投资，最重要的一点是保护用户已有信息资产的投资。该系统在提供海量数据存储功能的基础上，提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性，可以不断地增加管理的类别，设定每类资料管理的字段项目，如资料名称、项目、主题词、档案形成日期、修改情况等属性，以便全面快捷地重复使用重要的资料信息，按照组织机构的授权体系提供特权项目的授予功能，提供原件电子文档的浏览功能，提供原件电子文档的下载重复利用功能。因此，开发这样的管理系统是现代企事业单位发展的必然需求。
1.2目前企业存在的普遍现象
1) 计算机的普及软件技术(CAD等)的运用，产生大量的电子文档
2) 电子文档散放存储在各个用户的个人电脑中(查找困难)
3) 电子文档的修改方便性，使得文档版本的随意增加(更改混乱，版本混乱)
4) 各文档容易形成数据“孤岛”(数据相关性差)
5) 传统管理模式不适合电子文档的管理(安全性存在问题)
1.3使用文档管理系统为企业所带来的好处
1) 软件将“个人资产”转化为“单位资产”:将原先分布于各个员工电脑上的电子文档，通过软件集中安全地保管起来，使这些文档资产真正成为单位的资产
2) 通过集中管理大幅改善文档资产的安全性: 通过加密传输、集中管理、集中防毒等手段使文档资产的安全级别大幅度提高，可以满足高级别安全要求
3) 建立了完善的权限机制确保文档的内部安全:只有分配了权限的人员才允许检索、浏览、下载、编辑、打印相关的文档内容， 软件采用了领先的文档权限控制和加密技术，可以更高效地管理文档的整个生命周期活动包括:创建、修改、版本控制、审批、存储、查询、重用以及归档
4) 软件完全保留了原有的文档操作习惯: 支持在线预览、在线编辑、痕迹保留、电子密钥验证，而无须烦琐的上传下载操作。提供完善的电子文档操作日志，历史版本回顾，可控制文档的打印、另存、复制、截屏等操作，支持动态拖放、批量导入
5) 灵活的自定义审批流程:提供完全图形化的自定义流程，支持串行、并行等多种审批形式，支持办理者、读者、编辑者等多种审批权限
6) 支持多种信息提示方式:通过短信息、电子邮件、自动弹出窗口等形式，将文档的修改变动或审批状态实时反馈给用户
7) 集中安全的文档备份:通过数据库的自动备份、磁盘阵列、磁带机等方式，集中海量存储确保文档永不丢失，还原非常简单
1.4 运行环境
1.4.1 软件运行环境
操作系统:Microsoft Windows Server 2003
支持环境:IIS服务器
数 据 库:Microsoft SQL Server 2005 1.4.2 硬件环境
客户端:内存2G，IE浏览器6.0以上
服务器端:硬盘容量要求较大，处理器要求较高
2.文档管理系统需求分析
本系统的开发是基于B/S模式的，具有良好的人机交互界面，整个系统对电
子文档进行高效的管理，系统的每一部分都实现了其相关的功能，在整个系统中
各角色分工明确。
文档管理系统文件主要架构图如下:
登陆
文文文普档档档管通创发审理用建布批员户者者者
修改密码文档查询
图2.1 系统文件架构图
2.1模块功能简介
文修删发文文用根据系统要实现的功能，此系统可划分为五大模块，下面分别简单介绍一下
档改除送时部档日档部户各个模块所实现的功能。 创文文邮类类信间门志门2.1.1 登陆/注册模块 建档档件型型息1)注册新用户，只能是企业普通员工。
2)登陆成功根据账号权限进入对应页面。
3)有安全退出提示。
2.1.2 文档提交模块
1)文档创建人员所特有权限。
2)文件起草时设置文件大部分属性，包括文件名，起草日期，起草人，机密等级，文件类型，附件等等的初始值。
3)文件提交后入库，未被上级返回不能修改。
4)若被上级返回的文档，可以修改。
2.2.3 文档查询模块
1)所有用户都具有的权限。
2)每一级别用户登陆成功页面上都有查询功能按钮。
3)可以根据时间，部门，文件类型分别查阅文档。
2.2.4 文档审批模块
1)文档审批者所特有权限，分为一级和二级。
2)审批过程设置文件的审批意见，审批级别和审批人和审批日期。
3)一级审批后要么提交，要么返回;二级审批后要么发布，要么返回给文档创建者。
2.2.5 系统管理模块
1)管理员具有系统中最高权限。
2)对用户信息的管理包括账号删除，权限的更改，其他信息的更新以及添加新用户(一般管理员不使用此权限)，编辑人员和审批人员的信息预先设置。
3)对文件信息的管理包括删除过期文件，调整等待文件，更改文件信息等等。
3.文档管理系统流程分析
文档管理系统流程分析主要介绍系统的具体实现过程，开发基于B/S模式的电子文档管理系统，实现文档的创建并上传，审批，发布，修改，查看，管理员管理整个系统的运行等，下图是整个系统的简要流程图:
登录
文件管创一二理建级级是是成功通过上审审传批批
否否
文件是否通过查询
图3.1 系统流程图
3.1 系统登录/注册模块的设计
在整个系统中有五类用户，根据他们对文档操作的权限不同分为系统管理员，文档创建者，一级审批员，二级审批员，普通用户，前四类用户是系统中必有的，他们的信息在信息表已经存在，由管理员进行管理，在登录/注册模块中，系统初始页面是登录页，根据他们的权限分别进入不同的处理页面，此模块是整个系统的入口模块，此模块首先根据用户输入的账号，密码及用户类型来判断系统的下一步运行，系统针对每类用户赋予其各自的职责，当普通用户是第一次使用此系统时，应先进行相应的注册方可使用，其他类型的用户可直接登录此系统进行相应的操作，系统通过判断登录用户的权限分别进入不同的操作页面来进行相应的操作，在此模块中要用到数据库的操作，在登录时要查询数据库来判断输入的用户信息是否存在，若存在即可进入对应页面，在普通用户进行注册时，注册的内容也要存入相应的数据库中以便以后登录时查询。
开开
开开开开开开开开开开开开
开
开开开开开开开开开开开开开开
开开
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开
开
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开开
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开
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开开开开开开开开开
开
开开开开开开开开开开开开
开开
图3.2 登录/注册模块流程图
3.2 文档提交模块的设计
在文档提交模块中，当文档创建者进入自己的页面时，即可进行相应的
操作，文档创建者主要有:提交一个新的文档，查看要修改的文档，修改审批员
要求修改的文档，删除审批员要求删除的文档，查询已发布的文档(二级审批员
审批后发布)，修改自己的密码以及发送邮件等操作。在文档创建者提交一个新
的文档后，他可通过给一级审批人发邮件来告知让他对已提交的文档进行审批以
防文档过期。在文档创建时还需对文档的初始信息做处理，在此模块中，创建人查看相应的变量，若存在被退回的文档，创建者还应该对相应的文档进行修改再重新提交，修改时根据其审批人提出的意见进行相应的改动再次存入数据库，这样可保留文档的历史记录，文档创建者也可查阅已发布的所有文档。
此模块的主要功能分为以下几部分:
创建新的文档;
显示需修改的文档并进行修改;
显示需删除的文档并进行删除;
查询文档;
发送邮件;
修改自己的密码;
安全退出;
文档创建者的工作在整个模块中都一一实现，当成功进入文档创建者页面时，整个页面分三个框架，最上面是标题，左边列出了文档创建者所要执行的功能，右边显示的是最近已经发布了的文档信息，任何用户点击下载附件即可打开附件内容查看发布了的文档内容，当文档创建者点击左边相应的操作时，相应的在右边打开其页面进行工作。以上是对此模块的简单功能的说明，在下面将会详细描述各功能的具体设计思想和实现方法。下图是整个模块的流程图:
开始
文档创建者登录
不成功
查询数据库是否存在此用户成功
是是否创建文档
否
填写文档相关信息
是否有退回文档
提交并存入数据库有
删除还是修改,发送邮件通知一审员没有
修改
删除
进行修改并再次提交删除
查看已发布文档
结束
图3.3 文档提交模块流程图
3.2.1创建新文档
创建新文档主要功能是提交一个新的文档，提交的文档应包含的信息有:文
档名称，文档类型，版本号，文件号，创建者，创建日期，审批日期，附件，主
题，正文等信息，对于我们所设计的系统来说，因为本次提交的文档是以前从没
提交的，所以它的版本号在这部分默认为1.0，不需我们填入，文档的文件号在
文档信息表中作为主键，所以可由系统自动生成，也不需我们为其编号，因为在表中有大量的文档，编号是很费时的，因此在设计系统时，我们设定了不同部门的文档创建者，每个文档创建者只需负责自己所在部门的文档创建就可以，当用户登录本系统时，我们就把用户的一些信息存如到环境变量中例如:用户名，用户类型等，以便在后面的操作中会用到，所以在提交文档时，创建者也不需用户填入，为了保证文档的可靠，提交者必须填写创建日期，审批日期是保证此文档尽快通过审批者的审批，由于一个文档的内容一般来说是很大的，所以我们就以附件的形式上传，主题是本次发布文档的说明，正文是对这个文档内容的简单概述，当文档创建者完成相应的填写便可提交文档，提交的同时存入相应的数据表中，至此，完成文档的创建并提交。
3.2.2修改文档
当文档创建者进入自己的页面后，可点击修改文档按钮，后台程序将执行相应的操作，首先查询文档信息表，查询条件为返回标志为“修改”且创建者是当前用户的记录，若存在这样的文档，则把其部分信息显示在页面上，点击修改按钮转到修改页进行修改，此时为了保留文档的历史记录，需把要修改的原文档信息转移到文档的历史信息表中保存，历史信息表与文档信息表基本相同，只是没有归档日期，因为在历史表中的文档永远不会被发布，所以就没有此属性，再在原来文档信息表中进行修改文档信息，其需填写的内容和文档创建时是一样的。
3.2.3 删除文档
文档创建者提交文档后，文档需通过一级和二级审批者进行审批，在审批过程中，若审批者发现此文档没有任何价值或由于其他原因，没必要发布此文档，则审批者通过把文档的返回标志置为“删除”，文档创建者通过查询文档数据表获知此信息，这部分操作步骤和修改文档差不多，只是在查询数据表时的查询条件不同而已，它的查询条件是返回标志为“删除”且创建者是当前用户的记录，接下来的操作就基本相同了。
3.2.4 查询文档
这部分的操作是基于查询模块的，任何用户只可以查询已经发布了的文档信息，没有发布的文档是不能查看的，查看文档时，有三类查询条件，即按日期查询、按文档类型查询、按部门查询，在按文档类型进行查询时，我们使用模糊查
询。
3.2.5 发送邮件
发送邮件是基于网路来实现的，要用到SMTP协议，这部分的实现也是一个难点，当文档创建者提交一个新文档后，为了不让文档的审批时间超过一定的范围，他可发送邮件给一级审批者，通知他已提交一份文档，让他及时审批并提交给二级审批者。
3.2.6 修改密码
任何用户都有权限修改自己的密码，用户输入旧密码和新密码后，系统先判断你的旧密码是否正确，若正确把原来的密码更新为新密码，至此修改密码成功。
3.2.7 安全退出
当文档创建者完成了自己的功能后，不需再提交新文档时，便可退出系统，用户点击安全退出按钮时，即可退出当前页面，若需重新使用此系统则重新登录便可。
3.3文档查询模块的设计
查询模块主要用于系统的用户查询已经发布了的文档，查询的方式各种各样。可以根据文档的创建、批阅和发布的日期查询，也可以根据文件类型，密级和文档的创建人查询，最常用的还是根据文档名称、标题和主题词查询。还可以根据用户需要，查询文档之前的各个历史版本，一般情况下用户查询到的是文档的最近版本，每次查询时根据用户的需要选择相关的查询条件查询所需文档。下图是此模块的流程图:
开始
查询主页
按日期查询按文件类型查询按部门查询选择查询条件输入查询条件选择查询条件
进行查询
否是否存在符合条件的文档
是
显示查询的结果
继续查询
否
结束
图3.4 查询模块流程图 3.3.1 按日期查询
在文档的信息表中有文档的创建日期，审批日期，发布日期，所以在根据日
期查询文档时，我们有三种选择，即按创建，发布，审批三类时间进行查询，若
没有相关信息则提示换一种查询条件。
3.3.2 按部门查询
文档创建时是按不同的部门进行提交的，各部门有各自的文档，所以我们可以根据部门的不同查看不同的文档信息。
3.3.3按文件类型查询
在数据库设计中，专门设计了一个数据表用于存放文档的类型，我们在提交文档时必须选择文档所属类型，因此我们可以选其中一种或几种的结合方式进行查询，但至少得有一种查询条件。按文件名、文件密级、文件类型、主题词查询，因为一个文档的文件名称和主题词不是文档的主要信息，我们没法分的很细，所以在这部分查询中，我们主要使用数据库中的模糊查询。
3.4 文档审批模块的设计
在文档管理系统中，此模块也是很重要的一部分，当文档创建者提交文档后，审批者就开始审批提交的现有文档，在审批这部分中此系统设计了2级审批，一级审批者按照不同的部门对各自所在部门的文档进行审批，在审批过程中若发现提交的文档有问题则返回给此文档的创建者让其进行修改，审批状态置为“未审批”，若通过审批置为“一审通过”，让二级审批者进行审批，二级审批者审批文档是根据文档的密级程度不同进行审批的，此系统设计时，把文档的密级划分为三个等级，即秘密、机密、绝密，二级审批者对文档进行审批时，若不合要求也可退回给此文档的创建者进行修改或删除该文档，若通过审批则发布此文档，下图是此模块的流程图:
文档提交者
一级审批者
批阅通过NO
YES
审批意见，返回发送回执，通过
二级审批者
NO批阅通过审批意见，返回
YES 图3.5 审批模块流程图
3.5 系统管理员模块的设计 发送回执，归档
该模块为系统管理员而设计，包括的功能主要有待办事项，用户管理，文档
管理，系统日志和部分公共功能。下图是该模块的架构图:
开开开开开
开开开开开开开开开开开开开开
开开开开开开开开
图3.6 管理员模块的文件图
管理员主页显示待办事项，包括过期的文件处理等事项，点击用户管理，进入用户页面，有详细信息(编辑)和删除选项按钮，详细信息页，可修改选项为可读状态，不可修改的选项为不可读状态。点击文档管理，进入文档页面有详细信息(编辑)和删除选项按钮，详细信息页，可修改的选项为可读状态允许修改，不可修改的选项为不可读状态即不允许做任何修改，当点击查看系统日志按钮即可在页面上显示本系统的使用情况，在数据库中建有一个数据表用于存储系统的日志信息，数据表中的每条记录都代表相应的用户的相应操作，在每个用户操作过程中，都会写入数据库的日志表中。下图是此模块的流程图
开始
管理员主页
是否有待办事项,
有无
处理待办事项用户管理,
否是
处理用户信息文档管理,
是否
处理文档信息查看日志
结束
图3.7 系统管理员模块流程图
3.6普通员工模块的设计
整个系统的用户分为五类，每类用户各有自己的工作，他们根据自己的用户权限进入不同的操作界面，在这五类用户中，普通用户只有查看企业已经发布了的文档信息，他不能对任何文档做任何的修改，只是查看最近公司都发布了那些文档信息，普通用户和其他四类用户不同，他在初次使用此系统时必先进行相应
的注册方可使用，下图是此模块的流程图
开始
用户登录
是成功
否
查看文档
第一次使用,否
其他操作是
注册
结束
图3.8 普通员工模块流程图 4 文档管理系统数据库设计
数据库设计是电子文档管理系统设计的很重要的一部分，将影响到系统以后数据的质量、数据库的可扩展性、数据运行的效率等。
本系统的设计实现过程中我们采用的数据库是微软的SQL Server2005，根据系统实现的需求，我们创建11个数据表以便存储相应的数据信息。对每个数据表的介绍如下:
1.用户信息表UserInfo,用于存储用户的相关信息:
字段名 类型 是否是主键 是否为空 备注 user_id varchar(20) 是 NOT NULL user_name varchar(20) NOT NULL password varchar(16) NOT NULL
用于确定提交者department_id varchar(20) NOT NULL 和上一级的关系
及查询条件 user_type varchar(20) NOT NULL 设定用户权限 phone_num varchar(20) NULL e_mail varchar(30) NULL
表4.1 用户信息表
2.文档信息表DocInfo,用于存储提交后的文档信息:
字段名 类型 是否是主键 是否为空 备注 file_id Int 是 NOT NULL 自动生成 file_name Varchar(50) NOT NULL
version Varchar(10) NOT NULL
create_date Datetime NOT NULL
creator Varchar(20) NOT NULL
check_date Datetime NULL 设置文件紧急程度 check_state Varchar(10) NOT NULL 每级批阅人批阅后修改 secret_level Varchar(10) NOT NULL 确定二级批阅人及用户
能否查看 file_type Varchar(20) NULL 查询条件 accessory Varchar(100) NULL 文档 body Text NULL
title Varchar(20) NULL
check_opinion Text NULL 修改，删除 pigeonhole_data Datetime NULL 查询条件 return_sign Varchar(10) NULL 提交者修改标识
表4.2 文档信息表
3.文档历史表FileHistory,用于存储曾经被修改过的文档信息，其目的是保留文档的历史记录:
字段名 类型 是否是主键 是否为空 备注 file_id int 是 NOT NULL 自动编号 file_name varchar(30) NOT NULLl
version varchar(10) NOT NULL
create_date datetime NOT NULL
creator varchar(20) NOT NULL
check_date datetime NOT NULL 设置文件紧急程度 check_state varchar(10) NOT NULL 每级批阅人批阅后
修改 secret_level varchar(10) NOT NULL 确定二级批阅人及
用户能否查看
file_type varchar(20) NULL 查询条件 accessory varchar(50) NULL 文档 body text NULL … title varchar(20) NULL … check_opinion text NULL 修改，删除 return_sign varchar(10) NULL 提交者修改标识
表4.3 文档历史信息表
4.附件路径表:FilePath
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 id int NOT NULL 是 自动编号 path_doc Varchar(100) NOT NULL 否 上传前路径 file_name Varchar(50) NOT NULL 否 上传后文件名 path_file Varchar(100) NOT NULL 否 上传后路径
表4.4 附件路径表
5.部门表:Dept
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 id int NOT NULL 是 自动编号 name varchar(20) NOT NULLl 否 部门名字
表4.5 部门表。
6.密级表:SecretLevel
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 id int NOT NULL 是 自动编号 secret_level varchar(20) NOT NULL 否 机密程度
表4.6密级表
7.文件类型表:FileType
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 id int NOT NULL 是 自动编号 file_type varchar(50) NOT NULL 否 文件类型
表4.7 文件类型表
8.返回标志表:Return_Flag
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 id int NOT NULL 是 自动编号 retrun_flag varchar(20) NOT NULL 否 返回标志
表4.8 返回标志表
9.审批标志表:CheckFlag
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 id int NOT NULL 是 自动编号 check_type Varchar(20) NOT NULL 否 审批标志
表4.9 审批标志表
: UserType 10. 权限表
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 id int NOT NULL 是 自动编号 right varchar(50) NOT NULL 否 问题信息
表4.10 权限表
11. 日志表:Log
字段名 数据类型 可否为空 是否主键 描述 num int NOT NULL 是 自动编号 LogCreateTime datetime NOT NULL 否 日志写入时间 LogContent text NOT NULL 否 日志内容 User_id Varchar(50) NULL 否 用户ID User_type Varchar(50) NULL 否 用户类型
表4.11 日志表
超市管理系统——需求分析文档
超市管理系统需求分析
1 引言
编写目的
超市管理系统主要目标是提高超市的管理和运营效率以节省管理和运营的成本、减轻人员工作强度，并支持简单的决策辅助高层管理，从而使超市能够从较少的投入中获得更好的社会效益和经济效益。
该超市管理系统主要服务于中小型规模的超市的管理和运营工作。实现商品进货、库存、销售以及日常管理等模块的一体化，使用半自动化的流程提高管理效率和服务质量。 参考资料
软件工程(第二版) ——邓良松、刘海岩编
2 目标分析
概述
超市管理系统的功能主要分为：前台管理和后台管理两个大块。其使用对象有两类：超市管理人员和超市销售人员。 系统功能 总目标
实现商品进出管理数据的自动化，提高商品统计信息的实时性，减轻人工劳动强度从而节省人力成本。
实现商品日常销售数据统计自动化、查询的实时化，规避信息孤岛。 畅通企业的信息流。 支持简单决策。 提高人员管理效率。 具体目标
● ● ● ● ●
1）前台管理系统，本系统必须具有以下功能：
● 商品录入：根据超巿业务特点制定相关功能，可以通过输入唯一编号、扫
描条形码、商品名称等来实现精确或模糊的商品扫描录入。该扫描录入方法可以充分保证各种电脑操作水平层次的人员均能准确快速地进行商品扫描录入。
● 收银业务：通过扫描条形码或者直接输入商品名称（对于同类多件商品采用
一次录入加数量的方式）自动计算本次交易的总金额。在顾客付款后，自动计算找零，同时打印交易清单（包括交易的流水账号、每类商品的商品名、数量、该类商品的总金额、交易的时间、负责本次收银的员工号）。如果顾客是本店会员并持有本人会员卡，则在交易前先扫描会员卡，并对所购物品全部实行95折优惠，并将所购物品的总金额累计到该会员的总消费金额中。 会员卡的有效期限为一年，满一年未续卡者，该会员卡将被注销。
● 安全性：OS 登陆、退出、换班与操作锁定等权限验证保护；断电自动保护
最大限度防止意外及恶意非法操作。
● 独立作业：有的断网收银即在网络服务器断开或网络不通的情况下，收银机
仍能正常作业
2) 后台管理系统，本系统必须具备以下功能
● 进货管理： 根据销售情况及库存情况，自动制定进货计划（亦可手工制定
修改），可以避免盲目进货造成商品积压。 按计划单有选择性地进行自动入库登记。 综合查询打印计划进货与入库记录及金额。
● 销售管理： 商品正常销售、促销与限量、限期及禁止销售控制。 综合查询
各种销售明细记录、各地收银员收银记录以及交结账情况等。 按多种方式统计生成销售排行榜，灵活察看和打印商品销售日、月、年报表。 ● 库存管理： 综合查询库存明细记录。 库存状态自动告警提示。如库存过剩、
少货、缺货等。软件为您预警，避免库存商品积压损失和缺货。 库存自动盘点计算。
● 人员管理： 员工、会员、供货商等基本信息登记管理。 员工操作权限管理。
客户销售权限管理。 2.2.3 性能目标
● 系统的操作人员，需经过一定的培训。
● 系统的安全级别较高，只有具有一定使用权限的人员才能使用。 ● 系统的运行的可靠性要求较高，信息可靠不易丢失。
● 系统可进行实时处理，其效率需比人工处理效率高出70%以上。
3 系统结构
系统总体结构
模块子系统结构
商品录入：商品录入子系统要求能快速录入商品，因此必须支持条形码扫描。
收银业务：
进货管理：进货管理子系统可以根据库存自动指定进货计划，进货时自动等级，
以及提供查询和打印计划进货与入库记录的功能。
销售管理：销售管理子系统可以控制某商品是否允许销售，查询每种商品的销售
情况并产生年、月、日报表，同时可以生成销售排行榜。
库存管理：库存管理子系统提供查询库存明细记录的基本功能，并根据库存的状
人员管理：人员管理子系统提供基本信息登记管理，员工操作权限管理，客户销
售权限管理的功能。
4 系统模型
系统模型
4.2子系统模型
（1）前台（POS ）管理系统用例视图
打折
删除VIP
（2）后台管理系统用例视图
客户销售权限管理提示
4.3数据流图
超市管理系统顶层图
超市管理系统0层图
库存管理部分
第1层
销售管理部分
进货管理部分
第1层
人事管理部分
第1层
4．4数据字典：
1、数据流条目：
进货信息=进货单号+供货商号+商品号+进货价+进货数量+进货日期+进货员工 销售信息=销售单号+供应商号+商品编号+销售数量+销售日期 2、文件条目：
(1)文件名：职工清单
组成：{职工编号+姓名+性别+联系电话+联系地址+邮箱地址} 组织：按职工编号递增排列 (2)文件名:商品清单
组成:{商品编号+供应商+商品名称+批号+批准文号+计量单位+产地+单价+备注}
组织:按商品编号递增排列 (3)文件名:供货商清单
组成:供货商号+名称+联系人+联系电话+联系地址+邮政地址+开户银行+备注}
组织:按供货商编号递增排列 (4)文件名:进货清单
组成:{进货单号+商品编号+供货商号+进货价+数量+金额+进货日期+备注} 组织:按进货单编号递增排列 (5)文件名:销售清单
组成:{销售单号+商品编号+销售数量+销售日期} 组织:按销售淡编号递增排列 (6)文件名:库存清单
组成:{商品编号+库存数量} 组织:按商品编号递增排列
5 系统环境需求
5.1硬件环境
● 服务器端：高性能的计算机一台，普通的双绞线作为连接。 ● 客户端： 普通的计算机或者工作站，普通的双绞线作为连接。 5.2软件环境
● 服务器端：安装SQL Server 2000的服务器版本，安装windows 2000服务器
版本，配置了诺顿等必须的防毒软件。
● 客户端： 安装SQL Server2000的服务器版本，安装了VB 等可视化开发工
具软件，安装windows2000服务器版本。
6 系统安全需求
信息系统尽管功能强大，技术先进，但由于受到自身体系结构，设计思路以及运行机制等限制，也隐含许多不安全因素。常见因素有：数据的输入，输出，存取与备份，源程序以及应用软件，数据库，操作系统等漏洞或缺陷，硬件，通信部分的漏洞，企业内部人员的因素，病毒，“黑客”等因素。因此，为使本系统能够真正安全，可靠，稳定地工作，必须考虑如下问题：为
保证安全，不致使系统遭到意外事故的损害，系统因该能防止火，盗或其他形式的人为破坏。
● 系统要能重建
● 系统应该是可审查的
● 系统应能进行有效控制，抗干扰能力强
● 系统使用者的使用权限是可识别的
7风险分析
7.1主要风险评估
现有系统与待开发系统之间的整合存在一定的技术难度；
在系统开发过程中，由于各个模块是独自开发完成，最后的系统调试和测试需要详细规划，存在一定的技术风险；
销售管理模块的支持决策功能的实现对于目前开发人员来说，难度很高；
7.2风险处理策略
在系统详细设计时尽可能考虑到将来系统整合的技术问题，或者选择有
相关系统开发经验的人员进行指导性的工作。
8遗留问题
本文对整个系统从功能上进行模块划分并对每个模块或功能及其性能约束进行了详细的说明，但是对于各个模块之间的通讯交流论述较少，故希望在系统设计时注意此类问题的细节。
人事管理系统需求分析文档
1编写目的
开发设计基于 SQL SERVER 的数据库,进而对数据库有 更深刻的认识,同时锻炼自己上机动手能力。
1.2背景
说明:
a. 该软件命名为:人事管理系统;
b. 本项目的任务提出者:指导老师
开发者:王青峰,王加龙
用户:企业
2系统开发环境
操作系统:Windows 2000
数据库:Sql server 2000
开发语言:java 语言
需求分析:
本系统是人事管理系统, 它主要实现管理员如何对普通用户进行 授权,如何插入、 删除一个员工的信息,用户如何浏览员工的所有信 息,以及用户如何查询自己想要的结果,也即是通过输入查询条件, 显示符合条件的员工记录以及如何显示这个员工的全部信息。 如何对 查询或统计出来的符合条件的记录用报表的形式打印出来, 窗口打开 时的排放顺序,也即是平铺还是重叠 。
系统功能需求分析
该系统需要完成如下功能:
1 员工各种信息的输入,包括员工的基本信息、学历信息、培训记 录、调动记录、奖惩记录、考勤信息、工资信息。
2 员工各种信息的修改。
3 对于辞职、退休、开除员工信息的管理。
4 按照某种条件,查询统计符合条件的员工信息。
5 对用户进行授权。
6 对查询、统计的结果打印输出。
3系统功能分析
系统开发的总体任务是实现企业人事管理的系统化、规范化和自动化。
本系统所具有的功能主要有:
● 普通员工查看员工信息
? ● 加班津贴的管理。 (根据加班的时间和类型给予不同的加班津贴。 )
? ● 员工月工资的生成。 (根据月工资生成公式, 按照员工的考勤情况和工作表现, 生成员工月工资。 )
? ● 系统管理员对系统的管理。
? ● 企业工资报表的生成。 (支持各种不同形式的报表, 如单个员工工资报表生成、 部门员工工资报表生成等)
? ● 信息查询系统的使用帮助。
● 帐号信息的修改。
实现功能:主要功能实现如下
普通用户:1 浏览员工信息
2 修改密码
管理员:1 浏览所有员工信息
2 修改员工信息
3 增加新的员工
4 撤除员工信息
5 对系统进行些设置
流程图 :
人事管理系统 E-R 图:
培训情况:
考勤信息:
工资管理:
调动记录:
部门信息:
用 户:
管理员:
关系模型 :(标有下划线的为主键 )
基本信息(员工号,姓名,年龄,性别,部门,职务,修、学历,状态,出生年月,籍贯, 民族,身份号,婚姻状况,政治面貌,血型,开始工作时间,家庭住址,电话)
学历信息 (员工号, 学历, 专业,毕业院校,毕业时间, 外语类型, 外语级别, 计算机级别) 培训情况(培训名称,培训内容,员工号,开始时间,结束时间,培训单位,培训地点,培 训费用)
考勤信息(员工号, 本月天数,公休假天数,应出勤天数,请假天数,节假日加班,日常 加班)
工资管理(员工号, 部门,状态,基本工资,加班补贴,交通及通讯补贴,公积金,养老 金,所得税,应发工资,实际工资)
调动记录(员工号,姓名,调动前部门,调动前职务,调动原因,调动时间,批准人,调动 后部门,调动后职)
奖惩记录(员工号,奖惩,姓名 , 奖惩内容,奖惩原因,奖惩时间,批准部门,负责人) 部门信息(部门号,部门,部门经理,部门员工数)
用户(用户名,口令)
管理员(管理员,密码,权限
培训记录表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明
培训名称 char(30) notnull pxnr
培训内容 char(30) null pxmc
员工号 char(10) null emp_no 开始日期 datetime(8) null ksrq 结束日期 datetime(8) null jsrq 培训单位 char(30) null pxdw 培训地点 char(30) null pxdd 培训费用 money(8) null pxfy
考勤信息表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明 员工号 char(10) notnull emp_no 本月天数 int(4) notnull byts 公休假天数 int(4) null gxjts 应出勤天数 int(4) null ycqts 请假天数 int(4) null qjts 节假日加班 int(4) null jjrjb 日常加班 int(4) null rcjb
工资管理表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明 员工号 char(10) notnull emp_no 部门 char(10) notnull emp_bm 状态 char(10) notnull emp_zt 基本工资 money(8) null jbgz 加班补贴 money(8) null jbbt 午餐补贴 money(8) null wcbt 交通及通讯补贴 money(8) null jtbt
公积金 money(8) null gjj
养老金 money(8) null ylj
应发工资 money(8) null yfgz 所得税 money(8) null sds
实发工资 money(8) null sfgz 调动记录表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明 员工号 char(10) null emp_no 姓名 char(20) null emp_name 调动前部门 char(10) null ddqbm 调动前职务 char(10) null ddqzw 调动原因 ntext(16) null ddyy 调动时间 datetime(8) null ddsj 批准人 char(10) null pzr
调动后部门 char(10) null ddhbm 调动后职务 char(10) null ddhzw
奖惩记录表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明 员工号 char(10) notnull emp_no 姓名 char(20) null emp_name 奖惩 char(10) notnull jc
奖惩内容 char(10) null jcnr 奖惩原因 char(10) null jcyy 奖惩时间 datetime(8) null jcsj
批准部门 char(10) null pzbm 负责人 va cha(50)null fzr
学历信息表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明 员工号 char(10) notnull emp_no 学历 char(10) notnull emp_xl 专业 char(20) null zy
毕业院校 char(20) null byyx 毕业时间 datetime(8) null bysj 外语类型 char(10) null wylx 外语级别 char(10) null wyjb 计算机级别 char(10) null jsjjb
用户表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明 用户名 char(10) null yh_name 口令 char(10) null yh_key
管理员表
列名 数据类型及长度 是否为空 列名 管理员 char(10) null name 密码 char(10) null password 权限 char(10) null permission
部门信息表
列名 数据类型及长度 是否为空 说明 部门号 char(10) bmh 部门 char(10) bm
部门经理 char(10) bmjl 部门员工数 int(4) bmygs 部门工资 money(8) bmgz
T-SQL 语句
---------全体员工信息 ---------------- use 人事管理系统
go
create proc find_all
as
begin
select * from 员工
end
GO
exec find_all
-----------------------------------
--调动信息查询
use 人事管理系统
go
create proc find_diaodong
as
begin
select * from 调动记录
end
GO
exec find_diaodong
--------------------------------------
-----奖惩记录查询
use 人事管理系统
go
create proc find_jiangcheng
as
begin
select * from 奖惩情况
end
GO
exec find_jiangcheng
--------------------------------------
-----考勤记录查询
use 人事管理系统
go
create proc find_kaoqin
as
begin
select * from 考勤
end
GO
exec find_kaoqin
-------------------------------------
---培训记录查询
use 人事管理系统
go
create proc find_peixun
as
begin
select * from 培训
end
GO
exec find_peixun
------------------------------------
------按员工号或姓名查询
use 人事管理系统
go
create proc proc_nona
@员工号 char(10),@姓名 char (20) as
select * from 员工
where 员工号 =@员工号 or 姓名 =@姓名 GO
exec proc_nona @员工号 ='2',@姓名 ='' exec proc_nona '1','李牧白 '
--------------------------------------
---按部门查询员工信息并返回员工数 ---------存储过程调用存储过程
use 人事管理系统
go
create proc proc_bumen
@部门 char(10) ,@sum int output
as
select * from 员工
where 部门 =@部门
select @sum=count(*) from 员工
where 部门 =@部门
return @sum
GO
----调用按部门查询的存储过程
create proc proc_bm
@部门 char(10)
as
declare @e int
exec proc_bumen @部门 ,@e output
print '本部门共有 '+cast(@e as char(2))+'名员工。 '
GO
exec proc proc_bm @部门 ='人事部 '
exec proc proc_bm ' 人事部 '
--------------------------------------
------按员工号或姓名查询工资
use 人事管理系统
go
create proc proc_gongzi
@员工号 char(10),@姓名 char (20)
as
declare @状态 char(10)
declare @name char(20)
select @状态 =状态 , @name= 姓名 from 基本信息
where 员工号 =@员工号 or 姓名 =@姓名
if @状态 ='在职 '
begin
select 员工号 , 姓名 , 状态 , 基本工资 , 加班补贴 +午餐补贴 +交通及通讯补贴 +公积金 as 补贴 , 基本工资 +加班补贴 +午餐补贴 +交通及通讯补贴 +公积金 as 应发工资 ,
(基本工资 +加班补贴 +午餐补贴 +交通及通讯补贴 +公积金 )*0.2 as 所得税 ,
(基本工资 +加班补贴 +午餐补贴 +交通及通讯补贴 +公积金 )*0.8 as 实发工资
from 工资管理
where 员工号 =@员工号 or 姓名 =@姓名
end
else if @状态 ='退休 '
begin
select 员工号 , 姓名 , 状态 , 基本工资 , 养老金 +公积金 as 补贴 ,
基本工资 +养老金 +公积金 as 应发工资 ,
(基本工资 +养老金 +公积金 )*0.2 as 所得税 ,
(基本工资 +养老金 +公积金 )*0.8 as 实发工资
from 工资管理
where 员工号 =@员工号 or 姓名 =@姓名
else if @状态 ='辞退 '
begin
print' 员工 '+ @name +'已经退职,所以工资停发 '
end
else --@状态 ='开除 '
begin
print '员工 '+ @name + '因 ~~~!以被公司开除,所以工资停发 ' end
exec proc_gongzi @员工号 ='2',@姓名 =''
exec proc_gongzi '11',' '
-------------------------------------------------
-------删除某员工的基本信息
use 人事管理系统
go
create proc del_jiben
@员工号 char(10),@姓名 char (20)
as
delete from 基本信息
where 员工号 =@员工号 or 姓名 =@姓名
GO
exec del_jiben @员工号 ='2',@姓名 =''
exec del_jiben '19',' '
-----------------------------------------------------
use 人事管理系统
/* 如果存在同名的触发器,则删除 */
if exists( select name from sysobjects
where type='tr'and name='tri_jiben')
drop trigger tri_jiben
go
create trigger tri_jiben ----触发器演示
on 基本信息
after delete
as
print 'You have deleted '+cast(@@rowcount as varchar)+' record(s)!' --------------------------------------------
use 人事管理系统
/* 如果存在同名的触发器,则删除 */
if exists( select name from sysobjects
where type='tr'and name='tri_jiben')
drop trigger tri_jiben
create trigger tri_jiben ----触发器演示
on 基本信息
after delete
as
declare @员工号 char(10),@姓名 char(20),@性别 char(10),@年龄 int,@部门 char(10),@职务 char(10)
select @员工号 =员工号 , @姓名 =姓名 ,@性别 =性别 ,@年龄 =年龄 , @部门 =部门 ,@职务 =职务 from deleted
if len(@员工号 )=0 --or @姓名 is null
begin
print ' 没该员工的信息 ! '
rollback tran
end
else
begin
insert into 基本信息副表 values ( @员工号 , @姓名 , @性别 , @年龄 , @部门 ,@职务 )
print 'You have deleted'+ cast(@@rowcount as varchar) + ' record(s)!'
end
go
----------------------------------
exec del_jiben @员工号 ='12',@姓名 =''
exec del_jiben '35',''
@id int , @员工号 char(10),@姓名 char(20),@性别 char(10),@年龄 int,@部门 char(10),@职务 char(10)
as
begin
insert into 基本信息 ( id, 员工号 , 姓名 , 性别 , 年龄 , 部门 , 职务 )
values ( @id ,@员工号 , @姓名 , @性别 , @年龄 , @部门 ,@职务 )
end
GO
exec ins_jiben1 '22', '22','aaa','男 ','23','',''
-----------------------------------------------------------
-------------- x修改调动记录(8条属性)
------------- @员工号 char(10),@调动前部门 char(10), @调动前职务 char(10), @调动原因 ntext(16),
---@调动时间 dateti @批准人 char(10), @调动后部门 char(10), @调动后职务 char(10) use 人事管理系统
go
create proc upd_diaodong1
@员工号 char(10),
@调动前部门 char(10),
@调动前职务 char(10),
@调动原因 ntext(16),
@调动时间 datetime(8),
@批准人 char(10),
@调动后部门 char(10),
@调动后职务 char(10)
as
update 调动记录
set 调动前部门 = @调动前部门 ,
调动前职务 =@调动前职务 ,
调动原因 =@调动原因 ,
调动时间 =@调动时间 ,
批准人 = @批准人 ,
调动后部门 =@调动后部门 ,
调动后职务 =@调动后职务
where 员工号 = @员工号
go
-----------------------------
exec upd_diaodong1 '2','','','','','','',''
------------------------------------------------------------
use 人事管理系统
/* 如果存在同名的触发器,则删除 */
if exists( select name from sysobjects
where type='tr'and name='tri_jibe3')
drop trigger tri_jiben3
go
----插入时触发器
create trigger tri_jiben3
on 基本信息副表
for insert
as
declare @员工号 char(10)
select @员工号 =员工号 from inserted
if exists (select * from 基本信息副表 where 员工号 =@员工号 )
begin
print '该员工记录已经存在,您不能再插入 ~~! '
rollback
end
else
print '你已经成功插入了 '+cast(@@rowcount as varchar)+'条记录 !' ---------------------
exec ins_fubiao '22','aaa','男 ','23','',''
----------------------------------
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