范文一：公司物资采购管理规定

*****〔2015〕10号

关于下达物资采购管理规定的通知

各车间、部室：

物资采购管理制度已经公司有关部门和公司领导研究通过，现将该规定下发给有关部室，请各部门严格按照该规定执行。

物资采购管理规定

为了适应经济新形势，贯彻《中华人民共和国招标投标法》，规范采购行为，堵塞管理漏洞，完善物资采购管理制度，特制定本规定。

1 总则

1.1 本规定适用于原材料、辅助材料及其它单次采购金额在5000元以上的常规性物资采购工作。

1.2 本规定适用于合格供方评价、采购的审批、执行、验收、入库及索赔。

2 合格供方的评审

2.1 合格供方由评审小组确定，评审小组成员由以下人员组成：技术/质量负责人、生产负责人、采购负责人、财务负责人、企管负责人，公司纪检员。

2.2 对合格供方的选择，依据以下标准确定：

a) 公司具有一定的经济实力和质量保证能力，能满足规定的质量要求；

b)能提供符合要求的数量；

c)能按合同规定的时间交付；

d)价格合理公道，能够满足我公司付款条件； e)能提供优良的服务。

2.3 合格供方的确定和增减评审每年至少进行一次，由采购部门召集评审小组成员。评审时采购部门应提供详细的待评

审供方相关资料。

2.4 供方的评审一般采用书面形式进行，必需时可以增加现场评审。

2.5 合格供方由评审小组签字确认后，采购部门书面通知供方，建立合格供方清单。采购部门建立合格供方档案，对合格供方的供货情况进行跟踪，记录供方的质量及履约情况归档，作为下次供方评审的依据。对于不能满足我公司需要的供方可提请评审小组予以变更。

2.6 根据采购工作需要，需要增加合格供方的，由采购部门准备拟评审供方资料，提请供方评审小组增加合格供方评审。 3 采购计划的编制和审批

3.1 每月下旬由采购部门根据下月生产计划安排，结合库存成品及材料情况，编制出主要原辅材料采购计划，经部长审核签字后报主管领导审批。

3.2 采购计划批准后填写《物资采购通知单》一式两份，财务部和采购员各一份，财务部负责采购资金筹措，采购员负责按期采购。

3.3 临时急需的生产材料按以上程序随时增加采购。 4 采购执行

4.1 原辅材料的采购采用招标或议标方式进行，每年应至少进行一次。

4.1.1 采购招标程序如下：

4.1.1.1 采购部门提前两周书面通知拟投标单位，将采购物资的规格、技术要求、采购数量及招标的时间告知对方。投标单位以书面形式介绍自己的技术标准，质量保证体系、服务措施以及价格情况，密封后寄回我公司。

4.1.1.2 投标时间结束后召开评标会议，评标人员为上述

2.1条人员。

4.1.1.3 评标工作组拆阅标书，根据货比三家，同样的产品比质量、同样的质量比价格、同样的价格比服务的原则进行议标，从中评出中标的供方。

4.1.1.4 标书由评标工作组全体成员签字生效，采购部门通知中标单位。

4.1.2 采购议标按以下程序执行：

4.1.2.1 采购部门向供方发送电子文档标书，供方在规定的时间内传真回我公司，并将电子文档发送至指定邮箱。

4.1.2.2 采购部门收集完投标传真文件后，召集评标小组人员进行议标。

4.1.2.3 评标小组签字确认中标供方，采购部门通知供方。

4.2 中标供方所报的价格为年度采购基准价，日常采购应参照执行。当市场波动较大，价格波动幅度超过5%时，应重新组织供方进行报价，供方报价单以传真形式传回我公司，采购员汇总情况后报评标小组成员确定新的采购价格。对于价格波动较频繁的化工类材料，采购部门组织供方每季度进行

一次报价，并将相关报价资料保存至供方档案。

4.3 日常应优先安排从中标的供方采购物资，如需从其它合格供方中采购，应按中标供方标准（价格、服务、质量等）执行。如无法按中标供方标准执行，由采购部门提出书面的情况说明和采购意见，由评标小组确定采购方案。

4.4 由于受货源量、付款方式及交货日期等因素影响而不能到中标单位或定点供货单位采购时，由采购部门填写《紧急采购申报单》申明理由，一式三份报评标小组成员及公司领导批准后方可进行应急采购。《紧急采购申报单》报送财务资产部、企管部备查。

4.5 采购员按确定的价格在合格供方中选择供方，按规定签订购货合同，合同经公司授权的人员审批后执行。

4.6 评标小组所做出的每项决定，均应以书面形式呈现，评标小组成员签字后由采购部门存档，保存期不低于5年。 5 质量检验、验收入库

5.1 原辅材料进厂，采购员填写《材料到货通知单》送仓库保管和质检部门。

经仓库保管员核实数量吨位后卸车入库存放。

5.2 质检部门接到通知单后，按规定进行取样、检验。

5.3 检验完毕，质检部门在《材料到货通知单》中签署质量检验结果（一式三份），送仓储保管和采购部门。对于合格物资，仓储保管给予办理正式入库手续，对于检验不合格物

资，不予办理入库手续，由采购部门负责退货。

6 争议的处理与索赔

6.1 当供方供应的产品出现检验不合格或在使用中出现质量问题时，由采购部门与供方进行沟通，确认不合格情况。根据质量/技术部门意见，需要退货的做退货处理，质量/技术部门决定让步接收或降级使用的，由采购部门与供方进行商务谈判，提出初步意见后报公司主管领导批准执行。

6.2 在合同执行中出现争议的，由采购部门与供方本着平等、友好的原则协商解决，协商不成的，按合同签订的争议处理方式解决。

7 本规定自2015年12月1日起实施。

************股份有限公司 2015年12月1日

*******************有限公司综合办公室 2015年12月1日印发

范文二：XX有限公司物资采购管理规定

XXXX 有限公司 物资采购管理制度 二〇一二年五月

目录

第一章 总则 . ..................................................................................................................................... 2第二章 物资采购过程中各部门职责 ................................................................................................. 2第三章 物资需求计划编制、审核与提报 . ......................................................................................... 2第四章 采购计划编制与审批 ............................................................................................................ 3第五章 供应商选择与考核 . ............................................................................................................... 3第六章 采购价格的确定与控制 ........................................................................................................ 4第七章 采购合同审批、签订与执行 ................................................................................................. 5第八章 质检入库 .............................................................................................................................. 5第九章 物资的使用 . .......................................................................................................................... 6第十章 发票的审批 . .......................................................................................................................... 6第十一章 货款支付、核算记账 ............................................................................................................ 7第十二章 附则 . ..................................................................................................................................... 7附件:..................................................................................................................................................... 9附件一、《物资申购单》 ................................................................................................................... 9附件二:《物资请购单》 ................................................................................................................... 9附件三:《成品入库单》 ................................................................................................................. 10附件四:《提货单》 . ........................................................................................................................ 10附件五:《费用报销单》 ................................................................................................................. 11

第一章 总则

第一条 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对 优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强物资采购过程中各部门间的配合,特 制订本制度。

第二条 本制度适用于 XXXX 有限公司(包括子公司、分公司、 办事处)物资采购全过程, 公司各部门均应严格执行本《 物资采购管理制度》 。

第二章 物资采购过程中各部门职责

第三条 公司对所需物资的需求由使用部门根据经营管理的需要提出申请。

第四条 公司采购过程中供应商的选择、 采购价格的询问与对比、 合同的拟定等职能由采 购部行使。

在公司未设立采购部之前,该职能暂由行政部代为行使,但必须指定专人承办采购业务。 第五条 公司采购物资的质检、入库、保管、领用等的登记由仓管部负责。

在公司未设立仓管部之前,该职能暂由行政部代为行使,但必须指定专人承办采购业务。 第六条 公司物资采购 过程中的价格审核、 合同签订与执行的监督、 货款支付的控制由财 务部门负责。

第七条 公司对物资采购全过程各环节采取各部门相互配合、相互监督、分段管理模式。 行政部指定的具体承办采购和仓管的人员必须不为同一人。

第三章 物资需求计划编制、审核与提报

第八条 请购是公司某部门或个人根据公司经营管理或某个特定项目需要确定一种 或几种物资,并按照本制度规定完成填写、签字、审批《物资请购单》的过程。

第九条 请购单应按照所有要素填写完整、清晰 ,由请购人填报、部门领导签字、 公司领导审核批准后送行政部交采购专员办理。

第十条 请购部门提出的采购需求,应当明确采购类别、质量、等级、规格、数量、相关 要求和标准、以及到货时间等。

第十一条 请购人、签字人、审批人应当在授权范围内进行签字、审批,不得超越审批权 限。采购专员及财务人员应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。 对 于审批人超越授权范围审批的采购与付款要求, 采购专员及财务人员有权拒绝办理, 并及时向 审批人的上级报告。

第十二条 物资需求计划中有专门技术要求的, 技术部应提出最终技术条件, 随物资需求 计划一并报行政部, 在物资采购过程中技术部负责协同采购部完成物资技术谈判、 物资技术协 议的签订和技术评定工作。

第四章 采购计划编制与审批

第十三条 行政部对审批合格的物资需求计划再次进行库房核查。 经查库确系不存在或库 存不足的,采购员再分类编写物资采购计划,经部门领导、总经理审批后送交财务部。 第十四条 急需物资经总经理批准后, 采购中心可先询价采购, 物资采购计划报批手续必 须在三个工作日内补齐。

第五章 供应商选择与考核

第十五条 合格供方的考核、评定及控制

行政部组织技术部、财务部、审计部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选,建立公 司供应商档案。

(一)合格供方的考核、评定过程

1. 行政部根据公司物资现有供方和待开发的供方,在满足合同保证、供货能力、质量能 力、资信能力的条件下进行摸底考察,提出初选供方单位。

2. 行政部组织公司技术部、行政部、财务部、审计部等部门对供方的质量管理体系认证 资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、法人资格、企业规模、履约能力、企业 资信、企业财务状况等相关能力等方面做出评价。

3. 行政部根据综合评价资料或实地调查结果,进行分析、评审,确定合格的供方,报公 司总经理或董事长批准。

(二)合格供方的控制

1. 行政部部在合格供方目录中选择供货方,并对合格供方的资金运作情况、执行能力等 多方面进行动态管理。

2. 行政部每年须进行一次合格供方的评定,对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的 供方应予以肯定,继续进入本年的合格供方目录。

3. 相关部门验证采购产品首次发现不合格品时,通知供方暂停发货,并按不合格品的有 关规定处理,合格供方一年内两次出现不合格产品时,取消其合格供方资格。

4. 合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则,及时供应性价比合理的物资,经查实一 年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上,取消其合格供方资格。

5. 合格供方与公司合作过程中,违反相关技术商务合同要求,出现产品质量问题、拖延 交货时间影响我公司正常运转的, 应作好相应记录, 由于供方的原因造成严重的质量责任事故, 取消其合格供方资格。

(三)合格供方资料管理

1. 采购部将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。

2. 所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。

第十六条 公司其他部门不得指定供应商, 因指定采购造成经济损失的, 要追究责任人的 责任。

第六章 采购价格的确定与控制

第十七条 行政部密切跟踪市场行情,分析研究通用物资的成本构成与市场价格变动趋 势,建立价格数据库,作为确定采购价格的依据。

第十八条 物资采购人员对包括采购价格、 运输保险费用、 物资使用寿命、 后续维护费用 等在内的物资采购的总成本进行分析比较, 在满足物资功能与技术质量要求前提下, 按性能与 价格比最优和采购的总成本最低原则确定采购价格。

第十九条 公司审计部、财务部对采购价格的确定进行监督。

第七章 采购合同审批、签订与执行

第二十条 批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。 行政部根据确定的供应商与价 格,依照经法律顾问审定的标准采购合同文本拟订采购合同,认真审查产品名称、产地、规格 型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运 输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款。公司对采购物资 有特殊技术要求时, 由行政部协同技术部对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审 查,对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。

第二十一条 财务部合同管理人员对合同审查后, 行政部负责人审批, 最后送总经理 (或 董事长)签订正式合同。合同标的金额在 10万元以内的由总经理签订,并向董事长说明,其 余合同均需由董事长或董事长授权的人员签订。

对重大和复杂合同,需报经法律顾问审查,再送公司总经理审批。

第二十二条 财务部负责合同的管理,建立合同台账。

第二十三条 物资采购人员、 合同管理人员跟踪并监督合同的执行情况, 合同执行完毕及 时核销。

第八章 质检入库

第十九条 物资的入库验收须有物资采购人员、 质量管理人员参加, 按核准后的采购计划, 对入库物资的数量、质量进行严格检验,做好相关记录。

第二十条 所有物资入库前, 由行政部组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求 执行验收,发现不合格产品,应隔离、标识并做好记录,由采购部按不合格品处理程序进行处 理。

第二十一条 专业技术要求高的机器、设备及备件的入库验收由采购部组织相关采购人 员、技术人员对设备的名称、数量、型号规格、随机备品备件、随机资料等逐项进行验收,完 全符合合同中的各项要求后方能出具物资到货验收合格单。

第二十二条 物资到货数量短交,采购员须要求供方及时补足,物资到货数量出现超交, 采购员要及时汇报,并做好情况记录。

第二十三条 物资验收质量不合格由行政部负责与供方协商, 按照合同规定办理退货索赔

等事宜。

第二十四条 对符合要求的合格产品办理验收入库, 限额内的数量损耗由财务部及时处理 , 不符合合同要求的不得办理入库。

第九章 物资的使用

第二十五条 物资的领用、发放,需按“先进先出,计划供应,节约用度”的原则进行领 用。行政部门依据办公用品使用寿命酌情发放,杜绝浪费。

第二十六条 办公用品均须妥善保管, 凡因保管、 使用不当或故意损坏造成的损失, 由保 管、使用者酌情赔偿。

第二十七条 对车辆、 复印机、 电话、 传真机、 电脑、 打印机等贵重物品尤其要仔细使用, 定期维护保养,使用中发现异常现象,要及时报告行政部。

第二十八条 公物原则上不外借, 特殊情况外单位和个人借用, 须经办公室同意,借用人 向使用责任人打欠条, 用完后立即归还清帐, 逾期不还的, 使用责任人要督促借用人及时归还。 如丢失或损坏,借用人要依照丢失公物或公物损坏的价值总额予以赔偿。

第二十九条 按工作岗位配备的设备和物品,调离岗位或调出后,由行政部将剩余及保 管的办公用品收回。

第十章 发票的审批

第三十条 物资验收确认完毕,由采购经办人员将“发票” 、 “验收单” 、 “供应商的送货回 单” 、 “采购申请财务联” 、 “费用报销单”核对确认无误后,经归口的采购职能部门经理签字 确认,报公司领导审核。

第三十一条 财务部认真审核,根据业务内容进行相应的帐务处理。

第十一章 货款支付、核算记账

第三十二条 物资验收确认完毕,由采购经办人员将“发票” 、 “验收单” 、 “供应商的送货 回单” 、 “采购申请财务联” 、 “费用报销单”核对确认无误后,经归口的采购职能部门经理签 字确认,报公司领导审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕,财务根据合同或 约定付款。

第三十三条 合同约定有付款方式的按合同约定付款;大宗、常用材料,当月供货,当月 开票,隔月付款;低值易耗品按月结算付款。

第三十四条 财务部应严格执行相关制度和规定, 正确核算物资采购成本、 库存成本, 并 进行相应的帐务处理;与仓库部门定期进行实物盘点,做到账、卡、物相符。

第十二章 附则

第三十五条 本规定由行政部负责解释。

第三十六条 本规定自下发之日起施行。

附件:

附件一、《物资申购单》

附件二:《物资请购单》

附件三:《成品入库单》

附件四:《提货单》

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附件五:《费用报销单》

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范文三：机械公司物资采购管理规定

机械公司物资采购管理规定

一、采购计划的制定

物资采购计划分为年度计划、季度计划、月度计划、急用料 计划、专用计划。

(一)年度、季度计划的编制与作用。根据公司的年度生产 计划大纲,在生产技术部门的配合下,按产品消耗定额,逐项编 制,作为同主渠道供应单位协议供应的依据。

(二)月度计划的编制。由生产厂物管组依据生产工程项目 和生产维修项目,按主要材料和辅助材料编制材料申请计划,由 生产副厂长签认后,每月 28日前报送下月度申请计划,月度生 产维修计划月中旬 15号可追加一次。

材料申请计划报供应部计划统计员。计划统计员接到申请计 划按产品材料定额审订后, 2个工作日内, 按 35大类汇编成供应 指示单,下转各厂供应站一份,作为向生产厂发放材料的依据 , 给供应采购员一份。采购员在接受供应指示单 4个工作小时内平 衡利库后,由计划统计员编制出月度采购计划,经供应部长签认 后采购。

(三)急用材料是生产计划变更或突发性生产任务需要上报 的物资需用计划。由生产单位分管领导签认,经供应部长签认, 报生产副总经理审批后采购。金额超过 2万元以上,报总经理审 批。 对急用材料, 供应部要急事特办原则, 加快落实, 不得延误。

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(四)专用材料计划是生产单位用于防汛、防寒、防冻及专 项工程所需物资计划, 由生产单位厂长签认后, 经供应部长签字, 报公司分管领导审批后采购。金额超过 5万元以上,报总经理审 批。供应部要本着急事特办原则,积极落实,不得延误。

二、采购计划审批

列入工程编号的主要材料和辅助材料由供应部长签认后进 行采购,其他材料经供应部长签字,报公司分管领导审批后方可 进行采购。

三、采购方式

采购方式分限价采购、比质比价采购、招(议)标采购三种 方式。

(一)限价采购:

公司制定二、三类、杂品等《物资价格目录表》 ,并定期根 据市场行情进行修订和调整。二、三类、杂品或一次性采购≤ 5万元的,采取限价采购。

(二)比质比价采购:

采购金额在 5万元~50万元之间,采取比质比价采购。 (三)招(议)标采购:

采购金额在 50万元以上的,采取招(议)标采购。

四、采购

所有物资的采购必须先评审,后签订采购合同,特殊情况可 例外。

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(一)限价采购

采购员按月度采购计划单、急用材料计划单或专用材料计划 单(以下统称采购计划单)在合格供应方范围内进行选择,以低 于或等于《物资价格目录表》的价格与选定的供应商洽谈,合同 进入评审程序。

经供应部长:对物资价格特殊情况审批,有权对物资价格在 +3%范围内批准,并说明原因(对超过 3%的价格提请分管领导批 准。超过 10%价格由总经理批准) 。

经企管科:评审采购计划单手续完整性;评审供应商是否为 合格供方;评审采购价格是否合理。

经办公室:审查合同的有效性和法规性;审查签字手续是否 齐全,审查合格后加盖合同章。

对一次性采购≤ 2000元的物资,且价格低于《价格目录表》 规定的 105%,由供应部长签认后直接采购。在 105%~110%范围 内, 须经公司分管领导审批; 超出 110%时, 须经公司总经理审批。 (二)比质比价采购

采购员按采购计划在各自分管的类别范围内,要求三家以上 合格供应商以书面形式报价;由计划统计员汇编《比质比价单》 , 并在公司网站上公布,由采购员根据比质比价结果选择供应商洽 谈合同,进入评审程序。

经供应部长:评采购程序、交货日期、比质比价结果是否合 理,是否需经领导审批等。

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经企管科:评价格是否合理,供应商条件是否符合等。 经办公室:审查合同有效性和法规性,审查签字手续是否齐 全,审查合格后加盖合同章。

(三)招议标采购物资,按公司《工程、设备、物质采购招 议标管理办法》执行。

(四) 物资供销合同实行核销制度。 对供应商的合同兑现率, 供货及时性进行跟踪考核,并按类归档建册,相关附件及资料一 并存档备查。

(五)采购员负责采购计划执行的全过程跟踪,即物资到货 期的催办(及时率) 、物资的质量(合格率) 、计划的兑现率、售 后服务等。

五、采购物资到货验收、入库

(一)物资到货后,根据物资分类由仓库保管员指定的地点 卸货堆放,责任采购员必须及时填报到货清单,与仓库保管员办 理交接,同时查对相关有效证件是否齐全,数量、质量、规格型 号是否正确,附件是否齐全,核对无误后,凭有效单据由保管员 办理入库验收手续。对于需报检的物资,须由质检部门检验合格 后,办理入库手续。经检验为不合格的物资,责任采购员须及时 办理退货手续。对于在途材料,原则上不予办理验收手续。对于 已验收入库的物资,仓库保管员必须保存《磅单凭证》或《验收 记录单》以及《入库单》等相关单据。

(二)物资的质量验收按公司 [2006]2号《产品质量管理办 法》规定执行。

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(三)物资在验收过程中发现存在质量问题或规格型号不符 时,由责任采购员通知供应商做退货处理。

(四)供应商开具发票,由采购员按规定程序办理。

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范文四：XXX公司采购物资质量管理规定

制度编号:XXX

施行日期: XXX

采购物资质量管理规定

发布文号：XXX〔20XX〕XXX号

第一章 总 则

第一条 为加强XXX公司（以下简称“公司”）采购物资质量管

理，提高管理水平，根据《XXX》、《XXX》、《XXX》制定本规定。

第二条 本规定适用于公司所属各单位、总部相关部门、各

直属项目部的物资采购质量管理。

第三条 本规定所称采购物资质量管理是指依照国家质量法

律法规、集团公司相关制度、标准和采购技术文件(MR)规定，

对物资采购质量实行控制及对有关问题协调处理的活动。

第四条 公司采购物资质量管理工作实行统一管理、分级负

责的体制。

第五条 公司物资采购质量管理工作，坚持源头把关、过程

控制、落实责任、强化监督的原则。

第六条 公司实行“谁采购，谁负责”的质量负责制。物资采购

出现质量问题、事故，应按照权责对应的原则，追究设计选型、

供应商选择、采购实施、驻厂监造等单位和人员的责任。

第二章 机构和职责

第七条 公司采购管理部统一管理物资采购质量工作，履行

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以下主要职责：

(一) 贯彻执行国家质量法律法规、集团公司规章制度，组织

制定公司物资采购质量管理规章制度；

(二) 负责指导、监督、检查所属国内专业分公司、海外分(子)

公司和直属项目部物资采购质量管理工作；

(三) 组织协调处理公司物资采购质量问题、事故与纠纷；

(四) 协助调查处理物资采购特、重大质量事故；

(五) 收集、整理分析公司物资采购质量问题，制定改进措施

并落实执行效果。

第八条 国内专业分公司、海外分(子)公司、直属项目部物资

管理部门负责单位采购物资质量的管理工作，履行以下主要职

责：

(一) 贯彻落实公司物资采购质量管理规定；制定本单位有关

采购物资质量管理制度和流程；

(二) 负责组织开展物资采购质量管理工作；

(三) 负责本单位物资采购质量问题、事故与纠纷处理；

(四) 协助调查处理本单位物资采购一般和较大质量事故；

(五) 组织开展本单位重要物资驻厂监造工作；

(六) 组织开展本单位物资采购质量检查工作；

(七) 负责对本单位物资采购质量情况进行统计上报；

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第九条 公司质量管理处、审计处、公司纪委和有关专业管

理等部门，根据各自的职责，参与采购物资质量管理工作。

第三章 质量控制

第十条 采购物资应符合国际标准、国家标准、行业标准。

没有上述对应标准的物资，可依据经标准化主管部门备案的生产

企业有效标准。

第十一条 采购实施前，采购人员应充分了解采购物资信息，

准确掌握相关质量要求和执行标准。必要时协同技术主管部门以

及设计单位、业主等单位与供应商进行充分交流，签订质量、技

术协议，作为标准的补充。

第十二条 除国家/集团公司规定必须公开招标采购或业主

批准供应商名单外，供应商应在集团公司统一的物资供应商库中

选择，公开招标采购物资也应对供应商质量管理体系进行考核与

评价。

第十三条 各单位采购重要或关键物资可对供应商进行现场

考察、物资质量抽查，或进行质量管理体系第二方审核，对供应

商提供产品和服务质量保证能力进行检查或验证。

第十四条 所属各单位签订物资采购合同时应明确采购物资

执行的质量标准及技术协议，约定质量验收方法和质量责任的承

担。对于关系到安全生产、健康环保的重要物资和复杂设备，必

要时可约定质量保证金。

第十五条 凡列入《XXX》的物资，应按照《XXX》要求组

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织开展驻厂监造工作。

第十六条 所属各单位应根据物资属性选择合适的包装方

式、搬运工具、设备和运输方式。对于国家规定有特殊运输要求

的物资，如危化品，应选择具备相应资质和条件的运输单位和人

员。

第十七条 公司所属单位制定物资质量检验和验收的相关规

定，明确物资质量检验和验收的方式、方法、程序以及其他相关

要求。任何物资不经质量检验或验收，不得办理入库和结算手续。

第十八条 对集团公司必检物资目录内的物资，应在国家或

集团公司认证的机构中，选择具有相应资质、良好业绩和检测能

力的检验机构进行质检工作。

第十九条 所属单位应依据公司物资仓储管理的相关制度和

规范对库内物资合理存放，妥善维护与保养，并进行定期盘点，

防止仓储物资毁损、变质和灭失。有特殊要求的物资，按照国家

和集团公司有关规定存储。

第二十条 物资出库发放应严格履行程序。及时提供出库物

资的相关技术资料和质量证明材料。

第二十一条 所属单位应加强对不合格物资的管理，明确不

合格物资的处置方式和程序，及时有效地进行合理处置，并做好

相关记录。经技术或质量部门认可批准可降级使用的，要做好使

用跟踪，制定预防措施。

第二十二条 所属单位建立物资采购质量管理档案，保证采

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购物资质量具有可追溯性。

第四章 质量问题、事故与纠纷处理

第二十三条 公司实行物资采购质量问题和物资采购质量事

故分类管理，并建立纠纷反馈和处理机制，组织相关部门和人员

按照规范程序进行处理。

第二十四条 公司采购管理部设专职采购物资质量管理岗，

负责对所属单位上报的重大采购物资质量问题、事故与纠纷组织

调查，并对责任进行划分和认定，按有关规定处理。

第二十五条 所属单位建立本单位采购物资质量问题、事故

与纠纷反馈和处理机制，确保及时发现、有效处理，并按季度向

公司采购管理部上报情况。

第二十六条 采购物资尚未使用到生产建设和经营活动中，

在入库检验、运输、仓储保管、安装调试等过程发现的不合格物

资事件为物资采购质量问题。

质量问题分为一般质量问题和重大质量问题。未造成工期

延误和经济损失的为一般质量问题。导致生产、工期延误或造成

较大经济损失，或由于恶意行为造成质量隐患，以及在多家所属

企业发生相同或类似质量问题的为重大质量问题。

第二十七条 按照集团公司质量事故管理规定，因物资采购

质量问题在生产建设和经营活动中造成损失以及在国家、省（市、

自治区）或集团公司有关部门组织的监督抽查中发现的为物资采

购质量事故。

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第二十八条 发生物资采购质量问题和质量事故，供需双方

不能就相关问题取得一致意见而引起争执的事件为物资采购质

量纠纷。

第二十九条 发生物资采购质量问题时，所属单位物资部门

负责与供应商协商，按合同约定采取退货、换货、索赔等方式处

理。

第三十条 对属于重大质量问题的，所属单位应充分调查取

证，按照公司有关规定，对相关责任部门、责任人员和供应商进

行处理。所属单位物资部门应填写《物资采购重大质量问题报告

单》（见附录1），及时上报公司采购管理部。

第三十一条 所属单位对物资采购质量事故应区分质量事故

等级，按照集团公司质量事故管理规定处理。

第三十二条 发生物资采购质量纠纷时，所属单位应依据合

同约定方式进行协调；不能取得一致意见的按照公司纠纷案件管

理规定，通过法律途径解决。

第三十三条 公司建立物资质量报告制度，所属单位物资部

门应按要求定期填报《物资采购质量情况统计表》（见附录2），

公司采购管理部进行汇总分析后予以公布。

第五章 监督与责任

第三十四条 公司采购管理部组织对所属单位物资采购质量

管理工作进行定期检查与考核。

第三十五条 公司质量管理处按照《XXX》，对物资采购质量

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进行监督。

第三十六条 公司审计处、纪检监察处按照各自的职责范围，

对物资采购质量管理工作进行定期或专项审计、监察，由纪检部

门对违规行为进行处理。

第三十七条 违反本办法规定的单位，公司予以通报批评。

有下列行为之一的人员，给予批评教育，情节较重的，按照《XXX》

给予处分：

（一）采购质量不合格物资的；

（二）采购未取得生产许可、强制认证、集团公司产品质量

认可的物资的；

（三）未按驻厂监造目录规定实施驻厂监造的；

（四）未按规定对入库物资进行检验，或检验失真、弄虚作

假隐瞒产品质量缺陷的；

（五）未按规定保管、装运物资，造成物资损坏或质量下降

的；

（六）未对发现的不合格物资做出有效处理的；

（七）对发生的采购物资质量问题、事故和纠纷隐瞒不报、

谎报，干扰调查处理的；

（八）其他违反本办法规定的。

第六章 附 则

第三十八条 本办法由公司物资采购管理部负责解释。

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第三十九条 本办法自印发之日起施行。

附录：1. 物资采购重大质量问题报告单

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2. 物资采购质量情况统计表

附件1

物资采购重大质量问题报告单

上报单位（盖章）：

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附件2

物资采购质量情况统计表

填报单位（盖章）：

注：此表于每季末的前5个工作日内上报总部物采部。如反馈期内无物资采购质量问题和质量事故发生，也应按日期上报，在相应栏内填写“无”。 - 10 -

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范文五：地产公司工程物资采购管理规定

观润地产公司工程物资采购管理规定

第一节 概述

第一条 为规范物资采购行为，加强物资采购的计划管理，有效

地控制工程造价，特制定工程物资采购管理规定。

第二条 本章所指的物资采购包括建设工程中所有甲供物资的采

购和乙供物资的管理。其中机电工程和单位工程设备材料总价大于 万元的甲供物资，采用招标方式进行采购，具体操作按照《工程招标

投标管理》执行。

第三条 物资采购的行为应当遵循公平、公开、公正和诚实信用

的原则进行。

第二节 采购的清单和计划编制计划编制

第四条 甲供和乙供物资清单确定：预算部在工程实施前，结合

设计文件和图纸，提交工程中所使用的大宗材料设备清单（包括材料

设备的品种、规格和控制性数量），由总经理组织召开会议讨论确定

甲供和乙供物资的范围。由预算部编写完成《材料设备采购范围》后

提交总经理批准执行。

第五条 物资采购计划编制：根据工程的开发进度计划及《材料

设备采购范围》清单，物资部组织编制相应的甲供物资采购计划，设

计部、www.fdcew.com工程管理部和预算部协助其编制，计划报物资

副总批准后执行。

第六条 设备材料的变更：如因设计等原因造成材料设备变更的

（包括材料设备的品种、规格和控制性数量），相关部门应配合预算

部及时调整，经物资副总审核报总经理批准执行。

第柒条 物资采购计划的变更：如因工程建设的原因造成工程进

度计划调整的，物资部根据工程管理部提交的进度计划及时调整物资

采购计划，经物资副总批准执行。

第八条 材料设备品牌的确定：由设计部和工程管理部提交材料

设备的技术指标、外形规格和色彩等要求，物资部组织选定材料设备

品牌，并提供材料样品，报设计部或工程管理部确定。

第三节 甲供物资供货商的选择和评价

第九条 为了有效地控制材料设备的质量和价格，甲供物资的供

应商应优先选择生产厂商或一级代理商。

第十条 物资部负责组织设计部、工程管理部等相关人员对供应

商进行考察，考察内容包括供应商的生产/供货能力、质量体系、价

格、市场应用、交通、服务、信用等情况。考察完成后由物资部提交

《供应商考核及评估表》，经总经理批准后，将合格的供应商列入《合

格供应商一览表》。供应商的评级分为不合格、合格和良好三个等级。

主要甲供物资的合格供应商应保持在三家以上。

第十一条 为了保障市场公平和保持有效的市场竞争，物资副总

每年组织一次物资部、设计部、工程管理部和公司技术部的相关人员，

对《合格供应商一览表》的供应商进行综合评价，去除不合格的供应

商，增补合格的供应商，并报总经理批准后执行。对所有的供应商实

行科学的动态管理。

第四节 甲供物资采购的程序

第十二条 根据工程建设的需要，按照物资采购的计划安排，物

资部经理负责组织材料设备的采购。

第十三条 甲供物资采购的操作程序：

（一）采购金额小于 万元（含 万元）的材料设备，物资部

从《合格供应商一览表》选择一家供应商报价或从市场直接采购。金

额小于 万元的甲供物资可以不签订合同，价格以甲供物资价格审

批表形式履行审批程序。

（二）采购金额 万元以上， 万元以下（含 万元）的材

料设备，物资部应从《合格供应商一览表》中选择二到三家供应商报

价，物资主管负责编制比价表，参照设计部专业工程师及工程管理部

工程师的意见，确定选择供应商的依据，提交预算部审核，物资主管

负责洽谈并拟订合同条款，办理合同审批手续。

（三）采购金额 万元以上的材料设备按工程招标投标管理的

相关规定执行。具体内容详见第五章

（四）由设计部或工程管理部指定的产品或品牌，以及政府部门

推荐产品，物资部应做出情况说明及价格分析，附上市场同类产品的

价格作为依据，履行审批程序。

（五）苗木采购时，园林副总工程师现场确认苗木形式，并与物

资部主管共同确定价格，并按甲供物资价格审批表形式报批。

第十四条 甲供物资价格审批表审批的程序：物资主管——物资

部经理——预算部经理——财务部经理——物资副总——财务副总

——总经理。

第十五条 甲指乙购物资由物资部组织，按甲供物资的采购流程，

选择确定采购价格和供应商。委托承包商按确定的供应商和物资品牌

进行合同签订和物资采购。

第五节 乙供物资的申报和核价

第十六条 乙供物资的价格由物资部审核，工程管理部负责乙供

物资的品质管理。乙购物资的品牌或样品由物资部会同设计部、工程

管理部共同确认并封样，作为材料进场验收的重要依据。

第十柒条 乙供物资核价的操作流程：

（一）金额小于 万元（含 万元）的乙供物资，由物资主

管核价，物资部经理审核，经预算部经理确认后，报物资副总批准执

行。

（二）金额 万元以上 万元以下的乙供物资，由物资主管

核价，物资部经理核定，预算部经理审核，经物资副总确认后，报总

经理批准执行。

（三）金额 万元以上的乙供物资，由物资主管核价，物资部

经理核定，预算部经理审核，经物资副总、总经理确认后，报董事会

代表批准。

（三）乙供物资价格审批流程：承包单位——监理公司——工程

管理部——物资部——预算部——物资副总——总经理

第十八条 承包商必须严格按物资部核价认定的品牌或样品采

购，各类乙购物资必须由物资部审批价格后，承包商方可采购。各类

甲指乙购物资采购，承包商必须严格按物资部核定的价格和品牌组织

采购。

第十九条 总金额不超过 万元的乙供物资提前 天申报；

总额超过 万（含）的乙供物资提前 天申报；同一类材料申报

不得超过 次。

第二十条 由物资部批价的乙供物资，由项目部督责承包商按照

公司要求的表单形式申报，报价必须注明该物资详细的使用时间、部

位，品种、材质、品牌、规格和数量。

第二十一条 乙供苗木经物资部批价后，由承包商组织采购，苗

木进场验收由项目部组织，物资部须派苗木主管参加，经项目部、物

资部共同签认的验收单是乙供苗木验收合格的依据，同时也是工程管

理部审核竣工图的凭证。

第六节 甲供材料设备的供应

第二十二条 物资主管根据订货合同及承包商申报计划，安排材

料设备的进货。甲供物资计划的申报时间原则上参照甲方物资采购合

同约定的时间，对于合同中约定不明或者没有相关约定时，按以下要

求时间申报：

（一）、土建材料：

1、钢材：提前 天申报月度明细供货计划（工地收货时间若有

变更，提前 天）；

2、进户门：门框提前20天，门扇提前 天；

3、外墙涂料：国产涂料提前

4、外墙石材、外墙铝板：国产材料提前 天，进口材料提前

天；

5、其它材料：提前 天。

（二）、水电材料及机电设备：

1、电线、电缆：提前 天；

2、国产设备：提前 天；

3、进口设备：提前 天；

4、其它水电材料：提前 天。

（三）、景观材料：

1、苗木：提前 天；

2、景观石材：普通规格板提前弧形及异型板提前到货期安排在每年 月－ 月份的北方产地的石材，提前

天；

3、芬兰木、南方松：提前 天；

4、其它景观材料：提前 天。

（四）、装修材料：

1、国产材料：提前 天；

2、进口材料：提前 天。

第二十三条 物资部应提前 小时通知工程管理部或施工单位

做好材料设备的进场准备工作。

第二十四条 物资部向供应商签发甲供物资验收单，由供应商负

责送货到施工现场并承担相应的责任。

第二十五条 工程管理部组织监理、承包商进行验收，验收内容

包括材料设备的型号、规格、外观、质量、数量等，验收合格后，承

包商应在 小时内安排卸货并承担相应的责任。

第二十六条 甲供物资验收合格后 天内（须复检的材料，另加

上复检所需时间），工程管理部负责组织监理、承包商办理相关交接

验收手续，并将验收表单报送物资部。

第二十柒条 甲供物资验收不合格的，原则上承包商可以不予卸

货，由物资部主管负责协调。

第二十八条 甲供物资的供应商应随货提供产品合格证、质保书

等。如需检验或试验，则按材料设备检验及试验的有关规定执行。订

货前需要检验报告的，由物资部负责协调；货到现场需检验或送检的，

按规定可由承包商办理的，由工程管理部负责协调。

需检验才能进入现场的材料，设备，应存放在指定的验收场地内。

不得使用有效证件不齐全或检验试验不合格的产品。

第二十九条 验收不合格的材料设备，应由物资主管协调供应商

在指定的时间内搬运出存放地点。

因退货发生的一切费用由供货商承担。可以降级使用的材料设

备，须经设计部或工程管理部同意，报工程副总批准。如涉及价格调

整，报物资副总批准。

第三十条 材料数量减少分以下三种情况：

(一)合同签订前，将报价表中总额减少后，再按规定办理。

(二)合同签订后，材料设备未生产出来前，物资主管与供应商协

调变更合同。

(三)合同签订后，材料设备已生产出来或材料设备已运到工地，

物资主管与供应商联系退货，如无法退货，则视责任情况经物资部经

理签署意见后，报物资副总批准处理。

第三十一条 材料的品种更改分以下三种情况处理：

(一)合同签订前，按规定重新办理。

(二)合同签订后，材料设备未生产出来前或生产出来未发货前，

物资主管与供应商协商取消合同，不能取消合同的，则视责任情况经

物资部经理签署意见后，报物资副总批准处理。

(三)合同签订后，材料设备已生产出来或材料设备已运到工地，

物资主管与供应商联系退货，无法退货的，则视责任情况经物资部经

理签署意见www.fdcew.com后，报物资副总批准处理。

第三十二条 材料设备剩余的处理及甲供物资的调拨：

材料设备剩余时，物资主管负责联系退货，无法退货的，则视责

任情况经物资部经理签署意见后，报物资副总批准。

根据现场情况，由物资部在征询工程管理部意见后，可在承包商

之间进行甲供物资的调拨，由物资部开具物资调拨单，经双方签字后，

转回物资部调帐。

第七节 款项的支付及资金调拨

第三十三条 合同款项的支付：

（一）机电设备工程合同预付款项及进度款的办理由工程管理部

专业工程师根据物资订货合同中有关要求，填写机电设备工程款项申

报表，报工程管理部经理审批，物资部根据合同相关条款审核。

（二）材料款的办理

1.材料预付款和进度款由负责签订该材料合同的物资主管负责

办理。

2.材料结算款办理流程：负责签订该材料合同的物资主管对结算

材料的价格、数量、金额及付款依据进行审核，审核完成后由其办理

付款手续，后由物资部负责财务的主管进行复核，复核完成后办理材

料入、出库手续。

3.材料款项付款依据为物资采购合同及相关工作联系单、甲供物

资价格审批表（须附上完整的审批意见）。

4.物资部主管根据承包单位、监理及项目部签字确认的甲供物资

验收单，填写物资款项申报表，按公司规定程序报批，并办理材料的

验收入库。

（三）机电设备工程付款程序：工程管理部主管——工程管理部

经理——物资部经理——预算部经理——财务经理——物资副总

——财务副总——总经理（付款——董事会代表（付款 万及 万以上）

（四）物资付款程序：物资部经办人——物资部经理——预算部

经理——财务经理——物资副总——财务副总——总经理（付款

万以下）——董事会代表（付款 万及 万以上）

第三十四条 工程管理部根据施工合同、物资采购计划表及工程

进度计划表，填写月度甲供物资计划表，物资部根据月度甲供物资计

划表填写月资金计划报预算部。

第三十五条 材料设备进货的统计：

材料设备进货的统计由物资部负责，详细统计已进材料设备的品

种、数量、规格、价格及费用承担单位，付款情况，并将其填入《材

料设备采购月报表》，于次月 日前送预算部，财务部，报物资副

总，总经理各一份。

第八节 文件管理

第三十六条 物资主管（主办）负责甲供物资月报表、甲供物资

领用月报表、竣工物资表等的填写，物资部仓库保管员负责库存物资

报表的填写。

第三十柒条 物资部资料员负责各种往来文件及合同的分类、协

理、归档、发放，负责各种材料样本的整理、归类，并负责材料样品

的保管。

第九节 仓库管理

第三十八条 因工程设计变更等原因造成的多余物资，无法退回

厂家。由项目部出具详细情况说明，经物资部经理及物资副总同意，

报总经理批准后才能办理入库及冲帐手续。

第三十九条 每月初到物、卡、帐相符。

第十节 物业维修管理

第四十条 工程竣工交付后，观润物资部负责提供设备维修卡给

物业公司，提供设备供货商或其维修部的相关资料，提供相关配件的

价格，配合物管技术部建立维修维护方案。

第四十一条 观润公司维修部申报备品备件，经物管技术部审核

并履行公司审批手续后报物资部，物资部负责安排采购。

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