第一、收集行业资料
正所谓“欲将行其事,必先利其器”我们的利器就是手里掌握的大量资料,所以不论你写什么行业的工作总结,都必须写前收罗大量相关信息,以备不时之需。
第二、往期历史资料和外地资料
历史资料包括与所总结的工作相关的各种历史情况,典型事件,典型历史人物的文章、观点,以前的工作总结、文件等等。这些资料被用来对需要总结的工作进行纵向的分析对比,增强结论的历史感,开拓、提高总结的层次和水平;外地资料主要包括外地的工作情况,外地的工作总结,外地的领导讲话,全国、全省、全区、全县等自己上一级范围的各项统计报表、各项工作的名次排列,首长讲话,上级文件等。这次资料主要用来对本地的工作情况进行横向对比分析,以明确本地的工作在上一级或更上一级行政区域内的位次,便于确定下一步的努力方向和要争取的指标。
第三、观点准备
在有了丰富详实的资料,起草工作总结也就有了坚实的基础。但这时就开始起草仍然有较大的困难,因为只有在消化大量资料的基础上确定观点,总结才会有灵魂。所以,和起草其它文稿如领导讲话稿一样,确定观点是非常重要的。
首先,由于工作总结是工作的综合反映,所以清楚地了解作为单位代表的领导的意见是十分重要的。一般来说,由于领导同志直接具体地指挥、指导、参与了整个工作的开展,他们处在居高临下的地位上,获得的信息和对于整个工作的了解和把握,一般要超过在科室、下属部门工作的秘书同志。所以,认真听取领导同志的权威性意见,对于成功地起草总结,特别是正确把握一些关键性问题是十分重要的。对已经形成文字的领导意见当然拿来便可,但如果没有的话,就必须请示领导,在领导时间许可的情况下,采取召开专门座谈会方式,或采取请领导个别交待的方式,专门听取领导对工作总结的意见和指示,并认真加以整理、归纳,作为起草工作总结的指南。
其次,在正确领会领导意图,认真消化资料的基础上,要进入角色,从领导、上级、人民群众的反映等多个角度考虑问题,力求抓住整个工作的核心,抓住整个工作关键,抓住整个工作的重点和亮点,抓住人民群众对整个工作的关心点、兴奋点,抓住社会关注的热点,只有找到了这些“核心”、“关键”和“点”,我们才能从根本上把握一个时期或某一方面的工作,才能在工作总结中形成正确集中的观点。这样出来的观点,才是能经得起实践检验的,才可能对推动工作产生重大作用,包含这样一些观点的工作总结才是一份真正成功的工作总结。
第四、心理准备
起草工作总结虽然不象搞文学创作,需要投入大量的个人感情,但在整个起草过程中,特别是在起草前的准备工作中,要始终在以对党的事业无比热爱、对人民无比关心,对事业充满信心的良好的心理状态下研究资料,确定观点,运用语言,结构框架,力求到位。
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