公文文号的三要素是指发文机关代字、年份和序号。
文号即发文字号,是由发文机关代字、发文年份和文件顺序号三个部分组成。年份使用公元纪年,在“〔 〕”内用阿拉伯数字标注。例如:皖政字〔2004 〕18号,“皖政”是安徽省人民政府的代字,“〔 2004〕”是发文的年号,“18号”是该年份发文的顺序号。几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。用文头的文件,发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中。
关于公文、报告、试卷等文字材料中规范使用序号、标点、汉语拼音等的有关要求
在公文、报告、试卷等文字材料中,比较普遍地存在使用序号标点、汉语拼音等不够规范的地方,在使用中应及时纠正这类不规范情况,减少并杜绝在文字材料中出现这些情况。
一、公文发文号的使用
公文发文号中,年份外的括号应用中括号“〔 〕”;而不用小括号“( )”或方括号“[ ]”。(“〔 〕”可在任务栏上的“插入”下拉菜单上的“符号”中找到。)
如:×教办(2004)5号 (错误)
×教办[2004]5号 (错误)
×教办〔2004〕5号 (正确)
二、文字材料中序号标点的正确使用
1.“第一”、“第二”,“首先”、“其次”等后面应用逗号(“,”)。
2.“一”、“二”、“三”等后面应用顿号(“、”)。
3.“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点(“.”),而不该用顿号(“、”)或其它。
4.序号如加括号,如(1)(2)(3)等后面不加标点符号。
三、年份的正确用字
年份如用“二〇〇四年四月”的方式表述,则中间的“O”不能写成阿拉伯数字“0”或英语全角字符“O”。(“〇”可在任务栏上的“插入”下拉菜单上的“日期与时间”中找到。)
四、汉语拼音注音的正确使用
1.大小写:句子的首字母大写;诗行的首字母大写;专有名词每个首字母大写;标题可以全部大写。
2.分连写:词内连写,词间分写。
五、正确区分连接号和破折号
1.凡文中使用连接号的应使用“~”,而不使用“――”或者“-”。
如:2006年3月~5月中的“~”,不用“――”或“-”。
2.凡文中使用破折号的应使用占两个空格的“――”而不用“~”或只占一个空格的“-”。如:再接再厉,推进语言文字规范化工作――2007年语言文字工作总结。
公文由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成,称为公文“三要素”。
公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、发文机关(或机关用章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
文号即发文字号,是由发文机关代字、发文年份和文件顺序号三个部分组成。年份使用公元纪年,在“〔 〕”内用阿拉伯数字标注。例如:皖政字〔2004 〕18号,“皖政”是安徽省人民政府的代字,“〔 2004〕”是发文的年号,“18号”是该年份发文的顺序号。几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。用文头的文件,发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中。
完整的公文标题,一般应具备“三要素”,即发文机关名称、事由及文种。 (1)、完整的公文标题,一般应具备“三要素”,即发文机关名称、事由及文种,以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文。如:
由发文机关代字、年份、序号组成,如“*办发〔2009〕82号*办发”指发文机关代字,“ 〔2009〕 ”指年份,“ 82号”指发文序号。整个意思就是某办公室在2009年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位,即不编为001,不加“第”字。
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