从秘书职业技能体系谈秘书素养的培养
摘要:秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。必须从不同的视角,不同的标准,将秘书的职业
技能体系做不同的划分,进而对秘书职业技能体系作全面把握。如此方可洞悉秘书素养的内容模块和培养渠
道,从而为围绕职业技能寻求多种方法培养秘书实践能力奠定基础。
关键词:秘书;职业技能体系;模块;实践渠道

一、引言
秘书职业教育已经成为职业技术教育的一个重要专
业或者专业方向,尤其在我国加入世贸组织后,涉外秘书
又成为秘书队伍中的一支重要力量。现代文秘人员是一个
很大的群体,文秘可以胜任经理助理、秘书、统计员、服务
员、营业员、文书、资料员、档案员等职位的工作,即从事机
关企业事业和私人单位的文职工作,这些高素质的劳动者
经过培训、锻炼,可以成为各行各业文职性质的技术人才
或基层领导人。如何适应新形势下社会对各类应用型、技
术型秘书人才的需求,培养出具有良好的秘书素养的秘书
人才,是放在从事人文社科类职业技术教育的教育工作者
面前的迫切需要解决的问题。从新的视野和新的形势,考
察秘书的职业技能体系,有助于培养出具有良好秘书素养
的适应时代需要的文秘专业人才。
二、秘书的职业技能体系
秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合
体。欲培养出具有良好秘书素养的秘书专门人才,必须建
立起合理的职业技能体系。从不同的视角,从不同的标准,
可以将秘书的职业技能体系做不同的划分。
(一)普通技能与专业技能
秘书职业技能笼统的讲,可以分为普通技能(基础技
能)和专业技能,具体来讲,所谓普通技能(基础技能)是
从事秘书职业在内的各类现代社会职业普遍需要掌握的
基础性技能,包括运用本国语、外国语进行表达和交流的
能力,书写能力,计算机操作能力,社会交往、社会适应及
协作能力,自我提高及创新的能力,组织管理能力,信息处
理能力等。而所谓专业技能主要包括:演讲、公文写作、办
公室事务处理、档案管理、会务安排、沟通协调、驾驭运用
秘书的资源等技能,它们在秘书职业技能中,处于核心地
位。实际上,这两种职业技能都将适应形势和技术的发展
而不断添加进新的内容,比如录音录像、摄影、驾驶、办公
设备维修和保养等技能。
(二)智力与专业能力
秘书人员作为领导的参谋和助手,一方面要积极主动
地献计献策,另一方面还要具备将自己的聪明才智融进领
导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握
足够的知识,还要具有合理的职业技能体系,包括由基本
能力和专业能力组成的立体的能力结构体系。
所谓基本能力,主要是指秘书人员的智力,包括敏锐
的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的
思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力,也是
其他能力的基础。
秘书人员的专业能力,主要是指语言文字应用能力、
组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。
1.较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任
务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟
文稿。因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精
通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。汉语
词语浩瀚,文体广博,这为文字工作者提供了良好的条件。
但是,写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的
统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容,并不是一
件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践,熟练
掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注
意积累资料,不断提高写作水平。要注意文风的改革,培养
洗炼的文字表达能力。
2.较强的组织能力。现代的秘书人员,既不是那种整
天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才,也不是那种只
会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者,而是具有一定的
组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书人员经常
要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏一些现代的、
科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。对此,秘书人员
一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触
一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问
题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的
观点,统筹安排工作。
3.准确的判断能力。
4.敏捷的应变能力。
5.广泛的社交能力。当前,社会交往已成为社会各阶

层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。
首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中,可
以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智,
智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手
作用。其次,社交是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系
事务,自然是“公事公办”,但社交可以帮助选取捷径,克服
阻力,提高办事效率。
(三)动作技能与智力技能
技能是指人们通过练习而形成的一定的动作方式、动
作系统或智力活动方式,根据技能中“动作”的内外之别,
可以把技能分为动作技能和智力技能。秘书职业技能以此
标准划分,就可以分为两部分,一类是主要借助骨骼、肌肉
和相应的神经过程来实现的动作技能,比如汽车驾驶、录
音录像、摄影、办公设备维修、书写等,动作技能又叫做操
作能力或动手能力;一类是由内部的心理“动作”(心理活
动)构成的一种在头脑中进行的动作方式或智力活动方
式,称之为智力技能,比如口头和书面表达能力、办事能
力、管理能力、应变能力、社交能力等。秘书职业技能的培
养更为主要的是智力技能的形成和发展,这其中内部语言
起着重要的作用。
三、秘书素养的培养
根据秘书人才的职业技能体系和培养特点,应注重培
养学生基本素质、技能以及专业技能、综合素养。在每一个
学习的历史阶段,各有侧重,运用不同的教学方式、实验实
训手段围绕着一个方面重点培养。其中实践技能的训练应
该放在首要地位,尽可能地给学生创造一切有利锻炼其实
践能力的机会和途径。
在培养学生基本素质、技能方面,强调并实施以下方
面的教育教学:①职业道德和法制意识的培养。②认识秘
书职业,巩固专业思想。③提高分析问题、解决问题的思维
能力。④提高理解和掌握市场经济基本理论的能力。⑤提
高学生的管理意识和管理能力。⑥学生文字书写、表达能
力的提高。⑦英语的读、听能力的提高。⑧学生记录、速记
能力的提高。
在培养学生专业技能方面,强调并实施以下方面的教
育教学:①办事、办公、宣传、交流、接待及协调能力。②公
文拟制和处理能力以及文字的综合处理能力。③中、英文
口头表达能力的培养。④现代化办公设施的操作能力。⑤
档案的管理与利用能力。
在培养学生综合素养方面,强调并实施以下方面的教
育教学:①熟悉各项秘书业务和具体工作程序。②能独立
完成起草文件、筹办会议、整理文书档案、接待来信来访、
调查研究和应对各种突发事件的应变能力。③提高学生的
参谋辅助能力和办事能力。④使学生初步掌握驾驶、摄影、
编辑等专业技术。此外,通过毕业实习和撰写毕业论文,集
中培养学生综合运用所学的理论和专业技能,获得从事秘
书工作的实际能力。
为此,在秘书素养培养的课程设置上要突出符合学生
实际与秘书工作实际的基本模块的学习与训练,要有意识
的添加以下模块的教学。一是职业心理教育模块。根据秘
书职业的特点,特别是女性比例增多的实际,开设秘书心
理学、社会心理学、发展心理学、人格心理学、心理健康教
育、秘书职业道德等课程与讲座,提高秘书人员的心理素
质,加强人格培养。二是秘书实务教育模块。针对秘书人员
所从事的工作,加强学生的秘书理论的学习和动手操作能
力的训练。开设秘书学、社交礼仪、办公自动化、公共关系、
企业管理、谈判技术、文书写作、秘书英语、英文函电等课
程。学生通过学习,可以获得丰厚的秘书实务知识和较强
的职业岗位技能。三是文化素质教育模块。较强的心理素
质和过硬的专业知识,必须以扎实的文化素质为基础。要
全方位、多层次开展人文素质教育,让学生广泛涉猎各种
科学知识。并可通过选修课的形式,拓展学生创新思维的
广度和深度。四是法律道德素质教育模块。秘书人员多从
事辅助性管理工作,接触的多是带有决策性的文件或文字
材料及主要会议记录,作为领导的参谋助手,必须有较强
的职业道德素质和较高的法律意识。随着全球经济一体化
格局的形成,要求秘书人员还要了解其他国家的法律规定
及国际礼仪知识。四个模块的课程设置,能够兼顾到基础
理论知识与基本技能,专业知识与知识面,能力与综合素
养的教育与培养。
当然就秘书素养的培养,其功夫还是要花在平时。要
非常重视贯穿在平时的实践教学,采用多样化的教学形
式,采用多样化的实践渠道,去提高学生的综合素养。
1.课堂讨论与辩论。在各门课程的授课过程中,教师
可根据教学内容和进度就一些难点、热点问题或典型案例
引导学生随堂讨论或辩论。使学生多种观点产生碰撞,触
发出思想火花,从而开阔学生视野,学会从多种角度去认
识问题和解决问题的方法,培养学生创新思维能力、反应
能力和表达能力。
2.案例分析。选择一些具有代表性的典型案例引导学
生进行分析,将部分真实的实务引入课堂,使学生把理论
与实践结合起来,加深学生对所学知识的理解和认识,提
高学生的分析问题和实际运用知识的能力。
3.见习与实习。在不同学习阶段,组织学生到校内或
校外具有典型意义的企事业单位办公室和有关业务部门
进行参观、访问。在认识实习阶段(一般安排在第一、二学
期),结合新生入学教育,组织学生到秘书岗位进行参观、
访问、调查,让学生了解本专业所对应的岗位,以及该岗位
的工作内容和对能力、素质的要求,以具体的感知和强烈
的感受激发学生学习的积极性,培养学生学习兴趣和热
情。。
4.专题讲座。邀请一些多年从事相关专业工作,并具
有丰富经验的专业人士到学校做专题报告,现身说法,加
强学生职业道德建设,培养学生的法制观念。
5.社会调查。利用节假日,由系(部)统一安排学生针
对社会对秘书职业的有关需求和要求,以及秘书工作中的
某一问题或热点问题,深入有关单位部门,进行调查研究,
搜集大量资料进行分析,并要求写出调查报告。以此提高
学生认识问题、分析问题和解决问题的能力。
6.情景模拟训练。由教师精心设计模拟场景,引导学
生进入角色,让学生根据自己对所学内容的理解进行即兴
“表演”,然后组织大家评议。其目的是让学生在相对较短的时间内就身临其境般的投入到秘书工作中去,使教学内
容形象直观,加深印象,使学生在实际中思考和锻炼自己,
提高实际操作能力。
7.编辑训练。由教师指导,对学生进行应用文写作、改
错、文字校对等方面的实际训练,提高学生实际写作能力
和文字把关能力。
8.编辑小报。指导每位学生借助计算机编辑制作小报
或以班级为单位出墙报。其内容可根据所学课程内容,用
图表梳理所学章节的知识要点、重点内容,也可通过读后
感来谈自己心得体会,或其他内容。目的是培养学生自学
能力、写作能力、书写能力、编排能力、审美能力、创新能
力。
9.举办中、英文演讲赛。要求学生先写出演讲稿,分小
组进行演讲,然后在班上进行演讲,尽量要求学生做到即
兴演讲。其目的是提高学生中、英文书面表达和口头表达
能力、自学能力,同时锻炼学生的胆量和培养其自信心等。
10.课程教学实习(社会实践)。大体在二年级时,结
合专业基础课和专业课教学内容,安排学生进行社会实
践,有目的、有计划、有重点地组织学生到有关的党政机
关、大中型企业、三资企业和涉外行业等企事业单位从事
专项工作技能锻炼。如遇到校内或挂钩单位召开重大会
议,就要结合课程教学的有关章节,让学生在这些会议上
承担一些公文或其他应用文的起草工作,或为其担任礼
仪、宣传、公务等服务工作,让学生熟悉本专业的有关业
务,积累秘书工作经验。
11.现代化办公实践。组织安排每一位学生亲自动手
操作计算机(特别是各种文字处理、表格处理系统)、复印
机、打印机、传真机、扫描仪等办公设施,提高学生对现代
化办公设施的实际操作能力。
12.毕业顶岗实习。在第六学期(一般安排在毕业
前),安排学生毕业顶岗实习,尽量和毕业论文撰写同步进
行,使学生有充足的时间和精力全身心地投入顶岗锻炼,
要求学生尽可能全面的参与实习单位办公室的日常工作,
用全方位的视角去审视秘书工作的方方面面,在总结、反
思、探索中不断创新,全面锻炼和提高学生的各方面实际
工作能力。最好给每位学生定做“学生在校情况报告”,将
该生在校期间的表现明确告诉实习单位,哪些是实习中需
要锻炼的,哪些是在实习中需要加强的,有目的、有针对性
地把学生的业务指导工作和技能强化工作直接交给实习
单位来完成。这个阶段与撰写毕业论文同步,大约需要12
周时间。
13.毕业论文。毕业论文的选题必须和秘书岗位的实
际结合起来,在实习实训的基础上结合自己的理解选择熟
悉的题目,让毕业论文的撰写和毕业实习融合为一体,避
免盲目性或纸上谈兵。同时,毕业论文的撰写,应与毕业实
习同步进行。运用所学的秘书理论知识去指导实践,同时
结合毕业实习的情况对学习的理论做出反思。
14.考证训练。学生在校期间的学习成绩,特别是对技
能的考核,单靠学校组织的考试是不可能的,学生毕业后
走上工作岗位也得不到认可。必须充分利用现有的国家级
考试,让学生获得相应的证书,通过国家的职业技能鉴定,
运用证书制度来强化学生对技能的训练和培养。学生毕业
除了取得相应的学分,得到毕业证外,还要获得劳动和社
会保障部全国职业技能鉴定秘书资格证。通过以上技能证
书的考核,强化学生对专业技能的训练和培养,也为学生
从事工作打下良好的基础。
四、结语
总而言之,要提高秘书的素养,必须以秘书的职业技
能体系为根本出发点,在教学方法上,突出实验实训实习
这些实践性的教学环节。在组织教学的过程中,结合案例
教学(将部分真实的秘书实务引入课堂)、模拟教学(让学
生投入到活动中去,在活动中思考和锻炼自己)和实验教
学(充分利用各种实验室,针对性地开展形式多样、行之
有效的实践教学活动),将教、学、做有机结合起来,强调学
生的参与性和实践性。当然,为此,要重视实验室建设,包
括秘书业务和技能两大综合性的模块,其中,秘书业务综
合实验室主要包括秘书工作室、会议室、文书处理室、档案
管理室、公关部室等,而秘书技能综合实验室主要包括字
话过关测验室、办公自动化操作室、新闻传播训练室、交通
驾驶实训室等。
当然,欲培养出有良好秘书素养的秘书专门人才,好
的考试考查手段也是必要的。在考核考查上一要注重双语
口头回答,重在考察学生从事文秘工作的“说”功;二要注
重双语撰写论文,秘书写作中的双语现象,将成为入世后
文字工作的一个标志性特点。三要注重实践技能考核,秘
书业务和能力的实践与训练,有很强的技术性、操作性和
应用性考核也必须展示学生自己的能力和素质,使考试从
理论考试上延伸开去,最终起到“以考带学”的良性效果。
参考文献:
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