中文书信标准格式
①称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
②问候语:如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段,不可直接接下文。否则,就会违反构段意义单一的要求,变成多义段了。
③正文。这是信的主体,可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写,行文涉及对方收信人姓名或称呼,为了表示尊重,不论书写到何处,都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法,为现代书信所吸收。
⑤具名和日期。写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系,如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。
如果忘了写某事,则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”,再另起行书写未尽事宜。
电子邮件的格式怎么写
商务电子邮件格式 一、关于主题 1. 一定不要空白标题。
2. 标题要简短,不要让outlook用….才能显示完标题。
3. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留存。
时间可以不用注明,一般邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理。
6. 可适当用使用大写字母字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE一大串。
8. 最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前 忘记检查主题。
二、关于称呼与问候 1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度。
2. 邮件的开头要称呼收件人。
在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
关于格式,称呼是第一行顶格写。
3. Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。
若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文 1. Email正文要简明扼要,行文通顺。
若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须 通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2. 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
2014年执业医师资格考试 医学综合笔试 临床执业医师 口腔执业医师 中医执业医师 尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查 这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息 7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。
可以配合图表加以阐述。
四、附件 1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码 1. 只要必要的时候才使用英文邮件。
2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题。
4. 选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字号用五号或10号字即可。
不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不要用背景信纸,特别对公务邮件。
六、结尾签名 1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多, 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让对方显得疏远。
你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧 1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的, 这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应 该及时的回复收到,说明正在处理。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
2. 进行针对性回复 当答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。
3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次...
中文信封的书写格式
国际邮件书写格式及信封要求1.书写格式(1)寄件人地址姓名应写在信封左上角。
(2)收件人地址姓名应写在信封右下角。
(3)用法文、英文书写时,按姓名、地名、国名逐行顺序填写,地名、国名用大写字母书写。
。
(4)用中文书写时,按国名、地名、姓名逐行顺序填写。
(5)用法文或英文书写以外的文字书写时,寄达国国名和地名应用中文或法文、英文(字母要大写)加注。
寄件人名址如只用中文书写时,必须用法文、英文或寄达国通晓的文字加注我国国名和地名。
(6)寄往日本、韩国以及港、澳地区的特快邮件封面收、寄件人名址可以用中文书写。
2.信封要求(1)不准使用旧信封或废旧纸张和有字纸张制成的信封装寄。
(2)信件应装入标准信封内,并将封口粘固。
(3)如用透明窗信封装寄,透明窗必须是长方形的,其长的一边应和信封长的一边平行。
信件应适当折叠,使其在信封内有所移动时,收件人的姓名地址仍能通过透明窗清晰露出。
(4)透明窗应该用在灯光下不反光的透明纸制成的姓名地址仍能通过透明窗清晰露出。
参考资料:http://www.sd185.com/old185/zhuanyeju/zaozhuang/yzyw1/nation_write.htm例:262500山东省潍坊市..街...号李铭上海市篮卖兜邮购有限公司108-116信箱 收 或某某人 收262500注意,些收信人 收 字时是绝对不加括号的!!不能是某某(收)!!!
电子邮件的格式怎么写
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3. Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两个写。
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注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文 1. Email正文要简明扼要,行文通顺。
若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
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四、附件 1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
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3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码 1. 只要必要的时候才使用英文邮件。
2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题。
4. 选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字号用五号或10号字即可。
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六、结尾签名 1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多, 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。
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七、回复技巧 1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的, 这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
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3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复...
请提供各种英文书信的格式,尽量齐全,谢谢
英文书信不论是商业信、社交信或朋友间的通信,依据习惯,大体都有六部分组成。
即: 信头(heading) 信内地址(inside address) 称呼(salutation) 正文(body) 结尾语(complimentary close) 签名(signature) 1.信头(heading) 英语书信的信头包括发信人的地址和发信的具体日期两部分。
信头放在信纸的右上角,一般分行写出。
要先写发信人地址,再写发信的日期。
写发信地址时依据从小到大的原则,即:先写门牌号码、街道名或路名,再写区(县)及所在市名称,然后是省或州、郡名称,最后再写上国家的名称。
日期的顺序是先写月份再写哪一日然后是年份。
需写邮政编码,邮政编码写在城市名称后边,用逗号隔开。
信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。
另外需要注意的是,通常在写地址时,第一行写门牌号和街名,第二行写地区名,第三行是日期。
一般信头每行末不用标点符号,但每行中间应用的标点不可少,城区名和邮政编码之间,日月和年份之间要用逗号隔开。
信头一般不要写得太高,信头的上面要留些空白。
信头的书写格式有两种:并列式和斜列式。
所谓并列式是指信头各行开头上下排列整齐。
而所谓斜列式是下一行开头较上一行的开头向右移一至两个字母的位置。
如: 并列式: 6P Park Ave. New York; NY 11215, U.S.A. December 1, 1999 斜列式: 6P Park AVe. New york, NY 11215, U.S.A December 1, 1993 2.信内地址(inside address) 信内地址包括收信人的姓名称呼和地址两部分。
社交的私人信件信内地址是省略的。
信内地址的位置位于信头的左下方,它的开始行低于信头的结尾行,位于信纸中央的左边。
信内地址先写收信人的头衔和姓名,再写地址,地址排列次序同信头一样。
信内地址的书写格式也有两种:并列式和斜列式。
一般来讲,信头和信内地址所用的格式总是保持一致的。
标点符号的使用也与信头一样。
关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称呼一般有以下几种情况: 无职称的男子用Mr.(加姓) 已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓) 未婚的女子用Miss 婚姻状况不明的女子用MS. 博士或医生用Dr.(Doctor) 有教授职称的用Prof.(Professor) 总经理、校长、会长、总统用Pres.(President) 3.称呼(salutation) 称呼是对收信人的尊称语,自成一行,与信内地址上下排齐。
在美国用“My Dear”比用“D ear”还要客气,而英国的用法恰巧相反。
对于一个陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。
另外需要注意的是称呼后面用逗号。
4.正文(body) 正文是书信的核心部分。
正文的写作必须注意以下几点: (1)正文从低于称呼一至二行处写起,每段第一行向内缩进约五个字母,转行顶格。
正文 也采用并列式的写法,即每行都顶格,但段与段之间中间要空出两三行表示分段。
(2)对于非正式的书信,除客气外,没有什么一定的规则。
但究竟怎样的措辞,也应事先 想好。
(3)对于非常正式的书信,要知道开头句是很重要的。
另外,信的内容中的每个段落 ,只能有一个中心思想,这样看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。
为了表达的清楚,还要尽可能地用短句,少用长句、难句。
段落也宜短不宜长,尤其开头和结尾两段更应简短。
(4)潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观,书写一定要整齐规范。
拼写也不能出现错误。
对拿不准的词一定要求助于字典。
(5)凡正式的书信,我们应将该信的全部内容写在一张信纸上。
若一张不够,可用同样质 地大小的信纸继续书写,但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上,或平均分为两页也好。
信要写得美观大方。
(6)正式的书信,词语要庄重,决不可用俗语和省笔字。
5.结尾语(complimentary close) 结尾语就是结尾的客套语。
一般写于正文下空一两行后,从信纸中央处起笔写,第一个字母大写,末尾用逗号。
结尾语措辞的变化依据情况而定,通常有以下几种: (1)写给单位、团体或不相识的人的信用: Yours (very) truly,(Very) Truly yours Yours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours, (2) 写给尊长上级的信可用: Yours (very )respectfully, Yours (very )obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, 也可以将Yours 放在后面。
(3)写给熟人或朋友的信可用: Yours,Yours ever,Yours fraternally, Yours cordially,Yours devotedly, 也可以将Yours 放在后面。
(4)给亲戚或密友的信可用: Yours,Yours ever,Yours affectionately, Yours devoted friend, Lovingly yours, Yours loving son (father,mother,nephew……), 以上各种情况 yours 无论放在前面或是放在后面都行,但不可缩写或省去。
6.签名(signature) 签名是在结尾客套语的下面,稍偏于右,这样末一个字可以接近空白而和上面的正文一样齐。
签名当用蓝钢笔或圆珠笔,不能用打字机打。
签名上面可以用打字机打出所在公司单位名称,下面也可打出职位。
写信人为女性,则可在署名前用括号注明Mrs.或Miss。
签名的格式不能常变换。
如一封签G·Smith,另一封签George Smith,第三封用G·B·Smit h。
男子签字前不可用Mr.、Prof.或Dr.字样。
(二)英文书信信封的写法...
英文写信的格式
英文书信分为两大类:公务信件和私人信件。
1.公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信,可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信,或询问、答复、反映意见(如投诉信)等的信件。
2.私人信件是指亲戚朋友之间的通信。
这两类书信写作时有着不同的格式。
一般说来,私人信件不拘形式,信文多用手写,也可打印;公务信件要求比较严格,必须遵循一定的格式,信文一定要打印。
不过以下几点对英文书写的要求通用。
第一节 英文书信的结构英文书信一般由以下六部分组成:信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名,有时还包含附言、附件等,不过不太常用。
1、信头(Heading)信头是指发信人的地址和日期,通常写在第一页的右上角。
行首可以齐头写,也可以逐行缩进写。
地址的书写顺序由小到大:门牌号、街道、城市、省(州)、邮编、国名,最后写发信日期。
私人信件一般只写寄信日期即可。
2、信内地址(Inside Address)信内地址要写收信人的姓名和地址。
在公务信件中要写明这一项,在私人信件中,这一项常常省略。
该项写在写信日期下一行的左上角,格式与寄信人地址一样。
Liu Dawei68# Wangfujing Street,Beijing 100710China(你的地址)Jan. 8, 2010(日期)Mr. SmithUniversal Importers Ltd.345 Treaty StreetLondonEngland(对方地址)Dear Mr. Smith,-----------------------------------------------------------------------------------------October 2, 2010Dear dad and mum,3、称呼(Salutation)称呼是对收信人的称谓,应与左边线对齐,写在收信人姓名、地址下面1-2行处。
在称呼后,英国人常用逗号,美国人则常用冒号。
在私人信件中可直呼收信人的名字,但公务信件中一定要写收信人的姓。
大部分信件在称呼前加“Dear”。
如:信函中使用的礼节性称呼很多。
一般说来,给男士写信用“Mr.”(先生),给女士写信用“Miss”(小姐)、“ Mrs.”(夫人)或“ Ms.”(女士)。
近年来,越来越多的人喜欢用“Ms.”来笼统地称呼女性,这样可以避免判断不清对方婚否等敏感话题所带来的尴尬。
当然,也可以根据收信人的身份,用学位、头衔等常用词后缀收信人的姓,例如:Dr.(Doctor,博士)Zhang,Prof.(Professor,教授)Zhou, Pres.(President,经理、会长、校长)Liu,等等。
如果对收信人的性别、姓名、职务或其他资料掌握不多的话,用一句“Dear sir or madam”最合适。
如果收信人不是具体的某个人而是机关或者单位,则只写负责人的职位和公司或者机构的名称,如:The Manager, CP Group或The President,Jinghui Company等。
4、正文(Body of Letter)正文是书信的主体。
与中文信件不同的是,英文书信的正文的开头不是先写一些问候语,再阐明写信的目的,而是直接说明写信人的身份及写信的目的,然后提出写信人的情况、想法或要求,并加以必要的解释或说明。
英文书信陈述目的时,应该直截了当,意思明确,层次清楚,言简意赅。
5、结尾语(Complimentary Close)书信结尾客套语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。
最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards,典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。
Sincerely / Yours sincerely / Yours truthful / Yours faithfully /Yours truly / YoursYours sincerely,SarahYours faithfully,Tony6、签名(Signature)写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。
除非是给很熟悉的人写信,签名一般须写出全名。
签名常常较潦草,不易辨认,因此在签名的正下方须打印出全名。
7、附言(Postscript)一封信写完了,突然又想起遗漏的事情,这时用P.S.表示,再写上遗漏的话即可,要长话短说。
通常在信末签名下面几行的左方,应于正文齐头。
注意:在正式的信函中,应避免使用附言。
8、附件(Enclosure)信件如果有附件,可在信纸的左下角,注上Encl:或Enc:,例如:Encl:2 photos(内附两张照片)。
如果福建附件不止一项,应写成Encl:或Encs。
我们有时可看到在称呼与正文之间有Re:或Subject:(事由)字样。
一般在信纸的中间,也可与“称呼”对齐。
还应在底下加横线,以引起读信人的注意,使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。
事由一般在公务信函中使用,也可以省略。
September 1, 2010Dear Sir or Madam:I'm writing to complain about a typewriter I bought seven months ago.In February of 2001 I bought a Jones Typewriter, Portable Special Model, at ABC Store, I had used it only a few days when the space bar broke.I took it to a local shop, they told me it was factory defect and suggest I take it back to ABC. ABC accepted the machine and sent the part in. I waited three months, and since your company did not send a replacement, they let me have the space bar from another typewriter.Now, six months later, it has broken again. I took it back to ABC. They are no longer carrying your typewriter, but they assured me that the guarante...
英文商务书信的基本格式
From: X X XTo: X X XDate: X X XSubject(主题): Dear Ms. Cunningham:You and your company have been recommended to us by Charles Lewis of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your company provides high quality goods and services at a reasonable cost, and I am writing to inquire about establishing business cooperation between you and my company, China Merchandise Company.China Merchandise Company is one of the largest international exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world, especially in the United States. Chinese ornamental merchandise represents one of our most popular products. As such, we would appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our review. We believe that establishing business cooperation with Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for your company and ours.I look forward to receiving your catalog and doing business with you in the future.Sincerely yours,Mai YangManager常用表达方式说明如何了解对方,请求提供产品信息:We recently learned about your company through our market research, and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise available from your store.介绍自己的实力:We are a Chinese export company with clients around the world.请求实质性磋商:I will contact you within a week to schedule an appointment.这个只是个例子如果你需要对方快速回信你可以在信的末尾写上I'm looking forward to hearing from you需要注意的是总体格式一般都是靠左顶格写,如上,无需和中文书信一样空两格,这是目前最流行的格式
英文书信格式
各类英文信函格式 英语信件的种类比较多,有一般信件,邀请信,推荐信等。
但几乎所有信件的格式都大同小异。
书写英语信件要注意下面几点: 1.书信结构 英语书信结构一般有以下几个部分组成: 1)信封(envelope) 英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。
只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。
发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。
国家名称的每一个字母都要大写。
如下: 2)信头 (heading) 公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。
在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码。
3)封内日期(Date Line) 封内日期是写信或打字时的日期。
封内日期写在信头或作者地址的下两行。
4)封内地址(Inside Address) 封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。
封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。
以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下: 【注】如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略。
5)称呼(Salutation) 称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。
称呼后可以写冒号或逗号。
在商业信函或其他正式书信中,用冒号。
在非正式书信中,称呼后用逗号。
(注意:尽量避免使用“To Whom It May Concern” 或“Dear Sir or Madam”,因为这种称呼已经过时,并且不很友好。
改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样的称呼。
在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。
同样,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中。
) 6)头衔(Titles) 除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔。
7)提示句(选择性)Attention Line(optional) 提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。
另外,在指明的收信人不在时,它也允许组织中其他人查看信的内容。
提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。
8)主题句(选择性)Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容。
通常写在封内地址和称呼之间。
如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。
为了收到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写主题句。
9)正文(Body of the Letter) 正文的格式多种多样。
商业信函最好使用齐头式。
而私人信件通常不用齐头式。
在齐头式书信中,全部内容包括日期和信尾问候语,都从左侧顶格开始。
段落开头不空格,各段之间空两行。
修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。
使用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适。
与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写。
其余部分从左边开始。
10)写信人签名(Writer's Identification/ Signature) 写信人的签名、名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。
应亲笔签上写信人自己的姓名。
如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。
11)附注(Notions) 附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。
附注写在左侧。
12)信尾问候语(Complimentary Closing) 信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文两三行以下。
第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾。
13)附言(Postscript PS or P.S.) 附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。
通常在附注下两三行的地方,从左侧顶格写起。
在促销和私人信件中,附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。
除以上几个部分外,有时一些英语书信还包括:(1)附件 (Enclosure),以Enc. 表示,如“附有。
证明”应写为Enc…Certificate;(2)再启 (Postscript),以P.S. 表示;(3)抄送件(Carbon Copy to…),以c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员。
这些都是次要的补充部分。
P.S. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。
Enc.和c.c. 大都用在商贸信函中。
2.书写款式 英语书信的款式一般有两种:齐头式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)。
齐头式常常在商贸、官方以及一...
设定outlook邮件格式
1.在职场交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息最快最直接的提供给需要的人。
邮件基本格式如下图:2.关于主题:1)一定不要空白标题。
2)标题要简短,不要让outlook/ Foxmail无限拉长才能显示完标题。
3)标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
4)一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。
3.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
?回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。
?邮件内容变化时(与标题渐行渐远),应另起邮件讨论。
关于称呼与问候:邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼,但要把性别先搞清楚。
英文邮件,称呼英文名即可。
Dear/Hi Elwin,4.关于邮件正文:?合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的细致。
表情符号只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在 :),其他场景慎用。
5.Email正文要简明扼要,行文通顺。
?Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
?正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。
6.注意Email的论述语气。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。
7.Email正文用序号列表,条理清晰明确。
?如果事情复杂,最好用1/2/3的目录列出段落进行清晰明确的说明。
保持每个段落简短不冗长,切忌长篇大论。
?一次邮件交待完整信息。
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人觉得不够专业不够严谨且比较浮躁8.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查。
?这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
如果有英文,最好把拼写检查功能打开; 如果是中文,注意同音别字。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
?合理提示重要信息。
?不要过多使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。
加大加粗加红9.关于邮件附件?如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
?附件数目不宜过多,数目较多时应打包压缩成一个文件。
?如果附件过大,应分割成几个小文件分别发送。
10.关于语言选择和汉字编码:?只在必要的时候才使用英文邮件。
?尊重对方的习惯,不主动发起英文/中文邮件。
?如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要用英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要用中文回复。
?如果发件人的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题,会影响邮件所涉及问题的解决。
?专业词汇,可以不翻译,保留原味。
11.选择便于阅度的字号和字体。
不要像下面的图一样,一团模糊。
12.关于结尾签名:?签名信息不宜过多。
?电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多。
只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。
?引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。
?不要只用一个签名档。
?对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
可以在OUTLOOK/Foxmail中设置多个签名档,灵活调用。
?签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
英语写信得格式还有开头结尾怎么写?
英文书信不论是商业信、社交信或朋友间的通信,依据习惯,大体都有六部分组成。
即: 信头(heading) 信内地址(inside address) 称呼(salutation) 正文(body) 结尾语(complimentary close) 签名(signature) 1.信头(heading) 英语书信的信头包括发信人的地址和发信的具体日期两部分。
信头放在信纸的右上角,一般分行写出。
要先写发信人地址,再写发信的日期。
写发信地址时依据从小到大的原则,即:先写门牌号码、街道名或路名,再写区(县)及所在市名称,然后是省或州、郡名称,最后再写上国家的名称。
日期的顺序是先写月份再写哪一日然后是年份。
需写邮政编码,邮政编码写在城市名称后边,用逗号隔开。
信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。
另外需要注意的是,通常在写地址时,第一行写门牌号和街名,第二行写地区名,第三行是日期。
一般信头每行末不用标点符号,但每行中间应用的标点不可少,城区名和邮政编码之间,日月和年份之间要用逗号隔开。
信头一般不要写得太高,信头的上面要留些空白。
信头的书写格式有两种:并列式和斜列式。
所谓并列式是指信头各行开头上下排列整齐。
而所谓斜列式是下一行开头较上一行的开头向右移一至两个字母的位置。
如: 并列式: 6P Park Ave. New York; NY 11215, U.S.A. December 1, 1999 斜列式: 6P Park AVe. New york, NY 11215, U.S.A December 1, 1993 2.信内地址(inside address) 信内地址包括收信人的姓名称呼和地址两部分。
社交的私人信件信内地址是省略的。
信内地址的位置位于信头的左下方,它的开始行低于信头的结尾行,位于信纸中央的左边。
信内地址先写收信人的头衔和姓名,再写地址,地址排列次序同信头一样。
信内地址的书写格式也有两种:并列式和斜列式。
一般来讲,信头和信内地址所用的格式总是保持一致的。
标点符号的使用也与信头一样。
关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称呼一般有以下几种情况: 无职称的男子用Mr.(加姓) 已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓) 未婚的女子用Miss 婚姻状况不明的女子用MS. 博士或医生用Dr.(Doctor) 有教授职称的用Prof.(Professor) 总经理、校长、会长、总统用Pres.(President) 3.称呼(salutation) 称呼是对收信人的尊称语,自成一行,与信内地址上下排齐。
在美国用“My Dear”比用“D ear”还要客气,而英国的用法恰巧相反。
对于一个陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。
另外需要注意的是称呼后面用逗号。
4.正文(body) 正文是书信的核心部分。
正文的写作必须注意以下几点: (1)正文从低于称呼一至二行处写起,每段第一行向内缩进约五个字母,转行顶格。
正文 也采用并列式的写法,即每行都顶格,但段与段之间中间要空出两三行表示分段。
(2)对于非正式的书信,除客气外,没有什么一定的规则。
但究竟怎样的措辞,也应事先 想好。
(3)对于非常正式的书信,要知道开头句是很重要的。
另外,信的内容中的每个段落 ,只能有一个中心思想,这样看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。
为了表达的清楚,还要尽可能地用短句,少用长句、难句。
段落也宜短不宜长,尤其开头和结尾两段更应简短。
(4)潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观,书写一定要整齐规范。
拼写也不能出现错误。
对拿不准的词一定要求助于字典。
(5)凡正式的书信,我们应将该信的全部内容写在一张信纸上。
若一张不够,可用同样质 地大小的信纸继续书写,但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上,或平均分为两页也好。
信要写得美观大方。
(6)正式的书信,词语要庄重,决不可用俗语和省笔字。
5.结尾语(complimentary close) 结尾语就是结尾的客套语。
一般写于正文下空一两行后,从信纸中央处起笔写,第一个字母大写,末尾用逗号。
结尾语措辞的变化依据情况而定,通常有以下几种: (1)写给单位、团体或不相识的人的信用: Yours (very) truly,(Very) Truly yours Yours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours, (2) 写给尊长上级的信可用: Yours (very )respectfully, Yours (very )obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, 也可以将Yours 放在后面。
(3)写给熟人或朋友的信可用: Yours,Yours ever,Yours fraternally, Yours cordially,Yours devotedly, 也可以将Yours 放在后面。
(4)给亲戚或密友的信可用: Yours,Yours ever,Yours affectionately, Yours devoted friend, Lovingly yours, Yours loving son (father,mother,nephew……), 以上各种情况 yours 无论放在前面或是放在后面都行,但不可缩写或省去。
6.签名(signature) 签名是在结尾客套语的下面,稍偏于右,这样末一个字可以接近空白而和上面的正文一样齐。
签名当用蓝钢笔或圆珠笔,不能用打字机打。
签名上面可以用打字机打出所在公司单位名称,下面也可打出职位。
写信人为女性,则可在署名前用括号注明Mrs.或Miss。
签名的格式不能常变换。
如一封签G·Smith,另一封签George Smith,第三封用G·B·Smit h。
男子签字前不可用Mr.、Prof.或Dr.字样。
(二)英文书信信封的写法(superscription) 英文书信信封的写法同中文也不一样。
具体来讲...
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