秘书的工作职责及分工
秘书人员的职业定义是:从事办公室程序性工作,协助领导处理政务以及日常事物,并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。
一、 商务沟通
(一)接待工作
1. 全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备。
2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法,制订最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。
4. 了解来宾宴请工资的安排程序,做好宴请准备,热情周到的款待来宾。
5. 送别来宾的时候,应该为来宾预定返程票,安排好返程交通工具。
(二) 沟通与协作工作
1. 运用各种沟通方法和技巧,协调领导之间的关系,与领导、同事和客人有效沟通。
2. 组织和引导团队有效沟通,提高团队的工作效率。
3. 及时解决沟通的冲突,排除沟通中的障碍。
(三)商务谈判
1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈判信息,并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。
2. 布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛。
3. 做好上午谈判的辅助性工作,协助主谈判人员处理谈判中的问题。
二 会务管理
(一) 会议筹备
1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准
2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。
3. 掌握选择会议场所的程序,选择并预定合适的会议场所。
4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式,精心布置会议现场。
5. 及时通知与会人员,准备会议文件和制作会议证件。
6. 安排电话会议和视频会议,减少会议开支。
(二) 会议沟通与协调
1. 掌握多种会议签到的方法,做好会议签到和会议服务工作
2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法,促成会议决议的尽快形成。
3. 做好会议保卫、保密工作。
4. 组织会议新闻报道,使会议达到理想的传播效果。
5. 及时处理会议突发性事件,确保会议的顺利进行
(三)会议善后
1. 做好与会人员的返程安排
2. 检查清理会场和整理会议文件。
3. 传达会议决议,撰写会议总结和结算会议经费。
4. 评估会议效果
三 商务活动管理
(一) 商务活动
1. 安排会见、会谈
2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动
2. 掌握组织信息发布会的程序,成功举办信息发布会。
4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。
(二)商务旅行
1. 协助领导制订周密的出行计划,为其准备旅行时携带的物品
2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。
3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。
四 办公室的管理
(一)办公环境管理
1. 合理设置办公室的布局
2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。
3. 维护责任区整洁的工作环境
4. 应对办公中出现的紧急情况,做好办公室的安全管理
(二)办公资源管理
1. 采购、调配和利用各类办公资源
2 做好办公资源库存的监督管理工作
3 参与政府采购管理和招标工作
(三)办公效率管理
1. 制订科学的办公室工作计划,并合理的安排办公室工作任务。
2. 科学的为领导和自己编写工作日志,提高工作效率,进而推进各项目标的顺利完成。
五、 信息与档案管理
(一)信息管理
1. 运用各种信息搜集的渠道和方法,及时充分的手机领导所需要的各种信息。
2. 掌握各种信息整理和加工的方法,对所搜集到的原始信息进行处理。
3. 运用各种方式,把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用,做好信息的传递和利用工作。
4. 熟悉信息储存程序,做好已用信息的保存工作
5. 熟悉 执行反馈信息的5个步骤,组成反馈与再反馈链条,实现反馈信息的良性循环。
6. 掌握信息开发的途径与方法,对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。
(二)档案管理
1. 掌握档案收集的途径和方法,接收与征集应立卷归档的文件材料
2. 熟悉档案整理的程序,对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目,使之系统化。
3. 了解影响档案价值的因素,掌握各种档案保持价值的鉴定方法,对档案进行科学的鉴定。
4. 掌握各种档案的保管措施,维护档案的完整与安全
5. 掌握常用档案检索工具的编制方法,编制多种类型的档案检索工具
6. 运用各种档案的利用方式和途径,向档案使用者的提供各种服务。
六.日常办公事务处理
(一)文书处理
1. 熟悉处理手法文书的程序,做好收发文书的处理工作
2. 科学做好文书的清退和传递工作
3. 掌握文书立卷的步骤,提高文书立卷的质量,进而提高档案的质量
4. 掌握文书归档知道和文书归档步骤,做好文书归档工作
5. 掌握文书销毁的范围,掌握文书销毁的程序和方法,对已无保存价值的文书进行焚毁。
6. 掌握各种专用文书的管理步骤和方法,有效的管理各种专用文书
(二)其他事务
1. 运用印章的使用和报告方法,加强对印章的管理。
2. 掌握接打电话的步骤和方法,妥善处理好电话事务。
3. 掌握零用的管理方法和报销手续
4 了解值班工作的内容,加强值班工作的标准化管理。
七.常用事务文书写作
(一)行政事务文书写作
掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。
(二)公关礼仪文书写作
掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。
(三)涉外经济类文书写作
掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求
八 商务礼仪
(一)个人礼仪
掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求
(二)日常交际礼仪
掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。
(三)涉外商务礼仪
掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。
简历工作描述范文 简历自我描述范文 行政秘书工作计划
每年对于我们新的毕业生求职简历都会很重要,现在社会要的都是工作经验工作能力对于刚毕业的我们当然在求职中处于弱势,同样是毕业生你的简历当然要写的比别人新颖有个性,不一定非要很花哨,简单就好,现在没有说有绝对的专用于某个专业的简历你只要从网上下载些表格式简历就行了,越简明越好,写简历关键点在于你要把你个人的能力特长性格,比如交际能力,处理事物能力,只要是对于你所从事的工作有帮助的就要写上去这些你越详细越好。
做文职工作,怎么写一份出色的简历呢?
文职工作属于企业的行政部、后勤类工作,常见的职位有:经理助理、秘书、办公文员、行政助理等岗位,这类工作需要具备一定办公经验,会使用办公软件和一定的财务经验,所以在简历中要重点突出上述的能力或者工作经验。
另外,前台文员的基本素质要求:有责任心,能吃苦耐劳,任劳任怨
想应聘行政助理这个职位,简历上应该写获得过什么奖项才好呢,
1. 奖项并不重要,重要的是你的一些相关经历或所具有的能力水平;2. 是否能够熟练运用办公软件;是否具备细心、具有较强亲和力;能负责一些日常管理;等等与后勤总务工作相关的共走经验;3. 在这些方面寻找自己的优势或与之相适应的技能、锻炼才是最重要的;精美word版简历模板参考:http://wenku.baidu.com/view/cc6f3868763231126fdb1104.html更多经典简历模板可点击我的头像进入我的文库主页;
个人简历示例
如何写简历?求职简历八成以上不合格“他们把求职简历写错了,不要小看了求职简历,往往因此而丧失了一次机会。
”记者日前在国际展览中心的人才招聘会采访时,一家公司主管招聘的工作人员告诉记者。
求职简历也有对错?有!一家公司主管招聘的李先生说,收到的简历,80%以上不合格,主要问题集中在格式上,比如教育经历,喜欢从中学写起;工作经历,习惯从刚参加工作写起,这都属于简历的硬伤。
简历普遍都太长。
有的甚至十几页,其实简历内容过多反而会淹没一些有价值的闪光点。
而且,每到招聘的时候,一个企业,尤其是大企业会收到很多份简历,工作人员不可能每个都仔细研读,1份简历一般只用1分钟就看完了,再长的简历也超不过3分钟。
所以,简历尽量要短,简历过长的一个重要原因是有的人把中学经历都写了上去,李先生认为,教育经历应该从大学开始写起,学历从最高开始写,比如先写博士,后写硕士,再就是本科。
工作经历应先从现在所从事的工作写起,招聘人员最关心的是你所受的最高教育和最近的工作,这样写简历才会提高应聘的命中率。
很多学生的求职简历都附了厚厚一摞成绩单、荣誉证书的复印件,一些公司的人力资源部门一致认为,只需要在简历上列出所获得的比较重要的荣誉。
如果企业对此感兴趣,会要求求职者在面试时把这些带去。
几位人力资源部经理一再告诫大家,求职简历一定要按照实际情况填写......建议您参考下边网站http://www.people.com.cn/GB/shenghuo/78/113/20020516/730060.html祝你应聘成功!
写简历,自我介绍
公务员简历自我介绍:1 、阳光开朗 积极向上 做事认真负责。
2、学习能力,沟通能力,组织能力良好。
3、以谨慎的工作作风,认真积极的工作态度,细心完成本职工作。
本人工作踏实,刻苦耐劳,如有幸被录用我将会竭尽全力为贵单位创造效益,以尽情体现自身能力和价值。
文员简历自我介绍:1、本人性格开朗、稳重、有活力,待人热情、真诚;工作认真负责,积极主动,能吃苦耐劳,用于承受压力,勇于创新;有很强的组织能力和团队协作精神,具有较强的适应能力;纪律性强,工作积极配合;意志坚强,具有较强的无私奉献精神。
2、对待工作认真负责,善于沟通、协调有较强的组织能力与团队精神;活泼开朗、乐观上进、有爱心并善于施教并行;上进心强、勤于学习能不断提高自身的能力与综合素质。
3、工作期间,曾多次获得“每月之星”,深得领导的信任和关注。
前台助理简历自我介绍:本人性格开朗,为人细心,做事一丝不苟,能吃苦耐劳,工作脚踏实地,有较强的责任心,具有团队合作精神,又具有较强的独立工作能力,思维活跃,能独挡一面。
同时本人有较强的沟通能力及管理能力,希望能尽快收到面试通知,面对面与您详细交谈,凭借多年的丰富阅历与实战经验,我敢保证,我将给您提交一份满意的答卷。
人事助理简历自我介绍:本人诚信开朗,热情真诚,团队意识强,时间观念强,易于接受新事物,乐于与人沟通,较强的适应能力和协调能力,能恪守以大局为重的原则。
在校园生活期间,曾担任校园广播站站长,让我的组织协调能力、管理能力、应变能力、团队合作精神大大提升,使我具备良好的心理素质。
进入社会工作之后,已慢慢学会耐心、用良好的感知为客户解答问题,已磨练出较强的忍耐力和意志力。
行政助理简历自我介绍:本人性格开朗,爱好广泛,在学习期间积极参加各种活动,多次组织一些校园活动。
积极向上且对待工作认证负责,有上进心,勤于学习能不断进步,喜欢向高难度挑战,提升自身的能力与综合素质。
我是一个很有时间观念的人,能积极认真做好每件事,不怕辛苦不怕累,更不怕挫折,待人真诚,善于沟通、协调,有较强的组织能力与团队精神。
希望贵公司能给我一个学习和锻炼的平台,我会好好把握物流助理简历自我介绍:物流管理专业,拥有高级物流员资格证。
为人乐观开朗,积极向上,勤奋努力,有团队合作精神,有责任心有耐心够细心。
作为初学者,我具备出色的学习能力并且乐于学习、敢于创新,不断追求卓越;作为参与者,我具备诚实可信的品格、富有团队合作精神。
希望通过工作自己可以得到一定的锻炼,丰富自身。
会计简历自我介绍:热情随和,活波开朗,具有进取精神和团队精神,有较强的动手能力。
良好协调沟通能力,适应力强,反应快、积极、灵活,爱创新!提高自己,适应工作的需要。
所以我希望找一份与自身知识结构相关的工作,具有一定的社会交往能力,具有优秀的组织和协调能力。
在学习中,我注重理论与实践的结合,己具备了相当的实践操作能力。
熟练操作计算机办公软件。
很强的事业心和责任感使我能够面对任何困难和挑战。
业务员简历自我介绍:自学能力强,善于思考,吃苦耐劳,有良好的沟通能力,善于与他人相处,富有团队合作精神,热爱运动。
但人非完人,自己在某些方面还是有一定的不足,比如知识,社会经验等;不过我相信这些都是可以通过自己努力的学习来提高的,我也正朝着这个方向努力!能吃苦耐劳,愿从基层做起;以集体利益为第一原则,遵守公司的规章制度。
请高手帮我翻译个一下简历是关于行政助理工作职责和工作经验的,...
本人概况姓名:XXX 性别:女民族:汉 政治面目:团员学历(学位):本科 专业:工商管理联系电话:12345678 手机:139000234联系地址:北京市东城区XX大街10号 邮编:100007Email Address: 12345678@sohu.com 呼机:66881122-1234教育背景毕业院校:北京联合大学 1992.9--1996.7 工商管理专业 本科另:其他培训情况*优秀的英语听说读写能力,并有一定法语基础*熟练操作windows平台上的各类应用软件(如Word97、Excel97、PowerpointAccess等)工作经历*1999.9---至今 法国XX公司动物营养部市场助理拟订市场调查方案,提供市场预测,完成调查报告/拟订广告计划,编辑广告文字与图片并实施/组织展览、促销会议/与政府部门沟通和联络,疏通关节/其他行政事务*1997.10---1999.7 瑞士大昌洋行行政助理汇总销售数据,完成销售报表/协调公司与北方各区分销商关系/与政府主管部门疏通关节,解决问题/库房管理*1996.7---1997.9 华威食品公司行政助理协调进口食品的销售及其服务部门的协同运作/与政府部门沟通联络,疏通关节/负责进口食品的报关和检疫工作/开展新产品的市场调查/其他行政事务个人简介我先后在国内外企业从事多年行政助理工作,积累了丰富的工作经验,对于行政工作有深刻的理解。
我本人工作踏实,认真,具备市场分析能力及销售经验,并且极富工作和团队精神,我性格开朗,乐于与人沟通,因此结交了许多朋友,具有良好的适应性和熟练的沟通技巧,能够协助主管人员出色地完成各项工作。
请给我一次机会,我必将还您以夺目的光彩。
本人性格开朗、谦虚、自律、自信(根据本人情况)。
另:最重要的是能力,相信贵公司会觉得我是此职位的合适人选!期盼与您的面谈!http://www.51qqfo.com/info/1_1.html
面试行政文秘需要注意什么?
这些都是外企面试常提的问题,看起来很平淡的几句问话,但仔细琢磨起来可并不好回答。
1.请介绍一下你自己。
这是外企常问的问题。
一般人回答这个问题过于平常,只说姓名、年龄、爱好、工作经验,这些在简历上都有,其实,外企最希望知道的是求职者能否胜任工作,包括:最强的技能、最深入研究的知识领域、个性中最积极的部分、做过的最成功的事,主要的成就等,这些都可以和学习无关,也可以和学习有关,但要突出积极的个性和做事的能力,说得合情合理外企才会相信。
外企很重视一个人的礼貌,求职者要尊重考官,在回答每个问题之后都说一句“谢谢”。
外企喜欢有礼貌的求职者。
2.在学校你最不喜欢的课程是什么?为什么? 这个问题外企不希望求职者直接回答“数学”、“体育”之类的具体课程,如果直接回答还说明了理由,不仅代表求职者对这个学科不感兴趣,可能还代表将来也会对要完成的某些工作没有兴趣。
这个问题外企招聘者最想从求职者口里听到:我可能对个别科目不是特别感兴趣,但是正因为这样,我会花更多的时间去学习这门课程,通过学习对原本不感兴趣的科目也开始有了兴趣,对于本来就有兴趣的科目我自然学习得更认真,所以各门课的成绩较为平衡。
通过这样的问题,外企可以找到对任何事情都很感兴趣的求职者。
3.说说你最大的优缺点? 这个问题外企问的概率很大,通常不希望听到直接回答的缺点是什么等,如果求职者说自己小心眼、爱忌妒人、非常懒、脾气大、工作效率低,外企肯定不会录用你。
烽火猎聘资深HR经理人解释:外企喜欢求职者从自己的优点说起,中间加一些小缺点,最后再把问题转回到优点上,突出优点的部分。
外企喜欢聪明的求职者。
4.你认为你在学校属于好学生吗? 外企的招聘者很精明,问这个问题可以试探出很多问题:如果求职者学习成绩好,就会说:“是的,我的成绩很好,所有的成绩都很优异。
当然,判断一个学生是不是好学生有很多标准,在学校期间我认为成绩是重要的,其他方面包括思想道德、实践经验、团队精神、沟通能力也都是很重要的,我在这些方面也做得很好,应该说我是一个全面发展的学生。
”如果求职者成绩不尽理想,便会说:“我认为是不是一个好学生的标准是多元化的,我的学习成绩还可以,在其他方面我的表现也很突出,比如我去很多地方实习过,我很喜欢在快节奏和压力下工作,我在学生会组织过**活动,锻炼了我的团队合作精神和组织能力。
”有经验的招聘者一听就会明白,外企喜欢诚实的求职者。
5.说说你的家庭。
外企面试时询问家庭问题不是非要知道求职者家庭的情况,探究隐私,外企不喜欢探究个人隐私,而是要了解家庭背景对求职者的塑造和影响。
外企希望听到的重点也在于家庭对求职者的积极影响。
外企最喜欢听到的是:我很爱我的家庭!我的家庭一向很和睦,虽然我的父亲和母亲都是普通人,但是从小,我就看到我父亲起早贪黑,每天工作特别勤劳,他的行动无形中培养了我认真负责的态度和勤劳的精神。
我母亲为人善良,对人热情,特别乐于助人,所以在单位人缘很好,她的一言一行也一直在教导我做人的道理。
外企相信,和睦的家庭关系对一个人的成长有潜移默化的影响。
6.说说你对行业、技术发展趋势的看法? 外企对这个问题很感兴趣,只有有备而来的求职者能够过关。
求职者可以直接在网上查找对你所申请的行业部门的信息,只有深入了解才能产生独特的见解。
外企认为最聪明的求职者是对所面试的公司预先了解很多,包括公司各个部门,发展情况,在面试回答问题的时候可以提到所了解的情况,外企欢迎进入企业的人是“知己”,而不是“盲人”。
7.就你申请的这个职位,你认为你还欠缺什么? 外企喜欢问求职者弱点,但精明的求职者一般不直接回答。
他们希望看到这样的求职者:继续重复自己的优势,然后说:“对于这个职位和我的能力来说,我相信自己是可以胜任的,只是缺乏经验,这个问题我想我可以进入公司以后以最短的时间来解决,我的学习能力很强,我相信可以很快融入公司的企业文化,进入工作状态。
”外企喜欢能够巧妙地躲过难题的求职者。
8.你期望的工资是多少? 外企的工资水平是很灵活的,何种能力拿何种工资。
外企喜欢直率的人,但这个问题却不能正面回答,外企希望听到:“以我的能力和我的优势,我完全可以胜任这个职位,我相信我可以做得很好。
但是贵公司对这个职位的描述不是很具体,我想还可以延后再讨论”。
外企欢迎求职者给其定薪的自由度,而不是咬准一个价码。
9.你能给公司带来什么? 外企很想知道未来的员工能为企业做什么,求职者应再次重复自己的优势,然后说:“就我的能力,我可以做一个优秀的员工在组织中发挥能力,给组织带来高效率和更多的收益”。
外企喜欢求职者就申请的职位表明自己的能力,比如申请营销之类的职位,可以说:“我可以开发大量的新客户,同时,对老客户做更全面周到的服务,开发老客户的新需求和消费。
”等等。
10.你还有什么问题吗? 外企的这个问题看上去可有可无,其实很关键,外企不喜欢说“没有问题”的人,因为其很注重员工...