范文一:中小企业采购管理论文
南京财经大学自学考试毕业论文(本科)
南 京 财 经 大 学
本科毕业论文,设计,
中文题目: 中小企业采购管理中存在问题和策略
-----以江淮汽车商务车分公司为例 英文题目: Small and medium-sized enterprises purchasing
management problems existing in and strategy
――Take jianhuai motor MPV branch for example
姓 名:
学 号:
院 (系):
专 业: 采购与供应关系管理
指导教师:
2011年4月
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目录
一、引言--------------------------------------------3 ,一,研究背景--------------------------------------5 ,二,研究目的--------------------------------------5 二、中小企业的特征和采购管理模式--------------------6
,一,中小企业的特征--------------------------------6 ,二,中小企业的采购管理模式------------------------9 1、采购规模有限 ------------------------------------9 2、价格敏感性强 ------------------------------------9 3、采购决定权力较为集中,流程简捷 -------------------9
4、采购中体现出较强的个性化需求 --------------------10 5、采购信息渠道多样 --------------------------------10 三、中小企业的采购管理存在的问题--------------------10 1、盲目采购 ----------------------------------------10 2、缺乏采购控制 ------------------------------------10 3、采购人员的综合素质较低 --------------------------11 4、缺乏稳定的供应商---------------------------------11 5、缺乏信息技术支撑导致采购效率偏低-----------------11 四、提升企业采购管理的对策--------------------------11
(一)认真选择适合企业的供应商------------------------11 ,二)加强采购物资质量控制,避免采购物资质量风险------12
,三)推行科学采购模式-------------------------------13 五、借鉴江淮汽车商务车分公司采购供应链管理案例------14
,一,研究背景---------------------------------------14 ,二,需求分析---------------------------------------15 ,三,协调采购---------------------------------------16
,四,绩效评估与实施心得。---------------------------17 ,五,实施效益---------------------------------------18 六、结束语------------------------------------------19 参考文献--------------------------------------------20
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论中小企业营销管理中存在问题和策略
摘要:当前~我国中小企业表现出管理水平较低、缺乏竞争能力和抵
抗经营风险的能力较弱等问题~不少中小企业尚处于创业初期~存在
着严重的资源浪费和环境污染等问题。随着国际金融危机的持续和加
深~我国中小企业面临的压力和挑战越来越大。那么~目前我国中小
企业的现状~通过什么渠道才能得以改观呢,只有实施采购创新的策
略~可以为推进我国中小企业发展提供一个新的思路。以下将理论结
合供应链经验~从采购方式的创新和企业文化分析两个方面分析我国
中小企业的采购与供应链创新。
关键词:竞争力 采购 供应链 创新
Abstract: currently, small and medium-sized enterprises in China show management level is low, lack of competition ability and resist the operational risks of becoming weaker, many small and medium-sized enterprise is still in those early days, there are serious waste of resources and environmental pollution problems. Along with the international financial crisis of continuous and deepen, small and medium-sized enterprises face the pressure and challenges is more and more big. So, at present, China's small and medium-sized enterprises, the current status of through what channels can be changed? Only implement purchasing innovation strategy, for promoting the development of
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small and medium-sized enterprises to provide a new thought. Below we will supply chain experience, combining theory from purchase way of innovation and enterprise culture analysis on two aspects analysis of sme in China purchasing and supply chain innovation.
Keywords: competitiveness purchasing Supply chain innovation
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一~ 引言
,一, 研究背景
截至2004年底~我国共有中小工业企业273263家~其中国有及规模以上非国有企业217409家~全部中小工业企业的资产合计达135823.5亿元。2004年中小工业企业创造的工业总产值达132192亿元~上缴利税11784.7亿元~解决了5232万劳动力的就业问题。可以看出~中小企业已经成为我国工业经济的重要增长点~为我国经济发展做出了巨大的贡献。
然而~我国大部分中小企业的市场市场能力偏低~竞争力较弱。与此相对应以销售为主导的企业供应链观念仍处于落后阶段~这严重制约着中小企业的进一步发展。树立科学的现代供应链观念~建立符合实际的新采购模式是中小企业的当务之急。在这种情况下~中小企业就要结合自身条件和特点~在供应链管理过程中~采用适合于自身发展的采购机制
,二,研究目的
作为现代激烈竞争下的小企业~通过良好的供应策略~过硬的质量和自身的不断努力~可以培养出的特有的核心竞争力~以下是努力目标:第一能为以科技为生产力~坚持不断创新~为客户提供不断升级的新产品~满足不断发展的市场需求,第二就是提高产品的生命力量----质量~坚持质量是产品生存的根源~把提高质量作为重中之重~生产出让客户满意的产品,第三~发展才是硬道理~坚持发展的基本观点~不能满足于现状~要引用科学技术~进行不断发展,第四~相信品牌的力量~要努力创立自己的品牌~维护品牌的形象~形成自己
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的企业形象,第五~小企业要重视采购~质量~生产~营销的源头就是采购~采购决定产品的营销速度~营销成本~市场占有率~要保质能有适时~适质~适价的产品供应。能够保证企业的长期发展~并不断完善和提高自己的核心竞争力~只有这样才能实现中小企业与客户的“双赢”。
但是我国小企业在质量~资金流通~生产~销售~采购~物流服务方面缺乏完善的体系、缺乏实体网络建设、信息化技术运用不够全面、不能提供个性化增值服务~导致小企业在激烈的经济全球化竞争中处于劣势。本文将就小企业供应链管理中存在问题和策略研究对象~通过转变企业发展思想和思路、加强质量控制、完善销售制度、提升企业信息化水平、创建全球性龙头企业等措施~结合中国小企业的发展案例~深入研究、探讨小企业在营销管理提高企业核心竞争力的作用。
二、小企业的特征及采购管理模式
,一,小企业的特征
1.、“小”、“灵”、“快”
与大型企业相比较~小企业的首要特征之一~即在于企业规模小、经营决策权高度集中~特别是小企业~基本上都是一家一户自主经营~使资本追求利润的动力完全体现在经营者的积极性上。由于经营者对千变万化的市场反应灵敏~实行所有权与经营管理权合一~既可以节约所有者的监督成本~又有利于企业快速作出决策。其次~中小企业员工人数较少~组织结构简单~个人在企业中的贡献容易被识别~因而便于对员工进行有效的激励~不像大企业那样在庞大的阶层化组织
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内容易产生怠惰与无效率的情况。可见~中小企业在经营决策和人员激励上与大企业相比具有更大的弹性和灵活性~因而能对不断变化的市场作出迅速反应。所谓企业小、动力大、机制灵活且有效率。当有些大公司和跨国企业在世界经济不景气的情况下不得不压缩生产规模的时候~中小企业却在不断调整经营方向和产品结构~从中获得新的发展。
2、小而专”和“小而精”
中小企业由于自身规模小~人、财、物等资源相对有限,既无力经营多种产品以分散风险~也无法在某一产品的大规模生产上与大企业竞争~因而~往往将有限的人力、财力和物力投向那些被大企业所忽略的细小市场~专注于某一细小产品的经营上来不断改进产品质量~提高生产效率~以求在市场竞争中站稳脚跟~进而获得更大的发展。从世界各国的类似成功经验来看~通过选择能使企业发挥自身优势的细分市场来进行专业化经营~走以专补缺、以小补大~专精致胜的成长之路~这是众多中小企业在激烈竞争中获得生存与发展的最有效途径之一。此外~随着社会生产的专业化、协作化发展~越来越多的企业摆脱了“大而全”、“小而全”的组织形式。小企业通过专业化生产同大型企业建立起密切的协作关系~不仅在客观上有力地支持和促进了大企业发展~同时也为自身的生存与发展提供了可靠的基础。 3、小批量、多样化
一般来讲~大批量、单一化的产品生产才能充分发挥巨额投资的装备技术优势~但大批量的单一品种只能满足社会生产和人们日常生
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活中一些主要方面的需求~当出现某些小批量的个性化需求时~大企业往往难以满足。因此,面对当今时代人们越来越突出个性的消费需求~消费品生产已从大批量、单一化转向小批量、多样化。虽然中小企业作为个体普遍存在经营品种单一、生产能力较低的缺点~但从整体上看,由于量大、点多、且行业和地域分布面广~它们又具有贴近市场、靠近顾客和机制灵活、反应快捷的经营优势~因此~利于适应多姿多态、千变万化的消费需求,特别是在零售商业领域~居民日常零星的、多种多样的消费需求都可以通过千家万户中小企业灵活的服务方式得到满足。
4、以开发新型小产品为起点,中小企业是成长最快的科技创新力量
现代科技在工业技术装备和产品发展方向上有着两方面的影响~一方面是向着大型化、集中化的方向发展,另一方面又向着小型化、分散化方向发展。产品的小型化、分散化生产为中小企业的发展提供了有利条件。特别是在新技术革命条件下~许多中小企业的创始人往往是大企业和研究所的科技人员、或者大学教授~他们常常集管理者、所有者和发明者于一身~对新的技术发明创造可以立即付诸实践。正因为如此,20世纪70年代以来~新技术型的中小企业像雨后春笋般出现~它们在微型电脑、信息系统、半导体部件、电子印刷和新材料等方面取得了极大的成功~有许多中小企业仅在短短几年或十几年里~迅速成长为闻名于世的大公司如惠普、微软、雅虎、索尼和施乐等。
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由上可见~中小企业以其经营方式灵活、组织成本低廉、转移进退便捷等优势更能适应当今瞬息万变的市场和消费者追求个性化、潮流化的要求~因而在包括发达国家在内的世界各国的经济发展中~中小企业都有着举足轻重的地位~发挥着不可替代的作用。我国现有中小企业约1000万户~劳动密集型出口产品和一些高新技术出口产品大多是中小企业生产的~中小企业产品出口额占全国出口总额的60%,中小企业提供了大约75%的城镇就业机会。改革开放以来~从农村转移出来的劳动力绝大部分被中小企业所吸纳。中小企业每年为国家缴纳的工商税收占总额的50%左右。在20世纪90年代以来的经济快速增长中~工业新增产值的76.7%是由中小企业创造的。因此~在我国这样一个人口众多、地域辽阔、各地经济发展水平差别很大的国家~中小企业的发展更具有重要的意义。
,二,小企业的采购管理模式
现阶段,就我国中小企业而言,在采购中通常表现出以下特点: 1、采购规模有限
中小企业规模小,资金有限,采购规模普遍不大。据统计,多数中小企业,年采购规模主要集中在50—100万元和500—1000万元人民币。 2、价格敏感性强
中小型企业因其资金匮乏、企业生存也不太稳定,管理者对采购成本的控制比大型企业更为严格,普遍注重短期投资回报率,对采购物资价格非常敏感。
3、采购决定权力较为集中,流程简捷
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中小企业大多为民营及私营企业,管理层次较少,在物资采购问题上多数采取集权控制,即通常由企业主要负责人操控采购决定权,且采购计划时间多集中在年末岁首。中小企业采购流程随机而简捷,通常是由业务部门先提出申请,采购人员填报年度或临时采购预算计划,报主管领导、公司领导审批后实施。
4、采购中体现出较强的个性化需求
中小企业由于存在着行业、地域及管理水平上的差异,不同行业、不同规模的企业在不同发展阶段,对采购物资的需求情况是不一样的。每个单位都有不同的采购管理模式和不同的采购流程,在采购中一般都要求实用性和灵活性。
5、采购信息渠道多样
中小企业获取采购信息的渠道随着信息化时代的到来,已经变得越来越多,不仅通过上门推销及媒体广告等传统方式了解采购产品信息,还通过网络、展会等渠道获取信息。目前,互联网已经越来越成为中小企业获取采购信息的主要渠道。
(二)中小企业采购中存在的问题
1、盲目采购
很多中小企业对供应商考察时间过短,常出现不合格的供应商,从而影响了生产正常进行,造成采购成本居高不下。
2、缺乏采购控制
一些中小企业的采购部门与生产部门脱节,没有根据生产部门的需要进行采购预算,采购经常脱离企业自身的需求,导致库存积压或
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缺货,给企业带来不应有的损失。
3、采购人员的综合素质较低
目前中小企业的采购人员大多没有经过专业培训,凭经验做事者居多。面对物资采购价格与供应数量的经常变动,采购人员的工作的执行能力有限,直接影响了中小企业采购的效率、质量和效益。 4、缺乏稳定的供应商
很多中小企业经常面临的问题是,当物资短缺时,很难找到令人满意的供应商,价格过高,影响企业正常生产;而当物资供过于求时,许多供应商蜂拥而至,争相推销自己的产品,但企业缺少的是稳定的、与公司长期保持密切合作关系的供应商。
5、缺乏信息技术支撑导致采购效率偏低
中小企业由于资金实力有限,虽然很多企业利用了电子计算机进行企业管理,但大多没有引进ERP管理系统进行高效的流程管理,采购信息管理基本处于半手工状态,这在很大程度上影响了采购效率。 四、提升企业采购管理的途径
(一)认真选择适合企业的供应商
中小企业应对需用物资按照物资自然属性、使用用途等标准进行科学分类,然后根据不同类别物资和对企业的重要程度、采购的难易程度和可靠程度,将其划分为重点、次重点、一般等管理类别,并根据实际情况,注重对商品质量、价格、服务等方面进行事前审核和监控。对于重点采购的物资,应严格供应商准入制度,对供应商的生产条件、设备状况、质量保证体系、财务指标、银行信誉、企业业绩等方面情
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况进行综合调查,并采取科学评价体系,综合评估供应商的实力,选择质量可靠、价格合理、服务优良、信誉良好的供应商,确立其名录,以降低采购风险。全面掌握公司所有供应商的情况,并对供应商进行相应的资质考评,应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。所谓重要性供应商,即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准,并与公司有持常性业务往来的供应商,而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来,且经考核符合公司重要性供应商标准后,应转为重要供应商进行档案管理。供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行。供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等, 并定期或不定期更新,由专人负责管理,同时由财务部留存副本。原则上公司采购只选择重要供应商进行。如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题,公司可考虑对其酌情处理,严重者终止其业务往来,并保留追究法律责任的权利。 (二)加强采购物资质量控制,避免采购物资质量风险
按照采购物资使用安全进行分类,重点对在生产使用过程中,因品质原因可能对生产和人身带来严重危害的物资,按照样品采购方式,组织货源;样品经过安全测试合格后,方可批量进货。入库前,要按照国家标准进行检测,并出具检测证明,在物资管理部门备案;经过验收合格后的物资方可进入库;出库后,进入生产流程前还要进行相应的使用前检测,以通过对物资质量风险的控制来达到控制物资采购风险
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的目标。
(三)推行科学采购模式
1、推行准时制采购(JIT采购)管理模式
推广和实施准时制采购,可有效利用社会库存,降低本企业库存,甚至可实现本企业部分物资零库存的目标。这不仅可以极大提高采购工作效率,降低库存资金风险,而且可保证物资供应和企业需求同步化运作。
2、实施标准化采购
采购产品和物料规格的标准化,为不同的产品项目或零件使用共同的设计、规格,或降低订制项目的数目,以规模经济量,达到降低制造成本的目的。
3、实施杠杆采购
中小企业应避免各自采购,造成组织内不同单位向同一个供应商采购相同零件却价格不同,但彼此并不知的情形,无故丧失节省采购成本的机会。应集中扩大采购量,增加议价空间。
4、加强内部管理
(1)中小企业通过对各环节控制,特别是对物资采购招标、合同签订、合同履行、质量验收等四个关键点的控制,强化监督,以保证不弄虚作假。通过内控审计、财务审计、制度考核三管齐下,有效规范采购行为,不仅可以降低企业的物资采购价格,提高物资采购质量,还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
(2)重要物资集中采购。集中采购是防止采购腐败、降低采购风
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险的有效手段。通过集中采购,可以加大中小企业在市场进行价格、质量、服务谈判的筹码,充分发挥联合优势,提高抗风险能力,最大限度降低成本,达到效益最大化目标。
(3)加强对采购人员的管理和培训工作。随着中小企业采购模式的不断进步,物资供应部门需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查,又懂材料、设备等行业知识的复合型人才,只有不断加强对物资采购人员的培训,提高其业务素质,才能从根本上避免人为因素造成的采购风险。
5、加快物资采购的信息化建设
中小企业应积极尝试应用电子商务和ERP等先进的管理系统,实现物流、信息流、资金流的统一。在企业内部应努力搭建集录入、操作、查询、监控等功能为一体的物资采购管理信息网络平台,以实现基础数据一输百用,使各采购环节有机协调和配合起来。通过直观迅捷的网络平台,中小企业可以加强对采购过程中的监控,使采购做到程序化、透明化、规范化、高效化管理,大大降低采购风险。 五、借鉴江淮汽车商务车分公司采购供应链管理案例 ,一,研究背景
江淮汽车主要从事汽车及零部件的研发、制造和销售~主要产品包括中、轻型客车专用底盘、轻型载货汽车、商务车以及汽车变速箱等产品~年汽车生产能力12万辆~公司拥有各类设备近2000台~包括大型压力机(如3000吨和4000吨)、数控加工中心、焊接机器人等大精稀设备~拥有机加工、冲压、焊装、涂装、总装等生产流水线40多
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条~其中2001年开工~2002年即批量投产的商务车项目~拥有焊接机器人等大量高精度设备~生产过程全部自动化流水线作业~设计单班年产量可达4万辆~该项目无论是投资规模~还是工艺和技术水平~在国内商务车生产厂中都是首屈一指的。随着企业业务规模的扩张~江淮汽车充分认识到信息化对企业管理所带来的帮助~公司成功实施了CIMS示范工程~是全国CIMS运用先进企业~全面实现从产品开发到经营管理的信息化;形成了快速设计及制造体系~大力推行精益生产、顾客链管理、办公自动化等先进的管理方法和现代化的管理技术及手段~不断提升公司的管理水平~ 构建了企业整体的数字神经系统。但是对于采购供应链管理方面尚未建立集成的系统~所以希望以电子化采购的方式实现供应商与企业的紧密集成~从供应寻源~到采购协同~到供应优化~提供了一套科学、高效的全面供应商关系管理的思路~让供应商同本公司无缝集成~针对生产、市场的变化~敏捷应对、随需而动
,二,需求分析
1. 建立一个信息交互平台~实现与供应商间的信息交互; 首先建立一个信息交互平台~通过交流平台~在企业与供应商间建立一个沟通的桥梁。在交流平台可以发布各类公告~供内外部用户查看~供应商可以下载各种管理流程、管理制度、管理表格~按照统一的规范、统一的流程办事;通过交流平台采购与供应商(用户可以与权限范围内用户)间可以实现点对点的信息交流与文档传递。 2. 与供应商之间网上传递采购订单、进行订单确认及信息反馈;
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3. 供应商发布发货信息~采购可以查询、追踪供应商的发货状况; 4. 库存控制与查询~供应商可以查询各自在寄售仓库的库存信息~系统可以根据库存量给出补货警示;
5. 送货排程~发布最新的日送货计划~要求供应商根据此看板准时准数送货;
6. 电子询报价~采购在网上对相关供应商发布新品的询价信息或者发布合同询价信息~各供应商在网上直接回复报价资料;采购可以监控询报价进度~可以接受或者拒绝供应商报价~并要求供应商重新报价;对于报价可以从多个角度做价格比较~可以查询历史的报价信息。 ,三,协调采购
协同采购主要是针对采购部门的日常业务~处理包括采购订单、发货通知、库存查询、发票控制、日送货排程等在内的各种信息的处理与查询。
1~ 采购订单处理主要实现采购订单的网上发布、网上确认~同时提供未交货信息、已交货信息等各种订单信息的查询;不需要再电话或传真通知供应商~供应商可以实时查询最新的订单状况。 2~ 发货通知:供应商发货前在系统创建送货通知单~然后打印随货一同发送~采购及库管可以随时查询供应商的发货状况~了解在途信息~并提前做好收货准备;
3~ 库存查询:提供库存的查询~内部用户可以查询综合的库存信息~供应商用户只能查看自己存放在寄售仓库的库存信息~系统根据现有库存及库存警戒线给出警示信息~提醒要尽快补货;
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4~ 发票控制:允许供应商直接从网上下载一定范围内的开票信息~据此开发票~采购和财务也可以查询或下载同样的数据进行比对。这样就不再需要采购员定期的打印、传真给供应商开票通知~供应商也可以较早了解到最新的开票信息~据此开票~提高作业效率~减少差错发生;
5~日送货排程:对于JIT或者采用寄售方式的物料~系统根据日生产计划生成的物料需求~以及设定的物料的供货供应商轮换规则~自动发布给供应商最新的送货排程~寄售仓库管理员或者Jit供应商查询发布给自己的排程资料~据此安排送货。
,四,绩效评估与实施心得
建立完整的供应商评估体系~从质量、交货、服务等多维度综合分析供应商绩效~纵向横向深入分析评估结果~比较查询供应商的优劣~逐步完善整个供应体系。评估结果可以表格和图形的方式显示~看起来非常直观。评估结果发布后供应商可以直接查询自己的得分状况~及时分析原因~进行整改。
1. 项目实施离不开高层对项目的重视与支持~项目进行中~江淮的阎总周总、信息中心的屈部长、吴科长多出席项目会议~对提出了宝贵意见并从各方面给与支持。
2. 项目实施需要有一定的基础~因为采购供应链项目有许多是在现有的ERP系统的基础上作的延伸和拓展~因此ERP系统的应用程度对项目进行有很大的影响~因此项目进行中还包括了对其现有ERP系统的进一部完善和改进的内容。
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3. 项目的进行离不开各方的共同努力~采购部门平时事情就比较多~加上业务的拓展~给本来就比较进展的采购部更加增添了一些繁忙~为了保证项目的顺利进行~公司老总多次开会提出要保证进度~项目经理、信息中心、各采购员加班加点尽力保证项目能够按照进度进行 4. 用户培训~采购供应链项目跟ERP项目有些差别就是~ERP一般只需要对企业内部用户进行培训~而采购供应链需要供应商的参与和配合~开始的时候~供应商的培训在本厂内部花一天的时间进行培训~发现效果不是很理想~为了保证培训的效果~因此将供应商拉到外边每批安排两天时间进行理论和操作培训~培训完毕进行考试~培训过程中各方进行了充分的沟通与交流~每次项目经理和公司高层都到会讲话宣导项目的重要性。
,七,实施效益
1~ 构建一个供应链管理的平台~实现信息的快速传递;目前所有供应商都有使用交流平台~通过交流平台传递各种信息及资料 2~直接与ERP系统集成~信息同步快~数据更准确~极大减少人为原因造成的错误的机率;
3~降低采购人员的作业负担~减少传统的电话、传真等低效的沟通方式~降低沟通成本;
4~ 改善现有的作业流程~可以及时发现并解决问题~信息反馈及时~提高工作效率;
5~ 最终实现与供应商之间的协同~提升整个供应链的作业效率~共同应对市场变动
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六、结束语
随着我国加入WTO~对我国中小企业的发展带来巨大的挑战。我国中小企业应该明确自己的定位和发展战略~对自身内、外环境有一个正确的认识和评价~深入分析企业的战略资源~选择适合自身发展的供应链模式。利用国外企业的先进经验~加大人才的培养和引进力度~建立强有力的人才队伍~整合现有的供应链体系~提高创新能力。另外政府应该建立起一整套适合中小企业发展的制度~促进我国的民族企业逐步提升自己的核心竞争力。
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参考文献:
1.营销管理,新千年版 第十版, 美 科特勒 著 梅汝和 梅清豪 周安柱 译
2.高建华《市场营销战略、竞争优势与企业的可持续发展》全16讲
3.《市场营销原理:作者:,美,科特勒,Kotler~P.,~,美,阿姆斯特
朗,Armstrong~G., 著~郭国庆 等译
4.《战略品牌管理》,第3版,,工商管理经典译丛〃市场营销系列,作者
,美,凯勒 著,卢泰宏~吴水龙 译
5.《100个令你拍案叫绝的营销案例》 黄景清 编著
6.《市场竞争策略分析与最佳策略选择》 余世维 主讲~时代光华图书编辑
部 编
7.《中小企业管理》作者:,德,波弗尔 著~沈欣~武亚平 译2007年著
8.《WTO与中国小企业发展》谷源洋 陈乃醒2002年著
9.《生存之道--探寻小企业的成功之路》------作者:权衡~王明玉 编
10.《中小企业如何做强做大》----- 作者:武文胜 主编
11.《中小企业采购现状及风险控制分析》尹立新,河南财政税务高等专科学校
12.采购师职业资格认证网(http://www.zypeixun.org) 原文链接 13.http://www.zypeixun.org/Article.asp?id=24381.规划合适的采购策略。
14.http://www.chinabyte.com/info/325/2251325.shtml
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范文二:中小企业采购管理论文
中小企业采购管理论文
摘 要:中小企业的发展受到市场行情变化的影响很大,目前市场经济的变化瞬息万变,因此企业在实施采购时必须要充分掌握市场行情,这就要求企业加强对采购原材料市场的调研,制定完善的应变计划,进行合理化的采购。
自改革开放以来,我国的中小企业数量呈现爆炸式的增长,其中大部分是私营式的家族企业。在市场经济发展不完善的阶段,各项经济制度以及社会制度还未成熟,中小企业的发展有着广阔的空间。但是近些年来,市场经济体制不断完善,各项社会经济制度不断完善,中小企业的发展面临着很多难题,其中,采购问题是中小企业在发展过程中应该首先解决的问题。就目前中小企业的发展而言,采购一直是制约其发展的重要因素,使其发展的软肋。大部分中小企业没有对采购给予足够的重视,其认识程度有限,认为加强采购环节的管理只会导致企业经营成本的增加,这种错误的认识在很大程度上减小了企业在市场上的综合竞争能力。所以,要想增强企业的市场竞争力,必须要加强对采购的管理,对采购进行合理的规划。本文首先从我国中小企业目前采购的特点入手,对中小企业采购的现状进行综合分析,旨在通过完善中小企业的采购管理增强中小企业的市场竞争能力,使其实现健康长期的发展。
一、中小企业采购的一般特征
1.采购数量有限,品种单一。我国的中小企业大多数是从很小的家庭式的作坊发展而来,其规模化程度很低,缺乏企业运营所需的资
金,生产经营活动单一化,这就在很大程度上导致其在发展过程中的采购数量十分有限,而且采购的品种也是十分单一的。整个采购环节很难形成完整供应链,从总体上讲,其采购的规模十分有限。
2.采购决策过于简单。我国的中小企业就其性质上来说大多属于私营企业,企业采购的主要控制权在很少的企业主负责人手中,企业制定的采购流程过于简单化,对采购缺乏合理的筹划,决策过于简单化。其实行的一般模式是企业在生产运营中由负责人按照企业的生产需求进行相关原材料的采购,缺乏严格的规划。整个采购决策不需要严格的审批、没有采购资金的合理预算,程序过于简单化。
3.采购中体现出较多的订单式采购。我国目前的中小企业主要是制造型的企业,其基本没有自己的完整品牌,大都是为一些大型的企业生产制造一些其需要的产品,根据大企业的订单安排生产经营活动。因此,中小企业的采购活动主要是根据大企业的需要而发生变化,这种变化缺乏规律性,其灵活性较强。
4.承受物价冲击力较弱,风险意识强。中小企业由于其规模十分有限,生产所需的资金不足,企业的生存环境十分不稳定,因此,中小企业的管理人员对其采购环节的成本控制十分严格,这种控制程度远远大于大型企业。对物价上升造成的冲击力的抵抗能力较小,对物价波动引起的风险十分敏感,风险意识很强。
二、我国中小企业采购管理的现状
尽管目前我国的中小企业发展速度在不断加快,但其规模化程度不高,尤其是中小企业的生产经营与运作模式相对大企业来说还是很
不完善的,管理人员以及大多数员工的知识水平以及受教育程度较低,对企业采购方面的专业知识与相关的技术缺乏深刻的认识,目前还难以对采购环节进行专业化、高程度的信息化管理,目前中小企业采购管理的现状主要有以下几个方面:
1.对采购人员缺乏应有的监管。目前,中小企业主要是以家族式的企业为主,对企业采购的认识不足,本着节约资金的目的,大多数中小企业都会把企业的采购任务安排给企业主周边的人去执行,并且赋予其充分的自主权,对其缺乏严格的监管,因此出现的采购监管漏洞较多,造成了中小企业的采购部门的权力相对十分集中,产生了很多信息不透明的相关问题,主要有采购的回扣、采购的效率与采购的过程与总成本等,这严重影响着企业的生产运营。
2.采购管理的观念十分滞后。从中小企业产生到不断发展以来,在其采购管理中存在着很多错误的观念,主要是其充分重视销售问题,而对采购没有予以充分的重视,对企业采购环节的重要性没有显著的定位。迈克尔·波特认为,企业的采购环节与销售环节在企业的价值链中是同等重要的,也是属于企业的基本价值增值活动。过于重视企业产品的销售,而缺乏对采购环节的监管,认为采购只是资金的耗费,而不能真正创造价值,这种观念相对于大型企业的采购观念来说是十分滞后的。大多数中小企业没有充分认识到可以通过对采购的管理来实现企业产品的差异化,以增进各个部门之间的相互协调能力,实现中小企业在产品方面的创新。滞后的采购管理理念是目前绝大多数中小企业普遍存在的问题。
3.采购缺乏计划性,采购成本较高。由于中小企业的生产规模十分有限,其批量的生产活动相对代企业来说较少,整个企业在生产运营过程中的流动资金较少,其对企业的原材料以及库存的管理要求较高,近几年,由于通货膨胀等各种因素的影响,企业生产所需的原材料价格不断上升,库存管理的问题因此不断显露。
中小企业的生产经营活动主要是根据大企业等客户的订单进行,其生产活动缺乏自身的严格计划性,其组织原材料和生产过程的能力有限,企业受到资金、规模等的限制,对采购环节的比较敏感,采购的方式比较传统,很难通过采购来实现规模经济的效益,大多数企业缺乏严格的采购计划,没有形成固定的供应商,很难对企业的采购进行长期的分析与筹划,因此而造成的采购成本不断上升,一些大型的企业可以通过对市场原材料相关信息的了解,对可能出现的情况进行深入的分析而实现采购的规模效益。很多原材料供应商对市场变化的敏感程度更高,通过对市场需求的分析,会故意抬高原材料的价格,而中小企业由于受到资金以及自身经营能力的限制,会通过赊账的形式采购生产所需的原材料,在这种情况下企业会支付更高的利息,其资金的周转能力受到进一步的限制。由于采购成本的上升导致企业的生产成本不断上升,其产品价格不断上涨,在同行业的市场竞争中其竞争能力受到很大的限制。同时,企业的库存管理也在不断增加,影响中小企业的进一步发展。
4.相关人员缺乏战略采购意识。很多中小企业的采购人员目前只是认为只要有充足的资金就可以买到企业生产所需要的原材料,把企
业的采购仅仅视为是企业与原材料供应商之间单纯的买卖关系,只是注重双方的价格谈判,很难与供应商之间建立长期稳定的合作关系。采购意识不强是目前中小企业在采购环节面临的主要问题,这在很大程度上造成了其与供应商之间难以形成合作伙伴的关系,很多中小企业在其原材料供应商的选择、考核以及监督方面没有形成完善的标准,其程序也过于简单化,这时,企业会在每一次的采购过程中都要对供应商进行选择,这在很大程度上增加了企业的采购风险。总之,企业的采购人员对采购战略缺乏科学化的意识,会使企业在采购方面面临很多不可预期的难题。
三、完善我国中小企业采购管理的对策建议
我国中小企业的经营尤其自身不同的特征,为了促使中小企业加强自身在采购环节的监管,提高其采购管理水平,实现采购规模化,降低采购风险,必须要更新采购观念,对采购流程进行科学化、规范化的设计优化,这样才能在采购环节中实现成本最小、效益最高的目的。
1.更新采购观念。中小企业的管理人员应当根据市场的不断变化,适时调整自身的市场战略,尤其是采购战略,企业原材料的采购与人们日常生活的购物有着本质的区别,企业采购属于完全意义上的商业化行为,中小企业的管理人员必须更新采购观念,充分重视采购对于企业的重要意义。现在很多中小企业的采购人员主要是企业主的亲戚,由于各方面的原因,其行为固化,很难对市场变化做出合理化、科学化的预期,采购观念十分落后,对采购环节的监管不到位。鉴于
这些不利因素,更新采购观念是制定和实施企业采购环节的首要因素,是建立健全采购制度的基础。中小企业应该根据自身的市场目标与日益变化的市场行情,实时更新自身的采购观念,在采购环节引入职业经理人,通过制定完善的采购的计划争取企业主及管理人员的支持。
2.制定科学合理的采购计划,规范日常采购行为。中小企业的发展缺乏一定的规律性,其对市场变化的冲击的抵御能力十分有限,为了取得长期的发展,必须要制定科学化、合理化的采购计划,并要努力达到以下几个目标:根据市场需求和自身发展需要,准确预测其生产所需的原材料,以及对采购周期进行合理的设计,确保企业实现正常的生产,降低管理费用;根据企业的主要业务,采购适合企业生产运营所需要的原材料,最大努力的配合企业的生产,使其在市场竞争中保持专一化的生产经营;制定采购计划时应该考虑企业的库存相关性问题,要尽量在不影响企业生产的前提下,实现企业的库存最小化,减少库存浪费,降低库存管理的费用,减少市场波动给企业带来的风险,增加企业的生产运营资金。所以中小企业制定科学的采购计划是十分重要的,要与生产部门及财务本门进行沟通,在制定采购计划时要争取上级的同意,这样才能保证制定的采购计划实现有效的实施。
另外,中小企业应该对其制定的采购计划实施人员进行严格的管理,规范其行为,采购计划的制定固然重要,但是相关人员的实施更是起着决定性的作用,在加强监管的前提下,鼓励采购人员在日常的采购中对市场变化进行调查,掌握一定的基础资料,这样一来就有利
于企业根据市场变化调整自身的生产行为,合理变更企业的采购计划。是企业实现健康发展,增强自身的市场竞争能力。
3.优化采购流程,提高业务效率。中小企业的采购环节的优化以及采购业务的效率在很大程度上决定着企业的生产运营效率,对其市场竞争力有着巨大的影响。目前,对大多数中小企业而言其采购环节的审批过于简单,导致整个采购流程过于老化,采购成本不断增加,不仅影响采购的效率,对企业的正常生产运营也早成不利的影响。中小企业应该编制完善的采购流程管理计划手册,对从业人员进行相关培训,将采购人员的权力限制在一定范围之内,将采购流程划分为几个子流程,每个子流程都由专业化的人员进行实施和监督管理,避免出现采购人员自作主张的行为。制定相关的企业采购管理计划,实现各个子流程之间相互协调配合,切实提高采购业务的效率。保证中小企业的正常生产。
4.明确采购目标,加强对相关信息的管理。企业进行采购要事先制定合理化的采购目标,采购目标会指引企业的采购行为,对其采购业务有重要的影响。企业的采购目标要符合企业的生产需要,在各个环节中实现成本最小化,对采购目标要实现科学合理性,避免主观性带来的问题。企业进行采购时必须要充分掌握所需要的各方面市场信息,加强对采购信息的管理是企业进行科学采购的重要基础,掌握正确的采购信息能够保证企业的采购决策的正确性。因此,明确采购目标的同时加强对相关信息的管理能够促使中小企业制定完善的采购计划,能够保证其实现正常的生产。
5.加强对采购市场的调研,制定应变计划。中小企业的发展受到市场行情变化的影响很大,目前市场经济的变化瞬息万变,因此企业在实施采购时必须要充分掌握市场行情,这就要求企业加强对采购原材料市场的调研,制定完善的应变计划,进行合理化的采购。中小企业要成立专门的小组对其原材料的市场进行市场调研,对所需的原材料的价格进行综合性的分析,根据调研的结果对市场的变化进行科学化的预测,同时制定完善的市场应变计划,并根据采购计划进行采购。这样一来,不仅掌握了完善的市场信息,而且有完善的应变计划保证企业在市场变化的情况下也可以实现正常的生产。
参考文献:
[1]陈鸿雁.《采购管理实务》[M].北京交通大学出版社,2011.
[2]周超,马勇.中小企业采购管理缺陷与应对策略研究[J].大众商务,2010(9).
[3]刘敏.我国中小企业采购管理中存在的问题及对策研究[J].物流工程与管理,2010(10).
范文三:中小企业采购管理流程
XXX分公司采购管理流程图
部门
供应商 营销部 综管部 仓库 总经办 财务
时限
大宗采购
查库存
供应商开发 零星采购 采购计划 由
订采购计划单 单供应商调查 需
求
起NO 至
批询价 准
采
购
单
发比价 出
完
成
为
一议价 天
NO
批准 NO
采购单
YES
YES 由
采
购采购单 采购单 采购单 采购单 单
批发货 准
日物料 物料 起
至
物换货 料验收 入
库NO NO 完退货单 退货 成
为YES 四
天
入库 请款 由
请
完款批准 付款
成批
为准
日三收款 十起
至天 付
款
制定:尹郁元 2007/02/05 审核: 批准:
供应商管理流程图
供应商资讯收集
基本资料筛选
调查申请
实施调查
年
度 不合格 调 评 估
查
合格
列入合格名列
采 购
交 货
不合格 淘汰 评 审
合格
适当之奖励
供应商管理及采购管理规定
一、制定目的:
为规范供应商管理及采购流程,有效管理供应商及保障公司营销业务的需求,特制定本规章。 二、适用范围:
本公司所有OEM成品、OEM生产所需物料采购,悉依本规章处理。
三、权责单位:
综管部负责规章制定、修改、废止之起草工作。
总经办负责本规章制定、修改、废止之核准。
四、内容:
A:供应商管理规定。
B:采购管理流程。
五、供应商管理规定:
1(供应商开发:
1(1供应商信息收集:
供应商信息收集为必须收集可为我公司提供经营所需的有效供应商信息(包含公司名称、公司地址、公司电话、经营规模、所供物品)。
1(2供应商信息筛选:
供应商信息筛选为对所有收集的供应商信息中筛先出具有相对其他供应商更适合我公司经营所需产品或物料的供应商。 1(3供应商调查:
采购部实施采购前,应对拟开发之厂商组织供应商调查工作,目的是了解供应商之各项管理能力,以确定其可否列为合格供应商名单并填写《供应商调查表》。
评核之结果由各单位作出建议,供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商,并列出《合格供应商明细表》。 2(供应商调查评估:
2(1价格评估:对供应商所供应产品的价格及付款方式进行评估,能否符合我公司价格及付款条件。 2(2技术评估:评估供应商所供应产品的能否达到我公司所需物料的工艺要求。
2(3品质评估:评估供应商所供应产品的的品质能否达到我公司所需物料的品质要求。 3(供应商评审:
3(1评估项目
供应商交货实绩之评估项目及分数比例如下(满分100分):
品质评审:40分;交期评审:25分;价格评审:15分;服务评审:15分;其他评审:5分。 3(2评分办法:
3(2(1品质评审:
由仓库依进料验收的批次合格率评分,每个月进行一次;计算:进料批次合格率=(检验合格批数 /总交验批数)×100%
评分:得分 = 40×进料批次合格率
3(2(2交期评审:
由综管部依订单规定的交货日期进行评分,方式如下:
如期交货得分25分;延迟1~2日每批次扣2分;延迟3~4日每批次扣5分;延迟5~6日每批次扣10分;延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。综管部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均,得出该月的交期评估得分。 3(2(3服务评审:
3(2(3(1抱怨处理评分
诚意改善:8分;尚能诚意改善:5分;改善诚意不足:2分;置之不理:0分。
3(2(3(2 退货交换行动评分
由综管部对不良退货交换行动评分:按期更换 :7分;偶尔拖延:5分;经常拖延:2分;置之不理:0分。 3(2( 4其他评审:
由综管部汇总仓库、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨, 予以评分,满分5分。 3(3评审办法:
供应商之评估每月进行一次。
将各项得分汇入《供应商评估表》,并合计总得分。
每半年平均一次厂商得分,计算方式为:半年平均得分=每月得分总和 / 评估月数
3(4 评审分等:
供应商评估等级划分如下:
平均得分90.1~100分者为A等;平均得分80.1~90分者为B等;平均得分70.1~80分者为C等;平均得分60.1~70分者为D等;平均得分60分以下者为E等。
3(5评审处理:
A等厂商为优秀厂商,予以付款、订单、检验之优惠奖励。
B等厂商为良好厂商,由综管部提请厂商改善不足。
C等厂商为合格厂商,由仓库、综管等部门予以必要之建议。
D等厂商为辅导厂商,由仓库、综管等部门予以建议,三个月内未能达到C等以上予以淘汰。 E等厂商为不合格厂商,予以淘汰。
被淘汰厂商如欲再向本公供货,需再经过供应商调查评估。
4(供应商奖惩:
4(1奖励方式
对优秀之供应商有下列奖励方式:
A等供应商,可优先取得交易机会。
A等供应商,可优先支付货款或缩短票期。
A等供应商,年终可获公司“优秀供应商”奖励。
4(2惩处方式
凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失,由供应商负责赔偿。
C等、D等之供应商,应接受订单减量措施。
E等供应商即予停止交易。
D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准,视同E等供应商,予以停止交易。 因上述原因停止交易之供应商,如欲恢复交易,需接受重新调查评核,并采用逐步加量之方式交易。 信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。
六、采购管理流程:
1(请购:
仓库主管依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立《请购单》。
请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项。
请购单一联送交综管部,一联自存,一联交财务部。
2(采购方式:
2(1合约采购
经常OEM成品及OEM生产所需之物料,综管部应事先选定供应商,议定供应价格及交易条件,办理合约采购,以确保物料供应来源,简化采购作业。采购方法以集中采购较为有利,依定时或定量之方式进行采购。 2(2一般采购
除(2。1)之外的物料,综管部依《请购单》逐步办理采购作业。
3(采购订单:
综管部依仓库出具《请购单》编制《XXX有限公司订购单》(必须与请购单一致)经总经理批准后进行订单下达。 采购订单必须注明所采购物品之名称、型号、数量、价格、金额、包装方式、交货时间、交货地点、交货方式、付款时间、付款方式如有特殊说明必须详细注明。
采购订单一联送交供应商,一联自存,一联交财务部,一联交与仓库。
4(采购跟催:
采购订单下达后综管部负责订单跟催使供应商于订单约定交期内按约定交货方式交货。 有任何异常情况必须与营销部门进行沟通以防影响营销运作。
因供应商品质、交期原因造成对我公司造成不利影响或损失综合管部按供应商管理规定对相关供应商进行损失索赔。 5(采购入库:
供应商按送货到仓库,仓库主管人员对供应商送货进行产品、品质、数量与采购单进行对核及检验。 如完全符合采购订单所约定条件仓库主管人员进行送货签认办理正常入仓手续开具《进仓单》。
《进仓单》一联送交供应商,一联交与综管部,一联自存,一联交财务部。 如因送货产品品质不合者必须通知综管部进行处理并开具《退货单》,《退货单》必须注明退货原因、数量、金额。
《退货单》一联送交供应商,一联交与综管部,一联自存。
6(退货:
综管部收到经仓库开退货单后综管部开具《退货单》联系供应商进行退货。 7(请款:
综管部收到仓库开具《进仓单》后,依据《进仓单》到总经理处进行请款,经总经理批准后交与财务进行货款支付。
8(货款支付:
财务于请款批准后三十天内支付货款,具货款支付方式以采购单所约定条件为准。 附件:
《供应商评估表》
《合格供应商名录》
《请购单》
《XXX有限公司订购单》
《进仓单》
《退货单》
《损失索赔通知书》
供应商评估表
上年 半年 下
厂商名称 厂商编号
地
采购材料
址
评鉴项目 品质评鉴 交期评鉴 价格评鉴 服务评鉴 其他 合计得分
月
月 时 月
月 间
月
月 得分总和 平均得分 评鉴等级 处理意见,
综管部经理, 仓库主管, 总经理,
合格供应商名录
年 月 日
序号 厂商编号 名 称 联系方式 供应材料 最后复查时间 备注
综管部经理: 总经理: XXX有限公司
产 品 请 购 单
TO: 综管部 名称 规格型号 单位 数量 要求供货日期 说明
说明:
申请人: 日期: 综管部签收: 签收日期:
XXX有限公司
XXX有限公司订购单
订单号: TO: 电话:0757-28996813
传真:0757-28996809 1.我司向贵公司订购如下产品,具体如下:
金额合名称 规格型号 数量 单位 单价 备注 计
合计
2. 交货方式:由贵公司送货到以下地址: 公司XXX仓库(希贵集团对面) 。
运费由 ?买方 ?卖方 负担。
3. 交货期: ,请及时交货。
4. 货款支付方式_______________,货款支付时间_______________。 ,(单未尽事宜,双方协商解决。
(请回签确认,24小时内不回签当默认)
制单: 审核: 批准:
年 月 日
XXX有限公司
进 仓 单
供货方: __________公司
采购单编名称 规格型号 单位 采购数量 送货数量 实收数量 检验判定 备注 号
收货人: 综管部: 财务: 送货人:
XXX有限公司
退 货 单
以下物料因:?品质 ?数量过多 ?其他 原因不能与采购订单所约定条件相符,是以退回贵司,详情请见下方表格所列! TO: __________公司
采购单编要求供货日要求补货日名称 规格型号 单位 退货数量 采购数量 到货日期 退货详细原因 号 期 期
说明:
仓库: 日期: 综管部审批: 日期: 收货人: 日期:
损失索赔通知书
NO,
公司,
本公司于 年 月 日向贵公司采购之下列货
品, ,因贵公司产品 ?品质不良 ?交期延迟,造成本公司蒙受 元的损失,兹检附,?损失计算表 份,?入库检验报告 份,?本公司客户索赔函复印本 份,
份,望贵公司给予谅察赔偿,其赔偿金额,敬请贵公司同意。 连同原采购合约复印本共
?由其他货款中扣除
?以现金支付
顺颂
商祺,
XXX有限公司
综管部 年 月 日
范文四:浅谈中小企业采购管理
时间:2009-06-17 12:07:55??来源:中铝网
某公司, 深圳注册之外资企业, 发展中中小规模, 通过了ISO9001认证, 财务部监控公司全盘采购工作。
采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称, 是公司成本控制的重点。 无论是公司管理者还是财务部门, 对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感, 这不仅因为采购是直接影响生产成本的主要因素, 而且有着很高的人为欺诈的可能。 在日趋完善的现代经营管理模式中, 公司管理当局越来越注重财务管理和财务运作的有效性, 那幺, 作为中小企业, 怎样进行采购管理才能达到预期的效果呢? 以笔者所在公司的经历表明, 以财务职能控制采购无论是在理论上还是在实务中都是直接可行而且行之有效的途径。
笔者曾任职深圳某公司财务经理。 上任后, 经对公司的全盘财务运作及利润分析, 笔者发现公司的成本管理松弛, 有降低成本的空间。 经进一步分析得出, 导致公司成本松弛的原因, 很大一个方面为采购管理工作的薄弱和不到位, 综合后主要存在以下几方面问题: 1.没有专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制。 2. 没有有效的采购控制制度对公司采购工作进行规范和约束 3.没有相应的事前控制措施, 即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续。 4.采购单价与市场行情不尽相符, 正面评价有议价不力情形, 负面评价有人为欺诈可能。 5. 采购员持有大笔公司现金流转, 且未进行清结(其中一人一次借支5万元采购工程物资, 后来采取多种措施都未有有效的凭据平衡此帐), 财务上隐藏着很大的风险。 6.采购员有跨月或跨数月的采购报帐(有的采购单据两三个月后才报帐), 月结供应商送货单据有遗漏或跨月甚至跨两三月入帐等。 如何彻底解决以上问题呢? 结合公司的实际情况, 笔者围绕着控制和降低生产经营中必需的成本及防止和减少人为欺诈两个方面 .将公司的采购管理作为成本控制的一个专项进行筹划, 并形成了一套系统的运作流程进行贯彻执行, 下面对此进行综合简述。
一。设立采购监管部门。
针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行控制, 作为综合性的管理部门, 笔者认为, 财务部具有包括生产物料、工模材料、总务维护、设备维修、办公用品、饭堂伙食及后勤用品等在内的所有采购活动的全面管理的涵盖面, 因为公司任何活动都以资金作为介质, 所以, 以财务职能来控制公司的全盘采购是再合适不过了。 .作为采购管理工作的开始, 首先对财务部在采购管理中扮演的角色进行合适的定位。 在其位, 谋其职, 只有名正了, 才能言顺, 才能有人信服和认可。 公司管理当局在公司组织架构上赋予财务部为公司之采购监控部门的职能, 即财务部负责有关采购政策的制订和采购实务的监控工作。 管理当局明确授权: 财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参予,并对不合理或不利于公司利益之采购事项否决或终止(有必要时, 报请总经理或管理委员会决定)。 财务部设专职(本文中取名采购管理会
分管采购控制工作, 此职位亦可由相应岗位兼任,并直接向财务经理负责。 财务部之采购监控工作直接向总经理负责。
二。建立和实施制度化的采购管理程序。
建立和实施制度化的采购管理程序, 这是采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依, 违法必究, 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了, 才能在公司中用法治, 而不是人治。 采购管理程序主要包括以下方面: ① 规定采购条件。 明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任, 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的, 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。 采购物品必须适量, 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价, 而且力求是最低的单价。 执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择, 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买, 即不适宜随意变更供应商。 已有之供应商处没有所需采购之物品, 或因单价及质量或因其它原因等因素, 可变更或选择新的供应商, 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可, 同时向财务部提供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用, 即相同质量下的价格最优化是采购的前提。 ② 明确分工。 公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门, 为明确采购员的权利和责任, 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人, 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。 采购人员必须是该种采购的内行者, 如原材料及辅助材料由生产采购部负责, 工程物资由总务部负责, 设备维修材料由设备维修部负责, 工模材料由工模部负责, 电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责。 ③ 采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行, 有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜, 但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购, 但请购单上须注明急购字样并说明理由, 请购单由总经理补批。 ④ 验收职能。任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实。 验收人员由财务部指定或确认。 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符, 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。 验收无误后, 填制材料入库单, 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任, 结算凭据必须由采购员签名作实。 ⑤ 退货与索赔。 为避免损失,采购回厂的物品由于质量、规格不符, 采购部门须立即办理退货, 无论货品是否退还给了供应商, 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。 凡检验结果为不良品的来料检验报告,品管部应分发至采购部门和财务部,以有效追踪,不致有遗漏退货扣款事项的发生。采购约定中必须明确索赔条款,对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其它损失,应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔,并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。采购部门不能解决的,公司可以采用不排除以法律形式解决的措施,以及时保护公司的利益。⑥ 货款结付政策。所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外,均为月结付款方式。不能使用月结的,除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外,均由供应商直接到公司财务部收款。禁止采购人员直接办理现金支付事宜。月结供应商必须在规定期间内(每月5日前)提供对帐单至财务部对帐,此政策采购部门须明确知会供应商。货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失,采购部门应尽量避免即时结付现金,即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间。在不影响公司商誉的前提下,适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。
三。加强和完善采购的环境管理工作。
1.加强采购的事前管理,建立完善的材料价格信息档案。为了有效地控制和降低采购成本,并保证采购材料的质量,公司采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理,及时地了解市场行情和动态,并与已在采用的采购价格进行比较和分析,同时进行相应的调整和更新。调整和更新后的价格档案应同时分发采购管理会计确认并留存。如有必要,采购管理会计可直接通过各种渠道收集采购价格信息,同时知会采购员,由采购员进一步确认后进行归档并执行。
2.建立健全的供应商档案。为全面掌握公司所有供应商的情况,并对供应商进行相应的资质考评,应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。 所谓重要性供应商, 即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准,并与公司有持常性业务往来的供应商,而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。 当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来, 且经考核符合公司重要性供应商标准后, 应转为重要供应商进行档案管理。 供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行。 供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等, 并定期或不定期更新, 由专人负责管理, 同时由财务部留存副本。 原则上公司采购只选择重要供应商进行。 如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题, 公司可考虑对其酌情处理, 严重者终止其业务往来,并保留追究法律责任的权利。
3.对采购员进行考核、激励和约束, 这是防范采购中人为欺诈的有效方法。 采购员是采购的实际实施者, 在采购过程中起着至为重要的作用, 经历表明, 采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料可以低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣, 这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈, 而这则在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守,因此, 一要注重考核采购员的职业素养, 以公司制度约束其行为操守, 能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。二是注重考核采购员的专业能力, 一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储, 又要了解物料的本身属性、市场行情等, 这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料, 使公司不会蒙受不必要的损失。 公司对采购员的考核应定期举行, 一般可采用半年考核制,考核由人事部及采购部联合进行, 财务部同时参予。 对考核结果优良, 完成或降低公司采购成本任务的采购员按公司规定或适度的标准进行精神和物质奖励, 以提高采购员的积极性, 事实表明,只有合适的利益得取才是良好贡献和抑制贪污的主因。 而对于考核结果不合格, 不能完成规定任务, 或经查证确有违规行为的采购员, 应按公司规定或适度的标准视不同情节惩罚, 如有必要, 应毫不犹豫地辞退, 并保留追究法律责任的权利。 考核和奖惩结果归入个人档案。 在对采购人员进行考核和激励的同时,应对采购员进行操守约束。 没有约束的权力最易产生贪污和腐败, 这是屡已验证的经验教训。 为保证公司的合法利益不受侵害, 也保护供应商的合法利益不受侵害, 在对采购员进行制度约束的同时, 应对其进行道德约束, 以降低人为欺诈动机。 公司可建立员工操守守则使员工按守则条款进行操守承诺, 总经理应向供应商颁发《操守承诺书》, 以公司制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益, 同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损公司利益的不正当利益。
4.选择合理的采购方式。 根据不同资质不同类型的材料,选择合适的采购方式, 这是降低采购价格的良好途径。 ① 公开竞争招标。 对于大宗材料采购, 实行公开竞争招标的方式, 往往能通过供应商的相互比价, 达到采购成本最低质量最好的目的。 采购员应联系三家或三家以上的供应商, 并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料,采购定价由市场供求关系确定, 采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策。 ② 合同采购。 对于持常性的材料采购, 可选择信誉佳配合能力好的供应商, 与之订立长期合同。 与诚实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交货期,而且能得到付款及价格等方面的关照。 供应商为了维护自己的商业信誉和利益, 建立稳定的销售渠道而不会掺假, 并能保持良好的合作关系和商业妥协。 ③ 最低价格采购。为了以最低的价格取得最优质的材料, 在价格确定前, 采购员必须先调查市场行情。 所有采购, 应有三家或三家以上供应商报价, 并与供应商价格档案进行比较核实, 而且经财务部认可。 公司得到各供应商对各种材料的报价后, 不一定完全选择最低价格, 因为并不是最低的价格就是最可取的, 应考虑价格对应的质量, 并同时考虑与供应商的长远合作关系和其它材料的总体价格等因素, 选择多数材料价格最低的供应商, 并与之协商, 使总体材料的采购价格达到最低最优水平。
四。对采购工作进行严格的日常控制。
1.事前批准, 并严格按采购审批权限执行。 所有采购, 必须事前获得批准。 未经计划并报审核和批准, 不得采购。 采购员应根据需求计划选择供应商和报价。 报价单必须经采购管理会计审核签名并经财务经理认可后送总经理审批, 审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单, 同时分发采购管理会计留存备查。 采购订单经采购管理会计审核无误并签字后由财务经理签字认可, 然后送总经理批准。 总经理批准后的采购订单才为执行采购的有效凭据, 由财务部分发至采购部门及需求部门和仓存部门。 所有采购的审批, 必须按权限和明确分工进行。
2.规定各种采购及时结算。 ① 针对采购员持有大笔公司现金流转且未进行清结的情况, 规定所有采购员经手的现金采购, 必须于采购发票日起5日内到财务部报帐结算并进行款项清结, 报帐程序按财务部[报帐规定]办理。 禁止采购员自行垫支和预付订金, 用款时可凭已获批准的采购订单向财务部办理借支, 借支经财务经理审核后送总经理批准。 ② 钍对月结供应商货款有跨月或遗漏入帐情况, 规定月结供应商的送货单经验收入库后, 由采购员分类整理并于翌日10时前送采购管理会计。 月结供应商帐单由采购管理会计整理并进行会计处理, 月末统一编制[应付帐款明细表], 并送财务经理审核认可。 为清晰债权债务, 不使支付货款时双方有异议, 每月中旬和下旬, 采购管理会计对每个供应商上个月货款分别编制[供应商货款确认表], 经财务经理审核后, 作为结付货款的凭据传达至供应商, 如有不符及时解决, 避免日后纠纷。
3.召开采购管理会议。 针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等,财务部定期或不定期主持召开采购管理会议, 采购管理会议可以固定在每个月月末举行, 也可以根据需要临时性地召开, 一般由财务经理主持, 各采购部门参加, 有必要时请总经理及相关主管人员参加。 各部门可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题, 大家通过相互协调相互理解, 在达成公司利益目标的轨道上研究出可行的解决方案。 会议上通过的事项或决定各部门必须切实执行, 不得形式化和两面化, 对不切实执行的部门, 在责令改正的同时, 不排除以行政手段追究相应人员责任。 作为工作执行和纠正措施的追溯依据, 采购管理会议必须有会议记录存档并以文件形式下发各相关部门。
经过两个月的筹划、研究、形成文件,财务部于同年8月正式下发[采购管理办法], 作为公司采购管理工作的准绳和采购工作的执行标准, 财务部同时作为公司所有采购活动的监控部门正式进入采购管理角色。 经过两年多的运行, 公司的采购工作在公司制度的控制和引导下逐渐走入了规范化的正轨, 采购工作基本上按笔者的设想和思路进行, 且基本上解决了笔者刚上任时公司采购工作中存在的那些问题。 通过有关财务指标反应, 公司的成本水平比两年前有了明显的下降。 通过对采购管理工作的进一步思考和探索, 笔者认为, 采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作, 是企业内部控制的关键控制环节之一, 具有长期性、持续性、系统性和过程性, 不可操之过急, 也不可能一步到位, 只有持之以恒毫不松懈地进行, 才能取得应有的绩效。
在财务监控的模式下, 一步步培养各采购部门自我约束和自我管理的工作意识和工作风格, 是达到公司管理最佳效果的目标之一, 也是财务管理希望达到的理想目标之一, 而要达到这个层面, 良好的公司文化、健全而严密的管理制度和高层管理的全力支持是不可或缺的保证。
范文五:中小企业采购管理流程
XXX分公司采购管理流程图
制定:尹郁元 2007/02/05 审核:
批准:
供应商管理流程图
供应商管理及采购管理规定
一、制定目的:
为规范供应商管理及采购流程,有效管理供应商及保障公司营销业务的需求,特制定本规章。
二、适用范围:
本公司所有OEM成品、OEM生产所需物料采购,悉依本规章处理。
三、权责单位:
综管部负责规章制定、修改、废止之起草工作。
总经办负责本规章制定、修改、废止之核准。
四、 评分:得分 = 40×进料批次合格率
3(2(2交期评审:
由综管部依订单规定的交货日期进行评分,方式如下:
如期交货得分25分;延迟1~2日每批次扣2分;延迟3~4日每批次扣5分;延迟5~6日每批次扣10分;延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。综管部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均,得出该月的交期评估得分。
3(2(3服务评审:
3(2(3(1抱怨处理评分
诚意改善:8分;尚能诚意改善:5分;改善诚意不足:2分;置之不理:0分。
3(2(3(2 退货交换行动评分
由综管部对不良退货交换行动评分:按期更换 :7分;偶尔拖延:5分;经常拖延:2分;置之不理:0分。
3(2( 4其他评审:
由综管部汇总仓库、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨, 予以评分,满分5分。
3(3评审办法:
供应商之评估每月进行一次。
,并合计总得分。 将各项得分汇入《供应商评估表》
每半年平均一次厂商得分,计算方式为:半年平均得分=每月得分总和 / 评估月数
3(4 评审分等:
供应商评估等级划分如下:
平均得分90.1~100分者为A等;平均得分80.1~90分者为B等;平均得分70.1~80分者为C等;平均得分60.1~70分者为D等;平均得分60分以下者为E等。
3(5评审处理:
A等厂商为优秀厂商,予以付款、订单、检验之优惠奖励。
B等厂商为良好厂商,由综管部提请厂商改善不足。
C等厂商为合格厂商,由仓库、综管等部门予以必要之建议。
D等厂商为辅导厂商,由仓库、综管等部门予以建议,三个月内未能达到C等以上予以淘汰。
E等厂商为不合格厂商,予以淘汰。
被淘汰厂商如欲再向本公供货,需再经过供应商调查评估。
4(供应商奖惩:
4(1奖励方式
对优秀之供应商有下列奖励方式:
A等供应商,可优先取得交易机会。
A等供应商,可优先支付货款或缩短票期。
A等供应商,年终可获公司“优秀供应商”奖励。
4(2惩处方式
凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失,由供应商负责赔偿。
C等、D等之供应商,应接受订单减量措施。
E等供应商即予停止交易。
D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准,视同E等供应商,予以停止交易。
因上述原因停止交易之供应商,如欲恢复交易,需接受重新调查评核,并采用逐步加量之方式交易。
信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。
六、采购管理流程:
1(请购:
仓库主管依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立《请购单》。
请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项。
请购单一联送交综管部,一联自存,一联交财务部。
2(采购方式:
2(1合约采购
经常OEM成品及OEM生产所需之物料,综管部应事先选定供应商,议定供
应价格及交易条件,办理合约采购,以确保物料供应来源,简化采购作业。采购方法以集中采购较为有利,依定时或定量之方式进行采购。
2(2一般采购
除(2。1)之外的物料,综管部依《请购单》逐步办理采购作业。
3(采购订单:
综管部依仓库出具《请购单》编制《XXX有限公司订购单》(必须与请购单一致)经总经理批准后进行订单下达。
采购订单必须注明所采购物品之名称、型号、数量、价格、金额、包装方式、交货时间、交货地点、交货方式、付款时间、付款方式如有特殊说明必须详细注明。
采购订单一联送交供应商,一联自存,一联交财务部,一联交与仓库。
4(采购跟催:
采购订单下达后综管部负责订单跟催使供应商于订单约定交期内按约定交货方式交货。
有任何异常情况必须与营销部门进行沟通以防影响营销运作。
因供应商品质、交期原因造成对我公司造成不利影响或损失综合管部按供应商管理规定对相关供应商进行损失索赔。
5(采购入库:
供应商按送货到仓库,仓库主管人员对供应商送货进行产品、品质、数量与采购单进行对核及检验。
如完全符合采购订单所约定条件仓库主管人员进行送货签认办理正常入仓手续开具《进仓单》。
《进仓单》一联送交供应商,一联交与综管部,一联自存,一联交财务部。
如因送货产品品质不合者必须通知综管部进行处理并开具《退货单》,《退货单》必须注明退货原因、数量、金额。 《退货单》一联送交供应商,一联交与综管部,一联自存。
6(退货:
综管部收到经仓库开退货单后综管部开具《退货单》联系供应商进行退货。
7(请款:
综管部收到仓库开具《进仓单》后,依据《进仓单》到总经理处进行请款,经总经理批准后交与财务进行货款支付。 8(货款支付:
财务于请款批准后三十天内支付货款,具货款支付方式以采购单所约定条件为准。 附件:
《供应商评估表》 《合格供应商名录》 《请购单》
《XXX有限公司订购单》 《进仓单》 《退货单》
《损失索赔通知书》
供应商评估表
上
综管部经理: 仓库主管: 总经理:
合格供应商名录
综管部经理: 总经理:
XXX有限公司
产 品 请 购 单
TO: 综管部
申请人: 日期: 综管部签收: 签收日
期:
XXX有限公司
XXX有限公司订购单
订单号:
TO:
电话:0757-28996813
传真:0757-28996809
1.我司向贵公司订购如下产品,具体如下:
2. 交货方式:由贵公司送货到以下地址: 公司XXX仓库(希贵集团对面) 。
运费由 ?买方 ?卖方 负担。 3. 交货期: ,请及时交货。
4. 货款支付方式_______________,货款支付时间_______________。
,(单未尽事宜,双方协商解决。
(请回签确认,24小时 月 日
XXX有限公司
进 仓 单
供货方: __________公司
XXX有限公司
退 货 单
原因 TO: __________公司 以下物料因:?品质 ?数量过多 ?其他不能与采购订单所约定条件相符,是以退回贵司,详情请见下方表格所列!
仓库: 日期: 综管部审批: 日期: 收货人: 日期:
损失索赔通知书
NO:
本公司于 年 月 日向贵公司采购之下列货品: ,因贵公司产品 ?品质不良 ?交期延迟,造成本公司蒙受 元的损失,兹检附:?损失计算表 份;?入库检验报告 份;?本公司客户索赔函复印本 份,连同原采购合约复印本共 份,望贵公司给予谅察赔偿,其赔偿金额,敬请贵公司同意。 ?由其他货款中扣除
?以现金支付
顺颂 商祺~ 综管部 年 月
日
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