职能原则是档案管理的重要原则
作者:邓绍兴
上海档案 1998年06期
近半个世纪来,职能原则一直是我档案界忽视的问题。为了提高档案管理水平,更好地完成历赋予案作的使命。笔者认有必要展对职能原的探讨和
一、职能原
职能是指人事、机构具有的作用、功能。机关、社会组织的职能,通常是指所主管的事务,或行政的活动,也就必须担事务和肩负的责任。所职能原,就是档案应据形成机
职能原则
1.符合档案产生和形的规律。古往今来,任何社会形态的国家机关、社组织担负着特的职能。为履职能开展的一系列活动,势必形成和产生大文件材料,为日后查考而保存下来转化为档案。档案是机关、社会织行职能活动的产和结,是践活动的历史(原始)记录。它的产生和积累,始终围着形成者的职能动。由于档案有形者职能活动的属性,决定了档案适于按职能原则进行收、分类、鉴、建立检索系统管活动。档案按职能原则管理,能历史反映立档单位的工作特点与活动
2.标准客观、随性小。按职能原则管理档案,是历史唯主立场、点在档案管理工中的具体运用,一切从客观实出发,实事求是,不凭空想象,不主观臆造。每个关的职能都是既定,在法规指示性文件中均有明确记载,有章可循,有可依。履行能所形成文件料,具体记录着实现某一职活动的全过程,具有一的规律性,管理提供了一定的依据。所以,职能原则去管理档案,有确
3.权威性高、稳定性强。机关、会组织的职能,般在赖以成立的律、指示、通知、规章中有明确规定,范围清楚。由于以领导或指导性文正式发,很高的权威性。机关、社会组的职比较定,机关组织机构调整,工作任
4.层次清楚,便于操作。一个机关担什么职能就形成什么档案,档案不能离开形成的组织和这个组织所具的职。能为档案管理提供了科的方法标准,简便易,便于理
5.适用性广、灵活性大。就职能则适用的范来说,它既适用于党政机关,又适用于企业、事业单位和社会组织;就其管理方法来说,既可作为案实体分类的常用方法,又鉴档案价的重要标准和建档案检索系
二、职能原则是档案实分类应
档案分类的原则是档案理工作的基础。世界范围内,档案分类应遵循的原,来源原则、由原、职能则。“这些原则支配着如何把文件划分成一个小的单元,以及如何把小的单元组合成较大的单元。”(注:谢伯:《现代档案——原则技术 》, 档案出版社1983年,第60页。)上述原则用于档案分类中表现为文件的类要虑三个要素,这就是形成文件机关职能、组织机构和文主题。按三要素发展起的“分类方法称之为职能分类法、组织机分类法和主题分类法。”(注:伦
文件是机关、社会组织在履职能活动的过程中产生和形成的,又是根据职能来使用的。因此,整理文件材时,按能分类十分然的,也是历史的回归。谢伦伯格称:“在常情况下,职能类别应该是一个机关文件分类中最大的一级。”“第一级的类,可根据一个机关的主职来确定,二级的类别可以按照活动来划分,最小的类别则应该由个别的案单元或其集合体成,这些案卷单是依据个人、法人、地点或主题有关的过程编的。”(注:谢伦伯格:《现代档案——则与技术》,档出版1983年,第65~66页。)这就是,一个机关内文件的分类,第一级是
职能分类法
1.职能分类法是一种历史悠久的分类方法。在十八世纪,欧洲就广泛采用了。美国档案学者恩斯特·波兹奈尔博士在提到德国登记制时:“从世纪以来,一直存着这样一种共一致的看法,即根据一机关或其主要部门的需要而建立的登室,必须按照服务的行政单的主要职能来整理所保存的材料。机关的组织机构、该机关各部门的职能以及文件的主要类别,都必须是一致的。登记室映一机及其各种各样的活动,是该关多种样作的永录。”(注:谢伦伯格:《现代档案——原则与技术》,档案出版社1983年,第66页。)我国在世纪30~40年代,民府机关整理档案,多以职能(职掌)为要分类准。龙兆佛称:“档案分类则是以档案内容依据本机关职掌类别系统区分的,同时也是以地域、代、机关名及人名补充分类标准,……上五种类标准然以第一种为主要分类标准,余各种为补充分类标准。”(注:龙佛:《档案管理法》,广西省政府编译委员会,1940,第23~24页。)建国以后,学习前苏联的分类经验,只采用组织机构分类法、问题分类法、
2.机关的职能为类目的设立提供了据。一个机关、社会组织担负什么样的职能,就会形成反映其职能动的系文件材料,按主要职、辅助能设立类别,准客观,
3.职能分类法有组织构分类法和问题分类法之长而无其短。机关的织构,往往根据机担负职能设立的,职能分类法的类目设置,般与组织机构分类法相类似,组织机构分类法的优点,职能分法也体具备。但组机构类法使用,要受组织机构是否稳定、分工是否明确、文件否按机构分清因素的限制,职分类法则不受这些因素的制约。职分类法与问题分类能较好地持文件之间的有联系,特别是内容方面的联系,便于用者按专题查找,但职能分类标
4.职能分类法为定档案价值奠定了良好基础。鉴定档案价首应看文是否含有记述机、社会组织的职能及其活动方的证据价值和情报价值。按职能分类,能把主管业务活和辅助职能活动文分开,方针政策性和具体执行的文件分开,一般和特的文件分开,把重要的和行文件分开,实质性和从属性文分开。这就为正判定档案值,合理划保管期限,恰当选择保存反映机主要职能与本质性文件,证
三、职能原则是判定案价
职能原则是判定档案价值的重标准,贯穿于鉴定工作的全过程。职能原则运用于档案定作奠基人是波兰档案学家卡斯基,美谢伦伯格
1.职能是判定
谢伦伯格称:“关于保存文件的决定取决于系列的因素。其中最重要者,可以归纳为下列几个问题:①在一个系统的中央机关中,哪行政单对关于组织、计划、政策和程序的定负主要责?哪些行单位为这种决定进行辅助性的活?哪些地方官权作出这种决?哪些是反映这种决定最基本的文件类别?②文件与一个机关的哪些职能有关?它是不是本质职能?……③为了执行一的能,进了哪些具体的监督和管理动?”(注:谢伦格:《现代档案——原则与技术》,档案出版社,1983年,第156页。)这就是说, 判定档案价值,应弄清每个关在属行政等级系统中的位置、所执行的能,在行定职能时所进行的各种活动。只有紧紧围绕机关、会组的职能去分析,才能准确判定档的价值,做好档案鉴工作。美国档案学家辛那·杜兰蒂:“鉴定工作就是从‘沉积案’(指在日常办公过程积起的档案)中挑选出来能反映机构职能,能反映事件发生全程的财
2.档案的价值取决于形成文件关的职能在政府机关体系中的地。本世纪20~30年代,波兰档案学家卡林斯基根据对德国鉴定论的研究,提出了自己的鉴定理论和标准——职能鉴定论。卡林斯认为机关政等级中所的地位不同,形的文件价值也不一样。他按照机关在行政系中所处的地,将档案文件分为:一类是A类, 即最高行机关的文件,应当久。B类是低级机关的件, 应在保存一定时间后以销毁。谢伦伯格也认为:“一个机关在所属机构行政等级系统中的位置。这一点对档案鉴定工作十分重要,因为文件的价值在很大程度上要由此决。”(注:伯:《现代档案——原则与技术》,档案版社,1983年,第154。) 罗贝尔·法弗罗对上述理论阐述为:“总的说来,行政级别越高,其文件就越重要,数量也就越少。实中央权制的国家,最要的文件于中政府部门而不是在地区地方政部门。……低一级形成的文件数量最多,但历价值最小。”(:彼得·瓦纳主:《现代档案与文件管理必读》,档案出版社, 1992年,第220页。)皮尔·布瓦萨尔进一步完善了这一理论,他说:“任府系统中的中央政府部门的文都展示了一幅更为广阔复杂的图,但这决是说利用中政府的档案容易撰写历史。地方、省和市的档案不只是为了地方历史,同样也为个史而存的。”(注:彼得·尔纳主编:《现代档案与文件管理必读》,档案出版社,1992年,第220页。)鉴定档案时, 应当考虑形成文件机关的职能在行政系中的地位,但不能绝对化,更不等于低级单位的档案一保存,适当保留一部分低级机关的档案对科学研究是完全必
3.区别机关的主要能与辅助职能。一个机关、社会组织为了履行的职,将不得从事两种主类型活动,即主要职能活动(又称主管务活动)和辅助职能活动。主要职能活动是一个机关主管的专性技术性工作的动,关系使该机关不同于所有其他机关的那种工作活动。主职能活动形成文件,一般值永久存。辅助职能活动是涉及一个机内部管理的活动,所有机关有的,如机关部的人事、财务、总务活动等。这些活只是在某一机关履行主要职过程
4.分析文件的职能特性。美国案学者梅纳德丁·布里奇弗德说:“每份文件都有一种职能,这种职能通常反映在它的标题里。它可授权或指挥行动(委任状、订购单和支票),记录或提供信息(分帐和库存),或者解释、通知和接受信(书籍、个人信件和稿)。”(注:美档案工作者协编:《档案工作的与方法》,档案出版社,1998年,第10页。)件职能特性,是判定其值大小的重要依据。欧美案学者分析文件的职能特性,主要从以下两方面:①文件的类型。不同类型的文件,反映着不同的价值。梅纳德丁·布里奇弗德称:“有经验的档案定人发现,类能的文件通常是有价值的和值得保存的:日记、笔记,织表和遗嘱。另些文件系列则是没有多大价值的:已注销的支票、备忘录案卷、付款通知单。在本手册的附录中有几按文件型的相对重要性分的职能别一表。它们所以列入表内,是为了说职能的密切关系。”(注:美国档案作者会编:《档案作的理论与法》,档案出版社,1998年,第10页。)②文件包含信息的独一性和重要性。一性指特定文件包含的信息不能在别处的文件材料中,无论是出版或未出版的文件料中都没有同样的记录,独一无二特点,定了这样的档文件应当保下来。重要性是指形成文件机关、人员的重要性,或者是内容反的事重要。重要人物、首脑机关的件,要多保存甚至全部保存起来。记载重要事件、重要事物现象的有关件也应当保存。“一般地说,人物、事件或现象越是重要,与之关的文件也越重要。”(注:彼得·瓦尔纳主编:《现案与文件管理必读》,档案出版社,1992年,第280
四、职能原则是
我国档案信息类的工具书是国家档案局主持编制的《中国案分类法》(下简称《中档法》)。《中档法》的分类标准在其编制说明中明确表述为:“分类法体系,是以不同历史时期的国家机构、社会组从事社会践活动职能分工为基础,并紧密结档案记述和反的事属性关系,采取从总到分,从一般到具的逻辑体系。”这句
1.《中档法》以职能分工原则为主分类标准的依据。①由档案的本质属性所决定。历史(原始)记录性是案的本属性,这是档案长期对档各方面属的总括升华,是档案与其他事物相较而存在的过程中所显示独有的特性。它决定档案所以不是图书资料和一般文物,而是档案的内在依据。②档案的来源和内点。档是由机关、社会组织、个人形的。档容有两个显著的特点。一是档案记述的是人类实践经验总,具有实践性强、内具体、生动、零、复杂的特点,属于感知识,不具系的科学形态;二是档案是国家机关、社组织行职能活动的“副产品”,案内容是国家关、社会组织职能工其网络直接反映。③分类对象、任务和适用范围。《中档法》是解决档案信息分类,分类的基本原则和基本法,应
2.《中档法》以职能分工为基础的优点。①以能分工为基础,便于建立起科学的符合客观实际的信息分类体系。任何社会形态的国家机关、社会织都是为证社会总职能的实现建立的,相互之既有明确分,又是相互系的职能网络。以职能分工为基础,合档案产生和处客观实际,便档案的划分和归类。《中档法》以职能分工为基础分别编制四个分类表,这样的分类体系,符合我国档案信息资源构成的客观实际。②职能工基础提高了档案分类法的实用。实践检真理的,《中档法》以职能分工为基础建立起的分类体系,可以满足各级各类档馆、室藏的各种门类档案信的类,有较高的实价值。③以分工为基础,划清了图书分类档案分类界限。《档》从档案的作用与价值出发,依据档案本来就不是以学为中形成的特点,决定了档案信息分类档案内容记载和反映的关、社会组织的职能分为主分类标准。图书的本质属性,内容上的学属性及图书一般是按学科或业查的特点,决定了图书分类以科学分类(知识分类)为基础,以书内容的科属性作为类目划分的主要标准。《中档法》与书分类法由于主要分类标准不同,建立起
以上从几个主要面论述了职能原则在档案管理中的作,际上这原则渗透于档案理的全过程。档案惧工作应记述和反映机关、社会组织履行职能活动(特别主要职能活动)档案,完、齐全地集中起来。从保管与利用的角度,档案保管机应当保管机关、社会组织履行职能活动档案材料,以便广大人群众和社会项工作服务。所以,职能原则档案管理的重要原则。与
档案管理的符号的功能及编制原则
档案管理的符号的功能及编制
档案管理符号的功能及编制
f,(凸71
案部?对档案管理中应用的符号.有接触和还有由上述几种的称为层累
问津,并不陌生.但多是由于工作需要而接
或某些种类的符号.对缺乏从整体上的系统了
特别是对它已初步形成体系,更是缺乏足够的认
使之成为档案学研究和案工作实践中的一个薄
题和环节.本文试从体上对这一问题谈点粗
识.以期推进对个课题的讨论和研
(一)
符号叉称标记符号,人工语青范畴.所谓
语言,是人们根据自定一套规则编制而成的语
式.这种人工语言形式利用文字,数字代码,颜
图形(象)标记来表示个具体事物和概念,以便
理和交流.它的本质征和主要功能是指代具
象,也可说它是指代象的代词.它在以手工
为主的管理阶段就出现,但其种类和应用范围
随着管理的深化和社化,及现代科学技术的
特别是电子计算机的普遍
广泛地应用于社会的各
份证编码,邮政编码,汽车照编号等,呈普化趋势,二
系统,即某项或某种号自身也形成各自系列
三是种类齐垒,结构合.从表达形式上看,有数
汉字,英语或汉语拼音母,及图形等其他标识
的各种符号,其中数码多,较为常见:从制式
(制式可简单理解为制的模式),有由上述符号
一
种组成的,叫单一制.其中数序制式较为常
多用,如案卷号只用数表示.有由其中某两种
组成的为混合制式.如案信息分类中用英文字
数字表示,倒:”A1”表示”中国共产党党务会
般档号分做四层组台而.从型号上看,有档案
符号,档案信息符号,案缩微复制加工符号,档
具符号,以及挡案事业理符号等.综上所述,
这一体系概括为:布局
需要的档案管理符号体正在初步形成.当然还
出,这一体系还很不完,其中档案事业管理方面
号较少.尚待不断补修正,使之充实完备越
(二)
档案管理符号体系将符号的功能与作用
挥出来,并有所延伸.面择其主要的四点,叙
下一
1.指代与转换功能作用.顾名思义,符号
所表明的对象的标识,其代词.档案管理中使
符号,用于指代复杂的案管理事项和概念,包括
实体管理,档案信息加,容具,复制加工,以及
理等具体内容.如以”435001”遮一数码可以简
代”福建省档案馆”遮概念.如果再用”17O
707,3”遮一档号,以明确地替代福建省文教
的某一份具体文件.由其自身的简明特点,而
容易识别和记忆,便于
如查找档案,最为便捷就是依据档号,特别是其
案卷号:符号实际上也它所指代对象的转换语
式.在现代化管理中,算机的应用,首要的是要
体实在的内容转换成计机可以识读,存贮和检
语言形式,而符号就是宜的一种形式.总之,指
能和作用会产生便捷的
可与应用计算机的要求接起来,形成有效对接
效.
2.定位与排序的功和作用:档案经过系
理,分类编日,确立顺,上架保管:这是档案实
系统化过程,其中包含予档号这一环节,目的
它固定位置和排列顺序,
为后诸项工作的开展供依据.在档案信息
中,分类标引的成果就分类号,用它确定某一档
息在分类体系中的位置顺序:在档案缩微复制
符号的定位与排序功能是很明确的,如缩檄号,
缩微品即为卷盘号和每,每份文件的画幅号;片
SHANGHAIA.CHIVES13
SHANGHAlARCHIvES
微品即为片号和每份文在该片上的位置号一定
排序直接戚教是有序化,可为科学许理和提供利
务打下良好基础
3基础与条件的功和作用.档案管理符
大量编制与广泛应用,随着档案_『作发展,与
作标准化结伴而秆的.已从单一的只从属于备
部领地走来.面向本地
广泛范围这种态势,要它自身必须是标准的,
的.事宴正是如此.在公布和使用的档案管
号,有的是正式颁布的家标准中的规定(《档案
规则》中的标识属此类),有的届行业标准(档
案馆代码编制规范即是),有的则属比较规范的规
确定的,具有一定的约
的相关规定中有关符号的制届这类).由此可以
档案管理符号的编制和用程度,体现了档案工
准水平.不仅如此,标化是档案管理现代化的
和基础,是实现现代化重要条件.而标准化体
叉包含着符号标识的标化,因此叉可以具体说,
挡案管理统一符号的『用是实现档案管理现代化
要条件之一.舍此,现化进程将无法开展,止
前.这就是它的基与条件功能和作用的
4.沟通与交流的功和作用.应用计算机
案管理,就先要实现人的对接与交流.而作为人
言形式的符号,就是适的工具和手段,起着沟通
流的作用.开发档案信资源,广泛地为社会提
息服务,独家经营是无为力的,必须在档案部门
开展交流与合作,才能所作为.比如建立地方,
以至全国档案目录中心,就必须有相关的档案部f】的
合作.而各部门之间的作,没有共同使用的符
统是不可想象的.在此,统一的符号则成为它们
与交流的一种有效语言式,发挥着应有的重要作
档案部门也要与图书情部门交流:这种交流更
共同的语言:而这种共语言,必须是范围更加
的,共同认可和可识读.在这中间,统一符号的
与交流功能和作用更加显.通过上述,可以看
案管理符号的统一和使,可以为档案工作走向
架设沟通与交流的桥梁,成为档案工作社会化必
助的重要工具和手段之.
(三)
符号是根据一定的原编制而成的.那么这
则是什么呢?
一
是统一性和稳定性.
号的过程要一致,不随意变动它要贯穿在三
面的统之中:在本馆()内使用的符号统,这
案部门内的局部统一;在本地本系统至全国档
门内统一.这是太范围统一;采用社会有关通用
统一,这是档案部fJ社会的广泛统一:三个层
统一柏互联结.形成一统一的整体,实际上也是
统一要达到的目标按统一性的三个层面的目
求.相应的可采取分三面进行的措施,共同努力
一
的原则和目标落到实.稳定性是达到统一性
证:它要求各层的统一旦确立下来,就璺稳定下
一
般要变动,否则统?是暂时的,无法做到长
一
0
2.唯一性和々指这是由符号的指代性
决定的.它的含义,首是指用符号所指代的对
唯一的,专指的同一符
叉其次还指符号所指的必须是实在的对象,
是虚的,空的.试想,
号,会给档案管理和利带来多大困难,长此下去
出现混乱的局面,因此一性对于符号编制和应
关重要.
3合理性和适瘟性.台理性是指编制的符
与档案管理形成的层次
次分明,系统有序,联密切,结构完整.档案所
的层次,结构,就是编符号合理性原则要求的最
现:适应性是合理性的个侧面.它要求必颓充
虑档案实体,档案信息断增加的需要.编制的符
有充分容量.否则过段时间就容纳不了增加
量,就要重新编制,也会保持长期统一和稳定
性还要充分考虑档案管中形成的多种结构和形
如档案的多种类,档馆的多种类型等编制相
符号,就要设计出多种构形式,这样才能适斑需
选到合理性要求.
4.简明性和清晰.这是从形式上确定
原则要求它也是由符号代功能决定的.编制
号必须简单明了,清晰确,切不可繁琐,冗长,
要以容易识读,记忆和写,便于存贮和检索为基
求.也是衡量符号制好坏的一个重要尺
(作者单位:福建师范大
14J上海档案/2000’5
档案管理的保密原则与应用
office opertions
/
办公室业务·
【摘要】档案是现社会中一种重要是资源,这种资源是有着身的一定的保密性的。我们不但要重视档案的保管与保护,更要重视档案里面信息开发与利用,来现资源的共享。档案的安全管理与档的开放利用是有矛盾的一方面的,因此对于档案的保、对开放档案的审,是不能够松懈。档案的管理与保密工作是巨,也是神圣光荣的。保守机密,尤其是国家级的机密,我们每个公民的义,也是档
【关键词】档案;保密管理;应用
观念和社会防范意识的薄弱,再
些其他外因的支配,以至于导致档案的保密工作,做的不够好。就导致了一些重档案息的泄漏,给家、企业、个人带来了巨大
二、如何做好档案管理的保
在我国对于管理的保密原则有着明确的规定,在《档案保密管理制度》中有着明确的规定与讲解。档案保密工作档案管理中重要内容,对档案归档,对的整理、利用等环节就相当的重视,确保档案的安全完整,维护好个
(一)档保密的原则对于档案的归档整理,要仔细认真,不但要把档案分类进行理,还要把档案能够好的找属于它们自己的,不然的话会对以后的查找和借阅
我国的档案保密制度一共有十条,可以说这十条就是案保密工作
1. 该说的秘密,绝对不说;不该知道的秘密,对不问;不该看的密,绝对不;不该记录的秘密,
2. 严格执行三密文件登记签制度,否则,不得
3. 不将秘密文件、资料放在不安全的
4. 不携带秘密文件、资料回家,得将秘密文件、档资料给家属、子
5. 不携带秘密文件、资参观、浏览、探亲、访友、
6. 不得擅自翻印、印、传抄秘密文件、
7. 不在公共场所谈论秘密项,不在私人信中涉及秘
8. 不在普通电话中谈论秘密项和不用普通邮件
9. 不向废品收购部门出售秘密文件、资料、笔记本,不得自销毁秘密文
10. 不隐瞒失密、泄事故;保密检查不敷衍,
(二)档管理保密的原则1. 档案库房的管理。库房,是存放东西的地方。档库房就是存放各类档的地,档案库房是维护案安全、做好档案保密的保障的地
近年来,伴随着我济的高速的发展,社会的不断进步,人自身的不断的创新,对于档案,这个社会中有巨大价值的东西,逐渐的让人认识到与熟悉。有了档就要有档案的管理,这也就涉及到档的保密,档案的用的工作。这项工作做的好与坏,会会造成直接的影,小到个人的利与平安,大到企业的利益和安,更有甚者,对国家的安全和利益带来巨大的损失。如在做好档案保密工的时候,使
工作中最重关注地方。对库房的建立,要按照国家对于库房建设的相关文件来执行标准,对于库房的防水、防火、防潮、防盗等,各个方面对档案有着威的因素全除。对于库房的管理人员,有进专业的选拔,制定相关的度,对于那些非作
2. 加强的管理。档案的管理,关乎到很多人的自身利益。尤其是那些机密的文件,关系到国家的安全,决定一个民发展的成败。因此对于档案的查阅,一定要按照格的查阅制度来执行,对密档案查阅、销毁等更要按照严的程序规定办理,
3. 关案的涉密等级。由于档案的内容是不断的变化的,因此,档案的涉密等级也未必是一成变的。涉密等级,会随着时的不断的化而变化。因此,就求工作人员,不断的关注
三、档案的应用
对于档案,的保密工作和利用是两个重要的方面,而对于档案保密工作的应用,也是可或缺的。对于档案的用,现在社会的进步与有着很大的促进的作用,档案的应
1. 案是个人信息的集中。一个人的档案,清楚的把个人信全部体现了出来,对了解一个人的力水平,知识的高低都有
2. 案是一个人能力的体现。档案不仅仅记录了一人的身份信息,也录了你的作经历,以及个人诚信
一、我国档案管理中存在的一
在我国的档案管理与保密工
在着很多的问题,尤其是一些涉密案,对于这些问题们来做进一步
(一)自身的矛盾
档案具有保密性也公开性,这样一些人就会认为档案的保会不利于档案的公开,也会有人认为,档案的公开不利于档案的保密。其实这是一种错误看法,档案的保密与档案的信息公并不是互相矛盾,它们有着共同的目的,不同的应用的手段不同。对于档案保密,我们要分的清楚,哪需要保密的,哪些是可以公开的共享的,哪些是必须格的保密的,只有样对于案
(二)使用力度的
档案级没有得到合理的解决。档案管理者更是注重对档案的保密工作的理因而忽略了档案本的利,这就使得这个会中有价值的资源,没有得到它
有的档案管理人员素质的低下,于档案管理保密作的认知不
四、总结
对于档案管理的保作,不仅仅是档案管理人员需要重改进的地方,也是我国事业机关要重点关主的地方。档案的保密与否,直接关系着一个、一个集体甚至一个国家的未来。所以,档案的安与档案的保密工作是不可忽视的重之重。对档案在社会中的用,对一个人的发展有着远影响,企或者国家,可以通过档案来看到一个的能力,以及诚与否的问
办公室业务
2013·1
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刍议企业文书档案管理的工作原则
( ) 李孟碧 瓮福集团有限责
【】,, 要企业文书档案管理是企业档案工作的主要内容之针对企业文书档案理进了分析并对如
【关键词】文书档案 管理
,,,、、档案管理是企业 一 个 不 可 缺 少 的 方 面是一笔宝贵的文 度来考从全面的观点出发从政治经济科学文化等方面全面 衡 量 ,,、,,财富只有档案作者今天 的 努 力才有明天 的务业发展服 务 社 它的作用既要看它的现实价值也要它是否有社会价值 和 史 料 价 。、、、。,,会经济企业档案管理工作 的 主 要 内 容 通 常 括 收 集整 理鉴 定保 值档案是历史的记录也是历史的产它一定的历条件 下 形 、、、、。,。管检索编研统计提供利用等多个环节 的它的产生总是和一 定 历 史 条 件 联 系所 以 在 鉴
,、、、,,,文书档案是指机关团体企业事业单位及其他社会组织 在 领 值时必须运用历史物主 的 观 点 方 法坚 持 史 存 原 则
,,和行政管理活动中形 成 的 具 有 保 存 备 查 价 值 的 文 件又 称 管 理 性 在特定的背景和历史条件 下 去 判 断 它 的 价 根 据 档 案 产 生 历 史 条 。,,、 、,。档案文书档案理档案管工作的重 要 组成部分是 各 个 机 关件代背景
、。, 2, 。,团体和企业事业单位档案工作的主要内容之一对于个企业而 言实事是要保资 料 准 确 性才能更好的体 现 档
、、、、、、、、 。,,其文书档案主要包括党委组织纪检宣传会团委办公 室经 营值做好企业文书档案收集确定工作必须坚持实事求是的原则不 能 、、、、、。,,,生产财务人事劳资保 卫教 等部门 工作活 中形成的档案企 道听途说更不能主想而是要深入有 部门反复校对 正 材 料 业文书档案管的高低直接系和影响到企业文书档案资料的质 ,、、、。出处对原始材料行科学的纳
,、、,,,完整性只有努力使企 业 文 书档案管理实现科学化规 范 化标 准 止眉毛胡子一把抓要有选 择根 据 企 业 管 和 工 的 需 要从 档 案 材 ,,。能切实发挥文书档案的作用真实其应有价值 ,,料中选择对企业工有现实指导意义有具
、、,实业文书档案管理 工 作 的 科 学 化规 范 化标 准 化使 之 挥 。,律性的东西集汇总 归 类 汇 编 持 实 事 求 是
。最大用应该特别注意以下三方面的工作原则 ,、导人的好恶和意志改写众人认的客观事实特别是企
,历年构变化情况等有较 高 的 借 鉴 与 保 存 价 值一 定 尊 重 事 实 和 保 、 一实现信息
,。持案原有的历史风貌确保信息资料的准确性 算机管理在各个领的普及使业文书档案实现信息
3, 。: 严格程序严格按照程序来进行成立归档文书收集小根据 ?。,,可能现实计算机网络进入企业文书档案管理
《》、单位制订的文件归档和不归档范围来分析确定应归档文的范围 、、档信息处理速度大提高档案资源的服务范围大
、档案业人员签注归档意见汇总编制拟归档文书目录提请档案 ???; ,源发利变得更加方另一方面也使我们看到传统
。管干部审批档案室将需保存的档案立卷完成各归档工作?? ,。式必须进改革才能适应当前的
4, 。、, 长远发展在鉴定档案价值确定收集档案时既要 看 档 案 在,,目前多企业已经将算机引入了文书档案的管理通
,,, 中的作用又要预见到 未 来 工 作 中 的 作 用因 为 社 会 在 断 进 步、,, 的用大大简化了文件 材 料 收 集整 理 和 归 档 过 程
,。事业断发展档案的 价 值也会随之发生变化有 些 档 案 现 在 看 。,提高了效率一个功的 业 文 书 档
,,,大但是到了将来用处 可 能 就 大 了也就是说不仅要 看 到 眼前还 ,,文与档案部门内各方面的工作信息对信息加以区
。要透过文件预测到它的潜在作用 。:业提供准确的息利用人认为应该遵循
1, 。快捷提供利用企业文书档案应用计算管理的目标是 利 用 、 三档案人员
、,、代化手段的管理理 念 处 理文书档案息为企业提供安全及 ,管理人员是企业文书档案管理的主体没 有 高 素 质 的 人 才 就 不 能 、、,。时准确全面的息提高工作效率 、、。实现企文书档案管理的科学化规化标准化企业要注 重 2, 。求方便实用应该采用当前先进的计算管理技术使 系
,。,,一定的时期具有先进 性而 不 被 淘 汰要 简 化 程 序使 方 便符 合 1, 。,培职业道德素 质人员要学 习 政治理论增 强
,。企业文书档案要 求符 合 档 案 系 统 规 范建议使用成熟的商品 ,、,的意识要大力弘扬企业档 案工作 者热忱为企业服务为 职 工 服 务默 ,,。化软件注意办公自动化软件的口不要形成信息孤岛 、,,,闻扎实工作的作极实践开拓创努力开创档案工作 新 3, 。,,保信息安全文书档案信息内容有一定的保要 求因 此必 。,。面
,,须理好信息保密和信息共享之间的矛盾规定用户权限涉密文须 2, 。。业知培训档案人员
。经加密处理 密单位档案馆内部的网络可以组成一个单独 的 局 域 ,,作是一项科学性很强的工作它既要有一定的理论基础又要有一定 。,网与业网连接但必须与 国 互 联 网 维 持 物 理 断 开 形 而 护 。、,业务技能历史遗留来的档案内容错综杂
。涉密信息的安全 。不紊的管理起来档工作者要学和掌握深的专业知识和
、,,、 产经营改革发展相关的技 术 知 要精通档 案学的理论技术并 二收集确定
。能熟练运用到实际工作中去 ,。,这是档管理的基础工作开端如果
3, 。, 科技手段培训档案人员 要适应档案 现代化管理的需求积 极、、。,档案管理的科学规范 化标 准 化 无 从 谈 起在 这 方 面
,:主动的学习和掌握与档案 内 容 和 管理有关的科学
。,1, 。,, 习和掌握计算机操作技 能因 此需要档案工作者 习 掌握更多 新 全面收集从某
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