档案管理流程
一. 公司要建立完善的授信业务档管理制度,由专人负责,集中保管授信务原始料。有条件的,可建立统的
二. 授信业务档案管理人在授信合同签订,要在7个工作日内整理好原始资,登记档案移交记簿,将部原资料移交档案库保。对授信管理
、
三. 授信业务原始资料入库时,由案管理人和送交人双人签字。档案以客为单一户档,按时间序排列档。
四. 授信业务原始资料出库时,档案管理人和借阅人人签字,并约定归还时间,档案管理人届时收。除户授信人员其上级领导外,其人员借阅授信业务档案,要经授信管部门负
五. 管户授信人员换岗时,要对其管客户的授信业务档案逐件核实,对散不全档案责成其补救;新任授人员
六. 对已终止授信业务关系的户,
档案管理流程
为了做好工程及设备档案资料的管理作,参照《建设工程文件归档整理规范》等件的关要,结合本公司际情况公司
一、主要内
1、主要内容
1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材、声像、报表,都
1.2档案内容包括从成立之日起每年在经管作中形成或公
1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷归档,并分门类,做
2、归档范围
主要为设计工程、设备、公司
2.1设计工程档案是指各类报批文件(跟银行有关的报批文件、回复的批示文件、对外发文、外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、工程合以及各合同的附件、充合,供应(服务)单位的资料、报价商务资料报价汇总表说文件,比价的考察研报告,考察调研影、照片资料)、设资料及图纸、
2.2设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备料。主要包括计划、购阶的仪器备购买申请单、、同、重要来往函件、文;开箱验收段的装箱单、开箱收单、出厂合格证、厂精度检验、图、技术手册、
部门的附件和随机工具清单、设备仪护保养和安全技术操作规、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设仪检查录及维修记;设备仪器改、改装、新的报告与批复、改进、装过程中成图样、技
2.3组织人事/教育培训类:员工个人案、工变动表、员
2.4会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报及其明,各种季度表、月报
二、档案的管理
1、管理机构
1.1 文书结案后,原由
1.2 各部门或个人视实际要,
2、档案保密制度
2.1 档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵司的各项保密制度。 凡涉及不宜公的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅围,本公司人员需要阅者,须经本司主管领导批。秘密和内部管理的案,应严格履查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利者应严格遵保规定,不得泄
2.2档案分一般档案和有密级两类。档案密级他为密、机密、秘密三级。 有密级档案只许档室阅,不许带档案室。有级档案制时,需经公司主任或总以上领导准。
2.3对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办室主定解密,解密档
2.4档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应据轻重,给予纪律
2.5公司在职工作人员调本企业时,需按案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审无误字后,才能调离。档案管理
3、档案工
3.1热爱档案事业,忠于职守,纪
3.2负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的集、整
3.3积极主动地向上级主管部门汇档
3.4办理领导交
4、档案管理制度
4.1非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案,确作需要,经本公
4.2档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准放与无关的东, 做
4.3做好档案柜内“六防”(防盗、防火、防尘、防阳光、防、防虫)工作,时要勤检
4.4对档案柜所藏档案要进行常
4.5凡属归档范围内的器设备的全套随技术文件,仪器设备说明书、样、图纸、技术作规程、合格证安装调试等材若系一式份,
4.6档案员负责仪器设备案的收集、整理、管、利用和统计工作。仪器设备档案的文材料,要时间先后列好,用铅笔编写页号,有文字的面,都
5、档案安全制度
严格执行定期检查和进出档案清点度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥保管,如丢失应及时报并采措
每次长假前应对档案进行全面检查,
6、档案资
本单位人员借阅档案、资料须记,未履行登记手续,档案管理人员不予提供档案、资料。案资料借出时间,不得超过半月,需继续借阅,必须办续借手续。于关
档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊需要外借时,须经分管领导批准,办外借手续并限期归还。档案的借阅者应负责档案的整和完全,不得私影印、复制、印,不得擅自拆、换、抽取、污损、标注证,不得借,如有违纪,酌情处罚。借出的档材的原件,借人要善保管,不得
档案柜里有档案、资料需交其
查阅档案时,严禁吸烟,严禁在件材料上划线、打勾、记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违且成案损毁的,法追究当事行政、律责任。 查阅档案有义务将利用果反馈
7、档案的收集
档案管理人员收到公司内部人员或相单位人员给予的资料应及时登记。 工程案资按项收集,档案按系统类统
设备档案资料按名称分类组卷,将组内容上具有有机联系的材料组合成一保管单。内文件排列,照设材料
应妥善保存各类档案和资料,如发现途
勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交案,
项目签订承包合同中应明确规定工程案资料和设备资料编制的责任范围、内、套、案质量标准及间要求。施工
本公司购置的设备仪器的随机全套资料,由拆箱责收齐全,及时移交
8、档案管
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这道工序是案工作的
三、立卷归档的时间
1、 凡已办理完毕的具有保存价值的各文料,均应在三
2、对于某些专门文件,或驻地分散在外的部门的文,方日常工,立卷归
四、立卷归档的要求
1、移交档案要填写移交清单,移
2、归档的文件资料必须完整、真、准确,请示和批复、印和底稿、正文和附件必须立在一起。立卷时应制案目录,把文的负责人、标、日期项目填写清楚,概括而洁地拟写好案标题,
3、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛,
4、立卷应以本部门形成的文件为主,
联系,适当照顾文件的保存价值,使
5、 立卷应把上级文件与本公司件(除请示、批复外)按保管期限和件年分立卷。 立归档后,发
6、文件组成案卷后,卷内文件应按照一规进排列,系统
7、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证、匾、馈赠品等)归档
五、档案的保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本业
1.永久保存:
1.1公司章程;
1.2股东名簿;
1.3组织规
1.4董事会
1.5财务报表;
1.6政府
1.7不动产所有
1.8工程设计图;
1.9其他经核
2、10年保存:
2.1预算、决算书类;
2.2会计凭证;
2.3事
2.4其他经核定
3、5年保存 :
3.1期满
3.2其他经核
4、1年保存:
结案后无长
5、规章由规章管理部门永久保,
六、档案的保管
1、档案保管工作应做到四不:散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档不丢失泄密),不(不使档遭到损)。同时,应做好防、防潮、防
2、本制度经
3、本制度自
档案管理流程
一、目的:为加和规范公司档案管理,建立起良好档案
提高档案利用率及工作效率,增强公司公文资料
二、管理部门:司办公室为档案管理部门,设置档专管
权负责。
三、档案整理
(一) 整理方:由办公室整理出‘范本’,各部门按‘
门的文件进行整理。
(二)档案归档:
1、档案分类应案件内容、部门组织、业务项目等素,
小类三级分类。以部门别区分,部门别之后依案件性分为
类中依序分为若干小
2、统一编码,准确记档案、编号及卷次,编制“档案分类编号表。 如遇有新增文件或遗漏文件,各个门需及时进预
到办公室进行统一的
四、档案的使审批程序:(书籍、技术资料手、宣
(一) 阅:在档案室现场查阅,不
1:查阅本门档案:查阅人填申请表报部门负人审
2:查阅非部门档
? B级档查:填申请表 ? 部门负责人审批 ? 档案关部门
? A级档案查:填申表 ? 部门负责人审批 ? 档案相关部门的负责 人审批 ? 公司负责审
(注:证件、合等关系到公司运营等相关证件需经经理
副总审批即可)
(二) 借阅:只限于B级
1:程:填申请表报部门负责
2:时间:期
1:程序:填申请表,部门负责批、公司负责人审批。 (四) 备:A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通案。 (五) “档
五、 书、技术资料、宣传资料的使
(一) 阅:只需在登记表上作相关
(二) 领用:限于宣传资料,但也需在“宣传资料用登
六、 档案印章
制作专门档案专章,各分设“受付”、“发行”、“作废”三枚印章盖
1、所有的档案资料需盖有“受付”章 ------ 红色 2、发行的档案资需盖有“发行”章 ------- 兰色 3、对于过期或失效的档案应改有“作废”章------- 兰色 4、档案的“付”、“发行”、“
七、档卷清理
1、管档人员应随清理档,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。 2、每年年度更换时,依规定清理次,已届存
前应造册呈总经核准,必要时向主管官署报备,并于录表
毁日期。
2、保管期限届的文件中,部分经核定仍有保存参价值
将“ 收(发)登记单”第五联附注在其保留文件上,在第
毁之日期。
备注:在统计过中发现各部门均有合同、标书、到、代
议等清单复印件,此资料的整理方法待原件全部整理完毕,再
整理、归档。
档案管理流程
档案管理工作流程
一、立卷归档
档案室将文件材料集整理类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制检索工具——档
二、借阅
1、本单位人员借
由本人提出书面申请——公室主任——主管副总裁签字批准——档案负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅填写档案利用果登
2、外单位人员查
查阅人持单位介绍信到团公档案室申请阅档案审批单——办公室主任审核——主副总裁签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案用效
三、收集、交接、整理、
1、立卷部门兼职案员(料员)根据集团公司制定的档案归档范围,平时做好文件材料的形、收集、保,
2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点,按规
3、次年初,兼档案员(资料员)对收集、积累的文件材进行
4、三月上旬案室对各部门初步立卷的文件材料进
5、兼职档案员(资料员)按立
6、兼职档案(资料员)填写移交清单,并向团
7、档案室对案卷进行分
8、编制档号
9、编制案卷目录等各种
10、入库
11、做好档案的统
12、开展档案
13、进行件汇编,对档案信息进行二
四、鉴定销毁
档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管副总签字批准——档案鉴组(由主管副总裁、办公室主任、档案管人员及相关部门业务人员共同组)进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主副裁签字批准——总裁字批准——档案室及关部门到指地点2人以监销——案室及
档案管理流程
档案管理流程 主流
(1.1) 人事副档
档案管
注解
责任人
1、人事副档的含义(1.1)
人事副档是指在公司人管理工中形成的,载和反映员个人经历、基本情况、资证在公司 中工作业绩、工作表现、工作变动文件材料,以个人为单位中保存以备考的文字、表格及他形 式的历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌,人力资源部门要经常通过相关部,集全公司 员工的岗位调、职务任免、考核、培、奖惩、工资遇等工作中的,反映
理专员
档案管
2、建立人事副档(1.2)
(1.2)建立人事
理专员
A. B.
新员工入职 按照员工职年、行编号、排序建档。 人员调配(分部与分部、分部与大区、分部与总部)将原有人事副档按分部
档案管 理专员
3、人事副档建立的时限(1.3)
(1.3)人事副档建立
4、人事副档建立
对于新入职员工的招聘资料和入职资料,人资源门应在工入职之日起七个工作内,将与员 工个人有关材料,整理、编号、装订,进行建档。 B. 它建档料,由人力源部门相关人员在该事项成后的七个工作日内,将相关材料装订,存 该员工人副档。以发文形式成的资料,应发文日期后的十个工作日存入人事副。 C. 新入职的理级 (含部门第一负责人) 及以上人员的副档, 应在该员工入职日起十五个工作日内, 将该员工副档送至总部人力资源中心,人力资源部门留存复印件以备查考。 D. 对于动员工,在员工异动交接手续完成之起,由原门或门店将异动员工资料交至人力资源 部.人资源部档案管理员在三个作日内将异动资料存入副。 E. 离职人员在做离职审批、离职交和离审计工作并清
A.
档案管 理专员
档案管理流程 主
(1.4)人事副档建立
注解
责任人
4、人事副档建立的权限(1.4)
A. B.
不同职级,档案存放处不同: 分部监级以上(含)的副档由总部人力资源心统一保管。分部经理、分部副经理级及 分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 门店长、门店副店长及门店店长及下人员人事
档案管 理专员
(1.5)建立人事副档所
档案管 理专员
5.1 卷内目录(5.1.1)
A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K.
卷内目录 聘资料 入职资料 在职资料 调
职务任命文件 异动件 考核、评定工作中形成的有关材料 奖惩材料 离职资
5.2 招聘资料(5.2.1)
(5.1.1)卷内
面试评审表、聘登表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经及资历
档案管流程 档案管理流程
(5.3.1)入职
注解
责任人
5.3 入职资料(5.3.1)
5.4 在职资料(5.4.1)
5.5 调职调薪资料(5.5.1)
A. 《员工登记表》 ; B. 寸免照片 4 张(中一张粘贴在《工登记表》相应位置上) ; C. 《函》或离职证明或个人声明; D. 担保证明文件(需要提此证明的相关岗位) ; E. 景调查(经理级及上人员) ; F. 员工本人签字确认的《员工手册确认书》 ; G. 《录用通知书》 ; H. 《岗位薪资确认单》 ; I. 保险通知; J. 健康检查材料; 要:各种格内容应填写完整、字迹清晰,其家庭地址、联系方等重要资料必须完。入职 培后进行的考
A. B.
员工本人签字确后的劳动合同文本; 员工转正、结束代期审
(5.5.1)调职调
A. B. C. D.
工资变动审批表及知书; 提职晋级审批及考核、批复等材料。 奖励工资审批表、批复等材。 各种遇
档案管理流程 主
(5.6.1)职务任
注解
责任人
5.6 职务任命文件(5.5.1)
A. B. C.
任命审批文; 任命考核文件; 任命
(5.7.1)异动文件: 申请(公司或个人) 、异动审批、异动交接单(含高管人员详细的“工作交接单”。 ) (5.8.1)核、
5.7 异动文件(5.6.1)
5.8 考核、评定作中形成的有关 5.6 异动文件(5.6.1)
A. B. C. D.
试用期考核、评定; 代理期考核、评定; 晋升考核、评定; 年度
(5.10.1)离
5.9 奖惩材料
A. B. C. D. E.
《员工离职审批表》 ; 《员工离谈表》 ; 《解雇申请单》 ; 《离职通知书》/《解雇通知书》 ; 离职/解雇交接; (有资产清的
5.10 离职材料(5.9.1)
特别说明:第 5.10 项:职资料必须是所有相关授权领导签批完成的的完整资料方可归档。 离职/解雇交单如有资产,
档案管理流程 主流程项
(5.11.1)其它应
责任人
5.11 其它应归档的资料(5.9.1)
A. B. C.
6、人事副档归档要求(6.1)
D. E.
7、归档流程结束
F.
档案管理员应详细审核人事副档资料是否完整齐,手续否完备,归档材料应做到完整齐全、 真实、文字清楚、对象明确。 档案资料不是孤立的文件,符合入档要求的档案能够反映的来龙去脉,应涵盖请、 报批、审及复等整个流程,以备查考。 档案管理员应做好对人副档的档整理、保管与保护、利与转递工作,证归档文件材料 完整准确。 对符归档要的材料,应及时详细登档;对不符合归档要求的材料,应及时通知形成材料 的部门修订或补办,限报送;定期核查所管理的副,发现所缺材料,及时登记、补充。 纸张要求:应使用 A4 复印纸。宽幅大于 A4 纸时,将纸张折成 A4 纸大小,小于 A4 纸时,应将 其粘贴在 A4 纸上;原件如为热敏纸质传真件,请在热敏传真纸上签批意见,应印后再在复 印后的文件批及存档。 字迹要求:文是铅印、胶印、油或用蓝墨水、黑色墨水
(8.1)借阅人事副
8、借阅人事副档手续(8.1)
A. B. 借阅制度: 人力源部门须建人事副档借阅度; 借阅人必须填写《案阅审批单》 ,并注明借阅日期,借阅档案名,借阅事由,由相关授权 领导签字后方借阅档案; 借手续: 档案管理员收到已签批好的《档案借阅审批单》 ,并在人力资源部登记《人事副档借台帐》 ,由 借阅人本人签字,方可办理借阅手续; 阅人必须在规时间内亲自归所借阅的资,经档案
A. B.