江南丶暮雪
范文一：人力资源档案管理制度
重庆正大软件,集团,有限公司
主题,人事档案管理制度
内容,
一、适用范围
本规则适用于公司所辖所有部门及员工。
二、目的
对人力资源档案进行有效管理,能有效地保守机密。维护人事档案材料完整,防止材料损
坏,便于档案材料的使用。
三、工作职责
公司人事档案统一由人力资源部管理,工作职责主要包括,
， 按照归档要求,审核档案材料完整性,及时做好归档、录入人力资源数据库。
， 根据员工岗位级别、工作状态进行分类管理,便于档案查阅。
， 维护档案材料的完整性,避免出现档案材料损坏和遗失。
， 做好档案外部查询、借阅工作。
， 做好档案保密工作,防止档案机密外泄。
四、人事档案管理
,一, 在职员工档案管理
1. 在职员工档案包括员工入职档案和之后形成的人事档案材料。员工入职档案内容
及装订顺序为,
? 《到岗通知单》
? 《职位申请表》
? 《面试评估表》
? 一寸照片,5张,
? 身份证复印件,2份,
? 学历证、职称证、等级证复印件,各2份,
? 体检报告原件
? 离职证明原件
? 入职意向书
? 试用期录用条件书
? 员工入职承诺
? 关于社保参保情况说明
? 已签章的《劳动合同书》,一式2份,
? 已签章的《知识产权保密合同》
员工入职资料装订位置为第一页左上角倾斜45度处装订。
2. 凡人事档案中要求填写的栏目,一定要如实填写、内容完备详细,并按要求签字
确认。
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3. 人事档案材料必须干净、完整齐全、真实、文字清楚,如不符合归档要求,有关
部门要及时补送材料。员工档案管理包括该员工相关的招聘、录用、合同、考核、
薪资、福利、奖惩、培训、体检等材料。
4. 劳动关系专员负责将上周办理完成入职手续的档案交由档案管理员归档保管,档
案管理员对新入职员工档案进行标准编号归档,编号格式为,员工入职公司编号+
入职时间的前后的档案顺序号码,顺序号码共6位,例如第一位华日公司入职员
工的档案编码为“HR000001”以此类推。
5. 员工晋升、降职、异动及奖惩资料,由劳动关系专员将正式审批材料于承办后5
个工作日内送交档案管理员处归档。对于不能及时完成移交和归档工作的员工,
将参照第七条中的相关规定进行处罚。
,二, 离职人员的档案管理
1. 劳动关系专员在规定时间将新增的离职人员名单及《员工离职申请表》移交至档
案管理员处。
2. 档案管理员将离职人员的档案资料从在职人员档案中转移至离职档案中统一保管。
对于不能及时完成移交和归档工作的员工,将按照档案管理的违规处罚责任的规
定进行处罚。
3. 离职人员档案资料保存期限为两年,超过保存期限的人事档案按档案销毁规定予
以处理。
,三, 未录取人员的档案资料管理
1. 招聘专员将面试未录取人员的资料统一交由档案管理员保管,档案管理员每月将
本月所有面试未录取人员资料汇总整理。
2. 应聘人员资料保存半年后按档案销毁规定予以销毁。
五、人事档案借阅制度
,一, 借阅范围
凡因考察、任免、调动、审干等,需要查阅员工档案的可以提供人事档案。与他人
案件有密切关系,而本人不便口述或其他特殊原因不能提供情况,必须从其档案中
取得旁证材料的,可提供人事档案的有关部分。公安部门因业务需要,了解有关人
员情况时,可提供有关部分的复印件。
,二, 借阅手续
借阅人事档案必须经人力资源部部长,或副总裁,批准,并办理借阅手续,在档案
管理员处填写“人事档案借阅登记表”,须注明原因、借用期限,用毕立即归还。 ,三, 借阅规定
人事档案原则上不得借出使用,如确因特殊情况必须借出时,需经人事部门批准同
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意并在“人事档案借阅登记表”上签字,须注明原因、借用期限,用毕立即归还。
查阅、借阅档案人员不得随意圈划、涂改、拆散、折叠、抽换和损坏。未经人事部
门同意,不得任意摘录、复制。如有遗失或损坏应及时报告。借档人员途中决不允
许携带档案到公共场所,借档人应对档案妥善保管,不准转借,不准给无关人员翻
阅。查借阅档案人员,必须在登记簿上登记其档案材料的名称、查阅内容及归还时
间并签名。查借阅档案人员,必须严格遵守保密制度,不得向无关人员泄露档案内
容。
六、档案存放管理与销毁制度
,一, 档案的存放管理
根据气候的不同变化,经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防
潮和防蛀。档案柜不准存放无关的物品。每季度核对一次档案编号,发现编错或放
错位置纠正。档案柜的钥匙由档案管理员保管,不能将钥匙转借他人。离开档案柜
时须及时关闭档案柜。备用钥匙由人事经理保管。
,二, 档案的销毁
对离职超过两年以上员工的人事档案资料和面试未录取人员超过半年以上的资料应
单独集中存放并进行集中销毁。销毁前必须经有关领导批准审定,完备审批手续后,
方可销毁。批准销毁的材料必须注意严格保密,由档案、保密等部门派人监销。
七、档案管理的违规处罚责任及标准
在档案移交、存放、借阅过程中未按照《人事档案管理制度》规定造成档案缺失、破损,除及时补交缺失和修补破损资料外并对责任人进行处罚。处罚标准如下,
违规明细 处罚金额 备注
档案破损 10.00/页
借阅未登记 50.00/次
档案缺失 100.00/页
档案丢失 开除
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范文二：人力资源信息管理制度
安盛IBM波斯顿 德勤 共图 汉普 翰威特 科尔尼 科思瑞智 朴智 清雪 亚商人力资源项目综合能力考核职位说明书-市场营销
九、人力资源信息管理制度
(一)总则
1(根据国家人事部加快全国人事管理信息系统建设，迅速建立人才信息库的要求，高起点、高质量、高效率地建立覆盖整个公司的人力资源管理信息系统，结合总公司实际，开展人力资源信息管理工作。
2(人力资源信息管理主要是对各种人员各类信息进行采集、录入，建立人力资源信息数据库，并结合日常人事管理的需要开展人员数据分析，为人力资源管理开发及领导决策提供科学、可靠和带有预测性的信息服务。
(二)管理机构和组织领导
1(人力资源信息管理主要是由人力资源总部及招聘调配部负责。招聘调配部设专职信息管理员，负责人力资源信息收集、整理等日常工作。
2(事业总部、二级单位视情设立兼职信息管理员，负责本单位人力资源信息的收集、整理，并及时向招聘调配部提供人力资源信息。
(三)人力资源信息的形成、管理和日常维护
1(人力资源信息的范围
(1)人员基本信息:包括人员的姓名、性别、出生日期、政治面貌、民族、健康状况、参加工作时间等。
(2)人员个人简历:包括学习、工作起止时间、所在单位等。
(3)人员学历及学位:包括学历、学位、所学专业、毕业学校。 质量体系内部审核员工绩效考核工作考核细则消费者定量报告推广策略营销网络运作公司岗位说明书行业调研报告企业文化案例企业竞争力评估能力评估报告薪酬制度公司绩效考核规程目标业务流程优化与管理模式设计报告
安盛IBM波斯顿 德勤 共图 汉普 翰威特 科尔尼 科思瑞智 朴智 清雪 亚商人力资源项目综合能力考核职位说明书-市场营销
(4)人员专业技术职务:包括专业技术资格名称及时间、聘任业技术职务名称及时间。
(5)人员党政职务:包括职务类别、职务名称、职务级别、任免时间。
(6)人员培训情况:包括培训内容、形式、鉴定等。
(7)人员业绩考核:包括专业技术职称考核、工作业绩考核。
(8)计生信息:包括未婚、已婚、及配偶、子女情况。
(9)治安信息:包括奖罚情况、犯罪情况。
(10)档案管理信息:包括总公司人员档案分布情况及管理状况。
(11)人员分类信息:包括各类人员在年龄、专业技术、职级等比例及长、短期合同人员。
(12)人力资源成本分析:包括各类、各级人力成本及使用价值分析。
(13)人力资源策划:包括公司内人员需求预测与人才市场信息。
2(人力资源信息收集的基本要求
(1)提供人力资源信息的主要部门为:人力资源总部的招聘调配部、薪酬考核部、培训部、保卫工作部、计生办、职改办、档案室，事业总部及二级单位人力资源管理部门。
(2)各相关部门要及时提供最新、最准信息，确保人力资源信息的常准常新，为人力资源管理提供快捷、准确、及时的服务。
3(人力资源信息的日常维护
(1)人力资源信息管理员要及时对人员数据库进行维护，注意软、质量体系内部审核员工绩效考核工作考核细则消费者定量报告推广策略营销网络运作公司岗位说明书行业调研报告企业文化案例企业竞争力评估能力评估报告薪酬制度公司绩效考核规程目标业务流程优化与管理模式设计报告
安盛IBM波斯顿 德勤 共图 汉普 翰威特 科尔尼 科思瑞智 朴智 清雪 亚商人力资源项目综合能力考核职位说明书-市场营销 硬件的更新升级，确保人力资源信息运行环境顺畅。
(2)人力资源信息管理员要注意电脑数据的审核、更新和修改，确保数据的常准常新。
(3)督促指导事业总部和二级单位建立和完善人力资源信息管理数据库，提供技术支持。
(四)人力资源信息的提供利用
1(为上级有关部门及总公司人力资源管理提供所需的人员情况及电脑数据分析。
2(人力资源信息的提供利用须严格遵守《保密守则》。
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本套资料内容包罗国内外几十家著名咨询公司为数百个国内高成长性企业、行业标杆企业所做的管理咨询项目的全部项目资料，IBM、凯捷、普华永道、毕博、波士顿、海问、科尔尼、罗兰贝格、和君创业、埃森哲、太和、安达信、尚道、德勤、朴智、华彩咨询、亚商、华盈恒信、九略、共图、北大纵横、新华信、正略筠策、仁达方略、博思智联、捷盟、柏明顿、美世、翰威特、零点、远卓、麦肯锡、它将直接帮您拥有最权威、最前沿、最有价值、最全面的管理工具，极大的、迅速的提升您的职业视野、能力与您的职业含金量，您的职位、薪酬必将大幅度的提升～
002-人力资源规划执行-0311.doc
002-信息系统终端设备维护流程.doc
004-信息设备更新流程.doc
006-档案归档及维护流程.doc
006-质量纠纷处理-0228-jz.doc
007-招聘推荐-0228.doc
007-档案借阅及归还流程.doc
007-纠正预防措施实施-0228-jz.doc
008-信息系统安全管理流程.doc
009-结构性人员调整-0316.doc
009-网络信息制作及发布流程.doc
010财务报表和管理报表的编制.ok.doc
012-帐务变更及话费结算流程.doc
013-专业技术职务聘任-0311.doc
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长沙卷烟_BPR&ERP项目_产品开发评估、调整程序.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_价格管理流程.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_原烟采购计划分解，合同签订，合同执行.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_品牌运作评估、调整程序.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_固定资产管理程序文件.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_工程技术部流程清单.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_库存盘点程序文件.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_概念处理及论证程序.doc
长沙卷烟_BPR&ERP项目_物资采购计划与请购流程.doc
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长沙卷烟_BPR&ERP项目_试销程序文件.doc
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范文三：人力资源档案管理制度
对人力资源档案进行妥善管理，是人力资源管理的重要内容，这样既能有效地保守人才机密，也可以维护人
力资源档案资料的完整，防止资料损坏。企业建立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的
关键。
员工人事档案资料是公司进行人力资源管理的重要依据，因此必须制定相应的规章，加强员工人事档案资料
的管理工作。
编写要点：在制定该文案的过程中需注意如下几个方面：
(1)明确目的；
(2)阐明员工人事档案资料包含的内容。
为了加强本公司员工人事资料管理工作，特制定本规定。
一、各人事命令、通知公布后，连同该隶凭证(申请单或签呈)合并归档。
二、每月初依据人员异动记录簿编制“人力异动月报表”，呈核阅后，列八人事流动率检查依据。
三、员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”，可至人力资源部说明中请理由，由经办人填写证明，
转秘书室盖印。
四、人力资源部应于每月10日编制各主管名册，送总机备查。
五、人力资源部应备档案包括如下内容：
1、人力异动案；
2、员工奖惩案；
3、员工考绩案；
4、员工培训案；
5、人事规章案；
6、人事勤务案；
7、人亭报表案；
8、员工福利案；
9、文体活动案；
10、涉外事件案；
11、收发文件登记簿。
六、本规定自公布之日起实施。
公司培训员工时应建立员工培训档案，并加强对员工培训档案的管理，从而使员工培训工作有据可查。编写
要点：(略)
一、为了加强员工培训的档案管理工作，使员工培训工作有据可查，特制定本办法。
二、员工培训档案是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录。
三、员工的培训记录内容包括：
(1)在职前训练中，该员工接受各种专业培训课程的课程名称、内容、时间、出勤记录，参加有关考试的试卷，
培训员对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告等；
(2)在岗位培训中，员工参与的专业或外语的训练课程考勤记录、课程情况、考试成绩、评估表格、总结报告
等；
(3)在工作期间，员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材
料。
四、员工培训档案与其工作档案一起被公司人力资源部作为对员工晋升、提级、加薪时的参考依据。
五、员工的培训档隶也是公司培训部发掘与调配人才的原始依据。：
六、本办法自公布之日起实施。
为了激励员工，公司应对员工的工作业绩及时进行记录，建立员工绩效档案，加强绩效管理。
编写要点：(略)
一、本办法是为了对员工工作业绩厦时进行记录，方便绩效考核工作，加强绩效管理，激励员工。
二、要建立工作业绩档案，对各段时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案。考核标准是依据岗
位责任制中心的职责范围等内容，考核工作可分配到各部门进行，最后由人事部汇总。
三、建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价，对工作突出，成绩和贡献较大者要给予表
扬、奖励、晋级等。对工作不踏实、消极怠工，屡屡出现差错者要进行批评、处罚、降级或撤职。
四、员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：
1文件材料。主要文件包括员工人事调动表、劳动合同书、员工身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件的
复印件等。
2考评记录。主要是《员工工作表现评估表》。公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期进行孝评。
考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要的查考作用。
3出勤记录。员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档隶。员工出勤情况
的记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感。
4奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可依赖程
度、工作责任心厦工作态度的一种检验足度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。
5职级变更。员工在工作中，由于工作表现厦服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种
变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。因此，员工工作档案中对员工职级的变动记录是考 查员工工作表现的客观依据。
五、在员工档案中，还要搜集员工工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件(复印件)等资料。这对于全面、有效地考查员工表现都有重要作用。
六、本办法自公布之日起实施。
档案保管是员工档案管理的一项重要内容，因而公司应当建立相应的档案管理规章，加强档案保管工作。
编写要点：员工档案保管规定通常包括以下几项内容：
(1)档案资料的归档；
(2)档案的保密；
(3)档案的转递；
(4)档案的统计；
(5)档案的检查核对。
一、档案资料的归档：档案管理人员应该对新形成的档案材料厦时归档，归档的大体程序
1、对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求
2、按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置；
3、在目录上补登材料名称及其相关内容；
4、将新材料存入档案。
二、档案的保密：企业制订档案保密制度的具体要求如下：
1、对于较大的企业，一般要设立专人负责档隶的保管，应齐备必要的存档设备；
2、库房应备有必要的防火、防潮器材；
3、库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；
4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；
5、无关人员不得进入库房，严禁吸烟；
6、离开时关灯关窗，锁门。
三、档案的转递：档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的，转递的大致程序如下：
1、取出应转走的档案；
2、在档案底账上注销；
3、填写《转递人事档隶材料的通知单》；
4、按发文要求包装、密封。
档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不能交由本人自带。另外，收档单位在收到档案
核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。
四、档案的统计：企业人事档案的有关情况应进行统计。人事档案统计的内容主要有以下几项：
1、人事档案的数量；
2、人事档隶材料收集补充情况；
3、档案整理情况；
4、档案保管情况；
5、利用情况；
6、库房设备情况；
7、人事档案工作人员情况：
五、档案的检查核对：企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对。
检查人力资源档案的内容时，既要对人事档案材料本身进行检查，如查看其是否有霉烂，虫蛀等；也要对人事
档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
在下列情形发生后，应对人事档案进行彻底检查与按对。
1、突发事件，如遗失、被盗或水灾之后；
2、对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；
3、发现某些损害之后，如发现材料发霉，发现虫蛀等。
档案利用如同档案保管，是员工档案管理的一项重要内容，因而同样需要建立相应的规章加强档案的利用管
理。
编写要点：员工档案利用办法通常包括如下几个方面的内容
(1)目的；
(2)档案的利用方式；
(3)档案利用操作规程。
一、目的：公司为了高效、有序地利用档案材料，特制定本办法。
二、档案的利用方式：人事档隶的利用方式主要有三种：
1、设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般情况下都设在人力资源档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷
和管理。这便于查阅指导、监督，便于防止泄密和丢失等。
2、借出使用。在满足以下条件时，企业可以将人事挡隶借出使用：
(1)本企业领导需要查阅人事档案；
(2)公安、保卫部门由于特殊需要必须借用人事档案等。
注意借出的时间不宜过长，到期未还者必须催还。
3、出具证明材料。通常情况下，出具的证明材料可以是人事档案部门按相关文件规定出具的情况或证明材
料，也可以是人事档案材料的复印件。
要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工或出国等。
三、档案利用操作规程：档案利用中各种万式的操作规程如下：
1、查阅手续
(1)首先，由申请查阅者出示书面查档报告，在报告中写明查阅的对象、理由、目的、查阅人的概况等情况；
(2)其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字；
(3)最后，由人事档案部门审核、批准。人事档案部门对申请报告进行审核，如果理由充分，手续齐全，则给
予批准。
2、外借手续
(1)首先，由借档单位(部门)写出借档报告，其内容与查档报告相似：
(2)其次，由借档单位(部门)盖章，负责人签字；
(3)再次，人事档隶部门对借档单位进行审核、批准；
(4)然后，进行借档登记，把借档的时间、材料名称、理由、份数等写清楚，并由借档人员签字；
(5)最后，归还档案时，及时在外借登记上注销。
3、出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：
(1)由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；
(2)人事档案部门按照有关规定，并结合使用者的要求，提供证明材料：
(3)证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
表1
到职 性出生 身份证 最高 离职 编号 姓名 籍贯 户籍所在地 日期 别 日期 号码 学历 日期
表2
目 案 耪 出 归 还 全 录 卷 宗 单位 库房管理 库房管理 号 号 日朝 经手人姓名 日期 号 名称 人员签字 人员鉴字
表3
档案名称
调阅人
审批
还卷日期 年月日经收人签章
共宗件 档号及件数
注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案予“备查”。
表4
省 县 出生 姓名 性别 血型 籍贯 市 日期
现址 身份证 字 第 号
迁移 统一编号 住
址 照片
迁移 投保日期 年月日 保卡号码 劳
保 通讯地址 电话 退保日期 年月日 特长 姓名 事由 保证人 离厂
爱好 住址 日期
学校科 毕业时间 服务处所 担任职务 起讫日期 薪资 津贴 名称 （系列） 学
习
经 经历 历
关系 姓名 年龄 职业 家
庭
成 赠 到任日期 薪资金额 派任单位 职称 薪资
核定
董事长 总经理 副总理 经理 厂长
姓 关系 介 名 绍 住人 电话 址
表5
类号
案号 内 容 备 注
表6
保险库号 柜位号 拟存至何时 公司 部门 文件名称内容 类别 入库日期 出库日期 收件人签收
年 月 日 年 月 日
审核： 王管： 经办人：
表7
机关名称： 立卷单位名称：
案卷目录号： 案卷号：
本卷（簿）内的文件张数：
本卷（簿）内需说明的情况：
立卷人： 检查人：
年 月 日 年 月 日
表18
全宗号： 目录号： 部门
案卷顺序号 正卷类目号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注
表9
—— 同志：
经查：您所调阅的下列档案还期已逾，为方使他人使用和管理．望依档案 调阅规则于——日内退还。
数 原定 量 档号 文号 名 称 借期 还期 备注
宗 册
表lO
借阅人：
数量 原定 档号 文号 名 称 借期 催单发出日期 还期 宗 册
表15一11
全宗名称： 全宗号：
存放位置 隶卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数 楼 层 房间 档架(拒) 栏 格
表12
楼： 层： 房间：
档架(拒) 栏 格 全宗号 全宗名称 案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数
表13
×××档案室
卷宗号
目录号 （
郑
宗
脊
背）
卷
宗
号
目
录
号
案
卷号
二0
年
宗卷号
单位名称
归档部门名称
（卷名）
案卷类目中的条款号： 归档时的案卷号：
自 年 月 日起至 年 月 日止
根据 档案材料保管期限表第 条 本卷内共 张
保管 年
××××档案室
卷宗号
目录号
宗卷号
范文四：人力资源档案管理制度
111一林红叶一霜染,一场秋雨一地寒。一栏落霞一处忧,一卷诗情一夕游。
一渡飞瀑半山下,一行白鹤越峰翔。一竿怅惘一蓑远,一船离愁一帆行。
一梦十年一回首,一丝垂纶一苇轻。一枕乡思黄花瘦,一雁独行一弓惊。
主题,人事档案管理制度
内容,
一、适用范围
本规则适用于公司所辖所有部门及员工。
二、目的
对人力资源档案进行有效管理,能有效地保守机密。维护人事档案材料完整,防止材料损
坏,便于档案材料的使用。
三、工作职责
公司人事档案统一由人力资源部管理,工作职责主要包括,
， 按照归档要求,审核档案材料完整性,及时做好归档、录入人力资源数据库。
， 根据员工岗位级别、工作状态进行分类管理,便于档案查阅。
， 维护档案材料的完整性,避免出现档案材料损坏和遗失。
， 做好档案外部查询、借阅工作。
， 做好档案保密工作,防止档案机密外泄。
四、人事档案管理
,一, 在职员工档案管理
1. 在职员工档案包括员工入职档案和之后形成的人事档案材料。员工入职档案内容
及装订顺序为,
? 《到岗通知单》
? 《职位申请表》
? 《面试评估表》
? 一寸照片,5张,
? 身份证复印件,2份,
? 学历证、职称证、等级证复印件,各2份,
? 体检报告原件
? 离职证明原件
? 入职意向书
? 试用期录用条件书
? 员工入职承诺
? 关于社保参保情况说明
? 已签章的《劳动合同书》,一式2份,
? 已签章的《知识产权保密合同》
辗转异地一衫泪,曾记当年一伞轻。西子湖畔一相逢,断桥一诺金山漫。
111一林红叶一霜染,一场秋雨一地寒。一栏落霞一处忧,一卷诗情一夕游。
一渡飞瀑半山下,一行白鹤越峰翔。一竿怅惘一蓑远,一船离愁一帆行。
一梦十年一回首,一丝垂纶一苇轻。一枕乡思黄花瘦,一雁独行一弓惊。
员工入职资料装订位置为第一页左上角倾斜45度处装订。
2. 凡人事档案中要求填写的栏目,一定要如实填写、内容完备详细,并按要求签字
确认。
3. 人事档案材料必须干净、完整齐全、真实、文字清楚,如不符合归档要求,有关
部门要及时补送材料。员工档案管理包括该员工相关的招聘、录用、合同、考核、
薪资、福利、奖惩、培训、体检等材料。
4. 劳动关系专员负责将上周办理完成入职手续的档案交由档案管理员归档保管,档
案管理员对新入职员工档案进行标准编号归档,编号格式为,员工入职公司编号+
入职时间的前后的档案顺序号码,顺序号码共6位,例如第一位华日公司入职员
工的档案编码为“HR000001”以此类推。
5. 员工晋升、降职、异动及奖惩资料,由劳动关系专员将正式审批材料于承办后5
个工作日内送交档案管理员处归档。对于不能及时完成移交和归档工作的员工,
将参照第七条中的相关规定进行处罚。
,二, 离职人员的档案管理
1. 劳动关系专员在规定时间将新增的离职人员名单及《员工离职申请表》移交至档
案管理员处。
2. 档案管理员将离职人员的档案资料从在职人员档案中转移至离职档案中统一保管。
对于不能及时完成移交和归档工作的员工,将按照档案管理的违规处罚责任的规
定进行处罚。
3. 离职人员档案资料保存期限为两年,超过保存期限的人事档案按档案销毁规定予
以处理。
,三, 未录取人员的档案资料管理
1. 招聘专员将面试未录取人员的资料统一交由档案管理员保管,档案管理员每月将
本月所有面试未录取人员资料汇总整理。
2. 应聘人员资料保存半年后按档案销毁规定予以销毁。
五、人事档案借阅制度
,一, 借阅范围
凡因考察、任免、调动、审干等,需要查阅员工档案的可以提供人事档案。与他人案件有密切关系,而本人不便口述或其他特殊原因不能提供情况,必须从其档案中取得旁证材料的,可提供人事档案的有关部分。公安部门因业务需要,了解有关人
辗转异地一衫泪,曾记当年一伞轻。西子湖畔一相逢,断桥一诺金山漫。
111一林红叶一霜染,一场秋雨一地寒。一栏落霞一处忧,一卷诗情一夕游。
一渡飞瀑半山下,一行白鹤越峰翔。一竿怅惘一蓑远,一船离愁一帆行。
一梦十年一回首,一丝垂纶一苇轻。一枕乡思黄花瘦,一雁独行一弓惊。
员情况时,可提供有关部分的复印件。
,二, 借阅手续
借阅人事档案必须经人力资源部部长,或副总裁,批准,并办理借阅手续,在档案
管理员处填写“人事档案借阅登记表”,须注明原因、借用期限,用毕立即归还。 ,三, 借阅规定
人事档案原则上不得借出使用,如确因特殊情况必须借出时,需经人事部门批准同
意并在“人事档案借阅登记表”上签字,须注明原因、借用期限,用毕立即归还。
查阅、借阅档案人员不得随意圈划、涂改、拆散、折叠、抽换和损坏。未经人事部
门同意,不得任意摘录、复制。如有遗失或损坏应及时报告。借档人员途中决不允
许携带档案到公共场所,借档人应对档案妥善保管,不准转借,不准给无关人员翻
阅。查借阅档案人员,必须在登记簿上登记其档案材料的名称、查阅内容及归还时
间并签名。查借阅档案人员,必须严格遵守保密制度,不得向无关人员泄露档案内
容。
六、档案存放管理与销毁制度
,一, 档案的存放管理
根据气候的不同变化,经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防
潮和防蛀。档案柜不准存放无关的物品。每季度核对一次档案编号,发现编错或放
错位置纠正。档案柜的钥匙由档案管理员保管,不能将钥匙转借他人。离开档案柜
时须及时关闭档案柜。备用钥匙由人事经理保管。
,二, 档案的销毁
对离职超过两年以上员工的人事档案资料和面试未录取人员超过半年以上的资料应
单独集中存放并进行集中销毁。销毁前必须经有关领导批准审定,完备审批手续后,
方可销毁。批准销毁的材料必须注意严格保密,由档案、保密等部门派人监销。
七、档案管理的违规处罚责任及标准
在档案移交、存放、借阅过程中未按照《人事档案管理制度》规定造成档案缺失、破损,除及时补交缺失和修补破损资料外并对责任人进行处罚。处罚标准如下,
违规明细 处罚金额 备注
档案破损 10.00/页
辗转异地一衫泪,曾记当年一伞轻。西子湖畔一相逢,断桥一诺金山漫。
111一林红叶一霜染,一场秋雨一地寒。一栏落霞一处忧,一卷诗情一夕游。
一渡飞瀑半山下,一行白鹤越峰翔。一竿怅惘一蓑远,一船离愁一帆行。
一梦十年一回首,一丝垂纶一苇轻。一枕乡思黄花瘦,一雁独行一弓惊。
借阅未登记 50.00/次
档案缺失 100.00/页
档案丢失 开除
辗转异地一衫泪,曾记当年一伞轻。西子湖畔一相逢,断桥一诺金山漫。
范文五：人力资源档案管理制度
人力资源档案管理制度
一、目的
保守档案机密。现代企业竞争中～情报战是竞争的重要内容～而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管～能有效地保守机密。
二、适用范围:
适用于人力资源部。
三、职责
维护人事档案材料完整～防止材料损坏～这是档案保管的主要任务。
四、规定:
便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相连的～科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
人事档案保管制度的基本内容。
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度,检查核对制度,转递制度,保卫保密制度,统计制度。
1、材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档～归档的大体程序是:
?首先对材料进行鉴别～看其是否符合归档的要求,
?按照材料的属性、内容～确定其归档的具体位置,
?在目录上补登材料名称及有关内容,
?将新材料放入档案。
2、检查核对制度。检查与核对是对人事档案材料本身进行检查～如查看有无霉烂、虫蛀等～也包括对人事档案保管的环境进行检查～如查看门窗是否完好～有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下～也要进行检查核对:
?突发事件之后～如被盗、遗失或水灾火灾之后,
?对有些档案发生疑问之后～如不能确定某份材料是否丢失,
?发现某些损害之一～如发现材料变霉～虫蛀等。
3、转递制度。转递制度是指相关档案转移投递～不能交本人自
人力资源档案管理制度
带。另外～收档单位在收到档案～核对无误后～应在加执上签字盖章～
及时退回。
4、保卫保密制度。具体要求如下:
?设专人负责档案的保管～并备齐必要的存档设备, ?存放档案处备有必要的防火、防潮器材, ?档案柜保持清洁～不准存放无关物品, ?任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合, ?无关人员不得随意打开档案柜～严禁吸烟, ?离开时锁好档案柜。
5、统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项: ?人事档案的数量,
?人事档案材料收集补充情况,
?档案整理情况,
?档案保管情况,
?档案利用情况,
?存放档案处的设备情况,
?人事档案工作人员情况。
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