范文一:文件及信息管理要点
文件及信息管理要点 4.12.1
信息管理的任务
项目部的信息管理任务,主要包括:建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信 息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。 4.12.2
信息管理的原则
1、及时、准确和全面提供信息。
2、用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。 3、适应不同管理层次的不同要求。 4、尽可能高效、低耗地处理信息。 4.12.3施工项目信息管理的基本要求
1、项目经理部建立项目信息管理系统,优化信息结构,对项目实施全方位、全过程 的信息化管理。
2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员,也可以单独设置 信息管理人员或信息管理部门。
3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。
4、项目经理部应及时收集信息,并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人 员。
5、项目信息收集工作应随工程的进展进行,保证真实、准确,按照项目信息管理要
求及时进行整理,经有关负责人审核签字,及时存入计算机中,纳入项目管理信息系统。 4.12.4 施工项目信息的分类与内容 一、施工项目信息分类 基本信息主要有:
1、公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。
2、单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协
调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施 工及行政管理信息、交工验收信息等。 项目信息有不同的分类方法,如表 4.12.4-1所示。
二、施工项目信息结构
为了便于利用计算机管理项目信息。 三、施工项目信息的内容 施工项目常用信息内容: 1、法规和部门规章信息 2、市场信息 3、自然条件信息 4、工程概况信息 5、施工纪录信息 6、施工技术资料信息
7、施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金 8、进度控制信息 9、成本信息
10、资源管理需要量计划信息 11、商务信息
12、安全文明施工信息 13、行政管理信息 14、竣工验收信息 4.12.5信息编码与处理 一、项目信息编码 1、编码的原则
①编码应与项目分解的原则和体系相一致。
②便于识别和记忆,方便查询、检索、汇总和使用。 ③反映项目的特点和需要。
④代码与所代表的实体具有唯一性。
⑤代码应尽量短小、等长,较好地适应项目、环境的变化,长时间无须修改。 2、项目信息编码的内容与要求
项目信息编码的内容包括:项目的结构编码;项目管理组织结构编码;项目的政府主管部和各参与单位编码;项目实施的工作项编码;项目投资项编码或成本项编码;项目进度项编码;项目进展报告和各类报表编码;合同编码;函件编码;工资档案编码等。 编码要求:
①项目的结构编码应依据项目结构图,对每一层的每个组成部分均进行编码。
②项目管理组织结构编码应依据项目管理组织结构图,对每一个工作部门进行编码。 ③项目的政府主管部门和各参与单位编码应包括:政府主管部门、业主上级部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供应单位、物业管理单位等。 ④项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录中的全部内容。
⑤项目投资项编码应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款支付等因素,建立统一编码,服务于投资目标的动态控制。 ⑥项目成本项编码应综合考虑预算、投标价估算、合同价和施工成本分析和工程款支付等因素,建立统一编码,服务于项目成本目标的动态控制。 ⑦项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划的需要,建立统一编码,服务于项目进度目标的动态控制。
⑧项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。 ⑨合同编码应考虑项目合同结构和合同分类,应反映合同类型、相应的项目结构和合同签订
的时间特征等。
⑩函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等,以便函件的查 询和整理。工资档案编码应根据有关工程档案的规定,项目特点和项目实施单位的需求而建 立。
3、编码方法:常用编码方法采用顺序编码。 二、项目信息处理
1、信息处理的工作内容
信息处理主要包括信息的收集、加工、存储、检索和输出等工作。 2、工程项目信息处理的方法 ①信息处理平台
基于网络的信息处理平台由数据处理设备(计算机、打印机、扫描仪、绘图仪等)、数据通讯网络(含形成网络的硬件设备和软件)、软件系统(操作系统和信息处理软件)等一系列硬件和软件构成。 ②数据通讯网络 局域网(LAN)。
③工程项目数据通讯方式
通过电子邮件收集信息和发布信息;召开网络会议;基于互联网的远程教育和培训;基于互联网的项目专用网站实现各方信息交流、协同工作和文档管理;通过互联网的项目信息门户为众多项目服务的公用信息平台。 4.12.6 项目管理信息系统 一、项目管理信息系统概述 1、项目管理信息系统的意义
①实现项目管理数据的集中存储; ②有利于项目管理数据的检索和存储; ③提高项目管理数据处理的效率; ④确保项目管理数据处理的准确性;
⑤可方便地形成各种项目管理需要的报表;
⑥实现项目运行中的动态控制,利于项目目标的实现。 2、项目管理信息系统的作用
①为各层次、各部门的项目管理人员收集、传递、处理、存储和开发各类数据和提供信息服务;
②为高层次的项目管理人员提供决策所需的信息、手段、模型和决策支持;
③为中层的项目管理人员提供必要的办公自动化手段,以摆脱繁琐的简单性事物作业; ④为项目计划编制人员提供人、财、物等诸要素的综合性数据,为合理编制和修改计划、实现有效调控提供科学手段。
3、建立项目管理信息系统的内部前提
建立起科学、合理的项目管理组织,建立科学的管理制度,是建立项目管理信息系统的根本前提之一。
4、对施工项目管理信息系统的要求
①项目管理信息系统的设计,应考虑项目组织和项目启动的需要,包括信息的准备、 收集、标识、分类、奋发、编目、更新、归档和检索等。
②应目录完整、层次清晰、结构严密,能够自动生成表格。
③应方便目录信息输入、整理与存储,并利于用户随时提取信息。 ④应能及时调整数据、表格与文档,能灵活补充、修改与删除数据。
⑤系统内含信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。
⑥应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项
范文二:施工文件及信息管理要点
施工文件及信息管理要点 4.12.1
信息管理的任务
项目部的信息管理任务,主要包括:建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信 息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。 4.12.2
信息管理的原则
1、及时、准确和全面提供信息。
2、用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。 3、适应不同管理层次的不同要求。 4、尽可能高效、低耗地处理信息。 4.12.3施工项目信息管理的基本要求
1、项目经理部建立项目信息管理系统,优化信息结构,对项目实施全方位、全过程 的信息化管理。
2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员,也可以单独设置 信息管理人员或信息管理部门。
3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。
4、项目经理部应及时收集信息,并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人 员。
5、项目信息收集工作应随工程的进展进行,保证真实、准确,按照项目信息管理要
求及时进行整理,经有关负责人审核签字,及时存入计算机中,纳入项目管理信息系统。 4.12.4 施工项目信息的分类与内容 一、施工项目信息分类 基本信息主要有:
1、公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。
2、单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协
调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施 工及行政管理信息、交工验收信息等。 项目信息有不同的分类方法,如表 4.12.4-1所示。
二、施工项目信息结构
为了便于利用计算机管理项目信息。 三、施工项目信息的内容 施工项目常用信息内容: 1、法规和部门规章信息 2、市场信息 3、自然条件信息 4、工程概况信息 5、施工纪录信息 6、施工技术资料信息
7、施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金 8、进度控制信息 9、成本信息
10、资源管理需要量计划信息 11、商务信息
12、安全文明施工信息 13、行政管理信息 14、竣工验收信息 4.12.5信息编码与处理 一、项目信息编码 1、编码的原则
①编码应与项目分解的原则和体系相一致。
②便于识别和记忆,方便查询、检索、汇总和使用。 ③反映项目的特点和需要。
④代码与所代表的实体具有唯一性。
⑤代码应尽量短小、等长,较好地适应项目、环境的变化,长时间无须修改。 2、项目信息编码的内容与要求
项目信息编码的内容包括:项目的结构编码;项目管理组织结构编码;项目的政府主管部和各参与单位编码;项目实施的工作项编码;项目投资项编码或成本项编码;项目进度项编码;项目进展报告和各类报表编码;合同编码;函件编码;工资档案编码等。 编码要求:
①项目的结构编码应依据项目结构图,对每一层的每个组成部分均进行编码。
②项目管理组织结构编码应依据项目管理组织结构图,对每一个工作部门进行编码。 ③项目的政府主管部门和各参与单位编码应包括:政府主管部门、业主上级部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供应单位、物业管理单位等。 ④项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录中的全部内容。
⑤项目投资项编码应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款支付等因素,建立统一编码,服务于投资目标的动态控制。 ⑥项目成本项编码应综合考虑预算、投标价估算、合同价和施工成本分析和工程款支付等因素,建立统一编码,服务于项目成本目标的动态控制。 ⑦项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划的需要,建立统一编码,服务于项目进度目标的动态控制。
⑧项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。 ⑨合同编码应考虑项目合同结构和合同分类,应反映合同类型、相应的项目结构和合同签订
的时间特征等。
⑩函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等,以便函件的查 询和整理。工资档案编码应根据有关工程档案的规定,项目特点和项目实施单位的需求而建 立。
3、编码方法:常用编码方法采用顺序编码。 二、项目信息处理
1、信息处理的工作内容
信息处理主要包括信息的收集、加工、存储、检索和输出等工作。 2、工程项目信息处理的方法 ①信息处理平台
基于网络的信息处理平台由数据处理设备(计算机、打印机、扫描仪、绘图仪等)、数据通讯网络(含形成网络的硬件设备和软件)、软件系统(操作系统和信息处理软件)等一系列硬件和软件构成。 ②数据通讯网络 局域网(LAN)。
③工程项目数据通讯方式
通过电子邮件收集信息和发布信息;召开网络会议;基于互联网的远程教育和培训;基于互联网的项目专用网站实现各方信息交流、协同工作和文档管理;通过互联网的项目信息门户为众多项目服务的公用信息平台。 4.12.6 项目管理信息系统 一、项目管理信息系统概述 1、项目管理信息系统的意义
①实现项目管理数据的集中存储; ②有利于项目管理数据的检索和存储; ③提高项目管理数据处理的效率; ④确保项目管理数据处理的准确性;
⑤可方便地形成各种项目管理需要的报表;
⑥实现项目运行中的动态控制,利于项目目标的实现。 2、项目管理信息系统的作用
①为各层次、各部门的项目管理人员收集、传递、处理、存储和开发各类数据和提供信息服务;
②为高层次的项目管理人员提供决策所需的信息、手段、模型和决策支持;
③为中层的项目管理人员提供必要的办公自动化手段,以摆脱繁琐的简单性事物作业; ④为项目计划编制人员提供人、财、物等诸要素的综合性数据,为合理编制和修改计划、实现有效调控提供科学手段。
3、建立项目管理信息系统的内部前提
建立起科学、合理的项目管理组织,建立科学的管理制度,是建立项目管理信息系统的根本前提之一。
4、对施工项目管理信息系统的要求
①项目管理信息系统的设计,应考虑项目组织和项目启动的需要,包括信息的准备、 收集、标识、分类、奋发、编目、更新、归档和检索等。
②应目录完整、层次清晰、结构严密,能够自动生成表格。
③应方便目录信息输入、整理与存储,并利于用户随时提取信息。 ④应能及时调整数据、表格与文档,能灵活补充、修改与删除数据。
⑤系统内含信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。
⑥应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项
范文三:水利工程施工文件及信息管理要点
水利工程施工文件及信息管理要点
水利工程施工文件及信息管理要点
4.12.1信息管理的任务
项目部的信息管理任务,主要包括:建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。
4.12.2信息管理的原则
1、及时、准确和全面提供信息。
2、用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。
3、适应不同管理层次的不同要求。
4、尽可能高效、低耗地处理信息。
4.12.3施工项目信息管理的基本要求
1、项目经理部建立项目信息管理系统,优化信息结构,对项目实施全方位、全过程的信息化管理。
2、项目经理部可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员,也可以单独设置信息管理人员或信息管理部门。
3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。
4、项目经理部应及时收集信息,并将信息准确、完整、及时地传递给使用单位和人员。
5、项目信息收集工作应随工程的进展进行,保证真实、准确,按照项目信息管理要求及时进行整理,经有关负责人审核签字,及时存入计算机中,纳入项目管理信息系统。
4.12.4 施工项目信息的分类与内容
一、施工项目信息分类
基本信息主要有:
1、公共信息。包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。
2、单位工程信息。包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信息、工程协
调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施工及行政管理信息、交工验收信息等。
项目信息有不同的分类方法,如表4.12.4-1所示。
二、施工项目信息结构
为了便于利用计算机管理项目信息,可采用图11-1的信息目录结构。 三、施工项目信息的内容 施工项目常用信息内容: 1、法规和部门规章信息 2、市场信息 3、自然条件信息 4、工程概况信息 5、施工纪录信息 6、施工技术资料信息
7、施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金 8、进度控制信息 9、成本信息
10、资源管理需要量计划信息 11、商务信息
12、安全文明施工信息
13、行政管理信息
14、竣工验收信息
4.12.5信息编码与处理
一、项目信息编码
1、编码的原则
?1编码应与项目分解的原则和体系相一致。
?2便于识别和记忆,方便查询、检索、汇总和使用。
?3反映项目的特点和需要。
?4代码与所代表的实体具有唯一性。
?5代码应尽量短小、等长,较好地适应项目、环境的变化,长时间无须修改。
2、项目信息编码的内容与要求
项目信息编码的内容包括:项目的结构编码;项目管理组织结构编码;项目的政府主管部门和各参与单位编码;项目实施的工作项编码;项目投资项编码或成本项编码;项目进度项编码;项目进展报告和各类报表编码;合同编码;函件编码;工资档案编码等。
编码要求:
?1项目的结构编码应依据项目结构图,对每一层的每个组成部分均进行编码。
?2项目管理组织结构编码应依据项目管理组织结构图,对每一个工作部门进行编码。 ?3项目的政府主管部门和各参与单位编码应包括:政府主管部门、业主上级部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供应单位、物业管理单位等。
?4项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录中的全部内容。
?5项目投资项编码应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款支付等因素,建立统一编码,服务于投资目标的动态控制。
?6项目成本项编码应综合考虑预算、投标价估算、合同价和施工成本分析和工程款支付等因素,建立统一编码,服务于项目成本目标的动态控制。
?7项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划的需要,建
立统一编码,服务于项目进度目标的动态控制。
?8项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。 ?9合同编码应考虑项目合同结构和合同分类,应反映合同类型、相应的项目结构和合同签订的时间特征等。
10函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等,以便函件的查?
询和整理。
11工资档案编码应根据有关工程档案的规定,项目特点和项目实施单位的需求而建?
立。
3、编码方法
常用编码方法采用顺序编码。
二、项目信息处理
1、信息处理的工作内容
信息处理主要包括信息的收集、加工、存储、检索和输出等工作。
2、工程项目信息处理的方法
?1信息处理平台
基于网络的信息处理平台由数据处理设备(计算机、打印机、扫描仪、绘图仪等)、数据通讯网络(含形成网络的硬件设备和软件)、软件系统(操作系统和信息处理软件)等一系列硬件和软件构成。
?2数据通讯网络
局域网(LAN)。
?3工程项目数据通讯方式
通过电子邮件收集信息和发布信息;召开网络会议;基于互联网的远程教育和培训;基于互联网的项目专用网站实现各方信息交流、协同工作和文档管理;通过互联网的项目信息门户为众多项目服务的公用信息平台。
4.12.6 项目管理信息系统
一、项目管理信息系统概述
1、项目管理信息系统的意义
?1实现项目管理数据的集中存储;
?2有利于项目管理数据的检索和存储;
?3提高项目管理数据处理的效率;
?4确保项目管理数据处理的准确性;
?5可方便地形成各种项目管理需要的报表;
?6实现项目运行中的动态控制,利于项目目标的实现。
2、项目管理信息系统的作用
?1为各层次、各部门的项目管理人员收集、传递、处理、存储和开发各类数据和提供
信息服务;
?2为高层次的项目管理人员提供决策所需的信息、手段、模型和决策支持;
?3为中层的项目管理人员提供必要的办公自动化手段,以摆脱繁琐的简单性事物作
业;
?4为项目计划编制人员提供人、财、物等诸要素的综合性数据,为合理编制和修改计
划、实现有效调控提供科学手段。
3、建立项目管理信息系统的内部前提
建立起科学、合理的项目管理组织,建立科学的管理制度,是建立项目管理信息系统
的根本前提之一。
4、对施工项目管理信息系统的要求
?1项目管理信息系统的设计,应考虑项目组织和项目启动的需要,包括信息的准备、
收集、标识、分类、奋发、编目、更新、归档和检索等。
?2应目录完整、层次清晰、结构严密,能够自动生成表格。
?3应方便目录信息输入、整理与存储,并利于用户随时提取信息。
?4应能及时调整数据、表格与文档,能灵活补充、修改与删除数据。
?5系统内含信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。
?6应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项
目结算信息、项目统计信息等有良好的接口。
?7应能连接项目经理部内部各职能部门之间以及项目经理部与各职能部门、作业层、企业各职能部门、企业法定代表人、发包人和分包人、监理机构发、邓,使项目管理曾与企业管理层及作业层信息收集渠道畅通、信息资源共享。
?8应能在局域网上或基于互联网的信息平台上运行。
二、项目管理信息系统的主要功能
项目管理信息系统由多个模块构成其子系统。
1、项目管理信息系统的主要功能模块
工程项目管理是以投资、进度、质量三大控制为目标,以合同管理为核心的动态控制系统。
因而,项目管理线性系统至少应具有处理三大目标控制及合同管理任务的功能。
2、项目管理信息系统各子系统的功能
1)投资控制子系统
?1项目的估算、概算、预算、标底、合同家、投资使用计划和实际投资的数据计算和分
析;
?2进行项目的估算、概算、预算、标底、合同家、投资使用计划和实际投资的动态比较,
并形成各种比较报表;
?3计划资金的投入和实际资金的投入的比较分析;
?4根据工程的进展进行投资预测等。
2)成本控制子系统
?1投资估算的数据计算和分析;
?2计划施工成本;
?3计算实际成本;
?4计划成本与实际成本的比较分析;
?5根据工程的进展进行施工成本预测等。
3)进度控制子系统
?1计算工程网络计划的时间参数、并确定关键工作和关键线路;
?2绘制网络图和计划横道图;
?3编制资源需求量计划;
?4进度计划执行情况的比较分析;
?5根据工程的进展进行工程进度预测等。
4)质量控制子系统
?1设计质量控制;
?2施工质量控制;
?3材料质量跟踪;
?4设备质量管理;
?5工程质量事故处理;
?6质量活动档案;
?7质量法规标准。
5)合同管理子系统
?1合同基本数据查询;
?2合同执行情况的查询和统计分析;
?3标准合同文件查询和合同辅助起草等。
2、工程项目管理系统(PKPM)
4.12.7工程资料管理
一、概述
1、建设工程文件档案资料概念
?1建设工程文件:在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录。
?2建设工程档案:在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像
等各种形式的历史记录。
?3建设工程文件档案资料:建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料,其载体可为:纸张、微缩胶卷、光盘、磁带、磁盘。
2、文件档案资料归档
与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全,整理立卷后归档。
二、档案资料管理
1、基本规定
?1各部门填写的档案应以规范、合同、设计文件、质量验收统一标准为依据;
?2档案资料应随工程进度及时收集、整理,并应按专业归类,认真书写,字迹清楚,项目齐全、准确、真实、无未了事项,并应采用统一表格;
?3档案资料进行分级管理,各单位技术负责人负责本单位工程胆敢资料的全过程组织工作并负责审核,各相关单位档案管理员负责胆敢资料的收集、整理工作;
?4对档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等应以处罚,情节严重的应依法追究法律责任。
2、具体措施
?1实行技术负责人负责制,逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制,配备专人负责施工资料管理。
?2总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。
?3可按合同约定,接受建设单位委托进行工程档案的组织、编制工作。
?4按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕,再移交建设单位进行竣工验收。
三、工程档案编制质量要求与组卷方法
1、质量要求
?1归档文件一般为原件,其内容及深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
?2工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁,签字盖章、手续齐备。文字材料宜用A4纸,书写材料和纸张要耐久性好。
?3图纸宜采用国家标准图幅,一般采用蓝晒图。计算机绘图必须清晰,不得用复印件。 ?4竣工图应是新图,加盖竣工图章。
2、组卷方法
1)组卷原则
?1遵循工程文件的自然形成规律,保持卷重点验收内容如下:
?1分类齐全、系统完整、内容真实,准确地反映工程建设活动和工程实际情况; ?2文件的形成、来源符合实际,文章签章手续完备;
?3文件材质、幅面、书写、绘图、用墨等符合要求;
?4工程档案已整理立卷,立卷符合规范规定;
?5竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章。
2、移交
?1施工单位应在竣工前将工程档案按合同规定的时间、套数移交给建设单位,并办理移交手续。
?3停建、缓建工程的工程档案暂由建设单位保管。
范文四:文件信息管理程序
版本:A0
第 1 页 共 4页
文件编号:RT/QMB2407 生效日期:2016-01-08
1.0 目的
一个对质量管理体系文件进行控制,保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本,制定本程序。 2.0 范围
公司质量体系规定的文件是指:
A 质量管理体系文件,包含:质量手册、质量程序、作业指导书、质量记录。 B 适用法律、法规。
C 技术文件,包含:产品(工艺)技术要求及标准,质量计划及图纸。 本程序适用于以上质量文件的控制。
3.0 职责
3.1 综合管理部负责文件的分发控制,并编制文件一览表。 3.2 各部门负责各自文件的编写。
3.3 使用部门负责对使用文件的受控、保管。 4.0 内容
4.1 质量文件编号指南 4.1.1质量手册编号
RT/QM1001。RT:公司名称。QM:质量体系文件。 1001:质量手册。 如:RT/QM1001表示公司质量手册。
4.1.2公司为了确保各部门能够明确文件职责,各部门文件按相关规定进行部门编号。 4.1.3 质量程序编号
RT/QMA2XYY。 RT:公司名称。QM:质量体系文件。A:代表责任部门。2:程序文件。X:标准要素号。YY:程序文件章节号。 4.1.4 作业指导书编号(包括制度类文件)
RT/QMA3XYY。RT:公司名称。QM:质量体系文件。A:代表责任部门。3:作业指导书。X:标准要素号。YY:作业指导书的编号。 4.1.5 质量记录编号
RT/QMA4YY。 RT:公司名称。QM:质量体系文件。A:代表责任部门。4:质量记录/表单。 YY:序号 4.1.5 其它类文件
RT/QM-XX-X。RT:公司名称。QM:质量体系文件。XX:表示文件类别。X:表示序号。如:RT/QM-WL-1表示公司第一份外来文件。(WL:表示外来文件。FG:表示法律法规。JS:表示技术类文件。 TO:表示通知)
版本:A0
第 2 页 共 4页
文件编号:RT/QMB2407 生效日期:2016-01-08
4.1.6 版本/修订次
版本/修订次:XX:第几版本/第几次修订 版本为:26个英文字母(依修订顺序延),修订状态以数字0-5表示,质量手册、程序文件、作业指导书的修订均为5次后换版。质量记录每修订一次即升版。
4.2 质量(技术)文件发布前的审核和批准
所有质量(技术)文件发布前都应经相应的授权人员审批。 4.2.1 质量手册的审批
质量管理手册由总经理授权的管理者代表审核,总经理批准发布。 4.2.2 质量程序文件的审批
质量程序由执行该程序的主要责任部门负责人拟制,管理者代表审核,总经理批准。 4.2.3作业指导书、及技术类文件的审批
作业指导书、及技术类文件由部门人员拟制,部门负责人审核,管理者代表批准。 4.3 质量(技术)文件接收控制
4.3.1 文件控制人员在收到印制好的文件时,应确认下列各项: a. 文件上有编制、审核和批准人员的签名。 b. 文件号、修订次和页数正确。 c. 文件的字迹清晰。
4.3.2 所有文件应登记于《文件一览表》,以表明最新状态。 4.4 质量(技术)文件的发放范围
4.4.1 质量(技术)文件的发放范围由发文部门确定适用部门和人员为原则,应严格控制文件的分发,以便管理和防止泄密。
4.4.2 所有质量体系文件及技术类文件,除非管理者代表或总经理许可,不得外借给公司以外的人员。为让顾客了解公司质量体系,一般只提供质量手册及相应程序的非受控本。
4.5 质量(技术)文件的发放和回收
4.5.1 文件控制人员应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件受控本。 4.5.2 文件控制人员按规定的发放范围及时发放文件,以保证有关的场所使用相应文件的有效版本。
4.5.3 文件控制人员应在《文件发放回收记录》中详细登记文件发放和回收情况并应有文件接收人员的签名。所有发放的质量文件应有编号以便追溯。 4.5.4 文件受控本都应盖有相应的 “受控”印章。
4.5.5 除文件控制人员外,不得私自复印文件。需要人员/部门, 应填写《文件领用申请表》,经审批人同意,向文件控制人员领取,同样办理登记手续。
4.5.6 作废/失效的受控本回收后都应及时处理。作为档案或供今后参考而保留的(至少一份)作废文件,应盖上作废印章以防误用。销毁的文件需填写《文件销毁审批表》。
版本:A0
第 3 页 共 4页
文件编号:RT/QMB2407 生效日期:2016-01-08
4.6 质量文件的修订
4.6.1 为防止对质量文件未经授权的修改,对质量文件的任何更改/修订应同样遵循4.2中所述的审批程序。
4.6.2 质量文件的修改应填写《文件更改申请表》详述理由,向原制定/审批部门提出书面请求。
4.6.3技术文件(包括图纸类)的修订需作好更改标记,由指定人员审批后执行。 4.6.4文件更改的审批应由原审批部门/人员进行。若指定其他部门/人员审批时,该部门/人员应获得原审批所依据的有关背景资料。
4.6.5 质量手册应附有修订记录表,该表应反映各章的修订次、最新修订部分的提要和批准人员。凡经修订的“页”应按新修订次更新该“页”,收回前修订次的“页”,执行单页更换。第六次更改时,手册升版更新。
4.6.7 质量文件应有《文件一览表》以反映最新的版本状态。 4.7 对质量记录的控制详见《质量记录控制程序》。
4.8外来文件法律法规等由技术质量部负责通过于CCS等机构通过日常沟通,网上收集等方式进行收集,并年进行1次确认对CCS等检测/颁证机构颁发的证书等由综合管理部负责统一保管,并严格按使用规定使用,不得超期和违规使用。
5.0 质量记录 《文件一览表》 《文件发放回收记录》 《文件更改申请表》 《文件销毁审批表》 《文件领用申请表》
编制人/日期: 审核人/日期: 批准人/日期:
版本:A0
第 4 页 共 4页
文件编号:RT/QMB2407 生效日期:2016-01-08
附表
范文五:文件化信息管理
文件化信息管理流程
1. 目的
方便管理本公司的相关文件和质量记录,本流程规范了公司文件和资料的制作、核定、发放、修改程序,及明确了质量记录的形成、标识、收集、保存、归档、保存、查阅和处理的要求,以方便文件的检索查阅,证明质量系统的有效运作及作为以后质量改善和追溯的依据,并确保在质量管理体系运行的相关部门都能使用文件的现行有效版本。
2. 范围
本流程文件规定了质量体系文件中管理文件和资料的编写、审批、发放、更改和管理要求及质量手册、流程文件、作业文件和质量记录等的控制。
3. 权责
3.1 品管部
3.1.1 负责保管文件和资料的原稿。 3.1.2 安排文件的编号。
3.1.3 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效后的处理。 3.2 外来文件
3.2.1 相关客户图纸/资料及品质要求由销售部/品管部负责收集,保存。 3.2.2 有关供应商图纸/资料及品质标准/报告由采购部/品管部负责收集,保存。 3.2.3 与产品有关的图纸/资料等相关标准由工程部/研发部/品管部负责收集,保存。 3.3 文件的制订、审核与核准
4. 名词定义
4.1 外来文件:指客户/供应商提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/ 国家/行业标准、法律法规等。
4.2 受控文件:指受更改状态控制的文件,确保其有效性。
4.3 非受控文件:指仅供参考但不受有效性管理的文件
5. 文件的控制
5.1 文件分类
5.1.1 本流程所称文件,指质量管理体系文件,包括质量手册、流程文件、记录表格、 作业指导书,其关系如下:
手册描述质量管理体系要素及其关系
各部门、岗位的详细的工作文件 对质量管理活动过程的记录文件
5.1.2 所有文件分为受控文件和非受控文件。受控文件是指经过正式批准,具有唯一标 识,受到更改控制的文件;否则即为非受控文件,公司内部只能使用受控文件作 为实施依据,非受控文件只能作为参考或发给相关方。 5.2 文件标准格式
手册和工作指导书根据书根据实际需要采用不同格式,流程文件应采用以下标准格式: 5.2.1 文件抬头应包括下列资料,但不限于:
(1)公司名称 (2)文件名称 (3)文件编号 (4)文件页码 (5)版本/版次
5.2.2 内容:文件标准格式的内容可包括下列几项,但不限于: (1)目的 (2)范围 (3)权责 (4)名词定义 (5)工作程序 (6)相关文件
(7)三级文件 (8)表单记录
5.2.3 文件结尾应包括下列几项,但不限于:
(1)编制、审核、批准人 (2)发行日期 (3)修改记录 5.3 文件、质量记录编号系统
5.3.1 各类管制文件均由品管编码管理
注:流程文件的部门代码可省略。
3—文件流水号:001~999,按时间的先后顺序制定文件。
5.3.3 或者以文件(产品、项目)的名称作为文件的编号,但必须保证其唯一性。
5.3.4 版本/版次:文件新制订以1.0为版本/版次,尔后修改则以1.1,1.2,1.3……变更 版本/版次,以此类推。
5.3.5 产品命名规则按《产品命名规则》中规定进行;保护板命名规则按《保护板型号 命名规则》中规定进行。
5.3.6 工程图纸文件的编号按《工程图纸命名规则》中规定进行。 5.3.7 销售客户信息资料按《客户文档管理规范》中规定进行。 5.4 文件的编制和审批
5.4.1质量手册及流程文件的编制、评审由管理者代表负责统一组织。 5.4.2 质量手册由管理者代表负责编写,最高管理者审核、批准。
5.4.3流程文件由各个部门负责人具体负责编写、评审、修订。编写或修订后,报相应 负责人审核,最高管理者审核批准。
5.4.4 作业指导书及质量记录由各部门根据相关流程的要求自行安排人员编写,报本部 门负责人批准。 5.5 文件和资料的控制与发放
5.5.1 文件/资料的编制人在编制文件后,由该文件的核准人核准签后交到品管部,由品 管部填写《文件收发记录表》,然后将复印件标识“受控”后发放给相关部门,接 收人签字表示收到。文件的首次发行由品管部负责自动发行。
5.5.2 标识“受控”的文件,一律不得复印,各部门如有需要,应获得相应批准后,由品管部 安排复印,并按5.3.1发放。
5.5.3 各部门应妥善保存各种文件,不得遗失,应确保质量管理体系运行的各个场所都 能得到相应文件的有效版本。
5.6 各部门需修改文件时,应通知品管部,并将修改后的文件交给品管部。品管部整理后, 由相关人员审批,然后重新发放。
5.7 品管部可不定期的将《文件总览表》发给各部门,各部门核对文件的版本,一旦发现 所用为旧版本,应立刻通知品管部,进行更换。
5.8 文件若遗失,责任人应向品管部报告遗失情况,并提出补领申请,品管部应在《文件 收发记录表》做好登记。
5.9 文件使用人调离工作岗位或离退休时,应交回所领取的文件。 5.10 文件和资料的回收/销毁
当文件和资料更换版次需回收或销毁时,应在收发记录上签署回收栏确认。
5.11 一般文件和资料经核定修改后由品管部根据《文件收发记录表》将其副本收回并销 毁,正本文件由品管部标识“存档”后作为资料保存. 5.12 文件的保存:
5.12.1 品管部建立全公司所有的《文件总览表》,对文件进行管理。
5.12.2 各部门负责人应将文件放在适当的场所,避免损坏和遗失,文件和资料应按不同 种类/名称分别存档,应根据需要制作目录索引以便查阅。
5.13 对外来文件,由相应部门进行收集,保管供查阅,对有必要发放到其他相关部门的文件 应按 5.3、5.4、5.5操作。 5.14 电子文件的管理
5.14.1 电子文件的管理不能违背违背质量体系文件、技术文件和质量记录等控制程序的
规定,编制必须以扩展名为:.txt、.doc、.xls、.dwg、.pdf等文件方式进行编写。
5.14.2 公司扩展名为:.pdf的文件除相关编制人外其他人员不允许自行修改,相关编制
人修改后对有必要发放到其他相关部门的文件应按 5.3、5.4、5.5操作。
5.14.3 电子文件除相关编制及责任人电脑中的为有效受控版本,其他部门和电脑中复制
的文件和记录均为非受控版本,不得在体系运行中使用。如需要续经负责人确认同意,管理者代表或总经理批准,印制纸质文件,标识“受控”标示后发给相关人员。 5.14.4 收发电子邮件需按人员进行保存。
5.14.5 电子文件的备份由工程部统一负责公司电子资料备份。
6. 质量记录控制
6.1 记录的形成
6.1.1 按文件要求由各使用部门设计和制定质量记录的种类、表名、格式等各项内容 6.1.2 各部门在质量管理体系运行过程中,应将所开展的活动予以记录。 6.1.3 记录填写要字迹清晰、工整、真实、易于辨别。
6.1.4 记录除采用书面形式外,还可以利用电子媒介等形式,但须标示清楚名称、日期、
编制人等各项内容。
6.2 记录的收集
各部门应对本部门的质量记录进行管理。每一活动结束后,该活动的负责人应及时将
该项记录(书面或电子文本)交给本部门负责人,以便统一管理。 6.3 记录的装订、标识和归档
6.3.1 部门记录的负责人对质量记录进行标识分类,按形成的时间和顺序号进行保存或 建立计算机数据库,并编制归档清单。
6.3.2 各部门实施项目、指标和方案、执行运行控制程序产生的记录,由各部门自行制 定记录格式,可充分沿用本部门原有的各类记录表,但所记录必须有名称、内容、 时间、记录人等标识。 6.4 记录的保存
6.4.1各使用部门负责将质量记录妥善保管,防止质量记录的丢失和损坏。
6.4.2各使用部门负责将质量记录按《质量记录清单》的规定期限对本部门的质量记录 进行保存;如《质量记录清单》与文件都无规定的,按以下原则处理:一般产品质 量类质量记录保存期三年,质量体系类保存期为一至三年。人事有关质量记录则保 存至该职工离职为止。
6.4.3保存方式:各部门分开文件夹进行放置、保存。另在保存时要注意不要受潮、受 损、遗失,以确保储存的质量。
6.4.4 电子记录在电脑硬盘保存的同时,还应用硬盘备份,并做好标识,以便查阅。 6.5 记录的查阅
查阅各类质量记录均需得到相关记录管理人员的同意,如需借阅,应及时归还。 6.6 记录的销毁
6.6.1 对部门保存的质量记录已超出保存期限的应进行分类整理,确认有用并需延期保
存的报部门负责人和总经理批准,进行标识存放。
6.6.2 超出保存期限确认没用的质量记录,报部门负责人和总经理批准后进行销毁。 6.6.3 质量记录的销毁由各部门自行销毁,销毁时须注意环境保护和资源节省原则。
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