范文一：关于档案管理毕业论文

关于档案管理毕业论文

档案管理是每个企事业单位必不可少的重要管理项目～那么你怎么写档案管理的论文呢,本文是小编为大家收集整理的关于档案管理毕业论文～欢迎参考借鉴。

1(1档案管理制度的不完善

因为我们国家实行社会保障制度的时间较短～因此～当前的社会保障体系还不完善～由于制度的不完善～就会导致一些行政主管部门对社保档案的忽略～就会使一部分档案管理工作人员得不到重视～使档案管理者没有信心～没有足够的意识到档案管理工作的重要性。再就是由于档案管理工作量大～尽管管理人员的工作环节得到改变～但是～虽然在计算机的调节下得到变化～但档案管理工作仍然显得很繁琐。因此档案管理人员依然会感觉到枯燥～乏味～而且工作任务也很烦累。又因为在档案管理工作上～国家没有给出一定的评判标准和绩效～档案管理机构又过于细化～因此～尽管档案管理工作者会对工作要求严格～但由于行政部门的不重视～使档案管理工作无法更好地为社会稳定作出较大的贡献。

1(2利用现代的计算机技术

现在～我们已经进入网络时代～计算机的使用～使得档案管理工作可以更好地保存和存储。但是～即使计算机～

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互联网已经达到普及的阶段～但档案管理依然存在着很多问题。形成的原因很简单～依然是机构的分散性。因为各个机构都有自己的组织和行为准则～行为规范～彼此间很少有能资源共享的系统。分散的部门间互又缺乏信任～这就使彼此间的系统筑起堡垒～难以使得资源智能交换或共享利用。

1(3对档案管理统一管理

由于没有对档案管理进行统一的管理～对档案管理也没有给出固定的要求。国家在档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。随着时代的发展和社会的变迁～国家的制度中的条款已经不再适合现代档案管理工作了～因此～在地方的一些机构中～他们自己制定了一些档案管理的标准～这就使档案的管理工作更加混乱～增加了档案管理工作的难度。

2(1发挥现代化档案管理的优势

计算机和网络等现代化产品已经成为二十一世纪不可缺少的产物～所以现代化信息技术也就随之不断发展。各行各业都会在高职的运行过程中产生大量的文件～而这些文件往往对高职来说都具有重要的价值～只有对这些文件进行信息化管理才能使档案管理人员轻松完成档案管理工作。这时不得不说的就是传统的档案管理办法已经无法～满足现代化的需求～而且传统档案管理方法也满足不了在信息技术方面的需求～所以我国高职将在信息化档案管理工作中面临更多挑战。档案管理体制的改革也对档案管理的相关人员提出

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了更高的要求～认识上要有所提升的同时～在信息技术和专业素质上也要有所提升～从而以最大限度发挥信息化档案管理的优势。

2(2解决传统档案管理的不足

之所以高职在档案管理过程中还存在许多缺点～是因为大多数高职还意识不到高职对档案管理工作的缺失。首先～现代化进程不断推进～档案内容和数据都在不断改变～这种情况下档案管理工作所接触到的数据也就不断增多～所以更多的现代化技术就应该被营运到档案管理工作中～而做到二者的有机结合正是我们面临的一大难题。其次～随着信息化的逐渐推广～很多数据和文件都出现过被盗、更改和销毁等现象～为了更好地保存这些材料和数据～就必须要对档案管理工作人员进行强化。

2(3顺应时代发展

档案在我国的发展过程中起着收藏和保护国家各个历史时期所形成的档案内容和任务的作用～这是一项重要的任务～因为他起到保护文化财富的作用～同时更是能够造福子孙后代的伟大事业。另一方面～档案管理工作的任务还有为其他行业提供有效的信息资料～这是为现代化建设提供信息资源的最主要的方式。要想让各项工作都能顺利进行～档案就必不可少～这是时代发展的必然要求～只有充分发挥档案的价值才有可能科学有效地对社会的发展风险力量。

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2(4增强档案意识～健全管理制度

增强档案意识～健全管理制度～首先要得到学校领导的支持重视～把档案工作纳入学院工作的议事日程～深入持久地组织好《档案法》学习与宣传～结合实际～领导带头学～做贯彻落实《档案法》的带头人～通过学习与广泛宣传～使工作者增强档案意识～形成良好的人事档案工作氛围;健全制度～规范人事档案管理。建立完善档案制度～是档案管理工作逐步规范化管理的有力措施和可靠保证;建立健全档案管理网络系统～保证档案工作顺利开展。为了提高教职工的档案意识～从二方面着手:一是通过利用～促进档案意识的提高。在平时各种检查、验收中通过档案利用～使教师们看到档案实实在在的作用。二是进行培训～通过档案培训班普及档案知识～使一线教师了解档案、重视档案;同时利用其它培训班机会～讲解档案知识～如:利用辅导员党建、党务工作培训会议～讲解如何做好基层支部党建、党务档案工作;在毕业生班主任会议上～讲解如何做好学生档案工作等。同时～把整个学年材料收集完整～制作规范的系部档案带到现场～使教职工有比较直观、感性的认识。二是强化队伍建设～提升现代管理手段～形成网络管理。随着高职院校科研档案工作认识程度的加强～科研档案队伍建设逐步得到重视～队伍结构不断优化～人员年龄呈现年轻化趋势～知识层次及专业素质均有较大幅度提高～为高职院校科研档案工作正常开

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展提供了可靠的组织保障;围绕学校科研中心工作和重点科研项目～根据科研档案需求信息～编制适合当前科研研究发展的档案编研资料～着眼于现代管理～提高系统整体水平。在保障和保密的基础上主动服务～深化科研档案编研的层次;管理形式和管理手段上因人员层次的提高使现代化设备得以及有效利用～人员和科研管理技术得以显著提升。

2(5建立有效的激励机制

稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜～因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制;二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节～每个环节又可以运用不同手段和方法～相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合～物质性的激励要量化、可操作～要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法～将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容～其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来～逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者～可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档

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案工作人员进行考核～根据考核结果进行考评和奖励～这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性～让他们用心用脑～尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度～逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度～激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设～要对档案管理队伍实行优惠政策～改善档案工作环境～加大对档案工作硬软件设备的投入～加大对档案管理工作的宣传力度～营造档案管理队伍的文化氛围～给档案管理人员以精神上的富足感。

2(6档案管理工作的必然趋势

在近些年的档案管理工作中～现代化的技术水平和现代化的管理理念为档案管理工作取得突破性的进展提供了支持。在发展的过程中～一方面～伴随着现代科学技术、生产工艺和管理理念形成了各种不同结构、不同内容和不同形式的档案信息资源。另一方面～在工作中随着信息技术的引进和科学技术的发展～档案管理制度也日趋完善～并且对于各种新技术的实现都起到了重要作用。

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范文二：毕业论文宋代档案管理制度

密级：

NANCHANG UNIVERSITY

学 士 学 位 论 文

THESIS OF BACHELOR

（20 —20 年）

题 目 宋代档案管理制度研究

学 院： 人文学院 系 历史

专业班级： 档案081

学生姓名： 指导教师：

起讫日期：

南 昌 大 学

学士学位论文原创性申明

本人郑重申明：所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。除了文中特别加以标注引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果。对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式表明。本人完全意识到本申明的法律后果由本人承担。

作者签名： 日期：

学位论文版权使用授权书

本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，同意学校保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。本人授权南昌大学可以将本论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文。 保密□，在 年解密后适用本授权书。

本学位论文属于

不保密□。

（请在以上相应方框内打“√”）

作者签名： 日期：

导师签名： 日期：

宋代档案管理制度研究

专业：档案管理 学号：5000408038

学生姓名：李显清 指导老师：袁礼华

摘要

文章首先分析了宋代档案管理制度研究的意义所在和宋代档案研究的现状，并对目前研究的一些成果进行总结。然后通过经济、政治、文化三个方面对宋代档案管理制度建立的背景进行描述，分析了当时社会环境背景对宋代档案工作的影响。接着介绍了宋代政务文书和档案的分类、宋代中央及地方的政府文书机构的设置及主管职员的隶属关系、档案机构及职员的设置和选用。同时，综述了档案工作各要素包括收集、鉴定、整理、保管、保密等方面的档案工作规范。最后，提出了现代的档案管理应该继承与发展宋代档案管理的一些优点。

关键词：宋代档案；档案类别；档案机构 ；档案规范

Abstract

First, The article analysis the significance of the Song Dynasty archive management system and the situation of the archive research in the Song Dynasty, and summarizes some of the results of the present study. Then, the article describes the background of the Song Dynasty archive management system through three aspects of economic, political, cultural, analysis the effect of social environmental context on archive management. Next, the article introduces the classification of Administrative instruments and archives in the Song Dynasty, the setting of central and local government institutions of Song Dynasty and affiliation of manager, the setting and selection of archive management agencies and staff. At the same time, the article review job specification about various elements of archive management, including collection, identification, sorting, custody, confidentiality and so on. At last, the writer puts forward that present archive management should inherit and carry forward some advantages of the Song Dynasty archive management.

目录

摘要 ............................................................................................................................................. I Abstract ...................................................................................................................................... II

第一章 前言 .............................................................................................................................. 1

1.1选题依据 ......................................................................................................................... 1

1.2宋代档案管理研究现状 ................................................................................................. 2

1.3论文研究方法及思路 ..................................................................................................... 3

第二章 宋代档案管理制度建立的背景 .................................................................................. 4

2.1良好的经济技术基础 ..................................................................................................... 4

2.2统治者的重视推动 ......................................................................................................... 5

2.3成熟的档案管理理论铺垫 ............................................................................................. 6

第三章 文书档案分类 .............................................................................................................. 8

3.1政府文书种类 ................................................................................................................. 8

3.2专门档案 ......................................................................................................................... 9

第四章 档案管理机构及职员的设置 .................................................................................... 11

4.1古代档案管理机构特点 ............................................................................................... 11

4.2文书机构及职官设置 ................................................................................................... 11

4.2.1 中央文书机构及职官的设置 .................................................................................. 12

4.2.2地方文书机构及职官设置 ....................................................................................... 13

4.3专司档案的架阁库及架阁官设置 ............................................................................... 14

4.3.1架阁库之称来源及其设立背景 ........................................................................... 14

4.3.2各级架阁库的设置 ............................................................................................... 15

4.3.3架阁官 ................................................................................................................... 16

第五章 宋代档案管理规范 .................................................................................................... 17

5.1对档案集中收集工作方面规定 ................................................................................... 17

5.2对档案鉴定、销毁方而的规定 ................................................................................... 18

5.3对档案整理作方面的规定 ........................................................................................... 19

5.4 档案的保管制度 .......................................................................................................... 20

5.5对档案保密方面的规定 ............................................................................................... 21

总结 .......................................................................................................................................... 23

参考文献 .................................................................................................................................. 24

致谢 .......................................................................................................................................... 26

第一章 前言

1.1选题依据

一个合理的制度是事业发展的必要保证，档案工作事业也正是在无数档案先辈不断的探索、借鉴、试行、改进档案管理制度中不断向前进。因此清楚的了解各朝各代国家档案管理体制的具体内容也是档案学的一项重要工作。

档案管理体制是一般包括档案管理机构的设置、隶属关系和职权范围及其管理原则和组织制度等。①自档案产生以后，随着社会发展相继出现了各种各样的档案，又因档案对于一个国家的政治、经济、文化有着至关重要的作用，档案管理工作也就随之形成与发展起来。基本上所有朝代在中央和地方机关都建立了管理档案的部门和档案贮藏利用机构，在长期的档案工作中，档案管理的经验、严格的制度都不断的磨砺出来。成为当代档案事业管理机制的发展的基石，甚至至今一些制度仍然保存下来。

各朝各代的档案管理体制都在前代的继承上又有着自身独特的风格，其中宋代档案管理更是中国档案带来的一座丰碑。

首先档案在宋代才真正从图书的范畴中脱离出来，这是有划时代意义的。②档案与图书是一对邻居，不知甚解的人可能误以为一家。因为档案和图书从形式上看没有多大的区别，它们都是用思维符号记录在载体上并能表达一个完整意思的东西。但档案的真正定义是凡具有查考凭证作用，经过立卷归档集中保额起来的各种文件材料，而图书则主要是以出版物为主。因为档案的活动范围较小，保密性高于图书，所以作用受到一定的限制，而图书则会随着社会的发展，活动范围的扩大。宋代就这一个这样促进图书发展的时代，宋代的文化的日渐繁荣，纸张的大量生产，图书被大量复制的条件也具备，图书渐渐大众化，宋代也由此成为档案史上的一个里程碑。

当然，档案管理工作甚至可以追溯至文字产生的年代，虽然宋代时期是档案与图书分家的界点，但宋代档案管理工作自然不是始祖，可中国档案工作到宋代时却有了质的飞跃：宋代的档案收藏机构林立，人们的档案意识普遍增强，档案资料得到广泛使用，出现了较为成熟的档案管理理论，宋代档案工作出现了职业①

② 王德俊.档案管理学参考资料【M】 北京：档案出版社，1986（2） 陈一芬.宋代档案工作刍议 【J】 档案学通讯 2006（6）

化的倾向。这些亮点犹如雨后春笋般出现，似乎前各代的档案管理工作量变终于在宋代产生了质变。掌握这些亮点对当代档案管理有着重要的启迪意义，我们大可以借鉴一些优秀点。像宋代的许多学者，在他们所从事的文献、档案的整理编辑中，通过亲身实践而凝聚出了出了许多科学的编纂方法，提了许多很有价值的理论观点，积累了丰富的编纂经验，这些宝贵的经验对于档案管理学的发展有着很大的促进作用。

1.2宋代档案管理研究现状

对于宋代档案管理的研究，人们一般更愿意把它分类中国档案史中的一门，中国档案史则是档案学的一个重要分支学科。档案史的研究势头相对于其他分支来说可谓是冷冷清清。一些学者对档案史的研究不够重视，一些学者认为古代档案工作的水平实在是不值一睹，甚至还有主张将档案史这一分支从档案学中开除出去者。同时，有的学者大量的把文书工作史误搬进档案史，造成一个错误的研究方向。

但是，总体来说随着档案学科系统的建立，档案学工作者本着尽善尽美的心态，对于档案学各领域的相关内容都下了苦功。在中国档案史方面，有一些档案学工作者不惜花费数十年的努力成功把中国档案史的通史性框架系统而又联贯地建立起来，一些中国档案史研究的代表性成果也引起学术界的广泛认可，像由中国人民大学编著的《中国档案事业简史》、《中国档案事业史》、国家档案局主编的《档案事业概述》。

有关宋代档案管理方面的研究，历年对宋代档案管理的研究工作也有不少，像河南大学的张桂平的《论宋代档案编研机构及成就》、河南大学肖丽的《论宋代档案典籍机构的建立及其对文化教育的影响》、辽宁大学邓君的《浅析宋代的档案法规》、郑州大学所桂萍的《试论宋代档案保管技术与方法的创新》、南昌大学陈一芬的《宋代档案工作刍议》、河北经贸大学贾文广的《宋代档案管理兴起的背景研究》等等一些文章，但是谈起比较系统的、比较深入的对宋代档案进行研究可能数王金玉教授编著的《宋代档案管理研究》。

《宋代档案管理研究》这一书是对宋代档案管理研究的标志性著作，它包括了浩瀚的政府公文、宋代君臣档案思想、总统图书馆式的皇帝档案阁、国家档案馆性持的金耀门文书库、机关档案室性质的各级官付架阁库、档案工作专职官员架阁官、独具东方文化特色的“千文架阁法”、系统整的档案法规、为封建王朝服务的档案编纂制度等内容。作者认为在宋朝时档案管理机构已经系统地建立起

来，并有良好的制度保证其正常运行，同时这个时期的档案工作法规已相当完善，并且档案管理中的具体方法已相当科学。例如极具代表性的周湛所创立的“千文架阁法”的档案分类编排方法，就很大的促进了档案的有序化管理 。③作者通过大量的史料佐证宋代档案的利用在社会的治理和国家机器的运转中举足轻重的作用。可以说，《宋代档案管理研究》是中国档案史研究的突破性成果 ，它对建设和发展中国档案史的学科体系，提高档案学在学术界的地位将起一定作用。正如吴宝康先生所说“这可以说是中国档案史的通史建设阶段已将告一段落，而进入按各朝各代、各个时期以及按专题领域作更深入的发掘和钻研，以充实和丰富中国档案史内容的新阶段了。”

1.3论文研究方法及思路

本文将在充分 尊重和广泛吸取前人研究成果的基础上，以辩证唯物史观和历史唯物史观为指导，并借鉴社会淡定和历史文献学的理论和方法，在收集和阅读大量相关文献的基础上最大限度地搜集和占有原始资料，从中整理、分析、归纳和提炼出有关宋代档案管理方面的见解。

全文包括以下内容：

第一章，宋代档案管理制度建立的背景。包括了良好的经济技术基础、统治者的重视推动、成熟的档案理念铺垫等内容。

第二章，宋代文书档案的分类。勾勒出宋代政府文书的分类及档案分类

第三章，档案管理机构及人员的设置。介绍了古代档案机构发展特点，中央及地方文书机构及人员设置进行探索，档案机构架阁库的设置及架阁官的介绍。

第四章，宋代档案工作各环节制度。描述宋代档案工作在收集、鉴定、整理、保管等方面的工作规范。

总结，通过对宋代档案工作制度的研究看今天档案工作应注重点。 ③阴春枝 问渠哪得清如许——评《宋代档案管理研究》【N】 郑州大学学报 1999（3）

第二章 宋代档案管理制度建立的背景

2.1良好的经济技术基础

马克思在《资本论》一书中认为经济基础决定着上层建筑。确实，自经济活动产生以来，一直左右着人类的所有活动。精神文明往往是在物质文明发展到一定阶段才产生的，物质文明的兴盛自然也更大的促进精神财富的人速增长。所以，如果想对宋代档案管理制度进行一个全面而又系统的了解就必须对当时的经济水平、科技水平有一定的了解。宋代档案管理制度的迅速建立与完善不是空中阁楼的，而是以宋代的经济和技术条件为基石建立起来的。

宋代时期中国的经济实力到底怎么样？据史料上记载，宋朝年财政收入最高曾达到16000万贯文，一般年份也可达8000-9000万贯文，即使是失去了半壁江山的南宋，财政收入也高达10000万贯文。数字可能难以理解，与明朝作比较的话，那么强盛的明朝甚至财政收入不及宋的六分之一。而宋朝丰富的经济收入依靠的却并非高额的税收，而是由于宋代时期商品经济的强盛。宋代的农业经济基础雄厚，以至于产生出了城市、货币、海外贸易等诸多工商业文明因子。正是商品经济成分的壮大，加之农业生产的发展，粮食剩余率的提高，手工业生产的扩大，以及运输工具的进步和交通条件的改善，商品经济在宋代迎来了一个高潮期。档案事业的兴盛也正是在这样的环境，经济的富饶促使宋王朝的国力的强盛，国力的强盛政府才有财力对政府的机构进行更合理的建设，当时宋王朝中央及各地档案管理机构林立不能不说正是依托于国家实力的强盛。当然，宋朝机构、官员的不断扩大，以至于冗官、冗构的状态也不能不说是统治者对于国家经济实力过分的自信了，以致空虚国库。

再看宋代时科学技术水平的发展。据不完全统计，宋代在世界上处于领先的科学技术达百项以上。④与外国科学发明大部分出自学者不同，中国的科学发明往往出自处在社会下层的手工业者。而宋朝当时商品经济发展而催生的手工业者在不断的社会实践中慢慢摸索出一系列科学技术。这些科学技术广泛应用为宋代各项事业的发展提供了可靠的保障，档案工作在一系列的技术帮助下也越发简捷。像我们非常熟悉的中国四大发明之一活字印刷术，宋代活字印刷术的出现与成熟，给图书出版事业开辟了新天地，折叠形式的图书和文件彻底取代了卷轴本。档案载体向着更加优良、更加易于保管的方向发展。又如宋代十分著名的“架阁”，④ 周亚萍 论宋代档案工作发展的背景 【J】 兰台世界 2009（1）

将存放文书档案的低矮箱柜以“架阁”取代，看似十分简单，却对档案的保管工作促进良多。

由此可以看出，宋代的经济和技术基础是宋代档案事业发展的阶梯，档案管理工作在任何一个时代都应该服从时代的潮流，将当代良好的技术转嫁于档案工作，这对档案工作的发展至关重要。

2.2统治者的重视推动

国家机器的运转并不是盲目的，一般情况下也并不是国家机器管理下的民众所能左右，而是深受机器的构造者思想和行为的控制，这在任何一时期都是适用的。宋代档案工作的迅速发展，档案制度的规范建立正是由于当时统治者的重视。

说起宋代的开国之主赵匡胤，人们所先想到的大多是陈桥兵变，皇袍加身。宋朝的江山并非是自己一寸寸的打下来的，而是赵匡胤仗着自己手握兵权而强夺来的。正因为如此，赵对手下武将个个有所猜忌，终于有了“杯洒释兵权”之举，宋代也出现了一个重文轻武的局面，宋代的统治者自称愿与文人士大夫共治天下，同时统治热衷于文化科举事业。宋代的皇帝也因此出了很多文采非凡的人物，如有名的书法家皇帝的“瘦金体”。

据史料记载，宋仁宗曾下诏三司及编修院对档案要“检阅以闻”。宋帝还经常亲自带领文武百官到档案馆“观书阅档”。另外据统计，在宋代皇帝的诏令中，和档案工作有关的诏书多达几十条，这些都可以看出宋代皇帝对档案重视程度。宋代建设的皇家档案馆的数量多达11座，不仅如此，中央和地方政府也都建有档案管理机构，在中央有具有国家档案馆性质的金耀门文书库，有具有机关档案馆性质的三司架阁库及六部架阁库等，在地方则有路、州、县的架阁库。这从另一个侧面反映了统治者对档案工作的高度重视。

统治阶级的档案意识十分深，我们可以从一些史籍资料中见到，像丞相韩琦在《乞差官编录机密图书奏》中称：“历古以来，治天下者莫不以图书为急，盖万世之根本，后世之模法，不可失也。”再如宋代著名的主管档案工作的架阁官李大异在《六部架阁库题名记》一文中提出，治理国家当以“图籍为重”，应“是官之建，实谨其藏”，而档案的价值就在于“可以考阅故新，寻绪本元”。⑤

子期身死，伯牙摔琴，没有伯乐也就没有千里马。宋代档案管理制度的建⑤曾枣庄、刘琳主编 全宋文卷八四五 【M】 上海上海辞书出版社 2006 (8)

立正是统治者慧眼知马继而精心养马之故。

2.3成熟的档案管理理论铺垫

现今有些人往往认为档案学是西方引进而来的，在古代谈档案理论更是十分可笑的。诚然，中国档案学近代借鉴了很多西方档案学的优秀点，但是同时继承了很多精华的中国历代沉淀。

档案工作发展到宋代其实就已经出现了比较成熟的档案管理理念，大致包括了以下几个方面：首先，档案收藏要全，这和现代的全宗思想有点相似。统治者认为完整无失的档案是档案价值得以发挥出来的必要条件。所以统治都非常重视对于紧密联系档案的保护，由此，宋真宗曾颁布《诫约三司收掌簿书不得遗失诏》，诫令三司“自令收掌簿书，不得遗失”。 其次，档案之后以存在是因其具有利用价值。档案都是曾经重要的文件，这就意味着档案作为凭证作用的本质。收藏档案的目的在于利用档案，档案并非是收藏品供人赏玩的，所以为了收藏而收藏的“档案”甚至不能被称为档案。宋代统治者很重视档案利用，使和档案不仅在国家的政务和军事起作用，还广泛用于编纂各类纪要。像我们比较熟悉的司马光的《资治通鉴》、李焘的《续资治通鉴长编》、李心传等人编修的《国朝会要总类》等在编纂过程中毫无疑问都采用了档案资料。 其三，形成了较为实用的档案分类编目方法，这是档案保管技术的一项进步。档案繁而杂，如果没有适当的分类编目方法，那么也谈不上利用，和堆在一起废品一般。所以，完备而又实用的档案编目方法的出现，是体现档案事业成功的一个重要标尺。为方便档案的利用，宋代探索出了一些较为实用的档案建档分类编目立号的方法。如郑樵所提出了“十二类”的图书和档案的新分类体系，强调“朝代之书，则以朝代分；非朝代之书，则以类聚分”。当然，一个对后世影响更深的编目法当属于周谌创立的“千文架阁法”。周谌身为江西转运用之使，在目睹江西各州县的架阁库管理相当混乱的状态的情况下结合前人的经验创立了“千文架阁法”，该法以当时影响极为广泛的传统启蒙读物《千字文》排号，以时间为序，可操作性极强。宋仁宗将其法向全国推广，对当时和后世影响十分深远。 四、以法治档的管理理念的树立。⑥中国自古都是外儒内法，法律对于国家的统治十分重要，是对国家各项工作顺利开展的一个规范。特别是档案管理工作这样一个繁琐门类，以人治实在不如以法治来的简便。南宋宁宗庆元年间，丞相谢深甫主持编纂的《庆元条法事类》法典，载有中国古代最为系统、完善的档案法规。这部法典共分16门，⑥李扬 宋代档案工作简析【J】 兰台世界 2008（12）

其中文书以下有架阁法20余条，详细规定了文书档案的分类、管理制度，各种专门档案的架阁保存规定，以及对违反档案管理法规者的处罚和对告发违规者的奖励或减免处罚的条款等，从中可见宋代档案管理制度的完备程度。并且在实际运作中，宋代对档案管理法规的执行也极为严格。

依法治国，依法治事。正所谓无规矩不成方圆，宋代档案工作在法律的保护下得以前无阻碍的进步！

第三章 文书档案分类

3.1政府文书种类

宋朝政府对于文书档案的划分比较精细，在整理档案方而已有了初步的分类，一般的文书均以文种分类，文书档案的种类被分的十分的细致。各部门以不同的文种对不同类别公务进行处理。

皇帝的七种下行文书：一为册书，用于“立后妃，封亲王，皇子、大长公主，拜三师三公、三省长官”二为制书，用于“处分军国大事，颁赦宥德音，命尚书左右仆射，开府仪同三司、节度使，告廷除授”三为诏书，用于“赐待制、大卿监、中大夫、观察使以上”四为敕书，用于“赐少卿监，中散大夫、防御以下。”五为诰命，用于“应文武官迁改职秩、内外命妇除授及封叙、赠典，应合命词”六为御札，用于“布告登封、效祀、宗祀及大号令”七为敕牓，用于“则酺及戒励百官，晓谕军民”

臣僚百工的上行文书：札子或称劄子，凡群臣百司上殿奏事，两制以上，非时有所奏陈，皆用劄子。榜子，即翰林院专门向皇帝奏事所用的文种。笺，即百官进呈给皇后、妃子和太子的文书。

各级官府的下行文书：敕，宋朝规定凡皇帝圣旨和札子批判，由中书省颁发，称敕。宣，是枢密院以皇帝名义颁发的文书，与中书省下发的敕合称“宣敕”。劄，枢密院向下级官府下发的文书。札子，是中书、尚书、枢密院处理公事时的下行文种，与臣僚上呈皇帝所用的“札子”名同实异，至南宋时期，各路帅司也准许用札子指挥下属。部符，尚书省六部、寺发给下级官府的文书。省札，尚书省处理政务，长官签押后发付给诸司、路、府、州、军、监执行的公文。堂帖，为政事堂行遣小事时所用文书。刺，为尚书省移文六部所用的。敕牒，为尚书省颁发的文书，凡知县以上、进士及第出身者，充任科教官，出使域外，接待外邦使臣等，皆用敕牒。符，为州署发给下属县衙的文书。

各级官府的上行文书有：申状，各级官府呈文于中书省、尚书省、三司或者御史台呈文于中书省、枢密院，下级官员呈文于上级官府，均可用申状。

各级官府之间的平等文书除了沿用前朝的关、移、牒之外，新增加了以下几种：咨报，翰林院移文三省、枢密院时使用的文书。密白，枢密院发出的机速文书，不经中书省而直达门下省。宋代的牒是不相统官府之间的往来文书，关则是同一长官统辖下的各机构之间的往来文书。

宋代官员任命书，除了继承唐代的告身之外，增加了以下几种：信札，宋神宗以后，任命官员时，当画旨而未给诰之前，先行札子任命，称为信札；照札，官员未接到诰命便先行供职，然后再颁给札子称照札，由宰相亲自签押；宣札，又称宣帖，是颁给军校的委任状，持此可依照恩例升补官职；印纸，是各官府印发的各种表、薄、以及证件等。头子，凡官员赴任、出差皆发此文，凭此可以得到驿马的供应。 ⑦

3.2专门档案

除了一般政务文书外，宋代的专门档案有：

赋役档案。宋王朝长期处于内忧外患的状态，对内镇压着反判，对外于少数民族政权纠纷不断，因而军费花费甚多。再加上官俸、对外贡款和皇室耗费，所以宋政府的财政支出十分巨大。为了保证政府财政收入，也自然对赋税户籍档案十分重视。宋建国以后，严格的编订了户籍，根据土地和资产分为主户和客户两类，主户分为五等，其户籍称为“五等籍”，主要记载户口、资产和户的等第。宋朝规定每三年修造一次，作为征收赋税和科派力役的依据。客户成为编户，交纳身丁税和负担徭役。即编入“丁籍”，“五等户”和“丁籍”合称为户口版籍。另外还有租税版籍，称“夏秋税籍”，后者要求一年一造帐。同时，宋朝常派遣使臣到各地大力整顿户籍，以使政府可以直接掌握承担国家税收和徭役的发户，另外将户的增减作为地方官升迁和考查政绩的标准。

律法档案。宋代律法档案沿袭唐末至后周的综合性刑事法规，后周时律称为型统，宋朝主要的法典称 《 宋刑统 》 。但是作为中央集权高度发达的朝代，往往最高统治者即“我就是王法”，皇帝发布的诏敕才是最有效力的法律。皇帝发布的诏敕不仅可以充代律法，甚至可以破律，它的地位是高于律法的。敕是统治者根据实际情况随时颁布，像宋真宗时敕就多达一万八千五百五十五条。在宋神宗时期，皇帝的权力进一步扩大，后以“律不足以周事情，凡律所不载者一断以敕，乃更其目曰敕、令 、格 、式，而律恒存科敕之外”，这样从而更加明确了敕的地位和作用。

例，除律令格式外，宋时还有例，即以前事作为处理后事的依据或标准，常用以司法，称“断例”，也用于指挥，即尚书省与吏部刑部对下级官衙的指示。例的效用，所谓 “法所不载，然后用例” ，甚至可以引例破法。真可谓“ 法⑦ 周雪恒 中国档案事业史【M】北京 中国人民大学出版社 1993（10）

当，然而无例，则事皆泥而不行” 。我们所看到的影视剧中就常会有诉讼师提到“根据大宋律例，应如何”，例的效用便于统治阶级的活动，以致后世一直沿用，以例判案成了一个惯例。

刑名案件以专案分类。

以官员分类的档案，“疏请将各有司所存有关司马光等之章疏案牍，汇辑保存，选官编类，人为一帙，置之二府”。虽然不像皇帝那样有起居录，但是一个对当时政府有巨大影响力的大臣的奏章，言行也可以记载归档，分类进行储存。

最后，宋代档案的分类，为档案的管理和利用提供了很大的方便，这也为后世档案的分类保管奠定了基础。

第四章 档案管理机构及职员的设置

4.1古代档案管理机构特点

档案是了伴随着文字的产生在人类组织的工作活动中逐步形成的。随着国家机构的建立，档案的不断产生，便逐渐形成了机关档案管理工作。中央和地方机关的档案工作的发展过程大体可以分为两个阶段。

第一个阶段，从夏代至两汉时期。在夏代至两汉的历史阶段由于国家机构开始形成并初步发展，加之文书与档案，文书上工作与档案管理之间还没有明确的界限，因此机关档案管理工作具有如下特点：第一，机关文书工作部门同时又是机关档案管理部门，机关档案管理工作官员多系兼职。第二，机关档案工作初具规模，档案管理的重点仍在朝廷中央档案机构。第三，机关档案管理制度开始形成，但管理方法较为简单

第二阶段，机关档案管理的发展阶段。在唐宋特别是宋朝时期，由于社会、经济、文化和封建律法的大发展，统治阶级为了加强中央集权，对国家机构进行了改革与整顿，中央和地方政权机关进一步广大，各级官署的档案大量增多，于是档案管理工作也得到了发展：第一，机关档案管理机构普遍建立，开始配备专门管理档案人员，以机关档案管理为中心的档案工作形成。封建社会进入快速发展的阶段，国家机构日益扩大和完备，官吏大增，分工更细，机关文书工作与档案工作也开始出现了分工。这时，档案工作者已演变为三省六部中的低级事务官员，主要从事抄录和保管档案的工作。不仅中央三省、枢密院以及六部都分别设置有收藏档案的架阁官，各级地方政府也纷纷设置了收管文书档案的架阁库并配上专管档案的架阁库守当官。第二，档案管理制度更为完备，宋朝已经建立了收贮、整理、鉴定、保管、利用、移交等一系列的机关档案管理制度，基本覆盖了档案管理的各个方面。

4.2文书机构及职官设置

档案部门和文书部门隶属不同，但一直以来，档案工作与文书工作之间历史上就存在千丝万缕的联系是分不开的，二者可谓分中有合。根据陈一芬在《宋代档案工作刍议》一文中所言，《庆元条法事类》中的文书架阁条法将文书分为八大门类： 即现行文书、无行文书、应架阁文书、架阁库文书、长留文书、非

长留文书、重害文书和非重害文书八类。从中可见档案所对应的架阁库文书亦属文书之列，那么宋时档案工作与文书工作自然也是紧密相连的，文书工作是档案工作的基础和前提，影响着日后转化为档案的质量，保证着档案的质量和完整，为档案的完整性和系统性打下良好的基础，所以了解政府各部门文书处理机构和人员也是有必要的。

4.2.1 中央文书机构及职官的设置

由于宋代当时著名的元丰改制，宋代中央文书机构受其影响变化巨大。

元丰改制前。宋代政治制度对隋唐的沿袭程度很深。宋代在中央设中书省、门下省和尚书省三省。但为了加强中央集权又加设了中书门下掌控三省权力，同时设置了枢密院分管了兵权，设置了三司分管了全国财政。三省六部的权力削弱殆净，使宋代形成了文武两柄的“二府”行政体制，文书机构设置也基本依照此模式确立。这一时期，中书门下是宋朝最高行政机关，同样也是文书档案工作的最高主管机关。其职责是“佐天子，总百官，平庶政，事无不统。”在中书门下所设文书档案机构主要有孔口房和勾销房。孔口房掌管文书案犊，勾销房掌管印章、符信。主管文书档案工作的官员为检正官，负责处理各房文书事务。

元丰改制以后，三省恢复了职权。

中书省是中央的出令机关。所使用的指令性文书有册书、制书、浩命、诏书、敕书、御札、敕牓七种。中书省的下设11房，元祐年以后，兵礼房被分成了两个，然后又增加了催驱、点检两房。负责具体档案工作的机构包括：主事房，负责文书的收发与登记；点检房，掌管点检各房的文书档案工作；催驱房，负责督促、催办文书；班簿房，掌管百官名册和官员的档案，即人事档案；制敕库房，主要负责保管制书、诏令等，同时也兼管部分架阁库事务，是档案的保管机构。中书省的职官设置为11人，长官为中书令，副职是中书侍郎，有中书舍人4人，右散骑常恃、右谏议大夫、起居舍人、右司谏和右正言各1人。其中中书舍人的职责是“章行命令为制词，分治六房，随房当制”。他们负责具体的指令起草，是文书档案工作的负责人员。

门下省的负责对中书省草拟的文书进行审议。下设的文书档案机构有：通进司，职责为“隶给事中，掌受三省、枢密院、六曹、寺监百司奏犊，文武近臣表疏及章奏房所领天下章奏案犊，具事口进旱，而颁布于中外”，它是文书档案的主要处理机关；银台司，它的职能与通进司相似；章奏房，负责收集各处章奏案牍，并送交通进司；封驳房，负责文书的审议和封驳工作；发敕司负责登记并

颁发文书；进奏院负责承转地方和中央之间的文书及其他事务。门下省设立的文书档案官员有给事中、起居郎、符宝郎等，其中给事中是主要负责人，负责上下行文的传递和审查、驳正文稿；起居郎掌天子言动之录；符宝郎负责外廷符宝之事。

尚书省职责为“掌施行制命，举省内纲纪程式，受付六曹文书，听内外辞诉，奏御史失职，考百官庶府之治否，以诏废置、赏罚”。所设的文书档案机构有：开拆房，“主受遣文书”；催驱房，负责文书的检查工作；制敕库房是文档保管场所；都知杂房，“主行进制敕口、班簿具员，考察都事以下功过迁补”。所设官员有尚书令、左右仆射、及左右司郎中、左右司员外郎各人。这四人的职责是:“掌受付六曹之事，而举正文书之稽失，分治省事。左司治吏、户、礼、奏钞、班薄房，右司治兵、刑、工、案钞房，而开拆、制敕、御史、催驱、封桩、印房，则通治之，有稽滞，则以期限举催。”

枢密院职责为“掌军国机务、兵防、边备、戎马之政令，出纳密命，以促邦治”。长官为枢密使，下设北而房、河西房、支差房、在京房、教阅房、广西房、兵籍房、民兵房、吏房、知杂房、支马房、小吏房。其中与档案工作有关的有：教阅房“掌行中外校习，封椿阙额请给，催督驿递及湖南路边防，即负责军务文书的传递工军文书”团；吏房“掌行差将领武臣知州军、路分都监以上及差内侍官文书”。枢密院还设置了专门掌管机要文书的检详官。 ⑧

4.2.2地方文书机构及职官设置

宋代地方行政区划分为三级，路为最高级行政区划，其次府、州、军、监，县为第三级。

路级官府，下设帅司、漕司、宪司、仓司，其中帅司权力最大。四司之间互不统属，而互相监督，都直接对皇帝负责。四司中文书档案官员有：主管机宜文字官，负责收发保管机要文书；主管书写机宜文字官，负责书写机要文书；主管文字官，负责拟写，保管公文。

宋代时期，府、州、军、监是同一级行政区划。府是州的别名，地位略高于州，军是由前军区转化面来，监则多设在矿区。它们主官分别为知府事、知州事、知军事、知监事，通判为副职。其下设有幕职官，职掌“裨赞郡政，总理诸案文移，斟酌可否，以白于其长而罢行之”即具体办理公文，提出初步处理意见，⑧ 宋史 职官志 卷六

交由长官审决。 幕职官包括“判官”，掌书记，观察支使，儒林郎等，原为使府中的文书官，宋代废除节度使，其文书班子被移植到府，州机构中，人员设置及员数多寡，视郡小大及职务之烦简，由长官决定。其中，节度州的判官因系京官充任，故称“签书判官厅公事”，简称 “签判”。另外，许多密令中都设有孔目官，负责掌管文书档案工作。府州之下还设有录事、司法、户曹、司理等参军作为曹掾官，负责参预谋划、办理公文、分掌各曹事务。如开封府中所设的录事参军，就负责拆户婚之讼，而通书六曹之案牒。

县一级官府为县令，副职有县丞，主薄，县尉等。主薄仍为文书档案主管官。因宋代设县大小不一，小的县中，可能由主薄兼任县丞，县尉，甚至代理县令，体制较乱。 ⑨

4.3专司档案的架阁库及架阁官设置

4.3.1架阁库之称来源及其设立背景

说起宋代档案工作不得不提及架阁库，架阁库可以说是是宋代档案工作发展的重要标志。架阁库，顾名思义，这是以架阁形式保存文书档案的机构。所谓“架”，其意为“材木相乘”，也就是以若干木材纵横交叉，构成支掌物体，放置器物的架子，架阁库正是因为使用架阁放置文书档案面来。架阁的出现是文书档案保官装具的重大变革。在此之前图籍典册常“藏于金匮”，如果档案使用金匮，必然使档案被封闭于容器内。这种情况一方面不方便文书档案的排放，影响检索与利用，另一方面容量小，不能适应档案日益增长的保管需要。“藏于金匮”也从侧面反映了此前文书档案较少，利用不广的情况。架阁的出现对档案工作发展起到了关键性作用，架阁一般由数格构成，可多层次排放，从来充分利用空间，大大增加了保存档案的数量。同时档案分门别类，平面排列，方面了档案的查找与利用。

架阁库由唐代中央保存官员档案的专门机构发展形成的，架阁库的出现也标志着档案机：其一，宋统治者在历经唐朝之后的五代十国分裂割据后终于建立起统一的封建帝国，鉴于唐末以来藩镇割据和北方契丹族的严重威胁，便大力加强中央集权，全力将兵权、财权、司法行政权收归中央，但机构设置臃肿庞大，层次重叠，人浮于事，行政效率低下，直接结果就是中央事物大量增加，文书档⑨ 王金玉 宋代档案管理研究【M】北京 中国档案出版社1997(7)

案数量也急剧增长，金匮制的保管方式已经不能再满足实际状况。其二，自东汉

蔡伦发明造纸术以来，到了宋时已十分发达，无论质量、种类方面均有长足进步

和增加，而且也提出了如何保存的要求，为文书的大量产生提供了物质条件。其

三，两宋政权从建立到灭亡的300 多年间，与契丹、党项、女真、蒙古等北方

少数民族政权长期处于敌对状态，在尖锐的政治、军事斗争中，各政权之间互相

封锁和保密，展开了长期窃密与反窃密斗争。为使自己的档案不被对方窃取，迫

使各自加强秘书档案工作。除了采取严厉措施禁止传播和盗卖外，还加强了内部

管理，命大小衙署设立架阁库，把公务活动中形成的机密文档，整理收藏起来，

不使其散失、被盗。 ⑩

4.3.2各级架阁库的设置

中央机关架阁库最早是出现在三省制敕中。据《宋会要辑稿》等史书记载

制敕库房是三省机构设立的专司编录和保管制敕文书的机构，三省制敕库房的职

责任大体上是相同的：中书省， 制敕库房主行编录供检敕令格式及架阁库。门

下省，制敕库房主行编类供检编录敕令格式与架阁库。尚书省，制敕库房主行编

类供检敕令格式，架阁文书。它们主要负责编录制敕文书和提供政务利用的典章

条例，在制敕库房中设有架阁库以收贮皇帝诏令、制书和条例格式以及保存机关

的一般文书档案。

除三省之外，六部也分别设有架阁库，它依旧是宋代政府行政系统中处理

文书档案的中心。据 《淵鉴类函 》卷八十二载：“元丰年间已有六曹架阁”，虽

然之后曾经裁撤但不久又都建立起来。据《建关以来系年要录》 载：“诏兴三

年 ??复置六部架阁库，自崇宁间，何执中为吏部，始建议置吏部架阁官，其

后诸曹皆置??旧有管干架阁库官，宣和罢之，绍兴十五年复置，吏，户部各差

一员，礼兵部各差一员，刑工部各差一员，以主管尚书某部架阁为名。” 这些都

说明六部都设有架阁库，同时设有主管各部的架阁库官员。

最高军事行政领导机构枢密院也设有架阁库，宋孝宗隆兴六年枢密院上奏

“房分太多，名称不一，乞依旧制，并作五正房架阁库入。”同时，据《宋史 职

官志》记载：“枢密院库保管军籍，武官升迁调转，军事机密，边防布置及作战

计划等档案。”

当时的财政部盐铁司、度支司、户部司三司也设有架阁库。三司档案文籍⑩ 桑绍龙. 架阁库及其制度在我国档案发展史上的意义【J】兰台世界 2006（11）

关系着宋王朝的经济来源，所以必然受到足够的重视。据载“宋真宗景德三年置

以贮三司文案，俗日故纸库 掌三司积年文案，旧日三司文书也”

此外，宋王朝还设有金耀文书库。金耀门文书库主要收贮三司，六部的档

案。宋真宗天禧五年规定“天禧元年以前帐，即据见在，道数编排于金耀门文书

库架阁”。至微宗崇宁年间，六部复置架阁库后，规定“凡成案留部二年，然后

藏之，又八年，则委之金耀门文书库，人以为便。”中央各机构的重要档案在本

衙置于架阁库一定时期之后，要送金耀门文书库收存。这就有点像今天的中央档

案馆，金耀文书库也是王朝性质的中央档案馆。

宋朝各级地方政府也相继设立架阁库。史料记载是北宋仁宗时周湛创千文

架阁法，这种保管方法，使得收掌档案严密有序，防止了档案的丢失，并且也提

高了查找效率，对地方政府的政务起到了极大的促进作用，因而得到了朝廷的表

彰和推广，要求“诸路效法”之后。同时各地政府也看出档案对于政务工作的重

要性，于是架阁库在各州县很快普遍设立起来。

4.3.3架阁官

架阁官的选用比较严格，特别是对于中央机关库主客官员的任用。“择选人

有时望者为之”即一般没点名气的可不要，宋代著名史学家郑樵就曾先后担任过

礼部、兵部架阁库主管官员。一般的中央机关架阁库主管官员多为进士及第者，

文化水平自然比较高。而地方政府则为“诸架阁库，州职官一员，县令丞薄掌之”

一般的中央和地方架阁库官员品级为八、九品的低级官员称“管勾”，主要

负责各级架阁库档案贮藏，也有兼理承发、宰辅文书之事。架阁库具体掌管档案

的吏员称“守当官”，当即指档案，据《周礼注疏》载“贰之者，写副当以授六

官”，此处“副当”即指档案副本，故守当官，勾当官则是典守档案之人员。

第五章 宋代档案管理规范

宋代统治者十分注重中央集权，为了加强对中央和地方的控制，宋代统治者十分注重对于政府文书档案的工作。因此，在前代档案工作管理制度的基础上加及实践过程中的不断积累，对档案工作的管理制度更进一步完善。宋代档案管理制度的完善程度已经很令人惊人，它已涉及到封建社会档案工作的各个方面。档案管理的内容主要包括收集、整理、鉴定、保管和统计等方面，我们将从这些方面分析宋代档案在这些方面的管理制度

5.1对档案集中收集工作方面规定

政府各级机关在活动中形成的文件是宋代档案的主体。但是由于宋朝广阔

的地域档案都是由分散四地的各级档案机关形成的，又因为宋朝时简直冗余的机构数目，政府必须管理的档案数量多而杂。这种情况十分不利于档案的利用工作，为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾，宋朝建立一套集中收集档案的制度，要将分散各机构的档案经过挑选，按照合理的方式集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。档案收集工作受档案形成者意识水平、价值观以及档案馆保管条件等多种因素的制约，那么宋代的收集制度又是怎么样的呢？

各路档案集会中央。首先明确，宋代档案机构主要收藏有关于国家政治、经

济、科学和文化等方面的内容。既如此，档案自然是宋代统治者用以贯彻宋朝政策的重要工具，简而言之，是政府加强中央集权，控制地方政府，强盛国家实力的一项手段。因此，宋统治者对于档案的集中收集十分重视。宋朝要求各地方政府以及中央六部形成的档案要按期逐级上报。例如关于地方民政的册籍，规定“诸户口增减实数，具每岁账四本，一本留县架阁；三本连粘保明，限二月十五日以前到州，州验实毕，具账连粘，管下县账三本，一本留本州架阁，二本限三月终到转运司；本司验实毕，具都账二本，连粘州县账一本留本司架阁，一本限六月终到尚书户部”11。其实其它方面的政府档案都与民政册籍采取同样的方法，宋代对于地方的档案都要求集中收入尚书各部，一般通过逐级上报存档的形式。通过这种方式，宋王朝中央机关的架阁库可以集中县以上政府机关的重要文件。宋王朝可以达到了解全国情况和严密控制各级国家机关的目的各地的政府活动，政11 戴建国 庆元条法事类 文书门卷17 【M】 黑龙江 黑龙江人民出版社 2002(9)

府活动通过档案的形式反汇到中央政府，使地方政府一举一动都在中央政府的严密监视下，而宋代也正是利用了这种手段从而控制了整个国家机器宋朝建立严格各类档案的入库。

同时，我们明白档案收集工作具有及时性、针对性、系统与完整性的特点。

宋朝建立了对档案的收发登记和催办方面的制。对于宋王朝来说，档案并非是一般的收藏品，会因年限久远而价值非凡。宋王朝建立庞大的机构进行档案的收集是希望其可以为巩固其的统治效力，档案是作为监视各地政府而收入中央的，对于档案及时集中于中央的要求必然是存在的。当然，档案要集中管理，其中的工作量必然十分的大，只有建立合适的收发制度还是将之规范化。为此，宋代还建立了相应的催办制度。规定“诸文书应互相取会，未报者每十日一催，三经催举不报者，听关申所属究治”这样一来，文书档案都必须在规定时间入库。

各类年限档案“待遇”不同宋代的档案收集分为两种，一种是“其主典代

者，文案皆立正案，分付后人”12另一种则是机关档案定期向架阁库、文书库移交的制度。“自天禧元年后账，见在者般赴三司，置库架阁。所有天禧元年以前账，即具见在适数，编排于金耀门文书库架阁”13由此可以看出，档案按年限移交在宋代已成定例，这在当时世界档案上作中也是罕见的。不仅是地方机关档案集中到六部和中央各主管机关 ，而且六部档案最后要集中到金耀门文书库。如前述据《建炎以来系年要》记载，六部档案在各部文书处理部门和六部架阁库，存入一定时期，最后集中到金耀门文书库。金耀门文书库可以说是所有档案修成正果的所在，其性质在类同今天的国家档案馆，档案也受到更大的保护。

宋朝以籍保护档案的系统与完整性。档案具有分散性，形成于各地各领域

各机构的档案四散全国，同时档案又繁多难计，这导致档案收集可能会出现缺失，破坏档案的系统与完整性，对政府的工作具有十分大的危害。面对这一问题，宋代规定“诸官被受条制及文书皆注于籍，分授诸案，案别置籍，依式勾销，州幕职官学之，县令佐通签”。通过这一规定，使之一方面可以对档案文件明确计数，防止了档案的遗失，同时也加快了档案文书运转效率。为了进一步保证档案文书的运转效率。

5.2对档案鉴定、销毁方而的规定

档案鉴定一般是指区别与判定档案真伪和档案价值的鉴定，宋朝档案鉴定工12

13 薛梅卿 宋刑统研究 卷27 【M】 北京 法律出版社 1997(11) 王云海 宋会要辑稿考校 卷13【M】 上海 上海古籍出版社 1986 (8)

作自然多是对档案从价值的鉴定。一视同仁将每一份文书档案保存下来对于档案的提供利用和管理存在不良影响。因为随着时间的增长，文书档案的数量与日俱增，如果都进行保护的话首先对于政府的财力物力就是一个极大的拖累，同时有价值与无价值的档案相杂放置，金沙混合，加大了档案查找的时间。另外通过鉴定工作，分清主次，对价值大的档案，给予良好的保管条件，尽可能延长档案的寿命，剔除的档案也为高价值档案节约大量的资源。因此，必须通过档案鉴定工作用存毁的办法解决档案有用和无用的矛盾，促使档案由庞杂向精练转化。

宋朝的统治者也清楚的明白这一点，宋代在档案鉴定、销毁方而比隋唐时期

有了明显的进步，宋朝由此方面明确规定：“诸架阁公案非应民留者留十年，每三年一检简，申监司差官覆讫除之，(充官用有余者出卖)其有本应民留者，移于别库，籍内仍随事朱书所除，所移年月，同覆官签书”。档案鉴定执行的标准都有所差异，基本上包括了档案的来源标准、档案的内容标准、档案形成的时间与时效标准、档案形式特征标准等等。从此规定我们可以看出，宋朝对于档案的鉴定也兼顾不同的标准，像“非应民留者留十年”中体现宋代对于档案来源十分重视，并以档案内容因素为标准的鉴定尺度，作为封建国家，统治者的一言一行甚至都会记录的清清楚楚，像皇帝都会有起居录，而其它一些身份显赫者相关的档案也同样价值在当时高于常人。宋朝对于档案鉴定工作要求亦十分的严格，加强了对库存档案价值的鉴定，规范了鉴定工作的流程以三年一检的方式对档案进行重新置地。宋朝档案鉴定程序如此完备，可以说是中国档案工作的一大进步。

5.3对档案整理作方面的规定

档案的整理工作，即按照一定的原则和方法，把牌相对零乱状态的档案系统

起来，以便于保管和利用的工作。宋朝之所以保存档案即是为了及时而又系统地提供档案为统治阶级服务。为了达到这样一个目的，所提供利用的档案必须经过适当的整理。应该来说，在所有的档案工作中，档案收集是起点而利用是档案工作的目的，档案的整理正是承上启下的关键所在。宋朝时期档案整理工作一般包括了档案的分类、档案的编录、档案的立卷、登记及编号以及将零乱档案进行系统化即今天所说全宗等工作。

档案全宗是名词是外来翻译而来的，即一个国家机构、社会组织、个人形成

的具有有机联系的档案整体，但是宋朝时期早已出现这种思想。统治者多次强调保持档案的完整性，整理工作中更是不能出差池，宋朝时期出现了档案汇抄制度，这是古代重要的档案管理制度。宋朝法律规定:“诸一路一州一县一司条制，各

置册编录，仍别录连粘，元本架阁，虽系一时指挥，而通行下者准此”。由此可见，各级官府的文书除原件要求架阁保管外，还要“置册抄录”度以确保档案在整理工作中不被遗失。同时，《宋刑统》中还规定“制书若官文书 应长留，而不别库架阁，或因检简移到而不别注于籍者，各杖一百”。通过建立这种惩治措施，从而进一步确保档案在整理过程过不受损失。

宋代的档案的立卷、登记、编号等方面的工作十分的出色。除了强调立卷要

求写明“张数、封题、年、月、事目”、 “诸条制先次行下者置册，分门编录，仍以所受月日次第连粘”。在这一时期还出现了对后世影响深远的千文架阁法，宋朝规定“诸仓库各置销钞簿，具注送纳钱物数年月日、纳人姓名??以千字文为号，月一架阁??”，可见宋代的档案按年月日顺序，以千字文为号进行编录。千文架阁法是为解决档案管理混乱状况，给档案建立档号一种方法。千文字采用平常人们口熟能详的词句，即天地玄黄、寒来暑往、云腾致雨、剑号巨胚、海咸河淡、始制文字、吊民伐罪、爱育黎首、鸣凤在竹、宇亩洪荒、秋收冬藏、露结为霜、珠称夜光、鳞潜羽翔、乃服衣裳、周发殷汤、臣伏戎羌、白驹食场、日月盈层、闰余成岁、金生丽水、果珍李奈、龙师火帝、推位让国、坐朝问道、遥远一体、化被草木、辰宿列张、律吕调阳、玉出昆冈、菜重芥姜、鸟官人皇、有虞陶唐、垂拱平章、率宾归王、赖及万方。各机构以这些文字为档案号，“各司厅档案宜分科编号，每科立簿记一本，除编号外，兼记每案事实，由主管科员随时记录，分发生、办法、结果三层，归档时于纸夹上按《干字文》编列字号，每字分十号，每档一号。”“每科做木橱一架，分二十五夹，每夹按次编字，各存十号，共能容二百五十档。簿记前页列分类目录，下注某字第几号。如提供字三号档案，于架上供字夹内第三纸夹即是。”“每度年终，将各档用布包封，包头大书年分并字，按次存放旧档架上《千字文》编号在仁宗以后开始实行起来，于中国沿用九百余年，并被周边许多国家所借鉴，是中国档案立卷工作的结晶。

5.4 档案的保管制度

宋代在档案保护方而比较重视。在管理制度中规定凡架阁库收藏档案都不

得“交杂损失”，并且要按时对所藏架阁库文书进行晒曝，防止其霉烂，如发现有脱漏之处，要派人互相抄写，以补其缺。宋代时期制订了一系列的法律对档案进行妥善的保护

对违反档案管理制度的各项惩罚。宋代对档案管理制定了一系列的管理制

度，为了保证这此管理制度得到彻底的贯彻施行，还制定了相应的惩罚措施，并

且惩罚的律令十分严厉。例如：对散失架阁库文书或卖掉应长留文书的官吏的刑事处罚，“诸架阁库文书所掌官吏散失者杖一白。当职官吏以架阁应留文书费用者，以违制论，非重害减三等”。对盗窃档案者的刑事处罚，“诸盗应架阁文书有情弊者，徒二年，不以赦降原减”有关档案惩治的例法十分多，这里再列举一些：

“诸制书若官文书 应长留，而不别库架阁，或因检简移到而不别注于籍者，

各杖一百”

“ 诸架阁库文书，所掌官吏散失者，杖一百”

“诸狱办案款不连粘，或不印缝者，各徒一年”

“诸公人亡失应架阁文书限满 寻访不得者，断罪枷锢，再限通满百日不得

者，降一资，县吏人杖八十”

“诸盗应架阁文书，有情弊者，徒二年”

“赏格，诸色人，告获仓库收支文历辄不封锁交受，若收留私家经宿者，钱

五十贯”

“赏格，诸色人，获藏匿、弃毁、拆毁见行及应架阁文书，有情弊都，非重

害，钱五十贯，重害，钱一百贯。”

“ 诸案架阁文字，外封上题写架阉人吏姓名，花字押点数救书，逐以案卷

勘对，遂无漏落。”

“簿书不得交互案分，及地上顿放、揉折点腕。”

“簿书有差误处，先具状申陈，方得指改，画时用朱印(续添纸者，画时印

缝，亦用申状) ”

“档案要编排齐整，不同问题、不同机构的档案不互相交杂，不准堆放地上，

不准揉折，沾污。”14

5.5对档案保密方面的规定

档案的保密制度历代统治者都十分重视，尤其是在宋代，其外患严重，这就

更需要严格档案的保密制度。宋代在继承唐朝此方而的法律规定基础上，又制定了更为详细的保密制度。规定“缘边事应密行下则不得松,.，时政边机文书禁止雕印”。在装封上也加强了档案的保密制度，“诸奏事涉机密，若急速及灾异或告妖术，若狱案或巨僚自有所陈，及被日分析事状，皆实封，余通封”。这充分体现了宋代档案保密制度的严格性。。 14候立丽 我国宋代档案法规比较研究 【J】兰台世界 2011 (8)

宋朝对档案的借阅也有一定的规章制度，并且较前代更加严格。“诸被受手

诏，以黄纸造册编录，并续颁沼册??，选差职级一员(县差押录)替日对簿交受，遇有检用，委官一员(发运监司委主管文字检法官，州委司法三军，县即令）监视出入”。对于机密档案，只允许“职事”官员借用。可见当时对档案的借阅有章可循，并且相当严格。

总之，宋代的档案工作从收集、整理到保管都规定了具体的办法，其档案管理制度的内容比前代更加严密详备，更加系统、完整，对后世档案管理制度产生了深远的影响。

总结

通过我们的分析，可以看出宋代档案工作已经达到了一个较高的水平。我

们更可以从宋代档案工作的发展获得许多启示：

首先，档案管理要有全宗意识。在论述宋代档案工作制度建立背景的时候我们就讲到宋代档案理论中十分重视保持档案的完整性、联系性。全宗是既是一种整理方法，也是一条原则，更是一种理论，它对现今档案管理的科学化和档案价

值的充分发挥有着至关重要的意义。宋代档案工作者具有较强的全宗意识。

其次，保持档案工作应与文书工作的联系。《庆元条法事类》中的文书架阁

条法将文书分为八大门类，即现行文书、无行文书、应架阁文书、架阁库文书、长留文书、非长留文书、重害文书和非重害文书八类，架阁库文书即今所谓档案应属文书其中。宋朝将文书工作与档案工作联结起来的优良传统是颇值得借鉴

的，现今也应保持文书工作与档案工作的相协调。

第三，增强民众的档案意识，提高档案的利用率。宋代档案工作所以能取得

空前的成就，其根本原因在于宋朝君臣有着较强的档案意识。宋代档案的利用率也大大提升，宋代不少衙署图上都鲜明地绘有架阁库，档案被用以断案、编撰图书等内容。任何档案都承载着一定的信息，大力开发档案信息资源，对社会物质文明和精神文明的建设有着至关重要的意义，必然促进着中国各项事业的稳步上升。

第四，加强档案的立法工作。宋代档案的一个突出性成就即统治者制定诸如

庆元法事类等律法对文书档案进行保护。就目前而档案也不可以避免的存在遗

失，并用由于档案的珍贵性甚至遭到人为的破坏，电子档案的兴起更是造成电子档案保护方面律法的空白，这将是现代档案工作的核心。

第五，注重档案机构的设置及档案工作人员的聘用。宋代普建了大架阁库等

档案机构，并且对于架阁官的选用十分严格。现代档案工作由于工作的性质相对单调而从事者比较少，档案工作者系统的教育也缺乏，档案人才被十分缺乏，各高校及档案工作部门应该注重对档案的教育工作。

参考文献

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王云海 宋会要辑稿考校 【M】 上海古籍出版社 1986 (8)

曾枣庄、刘琳主编 全宋文 【M】上海上海辞书出版社 2006 (8)

致谢

我现在依旧可以想起四年前来到南昌大学的日子，那个时候天很热，我流着一身汗看着这个灼热而模糊的学校，心里满怀着憧憬与迷茫，这一切都好像在昨天。这里首先要感谢四年来所有教导过我的老师，谢谢您们悉心的培养，引领着我前进的方向，让我在这四年得以成长。感谢学校里所有的老师，为我们营造的那个充满积极进取、兼容并包、互助友爱、轻松活泼的校园环境。在这个缤纷的大学里，我从一棵树芽开始成长为树苗，今天我即将离去，但是我将铭记我是一名昌大人，以老师们、优秀前辈为榜样奋斗终生。

特别感谢我的论文指导老师——敬爱袁礼华老师，在我对论文方向、资料缺乏，一筹莫展的时候，袁老师在百忙之中抽空和我交谈，为我点出论文撰写的要点，资料如何查询。在上交初稿时，袁老师也细心的查阅我的论文，给我提出了很多修正的建议。在论文的撰写期间袁老师也关注着我论文的每一步进展，以自己渊博的学识为我点出论文的阶段性工作。他严谨而又平易近人的风格深刻的影响着我，就像一个长者悉心的教育着自己的孩子。再次向导师致上我最真诚的谢意！

最后，衷心的感谢评阅论文和参加答辩的各位专家、教授，辛苦您们了！

范文三：毕业论文——浅谈会计电算化档案管理

浅谈会计电算化档案管理

摘 要:随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化，也使我们会计档案的资料发生了很大的变化。目前在会计电算档案的管理上存在诸多问题，直接影响到会计电算化档案的管理。针对电算化会计档案管理中所存在的问题，应完善会计软硬件设施建设和会计档案管理各项制度，提高会计部门人员素质和思想重视程度。

关键字:会计电算化;会计档案;管理

会计电算化档案指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计电算化档案作为会计档案的一部分,与传统纸质载体形式的会计档案相比,有着自身的形成特点和管理要求。切实加强会计电算化档案管理工作,是信息时代会计档案工作发展的必然要求。

一、电算化会计档案概述

电算化会计档案管理的主要任务是:监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定:

电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

二、电算化下会计档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容不够完整

目前大部分单位已经实现了会计电算化，但由于缺乏管理会计档案的经验，大多数单位定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文

档资料等。有的单位为了管理需要进行了会计软件的升级，而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档，随着时间的推移，不同版本下的会计数据不能被调用，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用，但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用，更无法适应会计电算化档案的改革发展。

(二)会计电算化档案自身存在的问题

1.机制记账凭证内容不完整

尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等，但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证，内容不完整，责任不明确。 2.硬件设施未跟上

由于某些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。 3.备份打印输出不及时

有些单位不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。

(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前有的单位让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付， 档案意识滞后。个别单位的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足单位对会计档案的信息需求。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。 (四)会计电算化档案管理制度有待完善

目前，国家关于会计电算化档案管理的讨论，大多是围绕《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计电算化档案管理制度》等几个文件，仅对会计电算化档案的基本要求而谈，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及，会计档案的内容增多了，对环境的要求提高了，而很多单位没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，没有及时修订单位的会计档案

管理制度，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责，也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，会计信息的真实性就难以保证;再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。 可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。

三、加强会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导的档案管理意识和提高档案管理人员的业务素质

各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案管理制度的规定，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面，要积极主动地引起领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入单位整体工作的范围加以考虑和安排，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，为了适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，单位领导应重视会计档案管理人才培养，各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。 (二)建立健全的会计电算化档案管理制度体系

国家制定系统的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立

健全会计档案查阅、复制登记制度”。目前企业可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章，建立健全的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:

建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用，并设立备份登记簿，登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。

建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，也应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份，并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号，同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管，要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。.建立会计电算化档案的保管制度。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。一般情况下,企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理,发现纸质档案有损坏要进行修补,而对磁性介质档案每年应进行一次复制,以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后,将会计信息记录在一次性刻写光盘上。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理，但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管，以明确经济责任，保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下，可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地

址，以相互对照利用。建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。各单位应建立健全的会计档案查阅、复制登记制度，严格遵循查阅、复制和收回制度，保证会计档案的安全完整。每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，根据调阅权限，在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等，不得将保存的会计档案借出。电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保单位会计档案的安全性和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理，监督操作系统;要有数据存取权限限制，防止越权使用。对于普通数据，可较大范围共享;涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用;而涉及原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负

责人。会计档案期满，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

在会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收，交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

四、结束语

随着会计电算化的不断深入，企业应充分重视会计电算化档案的管理，不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息，设计和建立一套企业管理与决策的支持系统，以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为决策服务的保证。

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范文四：毕业论文——浅谈会计电算化档案管理

浅谈会计电算化档案管理

摘 要:随着网络技术的发展，会计电算化取代手工记账是会计发展的必然趋势。会计电算化对会计档案管理提出的新的要求。本文在简要阐述电算化会计档案内容及特点的基础上，就目前电算化会计档案管理工作中存在的问题，提出了做好电算化会计档案管理工作的几点措施。

关键词:会计电算化;会计档案管理; 办法

一、关于会计档案管理的办法

为了加强会计档案管理统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。国家机关、社会团体、企业、事业单位按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位)，应当依照本办法管理会计档案。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

各单位必须加强对会计档案管理工作的领建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。会计档案是指会计凭证会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:会计凭证类原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。会计账簿类总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。财务报告月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。其他类、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。各单位每年形成的会计档案应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

保管期满的会计档案，除本办法第十一条、规定的情形外，可以按照以下程序销毁由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、

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审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

单位分立后原单位存续的其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。建设单位在项目建设期间形成的会计档案应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

二、电算化会计档案特点

电算化会计档案主要包括存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据。按照《会计档案管理办法》规定，采用电脑进行会计核算的单位，应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财务部、国家档案局备案。 电算化会计档案与传统的会计档案相比，有其自身的特点，主要表现为:

电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了，电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化

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会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等。

作为传统审计对象的凭证、账簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变，会计数据不但以打印输出的纸质形式存在，还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效。

由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘等，而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响，因此，存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施。

电算化会计档案的管理和利用受会计软件的种类和版本的影响，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本和种类就越多，电算化会计档案只有得到科学的管理，才能被正常的利用。

三、电算化会计档案管理中主要存在问题

(一)是对电算化会计档案的组成认识不足

会计电算化虽已实施较长时间，但会计人员和单位领导缺乏会计档案管理的经验，很多单位只是将打印出的会计档案存档，并未将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，电算化会计档案除传统概念的会计档案外，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。由此可见，在会计电算化条件下，会计档案的载体除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

(二)是对电算化会计档案调阅方法认识不足

由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可显示，而目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致电算化软件升级后，不同版本的会计数据不能被调用。 (三)是对电算化会计档案保存的硬件措施不配套

采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，仍使用老式的针式打印机，致使打印输出的会计档案未达到规定的保存期限，且没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度。

(四)会计电算化档案保管人员职责不清

在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术

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上对电子数据非法修改可以不留痕迹。这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改、复制、伪造、销毁等违法乱纪行为具有很强的隐蔽性和社会危害性，相对手工会计系统而言，发现利用计算机舞弊的难度更大。因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，未制定相应的会计电算档案保管人员职费情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象较为普遍。

(五)缺乏必要的计算机维修、网络安全维护人才

电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题，电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。但目前大部分单位仅对会计人员进行一定的培训后，便安排其使用操作软件系统，会计人员对软件系统的管理与维护还不熟悉，容易导致较大的失误。

四、改善会计电算化档案管理的建议

(一)加强电算化会计档案的完整性管理

会计数据在未打印成书面形式输出前，应妥善保管并保存副本。记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账都应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。电算化会计档案应定期将会计数据备份至磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

(二)加强电算化会计档案与对应会计软件版本一致性的管理

不同版本软件下形成的会计档案数据的结构可能不同，从而导致会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。所调阅的会计档案有两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统的档案调阅功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，只需在另一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。因此，会计电算化档案除保存各种版本和备份会计数据外还应保存对应版本的会计电算化软件版本。

(三)加强会计档案保管人员的权责管理

在电算化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性受到挑战。因此对电算化会计档

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案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可输送大范围共享，涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人使用;设计原程序文件、数据结构文件等，仅主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能性。建立严格的借用手续制度:查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续。外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。 (四)对所有的会计数据应进行双备份

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份。备份时要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护封签，存放在两个不同的地点，防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置，注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

(五)改善硬件设施，配备具有高清晰度的激光或喷墨打印机

作为输出纸质会计档案工具，确保打印输出的会计档案达到规定的保存期限。同时须提供专用的会计档案库房。配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。为了使盘片不变形，库内温度要保持在15,25度，相对湿度保持在45,,60,为宜，库房应配有温、湿度测量仪和空调器，严格监测，及时调整。

(六)提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计电算化，不仅需要一定的专业会计人员，而且需要一定的计算机人员参与维护日常使用和确保其数据的安全。所以必须不断提高会计人员的计算机操作能力，同时需要有一定数量的计算机高级人才管理与维护电算化会计软件的正常使用、网络的安全运行，不断开发更合理、高效的电算化会计软件。只有两者共同配合，才能有效保证会计电算化的正常运行。

五、结束语

电算化会计档案管理既是一项重要的会计管理工作，又是一项重要的档案管理工作，各单位应依据电算化会计档案形成的规律和特点，进一步加强和改进管理方法，充分发挥网络时代的会计档案信息优势，提高电算化会计档案利用效率，为领导决策

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服务，逐步使电算化会计档案走入正轨，真正使电算化会计档案在会计工作中发挥出应有的作用。

参考文献:

支 华.会计电算化下的会计档案管理工作[M].2007 [1]

[2]姚玉芬.完善电算化会计档案管理的思路.山西财税

[3]周 辉 贾亚男.会计电算化与网络化工作在实践中的思考.会计之友，2007.1

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范文五：会计毕业论文 浅谈会计档案管理

浅谈会计档案管理

会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。

一、会计档案的特点及其作用

会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、和财务会计报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。由会计档案的定义可以看出，会计档案的内容主要包括三部分：会计凭证、会计账簿、财务会计报告，另外还有其它一些会计材料。

（一）会计档案的特点

1、整体性

一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。

2、稳定性

会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面：会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分

的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。

3、规律性

一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。

4、特殊性

会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同，因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性。

（二）会计档案的重要作用

1、会计档案是经济活动的产物，是反映经济业务的历史纪录

会计档案与经济活动紧密相关。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映各个历史阶段各项经济业务。通过会计核算的专门方法，对经济活动和财务收支情况予以连续的记录、反映和综合分析，使会计档案具有连续性和制约性的特点。

2、会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据

真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源，是财务工作的基础依据。同时会计档案传递管理规划，控制决策过程中所发生的会计信息，对经营管理有重要的支持和促进作用。利用会计电算化会计档案的数据可以设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，对历年的本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以预测本单位、本部门、甚至某一地区的将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的经营策略。

3、会计档案是打击经济犯罪的重要依据

会计档案客观地记录了各项会计活动中的情况，在打击经济犯罪活动中会计档案为之提供了重要的凭证，无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动的事实。

4、会计档案是经济科学研究的可靠资料

会计档案记录了经济活动的事实经过，记录了经营活动的经验及教训，为经济科学研究提供各种可靠的数据和可比性资料，具有重要价值。

5、会计档案是会计监督的基础资料

会计档案在社会审计和工商、税务、海关等行政机关的检查过程中的利用率极高。通对会计凭证、账簿、财务报告等原始资料的审核，评价被审查单位经济业务是否合法，会计处理是否真

实、公允，是否依法纳税。通过对企业会计流程和业务处理的审核，发现内部控制和管理方面的问题，从而提出改进建议。

6、会计档案信息化是提高现代化管理水平的重要手段 会计档案信息化可以减少错误，及时反映信息、提高对会计档案的管理。会计档案信息化系统可以利用计算机快速、准确的特点，迅速、准确地为经营管理决策提供所需要的会计信息。会计档案信息化水平提高，实质上也是会计档案质量的提高，是现代化管理水平提高的标志性的内容之一。所以说会计档案信息化是提高现代化管理水平的重要手段。

7、会计档案在反倾销应诉中发挥重要作用

反倾销的会计信息支持平台的内容包括:关于企业经营的基础法规资料和企业自身产品的财务成本资料。这其中会计档案资料占据了重大比例，因此对会计档案的管理提出了很高的要求。会计档案管理的完整性、有序性、规范性对赢得最后的胜诉起着至关重要的作用。建立一个详尽的会计档案目录数据库，通过目录数据库来实现对纸质档案的管理，而且能够对预警数据实现实时跟踪，使企业能及时修正避免经济损失。

二、会计档案管理的现状

随着社会主义市场经济体制的不断完善，原有的会计体制已不能完全适应新形势发展的需要。社会监督体系的不健全，也使社会经济生活中出现了一些亟待解决的问题。于是，一种自下而上的会计管理体制改革与试点在全国许多省市县展开，那就是实

行会计委派制。

会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

委派会计受财政部门委派，直接到行政、企事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，办公用房十分紧张，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理。

三、会计委派制下的会计档案管理工作存在的问题

（一）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。

行会计委派制。

会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

委派会计受财政部门委派，直接到行政、企事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，办公用房十分紧张，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理。

三、会计委派制下的会计档案管理工作存在的问题

（一）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。

这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

（二）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

（三）会计工作与会计档案管理相脱节。

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是

会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

（四）财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。

由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理做出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

（五）会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。

不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有做出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

四、加强会计档案管理的对策和具体措施

（一）应明确会计档案管理的主体，理顺会计档案管理体制。 对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据财务管理自主权不变、资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体是各行政、企事业单位而不是会计核算中心。《会计档案管理办法》第6条明确指出，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。会计核算中心应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向核算单位的档案机构或会计机构移交。

（二）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。 会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高

低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

（三）财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。

结合实际，联合制发包含新的会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

（四）完善会计档案管理工作的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。

实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、报账员、档案员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

会计档案是过去各单位经济活动的记录，它以丰富的原始数

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