亖呉?盀
范文一：工程档案管理规范
工程档案管理规范
第一章 总则
一、为进一步加强公司工程资料的管理工作，确保工程资料的完整、准确、安全，根据工程建设和工程资料的管理工作的实际情况，特制定本管理办法。
二、本工程资料涵盖项目实施过程中所有前期研究、项目审批、设计规划、工程管理、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、等资料全部原始和正式的档案资料，以及记载工程建设主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件资料。
三、公司工程管理部门在整个工程项目建设期间要依据本管理办法的具体规定进行工程资料的接受、建档、使用、保存等相关管理工作，并应根据相关要求规范完善工程资料管理工作。
第二章 工程资料管理的机构及职责
一、管理机构
1、公司工程部为项目工程资料的日常管理机构，具体负责工程资料的收集、整理、登记、归档、保管等日常管理工作，同时对项目工程资料管理的完整性、安全性、规范性负责；
2、每位工程人员对经手的原始文案资料都有收集、汇总、整理和保管的责任。入库归档前工程资料的收集、汇总、整理和保管工作由工程助理负责。整理立册后向公司行政部移交。
二、工作职责
1、了解部门的工作业务开展情况，掌握部门文件材料的归档范围，收集部门的文件材料；整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。 2、认真执行平时归档制度，对部门承办工程所产生的文件材料应及时收集，每周进行分类登记，归档。工程结束后将所有工程资料分类整理，电子档按照模版文件夹存档，移交行政部存入电脑；书面档按照附表1的先后顺序整理后暂时由工程主管保存。对于重要纸质文件，须扫描一份电子档存档。
3、部门负责人对本部门工程资料的真实性、完整性及归档的及时性负总责。
第三章 工程资料的归档
一、归档文件的质量要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm ）。图纸宜采用国家标准图幅。
二、工程资料的立卷
1、立卷的原则和方法
1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 1.2立卷可采用如下方法：
工程资料依据性质与内容的不同，大致可分为以下几类：前期文件、施工文件、竣工文件、成本文件，详情见附表1
2、案卷不宜过厚，一般不超过40mm ；
3、案卷的编目
3.1档号
档号由年份、项目顺序号、卷号、项目品牌构成，中间用“—”隔开。
3.2各工程主管将新工地信息以邮件形式发送给行政部，以便行政部编制档号。
3.3行政部按档号建立文件夹，下一级目录为“A 前期文件、B 施工文件、C 竣工文件、D 成本文件”，将工程资料的电子档分类归入对应的文件夹中
3.4数据归档按照版次存进计算机，不可覆盖原数据
范文二：工程档案管理规范
工程档案管理规范 文件编号:ZACO-XG-ZD-001
四川雅构设计顾问有限公司管理制度
题 目 工程档案管理规范
批 准 审 核 编 写 文件编号 ZAC0-XG-ZD-001 发布日期 2012.02.17 修订状态 0/0
1、工程档案的收文、发文规范
1.1 电子类
1.1.1 档案管理员应于每天9:00-18:00登录公司设计QQ(591166654)
进行对外联络;登录公司邮箱(zacodesign@163.com)查收邮件。
1.1.2 QQ及邮箱密码由档案管理员、档案管理员的上级主管、公司负责
人三人拥有，不得向其他人员外泄。
1.1.3 所有外联方发送的文件，均需及时收取，正确传递给项目相关人员
和公司负责人，并做好文件(过程文件、最终文件)的分类归档(详
见本规范第四点)。
1.2 纸质类
1.2.1 传真收发
1.2.1.1 公司内收取的传真文件，档案管理员应在《工程收文明
细》上做好登记。
1.2.1.2 文件收取后需用签字笔在文件右上角注明相关信息(日期
-来源-项目简要，例:090817-新都国土罗晶发传真-大丰
小学修改意见)，并加盖小日期章。
1.2.1.3 收取的传真文件应作为原件存档。并及时按项目相关人员
的人数复印同等份数，进行分发登记。
1.2.1.4 公司内发文时，需在内部发文的《工程发文明细》上登
记。
1.2.1.5 公司外发文(文件外送)时，需由档案管理员填写《文件
外送签收单》交外送经办人(项目的设计人员或项目负
责人)，由经办人交签收人签收(签收单一式两份)。
1.2.1.6 已签收的《文件外送签收单》应及时交至档案管理员处，
由管理员做好归档，并按日期装订归档。
第 1 页 共 6 页
工程档案管理规范 文件编号:ZACO-XG-ZD-001
1.2.2 函件收发
1.2.2.1 公司内收取的函件应由档案管理员在《工程收文明细》上
做好收文登记。
1.2.2.2公司外(设计人员在外洽谈、开会)收取的函件，收取人
员应于回公司后第一时间交由档案管理员，管理员应在《工
程收文明细》上做好收文登记。
1.2.2.3函件收取后，档案管理员需用签字笔在文件右上角注明相
来源-项目简要，例:090817-新都某单位某关信息(日期-
某发传真-某某工程红拨图)，并加盖小日期章。
1.2.2.4公司内发文时，管理员应在公司内的《工程发文明细》上
做好发文登记。
1.2.2.5 公司外发文(需发文给外聘人员)时，函件需进行扫描存
档后再发放，并需要求接收人员给予较为准确的回复时间。
1.2.2.6 档案管理员应在《工程发文明细》上做好发文登记。
1.2.3 设计修改通知单/技术核定单
1.2.3.1 由设计方出函变更，填写《自校单》、《互校单》、《校
核单》、《审核单》。
1.2.3.2 由施工方(业主)出函变更，填写《技术核定单》并交设
计方各专业负责人审核批准。
1.2.3.3 档案管理员应做好单据的分类及归档。
2、工程档案的出图、晒图及加晒规范
2.1 出图
2.1.1 需出图时，出图申请人应填写《出图申请单》，交相关项目负
责人或公司负责人签字后方可出图(如遇负责人不在时，档案管
理员应电话请示负责人，并在事后补签字)。
2.1.2 出图前，应由申请人(管理员辅助)检查图纸信息(精度、名称、
内容等信息)是否准确无误。
2.1.3 申请人将需出图的电子文件发至管理员处，由管理员联络出图公
司出图，并对该电子文件进行分类存档(详见本规范第四点)。 2.1.4 出图后，由管理员接收图纸并通知申请人，申请人应及时检查图
纸的质量及完整性(档案管理员有责任辅助检查)。
第 2 页 共 6 页
工程档案管理规范 文件编号:ZACO-XG-ZD-001 2.1.5 档案管理员应将确认无误的底图存档并填写《底图入库信息
表》。
2.2 晒图
2.2.1 需晒图时，晒图申请人应填写《出图申请单》，交相关项目负
责人或公司负责人签字后交档案管理员，由管理员联系晒图公司
方可晒图(如遇负责人不在时，档案管理员应电话请示负责人，
并在事后补签字)。
2.2.2 晒图前，应由申请人(管理员辅助)复查底图信息(精度、名称、
内容)是否准确无误。
2.2.3 正式晒图前，需检查会签栏(各个专业相互校对图纸的人员)与
图签栏(本专业的人员)是否正确，并签字确认。 2.2.4 晒图后，由管理员接收图纸并通知申请人，申请人应及时检查图
纸的质量及完整性(档案管理员有责任辅助检查)。 2.2.5 由档案管理员通知甲方领取所需蓝图，并在《工程发文明细》
上做好发文登记。
2.2.6 档案管理员应将确认无误的蓝图存档。
2.3 加晒
2.3.1 需加晒时，由申请人填写《加印申请单》，交相关项目负责人
或公司负责人签字后方可加晒(如遇负责人不在时，档案管理员
应电话请示负责人，并在事后补签字)。
2.3.2 若属合同外的加晒，需由申请人预支费用，并经公司负责人同意
后方可加晒，加晒所收取的费用入公司备用金。 2.3.3 加晒后，由管理员接收图纸并通知申请人，申请人应及时检查图
纸的质量及完整性(档案管理员有责任辅助检查)。 2.3.4 加晒后，底图应及时返回，档案管理员应检查底图的质量及完整
性，并将底图重新存放。
3、工程档案的分类管理及归档规范
3.1 电子类
3.1.1 收发文件
档案管理员每日所收发的文件应存入收发文件夹下，并按收发时间
进行分类存放，详见下表:
第 3 页 共 6 页
工程档案管理规范 文件编号:ZACO-XG-ZD-001
(例表1)
3.1.2 项目存档
(例表2)
第 4 页 共 6 页
工程档案管理规范 文件编号:ZACO-XG-ZD-001 3.2 纸质类
3.2.1 档案盒的管理与归档
3.2.1.1 档案管理员需根据不同项目分别建立档案盒。
3.2.1.2 档案盒的侧面(脊背)应标注该项目详细信息(日期、项
目名称、类别<函件 真文件="">)。
3.2.1.3 档案盒的内页第一页应为《项目文件清单表》。
3.2.2 底图的管理与归档
3.2.2.1 档案管理员需将底图根据不同项目分类存放入底图柜。
3.2.2.2 底图柜应进行编号并贴上标签，标签信息应包括:日期、
项目名称、项目类别。
3.2.2.3 放入底图柜的底图，应用可再利用白纸进行包裹，并在白
纸上注明日期、项目名称、项目类别及底图张数(大/小)。
3.2.3 蓝图的管理与归档
3.2.3.1 档案管理员应需将蓝图根据不同项目分类存放入蓝图柜。
3.2.3.2 蓝图柜应进行编号并贴上标签，标签信息应包括:日期、
项目名称、项目类别。
3.2.2.3 放入蓝图柜的蓝图，应用可再利用白纸进行包裹，并在白
纸上注明日期、项目名称、项目类别及底图张数。
4、工程档案的借阅与归还规范
4.1 函件和底图均不借阅。
4.2 如需查阅函件或底图，须在档案室内进行。如有必要，需由档案管理员对
函件或底图进行复印，交给设计人员。
4.3 设计人员领取复印件时，应在《函件/底图领取表》上做好登记。 4.4 借阅的工程档案仅限于蓝图。
4.5 借阅蓝图时，需填写《蓝图借阅登记表》。
4.6 归还蓝图时，档案管理员应检查蓝图是否完好。
4.7 对于即将到期的蓝图，档案管理员应提前提醒;对于到期但未归还的蓝图
应办理续借手续;对于逾期未归还又未续借的蓝图，由档案管理员和责任
人共同承担责任。
5、工程档案管理常用印章的管理
第 5 页 共 6 页
工程档案管理规范 文件编号:ZACO-XG-ZD-001 5.1 工程档案管理岗位常用印章有:大日期章、小日期章、归档章和作废章各
一枚。
5.2 各印章均由档案管理员保管。
5.3 印章用途:
5.3.1 大日期章:用于大幅面的存档资料(在资料的背面第一页加盖)。
5.3.2 小日期章:用于小幅面的文件(一般是A4文件)。
5.3.3 归档章:用于所有正式归档的文件、文本、图纸。
5.3.4 作废章:用于所有需作废且需保留一定时间的文件、文本、图纸。
第 6 页 共 6 页
范文三：工程档案管理规范
工程档案管理规范
1.1 目的
为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和《归档文件整理规则》DA/T22-2000,结合杭州市建设工程竣工档案产生的规律，提出本要求。
1.2 范围
本要求适用于碧翠湖度假村建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。
1.3 工程档案室责任落实
工程档案室隶属于工程管理部，工程管理部部总监是档案室的主管领导，工程档案员具体实施工程档案收集、查找、借阅等工作。
1.4 工程档案归档要求
1.4.1 接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：
a) 归档的文件材料齐全完整；
b) 文件按其内容的联系，合理整理、立卷；
c) 归档的文件材料，要保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简
明确切，便于保管和利用。
1.4.2 归档时间和手续办理
a) 竣工资料按年度归档（在每年的次年初归档），在项目完成通过竣工验收后及时归档。
b) 随时接收上级规定应接收的档案。接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案
卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。要保管好各类交接记录。
1.4.3 对接收按要求整理好的档案进一步系统化，主要是
a) 对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有：全宗内的档案是否完整，分类、排列、组卷、
编目等工作是否正确。
b) 进行必要的编目工作。
c) 根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，
应按照类别和保管单位的次序排列，以便于管理和查找。
1.5 工程档案管理要求
1.5.1 档案室要按照国家规定编制各种档案管理制度及保管期限表。保管期限划为永久、长期、短期三种。
1.5.2 定期对档案进行全面整理，包括档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等。定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。
1.5.3 建立档案的统计制度，对档案收进转出、保管利用等进行统计。
1.5.4 按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理完成的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。
1.5.5 档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案由档案部门和公司组织鉴定领导小组共同进行，经公司领导批准后，对无保存价值档案进行销毁，并由二人监销，办理销毁手续。
1.5.6 每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
1.5.7 需要保密的档案，按国家有关规定划分为秘密、机密、绝密三种。国家规定外的各种档案则由公司负责人确定其密级。
1.6 工程档案保管要求
1.6.1 档案库房必须确定专人负责保管，档案工作人员，必须提高警惕，认真做好库房的安全和保密工作，切实贯彻执行保密安全制度，确保档案的安全。非本部门人员，未经同意，不得进入库房。
1.6.2 档案库房门窗要坚固，管理人员外出时，须锁好档案柜、门窗。班前班后进行检查，发现问题及时汇报。
1.6.3 档案室应配备灭火器，严禁吸烟、存放易燃、易爆等杂物。无人时须断电。
1.6.4 对档案库房照明线路定期检查，发现隐患，及时排除，防止因短路等原因引起的火灾。
1.6.5 为保障档案的安全和延长档案寿命，档案库房每隔半年要进行一次安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患。
1.6.6 档案库房门窗应设有遮阳装置，避免阳光直接照射在档案柜上。并经常打扫，保持库内整齐、清洁。
1.6.7 案卷入库时应以全宗为单位，按不同门类、载体，依档案顺序排列。
1.6.8 档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温度基本保持在14℃～24℃，相对湿度45％～60％之间的规定要求。每天坚持记录温湿度。
1.6.9 保持档案库房整齐干净，档案入库前须严格检查，被虫咬蚀的则不能入库。档案柜及库房内应施放防霉、防虫药剂，并勤于检查。
1.7 工程档案借阅要求
1.7.1 凡需借阅工程档案者，须履行借阅登记手续，填写文件借阅/复制记录（详见附表），并有义务将利用效果反馈给档案部门。
1.7.2 借阅本单位、本专业范围内机密以上的档案时，需经本单部门总监以上负责人批准。
1.7.3 外单位人员因工作需要借阅本公司机密以上的档案时，须有原主管单位负责人签署的介绍信，并得到公司主要领导批准。
1.7.4 工程档案室档案原则上不外借，如有特殊需要，须经档案室负责人同意，并报请公司主管领导批准后，方可借出。
1.7.5 对借出档案要严加爱护，未经批准不得复制、摘抄、转借或公开展览等。需要复制、摘抄、转借或公开展览时可提出申请，经档案室同意后报公司分管领导批准，方可进行。使用中不得涂改、批注、抽页、损坏，要保持案卷完整、清洁。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，视情节给予处理并写出书面材料。
1.7.6 借阅和退还档案时，必须当面点清，并经档案工作人员检查无误时，方能离开档案室。
1.7.7 档案管理人员应定期跟踪外借档案使用、归还情况。
附表：
广宁县碧翠湖度假村有限公司
工程档案文件借阅/复制记录
编码：ZJ 编号：
范文四：建设工程档案管理规范
建设工程档案管理规范
中华人民共和国国家标准
P GB/T 50328—2001
建设工程文件档案整理规范
Code for construction project document
filing and arrangement
2001—03—05 发布 2001—07—01 实施
中华人民共和国建设部
国家质量技术监督局
联合发布
关于发布国家标准
《建设工程文件归档整理规范》的通知
建标[2002] 8号
根据我部“关于印发《二000至二00一年度工程建设国家标准制订、修订计划》的通知(建标[2002] 87号)的要求，，由建设部会同有关部门共同制订的《建设工程文件归档整理规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB,T50328,2001，自2001年5月1日起施行。
本规范由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
中华人民共和国建设部
2002年1月10日
- 2 -
前 言
本规范是我部“关于印发《二000至二00一年度工程建设国家标准制订、修订计划》的通知“(建标[2002] 87号)的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。
在编制过程中，规范编制组开展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来
建设工种文件归档整理工作的经验，参考中华人民共和国国家标准GB,T 11822,2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要进行了反复修改，最后经审定定稿。
本规范主要规定的内容有:工种文件的归档范围及质量要求，工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交。
本规范将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。
为了提高本规范质量，请各单位在执行本规范的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建议寄给建设部城建档案工作办公室(地址:北京三里河路9号，邮编:100835)，以供今后修订时参考。
本规范主编单位:建设部城建档案工作办公室。
本规范参编单位:北京市城建档案馆、南京市城建档案馆、重庆市城建档案馆、广州市城建档案馆。
本规范主要起草人:王淑珍、姜中桥、苏文、周健民、周汉羽、蔡艳红。
- 3 -
目 次
1 总则………………………………………………………………………5
2 术语………………………………………………………………………6 3 基本规定………………………………………………………………8 4 工程文件的归档范围及质量要求………………………………….9
4.1 工程文件的归档范围……………………………………………9
4.2归档文件的质量要求…………………………………………….9 5工程文件的立卷………………………………………………………11
5.1 立卷的原则和方法…………………..…………………………11
5.2卷内文件的排列…………………………………………………11
5.3 案卷的编目………………………………………………………12
5.4案卷装订…………….……………………………………………13
5.5 卷盒、卷夹、案卷脊背…………….…………………………13 6 工程文件的归档……………………………………………….………15
7 工程档案的验收与移交……………………………………….……..16
附录
附录
附录
附录A 建设工程文件归档范围和保管期限表…………………….17 B 卷内目录式样………………………………………………….31 D 案卷封面式样………………………………….………………33 E 案卷脊背式样………………………………….………………34 附录C 卷内备考表式样…………………….…………………………32 本规范用词说
明…………………………………………………………35 条文说
明………………………………..…………………………………36
- 4 -
1 总 则
1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。
1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。
- 5 -
2 术 语
2.0.1 建设工程项目(construction project)
经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有单位工程(single project)
具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
2.0.3 分部工程(subproject)
单位工程中可以独立组织施工的工程。
2.0.4 建设工程文件(construction project document)
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2.0.5 工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project)
工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.6 监理文件(project management document)
监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.7 施工文件(constructing document)
施工单位在工程施工过程中形成的文件。
2.0.8 竣工图(as-build drawing)
工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
2.0.9 竣工验收文件(handing over document)
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.10 建设工程档案(project archive)
在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
2.0.11 案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
- 6 -
2.0.12 立卷(filing)
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
2.0.13 归档(putting into record)
文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。
- 7 -
3 基 本 规 定
3.0.1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
3.0.2 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责:
1 在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求;
2 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档;
3 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、各界和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作;
4 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;
5 在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取行工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收;
6 对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
3.0.4 建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
3.0.5 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
4 工程文件的归档范围及质量要求
4.1 工程文件的归档范围
- 8 -
4.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
4.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。
4.2 归档文件的质量要求
4.2.1 归档的工程文件应为原件。
4.2.2 工程文件的工程文件的工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmX210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。
4.2.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
4.2.8 所有竣工图均应加盖竣工图章。
1 竣工图章的基本竣工图章示例如下(图4.2.8)
- 9 -
图4.2.8 竣工图章示例
3 竣工图章尺寸为:50mmX80mm。
4 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
4.2.9 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
4.2.10 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》
(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mmX210mm)，图标栏露在外面。
- 10 -
5 工程文件的立卷
5.1 立卷的原则和方法
5.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
5.1.3 立卷可采用如下方法:
1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;
2 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷; 3 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
4 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
5 竣工图可按单位工程、专业等组卷;
6 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
5.1.4 立卷过程中宜遵循下列要求:
1 案卷不宜过厚，一般不超过40mm;
2 案卷卷文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
5.2.2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
5.2.3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
5.3 案卷的编目
5.3.1 编制卷卷页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
- 11 -
3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷案卷封面、卷卷序号:以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 3 责任者:填写文件的直接形式单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4 文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
5 文件题名:填写文件标题的全称。
6 日期:填写文件形式的日期。
7 页次:填写文件在卷卷卷卷卷卷案卷封面的编制应符合下列规定:
1 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用案卷封面的档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。
5 案卷题名应简明、准确地提示卷编制单位应填写案卷起止日期应填写案卷保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录A。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
- 12 -
短期是指工程档案保存20年以下。
同一安卷密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷卷案卷装订
5.4.1 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
5.4.2 装订时必须剔除金属物。
5.5 卷盒、卷夹、案卷脊背
5.5.1 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
1 卷盒的外表尺寸为310mmX220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。 2 卷夹的外表尺寸为310mmX220mm，厚度一般为20,30mm。 3 卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
5.5.2 案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录E。
- 13 -
6 工程文件的归档
6.0.1 归档应符合下列规定:
1 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见附表A。文件材料的质量符合4。2的要求。
2 归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 6.0.2 归档时间应符合下列规定:
1 根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
2 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
6.0.3 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
6.0.4 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
6.0.5 勘察、设计、施工、监理等单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
6.0.6 凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家
有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。
- 14 -
7 工程档案的验收与移交
7.0.1 列及城建档案馆(室)档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。
7.0.2 城建档案管理部门在进行工程档案邓验收时，应重点验收以下工程档案齐全、系统、完整;
2 工程档案的工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定;
4 竣工图给制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章;
5 文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备;
6 文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。 7.0.3 列入城建档案馆(室)接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
7.0.5 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部件，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
- 15 -
附录A 建设工程文件归档范围和保管期限表
- 16 -
- 17 -
- 18 -
- 19 -
- 20 -
- 21 -
- 22 -
- 23 -
- 24 -
- 25 -
- 26 -
注:“?”表示应向城建档案馆移交
- 28 -
附录B 卷内目录式样
尺寸单位统一为:mm 比例1:2
- 29 -
附录C 卷内备考表式样
尺寸单位统一为:mm
比例1:2
- 30 -
附录D 案卷封面式样
卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220 案卷封面A x B = 297 x 210 尺寸单位统一为:mm
比例1:2 - 31 -
附录E 案卷脊背式样
D = 20、30、40、50mm 尺寸单位统一为:mm 比例1:2
- 32 -
本 规 范 用 词 说 明
1. 为便于在招待本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下:
(1) 表示很严格，非这样做不可的用词:
正面词采用“必须”:
反面词采用“严禁”。
(2) 表示严格，在正常情况下均应这样做的用词:
正面词采用“应”:
反面词采用“不应”或“不得”。
(3) 表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的用词:
正面词采用“宜”:
反面词采用“不宜”;
表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。
2. 条文中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为:“应符合??的规定”或“应按??执行”。
- 33 -
中华人民共和国国家标准
建设工程文件归档整理规范
GB/T 50328---2001
条 文 说 明
- 34 -
1.0.2 建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822--2000)、《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3--89)、《城市建设档案案卷质量规定》(建办[1995]697号)等规范或文件的规定。
1.0.3 电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。
2.0.13 对一个建设工程而言，归档有两方面含义:一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交;二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。
4.1.1 此条款为确定归档范围的基本原则。
4.1.2 对《建设工程项目文件归档范围和保管期限表》中所列城建档案馆接收范围，各城市可根据本地情况适当拓宽和缩减。
4.2.2 监理文件按《建设工程监理规范》(GB 50319--2000)编制;市政工程施工技术文件及其竣工验收文件按照建设部印发的《市政工程施工技术资料管理规定》(建城
[1994]469号)编制，建筑安装工程施工技术文件及其竣工验收文件在建设部没有作出规定以前按各省有关规定编制。竣工图的编制应按国家建委1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行。地下管线工程竣工图的编制，应按1995年中华人民共和国行业标准《城市地下管线探测技术规程》(CJJ61--94)中的有关规定执行。
5.1.1 此条款为立卷的基本原则。
5.3.3 案卷备考表的说明，主要说明卷城建档案馆的分灯号依据建设部《城市建设档案分类大纲》(建办档[1993]103号)编写，一般为大类号加属类号。档号按《城市建设档案著录规范》(GB/T 50323--2001)编写。
案卷题名中“工程名称”一般包括工程项目名称、单位工程名称。
编制单位:工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位;勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位;监理文件的编制单位一般为监理单位;施工文件的编制单位一般为施工单位。
- 35 -
范文五：档案管理规范
档案管理规范
为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本规范。
一、文书档案立卷归档规范
(一) 总则
第一条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本规范。
第二条 归档的文件材料应按年度立卷，公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规范的规定，分别立卷归档。不能按年度立卷的材料（如跨年度项目）可以项目进度的具体阶段立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存) 。结案后及时交专(兼) 职档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二) 文件材料的收集管理
第四条 坚持总经理办公室统一收集、管理文件材料制度。
第五条 凡本公司缮印发出的公文一律由总经理办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集后交总经理办公室归卷。会议文件由总经理办公室收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的，相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向总经理办公室办理归档手续，总经理签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由总经理办公室指定专人将会议材料、声相档案等在总经理办公室办理归档并签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
(三) 归档范围
第七条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第八条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第九条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十一条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十二条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十三条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十四条 本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。
第十五条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十六条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十七条 本公司经营活动的其他文字材料。
(四) 平时归卷
第十八条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，对事件的办理过程写出的简要梗概，由专(兼) 职人员集中后交总经理办公室保管。
第十九条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交总经理办公室归卷。
第二十条 专(兼) 职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照" 公司文件档案目录" 条款，放入平时保存文件卷夹内" 对号入座" ，并在收发文登记薄上注明。
(五) 立卷(案卷质量要求)
第二十一条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由总经理办公室文书档案员负责组卷、编目。
第二十二条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十三条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十四条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
第二十五条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第二十六条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十七条 卷内文件材料应依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第二十八条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工
整。卷内目录放在卷首，办理过程放在目录后第一页。
第二十九条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十条 案卷封面，应逐项按规定用宋体字打印，字迹要工整、清晰。
第三十一条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，左侧有批示的文件应在左侧加贴与文件长度一致，宽度为三厘米的白纸条，以保护批示文字不被装订在线内而无法查阅。案卷应打孔后用棉线缝边，外贴封面的方式进行装订。
第三十二条 卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录) 一文件一封底(含备考表) ，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
二、声像档案管理规范
(一) 总 则
第一条 为加强本公司的声像档案管理，特制定本规范。
第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片) 、VCD 、DVD 光盘等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由总经理办公室实行集中统一管理。
(二) 声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1. 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2. 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
3. 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4. 涉及本公司权益的声像资料。
5. 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6. 其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1. 声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2. 档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1、录音带、录像带、摄像带、光盘、照片(含底片) 和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2. 接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3. 声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
档案部门有责任随时征集重要声像资料；
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向总经理办公室归档，经总经理审批后，财务部门应给予核报费用。
(三) 声像档案的整理
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1. 照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。
2. 录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3. 编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为：(档案形态) 档号/(档案形态) 档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1. 文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者) 等。
2. 编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张) 编写文字说明。录音带、录像带、报像带、光盘按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号（光盘号）-文字说明-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带、光盘的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1. 将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2. 卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3. 档案管理调阅情况表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
(四) 声像档案的保管
第十六条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十七条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十八条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁场盒与盒的间距不小于3mm ；存放磁带最好不用铁皮柜。
第十九条 对库存的照片档案，要一年检查一次。
第二十条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十一条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五) 声像档案的开发利用
第二十二条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十三条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十四条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
第二十五条 声像档案原版一般不得借出总经理办公室之外。如有特殊需要，经总经理批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由总经理办公室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
三、档案的借阅
第一条 总经理、副总经理、借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
第二条 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室负责人核批。
第三条 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室负责人审批，具体按委托书的内容执行。
第四条 档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
四、档案的销毁
第一条 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
第二条 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理总经理办公室负责人审核经总经理批准后执行。
第三条 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理总经理办公室负责人批准后方可销毁。
第四条 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
第五条 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室负责人指定专人监督销毁。
