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范文一：备用金的管理

财务管理制度及措施

制度名称：备用金的管理编制者：财务经理批准者：执行总经理

目的：加强备用金的管理，提高资金的使用效益。

1．按财务制度的管理规定，公司的所有收入款项都要存入银行，但为了满足经营管理的需要，允

许一些部门存放核定数量的备用金作为日常的周转资金之用（各部门备用金额附表）。

2．允许存放备用金的部门为：财务总出纳处、财务部收款处、采购部、收银部、行政人事部（物

资采购）、客服部。

3．所有备用金只供专门用途，任何人不得私自挪用备用金，否则作为挪用公款论处。

4．每月月终或由财务经理组织作不定时的盘点和检查，如发现短款，由保管人负责回填，如属溢

出，上缴公司。

5．备用金用回填的办法补回。

6．采购部、行政部人事（物资采购）的备用金必须独立保管，不得与专用借支混用。 7．出纳的备用金是用来支付零星的现金支出。 8．收款处的备用金是用来兑换零钞使用。

9．收银处的备用金是每个收银员收款找零使用。

10.采购部、行政人事部（物资采购）的备用金是现金自购商品、物资使用。 11．客服部的备用金是商品换退货、客户大宗购物使用。

12．外币兑换备用金、收银处的外币兑换备用金，除受公司的规定管控外，同时必须遵守银行对代办《外币兑换》业务所订立的有关规定，并只作其代换点的外币业务专款，不得挪作其他用途。 13．采购部的备用金规定只作解决公司零星现购以应业务所急，由采购经理领出和统筹。

14．如因业务需要，经部门提出申请并由部门经理、总经理签名，经财务经理和总经理审批，再由董事会审批后，方可拨临时专用备用金。专用备用金在事后完毕或被通知回缴，必须实时交回。 15．所有备用金（包括出纳的备用金）均采用报销的回填办法控制。除总出纳的备用金按实际支付，并需经财务制度规定批准的报销凭证向会计办理报帐手续，开出支票由银行帐户存款回填补充外，其他所有的备用金的报销回填，均应在办公时间内在出纳处办理回填事务。

16．所有备用金均采用报销回填的定额控制方法，使备用金固定在规定的额度，不得随意增减。所有备用金额度的变更，均须由财务经理审核，总经理批准方可变更。

附表1：

附表2：

备用金申请单

范文二：备用金的核算

备用金的核算

备用金制度及其核算

备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。

预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3~5天零星支付所需现金。各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请，支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度，并签订备用金管理责任书。

备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为:除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出;出差人员必须随身携带的差旅费;其他确需支付现金的支出等。

（1）定额备用金

概念：定额备用金是指根据使用部门和人员工作的实际需要，先核定其备用金定额并依此拨付备用金，使用后再拨付现金，补足其定额的制度。（先支付备用，后现金补足）

定额备用金核算：

（1）备用金定额拨付时

借：其他应收款—备用金

贷：银行存款 /库存现金

（2）办理报销，补足备用金定额时

借：管理费用

贷：库存现金/银行存款

不通过“备用金”账户核算

在实行定额备用金制度的单位，除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外，日常支用报销补足定额时，都无须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。

（3）取消备用金时

借：库存现金

贷：其他应收款—备用金

例1：某企业对基本生产车间所需备用金采用定额备用金制度，当基本生产车间报销日常管理支出而补足其备用金定额时，应借记的科目是：（ C ）

A、其他应收款

B、其他应付款

C、制造费用

D、生产成本

例2：计算分析题

甲公司维修科使用定额备用金制度，金额为1800元。5月14号用现金购买

零配件800元，其备用金剩下1000元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证，出纳补给现金800元，这样维修科备用金又达到1800元。会计分录：（只做报销分录）

借：管理费用 800

贷：库存现金 800

（2）非定额备用金

概念：非定额备用金是指企业内部单位或个人不按固定定额持有的备用金。其特点是“按需预付，凭据报销，多退少补，一次结清”。

非定额备用金制是与定额备用金制相对立的一种备用金制度，在这种制度下，企业不对各部门的备用金核定限额，各部门也不保留相应的备用金而是采取先借后用再报销的方式，各部门哏据需要填写相应的借款单到财务部门借款，并按指定的用途使用，使用后持有效证明到财务部门报销。若借款大于使用款项，于报销时交回剩余的部分，若借款小于使用款项，由财务部门将不足部分补足。报销后，企业与各部门之间无内部债权债务关系。以后再使用时，再重复上述程序。这种备用金制度下的备用金核算程度为:

非定额备用金核算：

（1）借款时： : 借：其他应收款--XX部门

贷：库存现金(或银行存款)

（2）报销时，分不同情况处理:

A：借款大于使用款项

借：有关费用

库存现金

贷：其他应收款--XX部门

B：借款小于使用的款项，由财务部门用现金补足不足的部分，会计分录为: 借：有关费用

贷：其他应收款

库存现金

例:企业销售部门于 11月2日向财务部门借钱1000元，购买办公用品，11月5日，销售部门到财务部门报销费用合计1050元。则:5月2日借款时的会计分录为:

借:其他应收款--销售部门 1000

贷:库存现金 1000

11月5日报销时，出纳员报审核无误的原始凭证编制如下会计分录: 借:销售费用 1050

贷:其他应收款--销售部门 1000

库存现金 50

仍承上例，若报销有关费用合计为950元，则出纳员审核有关原始凭证后应编制如下会计分录;

借: 销售费用 950

库存现金 50

贷:其他应收款--销售部门 1000

这种方法适用于有关支出不经常发生，而且发生数额难以确定的部门。

范文三：备用金的定义

备用金百科名片备用金备用金国际上也称暂定金额是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。目录什么是备用金备用金的核定备用金的使用备用金的管理定额备用金管理制度设计未到期责任备用金什么是备用金备用金的核定备用金的使用备用金的管理定额备用金管理制度设计未到期责任备用金展开编辑本段什么是备用金备用金应指定专人负责管理按照规定用途使用不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金一般按估计需用数额领取支用后一次报销多退少补。前账未清不得继续预支。对于零星开支用的备用金可实行定额备用金制度即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取支用后按规定手续报销补足原定额。实行定额备用金制度的单位备用金领用部门支用备用金后应根据各种费用凭证编制费用明细表定期向财会部门报销领回所支用的备用金。对于预支的备用金拨付时可记入“备用金”或“其他应收款”科目的借方报销和收回余款时记入该科目的贷方。在实行定额备用金制度的单位除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外日常支用报销补足定额时都毋须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。编辑本段备用金的核定预算单位为办理日常零星开支需要保持一定数量的库存备用金一般不超过35天零星支付所需现金。各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度并签订备用金管理责任书。编辑本段备用金的使用备用金主要用于小额零星报销费用支出其使用范围为除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出出差人员必须随身携带的差旅费其他确需支付现金的支出等。编辑本段备用金的管理各预算单位领取的备用金应按国务院颁发的《现金管理条例》进行管理单位所发生的经济往来除规定的范围可使用现金外其他应通过银行进行转账结算。备用金管理包括借支管理和保管管理。备用金借支管理 1、企业各部门填制“备用金借款单”一方面财务部门核定其零星开支便于管理另一方面凭此单据支给现金。 2、各部门零星备用金一般不得超过规定数额若遇特殊需要应由企业部门经理核准。 3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员出纳员手中冲转借支款或补充备用金。备用金保管 1、备用金收支应设置“备用金”账户并编制“收、支日报表”送经理。 2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表及时反映备用金支出情况。 3、备用金账户应做到逐月结清。 4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。备用金的管理不论采用何种办法都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。备用金的管理有定额管理和非定额管理两种办法一定额管理定额管理是指按用款部门的实际需要核定备用金定额并按定额拨付现金的管理办法。用款部门按规定的开支范围支用备用金后凭有关支出凭证向财会部门报销财会部门如数付给现金使备用金仍与定额保持一致。一般对用于费用开支的小额备用金实行定额管理的办法对用于销售找零用的备用金按营业柜组核定定额并拨给现金。各柜组可从销货款中经常保留核定的找零款不存在支出和报销的问题。二非定额管理非定额管理是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。在凭有关支出凭证向财会部门报销时作为减少备用金处理直到用完为止。如需补充备用金再另行办理拨款和领款手续。对用于收购农副产品的备用金在集中收购旺季时一般采用非定额管理的办法在淡季零星收购时则采用定额管理的办法实行交货补款。总而言之无论实行哪

种管理办法都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度并指定专人负责经管备用金。经管人员?涠北匦氚炖斫唤邮中悦魅肪迷鹑巍?备用金的核算可在“其他应收款”账户内核算也可单独设置“备用金”账户。它属于资产类账户借方登记增加数贷方登记减少数余额表示库存的备用金数额并按照领用单位或个人设明细分类账户核算。例某商业企业的储运部门发生与备用金有关的经济业务如下 1按定额管理核算借其他应收款——备用金——储运部门 500 贷库存现金 500 2按非定额管理核算借其他应收款——备用金——储运部门 500 贷库存现金 500 2.储运部门报销运费250元。 1按定额管理核算借经营费用——运费 250 贷库存现金 250 2按非定额管理核算借经营费用——运费 250 贷其他应收款——备用金——储运部门 250 3.储运部门将备用金的余额交回财会部门。 1按定额管理核算借库存现金 500 贷其他应收款——备用金——储运部门 500 2按非定额管理核算借库存现金 250 贷其他应收款——备用金——储运部门 250 编辑本段定额备用金管理制度设计 1.设置批准制度对哪些部门、哪些业务实施备用金管理应建立一个规范的申请、批准制度。 2.定额管理制度对批准使用备用金的部门必须根据需要事先核定一个科学合理的备用金定额。 3.日常管理责任制度使用部门必须对备用金指定专人管理并明确管理人员必须执行的现金管理制度、按规定的使用范围和开支权限使用、接受财会部门的管理及定期报帐等各项责任制度。 4.清查盘点制度财会部门必须对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点防止挪用或滥用保证备用金的安全完整。 5.审查入帐制度对备用金使用部门报销的所有票据财会部门都要象对其他原始凭证一样进行严格的审核后方能付款记账。编辑本段未到期责任备用金未到期责任备用金是指在会计年度决算时将保险责任尚未满期的应属于下一年度的部分保险费提存出来所形成的准备金。未到期责任准备金应在会计年度决算时一次计算提取提取的计算方法有年平均估算法、季平均估算法和月平均估算法。《保险法》规定除人寿保险业务外未到期责任准备金应当从当年自留保险费中提取提取和结转的数额应当相当于当年自留保费的50人寿保险业务的未到期责任准备金应当按照有效的人寿保险单的全部净值提取。

范文四：备用金的管理

备用金管理制度

为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序

1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经营业务人员必须按月定期向公司财务部申

报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照物质采购管理制度规定，走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。

七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在一个月内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

十、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十一、本制度自下发之日起实施。

范文五：备用金的管理

备用金的管理

目的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

备用金借款和报销手续

工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。备用金的管理

因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。