人生若只如初见22372867
范文一：办公室软件操作
? ? ? ? ? ? ?
[转] 办公室——教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以后用哈！） 2012-7-6 06:48阅读(3)转载自123456
分享(2.96万)
已经是第一篇 |下一篇：李嘉诚的深圳演讲
办公室——教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以后用哈！） 教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们 做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打字工具了，我听之后既为他感到同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印 稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家分享一下。 首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，不过在些 之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。
首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可开始扫描。
提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。 由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫 描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。
点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到 Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word中 了。
此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～ 还有：
应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当初做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做几份商务标书，从Honeywell本部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF和Word文件的转换，找到下面2种方法，出于无产阶级所谓的同甘共苦之心，共享下：）
1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging
应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC的工作，但很多都不支持中文，我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。
使用方法：
第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。
编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。
第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具→将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。
编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。
2、实现工具：Solid Converter PDF
应用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转Word文档在一定程度上的确可以实现PDF文档到Word文档的转换，但是对于很多“不规则”的PDF文档来说，利用上面的方法转换出来的Word文档中常常是乱码一片。为了恢复PDF的原貌，推荐的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。
使用方法：
1、下载安装文件Solid Converter PDF,点击安装。
编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。
2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换
Excel高级使用技巧 1.编辑技巧 2.单元格内容的合并 3.条件显示 4.自定义格式 5.绘制函数图象 6.自定义函数 7.矩阵计算 8.自动切换输入法 9.批量删除空行 10.如何避免错误信息 11.宏的使用 12.图标的应用技巧
http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm
1、编辑技巧
1 编辑技巧
（1） 分数的输入
如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。
（2） 序列“001”的输入
如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。
（3） 日期的输入
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。
（4） 填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项
卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。 图１
（5） 多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。
（6） 不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。
（7） 在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 图２
（8） 利用Ctrl＋*选取文本
如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 快速清除单元格的内容
如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
2、单元格内容的合并
http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm
根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。
下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&"，"&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（"本次河流生态调查结果："，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公里。"）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。
图３ 图４
3、条件显示
我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示
为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格"。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A2
例如，如果输入： =if（A2
如果输入 =if（A2
再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
4、自定义格式
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。 我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(如图5）。 图５
（2）添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于等于）、
于）、（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。
由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
自定义格式的通用模型相当于下式：[>；0]正数格式；[
下面给出一个例子：选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正数:"($#,##0.00);"负数:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“this is a book”，就会在单元格中显示“文本：this is a book”。 如果改变自定义格式的内容，“[红色]"正数:"($#,##0.00);[蓝色]"负数:"($ #,##0.00);[黄色]"零";"文本:"@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色（如图6）。 图６
再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式： “[蓝色][>50000] $#,##0.00_);[红色][999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
5、绘制函数图象
做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画
的曲线既标准又漂亮。你一定会问，是不是很难学呀？其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下： 在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：在A列的A1格输入"X="，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“■”，当光标变成"＋"时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。 图７
绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。 图８
需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。
6、自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual Basic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图9）。 图９
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。 图
10
7、矩阵计算
Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义
矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：C3}，以便和普通单元域A1：C3相区别。设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。
一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。
更简单的命名办法为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM——计算一个矩阵的行列式； MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT——计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之和。 图
11
（2）矩阵的基本计算
数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。 对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
8、自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。 图12
（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
9、批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。 图
13
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。
10、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
１）错误值：＃＃＃＃
含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２）错误值：＃DIV/0!
含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３）错误值：＃VALUE!
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。
解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。
４）错误值：＃REF!
含义：删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
５）错误值：＃N/A
含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：＃NAME?
含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值
解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：＃NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。
８）错误值：＃NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。
解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
11、宏的应用
宏是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。宏类似于计算机程序，但是它是完全运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。 宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。
由于宏病毒的影响和对编程的畏惧心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么时候可以找宏来帮忙。其实你尽管放心大胆地去用，如果只是用“录制宏”的方法，根本就没有什么难的，只是把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再执行一遍。
下面给出了宏的应用场合，只要用“录制宏”就可以帮你完成任务，而不需要编程。如果想对所录制的宏再进行编辑，就要有一定的VBA知识了。
* 设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；
* 将单元格设置成一种有自己风格的形式；
* 每次打印都固定的页面设置；
* 频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等；
* 创建格式化表格；
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所
以在涉及到与位置有关的操作时，要格外注意。如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。
12、图表的应用技巧
Excel提供了14种标准的图表类型，每一种都具有多种组合和变换。在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？ 根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。图表的选择主要同数据的形式有关，其次才考虑感觉效果和美观性。 下面给出了一些常见的规则。
面积图：显示一段时间内变动的幅值。当有几个部分正在变动，而你对那些部分总和感兴趣时，他们特别有用。面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变化。
条形图：由一系列水平条组成。使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。比如：它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。条形图中的每一条在工作表上是一个单独的数据点或数。因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了，所以有时可以互换使用。
柱形图：由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。例如：不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部门的经费分配情况、每年各类资料的数目等。条形图是应用较广的图表类型，很多人用图表都是从它开始的。
折线图：被用来显示一段时间内的趋势。比如：数据在一段时间内是呈增长趋势的，另一段时间内处于下降趋势，我们可以通过折线图，对将来作出预测。例如：速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、 压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输距离曲线等，都可以利用折线图来表示，一般在工程上应用较多，若是其中一个数据有几种情况，折线图里就有几条不同的线，比如五名运动员在万米过程中的速度变化，就有五条折线，可以互相对比，也可以对添加趋势线对速度进行预测。
股价图：是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最低价和收盘价。通过在最高、最低数据点之间画线形成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘价。股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价格、货币兑换率和温度、压力测量等，当然对股价进行描述是最拿手的了。
饼形图：在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。整个饼代表总和，每一个数用一个楔形或薄片代表。比如：表示不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。饼形图虽然只能表达一个数据列的情况，但因为表达得清楚明了，又易学好用，所以在实际工作中用得比较多。如果想多个系列的数据时，可以用环形图。
雷达图：显示数据如何按中心点或其他数据变动。每个类别的坐标值从中心点辐射。来源于同一序列的数据同线条相连。你可以采用雷达图来绘制几个内部关联的序列，很容易地做出可视的对比。比如：你有三台具有五个相同部件的机器，在雷达图上就可以绘制出每一台机器上每一部件的磨损量。
XY散点图：展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系。对于每一数对，一个数被绘制在X轴上，而另一个被绘制在Y轴上。过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标记。当大量的这种数对被绘制后，出现一个图形。散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线，从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都可以利用它快速准确地绘制出曲线，所以在教学、科学计算中会经常用到。
还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，只是条形图和柱形图变化而来的，没有突出的特点，而且用得相对较少，这里就不一一赘述。这里要说明的是：以上只是图表的一般应用情况，有时一组数据，可以用多种图表来表现，那时就要根据具体情况加以选择。 对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则该图表看上去会更好些。
在EXCE中L允许这创建这样的组合图表，但如果想创建一种EXCEL不允许的组合图表类型，比如不可能将一个二维图同一个三维图表混在一起，这种组合是不可能的，系统就会显示错误信息。怎么建立混合图表呢？单击“图表向导”按钮，选择“自定义类型”选项卡，这里还躲着二十种图表类型（如图14），也有各种组合形式。如果你对这些内部定义的形式还不满意，就单击“自定义”选项钮，按照向导自己定义全新的图表类型。
范文二：办公室软件使用
把文字替换成图片
首先把图片复制到 剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在 “替换为”框中输入“^c”（注意：输入的一定要是半角字符，c要小写），单击替换 即可。说明:“^c”的意思就是指令Word XP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内 容。按此原理，“^c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板的可视内容，甚至Excel表格。
三招去掉页眉那条横线
1、在页眉中，在“格式”－“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落”
2、同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了，呵呵）
3、在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了——强烈推荐！
会多出--(两个横杠) 这是用户不愿看到的,又要多出一步作删除--
解决方法：替换时在前引号前加上一个空格 问题就解决了
插入日期和时间的快捷键
Alt+Shift+D：当前日期
Alt+Shift+T：当前时间
批量转换全角字符为半角字符
首先全选。然后“格式”→“更改大小写”，在对话框中先选中“半角”，确定即可
Word启动参数简介
单击“开始→运行”命令，然后输入Word所在路径及参数确定即可运行，如“C:\ PROGRAM FILES \MICROSOFT Office \Office 10\ WINWord.EXE /n”，这些常用的参数及功能如下：
/n：启动Word后不创建新的文件。
/a：禁止插件和通用模板自动启动。
/m：禁止自动执行的宏。
/w：启动一个新Word进程，独立与正在运行的Word进程。
/c：启动Word，然后调用Netmeeting。
/q：不显示启动画面。
另外对于常需用到的参数，我们可以在Word的快捷图标上单击鼠标右键，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可。
快速打开最后编辑的文档
如果你希望Word在启动时能自动打开你上次编辑的文档，可以用简单的宏命令来完成：
(1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框；
(2)在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”；
(3)从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；并“停止录制”。保存退出。下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。
格式刷的使用
1、设定好文本1的格式。
2、将光标放在文本1处。
3、单击格式刷按钮。
4、选定其它文字(文本2)，则文本2的格式与文本1 一样。
若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。
删除网上下载资料的换行符（象这种“↓”）
在查找框内输入半角^l(是英文状态下
的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦。
选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方式。
工具→选项→常规把“列出最近使用文件数改为0”可以全部删除，若要选择性删除，可以按ctrl+Alt+ -三个键，光标变为一个粗减号后，单击文件，再单击要删除的快捷方式就行了。
建立一个矩形选区：
一般的选区建立可用鼠标左键，或用shift键配合pgup、pgdn、home、end、箭头等功能键，当复制一个规则的矩形区域时，可先按住Alt键，然后用鼠标左键来选。我一般用此来删除段首多余的成块的空格。大家试一试*^_^*
将字体快速改为上标或下标的方法：
本人在一次无意间发现了这个方法，选定你要下标的字，然后在英文状态下按住Ctrl，再按一下BASKSPACE旁的+/=的键，就可以了。上标只要在按Ctrl的同时也按住Shift,大家可以试试。
让Word表格快速一分为二
将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。
用Word来拆字
首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”，按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可；然后点击“插入/图片/艺术字”，例如输入空心字“心”，选择该“心”字剪切，在选择性粘贴中选图片（Windows图元文件），选中该字，点击工具栏中的“分解图片”按钮，这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。
快速删除段前段后的任意多个空格
选定这些段段落，单击居中按钮，然后再单击原来的那种对齐方式按钮（如果原来是居中对齐的，先单击其它对齐方式按钮，再单击居中按钮就行了），是不是这些空格全不见了？
只要打开WORD新建一个空文档的时候，出现的不是空的文档，而是我以前打的一份文档
首先:将资源管理器设置为显示所有文件和文件夹；
然后:
C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下将所有Normal.doc文件删掉；
然后：OK（XP系统）
快速输入平方的方法
先输入2,然后选重后,按ctrl加shift加+就可以了.
WORD中表格的选择性录入
1.设置好表格,选定表格-视图-工具-窗体-插入下拉型窗体域
2.输入数据,完成
3.点击锁按钮,保护,输入完后再点击进行其它的输入.
标点符号的全角/半的转换用：Ctrl+.
数字字母的全角/半的转换用：Shift+空格
轻松了解工具栏按钮的作用
按下“shift+F1”键，鼠标指针旁多了一个“？”号，想知道哪个按钮
的作用，就用鼠标单击哪个。
要经常在文档中插入自己公司的信息
公司名称
公司住址
联系电话
联系人姓名
QQ号码
可以先选定这些内容，再单击工具→自动更正→在替换框中输入标记名称(如“公司信息”)→添加→确定，以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司信息”（不要引号）这几个字后就自动替换成：
公司名称
公司住址
联系电话
联系人姓名
QQ号码
说明：有些输入法不支持这个功能，键入标记名称后要按一下空格才行。
快速换页的方法
双击某页的右下脚，光标即可定位在那里，然后按回车直到换页。ctrl＋回车点插入按纽，分隔符，选中分页符，然后确认就OK了 ！！！
表格的简单调整宽度
鼠标放在表格的右边框上带鼠标变成可以调整大小的时候
双击
根据表格内的内容调节表格大小
代替金山词霸
点工具——语言——翻译，在右边出现的搜索框中输入要查的单词，回车就可以翻译了。可以选择英语翻成中文或中文翻成英语。
第一次使用可能要安装。
[Alt]键实现标尺的精确定位
如果你经常使用水平标尺来精确定位标签、页边框、首字缩进及页面对象的位置，那么你点击标尺设置页边框或标签时，您只可以将其设置为1字符或2字符，但不能设为1.5字符！要想设置更为精确的度量单位（例如百分之几字符），在按住[Alt]键的同时，点击并移动标尺或边框，此时标尺将用数字精确显示出当前的位置为百分之几字符位置。
用“记事本”去除格式
网页上COPY下来的东西往往都是有网格的，如果直接粘贴在WORD中会杂乱无章。先粘贴到记事本当中，再粘贴到WORD中，就可以去除网格等格式，再全选选择清除格式，居中再取消居中即可取消所有格式。可以直接在WORD中进行：（菜单）编辑/选择性粘贴……/无格式文本/确定。这样省事多了。
快速将文档转换成图片
先把欲想转换的文档保存退出.如:保存在桌面
然后新建一个文件.把想转换的文档(鼠标左建按住该文档不放)直接施放在页面上
恢复office的默认设置
比如不小心把word设置乱了(如删了菜单栏等等).
查找normal.dot直接删除.
下一次启动word会恢复默认值.
让Word只粘贴网页中的文字而自动去除图形和版式
方法一、选中需要的网页内容并按“Ctrl+C”键复制，打开Word，选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，在出现的对话框中选择“无格式文本”。
方法二、选中需要的网页内容并按“Ctrl+C” 键复制，打开记事本等纯文本编辑工具，按“Ctrl+V”键将内容粘贴到这些文本编辑器中，然后再复制并粘贴到Word中。
ctrl+alt+f可以输入脚注
这个对于经常写论文的朋友应该有点帮助。
将阿拉伯数字转换成中文数字或序号
1、先输入
阿拉伯数字(如1234)，全选中，单击“插入/数字/数字类型（壹、贰……）/确定”，即变为大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆），会计朋友非常适用。
2、其他像一千二百三十四，甲、乙……，子、丑……，罗马数字等的转换，可参考上法。
Word中的常用快捷键吧
“字体”对话框 Ctrl+D
选择框式工具栏中的“字体”框 Ctrl+Shift+F
加粗 Ctrl+B
倾斜 Ctrl+I
下划线Ctrl+U
“上标”效果 Ctrl+Shift+=
“下标”效果 Ctrl+=
“关闭”命令 Ctrl+W
Word快捷键一览表
序号 快捷键CTRL+ 代表意义
1…………Z…………撤消
2…………A…………全选
3…………X…………剪切
4…………C…………复制
5…………V…………粘贴
6…………S…………保存
7…………B…………加粗
8………… Q…………左对齐
9…………E…………据中
10…………R…………右对齐
11…………]…………放大
22…………[…………缩小
12…………N…………新建文档
13…………I…………字体倾斜
14…………W…………退出
15…………P…………打印
16…………U…………下划线
17…………O…………打开
18…………k…………插入超级连接
19…………F…………查找
20…………H…………替换
21…………G…………定位
23…Ctrl+Alt+L……带括号的编号
24…Ctrl+Alt+.________…
25…Alt+数字………区位码输入
26…Ctrl+Alt+Del………关机
27…Ctrl+Alt+Shift+?……?
28…Ctrl+Alt+Shift+!……?
29…Alt+Ctrl+E……………？
30…Alt+Ctrl+R……………?
31…Alt+Ctrl+T……………?
32…Alt+Ctrl+Ctrl…………?
33……Ctrl+D……………格式字体
34……Ctrl+Shift+= ………上标
35……Ctrl+=………………下标
36……Ctrl+Shift+>……放大字体
37……Ctrl+Shift+
38……Alt+Ctrl+I………打印预览
39……Alt+Ctrl+O………大刚示图
40……Alt+Ctrl+P………普通示图
41……Alt+Ctrl+M………插入批注
42……Alt+菜单上字母………打开该菜单
无级微调
打开“绘图”工具栏-点开下拉菜单-绘图网格...-将水平间距和垂直间距调到最小0.01-确定，这样你就可以无级微调
把work设置成在线打开，但不能修改‘只读’怎搞啊？
文件夹共享为只读
在WORD中输入三个等号然后回车。。。出来的是双横线哦。。。
同样的方法也可以做出波浪线单横线哦!~~~~~ ,
###为中间粗上下细的三线, ***为点线, ~~~为波浪线, ---为单线
输入拼音字母的音调怎么输入
用智能ABC，键入v9，然后自己挑选吧！
页码设置
1、打开页眉/页脚视图,点击插入页码按钮,将页码插入（此时所有的页码是连续编号的） 2、切换到页面视图,在需要从1计数的页面上插入连
续分节符（插入--分隔符--分节符--连续） 3、再次换到页眉/页脚视图，点击设置页码格式按钮，将页码编排-起始页码设置为1
把Excel中的表格以图片形式复制到Word中
除了用抓图软件和全屏拷贝法外还有更简单的呢
先选定区域,按住Shift健点击"编辑"会出现"复制图片""粘贴图片",复制了后,在Word中选"粘贴图片"就可像处理图片一样处理Excel表格了!
Ctrl＋鼠标滑轮（左右键中间的那个轮子）可以迅速调节显示比例的大小（100%）。向上滑扩大，向下滑缩小。
快速调整页眉横线长度
在word插入页眉后，会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先激活页眉，选择格式下的段落命令，调整一下左右缩进的字符值，确定可以看到最终效果了！
快速浏览图片
在WORD2003中，如果插入的图片过多，会影响打开和翻滚的速度。其实，我们可以通过改变图片的显示方式改变浏览速度。
工具--选项--视图--图片框
这样，先显示的是图片框，需要看的时候，停留，即可显示！
WORD 中如何输入分数
1、打开word,点击工具菜单栏的“插入”，在下拉菜单中点“域”。
2、在打开的复选框中的类别栏中“选等式公式”，域名中“EQ”。然后点击“选项”，在出现的菜单选项中选“F（，）”，接着点击“添加到域”并“确定”。
3、然后在输入F（，）数字，如要输入23 只需在F（,）输入F(2,3)就能得到2/3
怎样使WORD 文档只有第一页没有页眉，页脚
答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了
Word中双击鼠标的妙用
在Word的程序窗口中不同位置上双击，可以快速实现一些常用功能，我们归纳如下:
在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击，则窗口在最大化和原来状态之间切换；
将鼠标在标题栏最左边WORD文档标记符号处双击，则直接退出WORD(如果没有保存，会弹出提示保存对话框)；
将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，则快速将文档窗口一分为二；
将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，则取消对窗口的拆分；
在状态栏上的“修订”上双击，则启动“修订”功能，并打开“审阅”工具栏。再次双击，则关闭该功能，但“审阅”工具栏不会被关闭；
在状态栏上的“改写”上双击，则转换为“改写”形式(再次“双击”，转换为“插入”形式)；
如果文档添加了页眉(页脚)，将鼠标移到
页眉(页脚)处双击，则激活页眉(页脚)进入编辑状态，对其进行编辑；在空白文档处双击，则启动“即点即输”功能；
在标尺前端空白处双击，则启动“页面设置”对话框。
在word编辑中经常要调整字休大小来满足编辑要求
选中要修改的文字,按ctrl+]或ctrl+[来改变字体的大小!
这个方法可以微量改字体大小~
文本框的线条
1. 制作好文档后，通过“视图→页眉页脚”命令，调出“页眉页脚”工具栏，单击其中的“显示→隐藏文档正文文字”按钮，隐藏正文部分的文字内容。
2. 选择“插入”菜单中的“文本框”命令，在页眉的下方插入一个空文本框。
3. 在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容，右击图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令，在对话框中“图片”选项卡下，通过“图像控制”改变图像的颜色，对比度和亮度，并手动调整图片的大小。
4. 通过“设置文本框格式”命令，把文本框的线条色改为无线条色。
5. 单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮，退出“页眉页脚”编辑。
每页添加水印的操作
1. 制作好文档后，通过“视图→页眉页脚”命令，调出“页眉页脚”工具栏，单击其中的“显示→隐藏文档正文文字”按钮，隐藏正文部分的文字内容。
2. 选择“插入”菜单中的“文本框”命令，在页眉的下方插入一个空文本框。
3. 在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容，右击图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令，在对话框中“图片”选项卡下，通过“图像控制”改变图像的颜色，对比度和亮度，并手动调整图片的大小。
4. 通过“设置文本框格式”命令，把文本框的线条色改为无线条色。
5. 单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮，退出“页眉页脚”编辑。
6. 完成上述步骤的操作，水印制作得以完成，这样就为每一页都添加了相同的水印。
让Word页面快速一分为二
将光标定位在想分开的位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。
使Word中的字体变清晰
Word文档中使用 “仿宋” 字体很淡，可按以下方法使字体更清晰：
右击桌面，点 “属性”，点 “外观”，点 “效果”，选中“使用下列方式使屏幕字体的边缘平滑”选“清晰”，确定。
Word双面打印技巧
我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。
我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来
实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。
我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。
两种方法对比，后者较前者更为方便。
范文三：办公室软件大赛.
我部于本学期伊始开始筹划一年一度的办公室软件大赛，在本学期第一次成员会议上提出并作出了初步策划，制定出了活动的大体流程以及相应的活动申请、活动计划及详细的活动预算等。
大赛于十月份正式提上日程。本次活动对象为经济管理系全体大一新生，设为初赛、复赛、决赛三个阶段，分别为面试、笔试和上机实践。由宣传部协助本部通过召开大一各班负责人会议、张贴办公室软件大赛主题海报等对本次活动做了初期的宣传，并确定于十月下旬进行初赛。
初赛设为面试，在四号楼320室进行，具体内容为简短的自我介绍以及回答一些关于办公室软件的基本问题。初赛过程中邀请了我系学生会主席团成员及各部部长担任评委，从众多参赛者中挑选出六十名表现突出的选手参加复赛。复赛设为笔试，由办公室统一命题于十月末在四号楼320室进行统一考试。本着公平公正，择优选取的原则从六十名参赛者中选出了三十名成绩突出者参加决赛。决赛于十一月十一日十七时在四号楼404室进行，由办公室统一命题对本次大赛复赛过程中脱颖而出的三十名选手进行了上机实践考核。同时邀请了牟老师及学生会主席团成员和学生会各部部长进行考试监督及打分评定。从中选出了一等奖一名，二等奖一名， 三等奖两名。获奖名单如下：
一等奖：10201206刘樱
二等奖：10203732张文韬
三等奖：10203714白玲霜
10207220张文辉
本次活动中同学们各自发挥想象，各显其能产生了许多优秀人才及优秀作品。充分体现了我校应用为本，学以致用的办学宗旨同时也展示出了九零后大学生的优良惊声风貌，也为经济管理系学生会选拔出了一批经得起多方考验的优秀的后备人才。通过本次活动也充分展示了经济管理系学生会团结一致，互帮互助，共同奋进的优良精神风貌。我部此次活动的圆满成功离不开大家的大力支持，在此向大家表示衷心的感谢。
本次大赛本着应用为本、学以致用、丰富大学生校园生活、为我系学生会选拔优秀后备人才的目的，鼓励大学生丰富技能，培养高素质当代大学生的宗旨，针对办公室软件进行应用技能为主的综合性选拔性活动。经过大家的共同努力本次办公室软件大赛虽已圆满结束,虽已经实现了预期的活动目的,丰富了同学们的大学生活,也选拔出了优秀的高素质全面型、应用型人才.但在活动过程中我们也发现了许多不足 之处，我们对活动的每一个流程都做了认真分析从中总结经验吸取教训，为下届办公室软件大赛储备宝贵的实践经验及
活动借鉴。
经济管理系学生会办公室 2010年11月11日
范文四：办公室软件件
第一章 办公自动化基础
本章首先介绍了办公自动化的基本概念，通过讨论办公自动化系统要求、开发平台、功能模块和层次模型，使读者对办公自动化系统能够有一个较为全面的了解。最后，介绍了现代办公设备和办公集成软件。
1.1 办公自动化概述
随着IT行业的日新月异，办公自动化技术得到了空前的发展。现在人们日常的办公活动普遍应用各种先进的IT技术，这些技术在时间和空间上极大地延伸了人们的办公活动，从而减轻了人们的劳动强度，提高了办公效率和办公质量，同时又促使人们在办公活动中建立新的规范和制度。
1.1.1 办公自动化的定义
办公自动化（Office Automation，简称OA）的概念是由美国通用汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世纪70年代，美国麻省理工学院M.C.Zisman教授对办公自动化的定义是：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统数据难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。 20世纪80年代初，我国就开始制定办公自动化的发展目标与远景规划，1985年在国务院电子振兴办组织的第一次办公自动化规划讨论会上，相关专家对办公自动化作了如下定义：办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。该定义对办公自动化进行了较为全面和准确的描述，提出了办公自动化的五个主要组成部分，即科学技术、办公活动、办公设备、办公人员和人机信息处理系统。 实际上，办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公模式。凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新系统、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，一般把办公自动化叫做电子政务，而企事业单位大都叫办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织机构，调整管理体制。同时在提高工作效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
1.1.2 办公自动化的特点
办公自动化是信息社会中的重要标志之一，具有以下特点：
1．办公自动化是一门综合性的高新技术
办公自动化综合运用了包括计算机、通信网络和自动化等高新技术在内的现代信息技术，它还涉及到行政管理、文秘、电子、机械和物理等领域，因而它本身是一门综合性的高新技术。
1-1
2．办公自动化是一种人机信息处理系统
在办公自动化系统中，“人”是起决定因素，它是信息处理的设计者、指导者和成果享用者。而“机”是指办公设备，它是信息处理的工具和手段。信息是办公自动化中被处理的对象，办公自动化充分体现了人、机器和信息三者的关系。
3．办公自动化可以提高工作效率和工作质量
办公自动化的目的是提高办公的工作效率和工作质量，促使办公工作规范化和制度化，并延伸办公的时间和空间，提高办公人员的决策水平，为决策人员提供更多的有效信息以及决策方案。
1.1.3 办公自动化的功能
办公自动化的主要功能有：文字处理、数据管理，多媒体信息处理、电子邮件以及实时通信等。
文字处理是办公自动化最基本的功能，主要通过计算机实现并完成文字的采集、输入、编辑和输出等，常用的文字处理软件有Word、WPS等。
数据管理是指利用计算机对数据进行操作和管理，它包括数据的采集、整理、计算、排序、分类、汇总等，最终得到相应结果，常用的数据管理软件有Excel、Access等。
多媒体信息处理是指对图形、图像、声音以及活动影像进行采集、编辑、存储、加工、播放和转换等工作，并在输出设备上呈现或播放。常用的图形图像处理工具有Photoshop、声音编辑工具有Audition、活动影像编辑工具有Premiere和会声会影等。
电子邮件是利用计算机网络将数据、文字、声音、图形和图像等综合信息传输到另一地或多地，比传统的邮件服务更加快捷、方便。Outlook、Foxmail是广泛应用的收发电子邮件系统。
实时通信包括在线交流、电话会议、电视会议和网络会议等形式，主要利用程控交换机、通信网络、计算机、摄像机和投影仪等设备实现不同地方的实时交流。
1.1.4 办公自动化的模式
目前办公活动有两种模式：个人办公和群体办公。与之对应，办公自动化也分为个人办公自动化和群体办公自动化两种模式。
1．个人办公自动化
个人办公自动化主要是指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字信息处理、电子表格处理、演示文稿制作以及图形图像处理等。一般使用通用的桌面办公软件，如Microsoft Office、WPS Office等，这些软件在单人、单机使用时十分有效。
2．群体办公自动化
群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为了区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业、跨地理的信息交流和业务交汇的协同化自动办公技术和系统，如IBM Lotus Domino/Notes是当今业界实际上的群件标准，在协作平台市场上占据了优势地位。
支撑群体办公自动化技术有两个主要特征：即网络化和智能化。
1-2
1.2 办公自动化系统
办公自动化系统（Office Automation System, 简称OAS）是利用技术手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。它采用互联网技术、基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息并高效地协同工作。改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集和信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
1.2.1 系统要求
办公自动化系统要求应满足以下几点。
1．提供电子邮件功能
信息是办公自动化、决策科学化的基础，电子邮件系统作为信息传递和共享的工具与手段，可以满足办公自动化系统基本的通信要求。
2．支持协同工作和移动办公
网络技术的发展，异步协作方式（如网络论坛）以及同步协作方式（如网络实时会议）正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新型工作方式，它们打破了时间和空间的限制，使人们完全可以随时随地的参与到协同工作中去，大大提高了工作效率。
3．满足公文及会议程序要求
公文处理是办公自动化系统的主要内容，发文及收文的流转顺序必须严格执行国家规范或标准。
4．具有完善的档案管理功能
文件处理完成后需要存档，完善的档案管理为用户提供方便的查询与浏览，同时具有严格的权限控制。
5．完整的安全性控制功能
办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能已成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。
1.2.2 开发平台
1．基于数据库管理系统的开发平台
VB、Delphi、PB等开发工具加上后台关系数据库（SQL Server、Oracle等）可以作为系统的开发平台。
①优点：数据处理能力强，访问速度快，开发工具适用范围广。
②缺点：数据库系统不提供工作流控制、用户权限和用户安全的管理，其实现必须由软件工程师自己开发完成，不仅工作量大，而且实现和维护都比较困难；通信方面支持不够，系统的可伸缩性和扩展性较差；对非结构化数据的表示和处理先天不足，限制了办公自动化系统的功能扩充。
2．基于B/S结构和关系数据库结合的开发平台
1-3
基于B/S结构和关系数据库结合的方式，利用CGI、ASP等技术进行系统开发。
①优点：采用标准互联网技术，只需开发和维护服务器端应用程序，而无需考虑客户端程序，大大降低了软件维护费用；该平台特别适合信息的查询和组织，用户只需熟悉浏览器操作即可；易于与互联网上的其他系统结合，客户端只需装有浏览器即可访问系统。
②缺点：开发手段有限，数据安全性问题，对服务器要求过高，数据传输速度慢，对于复杂的工作流和权限设置等要求显得力不从心。
3．基于群件的开发平台
基于群件的开发平台是目前最流行的选择方式，主要的群件系统有Lotus公司的Domino/Notes和Microsoft公司的Exchange Server。
①优点：系统提供了强大的安全和权限以及工作流管理机制，开发工具完备，开发周期短，稳定可靠；完善的通信手段和强大的非结构化数据支持能力，以及较好的系统可伸缩性和扩展性；程序和数据一般放在服务器上。
②缺点：处理结构化数据能力较弱，不擅长数据的计算、分析和统计，运行效率较低。
1.2.3 功能模块
办公自动化系统的主要功能模块有：
1．系统管理
系统管理是系统管理员用来管理、维护系统环境的功能模块，它包括用户管理、部门管理、职务管理、权限管理、基本信息管理和流程管理，还包括会话管理、系统监控、登录记录、数据维护和数据转换等等。
2．文档管理
文档管理是根据文档应用范围建立不同的文档库，如组织文档库、部门文档库和个人文档库等。根据权限访问、编辑和管理文档，最大限度保证信息和知识安全与共享，并支持对多种文档的全文检索。
3．电子邮件系统
支持IMAP/POP3/SMTP协议，兼容多种邮件服务器，集成系统通讯簿，实现对邮件的分类管理、自动回复、转发和删除等操作。
4．信息发布系统
实现点到面的信息交流，通过信息栏目并依据规则发布信息。
5．短信系统
短信系统是实现点到点、点到面信息交流的快速方式之一。
6．日程安排
日程安排模块提供日常工作安排的管理功能，包括建立日程活动安排、指定日程提醒的时间和方式、自动通知用户和相关参与人员等等。
7．辅助工具
辅助工具可以提供多种常用的工具和信息，包括公制换算、城市地图、列车车次表、航班信息、国家和地区编码、公共服务电话和天气预报等。
目前，一些软件公司针对不同的用户分别开发了不同的办公自动化系统，如IBM Lotus 1-4
Domino/Notes、Fontes 1800协作系统以及华天动力协同办公自动化系统，如图1-1所示。
图1-1 华天动力协同OA系统结构
1.2.4 层次模型
办公自动化系统的层次模型可分为事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统3种。
1．事务型办公自动化系统
事务型办公自动化系统除单机系统之外还有网络系统。网络系统是以计算机和通信网络为中心的可以支持一个机构各办公室之间办公事务处理活动的系统。
事务型办公自动化系统包括基本的办公事务处理系统和行政事务处理系统两大部分。基本的办公事务处理包括文字处理、日程安排、公文管理、信函处理和文件资料管理等，行政事务处理包括人事管理、工资财务管理和资源管理等。
2．管理型办公自动化系统
管理型办公自动化系统除了具有事务型办公自动化系统的全部功能外，主要增加了管理信息系统（MIS）功能。MIS主要是面向物质的信息流，即经济信息流或社会信息流的处理和加工，而办公自动化系统要处理的是抽象的公文类型信息流。从整体来看，经济信息与社会信息主要在操作层与管理层之间流动，公文信息则主要在管理层与决策层之间流动， 1-5
因此将两者结合起来完成信息从底层到顶层的平滑流动。
3．决策型办公自动化系统
决策型办公自动化系统除了具有前两种模型的所有功能外，还具备决策或辅助决策功能。与决策支持密切相关的是建立各种模型，包括经验模型和数学模型。具有较高水平的决策支持系统除了以数据库为基础的管理信息之外，还应以数据仓库和决策工具为基础。
1.3 现代办公设备
办公设备包括传统的办公用品和现代的办公设备。传统的办公用品历来以文房四宝、记录本、钢笔和蜡板等为主，现代的办公设备包括计算机、打印机、电话机、传真机和复印机等。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代办公设备为主，它们的技术水平与成熟程度，直接影响办公自动化系统的普及和应用。
1.3.1 办公设备简述
根据在办公自动化系统中所起的作用不同，将现代办公设备分成4类。
1．信息处理设备
信息处理设备是指计算机及其各种智能化的外部设备，它包括打印机、扫描仪、绘图仪、语音识别器、数码相机和数字摄像机等。在信息处理设备中，信息经过相应的加工和处理产生人们需要的、有用的结果。
2．信息传输设备
信息传输设备是保障信息传递的重要工具，它包括各种通信网络、电话机、传真机和手机等。使用信息传输设备可以加快信息传输速度并实现资源共享，提高办公的工作效率和工作质量。
3．信息存储设备
信息存储设备包括云计算存储系统、光盘存储系统、磁盘存储系统和微缩胶片系统等。现代信息存储具有容量大、速度快、使用方便、保存时间长等特点。在相应的计算机软件支持下，可以快速实现信息的检索、浏览和备份工作。
4．其他专用设备
其他专用设备主要是指为了保证办公活动的正常工作所需的设备，它包括有针对停电故障下可以应急处理信息存储的UPS不间断电源，处理纸质文档为主的复印机和小型桌面印刷设备，能及时销毁密级文件的碎纸机，以及保持文档存储场所温度的空调机等。
目前，办公设备正朝着数字化、智能化、无纸化、综合化等方向进一步发展。
1.3.2 计算机
计算机是一种现代化的信息处理工具，它对信息进行处理并提供所需结果，其输出结果取决于所接收的输入信息及其相应的处理算法。
1．计算机系统
计算机系统是由计算机硬件系统和计算机软件系统组成。计算机硬件系统是指计算机 1-6
系统中由电子、机械和光电元件等组成的各种物理装置的总称，而计算机软件系统是指计算机系统中运行的程序软件和相关的文档资料等。
图1-2是一种台式计算机系统，从外观上看包括主机、键盘、鼠标器、显示器和音箱。主机是计算机的主体构件，内部的主要部件有中央处理器、内部存储器、硬盘存储器和光盘驱动器等。键盘和鼠标是计算机的基本输入设备。显示器和音箱是计算机的基本输出设备，将经过计算机处理的结果以数字、文字、声音、图形和图像等形式呈现出来。
图1-2 台式计算机系统
2．笔记本电脑
与台式计算机系统相比，笔记本电脑具有类似的结构组成，如显示器、键盘、鼠标器以及内部的CPU、内存和硬盘等。笔记本电脑的主要特点是体积小、重量轻、携带方便。一般说来，便携性是笔记本电脑相对于台式计算机的最大优势，一般的笔记本电脑的重量只有2公斤左右，无论是外出工作还是旅游，都可以随身携带且非常方便。
目前较为流行的笔记本电脑屏幕尺寸为14英寸，其他还有17英寸、15英寸、13英寸、12英寸等。图1-3是一台普通的笔记本电脑。
3．平板电脑
平板电脑（Tablet PC）是一种小型、携带方便的个人计算机，它以触摸屏作为基本输入设备。平板电脑除了具有笔记本电脑的功能以外，还有语音识别和手写功能。平板电脑给人们带来的不仅是计算机操作方式的改变，而且还深刻影响了人们的工作和生活方式。
平板电脑作为个人计算机，特别是笔记本电脑的衍生品，具有便携、全屏触摸、多样输入和长时间续航等特点。平板电脑的诸多优势都得益于许多硬件新技术的应用，如通过触摸技术来操控，让用户获得更加直接的人机互动体验。平板电脑的操作系统主要有iOS、Android OS、Windows OS。图1-4是一台苹果iPad平板电脑。
1-7
图1-3 笔记本电脑
图1-4 平板电脑
1.3.3 打印机
打印机是办公自动化中重要的输出设备之一。用户可以利用打印机把制作的各种文档适时地打印到纸张或其他介质上，从而便于在不同场合传送、阅读和保存。目前，常用的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3大类。
1．针式打印机
针式打印机又称点阵式打印机，它是典型的击打式打印机。打印头上有9~24根打印针，使用涂有油墨的色带作为耗材，打印时这些打印针被驱动撞击色带，从而在介质上产生很小的色点，众多的色点组合后就形成了最终的文本或图像。针式打印机包括印字机构、横移机构、走纸机构和色带机构4部分，如图1-5所示。
针式打印机具有结构简单、多层打印、耗材和维护成本较低等优点，但也有噪声大、分辨率低、体积大等缺点，多用于银行和邮局等需要打印多层票据的场合。
图1-5 针式打印机
2．喷墨打印机
喷墨打印机是一种非击打式的高品质彩色打印机，它是一种将墨水喷到纸张上形成点阵字符或图像的打印机。喷墨打印机主要包括喷头和墨盒、清洁单元、小车单元、送纸单元4部分，如图1-6所示。
喷墨打印机具有噪声很小、速度快、打印效果好等优点，但耗材较贵，长时间不用时
1-8
墨水容易干涸等缺点。多用于彩色输出，不适合办公和大量打印。
图1-6 喷墨打印机
3．激光打印机
激光打印机是现代高新技术的结晶，它的打印速度和打印质量是3种打印机中最好的。激光打印机是将激光扫描技术和电子照相技术相结合的打印输出设备，它主要包括感光鼓、墨粉、盒组件和精密机械等部分，如图1-7所示。
激光打印机按打印颜色可分为黑白激光打印机和彩色激光打印机。目前使用最多的是黑白激光打印机，具有打印质量好、速度快、成本低、噪声低等优点。比较适合办公人员选用。
图1-7 激光打印机
1.3.4 多功能一体机
多功能一体机就是同时具有打印、复印、传真、扫描等两种或两种以上功能结合在一起，并可直接或间接地与计算机相连的办公设备，如图1-8所示。
1-9
图1-8 多功能一体机
多功能一体机主要有以下几类。
①打印主导型一体机
打印主导型一体机又称多功能打印机。这类产品的打印功能是所有功能中最为突出的，主要表现为打印质量高和输出速度快，并且具有很好的纸张处理能力，如较大的进出纸容量、较大的打印负荷量等。通常对于这类产品，打印性能是衡量它的重要指标。
②复印主导型一体机
复印主导型一体机除了需要提供基本的复印功能外，还应具有连续复印、缩放尺寸调整、纸张版式设定等复印机中经常用到的功能。这些操作全部都可以脱离计算机，在一体机的控制面板上独立完成。
③传真主导型一体机
传真主导型一体机应具有完备的控制面板，包括电话号码速拨按键、显示屏、数字键盘等。这类一体机还应当带有相当容量的内存，能够在无纸的情况下连续接收、存储多份传真稿，并且可以在没有与计算机连接的情况下正常工作。
④照片主导型一体机
照片主导型一体机是基于6色喷墨一体机的产品，其显著特征是配有多功能读卡器，可以进行数码照片直接打印。它具有平板扫描设备，配备彩色液晶显示屏以进行照片检索和浏览，提供基本的照片处理功能。
⑤全功能型一体机
全功能型一体机的特点在于它的功能配置齐全，打印、复印、传真、扫描缺一不可，这类产品应当配有调制解调器，提供平板式扫描单元，配备ADF自动送稿器，且需要具备全部各主导型产品的特性。
多功能一体机不但功能多，而且功能配置也多，在性能上有高、中、低档，在输出能力上有彩色与黑白、高速与低速之分。在配置上有基于传真/打印/复印/扫描/PCFAXR的，有基于传真/打印/复印/扫描的，还有基于打印/复印/扫描的和基于传真/打印/复印的。应遵循“够用、好用、易用”的原则选择多功能一体机。
1-10
1.4 办公集成软件
办公集成软件是针对办公环境设计的软件系统。目前，在我国比较具有代表性的办公集成软件有3个，它们分别是微软公司的Office、金山公司的WPS以及Lotus公司的Smartsuite。
1.4.1 Microsoft Office
Microsoft Office是微软公司开发的基于Windows/MAC操作系统的办公集成软件。常用组件有Word、PowerPoint、Excel和Access等。Microsoft Office初版完成于1989年，最初是指一些曾单独发售的软件合集。当时主要的推广策略是购买合集比单独购买要省很多钱。目前，最新版本为Office 2013，微软公司将推出Android和iOS版的Office。
Microsoft Office的常用组件是： 1．Word
Microsoft Office Word是文字处理软件，它被认为是Office的主要程序。Word在文字处理软件市场上拥有巨大份额，它的DOC格式被尊为行业标准，尽管Word 2007也支持基于XML格式。Word主要竞争者是Writer、Star Office、Corel WordPerfect和Apple Pages。
2．PowerPoint
Microsoft Office PowerPoint是演示文稿软件。用户不仅可以在计算机或投影仪上进行演示，也可以将演示文稿打印出来并制成胶片。PowerPoint演示文稿格式后缀名为PPT，也可以保存为PDF文件格式等，PowerPoint 2010/2013版本还可以保存为视频格式。
3．Excel
Microsoft Office Excel是电子表格软件，主要进行数字和计算的应用程序。Excel内置了很多函数，还可以对大量数据进行分类、排序甚至绘制图表等。Excel最初是Lotus1-2-3的竞争者，但后来逐渐成为该领域的实际标准。它的主要竞争者是Calc、Star Office和Corel Quattro Pro。
表1-1是Microsoft Office组件列表。
1-11
1.4.2 WPS Office
WPS Office是金山软件公司开发的基于Windows/Linux操作系统的办公集成软件。常用组件有WPS文字、WPS演示、WPS表格等。WPS Office初版完成于1989年，市场占有率曾一度超过90%。2013年5月发布了WPS 2013版本，WPS还推出了Android版和iOS版，它是跨平台办公软件。
WPS Office的内存占用低、运行速度快、体积小巧，支持阅读和输出PDF文件，全面兼容微软的Office97-2010格式。由于WPS Office是由中国人自己开发的文字处理软件，因此在许多方面，如汉字输入的习惯、制表、数学公式、化学公式、文字排版和打印输出等都更能适合中文的需求。
1.4.3 Lotus Smartsuite
Lotus Smartsuite是莲花公司开发的一个较为流行的办公软件。常用组件有文字处理软件、电子表格软件、简报制作程序、数据库处理程序和屏幕记录器等。Lotus Smartsuite l-2-3 0ffice可以兼容阅读和编辑Excel文件，还可以支持把电子表格的工作表转换成HTML网页文件，以便在网站上发布，转换后的网页能够保持全部原始格式。它还支持从网页上的表格中直接抓取数据，然后转换成工作表。
本章小结
办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，从而达到提高办公效率和工作质量的目的。办公自动化的未来发展将体现在办公思想协同化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公信息多样化、办公管理知识化以及办公系统智能化。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行模式有两种：即个人办公和群体办公。
办公自动化系统是用来提高业务管理水平与辅助决策效果的人机信息处理系统，其构成要素涉及办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。通过一个完整的办公自动化系统，可以建立信息发布平台和内部通信平台，实现工作流程自动化和文档管理自动化，达到信息集成以及促成分布式办公的实现。
办公自动化系统可分为三个层次：事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。通常，事务型办公自动化系统用于基层，包括基本办公事务处理系统和机关行政事务处理系统；管理型办公自动化系统往往用于中层，主要完成本部门的
1-12
信息管理；而决策型办公自动化系统则用于高层，主要担负辅助决策任务，它以事务处理和信息管理为基础。办公自动化系统的建立使得在网络上进行办公的梦法得以实现，同时使得无纸化办公得以推广。
现代办公设备包括计算机及其常用的外部设备、通信设备和信息传输设备、复制与复印设备、影像设备和投影设备以及办公音响设备和数码录音笔等等。办公集成软件包括微软公司的Office、金山公司的WPS以及Lotus公司的Smartsuite等等。
习题一
1．什么是办公自动化？它有哪些特点？
2．办公自动化与电子政务有什么联系与区别。 3．传统办公模式和现代办公模式的区别是什么？ 4．办公自动化系统的层次模型有哪些？ 5．简述事务型办公自动化系统的构成。
6．一个完整的办公自动化系统应该具有哪些功能？ 7．简述常用的办公设备和办公软件。
8．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？
9．结合当前办公自动化的现状和发展趋势，论述开展办公自动化的意义。
10．利用课余时间，走访一家商场、饭店、医院或者其他企事业单位，了解其办公自动化系统的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。
参考文献
[1] 李岚. 办公自动化技术与应用. 北京: 人民邮电出版社, 2010 [2] 吕晓阳等. 办公自动化方法与应用. 北京: 清华大学出版社, 2008 [3] 周贺来等. 办公自动化实用技术. 北京: 中国水利水电出版社, 2005
1-13
范文五：办公室软件制作
办公室——教你如何把打印稿变成电子稿
教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们 做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打字工具了，我听之后既为他感到同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印 稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家分享一下。
首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD 里面去，不过在些 之前，你还得装一下WORD 自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。 首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Documen t Scanning”即可开始扫描。
提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。 由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi 。扫 描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft
Office Document Imaging”中。
点击工具栏中的“使用OCR 识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到 Word 中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word 中 了。
此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR 语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR 语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～
还有：
应该说，PDF 文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当初做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen 截取画面到画图板，再回粘到word 中，够白了：（最近连做几份商务标书，从Honeywell 本部获取的业绩资料全部是英文版的PDF ，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF 和Word 文件的转换，找到下面2种方法，出于无产阶级所谓的同甘共苦之心，共享下：）
1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging 应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF 方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF 文件。转换为DOC 格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF 转换为DOC 的工作，但很多都不支持中文，
我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。
使用方法：
第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF 文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF 文件输出为MDI 格式的虚拟打印文件。
编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。
第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI 文件，选择“工具→将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR 。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。
编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF 转DOC 的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。
2、实现工具：Solid Converter PDF
应用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF 转Word 文档在一定程度上的确可以实现PDF 文档
到Word 文档的转换，但是对于很多“不规则”的PDF 文档来说，利用上面的方法转换出来的Word 文档中常常是乱码一片。为了恢复PDF 的原貌，推荐的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。
使用方法：
1、下载安装文件Solid Converter PDF,点击安装。
编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。
2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF 文档，点击右下的“转换”（Convert ）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换
