李白衣服脏了洗一夜
范文一：文件控制程序
文件编码:wxwk-QEOCX-01 版本号:05 日期:2015年 3月 15日
1目的
对管理体系文件的制定、审批、发行、修改、保管、记录等进行控制,确保文件为正确、 有效之版本。
2范围
适用于盼盼廊坊门业有限公司管理体系文件的管理。
3定义
3.1原版文件:
也叫正本文件,指经各责任人员审核承认的保存在发文部门的原稿文件。
3.2副本文件:
指发放到使用部门,在现场使用且盖有“受控文件”印章的文件。
3.3受控文件:
其内容对体系运行或实际运作有规范或指导意义, 且未经管理部门或原文件批准人许可, 内容不能随意篡改。一般指公司的一、二、三级文件。
受控文件一般具有较长的实效, 对体系运行中的某一事项或具体事务做流程性、 制度性、 规范性的具体描述。应该保证所有使用该文件的部门,均得到该文件的受控版本;所有使用 该文件的部门,文件状态都是有效的。
3.4外来文件:
管理体系有关的法律、法规、标准和要求一级客户、供应商等提供的文件。
3.5重要文件:
管理体系文件、图纸、技术文件、财务报表、营业资料、采购资料、人事资料。
4职责
4.1质量部:
(1)负责公司管理体系一、二、三级(规定类)文件的保管、发放。 质量部设档案员,对公 司所有文件进行汇总、归纳、管理工作。
(2)负责二级文件的组织编写工作。
4.2人事行政部:
负责管理体系有关的法律、法规及外来文件的接收、保管和转发。
4.3技术部:
负责三级技术类文件(工艺流程图、作业指导书)的编写、保管、发放。
4.4其他部门:
负责根据程序文件的总体要求制定相应的三级规定类文件。
4.5采购部门:
负责将公司制定的、 设计供方配合执行的文件转发给供方, 并保留发放记录和回收记录。
文件编码:wxwk-QEOCX-01 版本号:05 日期:2015年 3月 15日
5程序内容及要求 5.1公司内部文件的控制
5.1.2文件编码说明
5.1.2.1一级文件 -手册的编码为: PPLF-QEOSC-2015
5.1.2.2二级文件 -程序文件编码为:PPLF-QEOCX-000 , 000代表顺序号。 5.1.2.3 三级文件编码原则为:
PPLF - JSB - JW - 001
文件的性质及代号
文件编码:wxwk-QEOCX-01 版本号:05 日期:2015年 3月 15日
部门代号
5.1.2.4 四级文件(记录)编码原则为:
Ⅰ 一般记录性文件不编号。
Ⅱ
记录性文件使用标准的质量体系表格的,执行表格编号。表格的编号格式为:
体系条款号 - 此条款形成表格的流水号
如: 5.4.2-01 表示:体系
5.4.2条款的第一个标准记录表
Ⅲ 存档的记录文件需要编号的,按照如下规定执行:
PPLF - JSB - SZ - 0001
管理性文件的性质及代号
5.1.2.5各部门制定自己的受控文件和记录清单,对本部门的文件按照 5.1.3内容进行管理。
5.1.3文件的编写、审核、批准、发放
文件在做成前, 由文件编制部门到相关部门就文件编制需求进行调查及文件内容确认, 和 相关人员交换意见。文件限制部门根据文件编制需求、调查情况、公司 QEO 管理体系要求、 相关法律法规及标准的要求等进行文件编制。 应确保在使用场所可获得适用文件的有效版本。 文件的发放、回收由各编写部门进行,同时填写《文件发放、收回记录》 。
文件编码:wxwk-QEOCX-01 版本号:05 日期:2015年 3月 15日
文件分为“受控”和“非受控”两大类。 “受控” ,主要是跟踪修订状态,确保在使用时可获 得适用文件的有效版本,所有“受控”文件必须在该文件受控状态处加盖受控印章,并注明 分发号
5.1.5文件发放控制
(1)质量部负责一、二级文件及三级:规定类、表单类、组织机构图类文件的管理及副本文 件的发放。
(2) 其他部门负责本部门编制的三级原版文件, 需要受控的文件批准后交质量部档案员统一 发放。不需要受控的文件,由编制部门直接发放。
(3) 档案员 须将受控文件登记在《受控文件清单》中,日期填写为文件的作成日期(文件作 成日期即为生效日期) 。
(4)发放部门依据文件的内容确定其发行范围,确保使用部门、岗位都能获得适用文件的有 效版本。并填写《存档文件清单》
(5)文件发放形式
由 档案员 编制副本文件,并在副本文件上加盖“受控文件”印章后发行,同时收回旧版文 件。发文部门将发行、收回情况记录在《文件发行、收回记录》中,收文部门主管或其指定
XXXXXXXX 有限公司《程序文件》
文件编码:wxwk-QEOCX-01 版本号:05 日期:2015年 3月 15日
人员须在《文件发行、收回记录》上签字。
各使用部门不得自行复印受控文件,如需要增加份数(如丢失等) ,需向文件制定部门提 出申请,复印后到质量部加盖“受控文件”印章后,方可使用。
5.1.6文件的修订、评审
(1)在执行过程中,文件作成部门需对本部门制定的文件不定期进行检查,发现不适宜时应 立即修改文件。
(2)各文件执行部门在执行文件时,发现不适宜的情况时,需填写《文件更改申请单》 ,下 发《文件更改通知单》与作成部门联络。文件作成部门要对不适宜情况做出是否要修改文件 的判断。
(3)以下情况,制订文件的部门应对文件进行修订:
①文件出现不适用或内容规定不充分时;
②适用的法律法规有更新且需要修改文件时;
③外审时,审核员提出文件修改的指示。
(4)文件修改应按以下方式进行:
①文件由原制定部门修改。修改原因和内容等简略记录于《文件更改通知单》 , 《文件更改通 知单》作为文件附件与新的原版文件一起保存。
②文件修订后,更改修订版本表示方法为:按 01、 02?? 99递增。
(5)文件评审:管理者代表每两年组织各部门对现行文件评审一次,以确保现行文件适宜、 有效、对于应急和响应程序,除进行定期评审外,在事故和紧急情况发生后,也应根据实际 情况对其进行修订。
5.1.6文件的保存、作废
(1)新版文件发行时,旧版作废,对作废的旧版正式文件,由发行部门加盖“作废”印章后 与有效文件隔离保存,并在《作废文件一览表》中记录,作废的副本文件由发行部门回收, 加盖“作废”印章后可做再生纸使用。
(2)作废的一、二级原版文件至少保存至新版标准发布;作废的三级管理类原版文件一般保 存一年;作废的三级技术类文件保存至产品终了;新表单作成后即旧表单作废;记录一般情 况下保存 3年(认证产品的记录年限不少于 1个认证周期 ) 。
(3)对于“受控文件”的借阅,各责任部门需安排人员对其资料进行管控。
(4) 根据公司文件包存期限要求, 到期后, 如没有进一步要求延长保存期限的文件, 填写 《文 件销毁申请》报管理者代表批准后,可作销毁处理并记录于《文件、记录销毁清单》中。 5.2外来文件的控制
5.2.1文件分类及管理职责分配
XXXXXXXX 有限公司《程序文件》
文件编码:wxwk-QEOCX-01 版本号:05 日期:2015年 3月 15日
5.2.2文件接收、登记、确认、发放
(1) 管理类外来文件由人事行政部负责接收, 登记在 《外来文件登记表》 中, 根据内容要求, 确认其是直接发放还是转换为内部文件发放,发放时,按 5.1.5执行。
(2)公司文件统一由档案室保管,借阅时填写《文件、记录借阅登记表》 。
(2) 供应商关于环境关联物质方面的资料由供应部负责接收, 登记在 《外来文件登记表》 中, 存档保存。
5.2.3外来文件作废及销毁
外来文件的作废根据外来文件的内容、性质进行。其他资料按《记录控制程序》要求保存。 5.3重要文件
对于本文中定义的重要的文件,相关保管部门应以适宜形式保存备份文档,并将备份文档存 放在安全场所,以确保当有异常情况发生时,可以马上获得备份文件。
6相关文件
《记录控制程序》
7记录及表单
《文件更改申请单》
《文件更改通知单》
《文件发行、回收记录》
《受控文件清单》
《存档文件清单》
《文件销毁申请》
《文件、记录销毁清单》
《外来文件登记表》
《作废文件一览表》
范文二：文件控制程序
1目的
对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制, 确保各相关部门使用文件为有 效版本。
2 范围
适用于与质量管理体系有关的所有文件,包括外来文件。
3 职责
3.1总经理对所有质量管理体系文件的充分性和适宜性负责;
3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作,负责组织相关文件的评审及检查 工作;
3.3管理部负责质量管理体系文件的归口管理,包括外来文件的管理;
3.4各部门负责本部门文件的日常管理,并确保使用适用文件的有效版本。
4工作程序
文件控制流程图 :附后。
4.1文件的分类
本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件:
4.1.1公司内部编制的文件包括:
a) 第一层次:包含质量方针和质量目标的《质量管理手册》 ;
b) 第二层次:程序文件(ISO9001:2008标准所要求的程序文件,以及公司为确保各过 程的有效策划、运行和控制而编制的程序文件) ;
c) 第三层次:支持性文件,包括管理性文件:如管理制度、管理规定等;技术性文件:如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。
d) 第四层次:各种记录格式。记录格式编制及修改按本程序进行控制,一般随相关文 件一同审批。记录格式填写后形成的记录,依据《记录控制程序》进行管理。
4.1.2本公司相关的外来文件,主要包括:
a) 有关法律法规 ;
b) 相关国家、地方及行业标准;
c) 上汽 -大众各类管理及技术文件;
d) 其它适用的外来文件。
各类适用的外来文件虽不属本公司编制,但本公司各部门均应对其进行有效控制, 并遵照执行。
4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种,本公司应对各种媒体形式的文件进行有效 控制。
4.2文件的编制和审批
4.2.1文件编制和审批的权限
本公司的质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发布;
a) 《质量管理手册》由管理者代表组织管理部等相关部门共同编写,管理者代表审核, 经总经理批准后发布;
b) 程序文件由各相关职能部门编写,经管理者代表审核,总经理批准后发布;
c) 支持性文件由职能部门编写,部门负责人审核,总经理批准。
d) 记录格式随相关文件一同审批。记录表格的使用和管理,执行《记录控制程序》 。 4.2.2负责文件审批的人员,应对文件的符合性、充分性、适宜性以及文件间的协调性 负责,审批时填写《文件审批表》 ,以作为审批的证据。文件审批时,同时确定文件的 发放范围。 (在各个文件封面上审批签字也可。 )
4.3文件的编号规则
4.3.1《质量管理手册》 、程序文件、与质量管理体系有关的相关文件编号、质量记录编 号执行《文件编号原则》 。
4.3.2外来文件编号按下述规定:
a) 外来文件采用原文件号;
b) 属国家标准等外来文件用原编号。
4.4文件的版本及修订状态
4.4.1版本号的管理
文件换版后,该文件的版本号应更新。本公司《质量管理手册》及程序文件的版本 号以英文字母 A 、 B 、 C ?表示, A 为第一版, B 为第二版,依次类推;
4.4.2修订状态的管理
文件作了修改但未换版时, 应标识修订状态。 修订状态的序号以阿拉伯数字 0、 1、 2?? 表示, 0为原版未修订, l 为第一次修订,依次类推。
4.5文件的发放与管理
4.5.1经批准后的文件,由管理部列入公司《受控文件清单》 ,并对文件进行动态管理。 管理部统一印制,审批件或原件归档保存,存入计算机的文件均留备份。
4.5.2文件发放前,管理部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为 “受控”和“非受控”两种,受控文件由管理部盖“受控”章,任何受控文件均应确保 其为有效版本。
4.5.3文件发放时,管理部填写《文件发放 /回收记录表》 ,履行发放手续,领用人签字 后方可领取。文件的发放,应确保使用处能获得适用文件的有效版本。
4.5.4收到文件后,各职能部门编制《收文登记表》 ,包括发放给部门个人的文件,此清 单作为本部门文件管理的主要依据。
4.5.5外来文件的发放与管理
a) 有关法律法规和标准:由管理部组织相关部门进行识别和获取, 管理部定期更新 《质 量手册》附录中《主要法律法规和标准清单》 。
b) 来自上汽 -大众的文件:该类文件各部门及时将相关文件传递给管理部,管理部及时 列入《外来文件清单》 。公司领导认为必要时,可打印发放,发放时履行发放手续。 c) 其它外来文件:各部门收到各类外来文件后,应到管理部备案登记在《外来文件清 单》 ,再行发放到相关部门使用。
4.5.6各部门文件的持有者,应妥善保管所持有的文件,不得丢失或损坏。如发生丢失 或损坏等情况影响使用时,应报管理部重新办理补发手续。
4.5.7电子文件的管理
a) 电子文件应标识清晰,以免新旧版本混用。
b) 电子文件由管理部负责修改,其它部门只能使用,不能更改。
c) 管理部负责打印质量管理体系文件,其它部门不能擅自打印。
d) 不论哪个部门编制的体系文件, 其电子版均应及时报管理部备案, 任何更改均应报综 合部认可,并对备份文件进行更新,并以此作为有效版本。管理部应由专人按类别设计 文件夹,以有效管理各类文件。
e) 对其它电子媒体形式(如影像资料、软盘、光盘)的文件,各部门进行分类管理,做 好防磁、防潮、防划伤、防磕碰,以免损坏、丢失。
4.5.8文件的借阅和复制
a) 文件借阅,相关人员应做好登记填写《文件资料借用登记表》 ,并及时归还。
b) 为确保整个公司所有文件的有效管理, 文件不能擅自复印, 任何文件复印均由管理部 负责,应履行文件发放手续,并作发放登记《文件资料借用记录表》 。
c) 技术文件的借阅,应履行正常的借阅手续,做好《文件资料借用登记表》 。
4.5.9文件的目视化管理
对于生产现场使用频繁的文件,公司应采取措施,如挂上墙或设备旁,或塑封等, 以便于操作人员方便使用。
4.6文件的评审、更改、回收及作废
4.6.1文件的评审
a) 公司每年结合内部审核对质量管理体系文件评审一次, 文件评审工作主要由管理者代 表组织管理部及内审组进行评审,评审结果在内审相关记录中体现。
b) 特殊情况时,可随时组织相关部门对某些文件进行评审。
c) 评审务必考虑本公司组织机构、岗位变化等内部因素对文件充分性及适用性的影响, 同时也要考虑到法律法规、 相关标准、 上汽 -大众要求的变化、 市场需求等外部因素, 填写《文件评审记录》 。
4.6.2文件的修改
4.6.2.1当发现文件的规定不充分或不适宜时,可组织相关人员对文件进行修改。 4.6.2.2有关人员可填制《文件更改申请单》 ,明确更改原因、具体更改内容,并经原文 件的审批人进行审核、批准后,由管理部实施更改。
4.6.2.3更改方式可包括杠改、换页和换版。
a) 文件可采取杠改方式,但应在文件中注明日期并签字;
b) 当页面修改量大影响清晰阅读时,应更换新页,并做好标识。在发放新页时,应收回 作废页,以确保文件受控有效。
c) 当通过上述方式不能保持文件清晰时, 应对文件进行换版, 并做好版本标识。 在发放 新版时,应收回作旧版。
4.6.2.4《质量管理手册》和程序文件更改后,管理部应在相关存档文件的修改栏作好 记录。可不再在其它部门持有的相关文件修改栏中记录。
4.6.3文件的作废及销毁
a) 文件经多次更改或大幅度修改时,应该换版,原版文件作废。
b) 作废文件需要销毁, 管理部填写 《文件 /记录销毁登记表》 , 由管理者代表签字同意后, 由管理部统一销毁。
c) 因任何原因需将作废文件保留时,应经管理者代表同意,并盖“作废保留”章以示区 别。
4.7文件管理的监督检查
管理者代表应组织管理部等相关人员, 定期对文件管理等体系的主要过程进行监督 检查,对发现的问题责成相关部门整改。
5 相关文件
6 相关记录
范文三：文件控制程序
成都超纯科技有限公司 文件编号 UP-QP01-2010 分发号
文件控制程序 更改记录 2010-10-10第 4次
编制:质量部 审核:批准:
1 目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范围
适用于质量管理体系有关的文件控制。
3 职责
3.1总经理负责批准发布质量手册、程序文件。
3.2管理者代表负责审核质量手册、程序文件。
3.3各部门负责本部门发出文件的编制、审核、批准使用和保管。
3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理等。
3.6行政人事中心为公司质量体系相关文件归口管理部门, 负责质量管理文件的存档分发管理。
4要求
4.1质量体系文件分类及保管
4.1.1质量手册:规定我司质量管理体系的文件,包括质量方针和质量目标。
4.1.2程序文件:规定为进行某项活动或过程的途径而编制的文件,包括文件控制程序,记录 控制程序,不合格品处理控制程序,内审控制程序,纠正措施控制程序,预防措施控制程序。 4.1.3企业第三级质量体系文件分为两类:技术类和管理类
a)技术类文件包括:技术标准(国家标准、行业标准、企业标准) ,产品标准,技术规范, 产品规范,工艺文件(产品结构配置表,生产规范,工艺试验方法,生产作业指导书) ,检验/试验规范,设备操作规程
b)管理类文件包括:工作手册,管理制度,管理标准,实施细则,计划,办法及规程。
c) 企业三级质量体系文件由主职部门依工作实际情况或体系要求编制, 审核; 由管理者代 表批准(注:产品设计开发或产品设计变更文件由总经理审批);
d) 企业三级质量体系文件由主职部门提出需分发的部门并编制成文件分发记录表报行政 人事中心存档发行;
4.1.4企业其它管理性文件, 如各种行政管理制度、 财务管理制度、 部分外来的管理性文件(包 括与质量管理体系有关的政策,法律法规文件和国家标准等)由行政办负责分类、编册、保存 原件;按需求复印分发到各主职部门。
4.2 文件编号
4.2.1 质量体系文件的编号
成都超纯科技有限公司 文件编号 UP-QP01-2010 分发号
文件控制程序 更改记录 2010-10-10第 4次
编制:质量部 审核:批准:
a)质量手册:企业名称代号—QM—年份(版次) 。
例如:UP—QM—2010(02) ,表示企业质量手册第 2版。
b)程序文件:企业名称代号—QP 序号—年份(版次) 。
例如:UP—QP01-2010,表示企业程序文件,序号是 01,编制年份是 2010年。
c) 质量管理体系三级文件:企业名称代号(可省)部门代号文件序号-年份(版次) 例如:UPQM05-2010,表示优普质量部的总第 5个质量管理类文件,编制年份是 2010年。 d)记录:适用相关文件的编号-记录编号。
例如: UPQM05-2010-01,表示适用于 UPQM05-2010文件的第 1个记录。
注:文件编号版次编号可省
4.2.2 各部门代号规定如下:
UP-超纯科技公司 CEO-总经理 GD-管理者代表 XZ-行政人事中心 QM-质量部 JS-技术部 CG-采购部 SC-生产部 SH-售后服务部 CW-财务部 XS-销售部 KF-客服部 CK-仓库 4.3文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的:
a)质量手册和程序文件由质量部组织编写,管理者代表审核,总经理批准,由行政人事中 心根据《文件发放/回收记录表》进行分发回收;
b)质量体系三级文件由相应的主职部门组织编写,部门负责人审核,管理者代表批准;由 行政人事中心根据《文件发放/回收记录表》进行分发回收;
c) 《文件发放/回收记录表》由主职部门编定,随同要分发的文件移交行政人事中心,各主 职部门和行政人事中心应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。 分发时要确保 填写好《文件发放/回收记录表》 。
d)填写好的《文件发放/回收记录表》随同对应的文件原件存档于行政人事中心保管,行 政人事中心文件管理负责人需建好对应的文件目录,按序存放,便于检索。
4.4文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与质量体系运行相关的文件应受控,行政人事 中心在发放受控文件时,必须在该文件原件的每一页背面加盖表明其受控的印章,需分发到相 关部门的复印件要在每一页的右上角注明分发号并加盖表明其受控的鲜印章, 以确保该文件的 唯一有效性。
4.5文件的评审与更改
4.5.1每年内审工作结束后,质量部组织各部门进行体系文件的评审,或不定期地收集各部门 的意见,汇总后进行更改。
成都超纯科技有限公司 文件编号 UP-QP01-2010 分发号
文件控制程序 更改记录 2010-10-10第 4次
编制:质量部 审核:批准:
4.5.2对文件评审的结果作为文件更改的输入,由质量部实施对手册和程序文件的更改, 各部门 实施对各自主责的第三级文件的更改;
4.5.3为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识,分开保存;对要销毁的 作废文件,由相关部门报管理者代表批准后,自行销毁。
4.6文件的借阅、复制与保密
4.6.1 借阅与质量体系有关的文件,借阅人应填写《文件借阅记录》 ,由行政人事中心文件管 理负责人确定借阅目的后,对其登记。
4.6.2 复制与质量体系有关的文件,需求人应提出申请并经管理者代表批准后,报行政人事 中心文件管理负责人,由其将相应的原文件取出进行复印,编写分发号登记在原《文件分发/回收记录表》上,由需求人签收。
4.6.3 所有与质量体系有关的文件未经部门负责人批准不允许带出本企业,以确保企业相关 技术、管理机密不外泄。
4.7外来文件的控制:本企业的与质量管理有关的外来文件统一由行政人事中心收发、登记、 编号;并由管理者代表识别其适用性,明确分发范围;由行政人事中心文件管理人编制《文件 分发/回收记录表》 ,保存原件。复印件加盖受控印章后,再分发到相关部门使用,若有相对应 且已失效的旧文件,需要收回盖作废印章作废。
4.8 各部门需建立“部门受控文件清单” ,以清晰记录本部门的受控文件;在行政人事中心分 发的质量体系文件或与质量管理有关的外来文件时,需填入“部门受控文件清单” ,若是外来 文件需备注“外来文件”字样。
4.9对承载煤体为非纸张的文件的控制, 也应参照上述规定执行, 电子版文件应定期做好备份, 以防止由于病毒、硬盘故障等原因造成的文件损失。
4.10 作为记录的文件应按《记录控制程序》执行。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
6记录
6.1 “文件发放/回收记录”
6.2 “文件借阅记录”
6.3 “部门受控文件清单”
6.4 “文件销毁申请”
文件发放 /回收记录表
编号:QP01-2010-01 NO. :
文件名称
文件编号
发放记录 回收记录
分发号 部门 签收 日期 页 签回 日期 页 注:
文件借阅记录表
编号:QP01-2010-02 NO. :
时间 文件名称 文件编号 受控状态 借阅人 归还时间 回收人签名
编号:QP01-2010-03 NO. :
序号 文件名称 文件编号 版本 更改记录 总页数 备注 5
注:
成 都 超 纯 科 技 有 限 公 司
Chengdu Ultrapurete Chnology Science & Technology Co.,Ltd 文件销毁申请
编号:QP01-2010-04 NO. :
文件名称 文件编号 版本 份数 销毁原因:
申请人: 年 月 日 主职部门意见:
负责人: 年 月 日 文件管理部门意见:
签名: 年 月 日 领导意见:
签名: 年 月 日
备注:
成 都 超 纯 科 技 有 限 公 司
Chengdu Ultrapurete Chnology Science & Technology Co.,Ltd 文件销毁申请
编号:QP01-2010-04 NO. :
文件名称
文件编号 版本 份数 销毁原因:
申请人: 年 月 日 主职部门意见:
负责人: 年 月 日 文件管理部门意见:
签名: 年 月 日 领导意见:
签名: 年 月 日
备注:
范文四：文件控制程序
XXXX 有限公司
Q/ABC04-02.40.01-2012
文件控制程序
The Procedure for Document Control
2012年 6月 18日发布 2012年 6月 18日实施
XXXX
文件控制程序
The Procedure for Document Control
Q/ABC04-02.40.01-2012 l 范围
本标准规定了相关部门和人员的职责及工作程序,以使一体化管理体系所要求的文 件,包括外来文件(以下简称文件)均受到有效控制,使其适用、有效而不被误用。 本标准适用于一体化管理体系和产品形成过程中所有文件的控制。
2 规范性引用文件
XX
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准
3.1 文件
信息及其承载媒介。
示例:记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。
媒介可以是纸张,磁性的、电子的、光学的计算机盘片,照片或标准样品,或它们的组合。 3.2 受控文件
由归口部门加以标识和统一管理、控制的文件。
3.3 非受控文件
归口部门不加控制的文件。
3.4 文件管理
指文件的编制、批准、标识、编号、发放、使用、评审、更改、回收、作废和归档等 的控制工作。
4 培训和资格
编制:XX 校对:XX 审核:XX 批准:XX 编制单位:XX 实施日期:2012年 6月 18日
4 培训和资格
4.1 凡是与各类文件控制有关的所有人员需学习、熟悉并应用本程序。
4.2 档案管理人员和专、兼职资料员都应经档案专业知识培训和本程序学习。
5 职责
5.1 最高管理者负责一体化管理体系手册、程序文件和公司规章制度的批准。
5.2 管理者代表负责审定一体化管理体系手册和程序文件, 并定期组织手册和程序文件的 适用性评审;公司分管领导负责审定公司规章制度。
5.3 企划部负责一体化管理体系手册、程序文件及公司规章制度的管理。
5.4 设计研究院负责标准、产品设计图纸资料及外来设计产品的图纸资料的审查认可和 工艺文件的编制、打印、更改及归档。
5.5 档案室负责产品设计图纸资料及外来设计产品的图纸、 技术文件和工艺文件的发放、 回收、作废和归档等工作。
5.6 总经理办公室负责行政文件传送、审批、发放、回收及密件管理。
5.7 各职能部门负责本部门主管业务有关程序文件及规章制度的编制。
5.8 各部门负责本部门文件的管理。
6 工作程序
6.1 体系文件的分类与编号
6.1.1 文件分类(见下图)
按 GB/T19001-2008、 GB/T24001-2004、 OHSAS 18001:2007、 GB/T23331-2009和 ISO50001:2011标准要求对各要素互相关系进行描述的文件,属 公司一体化管理体系管理体系纲领性文件
描述要素所涉及的职能部门对有关过程活动如 何进行控制的文件
对某一项活动、过程详细描述操作要领的文件 是体系运行的证实文件
6.1.2 文件编号
6.1.2.1 一体化管理体系手册的编号
年号
为第一层次文件
公司标准规定的 QHSE 管理类
企业标准代号
6.1.2.2 程序文件编号
年号
程序文件顺序号(01-99)
QHSE 管理体系要求中的章节号
02为第二层次文件即程序文件
公司标准规定的 QHSE 管理类
公司代号
企业标准代号
公司规章制度的编号参照另行规定。
6.1.2.3 第三层次文件编号
年号
Q/ABC10-015-2005《业务联系单编制和管理规定》4.2执行
程序文件顺序号(01-99)
03为第三层次文件
公司标准规定的 QHSE 管理类
公司代号
企业标准代号
6.1.2.4 记录表式的文件编号按 Q/ABC04-02.40.02-2012《记录控制程序》的规定执行。
6.1.2.5 版本号
a) QHSE管理体系文件的版本号由版号与修改次数号组成。版号用 1位数字表示,修
改次数号用数字表示,从 0开始。
b) 整个 QHSE 管理体系文件变更时,则应该重新编制版号;修改次数号变更主要用于
局部文件修改后。
c) 版本号主要用于文件封面,以示区别。
例:[版次 1 / 修改 0]:则表示该文件为第一版,尚未修改过的文件。
d) 所有文件(包括引用文件)均以网上公布的最新版本为准。
6.2 文件的编制和批准
为使文件是充分与适宜的,文件发布前得到批准。
6.2.1 体系文件的编制、修改、会签、审核、审定、批准权限见下表
文件种类 编制/修改 会签 审核 审定 批准 管理部门
手册 企划部
涉及的相 关部门 部门负责人 管理者代表 总经理 企划部
程序文件 公司规章制度 有关部门 部门负责人
管理者代表
分管领导
总经理 企划部
部门规定、作业
标准
有关部门 相关负责人 部门负责人 部门长 有关部门 6.2.2 文件会签使用“文件会签单” (附件 C ) ;发布前,文件编制部门应对文件所涉及的 部门组织讨论和培训,并将培训记录和“文件会签单”一并递交企划部。
6.2.3 审核和批准应在文件批办单上留有审核人和批准人的签字,以便存档被查。 6.2.4 图样和技术文件的编制和审批按照 Q/ABC10-010-2006《产品图样和技术文件修改 规定》执行。
6.2.5 行政管理文件的编制和审批按公司有关公文处理规定执行。
6.2.6 程序文件、公司规章制度的结构和内容,如封面、刊头、刊尾等按照 Q/ABC 10-012-2004《管理标准编写的规定》执行。
6.3 文件控制
文件分为:“受控”和“非受控”两大类。
6.3.1 凡与一体化管理体系运行密切相关的文件的管理均应受到控制,由文件管理部门按 本程序 6.3.2执行。对所有文本受控文件必须在文件封面上加盖表明其受控状态的印章, 并注明分发号。
6.3.2 本程序所规定的文件,必须有效地控制文件的版本,使所有持有这类文件的部门和 人员均能得到统一版本,并做到:
a) 文件产生的部门应建立“文件有效版本控制清单” (见附录 A ) ;
b) 文件发放部门必须确保所有应该得到文件的部门或人员,获得最新更改的有效版 本。对文本文件的发放应进行签收;
c) 各责任部门应将作废的文件及时清出; 对任何需要保留的作废文件 (包括已存档的 文件) ,应作出明确的“作废参考”的标识,另类存放,以免误用;
6.3.3 各部门的受控文件(如部门制度或作业指导书等)的有效形式参照公司的受控文
件执行。
6.3.4 一体化管理体系第三层次文件,经部门长批准生效后,原稿由部门自行负责保管。 6.3.5 受控文件形式
6.3.5.1 受控文件保持两种有效形式:电子文件和文本文件;
6.3.5.2 公司及部门制度电子文件挂在公司网上,以当日最新的为有效版本;文本文件以 经登记、加盖受控标识后发放的最新版本为有效版本;
6.3.5.3 文件管理部门负责在网上保持受控文件的最新版本, 同时负责受控文本文件的登 记发放。当文件内容发生变更时,应及时在网发布公告。部门体系管理员负责识别并传 达至本部门相关人员,并负责对文本文件按程序进行修改。
6.3.5.4 各部门可在公司网上得到受控文件的最新版,确保所有应得文件的人员,获得最 新有效版本;自行下载的电子受控文件只能作为工作参考,如需使该文件成为有效的文 本必须到文件管理部门登记并加盖受控标识。
6.4 文件发放
6.4.1 企划部负责发放一体化管理体系手册、程序文件及管理方面的文件,发放形式按 6.3.5执行。对电子文件负责在网上保持其最新有效版本;对文本文件发放应在“管理体 系文件收发记录表” (附录 B )上签收。
6.4.2 档案室负责图样和技术文件的复制和发放,并妥善保存签收记录,各有关部门按 需到档案室签收领取图样和技术文件。
6.4.3 标准化室负责标准、规范、公约等的复制和发放,经办理核准和登记手续并加盖 “标准专用章”后投入使用。
6.4.4 总经理办公室负责行政文件发放和控制。
6.4.5 各部门负责本部门文件的发放和控制。
6.5 文件修改 /废除
6.5.1 文件的内容如不能正确指导生产或不符合国家有关质量、 环境和职业健康安全要求 时必须进行修改 /废除。
6.5.2 文件的修改应由提出者报送修改书面材料, 对技术性文件的修改, 还应附有充分的 理论依据。 涉及到方针、 目标指标和管理方案等重大修改时, 由管理者代表组织有关部门 及人员充分评审现行文件的适宜性后,经最高管理者批准后,再做修改。
6.5.3 一体化管理体系文件的修改, 由提出者填写 “管理体系文件修改申请单” (附录 D ), 经有关部门领导签署意见后,报原文件审批部门签署意见。
6.5.4 原文件审批部门应在 10个工作日内做出是否接受文件修改申请意见,并向申请部
门作出答复。在未批准之前,仍按原规定执行。
6.5.5 经申请批准后,由责任部门实施修改。并在该文件修改履历上作好登记。文件修改 部门将文件修改完后,应将修改后的正稿及相应的“管理体系文件修改申请单”移交文件 管理部门。
6.5.6 文件管理部门按原发放程序进行发放,同时回收相应作废文本文件,并在“管理体 系文件收发记录表” (附录 B ) 上作相应记录;并将修改或作废的电子文件从网上删除,修 改后的文件上传至网,同时确保文本文件与电子文件的一致性。
6.5.7 文件修改内容应由文件的原审批人审批,当审批人变化时,由接替其岗位或其授权 人审批。文件修改的审批,由该文件的原编制部门负责。
6.5.8 文件修改或废除,按照 6.2.1的职责重新进行会签、审核、审定和批准,文件管理 部门应保存书面会签、审核、审定和批准记录。
6.5.9 文件更改可采取划改或换页 /换版办法。
a) 划改:文本文件在被更改的内容上划“ X ” ,并在原处写上或绘上更改后的内容, 在划改处作出标识:“△” ,第一次划改为“△ 1” ,第二次划改为“△ 2” ,依次类推。电子文 件直接划改原更改的内容。每次划改,都要在更改记录中注明更改者姓名和日期。 (若图 样和技术文件更改时,必须写上更改单编号) 。
b) 换页/换版:即在该页文件页码编号后加上标识:第一次换页加记号 (A),第二次 换页加记号 (B),依次类推。如整篇文件换版,则对发布年份作相应标识:当年在年号后 标(A ) ,次年改成新一年年号。例:
更 改 前 更 改 后
换页更改:8/第 8页或 8-1/第 8-1页 8A/第 8A 页或 8-1A/第 8-1A 页
换版本更改:Q/ABC04-02.40.01-2007 当年 Q/ABC04-02.40.01-2007A
隔年 2008年 (依此类推 ) Q/ABC04-02.40.01-2008
6.5.10 文件更改时,文件编制部门在“文件更改通知单”上说明文件的修改内容,以防 止作废文件的非预期使用。 若因其他原因而保留作废文件时, 对这些文件的管理按 6.3.2 c) 执行。
6.5.11 由于错字、编号、页码等非原则性错误(即不会引起误解)需要修改文件时,可 直接修改,不按照 6.5条款执行。
6.5.12 图样和技术文件的更改按《产品图样和技术文件修改规定》执行。
6.6 外来文件的管理
6.6.1 总经理办公室负责发放和管理上级行政部门发至公司的各类文件;
6.6.2 设计部门负责对作为施工依据的外来图纸进行设计审查、工艺认可和会签;
6.6.3 标准化室负责外来标准文件的审查和认可,并进行管理;
6.6.4 总经理办公室、市场营销部、品质保证部、安环保卫部、 工务保障部等涉外部门收 到相关方有关管理内容的文件时,应在 10个工作日内(急件除外)将有关文件的复印件 传递给企划部。
6.6.5 企划部收到有关管理内容的外来文件时,应在 10个工作日内识别其文件的适用性, 并决定其发放范围。文件发放按 6.4条款执行。
6.7 文件回收与归档
6.7.1 所有失效/作废文件由相关部门文件管理员及时从所有发放或使用场所撤出,若文 本文件应加盖“作废”印章。
6.7.2 如因法律或其他要求需保留的任何已作废的文本文件, 应在文件封面上加盖 “作废” 印章,并标注“仅供参考” ,另类存放。
6.7.3 作废的受控文件由原发放部门负责回收与销毁,并保存回收清单和销毁记录; 6.7.4 文件的归档按照 Q/ABC01-700-2008《企业档案管理规定》实施。
6.8 文件评审
6.8.1 管理者代表每年组织对管理体系文件进行充分性、适宜性评审。
6.8.2 企划部根据管理者代表指令组织对管理体系文件进行评审。
6.8.3 责任部门结合平时管理情况对文件进行适时评审。
6.8.4 评审涉及文件修改时按 6.5条款执行。
7 工作流程图 (见下页)
8 附录
8.1 文件有效版本控制清单 (附录 A )
8.2 管理体系文件收发记录表 (附录 B )
8.3 文件会签单 (附录 C )
8.4 管理体系文件修改申请单 (附录 D
7 工作流程图
Q/ABC04-02.40.01-2012
附录 A XX X
ABC(QHSE)001文 件 有 效 版 本 控 制 清 单
部门 No.
序
号
文件编号 文 件 名 称 备注
说明:1、原则上每年一次发布,由各部门自定发布时间,若变更频次较高时应及时发布。 2、凡停用的文件及时退出现场。
Q/ABC04-02.40.01-2012
附录 B X X X
管 理 体 系 文 件 收 发 记 录 表
ABC(QHSE)002 No.
发放记录 回收记录 序号 文件名 文件号 版次 /修改 分发号
部门 签收 日期 签收 日期
Q/ABC04-02.40.01-2012
10
附录 C XXX ABC(QHSE)003
XXX 有限公司
文件会签单 Counter -Sign List of Documents 文件名称
Document Nam
主办部门 Sponsor
负责人
(Person in Charge)
编制人 Compiler
会签单位 Counter -Sign Units 要求回复日期
Date of reply
Required
会签意见
Counter -Sign Opinion
签名
Signature
日期
(Date )
备注 (Remark )
主办部门回复意见(可附页) :
Opinion from the department in charge(If space is not enough, additional page can be attached)
公司分管领导审阅
Checked and Approved by The Vice President
附录 D 管 理 体 系 文 件 修 改 申 请 单 ABC(QHSE)004 No.
文件号 文件名 版次 /修改 修改原因:
申请人 /日期:
修改前 修改后
部
门
意
见
签名 /日期:
原 文 件 审 批 部 门 意 见 归口部门:
签名 /日期:管理者代表:
签名 /日期:最高管理者:
签名 /日期:
范文五：文件控制程序
文件控制程序
1 目的
对与食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2 适用范围
适用于组成公司食品安全管理体系的文件。
3 职责
3.1 总经理负责公司食品安全管理体系方针、目标文件、食品安全手册文件的批准。
3.2 食品安全小组组长负责组织编写和审核食品安全管理手册,批准程序文件和工作文件。
3.3 各职能部门负责本部门工作范围内与食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。
3.4 行政部是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。
4 定义
受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。
5 工作程序
5.1 文件分类、编号和版本标识
5.1.1 食品安全管理体系由管理手册、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：
a)食品安全管理手册：公司代码/MM/代号-发布年号
b)程序文件：公司代码/代号/顺序号-发布年号
程序文件的代号为×P，×可以是其他任何字母，QP代表质量管理体系应用或与其他体系共用的程序文件，SP代表食品安全管理体系要求的程序文件。 c)工作文件：公司代码-部门简称/类别顺序号-发布年号，
部门简称规定：行政部AD、运营部OD、食品安全小组ST、财务部FD、采购部BD、营销部MD、生产部SC、总经理GM、食品安全小组组长MR。
d)外来文件：公司代码/顺序号-原编号
e)表格（记录格式）：产生表格的文件编号（去除发布年份）-顺序号版本号。
f)记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定。
5.1.2 文件的版本与状态：食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为A/0.1，其中A表示版本，0表示初始状态。即该版本未进行修改。
5.2 文件受控状态
5.2.1 公司内部使用的食品安全管理体系文件均为受控文件。
5.2.2 公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。
5.2.3 公司外部使用的食品安全管理体系文件均不为受控文件。
5.3 文件编制、审核、批准
5.3.1 方针、目标和食品安全管理手册由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。
5.3.2 程序文件由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。
5.3.3 工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由食品安全小组组长批准。
5.3.4 组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。
5.3.5 文件编制、审核、批准时，各负责人应填写《文件审批表》。
5.3.6 管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为
22。其他未详细规定事项套用本文件格式。
5.4 文件的发放、保存和管理
5.4.1 食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由行政部保存并不得外借。 以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。
5.4.2 文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。
5.4.3 外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。
5.4.4 《受控文件清单》应适时更新以反映实际。
5.4.5 文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件只置于行政部)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。
5.4.6 行政部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部管理体系审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
5.4.7 因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，行政部做好相应发放签收记录。
5.5 文件的更改
5.5.1 文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。
5.5.2 更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只进行划改并签名或盖章即可；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由A变为B。
5.5.3 只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行5.6的规定。
5.6 文件回收、作废与销毁
当文件不适用或文件持有人变动时，行政部应将相应的文件回收，在原《文件中发放/回收登记》栏注明。回收的文件，需要作废的，由行政部填写《文件销毁登记表》，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。
5.7 外来文件
5.7.1 国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司行政部组织各职能部门识别、收集、获取，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发/回收登记表》。外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件”。
5.7.2 公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与食品安全管理体系有关，若有关，转交公司行政部，执行5.7.1。
5.7.3 行政部和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新《受控文件清单》。
5.7.4 公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。
5.8 文件的使用和评审
文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。
文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。
每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。
5.9 记录的管理
记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。
6 相关文件
《记录控制制程序》
《作业指导书编写规范》
7 相关记录
《受控文件清单》
《文件审批表》
《文件发放/回收登记表》
《文件借阅登记表》
《文件更改申请单》
《文件销毁登记表》
记录控制程序
1 目的
对食品安全管理体系进行有效的管理，保持食品安全管理体系有效运行的证据。
2 适用范围
适用于与食品安全管理体系所有相关的记录。
3 职责
3.1 食品安全小组组长:负责组织所有食品安全管理体系管理工作。
3.2 各部门：负责本部门食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的食品安全管理体系。
3.3 行政部：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。
4 定义
记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。
记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。
5 工作流程
5.1 各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。
5.2 记录的格式和标识
5.2.1 存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。
5.2.2 管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报食品安全小组组长批准，由文件管理人员备案后使用。
5.2.3 记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。
5.2.4 记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。
5.3 记录的填写
5.3.1 记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。
5.3.2 如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。
5.3.3 记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。
5.3.4 文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。
5.3.5 记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。
5.4 记录的管理和跟进
5.4.1 行政部编制公司《记录清单》，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。
5.4.2 在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。行政部至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存。
5.4.3 行政部应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。
5.4.4 超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。
5.4.5 记录是一种特殊的文件，应遵守《文件控制程序》中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。记录无发放要求。
5.4.6 记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员查阅记录应得到食品安全小组组长批准。
5.4.7 当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。 6 相关文件
《文件控制程序》
7 相关记录
《食品管理体系记录清单》
管理评审程序
1 目的
通过最高管理者定期对组织的食品安全管理体系进行有效评审，以确保食品安全管理体系持续的适宜性和有效性，以实现组织既定的食品安全管理体系方针、目标。
2 适用范围
适用于公司最高管理者主持的食品安全管理体系的评审会议。
3 职责
3.1 最高管理者主持管理评审并批准评审报告。
3.2 食品安全小组组长负责管理评审的组织、协调工作，审核评审报告，以及评审后的纠正和预防措施的跟进、验证；
3.3 办公室负责收集评审资料，编制管理评审计划和管理评审报告。
3.4 各部门负责提供本部门有关评审所需的资料以及参加管理评审工作，落实管理评审报告中与本部门有关的工作内容，制定相应措施，予以实施。 4 定义
5 工作流程
5.1 评审频次
5.1.1 管理评审每年召开一次，二次之间间隔不超过12个月。一般选择在内部审核后和外审之前。
5.1.2 下列情况下，由食品安全小组组长申请，经总经理批准适时进行管理评审：
a)重大的客户投诉；
b)发现食品安全管理体系的严重不符合等；
c)即将进行第二或第三方审核或法律、法规规定的审核时；
d)组织结构、产品范围、技术和工艺、资源配置的重大变动；
e)社会环境、市场需求、法律法规和标准发生重大变化；
5.2 评审计划和准备
5.2.1 计划内容：评审目的、范围、时间、地点、参加人员、评审内容及评审前期准备工作和资料。
5.2.2 计划由办公室编制，食品安全小组组长审核，最高管理者批准，在评审会议一星期前发给各部门。
5.2.3 各部门协助办公室准备好相关资料，包括提交相应的书面文件记录以支持其意见，并能与食品安全管理体系目标相联系。
5.2.4 参加评审的成员应包括食品安全小组组长、食品安全小组和各部门负责人。
5.3 评审输入——管理评审内容
a)对食品安全管理体系的内、外部审核结果；
b)内外部沟通活动，包括顾客反馈信息，以及相关方的意见；
c)食品安全管理体系运行的绩效，包括食品安全管理体系的方针和目标实现情况，产品实现过程和产品质量控制措施和结果；
d)纠正和预防措施状况；
e)以往管理评审会议的跟踪措施；
f)可能影响食品安全管理体系的变更如内、外部环境的变化情况； g)对食品安全管理体系提出的改进建议；
h)食品安全的验证活动结果的分析；
i)紧急状况、事故和召回；
j)评审结果和体系更新活动；
k)各单位、员工对持续改进的合理化建议等。
5.4 评审会议
a)最高管理者参照评审计划，主持评审会议；
b)最高管理者对评审内容做出决定；
c)办公室做好会议记录工作，记录各方面对评审输入的意见 。
5.5 评审输出——《管理评审报告》
5.5.1 《管理评审报告》的内容
a)管理评审的一般情况目的、依据、时间、地点、人员；
b)评审综述；
c)评审总结。
5.5.2 管理评审总结应包括(不限于)以下有关方面的任何决定和措施： a)食品安全管理体系及其过程有效性改进的建议；
b)与客户要求有关的产品改进；
c)对相关方和客户承诺的改进
d)对资源的配置情况是否满足体系运行的需求；
5.5.3 《管理评审报告》的编制
应在评审会议后一周内由办公室编制，经食品安全小组组长审核，报最高管理者批准，分发到各部门予以执行。
5.5.4《管理评审报告》的分发范围：
a)总经理、食品安全小组组长；
b)各单位负责人及其与会人员；
c)食品安全小组成员。
5.6 管理评审跟踪
5.6.1 管理评审提出的改善项目由相关单位实施纠正和预防措施，按《纠正和预防措施程序》执行。
5.6.2 食品安全小组组长监督、检查纠正和预防措施的实施情况。
5.6.3 应由办公室保持管理评审的有关记录。
6 相关文件
《纠正和预防措施程序》
7 相关记录
《评审计划》
《管理评审纪要》
《管理评审报告》
《合理化建议书》
《会议签到表 》
人力资源控制程序
1 目的
确保公司人力资源满足岗位能力需求，合理配置，高效利用，以提高工作效率、实现食品安全业绩为目标。
2 适用范围
适用于公司所有从事影响食品加工和食品安全质量的人员能力管理,包括招聘、考核和培训。
3 职责
3.1 总经理：
a)批准培训计划；
b)部门主管以上员工的职责和任职条件的审批，及其任用批准；
c)授权食品安全小组组长安排食品安全小组的有关知识的培训。
3.2 办公室：
a)任职与培训管理的归口单位；
b)负责组织编制《岗位任职要求》；
c)负责公司培训工作的策划、组织、实施与评价。
3.3 各部门：
a)本部门人员培训需求的确定和计划；
b)本部门工作的安排和员工能力考察。
4 定义
5 工作流程
5.1 人员安排及能力确定
公司从人员的教育、培训、经历以及相关的工作经验和技能方面考虑，由人事行政负责组织各职能部门编制《岗位任职要求》，经总经理批准后，作为公司人员安排、招聘、职位晋升及任免的依据。
国家法律、法规、标准或行业规范等要求持证上岗的岗位，具有相关的上岗资格证是必然的任职条件。
5.2 人员的招聘和试用：
当出现职位空缺时，由用人部门向办公室提出需求申请，办公室根据该职位工作胜任所需的能力要求招聘适用的人员。经用人部门试用以证明其胜任。新员工应填写《员工转正申请表》并与该员工档案一起予以保持。
国家规定需要上岗证的特殊岗位，公司应要求员工提供相关的资格证明，并填写《特殊岗位员工资格确认表》。对于与食品（包括原料、辅料、与食品接触材料和终产品）直接接触人员必须有健康证明。
5.3 培训与能力提升
公司通过培训，确保员工的能力得到不断的提升，以适应管理体系持续改进的需要。
5.3.1新职员培训安排
a)办公室门应安排新职员在上岗接受入职培训，包括公司基础知识培训和岗位技能培训。
b)基础知识培训：员工手册、公司简介、方针、目标、相关标准知识、及相关的基础规章制度，由办公室负责组织。
c)岗位技能培训：所在部门的业务运作流程及相关的程序/作业文件/安全规范/操作技能，由用人部门负责执行。
5.3.2 在职培训的安排
a)转岗培训:与5.3.1C)岗位技能培训同，转岗前由办公室安排，新岗位用人部门负责进行培训；
b)用人部门需要紧急培训，包括新的食品研发项目、新增仪器设备、文件变化、职员工作任务变更等引起的即时培训需要，本部门不能自行完成时，应向办公室提出申请，经最高管理者批准后执行；
c)计划培训：办公室定期根据以往的培训效果、岗位能力需求、部门或员工个人提交的培训申请表、公司的业务发展、管理体系、食品安全的符合性、客户满意调查结果等方面内容进行全面分析制定《培训计划表》，经总经理批准后实施。在培训开始前适当的时间，办公室应另外发出培训通知。《培训计划》内容包括： 培训内容、培训方式、培训对象、培训时间和评价/考核方式。一般地，只需制订年度培训计划。
5.3.3 培训考核和记录
a)所有培训，都必须进行考核评价，由培训组织者负责，可采取课堂考核、考试或上级主管确认等方式（送外培训获得培训机构证书可免考核）。
b)对于评价考核不合格的人员， 可给予一次再培训的机会，若再培训考核仍不合格，公司将根据实际情况考虑转岗或解雇。
c)所有接受培训的员工，均应在员工档案中记录其培训的情况，填写《培训档案》。
5.3.4 培训的改进
办公室应组织相关部门/人员讨论培训工作开展情况，包括课程内容、受训人员的学习效果、授课人的讲课效果、培训环境、培训对管理提升的作用等，填制《培训实施与评价表》作为今后培训工作改进的依据。
6 相关文件
7 相关记录
《培训计划表》
《培训实施与评价表》
《员工个人培训档案》
《特殊岗位员工资格确认表》
《员工试用期考核报告》
《岗位描述表》
基础设施控制程序
1 目的
保证公司的基础设施和工作作环境的充分，使基础设施得到管理与维护，状态良好，以确保食品生产实施过程顺利，食品符合要求。
2 适用范围
适用于与食品安全管理体系有关的影响到产品质量的场所、设施、设备的提供和工作环境的管理。
3 职责
3.1 最高管理者负责基础设施和工作环境的提供；
3.2 生产部负责生产基础设施的管理和维护；
3.3 办公室负责办公基础设施的管理和维护；
3.4 各部门负责正确使用并保护其使用的基础设施和工作环境。
4 工作流程
4.1 基础设施的提供和维修：
4.1.1 为实现符合产品所需的设施，包括：工作场所（车间，办公场所等）、设备、工具、支持性服务（水、电、气供应）。
4.1.2 设施的提供
a)各部门根据生产要求及发展的需要，填写《设施添置申请表》，注明设施名称、用途、技术参数、数量等，报生产部，经食品安全小组组长审核，总经理批准后由生产部部选型、采购。
b)采购设施进厂后，由生产部会同使用部门到现场验收，根据清单逐一清点，备件、附件归使用部门，技术资料归生产部保管，并填写《设施验收单》。 c)设施安装、调试由生产部、使用部门负责实施安装。调试合格后，运转一段时间后由生产部移交给使用部门，并填完《设施验收单》，办理设施安装移交手续。验收不合格的设施（新购）由供销部与供方协商解决，并在《设施验收单》上记录处理结果。低值易耗设施由使用部门自行验收，并由仓库办理手续。 d)生产部对验收合格的设施进行编号，登录《固定资产设备台帐》，并在设施上安上固定资产标牌。
e)生产部每年12月根据生产所需收集设施的添置、更新、改造、检修信息，并由生产部召开设施平衡会，讨论下一年度的设施添置、更新、改造、检修计划，由生产部根据讨论结果编制下一年度的《设施检修计划》，报食品安全小组审核，经总经理批准后，分发到各部门，由生产部监督落实。
4.1.3 设施的使用、维修和保养
a)根据生产需要生产部组织编写《设施操作规程》，发放到使用部门。对关键设施《固定资产设备台帐》上要有标注。对相关操作人员应由相关部门培训考试合格后，持证上岗。
b)由生产部编制《设备维修保养规程》，对各类设施的检修、保养等作出规定。设施的各使用部门应严格按照规范执行。生产部编制《设施日常保养项目表》，规定保养项目频次发给使用部门执行。各部门设施管理员负责监督执行情况。生产部每月收集《设施日常保养项目表》整理入档，作为制定年度检修计划的依据。 c)日常生产中车间无法排除的故障应填写《设施报验（修）单》，报生产部检修，检修中的设施应挂红色检修牌，检修好的设施需经使用部门设施管理员验收签字后使用。对于固定资产的检修情况，由生产部记录在《设施故障维修记录
表》中；对于构成大修的，除填写上述记录外，还需填写《设备登记卡》。
4.2 设施的封存、启封、报废
4.2.1 封存设施应挂黄色牌，设施的封存由设施使用部门填写《设施封存启封申请表》，经生产部审批，关键设施经食品安全小组组长审批后执行。
4.2.2 由于生产品种的变化需对封存的设施启封时，由使用部门填写《设施封存启封申请表》，生产部审批执行，关键设施经食品安全小组组长审核，总经理批准后执行。
4.2.3 对无法修复或无使用价值的设施，由生产部填写《设施报废单》，经食品安全小组组长审核，总经理批准后报废。
4.2.4 对低值易耗设施由使用部门填写《设施报废单》，报生产部主管批准后报废。
4.2.5 报废的设施应挂黑色报废牌，进行报废处理。
4.3 工作环境
4.3.1 生产部应为生产部门提供符合产品质量卫生要求所需的工作环境。
4.3.2 设计合理的三废排放流程，无污染、有效地对废气、污水、污物等进行排放、废弃
等处理。
4.3.3 绿化厂区，做好防尘、防噪音等措施。
具体操作由生产部按《前提方案》执行。
5 监控和纠偏
发现不符合之情况按《纠正和预防措施程序》执行。
6 相关记录
《设施添置申请表》
《设施验收单》
《设施日常保养项目表》
《设施报修单》
《设施故障维修记录表》
《固定资产设备台帐》
内部审核控制程序
1 目的
审核验证食品安全管理体系是否符合策划的结果，确定食品安全管理体系是否得到有效实施和保持，及对食品安全管理体系的持续改进。
2 适用范围
适用于公司食品安全管理体系覆盖的所有过程和所有区域的内部审核。 3 职责
3.1 食品安全小组组长
a)确定审核组成员及审核组长,批准内审计划。
b)评审审核结果，并向总经理汇报审查中发现的主要问题，包括任何改进的机会及变更的需要。
c)审批纠正措施产品，监督各部门实行纠正措施。
3.2 办公室：组织开展内审工作，整理、保存内审记录。
3.3 各部门：配合内审工作的实施，纠正内审发现的不合格。
3.4 审核组长
a)负责审核各阶段的工作。
b)制定审核计划及检查表，明确内审员分工。
c)编写审核报告。
4 定义
5 工作流程
5.1 内审策划：
根据公司实际情况，每年进行不少于一次的内部审核，且二次内部审核时间间隔应在12个月内，并配合第三方审核的时间安排，在第三方审核前完成。内审采用集中审核的方式进行。
当出现下列情况时，可以考虑追加临时内审：
a)公司组织架构发生重大变化
b)相关的法律、法规要求发生变化时
c)公司食品安全管理体系范围变更包括覆盖的要素和产品时
d)进行第二方、第三方审核前
e)市场需求发生变化
f)客户严重投诉时
5.2 内审准备
5.2.1 每次内审前，由食品安全小组组长负责任命审核组长，组建审核组。
5.2.3 审核组长负责根据内审计划安排以下内容, 对审核组成员进行分工，编制《内审实施计划》：
a)审核目的、性质、范围和依据；
b)内部审核的工作安排；
c)审核组人员名单；
d)审核时间、地点；
e)受审核部门及审核要点；
f)预定时间，持续时间，会议时间；
g)审核报告分发范围及日期；
5.2.4 审核组收集并审阅受审部门的质量活动有关的程序文件、工作文件及以往审核报告编制《内审检查表》,经审核组长批准后备用于内审。
5.2.5 《内审实施计划》经食品安全小组组长批准后提前5—10天发放给受审区域，受审区域若对计划有异议，于内审前三天反馈给审核组长以便及时调整。
5.2.6 内审员应经培训考核合格后才能担任。内审员不允许审核自己的工作，以确保审核过程的客观性和公正性、独立性。
5.2.7 审核组长在审核3天前，与受审部门负责人接触，约定审核时间、陪同人员等问题。
5.3 内审实施
5.3.1 首次会议
首次会议由审核组长主持，向与会人员介绍审核目的、范围、依据、审核组成员及审核日程等。与会人员为各受审部门负责人及公司领导、内审组全体。
5.3.2 现场审核
a)内审组根据《内审检查表》、《内审实施计划》对自己负责的受审区域进行客观公正审核，控制审核进度，同时将审核情况记录于《内审检查表》中； b)受审单位应协助内审员工作，提供必需的资料；
c)当天内审结束后，由审核组长组织召开内审组会议，了解当天内审情况，核查不合格项，处理当天审核过程中的异常情况，指导内审组第二天的审核工作； d)内审员在审核时，要保持公正而又客观的审核态度，相信自己的抽样； e)一般情况，严禁偏离审核计划及审核检查表，对于审核过程中需要更改审核计划或审核检查表，必须征求审核组长的意见，由审核组长与受审部门进行协商双方接受后方可执行。
5.3.3 审核总结
a)现场审核结束，审核组长组织召开内审小组会议，综合全面分析内审情况； b)确定不合格项和建立《纠正和预防措施要求表》。
5.3.4 末次会议
a)末次会议由审核组长主持，向与会人员重申审核目的、范围、依据等。 b)各内审员报告各自审核发现——宣布《纠正和预防措施要求表》，由受审区域负责人确认。
c)审核组长报告本次内审情况，公司领导做总结性的发言。
d)与各受审部门讨论本次内审情况，交流意见。
5.4 内审报告编制及发放
现场审核结束后5天内，由审核组长完成《内审报告》，交食品安全小组组长批准后发放至受审部门，《内审报告》应包括以下内容：
a)审核目的、范围和依据；
b)审核组成员；
c)审核时间；
d)审核情况总述，包括不合格项的分析情况；
e)审核结论；
f)有关的改进注意事项。
5.5 不符合项的跟踪及验证，按《纠正和预防措施控制程序》规定执行。
5.5.1 责任部门根据《纠正和预防措施要求表》进行原因分析，采取纠正措施，在预计期限内实施完毕。
5.5.2 内审员对内审不符合项的整改情况进行跟踪与验证，验证结果记录于《纠
正和预防措施要求表》。
5.5.3 食品安全小组组长负责处理预定期限内未能完成的纠正措施。
5.5.4 本次内审结果提交到公司的年度管理评审会议，作为管理评审的输入内容之一，同时也可以作为下次内审的策划输入内容之一。
5.6 内审活动结束，所有资料交由办公室整理保存。
6 相关文件
《纠正和预防措施控制程序》
7 相关记录
《内审实施计划》
《内审检查表》
《内审报告》
《会议签到表》
不合格品和潜在不安全品控制程序
1 目的
对不合格品进行有效控制，并给予适当的处置，确保前一过程的不合格品不输入下一过程，防止不合格品原预期的使用或交付。
2 适用范围
适用本公司对采购原料、半成品、成品的不合格或者潜在不安全品予以控制。 3 职责
3.1 检查人员：对不合格品或服务予以标识，开具《不合格品处理单》。
3.2 各部门：处理在本部门发现的不合格。
3.3 食品安全小组组长：负责《不合格品处理单》审批。
4 定义
5 工作流程
5.1 产品的不合格控制
5.1.1 鉴别
a)原料不合格的鉴别，按照进货检验标准进行；
b)生产和服务过程中的半成品和成品不合格鉴别，按产品标准、服务标准和各种验收标准进行；
5.1.2 标识
a)对已发现的不合格产品，由检验员在不合格产品的外包装上贴上红色的“不合格”标签，并由监督不合格产品的负责人将不合格产品隔离存放在“不合格区域”待处理；
b)由检验员开立《不合格品处理单》，记录不合格的事实。
5.1.3 隔离
凡经发现的不合格品，应采取及时有效的隔离措施，防止在未处置之前继续使用，未经处理，任何人不得动用。
5.1.4 评审
一旦发生不合格品，由检验人员配合部门主管进行评审工作，判定不合格品的性质和可接受的处置方式（包括返工，报废、撤回或待处理品）；对一时难以评审的不合格品，上报食品安全小组组长进行审定。
若评审发现是普遍性的不合格，应：
a)暂停放行同一批产品；
b)追溯、重检验（全检）同一批次产品的质量，对发现的不合格品予以标识隔离；
c)对不合格的来料，追溯、重检验使用到同一批次来料的成品、半成品，对发现的不合格品予以标识隔离。（按《采购作业规范》）
5.1.5 处置
a)不合格的来料，由采购部门与使用部门沟通，根据实际产品的采购和使用情况确定退货、调换或送供方修理，应做好退换送修、送修的单证，以上处理均不可行则提出让步使用或报废申请。并在《不合格品处理单》上记录。
b)不合格成品、半成品经评审可考虑返工的，或者报废，不得让步使用。 c)不合格品经处理后，必须重新接受产品质量检验；
d)让步使用时，应得到总经理的审批；返工和作废由食品安全小组组长批准。
5.2 不合格品控制的管理
5.2.1 对不合格项经处理纠正后，应由不合格品/服务处理单建立人或责任部门对处理效果进行追踪、验证，并做好记录（《不合格品处理单》）。
5.2.2 在服务交付之后，如发现存在不合格服务时，应由责任部门与服务接受者进行协商，采取双方认可的补救措施。
5.2.3 食品安全小组组长针对不合格因素的影响程度和涉及范围，以决定是否根据《纠正和预防措施控制程序》发出《纠正和预防措施要求表》。
5.2.4 当外部投诉或同类不合格项发生两次以上，或发生影响重大的不合格时，应按《纠正和预防措施控制程序》执行。
5.2.5 记录的归档与保存:不合格品的处理记录由各自管辖范围的归口部门负责依据《记录控制程序》进行归档与保存。
5.2.6 对不合格的处理应首先考虑不影响客户应得的服务和产品供应。
5.3 潜在不安全产品的处理
5.3.1 在超出关键限值条件下生产的产品由关键控制点监视人员直接识别潜在不安全产品，对其进行标识和隔离。
5.3.2 不符合操作前提方案条件下生产的产品，现场生产人员先行将其标识和隔离。通知品管人员评价不符合的原因和对由此对食品安全造成的后果，满足如下情况的取消标识和隔离，否则应更改标识为潜在不安全产品。
a)相关的食品安全危害已降至规定的可接受水平；
b)相关的食品安全危害在产品进入食品链前将降至确定的可接受水平； c)尽管不符合，但产品仍能满足相关食品安全危害规定的可接受水平。
5.3.3 对潜在不安全产品由品管人员从如下方面获得证据可作为安全产品放行，否则应作为不合格产品处理
a)除监视系统外的其他证据证实控制措施有效；
b)证据显示，特定产品的控制措施的整体作用达到预期效果;
c)充分抽样、分析和（或）充分的验证结果证实受影响的批次产品符合被怀疑失控的食品安全危害确定的可接受水平。
5.4 撤回
在不合格品或潜在不安全品在标识和隔离前，所有受不合格影响的批次产品应在组织的控制下予以保留。当确定为不安全的不合格产品已经不在组织控制范围内时，组织应通知相关方，并启动撤回，具体按《撤回控制程序》要求进行。 6 相关文件
《前提方案控制程序》
《危害分析控制程序》
《HACCP计划控制程序》
《食品安全验证程序》
《纠正和预防措施控制程序》
7 相关记录
《不合格品处理单》
《退货单》
《报废单》
《整改通知单》
纠正和预防措施控制程序
1 目的
消除食品安全管理体系运行过程中发现的不合格和潜在不合格的原因，防止其再发生，确保食品安全管理体系持续的有效性和符合性。
2 适用范围
适用于公司食品安全管理体系运行过程中的发现的不合格/潜在不合格的改进过程。
3 职责
3.1 食品安全小组组长负责持续改进工作的组织与协调。
3.2 办公室负责纠正/预防措施实施情况的统计分析。
3.3 各相关责任部门/人配合实施本程序。
4 定义
4.1 纠正措施：为了防止现存的不合格、缺陷等其它不希望的情况的再次发生，消除其原因所采取的措施。
4.2 预防措施：为了防止潜在的不合格、缺陷或其它不希望情况的发生，消除其原因所采取的措施。
5 工作流程
5.1 不合格或潜在不合格的发现与识别：
a)内审、外审的结果；
b)数据分析结果；
c)对质量目标的测量分析；
d)过程和服务的监视和测量中发现的产品、服务、基础设施、外协商的重大不合格；
e)培训效果的评价；
f)相关人员/部门的改进建议或合理化建议；
g)管理评审的结果；
h)纠正/预防措施实施及统计分析结果；
i)客户投诉/客户满意度调查分析结果；
j)其他情况，如安全专项检查等；
5.2 不合格或潜在不合格的处理
不合格或潜在不合格一经发现，由发现人/部门建立《纠正和预防措施要求表》，经食品安全小组组长审批（审核中发现的由审核组长审批）后，由不合格或潜在不合格的部门主管确认并负责分析原因、制订和执行纠正或预防措施，直到不合格或潜在不合格的原因被消除。最后由《纠正和预防措施要求表》验证通过后，资料由办公室保存。
5.3 原因分析、制订措施并执行
a)相关责任部门根据收到的《纠正和预防措施要求表》，针对不符合/潜在不符合情况深入分析原因，必要时组织相关职能部门一起讨论确定原因，分析结果记录于《纠正和预防措施要求表》原因栏；
b)责任部门针对上述确定的原因，制定切实可行的措施，以确保防止不符合的再次发生或潜在不符合的发生，并记录于《纠正和预防措施要求表》措施栏； c)责任部门根据确定的措施，确定完成日期，并在规定期限内有效实施完成，实施完毕后，反馈给《纠正和预防措施要求表》编发部门进行验证；
d)对于措施的实施引起食品安全管理体系文件更改的情况，依据《文件控制程序》规定实施。
5.4 措施的验证与跟踪：
a)《纠正和预防措施要求表》发出部门对纠正部门措施的实施情况进行跟踪了解实施情况；
b)《纠正和预防措施要求表》发出部门员收到责任部门反馈实施改进完毕的信息后，及时对措施的实施效果进行验证评价，评价结果记录于《纠正和预防措施要求表》效果验证栏；
c)对于在验证过程中，发现措施无效或未全面实施，由验证部门要求责任部门重新按照5.3的要求处理；
d)对于连续两次验证发现同一不符合/潜在不符合的措施无效时，由验证部门报告食品安全小组组长依据5.2规定进行处理。
5.5 《纠正和预防措施要求表》记录的管理：
a)《纠正和预防措施要求表》关闭后，由办公室负责依据《记录控制程序》有关规定对所有资料进行登记、编号、整理保存归档；
b)为消除实际或潜在不合格原因所采取的任何纠正或预防措施，应按问题的重要性及本公司所承受的风险程度相适应，根据实际情况满足公司内外的需要； c)为方便管理，《纠正和预防措施要求表》应编制顺序号，格式为：YYMMDD—XX（YY—年份；MM—月份；DD—日期；XX—从“01”开始的流水号）；
d)办公室确保所采取预防措施的有关信息提交到管理评审。
6 相关文件
《记录控制程序》
7 相关记录
《纠正和预防措施要求表》
《改进计划》
突发事件准备和响应控制程序
1 目的
建立应急状况的识别和响应机制，确定可能影响食品安全的潜在事故和紧急情况，制订相应的预案，在应急状况发生时做出有效的响应，防止和解决可能伴随的食品安全影响。
2 范围
适用于公司所有的仓库、生产和服务场所及过程中出现的事故和紧急情况。 3 职责
3.1 食品安全小组组长负责应急准备的协调和管理。
3.2 总经理承担响应的责任。
3.3 在应急现场的最高职级的主管负责按本程序做出响应。
3.4 各部门按其职责执行本程序规定。
4 程序
4.1 应急状况识别：
食品安全小组组长负责对需要应急准备和响应的可能影响食品安全的潜在事故和紧急情况识别，同时识别出这些情况会给食品带来何种危害，并根据公司、社会和环境的变化不断进行完善。
应考虑的应急状况包括：
a)突然停水：清洁工序的质量无法保证和食品制作无法继续进行； b)火灾发生：影响加工或服务的环境卫生不符合要求；
c)传染病流行：食物和员工有可能成为传染病的传播途径；
d)地震、台风、洪水等天灾：影响加工或服务资源的完整性，从而影响食品危害控制措施 的有效性；
e)突然停电：由电力支持的正在运作的设施设备停止工作，可能导致原料、半成品和成品的变质；
f)食物中毒：本公司的产品食用的人群中出现食物中毒情况，可能不是孤立的事件，采用本公司产品食用的所有人都面临着风险；
g)有害物泄漏：掺杂食品，增加食品中的安全危害；
h)食品供应链的突变：供方的质量事故或供应的中断、运输贮存和分销等合作伙伴的突然改变等会导致公司食品危害的变化。
4.2 制定应急预案：
食品安全小组组长应针对识别出的可能影响食品安全的潜在事故和紧急情况预先制定应对措施。可考虑的应对措施包括：
a)突然停水：停止在本公司的作业，隔离未完成制作的原料或中间品。直至恢复正常供水。恢复正常供水后对现场和设备、工器具重新清洗消毒，对水质要重新评价，合格后才进行正常生产；
b)火灾发生：立即停止一切作业，按消防管理要求控制火情，必要时报警处理；火扑灭后应清理现场，对现场和设备、工器具重新清洗消毒，确定设施、设备和工器具满足了管理体系的要求后才能恢复生产。灾后应确保火灾原因已经完全消除；
c)传染病流行：在本体系要求的基础上，按当地疾病防控机构指引应对； d)地震、台风、洪水等天灾：天灾发生时应遵守有关防灾措施。灾后应在确定设施、设备和工器具满足了管理体系要求后才能恢复生产，并重新考虑是否要
进行食品安全体系的再设计；
e)突然停电：停电将影响冷藏设备运作，在停电期间，冷藏保存的食品或原料的保质期应缩短，在化冰后执行常温保存条件下的保存期限，当预计到不能在期限内使用原料或食品时，可考虑转让或转库等措施以减少损失，超过期限的，应按不合格品处理。停电还将影响一些加工设备的运作，如果在当天电力都不能恢复，受影响的食品或原料应按不合格品处理。电力恢复后，应对受影响的设施、设备重新清洗消毒并试运行确保其正常；
f)食物中毒：立即报告有关主管部门和医疗机构，组织对中毒者的抢救。同时按《食品撤回控制程序》要求控制危害的扩散。与有关部门一起分析中毒原因，若是公司提供的食品导致中毒，应进一步寻找出中毒来源的原料和采购、供应商情况，以彻底消除中毒源。重新对质量卫生管理体系进行内部审核以及评审，以确定是否有必要修改；
g)有害物泄漏：先保证食品及其原料、辅料、包装材料与有害物的隔离，预防掺杂和污染。根据有害物的性质和泄漏的原因采取相应的措施；
h)食品链的紧急变化：针对这些变化引起的食品安全危害重新进行分析和评估，必要时进行食品安全体系的更新。
4.3 响应的保障
4.3.1 食品安全小组组长和应与当地政府（食品和卫生管理部门）、疾控中心、消防机关、抢险救灾中心、医院等机构，建立有效的信息沟通和抢险救灾途径。
4.3.2 各部门负责人应根据突发事件与本部门有关的项目，有计划地对岗位责任人进行应急措施教育和模拟训练，并作好相关记录。
4.3.3 食品安全小组组长认为可行并有必要时，可组织训练或演习。
4.3.4 应定期检查应急预案规定的设施设备如消防设施、备用电源、应急照明等，以保证其处于良好的待命状态。
4.3.5 保持应急预案所需的标识，包括对应急设施设备及其使用的标识、应急电话的标识等。
4.4 应急响应
4.4.1 基本思想：如发生事故与紧急情况时，应本着“安全第一”的思想行动： a)当自身面临危险时，应避开危险到安全的地方（不适合特定责任者，如义务消防员、电工、大型设备操作工、安全员等）；
b)迅速将危险或事故情况通知周围人员；
c)当发生事故或紧急情况时，应立即实施应急预案。
4.4.2 紧急状况的发现人应立即将情况报告发生状况的部门，并根据紧急状况的严重程序决定是否打110、119、120报警。
4.4.3 在应急现场的最高职级的主管应在事情发生的第一时间根据本程序要求采取具体行动，包括：
a)控制事态，寻找原因并给予消除；
b)进行必要的人员和物资的疏散；
c)报告其上级主管及直接报告总经理，在上级的授权下进行外部沟通； d)靠自身力量不足以控制事态时，应急指挥者应拨打110或119、120、122报警救灾。
4.4.4 报警时必须讲明事故地点，联络电话及灾难详细情况，并派专人到路口接警，以争取抢险时间。
4.4.5 当紧急状况有可能危害食品安全影响时，食品安全小组组长要迅速通知
顾客，报告事故与紧急情况的内容及采取的应急措施。必要时与食品主管部门进行沟通。
4.4.6 总经理决定进一步的响应行动，包括善后和求助等。 4.5 报告与完善
4.5.1 应急处理完毕后，发生部门负责人应在三天内《应急报告书》，向食品安全小组组长报告。
4.5.2 食品安全小组组长对《应急报告书》进行审查和确认，并按《纠正和预防措施控制程序》的要求发出《纠正和预防措施要求单》，要求有关部门对事故原因进行分析，针对原因采取纠正或预防措施。
4.5.3 事故处理完毕后，食品安全小组组长应组织对本程序进行评审和改进。 5 相关文件
《纠正和预防措施控制程序》 《各种应急方案》 6 相关记录
《应急联系单》 《应急报告书》
危害分析控制程序
1 目的
确保每类产品和（或）过程合理预期发生的食品安全危害得到全面识别和适当评估，并确定有效的控制措施或控制措施组合。 2 适用范围
适用于对公司产品危害分析过程，包括食品安全危害的识别、评价和控制措施的识别和评价过程。 3 职责
3.1 食品安全小组负责实施食品安全危害和控制措施的识别和评价。
3.2 食品安全小组组长负责食品安全危害和控制措施的识别和评价输出的批准。
3.3 各部门参与和配合食品安全危害和控制措施的识别和评价。 4 程序
4.1 危害的识别
4.1.1 危害识别的输入：
a)危害分析预备步骤的输出：产品描述表、布置图和流程图、过程步骤和控制措施的描述等； b)经验；
c)外部信息，尽可能包括与所论该类产品有关的流行病学和其他历史数据； d)来自食品链中，与终产品、半成品和食品链终端（消费阶段）食品的安全可能相关的食品安全危害信息。 4.1.2 危害识别的步骤：
a)与食品安全有关的各部门都应参加食品安全危害的识别，并提交初步的《危害风险评估表》，明确每一个产品或过程流程图上的每一个步骤的所有危害发生的可能性。
b)食品安全小组将各部门识别的《危害风险评估表》进行汇总，确定合理预期发生的食品安全危害。
c)必要时，食品安全小组组织各部门对《危害风险评估表》进行会审，并针对食品会审意见进一步修改。最后经食品安全小组组长批准后定稿。 4.1.3 危害识别的规范：
a)应明确危害的种类和产生的原因。危害应当以适当的术语表达，如生物种类（例如大肠埃希氏菌）、物体种类（例如玻璃、骨头渣、毛发）、化学构成（例如铅，水银或通常化学分类如杀虫剂）；
b)在识别危害时，应考虑特定操作的前后步骤、生产设备、生产服务和周围环境、以及食品链的前后联系；
c)危害风险评估表应列出了在所有产品类型（如猪肉、牛肉、水产品、家禽肉等）、过程类型（如分割、搅拌、腌制、包装、贮藏、运输等）和加工设备类型（如关闭/打开的电路、干燥/潮湿的环境等）潜在可能（即理论上的）发生的危害；
d)当下一环节是实际消费时，只要可能，应针对每个已确定的食品安全危害确定终产品中食品安全危害的可接受水平。并将确定的结果和依据记录入《危害风险评估表》。
4.1.4 终产品的可接受水平应通过以下一个或多个来源获得的信息进行确定：
a)法律法规要求：由政府权威部门制定的目标、指标或终产品准则；
b)顾客食品安全要求：与食品链下一环节组织（经常是顾客）沟通的规范，特别是针对用于进一步加工或非直接消费的终产品；
c)产品的预期用途要求：考虑与顾客达成一致的可接受水平和/或法律规定的标准，食品安全小组制定的可接受的最高水平；
d)经验:缺乏法律规定的标准时，通过科学文献和专业经验获得。 4.1.5 如下方面的信息有助于危害的识别：
a)原料、配料或与食物接触材料中危害的流行状况； b)来自设备、加工环境和生产人员的污染； c)来自设备、加工环境和生产人员的间接污染； d)残留的微生物或物理药剂；
e)微生物代谢物的增长或化学药剂的累积/形成； f)厂区出现的危害（危害的未知传播途径）。 4.2 危害的评价
4.2.1 危害评价的输入：通过危害识别产生的《危害风险评估表》； 4.2.2 危害评价的输出：《危害分析工作表》，该记录明确有哪些由公司进行控制的危害，并记录了危害评价的过程。
4.2.3 危害评价应考虑的因素包括如下内容：
a)危害的来源（如危害可能从“哪里”和“如何”引入到产品和/或其环境中）；
b)危害发生的可能性（定性和/或定量的流行状况，例如发生频次和典型水平、最高的可能水平、和/或水平的统计分布）。评价危害发生的可能性时，应当考虑同一体系中该特定运作前后的环节、加工设备、加工服务、周边环境，以及食品链前后的关联；
c)危害的性质（如增加、恶化和产生毒素的能力）；
d)危害可能产生的不利健康影响的严重程度（如大致的分类，象“严重”、“重大、“轻微”和“可忽略”）。只有其严重程度可忽略的危害，才可不对其进行控制；
e)除上述已经规定不需进行控制的危害外，都应列为由公司控制的危害。 4.2.4 食品安全小组组内进行危害评定所需的信息不充分时，可通过科学文献、数据库、公众权威和专业咨询获得额外的信息。 4.2.5 危害评价准则和危害分级
4.3.1 已经确定的食品安全危害通过适宜地选择和实施控制措施或其组合来控制，将预防、消除或减少危害的产生以满足规定的可接受水平。针对每一危害均应识别其相对应的控制措施，否则，应建立这样的控制措施。
4.3.2 应用逻辑方法对控制措施的有效性进行评审，以确定某一控制措施是否关键的控制措施。关键控制措施应满足如下准则：
a)根据应用的强度，控制措施对已确定食品安全危害的效果是有效的； b)对该控制措施进行监视的可行的（具有及时监视以便立即采取纠正措施的能力）；
c)相对其他控制措施，该控制措施在体系中的位置是处于最后的，即在其后再无其他控制措施对其控制的危害进行有效控制； d)一旦该控制措施作用失效，后果的严重程度将是中等风险以上（见4.2.3）。 4.3.3 通过评审，确定为关键控制措施的列入HACCP计划按《HACCP计划控制程序》的要求进行管理，其他的控制措施作为操作性前提方案按《前提方案控制程序》的要求进行管理。 4.4 危害分析工作表
危害分析的总结，包括已确定的危害、危害评价的结果、控制措施的识别和评价的结果，应由食品质量和安全小组编列入《危害分析工作表》中。 4.5 危害分析记录的控制
危害分析记录控制包括《危害分析工作表》是应按《文件控制程序》和《记录控制程序》的要求进行管理。 4.6 危害分析的验证和更新
4.6.1 验证的目的：识别导致危害变化的需求，必要时进行危害分析更新，确保危害分析结果的持续适宜和有效。
4.6.2 验证的职责和方法：食品质量、安全小组评审如下方面的信息： a)通过沟通获得的信息；包括危害识别输入（见4.1.1）的变化； b)单项验证结果的评价结果； c)控制措施组合的确认结果；
d)食品质量、安全管理体系更新的结果。
4.6.3 验证的频率：首次运行或变更后重新运行时和不超过六个月的时间间隔进行。
4.6.4 验证记录：参加人员应填写验证签到表《会议签到表》，编写危害分析验证报告记录验证过程和结果。对验证不合格开立文件更改申请表或不合格处理单以对其进行纠正。 5 相关文件
《文件控制程序》 《记录控制程序》
《产品描述表》 《布置图和流程图》
《过程步骤和控制措施的描述》
《前提方案控制程序》 《HACCP计划控制程序》
6 相关记录
《食品安全危害初步清单》 《食品安全危害执行清单》 《控制措施识别和评价表》 《危害分析工作表》
HACCP计划控制程序
1 目的
确保HACCP计划的建立、实施、保持和更新适应危害分析的要求。 2 适用范围
适用于HACCP计划的建立，实施、保持和更新过程，包括确定关键控制点及其上的关键限值，建立关键控制点的监视系统及其实施。 3 职责
3.1 食品安全小组负责HACCP计划的建立、保持、更新和确认。 3.2 食品安全小组组长HACCP计划的批准。
3.3 各部门参与和配合实施HACCP包括监视和必要的纠正和纠正措施。 4 定义
关键控制点：能够施加控制，并且该控制对防止或消除食品安全危害或将其降低到可接受水平是必需的某一步骤。 5 程序
5.1 关键控制点(CCPs)的识别
a)根据危害分析的结果（危害分析工作表），由HACCP计划管理的控制措施所在的产品和/或过程步骤即为关键控制点； b)如果危害分析的结果不能确定关键控制点，潜在的危害须由操作性前提方案控制；
c)同一危害可能由不止一个关键控制点实施控制；而在某些产品加工中可能识别不出关键控制点。
5.2 关键控制点中关键限值(CL)的确定 5.2.1 设定关键参数
a)有某一个关键控制点上的食品安全危害都应设立对应的关键参数，关键参数应能严格反映危害水平；
b)关键参数应符合有效、直观、简捷快速和经济的原则。可考虑使用温度、时间、厚度、纯度、PH值、水分活度、体积等； c)从危害及其可接受水平、相应的控制措施来确定关键参数。只符合上述原则，应优先考虑直接依据危害来设立关键参数。 5.2.2 确定关键限值
a)针对每个关键参数，确定关键限值。在关键限值内，应可确保食品安全危害在可接受水平内
b)确定关键限值要基于科学依据，如法规限量、科学文献、工业标准、验证和确认的结果、试验结论、客户和专家意见、公认惯例等； c)当一个关键参数控制多个危害水平时，其关键限值应由对其最不敏感的危害来决定。
5.2.3 应保持文件化的确定关键限值全理性的证据，必要时，编制《关键限值技术报告》，阐述设立关键参数和确定关键参数的科学依据。
5.2.4 基于主观信息的关键限值，如对产品、过程、处理等的感官检验，应有指导书、规范和（或）教育和培训的支持。 5.2.5 建立操作限值
必要时，针对每个关键限值，适当选取更严格的数值作为操作限值。如果监控说明CCP有失控的趋势，超过操作限值，但没有超过关键限值及时采取纠正和
纠正措施，以减少超出关键限值的可能。 5.3 关键控制点中的监视系统
5.3.1 对每个关键控制点应建立监视系统,测量和观察其所有关键限值，以证明关键控制点处于受控状态。
5.3.2 监视系统包括监视对象、方法、频率、职责和记录等方面的要求，应能够及时识别是否超出关键限值，以便在产品使用或消费前对产品进行隔离。 5.3.3 监视对象：每个关键控制点的关键参数。 5.3.4 监视方法：
a)监视方法应保证在适宜的时间框架内（在产品交付前）提供结果。通常选择化学或物理的可提供快速的结果的方法；
b)监控方法使用监视装置时应标明，如监测温度计、钟表、PH计、水活度计、传感器及分析仪器
c)监视和测量装置的控制（包括校准）按监视和测量控制的要求进行。 5.3.5 监视频率：应根据危害分析工作表决定。监视可以是连续的或非连续的，如果可能应连续监控，如果不能连续监测，应确定监测周期。 5.3.6 监视职责：
a)规定每个监视对象的监视和评价监视结果的职责和权限，应指明部门和岗位。执行这相关职责的岗位应能及时地进行监控活动,准确记录每次监控活动； b)监视职责应尽可能由关键控制点上的直接操作岗位承担，而相应的品管宜担当评价监视结果职责。
5.3.7 监视记录：应对所有的监视数据由监视人员进行实时记录，填写《金属探测记录表》、《微生物检验记录表》并由其主管进行当班审核，出现偏差时还应有评价监视结果人员的即时审核。
5.3.8 监视系统应以HACCP计划表中详细规定，必要时建立程序或指导书做进一步的规定。
5.4 监视结果超出关键限值时采取的措施 根据关键控制点监视系统的特性，预先策划监视结果超出关键限值时所采取的措施，并在《HACCP计划表》中明确规定。 5.5 建立HACCP计划表
食品安全小组根据以上步骤的输出，编制《HACCP计划表》，包括如下内容： a)HACCP计划所要控制的危害；
b)已确定危害将被控制的关键控制点(CCPs)；
c)针对每个危害，在每个关键控制点（CCP）上的关键限值； d)对每个关键控制点（CCP）中每种危害的监视程序； e)关键限值超出时应采取的措施； f)负责执行每个监视程序的人员； g)监视结果的记录。 5.6 HACCP计划的验证
a)目的：验证HACCP计划的要素得以实施且有效；
b)方法：检查监视记录，验证方案是否得到实施；运行HACCP计划，检查其控制的关键参数是否在预期范围内；现场检查设备、仪器、人员是否符合要求； c)频率：首次运行或变更后重新运行时和不超过六个月的时间间隔进行。进行；
d)职责：由HACCP小组负责；
e)记录：参加人员应填写验证签到表（会议签到表），编写操作性前提方案验证报告记录验证过程和结果。对验证不合格开立文件更改申请表或不合格处理单以对其进行纠正。 5.7 HACCP的执行 a)建立《关键控制点监视人员清单》规定每个监视对象的监视人员和评价监视结果的人员，这些人员负责关键控制点监视系统的执行。他们应接受相关的培训并理解其重要性；
b)监视人员发现监视对象（关键参数）的单方向趋势逼近关键限值（或操作限值），在记录的同时，与其主管理沟通并采取《HACCP计划表》规定的措施，使用监视对象恢复正常；
c)监视人员或其主管应立即将监视记录和采取措施的情况报告评价监视结果的人员。评价监视结果人员审核监视记录，进行分析和评价，并视实际情况采取进行一步的行动；
d)当监视记录表明关键参数已经超出关键限值时，对该批次产品应作为潜在不安全产品，按《不合格品控制程序》处理；
e)当监视记录不能确定关键参数超出关键限值是偶然因素时，应按《纠正和预防措施控制程序》要求处理，查明原因并防止再次发生。 5.7 HACCP计划的控制
a)当HACCP计划的输入信息，包括危害分析、危害分析的预备步骤等信息发生变化时，应评审HACCP计划，以进行必要的修改；
b)HACCP计划的控制按《文件控制程序》和《记录控制程序》要求进行。 6 相关文件
《文件控制程序》 《记录程序》
《不合格品控制程序》
《纠正和预防措施控制程序》 《危害分析工作表》 7 相关记录
《HACCP计划表》
《关键控制点监视记录》 《微生物检验记录表》
食品安全验证控制程序
1 目的
规定验证的活动及其方法，确保对食品安全管理的单独要素和整体绩效进行验证，以对食品安全管理提供信任。 2 适用范围
适用于与食品安全相关的管理要素和管理体系整体绩效的验证活动的策划、执行和对结果的分析、利用。 3 职责
3.1 食品安全小组负责食品安全的验证和结果的分析利用。
3.2 食品安全小组组长负责食品安全验证的组织和结果的审核，结果利用的批准。
3.3 各部门参与和配合完成食品安全的验证。 4 程序
4.1 单项验证的策划
a)危害分析的验证见《危害分析控制程序》有关规定；
b)基础设施和维护方案、操作性前提方案的验证见《前提方案控制程序》有关规定；
c)HACCP计划的验证见《HACCP计划控制程序》有关规定； d)危害水平低于确定的可接受水平的验证见4.2；
e)食品安全管理的其他程序和文件得以实施且有效的验证通过内部审核进行，具体按《内部审核程序》规定进行。 4.2 危害水平低于确定的可接受水平的验证
a)目的：验证终产品的危害水平低于确定的可接受水平； b)方法：按《HACCP计划确认验证记录表》中相关内容进行； c)频率：首次运行或变更后重新运行、其他各单项验证存在不确定因素或出现潜在不安全食品时和不超过六个月的时间间隔进行。当连续三次验证均确认危害水平显著高于可接受水平的最低要求时，且其他的验证没有显示变化时，验证频率可减少到每年一次；
d)职责：由HACCP小组负责；
e)记录：编写《验证结果分析报告》，对验证不合格按《纠正和预防措施控制程序》要求进行处理。 4.3 单项验证结果的分析
4.3.1 应对所策划的验证(4.1)的每个结果进行系统地评价，可结合整体食品安全管理体系的初始确认进行。
4.3.2 当验证不能证明与策划的安排相符合时，应采取包括但不限于以下措施： a)对当前的危害分析的预备信息、更新程序和沟通渠道进行评审； b)对危害分析结论进行评审，必要时重新分析；
c)操作性前提方案和HACCP计划进行评审，必要时对控制措施进行调整； d)基础设施和维护方案进行的评审；
e)人力资源管理和培训活动有效性的评价。
4.3.3 保持采取任何措施的记录。这些记录在食品质量、安全小组中得到沟通。 4.3.4 当验证是基于终产品的抽样检测(如4.2)，且该测试的样品表明不满足食品安全危害的可接受水平时，受影响批次的产品应作为潜在不安全产品按《不合
格品控制程序》规定处理。 4.4 验证活动结果的分析
4.4.1 食品安全小组应分析验证活动（4.1）的结果，包括内部审核的结果。通过分析，以达到下述目的：
a)确认体系的整体运行满足策划的安排、标准的要求和管理体系的要求； b)识别管理体系改进或更新的需求；
c)识别表明潜在不安全产品高事故风险的趋势；
d)建立信息，便于策划与受审核区域状况和重要性有关的内部审核方案； e)提供证据证明已采取纠正和纠正措施的有效性。
4.4.2 验证活动结果的分析可通过整体食品安全管理体系的确认的方式进行： a)安全管理体系的初始确认，在体系的试运行期间进行； b)周期性确认，在每次内部审核时进行；
c)特殊情况下的确认，包括管理体系（FSM）不明原因的失误如大批量不合格产品的产生，过程、产品或包装发生的重大变化，以及确定的新危害。 4.4.3 整体食品安全管理体系的确认应建立《内审报告》，记录分析的结果和由此产生的活动，并向最高管理者报告，作为管理评审和管理体系更新的输入，也是公司与公共卫生主管部门和顾客沟通的重要信息。
4.4.4 整体食品安全管理体系的确认应包括控制措施组合的确认。证实控制措施组合能够达到已确定的食品安全危害控制所要求的预期水平，否则，应对控制措施进行修改和重新评价。
4.5 单项验证的分析和验证活动结果的分析（整体食品安全管理体系的确认）显示体系有不符合或需要预防、更新情况，按《纠正和预防控制措施控制程序》要求处理。
4.6 食品安全验证表明对一些危害控制的不适当，且通过修改控制措施是不可行时，应当考虑通过适当的信息或标签将信息充分地提供给客户。 5 相关文件
《前提方案控制程序》 《危害分析控制程序》 《HACCP计划控制程序》 《内审控制程序》 《不合格品控制程序》
《纠正和预防措施控制程序》 6 相关记录
《终产品验证抽样检验计划》 《终产品验证抽样记录表》 《终产品检验报告》 《终产品验证分析报告》
《食品安全管理体系整体确认表》
产品召回控制程序
1 目的
当交付后的产品可能有批量的不适合（包括存在安全危害）时，能及时将有关信息通知相关方，并或实施产品撤回，并迅速完全地使有关产品得到控制，避免或降低危害的影响。
2 范围
适用于公司任何已发出的不适合产品的信息传递和回收过程。
3 职责
3.1 食品安全小组负责监视实施撤回。
3.2 总经理负责撤回计划的批准。
3.3 各部门参与和配合完成本程序的要求。
4 活动
4.1 撤回的时机
当公司存在受不合格产品影响的批次产品已经不在公司控制下时（如已经交付），应启动撤回程序。包括但不限于如下情形都可能涉及待撤回产品，触发撤回程序：
a)顾客的投诉；
b)主管部门检查发现的不适合的产品；
c)媒体报告不适合的产品或事件；
d)公司内部检查发现受不合格产品影响的批次产品已经交付（见不合格和潜在不安全品控制程序）；
e)其他的改变（包括技术、法律行规和突发事件）影响到已交付的产品质量或安全。
4.2 待撤回产品的识别和评价
a)食品安全小组即产品撤回小组，应监视与产品撤回有关的信息；
b)出现4.1于情形时，食品安全小组组长应立即召开小组会议进行撤回评审。必要时，应要求最高管理者和法律顾问、各部门的其他主管参加；
c)撤回评审的内容包括：撤回原因；信息的来源，可信度；以往的产品安全记录，危害程度；政府卫生部门的流行病学咨询记录；待撤回产品的范围（包括产品线和地理区域）；是否启动紧急撤回；一旦启动撤回，还应制定撤回计划明确撤回的方法、途径和撤回产品的处理等；
d)只要可能，应对待撤回产品对应的批次产品，甚至相邻批次的产品留样进行复查，以证实是否不安全及其不安全的原因。其结果应作为撤回评审的输入。留样应保持到撤回活动结束；
c)在有确切的信息支持时，撤回的评审不应超过半个工作日。
4.3 撤回的程序
4.3.1 撤回产品溯源，以识别撤回活动的相关方。必须考虑客户（包括分销商及其顾客）、合作单位、公司内部单位（包括各部门、分支机构和所有员工）、供应商、相关的政府主管部门和社会组织（包括媒体和消费者组织）。从食品销售、制作采购的全流程各步骤追溯，寻找所有可能的相关方。
4.3.2 根据相关方，选择合适的方式发布撤回信息，撤回信息应在作出决策后半个工作日内发布。合适方式可以是电话、传真、电子邮件、媒体公告等，无论采用何种方式，均应发布撤回信息；召回信息应编制成文件，如《产品撤回公告》，
内容包括：
a)撤回小组成员的信息，包括成员名单，24小时联系方式，代表的部门和所承担的职责；
b)撤回产品的信息：撤回产品名称，代号或批号，工厂名称，生产日期等；撤回原因，撤回产品分销的区域（包括地区、分销商名称和地址）；
c)产品撤回的方法、途径和时间；
d)受撤回产品的不合格影响的其他信息，如已使用待撤回产品的后果和对策，与撤回有关的费用和赔偿；
g)给批发商和零售商的撤回计划范本，或作为撤回信息的附件，以便他们通知和协助撤回。
4.3.3 产品撤回的方法、途径和时间：
a)应尽可能利用销售网络作为撤回网络，由消费者将撤回产品交回零售商，再由零售商交回批发商。应明确向公司或批发商报告的方式如电话或传真等； d)应保持从公司到批发商的接受撤回产品的通道，并在撤回信息予以明确； c)每一批（或件）撤回产品均应编制《产品撤回登记表》予以记录。
4.3.4 撤回产品的处理
a)撤回产品在处理前应进行标识和隔离；
b)撤回产品应作为不合格品，按《不合格品或潜在不安全品控制程序》规定处理。应建立《不合格或潜在不安全品处理单》，并注明为撤回产品处理； c)当撤回产品的处置方法为报废时，可由批发商在公司的监督下进行。
4.3.5 产品撤回的结束和报告：
a)撤回计划要求的产品全部回收并妥善处理完毕，表示该次撤回活动结束； b)撤回活动结束后，撤回小组应编制撤回报告，作为管理评审的输入。撤回报告应包括撤回的原因、范围和结果。
4.4 撤回的程序和要求应编制成撤回计划，经总经理批准后可正式启动。
4.5 撤回的公关
为了避免损害公信，公司应对公众的报道作好准备，并指定专人（食品安全小组组长或公司的公关人员）负责，以便恰当地向公众传达撤回相关的信息。
4.6 纠正和纠正措施
4.6.1 组织应通过使用验证试验、模拟撤回或实际撤回来验证撤回程序（4.3）的有效性，并记录结果，利用结果制定纠正和预防措施。
4.6.2 发生撤回时，食品质量、安全小组应根据撤回报告，对撤回程序和管理体系存在的问题采取必要的纠正和纠正措施。
5 相关文件
《不合格和潜在不安全品控制程序》
《纠正和预防措施控制程序》
6 相关记录
《召回评审会议记录》
《召回计划》
《召回信息发布记录》
《召回公告》
《产品召回登记表》
《召回报告》
