excel表格常用功能_范文大全网

范文一：excel表格常用功能

1.在EXCE?L中连续做?多页的表，如何设置使?打印出来的?表每页都带?表头,0分

答:文件-页面设置-工作表选项卡中打印标题下? 设置顶端标?题行比如是1-3行为标题?行,可输入$1:$3(也可点框后?的小键头在?工作表中直?接选定标题?行区域)

2. 如何在EX?CEL中设?置这样的下?拉菜单,

答:一.若你问的是?自动筛选问?题,方法如下:

选择你要设?置的一整行?,数据-筛选-自动筛选

二.若你问的是?在单元格中?添加下拉菜?单,方法如下:

1.选中一列,然后点击菜?单栏"数据",再选"有效性";

2.在弹出的对?话框中选取?"设置"选项卡;

3.在"允许"下拉列表框?中选取"序列";

4.在"来源"编辑框中输?入你自定义?的内容,用半角的","隔开,如输入中国,美国,日本

5.右边选中"提供下拉箭?头"

6.点击"确定"即完成设置?.

3.如何在ex?cel中设?置分类汇总?(按客户分类?汇总) 第一步:设置数据清?单。

第二步:对名称排序?。

第三步，分类汇总操?作:

将光标置于?清单任一非?空单元格，点“数据 / 分类汇总 / 分类字段 / 名称/汇总方式 / 求和 / 选定汇总项?目 / 数量 / 勾选‘汇总结果显?

示在数据下?方’/ 确定”。

4. 用公式计算?出的数据,可以用"复制","选择性粘贴?/数值",点"确定",这样就不再?和原数据有?依靠关系了?。(如何复制公?式计算出来?的数值)

5.每页自动求?和

先为所有数?据添加序列?号，完成后看你?需要每页多?少行，比如20行?及小计行，那么在序列?号的最后再?添加一新的?序列，20，40，60.。。。直到原表序?列号的最后?(即原序列号?到1000?，你的新序列?也编到10?00)，然后选中全?部数据按新?序列号排序?，就会看到，每隔20行?添加了一个?空行，接下来全选?你需要做合?计的列，按F5定位?选空值，按工具栏上?的求和按钮?后，每页都加了?小计数字，如果需要对?另外的列也?做如上操作?，最后删除有?序列号的那?一列就可以?打印了。

范文二：excel表格功能

探索Word 2007强大的表格功能2006-10-17 06:01作者,何琰原创出创,天创件创极

任创创,still

　　Word 2007变变变变变变变变变变变变变变变的表格比早先版本有很大的改,尤其也是在美化方面做了很多改,操作起来也更加快捷、人性化,使做出来的表格新、独特。下面我就介一下变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变word2007 的表格功能。

　　1 变“”变“”变变、点插入,打插入下的菜。

　　2 变“”变变变变“”“变、点表格下的小箭,有一个下拉菜,有直接定表格的行和列,有插入表格方式,制表

格和快速表格。里先”“”变变变变变7行7列形式插入一个表格。

　　3变变变变变、在表格入文字。

4变“”变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变、中表格,出一个快捷菜,定好文字的字号、色、字体等。

　　5“变变变”“变变”“?”变变变变变变变变变变变、在快速式中,将行前的打上,即将表的首行置特殊格式,在表格

变变变变变变变变变变变变式中会有多式,如所示。

6“变变变”“”“?”变变变变变变变变变变变变变变、在快速式中,再将第一列前的打上,即表的第一列示特殊格式,示如下效果。

　　7“变变变”“变变”“?”变变变变变变变变变变变变变变、在快速式中,再将行前的打上,行位于表的末尾,用于示

表的。一式后,可以看到如下效果。变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变

8“变变变”“”“?”变变变变变变变变变变变变、在快速式中,再将最后一列前的打上,即在表的最后一列示特殊格式。如所示。

　　9“变变变”“变变”“?”变变变变变变变变变、在快速式中,将行前的打上,使偶数行和奇数行示不同的格式,使

表格更加有可性。变变变

9“变变变”“变变”“?”变变变变变变变变变、在快速式中,将列前的打上,使偶数列和奇数列示不同的格式,使

表格更加有可性。变变变

　　10“变”变变变变变变、在底中,可将表格的底改色。

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　　11“变”变变变变变变变变变变变变变、在框中可以方便置表格的框和示虚框。

12“变变变”变变变变变变变变变变变变变变变变变、在框中,可在表格画出斜,并置好笔的色、厚度和型。

　　13变“”变“”“变变变”变变变变变变变变变变变变、打版式下的菜,在表中有制斜表,可以制五式的斜表。

14“变”变变变变变变变变变变变变变变、在除中可以方便除行、列、元格和表格。

　　15“”变变变变变变变变变、在行和列操作下,有插入行和列,只需要点快速插入行和列。

16“”变变变变变变变变变变变变变变变变、合并中,有合并元格、拆分元格,拆分表格:变变变变变变即将表格拆分两个表格。

　　17变“”“”变“”、可以快速分布行和分布行,以及置表格中的文字方向。

18变“”“”变变变变“”变变变变、点数据中的排序可以将表格中的内容行排序,可以入的公式行算。

19“”变变“”变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变变、如果在表格中快速表格,里面有多板,共有九,有趣的者可以自己看看。

Word2007变变变变变变变变变变变变变变变的功能非常,我希望大家可以用它来行公,会非常方便,快捷。强

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范文三：excel表格常用技巧

篇一:Excel表格制作常用技巧集合

Excel表格制作常用技巧集合

一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式?条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不

同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C??列分别命名为“商业企业”、“个体企业”??

3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据?有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”??序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。

再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1)，确定退出。

4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选

择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示:在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

三、建立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜

单中，选“分配超链接?打开”选项，打开“分配超链

接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如”工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

四、制作“专业符号”工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

1.执行“工具?宏?录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。

仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

4.右(转载于:www.XltkWJ.Com 小龙文档网:excel表格常用技巧)击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

五、用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

2.执行“视图?视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。

4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

六、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

1.执行“格式?选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。

2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据?排序”命令，打开“排序”对

话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式?单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

3.执行“工具?保护?保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

提示:在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“?”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据?有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”

标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

九、让“自动更正”输入统一的文本

你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

1.执行“工具?自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。

十、在Excel中自定义函数

Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:

1.执行“工具?宏?Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。

2.在窗口中，执行“插入?模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码:

Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

十一、表头下面衬张图片

为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

1.执行“格式?工作表?背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。

提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

十二、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑?选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示:完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式:=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1～Aū，INDEX(sheet1～$A:$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。

4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

十四、Excel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出

合适的函数。

执行“插入?函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3??)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图?工具栏?监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图?工具栏?边框”命令，展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示:?如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。?如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。?这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文

本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格

我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

篇二:Excel表格学习使用技巧大全(免费)

Excel 使用技巧集锦——163种技巧

一、基本方法 7

1. 快速选中全部工作表 7

2. 快速启动EXCEL 7

3. 快速删除选定区域数据 7

4. 给单元格重新命名 8

5. 在EXCEL中选择整个单元格范围 8 6. 快速移动/复制单元格 8

7. 快速修改单元格式次序 9

8. 彻底清除单元格内容 9

9. 选择单元格 9

10. 为工作表命名 10

11. 一次性打开多个工作簿 10

12. 快速切换工作簿 11

13. 选定超级链接文本(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 14. 快速查找 12

15. 修改默认文件保存路径 12

16. 指定打开的文件夹 12

17. 在多个EXCEL工作簿间快速切换 13 18. 快速获取帮助 13

19. 创建帮助文件的快捷方式 13

20. 双击单元格某边移动选定单元格 14 21. 双击单元格某边选取单元格区域 14 22. 快速选定不连续单元格 14

23. 根据条件选择单元格 15

24. 复制或移动单元格 15 12

25. 完全删除EXCEL中的单元格 15

26. 快速删除空行 15

27. 回车键的粘贴功能 16

28. 快速关闭多个文件 16 29. 选定多个工作表 16

30. 对多个工作表快速编辑 17 31. 移动和复制工作表 17 32. 工作表的删除 17

33. 快速选择单元格 18

34. 快速选定EXCEL区域(微软OFFICE技巧大赛获

奖作品)35. 备份工件簿 18

36. 自动打开工作簿 18

37. 快速浏览长工作簿 19 38. 快速删除工作表中的空行 19 39. 绘制斜线表头 19

40. 绘制斜线单元格 20

41. 每次选定同一单元格 21 42. 快速查找工作簿 21

43. 禁止复制隐藏行或列中的数据 21 44. 制作个性单元格 22

二、数据输入和编辑技巧 22 1. 在一个单元格内输入多个值 22 2. 增加工作簿的页数 23

3. 奇特的F4键 23

4. 将格式化文本导入EXCEL 23

5. 快速换行 24

6. 巧变文本为数字 24

7. 在单元格中输入0值 24

8. 将数字设为文本格式 25 18

9. 快速进行单元格之间的切换(微软OFFICE技巧大

赛获奖作品) 25 10. 在同一单元格内连续输入多个测试值

11. 输入数字、文字、日期或时间 26

12. 快速输入欧元符号 27

13. 将单元格区域从公式转换成数值

14. 快速输入有序文本 27

15. 输入有规律数字 28 27 26

16. 巧妙输入常用数据 28

17. 快速输入特殊符号 28

18. 快速输入相同文本 29

19. 快速给数字加上单位 30

20. 巧妙输入位数较多的数字 30

21. 将WPS/WORD表格转换为EXCEL工作表 22. 取

消单元格链接

23. 快速输入拼音 31

24. 插入“?” 32

25. 按小数点对齐 32

26. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 32 27. 在

EXCEL中快速插入WORD表格 33

28. 设置单元格字体 33 31 31

29. 在一个单元格中显示多行文字 33

30. 将网页上的数据引入到EXCEL表格 33 31. 取消超级链接 34

32. 编辑单元格内容

33. 设置单元格边框 34 34

34. 设置单元格文本对齐方式 35

35. 输入公式 35

36. 输入人名时使用“分散对齐”(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 35

37. 隐藏单元格中的所有值(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 36 38. 恢复隐藏列 36

39. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 36

40. 彻底隐藏单元格 37

41. 用下拉列表快速输入数据 37

42. 快速输入自定义短语 38

43. 设置单元格背景色 38

44. 快速在多个单元格中输入相同公式 38 45. 同时在多个单元格中输入相同内容 39 46. 快速输入日期和时间 39

47. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 39 48. 在EXCEL中不丢掉列标题的显示 39

49. 查看与日期等效的序列数的值 40

50. 快速复制单元格内容 40

51. 使用自定义序列排序(微软OFFICE技巧大赛获奖作品)52. 快速格式化EXCEL单元格 41

53. 固定显示某列 41

54. 在EXCEL中快速编辑单元格 41

55. 使用自动填充快速复制公式和格式 42 56. 为单元格添加批注 42

57. 数据自动输入 43

58. 在EXCEL中快速计算一个人的年龄 43 59. 快速修改单元格次序 43

60. 将网页上的数据引入到EXCEL表格中 44 三、图形和图表编辑技巧 44

1. 在网上发布EXCEL生成的图形 44

2. 创建图表连接符 45

3. 将EXCEL单元格转换成图片形式插入到WORD中 45 40

4. 将WORD内容以图片形式插入到EXCEL表格中 46 5. 将WORD中的内容作为图片链接插入EXCEL表格中 46 6. 在独立的窗口中处理内嵌式图表 47 7. 在图表中显示

隐藏数据 47

8. 在图表中增加文本框 47

9. 建立文本与图表文本框的链接 48 10. 给图表增加新数据系列 48

11. 快速修改图表元素的格式 49 12. 创建复合图表 49

13. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 49 14. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 15. 复制自定义图表类型 50

16. 旋转三维图表 50

17. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 51 18. 把图片合并进你的图表 51

19. 用图形美化工作表 52

20. 让文本框与工作表网格线合二为一 53 21. 快速创建默认图表 53

22. 快速创建内嵌式图表 53

23. 改变默认图表类型 54

24. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 54 25. 利用图表工具栏快速设置图表 55 26. 快速选取图表元素 55

27. 通过一次按键创建一个EXCEL图表 56 28. 绘制平直直线 56

四、函数和公式编辑技巧 56 1. 巧用IF函数清除EXCEL工作表中的0 56 2. 批量求和 57

3. 对相邻单元格的数据求和 58 50

篇三:Excel表格操作技巧汇总(超全)

Excel技巧

一、基本方法

1. 快速选中全部工作表

右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可()。

2. 快速启动Excel

如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次打开“Start Menu\Programs\启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始?文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。

3. 快速删除选定区域数据

如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则

将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。

4. 给单元格重新命名

Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入?名称?定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可()。注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

5. 在Excel中选择整个单元格范围

在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。

6. 快速移动/复制单元格

先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

7. 快速修改单元格式次序

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠

标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

8. 彻底清除单元格内容

先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑?清除”命令，这时显示“清除”菜单()，选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

9. 选择单元格

选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选

择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。

10. 为工作表命名

为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式?工作表?重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。

11. 一次性打开多个工作簿

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application

Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中，以后启动Excel 2002时，上述工作簿也同时被全部打开。方法三启动Excel 2002，单击“工具?选项”命令，打开“选项”对话框，点

击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:\Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时

范文四：excel表格常用技巧

许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数

实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。

但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的

百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于

Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式?条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据?有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1)，确定退出。 4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单

元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示:在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

三、建立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到

其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对

话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令

”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(

如“常用文档”)。

2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下

面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照

上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表

名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标

，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接?打开”选项，打开“分配超链

接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(

如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开

“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并

不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超

链接”按钮的功能。

四、制作“专业符号”工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输

入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

1.执行“工具?宏?录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输

入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”

开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的

特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按

钮，完成宏的录制。

仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮

，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即

在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下

面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少

个按钮)。

3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行

命名。

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”

选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“

专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

五、用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉

，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将

不需要打印的行(或列)隐藏起来。

2.执行“视图?视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单

击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”

)后，单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的

打印视面。

4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的

表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来

，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

六、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。 1.执行“格式?选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。 2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据?排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式?单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。 2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。 3.执行“工具?保护?保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示:在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“?”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文

，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据?有效性”命令，打开

“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧

的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输

入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，

中文输入法自动关闭。

九、让“自动更正”输入统一的文本

你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往

下看吧。

1.执行“工具?自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”

用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加

”和“确定”按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不

考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。

十、在Excel中自定义函数

Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义

一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形

面积的函数:

1.执行“工具?宏?Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11

”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。

2.在窗口中，执行“插入?模块”菜单命令，插入一个新的模块——

模块1。

3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码:

Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

十一、表头下面衬张图片

为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢? 1.执行“格式?工作表?背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。 2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。 3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

十二、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。 2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。 3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑?选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。 4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示:完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值

”。

生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或

VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这

里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中

第1行为标题，第2行为学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式:=IF(MOD(ROW()

，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1～Aū，INDEX(sheet1～$A:

$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格

中;然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制

到A2至G185单元格中。

至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成

绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边

框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边

框，可以不进行此步及下面的操作)。

4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”

按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条

添加边框。

按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

十四、Excel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“

搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

执行“插入?函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数

”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即

刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表

框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中

(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”

功能来实现。

执行“视图?工具栏?监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其

中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查

看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点

”。

以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有

被监视点单元格内的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图?工具栏?边框”命令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示:?如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。?如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。?这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格

我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需

要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

十九、改变文本的大小写

在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不

是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是

写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小

写。

在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们

分别是:“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数

据格)”，将文本全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”，将文本转换

成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一

张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入

“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在

A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER

(A3)”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对

是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如

员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数

据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取

2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用

“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左

右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元

格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)

”就可以了。意思是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是

第4和第5两个字。

二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个

比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成

序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数

字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、 “13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起

来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式

，就可轻松转换了。不信，请看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))=

{11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT

(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确:?如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th

”后缀;?如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用

“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”;?如果第1、 2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此

轻松和快捷。

二十二、用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全

填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”

之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数

。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。

比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就

只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我们要将

A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(″

#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两

侧填充，则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN

(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符

号的话，那就改为:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN

(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能满足你的要求。

二十三、创建文本直方图

除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工

作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符

号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果

。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中

“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区

。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字

符表现出来。具体步骤如下:

在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″

″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯

文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。

二十四、计算单元格中的总字数

有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”

字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:

“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。

二十五、关于欧元的转换

这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默

认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选

择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选

项，“确定”后Excel 2002就会自行安装了。

完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的

专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数

窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”

，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换

成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业

，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币

数值都是欧元的样式了。

有时，我们经常需要在一个Excel单元格中输入多行数据。您可不要以为这个问题很简单，其实，当我们准备在单元格中换行时，只要按下回车键Excel便肯定转到下一个单元格了。那么如何做才能在同一个单元格中输入多行数据呢,笔者这里就给大家介绍两个小技巧。

【注】本文所述技巧已于Excel 2003下测试通过方法一. 临时设置法

如果我们只是临时需要在一个单元格中输入多行数据，那么就可以在输入完单元格内容的第一行后，按住Alt键再打回车，这时，继续输入的字符便自动出现在了当前单元格的下方了。

方法二. 批量设置法

如果我们需要在大批单元格中都输入多行数据时，上例这样的方法就显得比较麻烦了。其实，只要我们事先对这些单元格做一下统一设置，那么在这些单元格中就可以直接输出多行数据了。具体设置方法如下:

1. 选中需要设置自动换行的单元格。 2. 右击这些单元格，执行“设置单元格格式”命令，并在“对齐”标签下勾选“自动换行”复选框。 3. 这时当我们再输入一些超长字符时，超长部分便被Excel自动分配到下一行了。

为了在意外发生时，把用户的损失降至最小，大多数应用软件都提供了“自动保存”功能。也许你也想要设置Excel的“自动保存”功能，可是在Excel中，当你也像设置Word的“自动保存”功能那样，单击“工具”菜单的“选项”命令，却怎么也找不到“保存”选项卡了。先别着急～如要让Excel自动保存工作簿，请按下述步骤操作:

1、启动Excel，单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，系统弹出“加载宏”对话框，在“当前加载宏”列表框中，找到并选中“自动保存”复选框，单击[确定]按钮。

2、单击“工具”菜单中的“自动保存”命令，系统弹出“自动保存”对话框。

3、选中“自动保存时间间隔”复选框(清除该复选框后，Excel将停止自动保存工作簿)，在“分钟”框中，输入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔，如果你使用的是Excel 97，则可选择的时间范围在1到120分钟之间，如果你使用的是Excel 2000，则时间范围没有上限的限制。在这里，我们最好清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在每次自动保存前显示提示信息，由用户进行选择确认后，才能继续编辑，影响了工作效率。

4、单击[确定]按钮。

范文五：excel办公常用表格

excel办公常用表格

篇一:Excel表格日常操作的35个办公室职员必备技巧大全总结

Excel表格日常操作的35个办公室职员必备技巧大全总结作者: 点击数:29428

更新时间:10-11-10

Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色显示，低于1000元的工资总额以“棕色显示，其它以“黑色显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表工作簿，选中“工资总额所在列，执行“格式?条件格式命令，打开“条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于选项，在后面的方框中输入数值“2000。单击“格式按钮，打开“单元格格式对话框，将“字体的“颜色设置为“红色。

2.按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色;小于1000，字体设置为“棕色)。

3.设置完成后，按下“确定按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业、“商业企业、“个体企业

等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列(“工业企业名称所在列)，在“名称栏内，输入“工业企业字符后，按“回车键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C??列分别命名为“商业企业、“个体企业??

3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别的列(如C列)，执行“数据?有效性命令，打开“数据有效性对话框。在“设置标签中，单击“允许右侧的下拉按钮，选中“序列选项，在下面的“来源方框中，输入“工业企业，“商业企业，“个体企业??序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。

再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性对话框，选中“序列选项后，在“来源方框中输入公式:=INDIRECT(C1)，确定退出。

4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格

(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示:在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏选项，将该列隐藏起来即可。

三、建立“常用文档新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义选项，打开“自定义对话框。在“命令标签中，选中“类别下的“新菜单项，再将“命令下面的“新菜单拖到菜单栏。

按“更改所选内容按钮，在弹出菜单的“命名框中输入一个名称(如“常用文档)。

2.再在“类别下面任选一项(如“插入选项)，在右边“命令下面任选一项(如“超链接选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表等)，建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档菜单中某个菜单项(如“工资表等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接?打开选项，打开“分配超链接对话框。通过按“查找范围右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls等)文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起

来。

4.以后需要打开“常用文档菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档菜单，单击其中的相应选项即可。

提示:尽管我们将“超链接选项拖到了“常用文档菜单中，但并不

Excel表格日常操作的35个办公室职员必备技巧大全总结作者: 点击数:29429

更新时间:10-11-10

影响“插入菜单中“超链接菜单项和“常用工具栏上的“插入超链接按钮的功能。

四、制作“专业符号工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号工具栏。

1.执行“工具?宏?录制新宏命令，打开“录制新宏对话框，输入宏名?如“fuhao1?并将宏保存在“个人宏工作簿中，然后“确定开始录制。选中“录制宏

工具栏上的“相对引用按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏工具栏上的“停止按钮，完成宏的录制。

仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏。

2.打开“自定义对话框，在“工具栏标签中，单击“新建按钮，弹出“新建工具栏对话框，输入名称——“专业符号，确定后，

即在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令标签中，选中“类别下面的“宏，将“命令下面的“自定义按钮项拖到“专业符号栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

3.选中其中一个“自定义按钮，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏选项，打开“指定宏对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

五、用“视面管理器保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

2.执行“视图?视面管理器命令，打开“视面管理器对话框，单击“添加按钮，弹出“添加视面对话框，输入一个名称(如“上报表)后，单击“确定按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加好其它的

打印视面。

4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器，选中需要打印的表格名称，单击“显示按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印按钮，一切就OK了。

六、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

1.执行“格式?选项命令，打开“选项对话框，进入“自定义序列标签中，在“输入序列下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间等)，单击“添加和“确定按钮退出。

2.选中“部门列中任意一个单元格，执行“数据?排序命令，打开“排序对话框，单击“选项按钮，弹出“排序选项对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式?单元格命令，打开“单元格格式对话框，在“数字标签的“分类下面选中“自

定义选项，然后在右边“类型下面的方框中输入“;;;(三个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护标签下，选中其中的“隐藏选项，按“确定按钮退出。

3.执行“工具?保护?保护工作表命令，打开“保护工作表对话框，设置好密码后，“确定返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel

篇二:办公Excel表格学习使用(齐全)

Excel 使用技巧集锦——163种技巧

一、基本方法 7

1. 快速选中全部工作表 7 2. 快速启动EXCEL 7

3. 快速删除选定区域数据 8 4. 给

单元格重新命名 8

5. 在EXCEL中选择整个单元格范围 8 6. 快速移动/复制单元格 9 7. 快速修改单元格式次序 9 8. 彻底清除单元格内容 9 9. 选择单元格 10

10. 为工作表命名 10

11. 一次性打开多个工作簿 10 12. 快速切换工作簿 11 13. 选定超级链接文本(微软OFFICE技巧大赛获奖作品)14. 快速查找 12

15. 修改默认文件保存路径 12 16. 指定打开的文件夹 13 17. 在多个EXCEL工作簿间快速切换 13 18. 快速获取帮助 13

19. 创建帮助文件的快捷方式 13 20. 双击单元格某边移动选定单元格 14 21. 双击单元格某边选取单元格区域 14 12

22. 快速选定不连续单元格 14

23. 根据条件选择单元格 15

24. 复制或移动单元格 15

25. 完全删除EXCEL中的单元格 15 26. 快速删除空行 16

27. 回车键的粘贴功能 16

28. 快速关闭多个文件 16

29. 选定多个工作表 16

30. 对多个工作表快速编辑 17

31. 移动和复制工作表 17

32. 工作表的删除 17

33. 快速选择单元格 18

34. 快速选定EXCEL区域(微软OFFICE技巧大赛获奖作品)35. 备份工件簿 18

36. 自动打开工作簿 19

37. 快速浏览长工作簿 19

38. 快速删除工作表中的空行 19 39. 绘制斜线表头 19

40. 绘制斜线单元格 20

41. 每次选定同一单元格 21

42. 快速查找工作簿 21

43. 禁止复制隐藏行或列中的数据 21 44. 制作个性单元格 22

二、数据输入和编辑技巧 22 1. 在一个单元格内输入多个值 22 2. 增加工作簿的页数 23

3. 奇特的F4键 23

4. 将格式化文本导入EXCEL 23

5. 快速换行 24 18

6. 巧变文本为数字 24

25 7. 在单元格中输入0值 8. 将数字设为文本格式

9. 快速进行单元格之间的切换(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 26 10. 在同一单元格内连续输入多个测试值 11. 输入数字、文字、日期或时间 26 12. 快速输入欧元符号 27

13. 将单元格区域从公式转换成数值 14. 快速输入有序文本 27

15. 输入有规律数字 28 27 26

16. 巧妙输入常用数据 28

17. 快速输入特殊符号 29

18. 快速输入相同文本 29

19. 快速给数字加上单位 30

20. 巧妙输入位数较多的数字 30 21. 将WPS/WORD表格转换为EXCEL工作表 22. 取消单元格链接

23. 快速输入拼音 31

24. 插入“?” 32

25. 按小数点对齐 32

26. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 32 27. 在EXCEL中快速插入WORD表格 33 28. 设置单元格字体 33 31 31

29. 在一个单元格中显示多行文字 33 30. 将网页上的数据引入到EXCEL表格 34 31. 取消超级链接 34

32. 编辑单元格内容

33. 设置单元格边框 34 35

34. 设置单元格文本对齐方式 35

35. 输入公式 35

36. 输入人名时使用“分散对齐”(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 35

37. 隐藏单元格中的所有值(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 36 38. 恢复隐藏列 36

39. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软OFFICE技巧大赛获奖作品) 36

40.

41.

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60.

三、彻底隐藏单元格 37 用下拉列表快速输入数据 37 快速输入自定义短语 38 设置单元格背景色 38 快速在多个单元格中输入相同公式 38 同时在多个单元格中输入相同内容 39 快速输入日期和时间 39 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 39 在EXCEL中不丢掉列标题的显示 40 查看与日期等效的序列数的值 40 快速复制单元格内容 40 使用自定义序列排序(微软

OFFICE技巧大赛获奖作品)快速格式化EXCEL单元格 41 固定显示某列 41 在EXCEL中快速编辑单元格 41 使用自动填充快速复制公式和格式 42 为单元格添加批注 42 数据自动输入 43 在EXCEL中快速计算一个人的年龄 43 快速修改单元格次序 43 将网页上的数据引入到EXCEL表格中 44 图形和图表编辑技巧 44 40

1. 在网上发布EXCEL生成的图形 44 2. 创建图表连接符 45

3. 将EXCEL单元格转换成图片形式插入到WORD中 46 4. 将WORD内容以图片形式插入到EXCEL表格中 46 5. 将WORD中的内容作为图片链接插入EXCEL表格中 46 6. 在独立的窗口中处理内嵌式图表 47 7. 在图表中显示隐藏数据 47

8. 在图表中增加文本框 47

9. 建立文本与图表文本框的链接 48 10. 给图表增加新数据系列 48

11. 快速修改图表元素的格式 49 12. 创建复合图表 49

13. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 49 14. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 15. 复制自定义图表类型 50

16. 旋转三维图表 51

17. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 51 18. 把图片合并进你的图表 51

19. 用图形美化工作表 52

20. 让文本框与工作表网格线合二为一 53 21. 快速创建默认图

表 53

22. 快速创建内嵌式图表 54

23. 改变默认图表类型 54

24. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 54 25. 利用图表工具栏快速设置图表 55 26. 快速选取图表元素 55

27. 通过一次按键创建一个EXCEL图表 56 28. 绘制平直直线 56

四、函数和公式编辑技巧 56 50

篇三:Excel表格办公室必用技巧

Excel表格的25招必学秘技(都是上班后，再实践中总结的，值得借用)

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式?条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方

框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C??列分别命名为“商业企业”、“个体企业”??

再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1)，确定退出。

4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示:在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可

以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

三、建立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接?打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，

但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

四、制作“专业符号”工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

五、用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

2.执行“视图?视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如

“上报表”)后，单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。

六、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

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