范文一:外贸跟单工作内容及流程
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一(内容概要
目的:
本指引介绍了订单跟进过程中的工作流程和方法,以及工作中所涉及到相关部门的工作职责,旨在规范跟单程序,保证跟单过程的合理安排及定单准时顺利的完成。及强调跟单如何控制物料,提高跟单员的成本意识及跟单技能管理.
范围:
本文件适用于外贸订单跟进工作。
职责:
控制好物料,保持高度成本意识. 准确无误的完成客人订单并准时出货。
跟单员五大必备品德:
1. 坚韧的性格;
2. 顽强的意志;
3. 良好的情绪;
4. 丰富的知识;
5. 原则兼灵活
跟单自我成长不可缺少的四种才能:
1. 成本意识与价值分析能力(此点最为重要)
2. 预测能力(判断能力)
3. 表达能力(沟通能力)
4. 专业知识(跟单知识)
跟单员人际关系技巧/内部沟通协调技巧(做好一个优秀的跟单员,要时刻留意以下几个方面)
1. 要有创新的思维
2. 计划充足
3. 准确的判断
4. 小心观察
5. 可处理冲突及对立
6. 能处理危机
7. 良好的管制
8. 良好的发问技巧
9. 可抵受压力
10. 认真及小心聆听,明白对方
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(二) 详细工作流程 (每收到一张单最好排好跟单日程表,会附上一份跟单日程表及详细解
释如何填此表格,以便可以有计划的安排自己跟进的订单):
1( 接单后报价
2( 安排造办(若客人需要)
3( 收到新订单后,一定要详细了解此客人订单跟进的程序及相应的要求,特别是客人对样
办种类的要求及正常情况下批办和批物料的时间. 此点如果是旧客人的话,一定要接手时
就认真阅读理解此客人对应的”跟单总结”,如果是新客人的话,可以将我们预计的跟单日
程写给客人,要求客人对应我们的日程表做具体的安排,故如果客人发现我们排的流程有
什么漏洞的话,也可以第一时间马上提出..
4( 订单确认接到正式PO后,在船期表内取裁单号码,再将详细的订单资料填于”订单跟踪
表”内. 另需要通知生产部门订单的情况,以便他们安排排单
5( 出发票给客人安排30%定金(如果是新客人及付款方式是T/T),如果是旧客人,就要根
据实际付款条约来定. 一般我们做开的客户都不需要提前收定金,只是新客人就需要收取
30%的定金后,再安排具体的订单事宜. 同时交由生产部排货期以及采购部安排物料色样
及质量办等.
6( 客人批核样办或批核色办,质量办等(此点可与第3点,,点根据客人的实际情况调换先
后顺序)。
7( 订单款式和尺寸表确实后,要交相关资料给纸样房和裁单安排排唛架,然后根据准确的
用料数打配件纸给采购订购物料,大货唛架用量一定要与cost成本表内的用量相比较,
如果有超出用量的话,一定要查原因及采取相应的解决措施,比如如果是客人修改尺寸导
致用量加大的话,则要及时向客人提出加价.
8( 采购部退回的订购单一定要认真核对,要核对颜色/订购数量/相应要求/物料单价/要求交
货期等,特别是采购的物料单价,一定要与我们的cost成本表核对,如果有任何异常,
要马上查清楚原因及向自己的主管反应情况.
9( 物料回厂及检查ok & 客人批核PP办后,要安排制作裁单给生产部安排生产,另需要
比开裁期提前一星期左右发裁单. 所有事项都ok后,要发开裁通知单给各部门,请留意
要提前一个星期左右给到裁单给车间,以便纸样房有时间排唛架 & 车间准备工序&安排
订线等,现纸样房和车间经常投诉跟单很多时候都是裁单和开裁通知单一起发,导致他们
没有时间提前做好相应的准备
11. 开裁生产后,跟单要及时去仓库将所有已批核可以用的面料和配件等签名确实ok,因仓库
一定要看到有跟单签名后,才会发物料给车间. 此点我们经常有同事漏签名,要仓库打电
话催,请留意签名前一定要与仓库检测员核对是否测试已经ok. 之前曾出现过跟单不问
测试情况就签名,导致车间生产过程中才发现配件与面料发生化学反应,而没有任何办法
挽救
12. 跟单要跟进生产情况. 如果有丝印或是刺绣的款式,要追紧他们尽快安排,另要提前与生
产部确实看中期及尾期的时间,确实后要提前通知客人,一般情况下,客人都要提前一个
星期左右通知他们看中期或是看尾期的时间.
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13. 生产过程中如果出现少物料或是少面料的情况,跟单一定要及时与采购部协商,寻找最佳
的解决方法. 及要强调时间的紧及性.
14. 最少要提前15 天左右给到出货通知单给报关部,以便安排订船和做相关的文件, 另有部
分客人是跟单自行与船公司订船及联系的,一般情况下也需要提前15天左右给shipping
booking给船公司
15. 有部分客人如果客人是T/T付款的话,要提前将70%尾款的invoice资料给到客人,以便
客客人准时安排付款及出货, 请留意我们跟进的基本是外国客户,客人安排汇款后最少要
3-4个工作天才可以到帐.
16. 出货后需要将大货图片,跟单总结,裁单,配件纸,包装表等相关重要资料放到指定的公用
Order C文件夹方便日后查询以及资料共享, 同时将核算好的成本核算表交由营业部进行
订单评分.
17. 所有的电脑资料应分门别类归档, 同时将文件夹做成有标识的File,放到指定地方存档(文
件夹一定要分类清楚,现在大部分新跟单的文件规档得很混乱 其中要留意送货单一定要
与对应的采购单钉在一起
以上各个程序的详细工作指引文件,请看附页。
相关文件表格:
报价单/报价成本表/合同文件/办单/生产单/包装资料/开裁通知单/物料明细表/物料卡/样品卡/物料订购合同/成本核算表/相关测试表/订单船期表/订单跟踪表/办单登记表/出货通知单/跟单日程表。
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按客人分文件夹 1(电脑文件夹整理
成 本 做 办 做 货 出 货
本成发客做裁验杂包出出报
价本票人办单货资装货货 &
成核资资资资料资通文 合 本算料料料料料知件 同 表
2(外部文件夹整理
按客人裁单号来分
跟单日程表及通知
邮件确认事项
裁单及办单资料
订购单及送货单
色办&物料卡
合同及成本表
出货文件及包装表
QC文件及查料,查货
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3(备注事项
1. 所有资料尽可能的保留齐全, 以便日后查询及翻单跟进.
2. 如果客人有资料更新时,要将相关的邮件保存到每个客人相应的重要邮件内,另要把大概内容注
明在此客人的跟单总结内.
3. 许多客人均有手册之类的资料且每年均有更新, 如有可能, 资料夹内需存好客人资料, 如太多,
可以另外开一个文件夹来单独存放, 客人有更改时, 须及时打印及存底.每次收到客人的订单及
做资料时,一定要重新查下客人是否有特别要求及最近的资料更新,特别是LE客人和Disney客
人等,此些客人经常在网站上更新资料,每次做单都需要去查核.
4. 部分客人有查厂要求, 跟单须将客人联系资料以及查厂要求交给行政部负责查厂的相关人员. 5. 每个星期要翻阅跟单日程表,如果跟进过程中发现客人批办时间过长或是欠我们什么资料未确实
的话,一定要马上追紧客人,如果一直催都没有办法收到回复的话,则要及时向客人提出如果规
定时间内复不到的话,货期将要推迟到什么时候,如果只是催客人,但不给客人施加压力的话,
最后货期延迟,客人就有可能要求我们自行付走飞机的费用等,此点跟单一定要随时留意及要有
技巧的提醒客人,不能处于被动位置.
6. 跟单要对自己跟进的订单时刻保持清醒的头脑,做事要有条理,一定要多了解自己厂做开的产品
特性等,如果客人有提出不合理要求的话,一定要提出专业的意见来说服客人更改做法等,很多
时候要让客人承认我们的专业水平和能力才能说服到客人
7. 跟单要随时与采购部门查核及控制跟踪好物料和时间,要做到以下几点:
A. 不断料(即不让生产部门停工等待物料)
B. 不呆料(不要让不需要使用或是不可以使用的物料呆在仓库,即一方面不可以给错资料给采购部,另需
要按照订单交货期来预物料时间,尽量不要让大货物料提前太早存在仓库,故我们每次通知采购部
订物料的时候可以与生产部门查核下大货的物料需要日期)
C. 不积料(即物料采购要适时,适量,要严格按回我们厂制定的损耗表格来预计损耗,以减少资金的积
压及减少存料的情况)
D. 紧急采购(跟单过程中经常会出现临时收到生产部门通知少物料,或是发现有物料有错的情况,故跟
单一定要具备临时应变技巧,比如配件或是少面料等情况下,第一时间要反应查是否有存仓及及时
提供资料给采购部向供应商查询. 比如马上要出货了,但发现唛头有错,但唛头已全部车好于衫身上,
此种情况下跟单要第一时间查此唛头的材料,如果是普通胶带唛的话,我们是否能找到相应材质的
贴纸可以贴于唛头上,及向客人查询是否可以接受此情况,之前我们厂也出现过此种情况,唛头和
挂牌出现错误,但又急着要出货,此种情况跟单应该跟据自己的经验或向其它有经验的同事请教,
找到适合的解决方式建议给客人
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范文二:外贸跟单工作内容及流程
一.内容概要
目的:
本指引介绍了订单跟进过程中的工作流程和方法,以及工作中所涉及到相关部门的工作职责,旨在规范跟单程序,保证跟单过程的合理安排及定单准时顺利的完成。及强调跟单如何控制物料,提高跟单员的成本意识及跟单技能管理.
范围:
本文件适用于外贸订单跟进工作。
职责:
控制好物料,保持高度成本意识. 准确无误的完成客人订单并准时出货。
跟单员五大必备品德:
1. 坚韧的性格;
2. 顽强的意志;
3. 良好的情绪;
4. 丰富的知识;
5. 原则兼灵活
跟单自我成长不可缺少的四种才能:
1. 成本意识与价值分析能力(此点最为重要)
2. 预测能力(判断能力)
3. 表达能力(沟通能力)
4. 专业知识(跟单知识)
跟单员人际关系技巧/内部沟通协调技巧(做好一个优秀的跟单员,要时刻留意以下几个方面)
1. 要有创新的思维
2. 计划充足
3. 准确的判断
4. 小心观察
5. 可处理冲突及对立
6. 能处理危机
7. 良好的管制
8. 良好的发问技巧
9. 可抵受压力
10. 认真及小心聆听,明白对方
资料整理: 蔡婷 2011.3.17
(二) 详细工作流程 (每收到一张单最好排好跟单日程表,会附上一份跟单日程表及详细解
释如何填此表格,以便可以有计划的安排自己跟进的订单):
1. 接单后报价
2. 安排造办(若客人需要)
3. 收到新订单后,一定要详细了解此客人订单跟进的程序及相应的要求,特别是客人对样
办种类的要求及正常情况下批办和批物料的时间. 此点如果是旧客人的话,一定要接手时就认真阅读理解此客人对应的”跟单总结”,如果是新客人的话,可以将我们预计的跟单日程写给客人,要求客人对应我们的日程表做具体的安排,故如果客人发现我们排的流程有什么漏洞的话,也可以第一时间马上提出..
4. 订单确认接到正式PO后,在船期表内取裁单号码,再将详细的订单资料填于”订单跟踪
表”内. 另需要通知生产部门订单的情况,以便他们安排排单
5. 出发票给客人安排30%定金(如果是新客人及付款方式是T/T),如果是旧客人,就要根
据实际付款条约来定. 一般我们做开的客户都不需要提前收定金,只是新客人就需要收取30%的定金后,再安排具体的订单事宜. 同时交由生产部排货期以及采购部安排物料色样及质量办等.
6. 客人批核样办或批核色办,质量办等(此点可与第3点+4点根据客人的实际情况调换先
后顺序)。
7. 订单款式和尺寸表确实后,要交相关资料给纸样房和裁单安排排唛架,然后根据准确的
用料数打配件纸给采购订购物料,大货唛架用量一定要与cost成本表内的用量相比较,如果有超出用量的话,一定要查原因及采取相应的解决措施,比如如果是客人修改尺寸导致用量加大的话,则要及时向客人提出加价.
8. 采购部退回的订购单一定要认真核对,要核对颜色/订购数量/相应要求/物料单价/要求交
货期等,特别是采购的物料单价,一定要与我们的cost成本表核对,如果有任何异常,要马上查清楚原因及向自己的主管反应情况.
9. 物料回厂及检查ok & 客人批核PP办后,要安排制作裁单给生产部安排生产,另需要
比开裁期提前一星期左右发裁单. 所有事项都ok后,要发开裁通知单给各部门,请留意要提前一个星期左右给到裁单给车间,以便纸样房有时间排唛架 & 车间准备工序&安排订线等,现纸样房和车间经常投诉跟单很多时候都是裁单和开裁通知单一起发,导致他们没有时间提前做好相应的准备
11. 开裁生产后,跟单要及时去仓库将所有已批核可以用的面料和配件等签名确实ok,因仓库
一定要看到有跟单签名后,才会发物料给车间. 此点我们经常有同事漏签名,要仓库打电话催,请留意签名前一定要与仓库检测员核对是否测试已经ok. 之前曾出现过跟单不问测试情况就签名,导致车间生产过程中才发现配件与面料发生化学反应,而没有任何办法挽救
12. 跟单要跟进生产情况. 如果有丝印或是刺绣的款式,要追紧他们尽快安排,另要提前与生
产部确实看中期及尾期的时间,确实后要提前通知客人,一般情况下,客人都要提前一个星期左右通知他们看中期或是看尾期的时间.
资料整理: 蔡婷 2011.3.17
13. 生产过程中如果出现少物料或是少面料的情况,跟单一定要及时与采购部协商,寻找最佳
的解决方法. 及要强调时间的紧及性.
14. 最少要提前15 天左右给到出货通知单给报关部,以便安排订船和做相关的文件, 另有部
分客人是跟单自行与船公司订船及联系的,一般情况下也需要提前15天左右给shipping booking给船公司
15. 有部分客人如果客人是T/T付款的话,要提前将70%尾款的invoice资料给到客人,以便
客客人准时安排付款及出货, 请留意我们跟进的基本是外国客户,客人安排汇款后最少要3-4个工作天才可以到帐.
16. 出货后需要将大货图片,跟单总结,裁单,配件纸,包装表等相关重要资料放到指定的公用
Order C文件夹方便日后查询以及资料共享, 同时将核算好的成本核算表交由营业部进行订单评分.
17. 所有的电脑资料应分门别类归档, 同时将文件夹做成有标识的File,放到指定地方存档(文
件夹一定要分类清楚,现在大部分新跟单的文件规档得很混乱 其中要留意送货单一定要与对应的采购单钉在一起
以上各个程序的详细工作指引文件,请看附页。
相关文件表格:
报价单/报价成本表/合同文件/办单/生产单/包装资料/开裁通知单/物料明细表/物料卡/样品卡/物料订购合同/成本核算表/相关测试表/订单船期表/订单跟踪表/办单登记表/出货通知单/跟单日程表。
资料整理: 蔡婷 2011.3.17
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3.备注事项
1.
2. 所有资料尽可能的保留齐全, 以便日后查询及翻单跟进. 如果客人有资料更新时,要将相关的邮件保存到每个客人相应的重要邮件内,另要把大概内容注
明在此客人的跟单总结内.
3. 许多客人均有手册之类的资料且每年均有更新, 如有可能, 资料夹内需存好客人资料, 如太多,
可以另外开一个文件夹来单独存放, 客人有更改时, 须及时打印及存底.每次收到客人的订单及 做资料时,一定要重新查下客人是否有特别要求及最近的资料更新,特别是LE客人和Disney客 人等,此些客人经常在网站上更新资料,每次做单都需要去查核.
4. 部分客人有查厂要求, 跟单须将客人联系资料以及查厂要求交给行政部负责查厂的相关人员.
5. 每个星期要翻阅跟单日程表,如果跟进过程中发现客人批办时间过长或是欠我们什么资料未确实
的话,一定要马上追紧客人,如果一直催都没有办法收到回复的话,则要及时向客人提出如果规 定时间内复不到的话,货期将要推迟到什么时候,如果只是催客人,但不给客人施加压力的话, 最后货期延迟,客人就有可能要求我们自行付走飞机的费用等,此点跟单一定要随时留意及要有 技巧的提醒客人,不能处于被动位置.
6. 跟单要对自己跟进的订单时刻保持清醒的头脑,做事要有条理,一定要多了解自己厂做开的产品
特性等,如果客人有提出不合理要求的话,一定要提出专业的意见来说服客人更改做法等,很多 时候要让客人承认我们的专业水平和能力才能说服到客人
7. 跟单要随时与采购部门查核及控制跟踪好物料和时间,要做到以下几点:
A. 不断料(即不让生产部门停工等待物料)
B. 不呆料(不要让不需要使用或是不可以使用的物料呆在仓库,即一方面不可以给错资料给采购部,另需要按照订单交货期来预物料时间,尽量不要让大货物料提前太早存在仓库,故我们每次通知采购部订物料的时候可以与生产部门查核下大货的物料需要日期)
C. 不积料(即物料采购要适时,适量,要严格按回我们厂制定的损耗表格来预计损耗,以减少资金的积压及减少存料的情况)
D. 紧急采购(跟单过程中经常会出现临时收到生产部门通知少物料,或是发现有物料有错的情况,故跟单一定要具备临时应变技巧,比如配件或是少面料等情况下,第一时间要反应查是否有存仓及及时提供资料给采购部向供应商查询. 比如马上要出货了,但发现唛头有错,但唛头已全部车好于衫身上,此种情况下跟单要第一时间查此唛头的材料,如果是普通胶带唛的话,我们是否能找到相应材质的贴纸可以贴于唛头上,及向客人查询是否可以接受此情况,之前我们厂也出现过此种情况,唛头和挂牌出现错误,但又急着要出货,此种情况跟单应该跟据自己的经验或向其它有经验的同事请教,找到适合的解决方式建议给客人
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范文三:外贸销售助理工作内容
外贸销售助理工作内容
外贸销售助理工作内容2016-07-13浏览:分享人:郝笑建手机版
所谓外贸营销即将传统的营销手段运用到外贸领域~并结合外贸的海外营销特殊性~形成的一套适合外贸企业运用的营销系统~目的在于将外贸企业的产品及企业信息传递到海外买家面前~帮助外贸企业实现自身产品及企业价值的最大化。
负责公司销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。
负责各类销售指标的月度、季度、年度统计报表和报告的制作、编写~并随时答复领导对销售动态情况的质询。
负责收集、整理、归纳市场行情、价格~以及新产品、替代品、客源等信息资料~提出分析报告~为部门业务人员、领导决策提供参考。
协助销售人员做好上门客户的接待和电话来访工作;在销售人员缺席时~及时转告客户信息~妥善处理。
负责客户、顾客的投诉记录~协助有关部门妥善处理。
协助部长做好部内内务、各种部内会议的记录等工作。
逐步推广使用电脑信息系统处理营销资料~妥善保管电脑资料~不泄露销售秘密。
1 / 3
完成营销部部长临时交办的其他任务
1~客户确认订单后~给客户制作SALES CONFIRMATION.
给工厂制作采购订单,要求准确无误~及时。做完的单据~一定要仔细的核对一遍后再发出。
2~追踪工厂的生产情况----安排订单后~对于订单的交货期要了然于胸。在订单生产中期~和要交货的前一个礼拜~跟工厂进行沟通~询问生产情况。如果有问题~需要跟经理和或客户沟通。 在交货期的中期~后期应联系工厂催促~确认交货期。
3~配船订舱~跟货运代理和工厂确认入仓时间~地点~追踪工厂准时入仓。取得入仓单~解决入仓中出现的问题。
4~货物发运后2天内~制作出整套单据~包括发票~装箱单~产地证~货运保险等~以及信用证要求的其他单据。核对提单。
5~给客户寄送单据。(根据不同客户的付款条件不同~寄送单据的条件也不同)
6~了解每个客户的付款周期~追踪客户的付款情况。提醒经理。至银行领取结汇水单等单据。
7~定期至外管局领取核销单。负责追踪核销单~报关单的退回情况~每票业务的网上最终核销。
业务助理岗位对于工作者的素养要求:
1~工作仔细~认真~负责~做事正确率高。
2 / 3
2~熟练掌握外贸的各个流程。
3~懂一定的产品知识~尤其是常用的产品名称~零部件名称~性能要求。
4~懂一定的外语~看的懂客户的要求。
5~善于跟人交流~沟通。积极友善~上进心强。
3 / 3
范文四:外贸跟单助理实习周记
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外贸跟单助理实习周记
离实习期结束越来越近了,在最后的两个星期内总会有许多新的想发陆续出现,虽然是要离开去读书的,但多少总有点觉得遗憾,也许在这里继续下去的话会学到更多的东西,但是也不知为什么就是不想留下来,虽然里面的人都挺好的。
在小受这边实习了两个星期的时间后,我被老前辈派遣到了新的人这边学习,这位师傅可真是严厉呀,在她那严厉和不好的态度下,我频频犯错,把自己弄的像傻瓜一样,我紧张了。>
外高桥是先进港再报关,而洋山则是先报关再进港的,洋山的船主要去往欧洲这一带的。因而在处理洋山的货物事就要提前3天请客户备好货,防止货物在报关时出现查验而无法及时赶上船,而造成延误。但是有时有些客户却不能及时的备好货物,因而就要出现问题,如果是紧急的货物的话,就只能提前去cy提个空箱,要个箱号,和客户提供报关资料去报关,这样就可以一边报关一边等客户的货物,即使遇到查验也不会着急的手忙脚乱了。但是提前提箱的话也会产生一定的费用,不过这都是由客户支付的。当然在等客户准备货物时也要事先与车队联系好,在客户的工厂那边等好,在货物装好后立马拉到码头去进仓,等待放关放行。
一次成功的出口成功是相当的麻烦的,在接受客户
1 / 4
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委托时,要输单子,要打印托运书给代理,请求定仓,有时客户也会规定几号的船期,但是并不是所有的客户所定的船期是有船的,而且有时还没有直达船,在处理时也要考虑运费,选择最好的最快最便宜的船,在报价给客户。不过有些客户会比较麻烦,所以要仔细,耐心的和客户说明一些不确定因素,比如船晚靠港,报关时遇到查验和报关资料不准确,价格的临时调整等,反正一句话做货代就是要认真负责,对客户要有耐心,不然做错了事就要产生相关的费用,比如改单费,更严重的是货物上不了船,发生纠纷。
在这个星期里的,我发现我自己是不适合做这一行的,因为我老是会犯错,而且都比较严重,还有办事效率也不是很高,虽然有师傅指出及时更正,但是我还是觉得自己不行的,我一度对自己这种粗心马虎的做事态度感到厌恶,但是这就是我,从小到大到现在都没有改到的毛病就这样一直困扰着我,如今到了工作上就产生了巨大的麻烦,虽然我现在只是实习生,但是由于我的错误会造成很大的问题,我一直都感到内疚,一直都在祈祷快点结束吧,这最后的实习期。在空闲的时候,小张师傅要多记点船公司和世界各地的港口,因为这些都是做这些工作的必须知道的东西,而且还时不时的考我,我虽然一直都很努力的在记,但是要记住的港口实在是太多了,常常记了这个忘了那个的。
有时在传完提单确认书时要打电话问对方是否收到
2 / 4
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没有,打电话要有礼貌,我被训教过好几次,但是我最后还是记住了。很久以来,一直想写些什么,说些什么!自己做外贸的时间不算长,也不算短,属于半桶水又想晃两下的那种。特别是年前踏入论坛之后,越发有种冲动,想把自己懂得的和不懂的一起写出来,供大家一起探讨!
n年前的一个七月,一个莘莘学子从大学的校门踏出来了,怀着一股新鲜,一股憧憬,当年血气正旺的我毅然放弃了去银行工作的机会(财经类学校毕业,又有关系),也放弃了去考公务员的想法,可能是受父亲的遗传(父亲一直以来就是一个商人,做过很多生意,只因时运不济,没能发达),不过也幸亏父亲不是很发达,不然可能我连读大学的机会都没了,有可能早就坠落了,现在至少还算是个人吧!
5、说了那么多废话,进主题了--验货!先看单个产品的包装,是pb,还是pb/header,塑料袋的封口严不严,吊卡订的正不正,客人对订书针的位置有没有要求,对pb的材质有没有要求,pb袋上有没有印刷,印刷的内容有没有错误,要没要要求警告标,有没有要求upc码和货号标,有没有要求madeinchina等等,一定要注意与合同一致,所有与客人不一致的地方都要修改。看完包装以后看产品,拿出确认样进行对照,用目测的地方用目测,用工具的地方用工具,原则上是要同确认样一致!这里可能最麻烦的就是产品的品质上面出了点问题,如果严重的话那肯定是不能出货的,怕
3 / 4
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就怕的是哪些不上不下的货,出也可以不出也可以,这个时候就要凭经验来判断了,要根据客人的性质和对客人的了解来决定这批货的结果!如果自己没把握,多带几个出货样回公司,交给领导或者有经验的前辈来判断这批货的去留!
6、重复上面的3、4、5n次,直到你看的满意。
7、填写验货报告,验货报告也可以边验边填,写上验货结果,签上你的大名,然后叫工厂负责人签上大名。叫他们收拾残局,你则收拾包包,不要忘了东西哦!大概的步骤就这些了,因产品不同可能步骤有所同,而且有很多环节也不一定会要的,象内盒彩盒之类的不一定是每个产品都要的!验货三大宝----确认样,合同,还有最重要的经验,有些常识问题在合同中和样品不一定会出现的,因为太熟悉了,容易忘记了,而对于新人人来说常识对他们来说可能根本不知道,所以新人验货还要多问,多学,多听![ 结 束 ]
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范文五:外贸跟单工作流程
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以下是考研屋www.kaoyanwu.com为大家整理的外贸跟单工作流程,仅供大家参考。
外贸跟单工作流程
1(客户询盘:一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2(报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。
3(得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。
4(下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5(业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6(下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
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6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7( 验货:
7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8(制备基本文件。工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9(商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10( 租船订仓:
10.1(如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2(如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。
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10.3(如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4(向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11( 安排拖柜:
11.1(货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可
靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2(传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3(要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12(委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关
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