标准的公文格式
公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。
如：《延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 用3号仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用六角括号“〔〕”（word中插入特殊符号）而不能用中括号“[ ]”或圆括号“（）”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
主送机关
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
正文
这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”，第四层 用“（1）”。第三层的“1．”不能写成“1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。 在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体，均用3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。 发文机关
写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。 发文日期
公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。
抄送单位
是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。
文件版头
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上
“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。
公文编号
一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“〔1997〕”是年号，（年号要使用方括号“〔〕”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
签发人
许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
机密等级
机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。 紧急程度
这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
阅读范围
根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
附件
这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：
1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用
印章
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
印制版记
由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2字。
公文格式的三要素：标题、正文、版记
公文的格式
公文的格式
一、公文格式的组成
公文的格式专指法定公文文种外形结构的组织与安排。包括组成公文的各内容要素，以及这些要素在页面上的标识构成。公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是公文区别于一般文章的重要标志，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。公文的格式一般包括三部分内容：公文的书面格式、公文的用纸格式、公文的印装格式。这三部分中，公文的书面格式是公文格式的主要内容。
《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》第三章对公文格式作了明确规定：
公文的书面格式由眉首、主体、版记三部分组成(如下图)。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即154 mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
有关国家行政机关的具体公文格式要求，请详细阅读本书第三篇之五的有关规定。
公文的用纸格式，一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文的印装格式，文字从左至右横写、横排。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
二、公文的眉首部分
公文眉首部分，一般由公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个内容要素组成。
（一）公文份数
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
（二）秘密等级和保密期限
秘密等级简称密级，即表明公文保密程度的标识符号。依据公文内容涉及国家秘密的程度通常划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如秘密★6个月、机密★3个月、绝密★长期。
(三)紧急程度
紧急程度表明对公文递送和办理急缓的要求，公文分为
特急件、急件、普通件、限时送达件四种。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
(四)发文机关标识
发文机关即公文的发布机关，用于表明公文的责任者，展示公文的法定权威性。
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上缘为25mm，对于上级的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×l5mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
(五)发文字号
发文字号，指发文机关一年中所发文件的统一编号。发文字号由机关代字、年份、序号三部分组成，如“国发〔2000〕23号”就是国务院2000年发布的第23号文件。联合行文时，只标明主办机关的发文字号。
机关代字，表明发文机关或主办单位。机关代字一般不超过三个字，且不得有重复的字。
年份，表明公文的发文年度。年份应用公元纪年。 序号，表明该年度内发布公文的顺序号。
发文字号的标识，应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即不编为001)，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线(有签发人姓名时，发文字号标识要左移，下见“签发人”)。
发文字号的作用；一是为检索和引用公文提供专指性代号；二是便于对公文的统计、管理及查阅。
(六)签发人
签发人指批准发布公文的机关领导人姓名，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
三、公文的主体部分
公文主体部分，由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注几个内容要素组成。
(一)公文的标题
公文的标题是标明公文内容的概括性名称。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，完整的公文标题一般由发文机关名称、事由、公文种类三部分组成。
标题中的发文机关名称，一般要标明机关名称的全称。公布性、知照性公文可以省略发文机关和事由，只标明文种。
标题中的发文机关名称，一般要标明机关名称的全称。公布性、知照性公文可以省略发文机关和事由，只标明文种。
标题中的事由，应用最少的词语把公文的主要内容准确、简要地概括出来，使人一看便知公文主旨。省略“事由”的情况主要有：
公文内容过简或过繁，不易精确概括；公开发表的公告、通知等。
标题中的公文种类，应以法定公文文种名称为准。有些试行待修订的公文，及有补充内容等情况的公文，可以酌情注明，如“暂行条例”、“补充规定”、“紧急通知”等。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题的标识，在红色反线下空2行，用2号小标宋体宇，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。例如：
关于向共产主义战士雷锋同志学习的
通 知
中国人民武装警察部队山东省总队
后勤部关于新式警服
进货情况的报告
全国人民代表大会常务委员会
关于国家安全机关行使公安机关的
侦查、拘留、预审和执行逮捕的职权的决定
(1993年9月2日六届人大常委会二次会议通知)
中共中央国务院批转公安部
《关于释放和安置原国民党县团以下
党政军特工人员的方案》的通知
(二)主送机关
主送机关又叫收文机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
主送机关的标识，在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
主送机关的标识应注意：
上行公文，一般只有一个主送机关。对那些需要明确承办和答复责任的公文，要特别注意主送机关的确定，以免责任不明，互相推诿，或答复不一。
下行公文，多为两个以上主送机关，或下属机关都是主送机关。一些直达基层的公布性、普发性的公告、通告等公文，及部分事项性通知，可以不标主送机关。
（三）公文正文
公文正文，是公文的核心内容，是公文主体的基本部分。公文正文位于主送机关名称下一行，每自然段，左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。公文正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。
1. 开头部分
开头又称引叙，其内容主要阐明撰写的依据、目的、缘由等。开头的主要作用是强调发文的必要性、针对性，引起下文。开头的撰写要精确、简洁、概括性强，要尽快引入主体内容。
2.主体部分
主体又称中段，是正文的核心，其内容主要阐述公文的具体事项、意图，如：说明做什么，怎么做；或表达做了什么，其经验或教训；或明确需解决的问题，指出原因，提出要求等等。总之，正文部分应使受文者对公文所表达的信息获得具体明确的认识。主体内容应主旨明确，重点突出，直陈其事。
3. 结尾部分
公文结尾一般十分简洁，其内容写法主要有两种：套语式结尾或文章式结尾。此外，有些公文至主体为止不需结尾，称之为“零”结尾。
套语式结尾，指人们约定成俗，长期惯用的文书套语结尾。这种结尾根据公文内容不同而用语不同，如“此令”、“特此函复”、“妥否?请批示”、“以上各条，望遵照执行”等等。套语结尾的作用：表示礼貌；表示行文至此，防止增添涂改；显示全文构成的完整及语言风格的庄重文雅。
文章式结尾，即撰写一般文章方式的结尾，如总结概括式结尾、提出希望式结尾、展望鼓舞式结尾等。这类结尾的内容一般也不宜过长。
公文正文的基本要求：除综合性内容的公文外，一般要一文一事，便于处理；公文内容要符合党和国家的方针、政策，符合发文机关的职权，实事求是，切实可行；语言准确、朴实、简练；条理清楚，标点符号正确。
(四) 附 件
附件，是附属于公文正文后面的文件或材料，它是对公文正文的补充、说明或是公文的具体化。但不是每份公文都有附件，公文如有附件应注明附件顺序和名称。
附件标识，在正文下一行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号用阿拉伯数码(如“附件：1．××××××)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号：附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
附件通常有两种情况：一是附件是正文的补充或说明，如某些公文后所附的图表、统计数字、背景材料或其与公文正文有关的补充性文字材料；二是附件是实际上的主要公文，正文只起批准、发布、通知或按语的作用，如以通知等形式发布的“条例”、“规定”等法规性文件和以批转、转发形式发出的“报告”等。
（五）制文机关
制文机关亦叫落款，指发文使用的名义，它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党、政机关和企事业单位，都是依据法律、条例、章程而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如中华人民共和国主席令、全国人大常委会委员长令、机关首长对所属工作人员的任免令(或任免通知)等，以领导人名义作为公文的作者，并非以私人身份出现，是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。以单位名义发文要写全称或规范化简称，以领导人名义行文要注明职务和姓名，两个以上单位联合行文要联合落款。党的机关公文一般在落款处署发文机关名称，应用全称或规范化简称。行政机关公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，并加盖印章；当联合行文需加盖3个以上印章时，才署发文机关名称。落款的位置，应在正文右下方，成文时间上方，正文与落款间应有一定距离(一般为两三行间距)，如有附件，落款则要放在附件标注
的右下侧。一般习惯落款的头一个字要放在公文用纸宽度的二分之一处，而最后一个字靠右空一至两个字格，以求整齐美观。
（六）成文时间
成文时间，指公文发布的确切日期，用于表明公文开始发挥效用的时间。成文时间的标识，要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”；成文时间的标识位置，应在公文末页“公文正文”或“附件”之后，成文时间右空4字。会议通过的决定等法规性公文和一些知照性公文的成文时间，通常标识在标题下正中央外并加圆括号。
成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。函、电报以发出日期为准。经会议讨论通过的公文以会议通过的时间为准。法规性公文通常还需要在正文最后专门交代一下公文生效后执行的具体日期。
(七）印 章
印章，即机关权力象征的图章，它是公文生效标识。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。公文印章必须与发文机关一致。印章标识是公文效力和信用的凭证，也表示发文机关对公文负责。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章应上距正文2-4mm端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以弧压在成
文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
当联合行文需加两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
因机构调整等原因，新印章未制发前，经上级机关批准可用其他印章代替，代印应写明“代”字。启用新印章时，应向有关机关发函通知。
(八)附 注
公文的附注，指公文需要说明的其他事项的注释与说明，如“此件可自行翻印”、“此件发至××级”等等。如无附注，则不必写。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
四、公文的版记部分及页码
公文的版记部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个内容要素。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
(一)主题词
主题词又称“叙词”、“关键词”，是反映公文主题思想或主要内容的代表性词语。它一般由3～5个规范化词目(即词或词组)构成，每个词目间要空1格，如“××省公安厅关于打击走私活动的会议纪要”一文，其主题词为“公安缉私纪要”。主题词不考虑语法上的结构、词语间的搭配，所以不要求表达非常完整的意思，但主题词必须概括、凝练、切题，必须根据公文主旨及主要内容，从领导机关下发的主题词表中选定规范化题目。
国务院办公厅秘书局1994年4月修订的《国务院公文主词表》(以下简称词表)共由15类1000个规范化的主题词组成，词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送的文件。因此，各机关公文主题词标引均应以此为据，以适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文。
1.主题词的标引方法
一份文件的标引，最多不超过5个主题词。
主题词的标引顺序是：先标反映文件内容的类别词和类
属词，然后标反映文件形式的公文文种词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。
一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”，然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议、纪要”。
根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知》，可标“农业、物资、物价、管理”。
当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。
2.主题词的标识
主题词位于“抄送机关”上方。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间1字。
(二)抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关是与主送机关相对而言的非正式收文机关，如重要下行文要抄送的上级机关；凡涉及职权，事先征求意见或行文后需要配合的机关；双重领导的机关等。，
抄送机关的排列顺序，要根据机关的性质、职权、隶属等关系排列。同系统、同性质的机关集中排列之间用顿号隔开；不同系统、不同性质机关之间用逗号隔开。
抄送机关要严格确定，既要防止漏抄，又要避免滥加抄送，不需要有抄送机关时，就不设此项内容。
公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“标送”后标全角冒号，行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后句号，如主机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（三）印发机关、印发时间
印发机关，即公文印发部门名称。印发时间，以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关时在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发时间右空1字。
印发机关和印发时间是版记的最后一个要素，所以，应置于公文最后一页的最后一行。
标识印发机关和印发时间的目的，在于明确公文印制上质量和时间的责任归属，并便于受文者与公文印发部门直接联系、查找和清退公文等。
(四)版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
（五)页 码
公文的页码，用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线
距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。
公文的写作格式
第五部分 公文写作与处理
1、写作基础知识
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有:?直接阐述;?单一集中;?以意役法;?片言居要;?善用标题。
文章结构安排的环节主要包括:选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)
文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为:?例证法;?喻证法;?类比法;?对比法;?反驳法;?归谬法。
语言运用的基本要求:合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有:?由
1
法定作者制发;?具有法定的现实执行效用;?具有规范的体式;?履行法定的程序。
根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类:
(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。
(2)根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类
(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。
(4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。
(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。
(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
3、政府系统的通用公文文种
(1)规范性文件
条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称
2
“条例”。
规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
(2)领导指导性文件
命令(令)。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布旅行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。
指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
批复。用于答复下级机关的请示事项。
通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
(3)公布性文件
公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
3
(4)陈述呈请性文件
议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
(5)商洽性文件
函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
(6)会议文件
会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。
4、党政机关的通用公文文体
(1)规范性文件
条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(2)领导指导性文件
决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
4
决定。用于对重要事项作出决策和安排。
指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
意见。对于重要问题提出见解和处理办法。
通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
批复。用于答复下级机关的请示。
(3)公布性文件
公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。
(4)陈述呈请情文件
报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
(5)商洽性工作
函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(6)会议文件
5
会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
5、公文文体与结构常识
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为:被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有:标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。
公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。
印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
6、公文格式排版规定
保密等级:“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“?”，必要时加期限(如机密?5年)，3号或4号黑体。
紧急程度:“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。
发文字号:位于文头下方，居中;如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。
6
签发人:发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。
标题:标题由作事、事由、文种组成(可省)，字数一般不超过50字;除出现法规、规章的标题外，不用书名号;具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中
附件:附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。
注释:注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具备正式公文效用，常有
“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”
“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。
(2)定稿。具备正式公文效用，是制作
公文正本的标准依据。有法定的生效标志
(签发等)。
(3)正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。
(4)试行本。在试验期间具有正式公文的法定效
7
力。
(5)暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本复份(与正本同时印刷)
在外形上与正本没有区别，具有相同的法律
效用;作为复印件的公文副本(如抄本、复
印件)不具备公文的法定效用，需加注“副
本”字样标记。
(7)修订本。可以标题结尾处标作:“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
8、公文写作的基本要求
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
9、行文规则
可以采用越级行文方式的情况:一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接
8
上级机关等。
行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一
般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作
或请求指示或批准。
10、公文写作的语言运用
公文语言的特点:庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年(民国元年)。
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。
11、各种文种的撰写
(1)规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文;规范性公文的标题由事由(问题)、文种两部分构成;正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。
(2)决定。标题由发文机关、事由、文种组成。
(3)决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。
(4)通知。标题由发文机关、事由、文种组成。
9
(5)通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质(情况)以及文种(通报)。
(6)批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。
(7)通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。
(8)请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。
(9)函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分;依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函;相对灵活(略去标题、发文字号等)并涉及一般具体事项的是便函。
12、公文处理的基本原则
(1)法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。(2)实事求是原则;(3)全面技师原则;(4)时效原则;(5)集中统一原则;(6)党政分工原则;(7)保密原则;(8)简化原则
13、收文处理的一般过程
(1)公文的收受与分流
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签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式
外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。
启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。
内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。
分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
摘编。文件管理人员对部分准备投入办
理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、
汇集有关数据资料。
(2)办理收文
拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处
11
置意见，供有关领导审核定夺。
批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。
承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。
注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
(3)组织传阅与催办查办
组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。
催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。
查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。
(4)处置办毕公文
包括:阅卷归档、清退、暂存、销毁。
14、发文处理程序与方法
(1)文稿形成
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拟稿。撰拟公文文稿。
会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。
核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。
签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。
(2)公文的制作
注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。
缮印。制作供对外发出的公文。
用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。
(3)公文的对外传递
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分装。按规定具体拣配和封装公文。
发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。
(4)处置办毕公文
包括:阅卷归档、暂存、销毁。
15、公文销毁的方式和范围
销毁的主要方式有:焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)。
以各种方式销毁公文均应履行如下程
序手续:由文书部门组织对公文进行鉴定;
确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机
关或上级机关有关领导审定批准;获准后再
行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。
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行政公文的格式
行政公文的格式
公文格式是在公文制发过程中逐渐形成的，体现了国家行政公文的特点与权威性。新中国成立后，我国的公文格式经过多次的修订与完善，后经中国标准研究中心、国际办公厅秘书局共同起草了《国家行政机关公文格式》国家标准（下文简称《公文格式》）1999年12月27日由国家质监局发布并于2000年1月1日起实施。行政公文的格式包括用纸格式、书面格式、排版印装格式等，我们主要学习掌握其书面格式。现将《公文格式》中有关书面格式的内容介绍如下：
（一）公文的一般格式
按《公文格式》规定，组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首部分
公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。
公文份数序号。公文份数序号是指同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。 秘密等级和保密期限。国家保密文件应当用3号黑体字在首页右上角第一行标明密级和保密期限。其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用隔开。
紧急程度。紧急程度分特急和急件。要用3号黑体字顶格标识在版心右上角第二行。两字之间空一字 。要用3号 黑体字顶格标识在版心右上角第2行。两字之间空一字。
发文机关名称：发文机关名称指制发公文的机关。由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成；联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。
发文字号。发文字号由机关代字、年份、序号组成。用3号仿宋体字居中排布。机关代字，指用1到3个汉字表示发文的机关。例如：“国办发【2006】3号”这一发文字号中，“国办发”表示此件为国务院办公厅制发；年份表示制发文件[ ]”括入，【2006】表示文件是2006年制发的；
序号表示某年依次制发的文件的号码，“3号”表示该文是当年所发的第3号文件。序号的编写不能编虚位，如编成001，不能加第字，数字要用阿拉伯数码。联合行文，只标明主办机关发文字号。
签发人。上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，与发文字号间空一字，“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人签名之下按发文机关顺序依次顺排。
2.主体部分
公文主体部分包括公文标题、主送机关、公文机关、附件、成文时间、印章、附注等项。
公文标题。一般由发文机关名称、文件的事由（）及文种（）三部分组成，位于文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中书写。其结构如下：
湖北省人民政府 关于××××××工作 的 通知
发文机关
在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范化简称，如果文件首页具有制发机关的标志，其标题中可省略发文机关名称。事由是标题的主体部分，应准确、简要地概括文件的内容。文种是公文文体的名称。发文机关名称之后用介词“关于”引出文件事由，用助词“的”与文种相连接，以文中为中心词构成偏正词组。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是法规类或单位内部使用的公文，标题中可忽略发文单位；二是省略事由，有些公文内容单一，正文较简单，就可以在标题中省略事由，如《中华人民共和国主席令》 文件标题应当准确、概括、简要，以便于公文的检索与处理，便于读者理解公文的内容与行文的目的。
主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位于标题之下、正文之上，要求左起顶格用3号仿宋体标识。
公文正文。这是公文的主体，用来表达公文的具体内容。因各文件的发文目的不同，其写作要求也不同。正文每自然段左空二字，回行顶格。数字年份不能+ 事由 文种
回行。
附件。指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。如有附件，在正文下空1行、空2格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。
成文时间。一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“〇”。
公文生效标识——印章。单一机关制发公文时，也可不签署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间距离右边沿空4个字，加盖印章；印章上不压正文（距正文2~4mm），下压成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间；当联合发文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。
以国家领导人名义发布的的公文还需有领导人署名。
附注。指与文件有关的简要说明。如该文发放的范围，使用时需注意的事项等等。如有附注，应当加括号标注，标识在成文时间下一行。
版记
版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。
主题词。是指能反映公文类别、内容和文种的名词或名词性词组。标引主题词必须从有关主题词表中选用。如《国务院主题词表》《教育类公文主题词表》等。主题词的位置在附注的下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间各有1个字的间距。
主题词标注的顺序是：先标类属词，最后标文种。标类属词时，先标反映文件内容的词，其涵义由大到小。如：《×××省政府关于进一步抓好经济作物生产的通知》，其主题词应标：农业 经济作物 生产 通知
抄送单位。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。
印发机关和印发日期。印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关，一般是各机关的办公厅或文秘部门。印发日期是指把公文文稿送往印刷的日期。这两项位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占1行位置，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。
公文的特定格式
信函式格式
发文机关名称距离页的上边缘为30mm字号由发文机关酌定。发文机关全称下为一条武文线（上粗下细）距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗）。发文机关名称及双线均印红色。
命令格式
命令标识由发文机关加“命令”或“令”组成，用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下1行右空2字标识成文时间。
会议纪要格式
会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。
公文的写作格式
公文的写作格式
公文的写作格式
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一、的格式项目
的格式是指外形的项目、标记及其在文面上的组成。根据党和国家法规以及《国家行政机关格式》的规定，格式要素一般由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、抄送机关、秘密等级、紧急程度、主题词、印制版记等组成:各个组成部分的拟制必须符合规范化的要求，不可随意行事。
1.版头 所谓版头即人们习惯上所说的 红头文件 .是指首页上端印有 文件 字样的一行红色大字，例如 中共中央文件 、 国务院文件 、 中共 委员会文件 、 县人民政府文件 ，等等。
2.发文字号 发文字号表明一篇发出的数量和次序:根据法规的规定，一个机关制发的发文字号，由机关代字、年份、序号三个要素组成:凡正式均应有发文字号。
3.标题 标题是不可缺少的主要的一个格式要素，是的 眉目 和 眼睛 ，一般由制发机关(即发文机关)名称、事由和种类三个要素组成。
4.主送机关 主送机关是对的内容要求主办和答复的单位，也就是负有对内容进行掌握或者贯彻执行责任的受文机关。如:上级机关对下级发的通知、指示、通报、决定、决议等。除少数直接面向社会或本机关全体工作人员发布的文件外，一般均应写明主送机关的名称。 一般只有一个主送机关，即由一个主管机关主办或答复，特别是下级机关向上级及业务指导机关请示或报告事项时更应如此，以免造成责任不明、互相推诿或答复意见不的文件，行政都标注 特急 、 急件 字样，党的机关分 特急 、 加急 。有时的紧急程度不再另外单独标注，而是在标题中表现出来，例如《关于 的紧急报告(或紧急通知、紧急指示等)》。如果是紧急电报则应分别标明 特提 、 特急 、 加急 、 平急 。
3.印发传达范围 印发传达范围是指限定的发送范围和规定阅读对
象。如: 此件发至省、军级 ，那么，省、军级以下则无权收看;如: 此件发至县、团级 ，县、团级以下则无权收阅。在行政中，把印发传达范围称为 附注 。
4.份号 即对同一份文件印制的份数进行的顺序编号。如一篇印发了2300份，编号就为0001-2300。
.印制版记 印制版记的内容是印发(或翻印)机关或承办部门名称、印发时间和印发份数。
6.主题词 主题词是确切表达的主题而使用的规范化名词或名词性词组。主题词的具体含义有两点:一是的主题词首先是一个名词或名词性词组;二是能够准确地表达的主题。正式都有主题词，位于文件末页抄送栏之上。
作为一种检索标记，适应计算机管理的需要，主题词是随着计算机等现代化办公设备的产生和应周而出现的: 例如《国家行政机关处理办法 这份文件的主题词是: 工作 管理办法 。词与词之间空一字格:为了准确、科学地标注主题词，各级各类单位的办公部门，均应制定出各自的主题词表，以供使用。向上级报送的文件，还应按照上级机关的要求标注主题词。
7.签发人 指签发人的姓名。只有上报的才需要标注签发人。上标注签发人的姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强签发者的责任感。
8.印章 用印是权力的象征，是效力和信用的凭证。除会议纪要和以电报形式发出的以外，正式行文均应加盖机关印章。联合上报的非法规性，由主办机关加盖印章;联合下发的，联合发文机关均应加盖印章。 盖章要与正文保持适当间隔，如正文结束后该页无处加盖，需另起一页，注明 此页无正文 ，然后盖章。总之，盖章的要求是上不压正文，下要盖在成文日期上。 国家行政机关盖印章的要求是当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上(因其无发文机关署名);当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 翻印的和普发性可不用印。
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