各级各类机关在日常工作和活动中,经常利用机关应用文与上下左右的机关进行联系。不同机关通过文件这一桥梁和喉舌,可以起到交流思想、沟通情况、接洽工作的知照联系作用。例如:上级机关通过指示、通知等,指导与与知照下级如何开展工作;下级执行指示时,遇有需上级解决或批准的事项,则以请示上达;上级经过研究,又用批复将结果知照回复下级,使上下级机关之间得以保持联系,互通信息,从而正常有序地进行工作。
有的文件如布告、通知、通报等,一般是自上而下地传达事项,阐明意义,有启示、晓谕、动员之意,实际上是一种知照作用。有的文件抄送机关与文件涉及的事项关系不大,主要是起知照联系作用。有的涉及面广,对有关单位也有参考价值的批复,在适当范围内加以公布,也起着知照联系作用。
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