范文一:浅析企业档案的特点与价值
浅析企业档案的特点与价值 建材发展导向2010年12月政工?企业文化?管理
浅析企业档案的特点与价值
何见高
摘要:随着市场经济体制和现代企业制度的逐渐建立,企业档案是企业的职能活动
中得以形成.本文阐述了企业档案的形成及其特
点,结合笔者的工作实践,提出了企业档案在管理工作中的特殊价值. 关键词:企业档案;信息管理;特点;价值
刖昂
企业档案是在企业的职能活动中形成的.企业档案的原始 性和历史性决定了它具有凭证依据价值和借鉴参考价值,并对 企业的持续发展具有长期的利用价值.随着时代的发展,社会信 息化程度越来越高,企业档案实行综合管理势在必行,才能通过 档案反映一个单位的整体工作面貌,有利于档案信息资源的开 发利用.'
l企业档案的形成
档案是指直接记录人们社会实践活动的具有保存价值的有 关记录构成的信息集合.
首先,档案与现行文件是渊源关系,档案来自于现行文件. 正在形成和使用的文件完成现行效用后,有价值的部分则转化 为档案留作备查,备考.而档案不同于现行文件的本质属性是它 具有的历史性.它的突出特点是具有记录事实的原始性. 企业档案是在企业的职能活动中形成的.这些职能活动包 括党政工团及纪检,经营活动,科学技术研究,财务统计管理,劳 资教育管理等方面.
企业档案的概念第一次提出于1987年3月20日国家档案 局,国家经委,国家经委联合发布的《国营企业档案管理暂行规
定》,其中第二条指出"企业档案是企业在各项活动中形成的全 部档案的总和.其构成是以科学技术档案为主体,包括计划统 计,经营销售,物资供应,财务管理,劳动工资,教育卫生和党, 政,工,团工作等方面的档案."
2企业档案的特点
文件是指能够在计算机信息存储中,由若干个有关记录构 成的信息集合,在形式上包括纸质文件,音像文件,机读文件,微 缩文件等,企业档案中的电子文件是20世纪中期以后出现的, 它是计算机技术的伴生物,需要依赖于计算机系统,(硬件,操作 系统和软件)而具有生命力而发挥作用.电子文件的特性有信息 与载体之间的可分离性,自古以来所有文献形式的记录,其信息 都被固定在某一载体上.它们是结合在一起,成为不可分离的 "实体".电子文件中信息和载体失去了往日的密切,文件载体如 同容器一样,今天装进来的东西,明天可以拿出去,腾出来的空 间又可以放别的东西,电子文件中的信息不再具有固定的物理 位置.
从电子文件诞生开始,在相当长的时间里将会与纸质文件 共存于世,这种共存状态归结为"双套制"和"双轨制"两种类型. 双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸 质文件进行数字化.双套归档可使用一份文件的电子版本和纸 质版本共同处在于存储和可利用状态.所谓双轨制,是指在文件 生成,运转过程中二者的共存,即两种版本文件同步随流程运 转.实行双轨制的机构在文件进入运转时就形成了电子和纸质 两种版本,双轨制大多导致双套归档.因此可以说,双轨制是比 双套制更全面,进步的管理形式.它们的区别在于有无"原生文 件"这个关键词,双套制基本上可看做是纸质文件的数字化副 本,它的属性和证据力是不完整的,不是"原生文件".而双轨制 是全程共存,电子文件是"原始文本",生成时即具有效力.具有 全面的元数据,是完整意义上的电子文件.电子文件与纸质文件
共存于世,必然经历一个漫长的渐进过程.只要电子文件的完全 性没有得到安全保证,人们就需要以纸质文件形式生效的备份 加以保存.例如美国国家档案馆43000多份电子邮件因管理不 善而丢失,他们首先采取的防范措施就是将其中重要邮件打印 出来形成硬拷贝.在一定意义上,备份显得非常至关重要. 只要还有人使用纸和笔,就会有以纸质形成的社会活动记 录,几乎不可能消失.但是,共存的态势将不断趋向与纸质文件 与电子文件的此消彼长.纸质文件管理在电子文件管理的影响 下逐渐"瘦身",而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息 技术的支持下日渐"丰满".这是历史上文件管理最为复杂的时 期.在企业档案中,与企业的各项活动的影响下形成的,它们的 形态也具有多样化.除了"双轨制',类型电子文件这种形式外,具 有记录事实,具有可借鉴,可依据,利用价值的各类形态的档案. 如企业在职能活动中形成的实物档案,如荣誉锦旗,匾牌,奖杯, 奖状,会计账务,统计报表,会议记录等等.
会计档案是国家档案的重要组成部分.也是企业档案的重 要档案之一.会计档案包括会计凭证,会计账簿和会计报表及会 计核算专业材料.它是记录和反映企业经济业务的重要史料和 证据.企业档案必须实行统一领导,集中管理的原则,加强对会 ?
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政工?企业文化?管理建材发展导向2010年l2月
计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的移交,立卷,归 档,保管,调阅和销毁等管理制度,切实将会计档案管理好. 对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管,存放有序, 查找方便.同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防 损毁,散失和泄密.
荣誉室实物档案是企业档案的重要组成部分,是反映企业 发展面貌的真实记录.它包括企业各项工作取得成绩而受到上
级奖励获得的奖旗,奖杯,奖章,将牌,证书等.以及由于协作和 服务得兄弟单位的馈赠品,纪念品等.归档的实物档案应由档案 部门统一展出.实物档案保管要特别注意防光,防潮,避免物品 褪色,保证实物的完好无损.
企业的工程建设项目的档案,是企业档案的重要组成.包括 工程建设项目在准备阶段形成的前期文件,工程建设项目在施 工,安装,调试阶段形成的文件,工程试生产及验收阶段形成的 文件,工程建设监理形成的文件.竣工文件的收集相当重要,竣 工图是工程项目实际情况的真实反映,是项目工程建成后运行 投产,维护,保养必不可少的凭证和依据.
企业各部门记录重大事件,重大事故等活动形成的,具有保 存价值的照片,它们是一种历史记录,照片档案包括底片,照片 和说明.
企业各部门形成的各种具有保存价值的年度报表,企业劳 资部门所形成具有保存价值职工名册,是企业档案的重要组成. 他们是企业档案的总和.他们以这些形式存在,不断地根据 企业活动的特点,收集规范整理,也是企业档案专业人员的特殊 职责.档案最终价值体现是靠档案专业人员来完成的.因此,建 立一支由专职和兼职档案人员队伍就显得非常重要. 3企业档案具有特殊的价值
企业档案的原始性决定了它是企业资产并具有唯一的合法 凭证.一般而言,资产是指所有者付出经济代价而拥有的能够给 其所有者带来利益的物质或精神财产.它的定义有三:?它从属 于一定的所有者;?它是所有者付出一定的经济代价而占有的; ?它能够给所有者带来权益,这种权益表现为给所有者带来经 济收入或者合法权利的享受.正确认识企业档案与维护企业合 法权益的关系,企业在管理,经营活动中'打不完的官司".各 种令人头痛的内部纠纷,外部违约,债务,土地纠纷等不断发生. 企业法人代表成为法庭上的原告和被告是常有的事,法庭上只
重证据,那么证据从哪里得来呢,主要将来自于档案,来自于档 案中的各种合同,财务凭证,图纸,文字单据等.我局财务部门就 因为一笔税务的事情,查阅财务凭证档案,以避免了一笔重复交 税的重大问题.这样的事例还好多.
随着企业制度的建立,企业法人和职工的资产法律意识日 益增强,常常在企业档案利用中,有各种利用事例.如以档案为 证,明确产权,为企业挽回经济损失×××万元;以档案为证,避免 重复交付税款;以档案为证,事隔××年后,维护了原地域界限;以 档案为证,职工的某项合法权益得到保护等等.
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档案在进行移交工作时,当年会计档案,在会计年度终了 后,可暂由本单位财会部门保管一年,期满之后,应由财会部门 编造清册移交至本单位的档案部门保管.档案部门接受是,原则 上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同 原财务会计部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任. 企业档案的历史性决定了其对企业的持续发展具有长期的 利用价值.企业档案是一种伴随着企业的经营管理和活动形式 的信息资源,它真实地记录着企业创建与发展的轨迹,它在企业 的成长中具有形成和发挥作用持续性的特点.由于企业的现状 是企业历史的延续,又是企业未来的历史,因此企业目前和未来 的经营管理,技术开发都离不开对企业原有的各种数据准确掌 握,而这信息数据都主要凝聚在企业档案中,所以说,企业档案 在企业的持续发展中具有长期的利用价值.
4结束语
由于档案作为已有经营的积累,只是一项工作的基础和条 件,而该项工作的完成在很大程度上则取决于脑力和体力劳动 的再付出.由于档案的价值是包含在人们新创造的价值中.所以 很难准确的量化,因而不容易被人们所认识.笔者认为在思想上 认识到企业档案的价值,这是非常重要的.
参考文献
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范文二:企业社会信用档案的基本特点
问 题 探 讨
企业社会信用档案的基本特点
?张兆忠
企业是市场经济活动的主体 ,是商品的生产者和服 关企业社会信用的文件 、数据等 。四是交往单位形成 。 务的提供者 ,是国民经济的基石 。因此 ,建立企业信用 , 与企业发生交往的机关 、团体 、企业 、事业单位及个人 档案是社会信用档案体系建设的重点 。而正确认识和 特别是银行 、证券等单位形成的关于企业社会信用的文 准确把握企业社会信用档案的特点 ,是建立企业社会信 件 、数据 ;认证认可等机构及有关中介机构形成的对企 用档案的前提和基础 。笔者认为 ,企业社会信用档案除 业资质 、质量等方面的评价性文件 、数据 。五是面向社 具有档案的本质属性 ———原始性外 ,还具有以下 7 个基 会征集 。企业社会信用管理机构面向社会征集的有关 本特点 : 企业社会信用的文件 、数据等 。六是定向调查获得 。企
第一 ,来源的广泛性 业社会信用管理机构根据社会举报 、投诉或反映进行调
企业社会信用档案是企业社会信用记录的总和 。 查 、核实形成的关于企业信用的文件 、数据 。七是企业 主要来源包括 :一是国家机关形成 。如有关国家机关形 自身形成 。企业在生产和管理等活动中形成的有关自 成的关于表彰 、奖励企业的通报 、决定 ,关于企业违纪违 身社会信用方面的文件 、数据 。此外 ,还有企业社会信 规处罚的通报 、决定等与企业信用有关的文件材料 。二 用管理机构形成的企业信用评估报告 、信用等级公告等 是监管单位形成 。如工商 、财政 、税务 、统计 、审计 、监 文件 。
察 、公安 、检察院 、法院和金融 、证券监管等部门 、单位在 第二 ,构成的复杂性 各自的职能活动中形成的关于企业社会信用的文件 、数 从载体形态上看 ,企业社会信用档案既有纸质载体 据 。三是主管部门形成 。企业主管部门或行业 、系统自 的文件材料 ,也有磁性介质载体的文件材料 ,还有实物 律性组织 ,如行业协会 、联合会 、消费者协会等形成的有 形态的文件材料 。从记录材料来看 ,既有文字的 、图表
关系档案 ,包括个人的身份证明 、户口证明及家庭其他 ,在信用档案中具体记载一切经济情况的做法 其次
成员情况 、个人的职业经历和社会关系等 ;个人及家庭 值得斟酌 。在信用档案中将个人及家庭的银行账户 、资 成员的银行账户和收入来源记录 ,包括个人银行账户 、 金进出 、动产及不动产全部记录在案 ,确实是涉及到了 账户资金进出情况 、个人收入是否稳定 、收支风险等 ;个 隐私 。然而 ,征信活动是面向结果而不是面向过程的 , 人其他资产记录材料 ,除银行存款之外的股票 、债券等 因此 ,信用档案在内容上只应涉及身份资质 、登记注册 、 有价证券以及所有权在个人名下的不动产等信息记录 约定性文件 、法定义务履行情况 、履约及良好行为信息 、
”。难怪人们已形成一种错觉 ,以为信用档案类似 荣誉受奖公众评价信息 、不良行为记录 、违规处罚记录 于人事档案 。 和预警信息等 ,而不应该包括资产 、储蓄的账户和数额
及其他的具体经济状况 。 首先 ,我们应该清楚认识到 ,信用档案确实来自于
征信调查 ,而征信调查的目的在于证明信用主体本身的 既然信用档案的内容不应该包括隐私 ,那么信用档 诚信情况 ,不能等同于“政审”。因此 ,信用档案与人事 案在建立时就不能涉及到隐私信息 ,进而在利用时也不 档案是两回事 ,在个人信用档案中纳入家庭成员及社会 应受到“保护隐私”的限制 。信用档案作用的大小取决 关系记录的做法令人置疑 。家庭成员及社会关系状况 于它作为公共信息资源的社会共享程度 。建立信用档 就能构成个人信用主体信用状况的一部分吗 ? 换句话 案的根本目的在于利用 ,如果信用档案在建立之初甚至 说 ,如果家庭内部有一个成员在信用史上有劣迹 ,就能 尚未建立起来的时候就被打上机密的烙印 ,其发挥作用 证明该家庭中其他成员是不诚信的吗 ? 答案当然是否 的范围就会被限制在一定的范围内 ,那么社会诚信建设 定的 。信用档案作为一种对诚信的有效控制手段 ,具有 的收效也会大打折扣 。
鲜明的针对性 ,它直指被征信对象本身 ,而不应该涉及 ()作者单位 :中山大学信息管理系 到其他社会关系 。
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问 题 探 讨
的 、声像的文件材料 ,也有数字代码序列电子形式的文 ,因此企业社会信用档案的户头也要不断调整 。再 频繁
次 ,就一个具体的企业来说 ,随着时间的推移不断产生 件 、数据 。从构成层次来看 ,既有基础性的文件 、数据 ,
如从有关单位收集 、接收的关于企业社会信用的原始性 新的信用文件 、数据 。因此 ,企业社会信用管理机构要
根据实际情况 ,采取定期与随时相结合的方法 ,搞好整 文件 、数据 ,也有系统性的文件 、数据 ,如企业社会信用
管理机构根据用户要求 ,依据企业社会信用档案 ,按照 理归档 。第四 ,企业社会信用文件 、数据是不断更新的 。
年 ,负面记 按照国际惯例 ,信用档案的正面记录保留 10 规定的程序 ,编制的企业信用报告 、企业信用等级评估
录保留 7 年 。企业社会信用管理机构要建立企业社会 报告等系统反映企业社会信用状况的文件材料 。从形
信用档案鉴定审查和更新机制 ,对归档的企业社会信用 制上来看 ,既有规范的文件 、数据 ,也有不规范的文件 、
文件 、数据要定期进行鉴定审查 ,对超过规定保留期限 数据 。
的文件 、数据 ,特别是通过企业信用信息网公布的企业 第三 ,内容的系统性 信用文件 、数据 ,要按期撤销或销毁 。 从宏观上来说 ,一个国家 、一个地区的企业社会信
第六 ,作用的多样性 用档案 ,能够系统地记录和反映一个国家 、一个地区的
其一 ,监督作用 。一是隐性监督作用 。企业社会信 企业信用状况 。从微观上来说 ,一个企业的社会信用档
用档案的客观存在 ,无形中可以使企业自律守信 、规范 案 ,系统地记录和反映了企业的身份 、经营管理层 、经营
经营 ,否则就会记录在案 ,将来要为此付出代价 。二是 状况 、财务行为 、缴纳税费 、职工待遇 、内部治安 、安全生
显性监督作用 。通过建立企业社会信用档案 ,公布企业 () 产 、产品 服务质量 、贷款还贷 、人才使用 、奖励惩罚等
信用等级等形式 ,社会舆论监督企业诚实守信 ,不断提 各个方面的良性信用行为和不良信用行为 ,是企业法人
高信用度 。其二 ,公正作用 。企业怎样发展 ,社会信用 信用 、资本信用 、商业信用 、技术信用 、管理信用等的载
状况如何 ,企业社会信用档案就怎样记录 ,客观上对企 体 。
业与企业 、企业与机关 、企业与社会发生的经济 、劳动等 第四 ,价值的多元性 各种关系具有公正 、见证作用 。其三 ,警示作用 。企业 首先 ,企业社会信用档案具有凭证价值 。企业社会 社会信用管理机构通过研究分析企业信用档案 ,可以得 信用档案是评价企业社会信用状况 、加强企业监管的第 出企业社会信用状况的结论 ,并通过适当的形式予以公 一手材料 ,是用户决定与企业是否发生往来的依据 ,也 布,对信用状况差的企业具有警示意义 。其四 ,惩戒作 是打击经济犯罪的有力证据 。其次 ,企业社会信用档案 用 。建立企业社会信用档案 ,可以让守法的企业尝到甜 具有参考价值 。企业社会信用档案是指导社会就业和 头 ,违法违规的企业付出大的代价 ,让更多的企业自觉 再就业的重要参考 ,用户通过利用企业社会信用档案 , 遵纪守法 、自律守信 。其五 ,教育作用 。企业社会信用 可以比较系统地了解和掌握企业的生产经营 、职工待遇 档案记录着一个个关于企业信用的生动实例 ,运用这些 等方面的信用情况 ,以此为依据决定是否与之发生劳动 实例可以教育企业形成诚实守信 、操守为本的良好风 关系 。再次 ,企业社会信用档案具有查考价值 。企业社 尚 ,优化社会信用环境 ,促进经济和社会发展 。 会信用档案记载着企业成功的经验 、失败的教训 ,对于
第七 ,资源的共享性 企业研究历史 ,指导现在 ,规划未来具有无可替代的作 从功能作用来看 ,企业内部信用档案主要是企业自 用 。第四 ,企业社会信用档案具有历史文化价值 。企业 身查考利用 ,企业社会信用档案则是面向社会提供利 社会信用档案是一种文化载体 ,是研究社会信用文化特 用 。因此 ,企业社会信用档案是一个开放的系统 。企业 别是企业信用文化 ,社会信用制度特别是企业信用制度 社会信用档案是市场经济条件下社会的新型资源和重 的重要史料 。要财富 。建立企业社会信用档案的出发点 、立足点和根 第五 ,管理的动态性 本目的 ,是解决社会与企业在信息上的不对称问题 。因 首先 ,企业社会信用档案是伴随着企业的产生 、发 此 ,企业社会信用档案封闭 、半封闭式的管理模式 ,不能 展而建立 、发展起来的 。随着经济的发展 ,企业不断增 解决企业与社会信息不对称问题 ,所以要打破单位部门 加 ,企业社会信用档案也不断建立和增加 。因此 ,企业 对企业信用档案信息的垄断与分割 ,发挥现代信息技 社会信用管理机构要及时为新创办的企业建立社会信 术 、网络技术和传播技术的优势 ,逐步建立全国统一的 用档案 。其次 ,企业社会信用档案是以企业个体为单位 企业社会信用档案管理系统 ,实现互联互通 ,资源社会 设立户头建立信用档案的 ,随着市场经济体制的日趋完 共享 ,最大限度地发挥企业社会信用档案的作用 。 善 ,市场竞争越来越激烈 ,企业改制 、改组 、改造 、重组 、 ()作者单位 :山东省莱芜市档案局 兼并 、联合 、破产 、出售等形式的资产 、产权变更将更为
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范文三:企业档案知识管理之二企业档案知识的特点及管理目标
要开展大中型企业档案知识管理,就必须搞清楚企业档案知识资源的内容、形式、特点、才能找到档案知识管理方式和过程。从现在来看,档案又有过去积累下来的和今后将产生的,显然在管理时其需求是不同的。本文从过去和未来档案知识的特点,利用知识管理的思想和方法,探讨档案知识管理应走的道路。
1、过去企业档案的类型及特点
过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种,且各自有一定特点,也有一定关系,这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。
1.1数据型档案
所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如,财务凭证档案、物品材料变动记录档案。
这类档案,有以下特点:
(1) 过去的都是纸质凭证;
(2) 各凭证即使按类别分开,各数据项也很难规范统计;
(3) 这种档案的量很大,基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时,这类型档案转化成信息和知识的难度很大,所以仍然要独立管理,即按照“历史”记载 的思想进行管理。
1.2信息型档案
所谓信息型档案,就是对事(或物)实际过程的记录。例如:会议纪要档案、重要事件记录、文件档案,客户往来帐目文件档案,质量陈述文件档案等。
这类档案,有以下特点:
(1) 过去的都是纸质文档;
(2) 有些文档可以转成电子文字型,有些只能扫描成数字图片型;
(3) 档案量也是很大的,有些可以作知识资源上升其管理,如会议纪要、重要事件记录等,有些则只能做为“历史”存档。
1.3知识型档案
所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。
如:科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。
这类档案,有以下特点:
(1)过去的大多是纸质文件;
(2)有些文件可转换成电子文字型 ,有些也只能扫描成数字图片型;
(3)档案量也很大,但都是知识资源管理的主要内容。
1.4各类型档案对管理的要求
从以上各类型档案的分类分析,可以归成以下几种形式的文档:
(1)“历史”数据型文档
在管理时,按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理
(2)电子文字信息型文档
在管理时,也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理
(3)数字图片信息型文档
在管理时,可以按照知识资源管理方式进行管理
(4)知识型文档
在管理时,直接按照知识资源管理方式进行管理
2、今后企业档案的类型及管理特点
由于今后的档案,已经是在数字化、网络化下产生的,所
以类型和管理较之以前的档案有很大变化
2.1档案来源多样化
(1)按内外分,可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等;
(2)从媒质形式分:可以分为纸质、电子化、数字化
(3)从表达形式分:可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频
2.2档案依然有数据型、信息型、知识型
在今后,数据型主要产生于生产物流系统和财务系统,信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。
今后的三种类型档案几乎都是数字化的,并且是有规范的,所以在管理时可以遵循:
(1) 数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理
一般来讲,统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计,对数据定期或不定期进行统计,形成信息型文档。
再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。
(2) 信息型档案按照需求可直接应用,也可以转化成知识型文档进行管理
有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识,进而按知识资源进行管理;有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档,再按知识资源进行管理。
2.3档案处理的个性化、专家化
由于大多档案来源于专业人员,并都在网上形成或收集,那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者,只是收集整理时,还可能没有比较标准的规范化模板,因此,档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化,即提供给来源者以填写的标准模板。
专业人员按模板提交以后,可以送达档案管理者,也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。
2.4档案应用的及时化
未来档案管理的关键就在及时应用,尽快产生效益。做到这一点,也并不难,首先就须按上节叙述管理方式,由专业人员和专家委托方式快速整理,再根据档案知识多面性分类,确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度,采取推送方式、订阅方式等,将知识及时地送到需要它的人手中。
3、企业档案知识资源管理的目标
经过前面的阐述和分析,我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理,还需要有更明确的目标定位。
3.1、档案管理必须上升到知识资源管理
作为方向性目标,这里我们重申企业档案管理的需求,目的是要:
解决目前企业档案管理存在的问题
以前档案
管理就是信息时代下的管理,具有通常所讲的信息时代档案管理的问题,即有:收集整理依然是档案管理者的事,这需要大量的专业人才,也需耗费大量的时间;档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法,最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯,致使需要的人找不到,或很难找到与工作实际相关的信息;档案中有信息类、有数据类、也有知识类,它们的管理肯定是不同的,但在信息时代的档案管理中都成了信息,这是不对的;信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。
通过知识资源管理,不仅要解决以上问题,还要做为知识管理的的先导做出样板,推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。
真正发挥企业档案知识的作用
档案知识的作用,归纳起来,在知识经济时代,应该发挥如下作用:
(1) 决策支持“宝典”,即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法;
(2) 岗位技能“摇篮”,即成为企业员工学习掌握岗位工作经验,方法的最主要来源;
(3) 新品研究“跳板”,即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料;
(4) 企业竞争“基石”,即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识;
(5) 企业历史“窗口”,即发挥传统的档案记载“历史”的作用。
以上作用,特别是前四个作用,正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷!
3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略
任何管理都是企业管理的部份,都要符合企业管理总体战略的全局,企业知识资源管理也不例外,但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理,那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。
支持企业人才战略
企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展,这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标,而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识,企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。
支持学习型企业组织建设
对中大型企业来说,再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力,而要建设学习型组织,采用学习型组织管理的方式,实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习,为实现愿景目标,充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设,最主要的就是档案型知识资源的及时支撑,因为这些知
识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际,及时有效的提供,也及时有效地沉淀与规范。
支持企业跨地区指挥管理
今后,一般的企业集团大多分布在多个地区,这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法,共享失败的教训,是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点,最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程,适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。
支持企业员工跨地区协同工作
除了领导层、管理层要共享知识以外,多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作,关键就在于知识与信息的沟通。对此,知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来,并根据协作要求,用知识资源构成及时的协作空间,让大家在协作时,全面地了解和掌握相关知识和信息。
3.3知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础
企业在未来开展全面的知识管理是必然的,而知识管理开始的前提是“有知识可管”,因此,知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。
但毕竟知识资源管理是知识管理的部份,在建设和推动时应该协调整体与局部的关系,因此要求:
知识资源管理要明确其地位和作用,要留有充分地接口
其实,这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发,就可以明确其在知识管理中的地位,同时也要明确它作为工作支持的基础管理,随着与工作结合的深度,知识资源管理也就有其发展的深度空间。
知识资源管理要成为企业知识管理的先导
先要“有知识可管”,这是知识管理的前提,也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用,还是要看知识资源管理能否解决信息时代档案管理的问题,并能否真正发挥出档案知识的五个作用。
3.4知识资源管理的具体目标具体
上面概述了知识资源管理需求的重要方面,但究竟该做什么?达到什么目标?还并不明确。这里,我们按照企业知识资源管理的特点要求,分解列明为:
(1) 档案管理知识资源化、信息化
这表明,把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照前述知识资源管理的要求进行资源化、信息化;
(2) 知识资源及时支持领导决策
这表明,要把知识资源与领导决策工作结合起来,让知识资源在领导进行决策时
很容易获取,很及时提供;
(3) 知识资源及时支持员工学习
这表明,要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来,提供随时随地地学习的内容、渠道与空间;
(4) 知识资源及时支持员工工作
这表明,要把知识资源与员工的实际工作结合起来,让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取,很及时提供。同时,也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源;
(5) 知识资源管理IT平台化
从上述目标也看到,知识资源管理必须依托IT网络,用平台来实现,并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中;
(6) 知识资源管理的安全化
即确保知识资源是安全的。
(7)知识资源管理制度化
这表明,知识资源管理的有效实施要有制度、机制加以保障,否则就会流于形式,导致失败。
范文四:企业知识产权档案的特点及管理
企 业 。
文/唐家 彬
企业知识产权档案的特点及管理
随着我 国经济 的不 断持 续发展及 加 入世贸组织十年以来 , 知识产权 已逐渐成
为现代企业经济发展 最重要 的经营战略
资源和最具竞争力的核心要素。 知识产权
档 案作为知识产权 的载体是 企业 生存 与
发展 的宝贵财富, 是当前企业档案管理的
重点, 企业档案部 门应通 过研究和了解知
识产权档案的特点 , 加强其保管和利用。
知识产权档案的特点
知识产权是指权 利人对其所创 作的
智力劳动成果依法所享有的专有权利, 它 是一种无形财产, 具有 专有性、 间性 、 时
地 域性、 需要法定程序 等特点, 业知识 企
产权档案是知识产 权的真实记录 和重要
载体 , 其特 是由知识产 权的性质和活动 规律所决定的。 1从产生 的范 围来 看, 业 知识 产 . 企 权 档 案 内容 多、涉及范 围广。按 照知 识
产 权 的客体 , 知识产 权档案包括 商标 档 案、 专利档案 、 著作权档 案、 商业秘 密档
案等。按现行 的企业 档案十大 类分类 方 案, 知识产权档案包含了科 研档案, 涉及 产品档案、文书档 案、 会计档 案、 人事 档 案等多个门类。 2从 内容上看, . 企业知识产权档案具
知识产权档案
程序 的特点决定的。 知识产权 的研发、 创
造与取得都需要历 时一段时间, 有些需要
护性要求 。 很多知识产权档 案都属于企业
的技术秘密和经营秘 密, 它们是众多竞争 对手极为关注、 竞相争夺的目 , 标 可以为企
业带来 巨大 的经济效益, 密性是其最根 秘 本的特征, 失去秘密也就失去它 的竞争价
几年 甚至十几年。 知识 产权 取得后, 它只 有在法定的期限内才是有效 的, 国专利 我 法 规定 : 发明专利权的期限为二十年 , 实
有成套性的特 , 包括知识产权活动在创 造、 申请 审批和登记 、 转化、 护、 保 维权等 各 个环 节形成的全部 有保存 价值 的文件
用新型和外观设计专利权 的期限为十年, 在这 期间, 每年定时都需续缴年费。 商标
注册证为了保 持其 有效性 , 每满十年需要 续展 。 商标注册证许可使用、 注册信息的 变 更、 争议 裁定 、 标侵权、 商 商标 的使用 等情况 , 都会形成新 的档案 , 而且时间上 会不断地 延续下去 。 4 从管理和利用的方式来看, . 企业知 识产权具有专有性的特 点, 因此档 案有保
值, 此应做好知识产权档案保护工作。 因
知识产权档案管理 的措施
剑南春 集 团公司 现有各 项专 利
、 商 标、 商标注册证 、 国际商标注册 证及其他
资料, 些工作一环紧扣一环 , 这 具有系统
性, 是不可分割的有机整体。
3 从 形成的过 程来 看 , 业知识 产 . 企
权的权利获得及有效期时间跨度 大, 具有 渐全的特点, 有一个动态的不断增加的过
程, 这是由知 识产权 的时间性 、 需要法定
知识产权档案合计万余件。 面对数量 如此 丰富 的知识产 权档 案, 分析其 特点 , 加强
科学 管理 显得尤为重要。
蓦嘉| l¨ Ⅲ
1企 业 知识产权 档案 具有渐 全的特 .
点, 应在 知识产权管理工作中做 到 “ 三纳 入’ 四参加”和 “ 、“ 四同步”, 根据归档范 围将 知识 产权各 阶段 形成的 文件 材料 收 集齐 全 , 括 电子文件 的收集 , 包 并与对应 的纸质文件同时归档。 在知识产权 立项时 就应有档案人员参与, 属于合作开发及技
类档 案 对于 企业 来说 包括 学术 论文 、 专
著、 工程 图、 计算 机软件 开发等 ; 商业秘 密类档 案涉及范 围广' 我国 《 反不正 当竞
争法 规 定,“ 商业秘 密是指不为公众所 知悉, 能为权利人带来经济利益、 具有实 用性并经权 利人采用保密 措施 的技术信
息和商业经营信息 。 ”因此企业应根据生 产经营管理需要 , 明确商业秘 密的归档范
围。 通常包 括企 业财务状 况、 投资计划 、 分配方案、 客户名单 、 原材料进货渠道 、
术引进项 目的应将文件的归档要求写入相
关合 同; 在该 项 目完成 后, 案还会有增 档
添或修改, 应与档案形成 的相 关部 门多交
流、 沟通, 及时收集补充归档。 2保持企业知识产权档案的成套性 、 . 完整性 。 整理档案应遵循文件材料的形成
产品销售 网络、 生产工 艺、 品配方、 产 新 技术研 究等需保密的各种文件材料。 这些 档案材料 分散 在文书 、 会计、 人事、 科研 等各类档案中, 可继续按原有分类方案将
档案归 入相 应档 案类别 , 随各 类档 案统
一
规律 , 保持 卷内文件 的有机 联系。 属于 同
一
知识产权的文件材料应集 中在一起 , 不
得随意分割开来, 从而保证知识产权档案 与知识产权活 动的一致性, 按档案形成时
间先后顺 序或重要 程度排列, 一案一卷或 数卷。 整理档案时, 档案盒不宜装得过满,
分类编号、 整理编 目, 再通 过建立专题
目录 , 将属于不同职能领域 的档案信息集
中起来 ; 研类 档案 自身就 是一 个独 立 科 的一级类 目, 它包含 于商业秘 密档案 , 因
专柜保管的知识产
权档案
利用。 知识产权具有 时效性 , 随着社会的 发展和 环境 的变化 , 知识产 权档案保 密
例如 , 商标注册证每十年就需要面临续展 等情况, 新增加的档案就无法放在 同一档
此其分类整理和以前一致。
4加强知识产权档案的保护。 . 首先 , 完善 企 业档案 的保密 规章 制度 , 强员 增 工的保密意 识 。 知识 产权档 案的保 密 将
’的等级、 围等也在不断发展 变化 , 超 范 对 过 时效 期限 的档 案应 组织 鉴定, 低或 降
取消密级 , 从而减少 繁琐的利用、 审核手
案盒内。 若该盒实在 已装满, 可再组一卷,
并在卷 内备考表说明, 同一知识产权档 使
案信息发生关联 , 方便查找 。
续, 方便档 案利用者 的正常利用。 剑南 如 春 集团公司为了保护 自己的主营商 标, 避
免 不法商家抢 注相似名称误 导消费 者, 造 成企 业经 济损失和 形象破 坏 , 册了 注 大 量 的保 护性商 标注 册证 , 知识产权 部 门与 公司沟通 , 这些 注册 证名称 需要严 格 保密 , 现在可 以通 过 国家工商行 政 但 管理 总局商标局 网站查 询 已注册 的商 标
管 理措 施 写入企 业档 案管 理制度 , 括 包 档 案密级的划分, 阅的范围、 限和时 借 权
间, 阅、 查 利用的各项审批程 序和手续 , 确保 知识 产权档 案在 管理和 利用 中不失 密、 泄密。 件许可的话 , 将知识 产 不 条 宜
3 科学 分类 。 的档 案同行建 议 在 . 有
企业 档 案十个 大类 后, 增加 第十一 类 再
“ 知识产权 档案类 ”, 但笔者 认为 , 于 对
知识产权档案形成 时间久远、 档案数量庞 大的企业 , 种方法 并不可行。 这 以剑南春 集 团公司为例 , i ̄ 识产权档案 已于 近7 ̄ 知 - - 过去二十 多年规范地 整理 于企 业档案 的 十个大类 里, 如果档案分类上 发生变化 , 则牵 一发动全 身, 引起相应工作的一系列
变 化 , 多 档 案 都 需 要 整 改 , 些 工作 甚 很 有
权档 案特别是商业秘 密类 档案进行 专库
专柜 专人保管 。同时应加 强档 案管 理 人 员对 知 识产权 相 关法律 、 法规 的学 习及
信息 , 么其名称 严格保 密 的价 值也就 那
随之而降低。 5信息化管理。 . 为了更好地为企业服 务, 在做 好 知识产权 纸质 档 案管理 的同
企 业员 工的 保密 教育 , 立 大 家 自觉保 树
护企业知 识产权档案 的意识 。 其次, 妥善
处 理 保 密 与 利 用 的 关 系 。知 识 产 权 档 案
至需要从头做起 , 实在是一种 浪费人力、 物 力和 时间 , 又伤
害档 案实体 的无 效劳 动。 案 的分类方 案 宜保持 长期 的相对 档
规范管理 的目的是为了更好地利用, 若只 单纯地为了保密而将档案长期束之高阁, 影响信息资源 的有效开发利用, 也就失去
时, 建立知识产权档案数据库, 应 完善档
案信息网络服务功能 。 首先应建知识产权 档案 目录数 据库, 提高档 案的查全率 、 查 准率 ; 次, 其 可选 择常用的、 非密 的开放
稳定, 应尽量执行原有档案分类框 架 , 可 通 过建 立专题 目录及在分 类方案局 部做
一
了其 保密 的意义 , 因此 应将二 者有 机地 结合 起来 , 能有效 地推 动企业 发展 。 才 不是所 有的知识 产权档案 都需要 保密 , 只要 档案 内容 的公布不侵害知 识产权所
些微调 处理 来促使 知识产权档 案信息 商标、 专利类档案概 念 明确 , 独立性
档案作为首批全文数 字化档案 , 以满足利 用需 求 , 企业数 字化 建设 已经 较成 熟 在 后, 再加工部 分利用程度较 高的低密级档 案, 通过 内外 网的物理 隔离、 置不同级 设 别的访 问权限、 防复 制、 字签名等安全 数
相对系统、 中。 集
较 强 , 放在 产 品档案 类下综 合类 或在 可 综合类下新增加一个类 目 按 知识产权档 , 案 的客体 , 为商 标类 、 设 专利类 ; 作权 著
有人 的利 益, 就不需要保密 , 需保密 的信 息也有保密等级的划分、 保密期长短的区
别, 应综合 判断各种文件 材料, 该保密 的 必须保密, 不该保密的不能借 I保密 影响 s I
措施来确保信息 资源的安全。 躅
( 作者单位 : 剑南春集团公司 68 0) 12 0
5 2 1 田国梢景 61 . 2 0
范文五:企业档案知识的特点及管理目标
企业档案?知识?的特?点及?管理?目标??
企业?档案?知识?的特?点及?管理?目标? ?
要开展?大中?型企?业档?案知?识管?理,?就必?须搞?清楚?企业?档案?知识?资?源的内?容、?形式?、特?点、?才能?找到?档案?知识?管理?方式?和过?程。?从现?在?来看,?档案?又有?过去?积累?下来?的和?今后?将产?生的?,显?然在?管理?时其?需?求是不?同的?。从?过去?和未?来档?案知?识的?特点?,利?用知?识管?理的?思想?和?方法,?探讨?档案?知识??管理应走?的道?路。? ?
1?、过去?企业?档案?的类?型及?特点? ?过去沉?淀下?来的?档案?一般?有数?据?型、信?息型?、知?识型?三种?,且?各自?有一?定特?点,?也有?一定?关系?,这?是?我们在?考虑?档案?知识?资源??管理必须?认真?对待?的。? ?
1.?1?数据型?档案? ?所谓数?据型??档案是对?事实?际事?实的?记录?。例?如,??财务凭证?档案?、物?品材?料变??动记录档?案。? ?这?类档案,?有以?下特?点,? ?
过去?的都?是纸??质凭证,? ?各凭证?即使?按类?别分?开,?各数?据项?也很?难?规范统??计, ?这种档?案的?量很?大,?基本?上是?做为?“历?史”?记载?。在?考虑?管?理时,?这类??型档案转?化成?信息?和知?识的?难度?很大?,所?以仍??然要独立?管?理,即?按照?“历?史”?记载?的思?想进?行管?理。? ?
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1.2?信息型?档案? ?所谓信?息型?档案?,就?是对?事实?际过?程的?记录?。例???
如, ?
会议纪?要档?案、?重要?事件?记录?、文?件档?案,?客户?往来?帐目?文件?档?案,质?量陈?述文?件档?案等?。? 这类?档案?,有??以下特点?,?
?过去的?都是?纸质?文档?,? 有些?文档?可以?转成?电子?文字?型,?有些?只能??扫描成数?字图?片型??, 档案?量也?是很?大的?,有??些可以作?知识?资源?上升?其?管理,?如会?议纪?要、?重要?事件?记录?等,?有些?则只?能做?为“?历史?”存?档。? ?
1.?3?知识型?档案? ?所谓知?识型?档案?就是?对事?及其?运行?规律?认识?的文??档资料。? ?如,?
科研?报告?、工?艺文?件、?企业?规划?计划?报告?、部?门工?作总?结等?。? 这?类档案?,有?以下?特点?,?
?过去的?大多?是纸?质文?件,?? 有些文?件可??转换成电?子文?字型?,有?些也??只能扫描?成数?字图?片型?,? 档案?量也?很大?,但?都是?知识?资源?管理?的主?要?内容。? ?
1.?4?各类型?档案?对管?理的?要求? ?从以上?各类?型档?案的?分类?分析?,可??以归成以?下几?种形??式的文档?,?
?“历史?”数?据型?文档? ?在管理?时,?按照?信息??分类存贮?、查??询使用的?方?式进行?管理? ?电子文?字信?息型?文档? ?在?管理时,?也按?照信?息分?类、?存贮?与?
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查询方?式进?行管?理? 数字?图片?信息?型文?档? 在管?理时?,可?以按?照知?识资?源?管理方?式进?行管?理? 知识?型文?档? 在管?理时?,直?接按?照知?识资?源管?理方?式?进行管?理? ?
2、今?后企?业档?案的?类型?及管?理特?点? 由于?今后?的档?案,?已经?是在??数字化、?网络?化下?产生?的,?所以?类型?和管?理较?之以?前的?档案?有很?大变??化 ?
1档案?来源?多样??化 按内?外分?,可?以分?为内?部工?作产?生文?档、?对外??收集的文?档、?外部??主动发给?的文?档等?,? 从媒?质形?式分?,?
可以?分为?纸质?、电?子化?、数?字化? ?从表达?形式?分,? ?
可以分?为文?字、?数据?、图?表、?语言?、图?像、?视频? ?
2?档案依?然有?数据?型、?信息?型、?知识?型? 在今?后,?数据?型主?要产?生?于生产?物流?系统?和财?务系?统,?信息?型主?要产?生于?情报?系统?、办?公系??统。知识?型的?产生?面就?最广?。? 今后?的三?种类?型档?案几?乎都?是数?字化??的,并且?是有?规范?的,?所以?在管?理时?可以?遵循?,?
?数?据型按照?统计?数学?模型?转化?成信?息型?、知?识型?文档?进行?管理? ?一?般来?讲,统计?的数?学模?型必?须依?据管?理者?或需?求者?规定?的目?标进?行设??计,对数?据定?期或?不定?期进?行统?计,?形成?信息?型文?档。? ?再?对积累的?信?息?型文档按?专家?委托?分析?手段?进行?汇总?判断?形成?知识?型文?档。? ?信息型??
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档案按照?需求?可直?接应?用,?也可?以转?化成?知识?型文?档进?行管?理? 有些?信?息档案?就可?以直?接按?文档?看成?是知?识,?进而?按知?识资?源进?行管?理,?有?些信息?型档?案可?按专?家委?托分?析方?法进?行分?析、?判断?形成?知识?型文??档,再按?知识?资源?进行?管理?。? ?
3档案?处理?的个?性化?、专?家化? ?由于大?多档?案来?源于?专业?人员?,并??都在网上?形成??或收集,?那么?这些?专业?人员?本身?就是?非常?好的?档案?收集??者,只是?收集??整理时,?还可?能没?有比?较标?准的?规范?化模?板,?因此?,档??案管理者?的任??务之一是?对档?案来?源进?行规?范化?,即?提供?给来?源者?以填??写的标准?模板?。? 专业?人员?按模?板提?交以?后,?可以?送达?档案?管理?者,?也?可以直??接送达档?案管?理者?委托?的审?查专?家进?行审?查。?这样?的处?理解?决?了档案?处理?专业?化的?问题?。? ?
4档案?应用?的及?时化? ?未来档?案管??理的关键?就在?及时?应用?,尽?快产??生效益。?做到?这一?点,?也并?不难?,首??先就须按?上节?叙述?管理?方式?,由??专业人员?和专?家委?托方?式快?速整?理,??再根据档?案知?识多?面性? ?企业?档案??知识的特?点及?管理?目标? ?
分类,?确定?相关?工作?环节?或相?关工?作岗?位的?需求?程度?,采?取推?送?方式、??订阅方式?等,?将知?识及?时地?送到?需要?它的?人手?中。? ?
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3、企?业档?案知?识资?源管?理的?目标? ?经过前?面的?阐述?和分?析,?我们??已基本说?明了?档案?知识?的特?点和?在知??识经济时?代管?理的?要求?。但?具体??该如何推?动与?实施?档案?知识?资源?管理?,还?需要??有更明确?的目?标定?位。? ?
3?, ?
1、档?案管?理必?须上?升到?知识?资源?管理?? 作?为方向性?目标?,这?里我??们重申企??业档案管?理的?需求?,目?的是?要,? ?
?解决目前?企业?档案?管理?存在?的问?题? ?以前档案?管理?就是?信息?时代?下?的管理??,具有通?常所?讲的?信息?时代?档案?管理?的问?题,?即有?,?
收集?整理?依然?是档?案管?理者?的事?,这?需要?大量?的专?业人?才,??也需?耗费大量?的时?间,?档案?的分?类仍?然按?过去?的档?案管?理的?分类?方法?,最??多再加进?一些?信息?管理?的规?则。?这都?脱离?了实?际工?作规?律或?习惯?,致??使需要的?人找??不到,或?很难?找到?与工?作实?际相?关的?信息?,档?案中?有信??息类、有?数据?类、?也有??知识类,?它们?的管?理肯?定是?不同?的,?但在?信息??时代的档?案管?理中?都成?了信?息,??这是不对?的,?信息?时代?的档?案管?理没??有真正理?解网?络化?带来?的革?命。? ?通过知?识资?源管?理,?不仅?要解?决以?上?问题,?还要?做为?知识?管理?的的?先导?做出?样板??,推动企?业各?个部?门的?管?理迈上?知识??管理的台?阶。? ?真正发?挥企?业档?案知??识的作用? ?档案知?识的?作?用,归?纳起?来,?在知?识经?济时?代,?应该?发挥?如下??作用,?
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决策支?持“?宝典?”,?即成?为企?业领?导或?管理?高层?进行?决策?的最??主要??
依据和最?有效?方法?,? 岗位?技能?“摇?篮”?,即?成为?企业?员工?学习?掌握?岗位??工作经验?,方?法的?最主?要来?源,? ?新品研?究“??跳板”,?即成?为每?一个?新产??品研究中?的最??主要参考?资料?,? 企业?竞争?“基?石”?,即?让众?多的?档案?知识??成为具有?知识?产权?的企?业核?心竞?争知?识,? ?企?业历史“?窗口??”,即发?挥传??统的档案?记载?“历?史”?的作??用。 ?以上作?用,?特别?是前?四个?作用?,正?是企??业实施知?识资?源管?理提?升档?案知?识作?用的?初衷?,? ?
3.2?企业?知识?资源?管理?要支?持企?业管?理及?其发?展战?略? ?任何管理?都是??企业管理?的部?份,?都要?符合??企业管理?总体?战略?的全?局,?企业?知识?资源??管理也不?例外?,但?由于?知识?资源?管理?是深??入到企业?各个?环节?的基?础性??管理,那?就应??该在各个?管理?环节?表现?出它?的基?础支?持作??用。 ?支持企?业?人才战?略? 企业?担负?着调?整产?品结?构、?开拓?扩展?、创?新管?理的?一系?列重??大发展,?这个?发展?中最?重要?的是?人才?和人?才培?养。?快速?地、?高质?量地??培养出合?格的?专门?人才?是企?业人?才战?略的?核心?目标?,而?知识?资源?管理??必须担负?起培?养内?容、?培养?方式?、培?养渠?道支?持的?关键?工作?。? 支持?学?习型企?业组?织建?设? ?对中大型?企业?来说?,再?采取?传统?塔式?、计??划审批式??管理已经?不能?释放?出广?大员?工的??创造力,?而要?建设?学习?型组?织,?采用??学习?型组织管?理的?方式?,实?现员?工自?我调?节。??让员工向?工作?学习?、向??
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问题学习?、团?体学?习,?为实?现愿?景目?标,?充分?调动?员工?的创?新能?力。??要实现或?推动?这个?学习?型组?织目?标的?建设?,最?主要?的就?是档?案型?知识??资源的及?时支?撑,?因为?这些?知识?本身?就来?源于?工作?、来?源于?实践?、来??源于?集体共同?的智?慧。?而达?到支?撑学?习型?组织?建设?的关?键是?知识?资源??要适合员?工工?作实?际,?及时?有效?的提?供,?也及?时有?效地?沉淀?与规?范。? ?支持企?业跨?地区?指挥?管理? ?今后,?一般?的企?业集?团大?多分?布在?多个?地区?,这?给各??地区机构?的指?挥调?度增?加了?难度?、也?会降?低效?率。?能否?让大??家共享成?功的??方法,共?享失?败的?教训?,是?提高?管理?效率?和管?理水?平的??重要措施?。做?到这?一点?,最?主要?的是?要求?档案?型经??验知识资?源的?统一??管理、及?时支?撑工?作。??达到这种?支撑?的关?键是?要熟?悉管?理层?的工?作内??容和过程?,适?时地?把相?关经??验知识资?源配?备在?工作?者的?面前?。? 支持?企?业员工?跨地?区协?同工?作? 除了?领导?层、?管理?层要?共享?知识?以外?,多?地区??的工作既?有分?工、?又有?协作?。而?要达?到良?好的?协作?,关?键就?在于?知识??与信息的?沟通?。对?此,?知识?资源?管理?主要?地将?各地?区工?作情?况、?工作??成果、工?作经?验等?知识?统一?管理?共享?起来?,并?根据?协作?要求?,用?知识??资源构成?及时?的协?作空?间,?让大?家在?协作?时,?全面?地了?解和?掌握?相关??知识和信?息。? ?
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3.3?知识资?源管?理要?为今?后企?业的?知识?管理?打好?基础? ?企业在?未来???
开展全面?的知?识管?理是?必然?的,??而知识管?理开?始的?前提?是“?有知?识可??管”,因?此,?知识?资源?的管?理的?进展?决定??了知识管?理启?动的?时间?。? 但毕??竟知?识资源管?理是?知识?管理?的部?份,?在建?设和?推动?时应?该协?调整?体与??局部的关?系,?因此?要求?,?
?知识资?源管?理要?明确?其地?位和?作用?,要?留有?充分?地接?口? 其实?,这??从知识资?源管?理主?要是?显性??知识管理?的特?点出?发,?就可?以明?确其?在知??识管理中?的地?位,?同时?也要?明确?它作??为工作支?持的?基础?管理?,随?着与??工作结合?的深?度,?知识?资源?管理?也就?有其?发展??的深度空?间。? ?知识资?源?管理要?成为?企业?知识?管理?的先?导? 先要?“有?知识?可管?”,?这是?知识?管理?的?前提,?也就?注定?了知?识资?源管?理的?先导?作用?。但??能否起到?这个?作用?,?还是要?看知?识资??源管理能?否解?决信?息时?代档?案管?理的?问题?,并?能否?真?正发挥?出档?案知?识的?五个?作用?。? ?
3.4?知识?资源?管理??的具体目?标具?体? ?上面概述?了知?识资??源管理需?求的??重要方面?,但?究竟?该做?什么?,达?到什?么目?标,?还并?不明?确。?这里??,我?们按照企?业知?识资?源管?理的?特点?要求?,分?解列?明为?,?
?档案管?理知??识资源化?、信?息化? ?这表明?,把?档案??按照前述?知识?资源??管理的要?求进?行资?源化?、信?息化?,? 知识?资源?及时?支持?领导?决策? ?这表明?
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,要把知?识资?源与?领导?决策?工作?结合?起来?,让?知识?资源?在领?导进?行决???
策时很容?易获?取,?很及?时提?供,? ?知识资?源及?时支?持员?工学?习? 这表?明,??要把知识?资源?与员?工的?入职?学习?、岗?位学?习、?深入?学习?结合?起来?,提??供随时随?地地?学习?的内?容、?渠道?与空??间, ?知?识资源及?时支?持员?工工?作? ?这表明,?要把?知识?资源?与员?工的?实际?工作?结合?起来?,让?知识?资源??在工?作的不同?环节?、不?同程?序上?很容?易获?取,?很及?时提?供。?同时?,也?让实??际工作的?成果?和经?验及?时转?换成??知识资源?,? 知识?资源?管理?IT?平台?化? 从?上?述目标也?看到?,知?识资?源管?理必?须依?托?IT?网络,?用平?台来?实现?,并??把平台引?进到?领导??决策、员?工学??习和员工?工作?中,? ?知识资?源管?理的?安?全化? ?即确保知?识资?源是?安全?的。? ?知识资?源管?理制?度化?? 这表明?,知?识资??源管理的?有效?实施?要有?制度?、机??制加以保?障,?否则?就会?流于?形式?,导??致失败。? ?
?
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