范文一:行政部管理规定
编 号 Q/KLB10?A-GD004-2011
嘉力宝控股集团有限公司
制订日 2011年9月21日
行政接待管理规定 修改日 /
(A0版)
隶属标准
一、目的
为规范公司行政接待工作,提升公司形象,制订本规定。
二、范围
本规定适用于嘉力宝控股集团有限公司(以下简称“集团公司”)及其下属子公司范围内的行政接待管理工作。
三、定义及分类
3.1本规定所指的接待是指公司对政府机构、相关企业、客户、社会团体等单位来访的接待工作。
3.2重要接待是指对公司发展有重要影响的政府机关、投资机构、并购单位等来访的接待工作。
3.3一般接待是指非重要接待以外的接待工作,包括控股集团各子公司因业务需要而产生的内部人员接待。
四、职责
4.1 集团办公室负责集团公司所有行政接待工作以及除杭州公司外的各子公司的重要行政接待工作。
4.2各子公司综合管理部负责所在公司一般行政接待工作的安排以及重要行政接待衔接工作。
五、管理内容与要求
5.1接待工作安排
5.1.1公司所有接待工作由集团办公室统一规划管理,一般接待由各个部门在负责做好本部门归口接待工作的同时积极协助其他部门需要配合接待工作;重要接待由集团办公室及归口接待部门统筹安排。
5.1.2来客的引导登记工作参照《外来人员管理规定》执行,接待室、会议室、车辆接送、电子显示屏字幕设置等,由接待归口部门负责协调安排。
5.2行政接待申请
5.2.1公司各部门在出现接待需求时有客户接待人员根据本规定第三条定义及分类部分,确定接待重要程度,需要安排外部定点单位进行的重要接待的须填写《外部接待审批单》,需安排公司食堂就餐的一般接待填写《来客用餐联系单》按照表单流程进行审批。
5.2.2重要接待的工作安排在《外部接待审批单》批准后,上交集团办公室由集团办公室负责安排,集团办公室在接收到审批后的《外部接待审批单》后,由集团办公室指定人员填写《客户招待联系单》,公司内部接待人员持办公室签发《客户招待联系单》到定点单位消费即可。
5.2.3一般接待工作,集团公司接待工作,由接待部门填写《来客用餐联系单》,经集团办公室批准后,接待人员持《来客用餐联系单》到公司食堂消费即可。
1
5.3接待工作实施
5.3.1接待申请批准后由接待工作归口部门指定人员负责带领来访人员到定点单位或者公司食堂就餐,重要接待工作在就餐时需要公司接待人员进行签单,作为消费凭证。
3.2对于一般接待工作需安排在餐厅就餐后需要安排住宿的,需填写《外部接待审批单》将相应5.
住宿要求栏填写完整,按照表单流程审批后交集团办公室,由集团办公室度负责联系定点住宿单位。
5.3.3如来访人员有订票需求的,公司可根据客户重要程度予以安排订票,公司接待人员需提前填写《订票申请单》按照表单流程审批后交集团办公室执行。对于火车票及汽车票因考虑到报销无凭据的问题,购买火车票以及汽车票的持审批后的《订票申请单》到财务报销即可。
5.4接待工作其它事宜
5.4.1接待用餐费用标准,由接待人员在填写《外部接待审批单》时,根据客户重要程度填写接待标准进行审批。
5.4.2招待用烟、酒档次,由集团办公室予以确定根据客户重要度予以安排,烟酒领用时需填写领料单,备注栏内注明用途,经审批后方可领用。
5.4.3一般接待工作不设礼品,重要接待工作根据情况予以安排馈赠礼品,由集团办公室予以安排。
5.4.4烟、酒以及礼品的申报采购工作,由集团办公室统筹安排。
5.4.5因特殊情况而产生的由接待部门或人员垫付接待费用,在费用产生后,出具书面情况说明,由部门负责人审核,经所在公司总经理审批后,可予以报销相关费用。
六、附表
附表1 《外部接待审批单》
附表2 《客户招待联系单》
附表3 《来客用餐联系单》
附表4 《订票申请单》
附加说明:
本规定由集团办公室归口并解释。
本规定自2011年 月 日起实施。
本规定起草人:
本规定审定人:
本规定批准人:
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嘉力宝控股集团有限公司
外部接待审批单
表1
接待时间 年 月 日 客户/客人
接待理由
出席接待对方来访人数 人 人 人数
接待标准 元/人 是 ? 否 ? 是否安排 住宿及标预算金额 准要求 元
申请公司/部门 申请人 所在部门领导意见
所在公司领导意见
董事长审批
注:机票申请原则上需提前三天以上,以便更好的享受机票优惠
3
嘉力宝控股集团有限公司
客户招待联系单
年 月 日 表2
单 位 嘉力宝控股集团有限公司 消费地点
用餐时间
用餐安排
用餐人数 人
是否安排住宿
住宿安排 住宿人数 人
住宿时间 天
临时签单人
集团办负责人签字 (章)
备 注
注:1、此表适用于未获得有效签单授权的人员,临时前往协议单位消费;
2、协议单位到我司结账时,需同时提交此联系单,请妥善保管。
嘉力宝控股集团有限公司
来客用餐联系单
年 月 日 餐
申请部门 来客单位
来客人数 接待者 共计用餐人 数 用餐标准 元/人 共计用餐费 用 元 部门主管签 字
综合办 核 准
4
嘉力宝控股集团有限公司
订票申请单
年 月 日 表3
申请部门 申请人
申请订票原因
机/车票日期 年 月 日
行程 至 (出发地点至目的地)
订票数量 张 机/车票信息
是否订购返程票 是 ? 否 ?
返程日期 年 月 日
订票数量 张 所在部门负责人意见
所在公司领导意见
董事长审批
5
范文二:行政部管理手册
行 政 部 手 册
目 录
1、行政部组织构架图 . ................................................................................................ 4
2、行政部各岗位职责 . ................................................................................................ 5 2.1 行政部经理岗位职责(编制 1人) ................................................................... 5 2.2行政部经理助理岗位职责(编制 1) ................................................................... 5 2.3 行政主管岗位职责(编制 1人) . ......................................................................... 5 2.4.行政部组员岗位职责(编制 1 人) . ................................................................. 6 2.5.总务部主管岗位职责(编制 1 人) . ................................................................. 6 2.6.总务科组员岗位职责(编制 1 人) . ................................................................. 6 2.7. 车队队长岗位职责(编制 1人) ................................................................... 6
2.8. 司机岗位职责(编制视车辆数目及需求而定) . ....................................... 7
3、程序 ..................................................................................................................................... 8 3.1 物品申购程序 . ........................................................................................................... 8 3.2 物品领用程序 . ........................................................................................................... 9 3.3表单申请程序 ............................................................................................................... 9
3.4车辆使用程序 ............................................................................................................. 10
4. 附表 ...................................................................................................................................... 11 4.1物品领用申请单 . ........................................................................................................ 11 4.2物品申购单 . ................................................................................................................. 11 4.3新设(修改、废止)表单申请表 ......................................................................... 12 4.4 派 车 单 ................................................................................................................... 12 4.5公章使用申请单 . ........................................................................................................ 13 4.6车辆作业检查表 . ........................................................................................................ 14
4.7车辆使用记录表 . ........................................................................................................ 14
5. 行政事务管理规范 .................................................................................................. 15 5.1.档案管理 ................................................................................................................... 15
5.2印鉴管理 ...................................................................................................................... 15 5.3公文打印管理 ............................................................................................................. 16 5.4办公用品的管理 . ........................................................................................................ 16 5.5办公用品及耗材仓库管理 . ...................................................................................... 17 5.6邮发管理 ...................................................................................................................... 18 5.7附则 ............................................................................................................................... 18 5.8公文管理规定 ............................................................................................................. 18 5.9 车辆管理规定 ............................................................................................................ 19 5.10司机管理准则 ........................................................................................................... 20
1、行政部组织构架图
办公用品及耗材 的采购。 仓库的管理
采购、领用出
入库管理及账
目
车辆的使用及保 养,安全。 负责运送公司人 员及物品, 其它指派事务。
2、行政部各岗位职责
2.1 行政部经理岗位职责(编制 1人)
(1) 依据公司经营计划并配合公司总目标,拟定本部门目标及工作计划;
(2) 根据本部门的工作计划,编制本部门的年度预算,并加以控制;
(3) 分配下属人员的工作并监督其工作效率;
(4) 对所购物品及各项零星费用的单价与用途加以审核,并实施控制;
(5) 运用有效的领导方法,激励下属,提高工作效率,并且督导所属人员,依照工作标 准或要求,有效执行其工作,确保本部门目标的达成。
(6) 将本部门的工作按所属人员的能力予以合理分派,并促进各下属间工作的联系与配 合。
(7) 依员工考核、奖惩办法,审慎办理所属人员的考核、奖惩、升降等事项,并力求处 理得公平合理。
2.2行政部经理助理岗位职责(编制 1)
(1) 协助部门经理处理日常事务;
(2) 负责部门间与部门内的沟通与协调,
(3) 公司文书的收发、登记、编号、归档与保管,
(4) 办公用品的申领、维护及保管,
(5) 表格、文件、资料、章则的打印、复印、登记及整理,
(6) 其它有关行政事项的办理
2.3 行政部主管岗位职责(编制 1人)
(1) 公司管理制度的制定
(2) 公司各项证照的办理
(3) 公司各部门之间的协调和沟通
(4) 筹备组织会议 :主要包括传达政策会、对话会、建议会、茶话会、发布会等。
(5) 组织员工集体娱乐 :包括郊游、集体观看演出、体育比赛、舞会等。
(6) 涉外事件及公共关系的处理;与新闻媒介、社区、政府保持良好的关系。
(7) 负责公司印鉴的使用与管理。
2.4.行政部组员岗位职责(编制 1 人)
(1)公司文件、档案的拟定、发放、存档及管理。
(2)公司表单的设计、管理与印制
(3)负责公司的内部宣传:以展览陈列的方式向员工宣传公司历史、企业文化、经营 状况、经营业绩、好人好事等情况。
(4)表格、书刊、讲义、章则的印刷、登记及整理。
(5)办公环境与设施的改善、整理、维护、安全等事项的处理。
2.5.总务部主管岗位职责(编制 1 人)
(1) 耗材、包装物的采购
(2) 公司办公用品、办公设备,事务用品、生活器具的购置、管理、处分事项的采购与 办理。
(3) 负责根据公司的财务预算制订耗材的采购计划并加以控制,
(4) 负责公司所用办公用品及耗材的跟踪与维护。
(5) 工作服的制订
2.6.总务部组员岗位职责(编制 1 人)
(1) 负责办公用品的出入库登记与管理。
(2) 负责公司员工物品及办公用品的领用办理
(3) 负责办公用品及耗材仓库的整理与安全。
(4) 负责员工工作服的发放及领用;
2.7. 车队队长岗位职责(编制 1人)
(1) 车辆的使用及保养及燃油、维修成本之控制
(2) 负责公司车辆的调配
(3) 司机的轮调安排
(4) 公司车辆的定期保养及维护
(5) 监督司机的运营状况并确保车队的安全效率,
(6) 依据公司的考核标准,对属下进行考核、奖惩及升降。 2.8. 司机岗位职责(编制视车辆数目及需求而定)
(1) 负责车辆的安全
(2) 负责迎送本公司人员及客人
(3) 运送公司货品
(4) 其它指派事务
3、程序
3.1 物品申购程序
3.1.1 物品需求部门填写请购单。列明所需物品名称、规格型号、数量、单价、用途,经部 门主管、经理核准后,交由总务科采购。
3.1.2 所需物品采购回来后,填写入库单,通知需求部门领用。
3.2 物品领用程序
3.3表单申请程序
3.3.1表单之申请与受理
1. 一般性表单之新设、修改或废止
由申请部门填具《新设(修改、废止)表单申请表》如表二一式二联,附新旧 表单及流程图各两份,呈主管核示后送表单管理部门。
2.表单管理部门接到申请后,由主办人员审查其格式内容并与有关部门协调, 呈主管核准后,应于七日内办理完毕。
3.3.2 表单之请购、印刷及保管
1. 请购部门应依《新设表单申请表》之内容,办理请购或印刷,请购部门应 开立《请购单》送行政部采购科办理采购或打字油印事宜。
3.4车辆使用程序
4. 附表
4.1物品领用申请单
物品领用申请单
一式二联:领用人(红)总务部(黄)
4.2物品申购单
物品申购单
申购部门:日期:年 月 日
一式三联:申购人(红)总务部(黄)财务部(蓝) 4.3新设(修改、废止)表单申请表
新设(修改、废止)表单申请表
一式两联:申请部门、行政部留存。
4.4 派 车 单
派 车 单
4.5公章使用申请单
公章使用申请单
4.6车辆作业检查表
车辆作业检查表
第 周(年 月 日 ---年 月 日) 车牌号码:
4.7车辆使用记录表
车辆使用记录表
部门经理:车队主管:填表人:
5. 行政事务管理规范
5.1.档案管理
1. 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议 记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等。
2. 档案管理由指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保 证安全。
3. 档案的借阅与索取
3. 1 总经理、副总经理、部门经理、部门主管借阅非密级档案可通过档案管理人员办 理借阅手续,直接提档;
3. 2 公司其他人员需借阅档案时,需经部门主管批准,并办理借阅手续。
3. 3 借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄 录、转借、遗失,如确属工作需要摘抄和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可 摘录和复制,一般内部档案由行政部主管批准方可摘录和复制。
4. 档案的销毁
4. 1 任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
4. 2 若 2若按规定需要销毁时, 凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁, 一般内部 档案,须经行政部主管批准后方可销毁。
4. 3 经批准销毁的公司档案, 档案人员要认真填写, 编制销毁清单, 由专人监督销毁。
5.2印鉴管理
1. 公司印鉴由行政部行政科指定专人负责保管。
2. 公司印鉴的使用一律由副总经理签字许可后管理印鉴人员方可盖章, 如违反此项规 定造成后果由直接责任人员负责。
3. 公司所有需要盖印鉴的介绍信,说明以及对外开出的任何公文,应统一编号记录, 以备查询、存档。
4. 公司一般不允许开具空白介绍信、 证明, 如因工作需要或其它特殊情况确需开具时, 必须经副总经理签字后方可开出,持空白介绍信外出工作,归来必须向公司汇报其 介绍信的用途,末使用者必须交回。
5. 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
5.3公文打印管理
6. 公司公文的打印工作由行政部行政科负责。
7. 公司的文件,有打印必要时方予打印,内部传递的简单请示报告或其它不需要打印 的文件,一般不予打印。
8. 公司发文,需由起稿人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方可打印。一 般文件的打印、传真、复印,须经所在部门经理签字同意后才予办理,交行政科统 一打印。
9. 行政科负责文印人员对收到的文件资料应及时给有关部门、人员送发,或及时通知 有关人员到文印室来取回,不得延误。
10. 负 责文印人员应树立严格的保密观念, 不刘随意将打印、 复印或传真资料中有关的 商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
11. 文 印室对于送来打印、 复印、 传真的文件资料, 应作好登记, 并在月终作统计核算。 由各部门承担费用。
12. 各 部门打印的公文或其它资料必须经本部门主管或经理签字,
13. 公 司各部门所打印公文、文件至少一式两份,交行政科留底存档。
5.4办公用品的管理
14. 办 公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种;
15. 消 耗品:铅笔、 胶水、 大头针、 笔记本、 标签、 信纸、 便条纸、 原子笔、 订书钉。 。 。 。 等。
16. 管 理消耗品:签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、打印台、电池等。 。 。 。
17. 管 理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥。 。 。 。等
18. 文 具用品分为个人领用与部门领用两种。 “个人领用” 系个人使用保管用品, “部门 领用”系本部门共同使用用品。
19. 消 耗品可依据历史记录(如过去半年耗用平均数) ,经验法则(估计消耗时间)设 定管理领用基准,并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
20. 管 理消耗品文具应限定人员使用, 自第三次发放起, 必须以旧换新, 但纯消耗品不 在此限。
21. 管 理性文具列入移交, 如有故障或损坏, 应以旧品换新品, 如遗失应由个人或部门 赔偿或自购。
22. 总 务科可向文具批发商采购, 其必须品、 采购不易或耗用量大者应酌量库存, 特殊 文具总务科无法采购者,可以经行政部经理同意授权需求部门自行购买。
23. 部 门指定专人制定每月办公用品领用计划及请购预算, 经部门主管批准后交由总务 科派发及采购,根据工作需要有计划的分发给各部门,由部门指定专人负责签字领 回。
24. 除 正常配给的办公用品外,若还需用其它用品须经部门经理批准后方可领用。 25. 公 司新聘工作人员的办公用品, 总务科根据部门提供的名单和用品清单, 负责为其 配齐,以保证新聘人员正常工作。
26. 负 责购发办公用品的人员要作到办公用品齐全,量足质优,库存合理,开支适当。 27. 总 务科仓库组要建立帐薄,办好出入库手续,出库需由领用人签字。
28. 办 公用品管理一定要作到文明、清洁。注意安全、防火、防盗,严格按照规章制度 办事,不允许非工作人员进入库房。
5.5办公用品及耗材仓库管理
5.5.1. 库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
5.5.2. 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,验收时要当面点清数量,检查包 装是否完好,如发现短少或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库数量、规格 不符时,仓库保管人员应向交货人提出并通知有关负责人。
5.5.3物资入库后,应当日填写帐卡。
5.5.4严格执行出、入库手续,物资出库必须填写出库单,经部门主管及总务科负责人 批准后方可出库。
5.5.5库房物资一般不可外借,特殊情况由总经理或副总经理批准办理外借手续。 5.5.6严格管理帐单资料,所有帐册,帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂 改。
5.5.7库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库房内必须配备消防设施,做到防火、 防盗、防潮。
5.6邮发管理
公司行政科负责为各部门邮发信件、 邮件。 所有公发信件、 邮件由专人登记、 负责寄发。 5.7附则
5.7.1本规定如有末尽事宜或随公司发展, 有不适应工作需要的各部门可提出修改意见, 交行政科讨论并呈请总经理批示。
5.7.2本规定解释权归行政部。
5.7.3本规定从发布之日起生效。
5.8公文管理规定
5.8.1本公司公文,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要文 件。
5.8.2本公司公文,实行统一管理。公文的管理,要作到规范、准确、及时、安全。
5.8.3各部门及有关人员,对公文中涉及到的公司应该保密的事项,必须严守机密,不准随 便向他人泄露。
5.8.4公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其它为一般文件。绝密、机密文件打印 一定要用专用磁盘。 绝密文件只能打印一份, 由起草人送有阅文资格的人员传阅; 机密文件 按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数, 由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
5.8.5公司发文的程序为:拟稿、审核(部门主管) 、签发(部门经理) 、打印(行政科) 、 发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、 立卷、归档。
5.8.6草拟公文要求
(1) 反映情况要客观,实事求是。
(2) 文字要准确、精炼、条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。
(3) 人、物、地名、引文时间要具体、准确。
5.8.7各级领导对送来的公文要及时批阅,急件的,当天批复,一般文件的三天内批复。 5.8.8各级领导阅、批公文要仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得涂改。需要签署具 体意见的,要明确、具体。
5.8.9公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经部门主管签字)审核稿件连同 文件正本二份送行政部存档。有领导批示的,还应附批复件。
5.8.10收文由行政科统一负责。 做好归类、 记录, 然后根据文件的内容, 分送有关领导阅批, 阅示完毕后,由行政科由回存档。
5.8.11所有文件的发放、一定要登记、签收手续。
5.8.12公司的发文,统一由行政科统一编号。
5.8.13董事会机构及经营管理部门除经对方同意,一般不对外发文。
5.8.14红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其它文 件一般用普通样式印发。
5.9 车辆管理规定
5.9.1为加强公司车辆的保管及有效运用,特制定本办法。
5.9.2本办法所指车辆系指公司的客、货车辆。
5.9.3本公司的车辆由行政部车队管理,并指派专人负责保养。
5.9.4车辆应由专任司机驾驶,需由他人驾驶时,应善尽驾驶人责任。车辆保管人应负责每 周实施定期检查及保养,以维持机件寿命,确保行车安全。
5.9.5车辆的有关证件及保险资料统一由行政部保管,并负责一切违规费的缴纳及维修。 5.9.6各部门需要使用车辆时,应先填写《派车单》一式两联,经部门主管核准后交行政部 调派。无《派车单》者,门卫可禁止出车。
5.9.8各部门用车,事先有计划的,应填写《派车单》 ,详细填写用车部门、 用车事由、时间、 目的地及出车、返回时间;交行政部车队统筹安排。凡事先末填写派车单,临时外出才要车 的,用车不予保障。
5.9.9业务用车需到市区以外或连续用车两天以内的,须由部门经理及行政部经理批准后方 可用车,连续用车两天以上的,须报副总经理批准后才能派给。
5.9.10车辆进出公司,应将《派车单》第一联交门卫签注时间,门卫于交班时将所有派车单 转交行政部核查。
5.9.11无派车单擅自出车,或不接受门卫检查,应予处罚。
5.9.12车辆不得运载任何与公务无关的职员或物品。
5.9.13车辆行前应特别注意安全检查。
5.9.14车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则, 若有违规罚款, 由驾驶人员承担。 5.9.15司机根据《派车单》的资料于每日填写《车辆使用记录表》呈主管审核并核对实际里 程。
5.9.16《车辆使用记录表》上所载里程数应与车辆里程表相符,如有不符,司机负责缴纳差 数里程的汽油费。
5.9.17休假日或上班时间以外的车辆使用应呈请行政部经理核准后始准调派。
5.9.18经呈准的非公用派车,应负担使用里程和油资,由申请人于派车后第二日连同行车执 照、车钥一并缴回行政部,否则停止其后的使用权。
5.9.19车辆使用后应停放在公司指定场所,并将车门锁妥。
5.9.20公司的车辆是为公司公务专用的, 私事非特别紧急末经行政部门领导同意不得征用公 司车辆,如私事用车要适当收费。
5.9.21原则上,公司部门经理以上管理人员公务外出才予派车,其它人员外出,需有特殊情 况并经其部门经理同意,行政部核准后方考虑配给。
5.9.22车辆要建立车辆档案,车辆档案内容包括:购买车辆的原始资料、行驶证、保险单、 养路费、 税单等行车必备有效证件的复印件, 维修项目登记表, 借车登记表以及司机资料等。
5.10司机管理准则
(1)外勤出差或其它公务,须使用公车时,由需求用车部门填写《派车单》 ,经部门 经理核准后,交由行政部安排车辆,方可出行。
(2)出发前,司机必须检查车况,如轩灯、水箱、刹车系统、轮胎、油等,及核对登 记薄的公里数,如发现损坏或不良情况,应向车队报备,并在登记薄上注明,否则视为驾驶 人损坏。
(3)使用后返回公司,司机与经手人在登记薄上填具有关数据并签名,将《派车单》 交回行政部留存。以便检查车辆。
(4)公车须定时保养,每行驶 5000公里送公司指定保养厂定期保养,由车队办理。
(5)每星期由车辆保管人负责洗车一次。
(6) 超速、 超载、 任意停车及其它违反交通规则之定额罚款由驾驶人自行负责, 指定 驾驶人如把车随便交由其它人驾驶而发生违规,车损等之罚款或损修全由驾驶人负责赔偿。
(7)驾驶人必须持照驾驶,并注意安全,避免事故发生。
(8)车辆保管人,每周必交出《车辆作业检点表》呈部门查阅。
(9)公车使用后,驾驶人须登记《车辆使用记录表》 ,并接受车队主管检查,如有损 坏应在登记薄上和派车单上说明。 检查完毕后, 驾驶人将车开回车库, 到财务部凭检查完签 字的派车单核算有关费用。
(10) 使用公车违规或事故所造成的损失, 由部门呈报总经理批示后十五日内通知财务 部扣款。
21
范文三:行政部管理规定
公司行政部管理制度
一、行政人事管理工作
1、负责公司内部的人事管理工作,办理公司员工的招聘、录用、调动、辞退、离职等手续。
2、负责公司的考勤管理,监管公司劳动纪律,每月25日前按时统计、上报上月全员考勤,公布违章记分表。
3、负责公司内部人事档案的收集,归档及公司文件的上报,归档工作。
4、负责公司资料的管理工作,包括建档、借用、归还等。
5、处理日常行政对外事务,包括租赁交费、水电和通讯费等。
6、负责安排、监管公司前台服务工作,树立良好公司形象。
7、打印、复印公司各类文件、资料,收发文件资料。
8、负责公司、员工宿舍、食堂等后勤工作的管理,包括卫生、保安等。
9、行政人事部经理要严格遵守保密制度(包括人事,档案,计划等),对相关泄密事件负责。
10、公司车辆管理人员应对公司车辆进行系统登记、建立完整台账,对驾驶员动态及时掌握。
二、办公用品管理办法
1、各部门每月需用办公用品,须在每月10日前向行政人事部提出申购计划,行政人事部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总,填写申购单,经公司领导批准后,统一购买。特殊情况另行安排。
2、公司办公用品由行政人事部安排专责人员负责管理,每月办公用品购买后,由行政人事部指定专人负责验收保管。办公用品的采购和保管人员要分开。
3、各部门领用办公用品,按工作需要办理领用手续,经本部门经理审核,常务副总经理批准后领用。对工作没有直接需要的岗位和个人,未经公司领导批准不得领用。
4、对非消耗性办公用品,如剪刀、订书机、裁纸刀、直尺、文件夹、笔筒等,由部门经理领取,本部门员工共同使用,部门内不可重复领用。
5、对消耗性物品办公用品,如签字笔、圆珠笔、铅笔、软面抄、胶水等,一个月最多申领一次,再次领用时需以旧换新。信纸等用品领用一次不得少于两个月。
6、非消耗性办公用品不慎遗失,由本人负责赔偿,行政人事部不予再领用。
7、严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。
8、领用人员离职时,对非消耗性办公用品一并交还行政人事部,再由该部门人员到行政区人事部领取。
9、行政人事部每月对办公用品进行一次盘点,并将盘点结果上报公司主管领导。
三、关于公司电话和Inter网管理的有关规定
1、公司根据工作需要在各部门有关岗位安排程控交换电话和计算机网线,对外线电话和局域网等实行不限量使用。
2、一般员工在正常上班时间不能使用Inter网进行与工作无关的聊天、浏览互联网页等。
3、行政人事部应及时掌握电话使用情况,必要时打印电话使用情况清单。
4、所有员工上班工作时间不得打私人电话,确有急事需要打私人电话可以在下班以后使用。
5、所有授权计算机可以在Inter网上浏览信息,查阅资料,发送电子邮件。对一些不良网站禁止浏览。
6、如果发现不按公司规定上“英特尔”网的处罚50元。
7、所有公司员工不得利用Inter网泄露公司信息、商务情报,损害公司利益。对上述行为一经查实,必将严肃处理。
四、办公室制度
1、办公室员工上班应穿戴整洁,尽量穿相对正规的职业装,在上班时间不准穿拖鞋和穿一些艳诈、露骨的衣服,打扮要淡抹。
2、在上下班时间要时常保持办公桌面整洁,要分清要用的资料和不用的资料、急要处理的文件和待处理的文件;在下班时要整理好文件,把文件尽量放入办公抽屉,使办公室桌干净整齐。
3、在公司中任何时间任何人不得坐在办公桌上,也不能随便脱鞋或把脚放在办公桌上影响公司的形象。
4、办公室人员在下班时应自觉关掉自己所用的办公设备,办公室每天值班人员应负责电器和灯的关闭情况;如果公司发现下班没有关灯和办公电器的罚值班人10元。
5、办公室人员需要丢掉的东西应丢进办公垃圾桶里,要时常保持办公室清洁干净。
6、办公室内的厕所应时常保持清洁,上完厕所后应进行冲厕,时常保持良好的素养。
7、办公室人员应爱护一切办公设备,时常保持办公设备的清洁,不能有意损坏办公设备,如发现有意损坏办公设备的应给予赔偿和处罚。
8、办公室提倡无烟办公环境,如果需要吸烟可以去办公室外面吸烟,以防给他人造成影响。
9、办公室人员在接电话时应先问声好再报公司名,然后谈正题。如:来电话——接听后——您好!绿清物业——正题
范文四:行政部管理流程
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行政部管理流程
一、 办公用品管理流程
1. 各部门每月所需的办公用品~须在每月月底向行政部提出申购计划~行政
部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总~填写申购单~经公
司领导批准后~由行政部统一购买。特殊情况另行安排。 2. 公司办公用品由行政部安排专责人员负责管理~每月办公用品购买后~由
行政部指定专人负责验收保管。
3. 各部门领用办公用品~按工作需要办理领用手续~且不得代人领用。对工
作没有直接需要的岗位和个人~未经公司领导批准不得领用。 4. 对消耗性物品办公用品~如签字笔、圆珠笔、记号笔、水笔芯、铅笔、电
池、胶水等~一个月最多申领一次~再次领用时需以旧换新。 5. 非消耗性办公用品不慎遗失~由本人负责赔偿~行政部不予再次领用。 6. 严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。
7. 领用人员离职时~对非消耗性办公用品~应认真清点办公用品~到行政部
填写交接清单并签字。
8. 行政部每月对办公用品进行一次盘点~并将盘点结果上报公司主管领导。 9. 新进员工办公用品领用~根据工作岗位的不同列出需求清单~经主管领导
批准后由行政部进行配臵。
二、复印管理流程
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1. 公司所有复印文档原则上由档案室统一负责~未经行政部确认~各部门不
得私自拿到公司外复印。
2. 复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记~任何人不得拒绝登记。 3. 如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符~除责成其重新填写
外~将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。 4. 任何人不得利用公司机器复印与工作无关的文件~行政部一经发现~有权
根据公司有关规章制度进行处罚。
三、传真收发管理流程
1. 公司与外界联系需对方发送传真时~尽量要求对方注明本公司具体收件人~
以便行政部及时分发~同时对传真收发情况做好登记。
2. 行政部收到传真后~在传真接收台帐上登记~并负责通知收件人及时领取及
签字确认。
四、办公设备管理流程
, 为加强我公司固定资产管理~规范管理工作程序~提高资产的使用效率~杜绝浪费~结合公司实际情况~特制定我公司设备申请流程:
, 原则:讲究计划性和成本效益~以物质资源供给的有序性~保证公司职能按计划完成:
1. 配发过程中~是否供应~供应多少~要以客观需要为依据~而不是单纯的
级别,
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2. 要考虑实际可能的收益,对工作的推动,~而不是不计工本~不问效果~
一定要保证重点~分清缓急~把有限的资源用在“刀刃”上, 3. 要使库存保持合理的限度,基本上无闲臵的资产,~注意提高资金的有效
利用率。
, 设备采购
1. 各部门根据各自工作的实际情况和预算计划~提出切实可行的申请要求~
并填写办公设备申请单,内容具体翔实、理由充分,~经部门经理和总经
理签字同意后~抄送给行政部。
2. 行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实~并对各部门要求
从真正的客观需求出发~遵循设备申请原则~提出解决建议和意见,调拨
或购买,。
3. 如果采取“调拨”程序~行政部将调拨计划上报行政主管签字确认后实施, 4. 采购由行政部统一申请费用、组织购买。有关电脑、打印机等设备由网络
管理员根据实际需要配臵购买~过程遵循“价廉物美”的原则~在满足各
部门需求的基础上~注意设备的性能价格比~多压价比价、厉行节约~通
常以网上采购为主。设备到场安装后一切与设备有关的说明书等资料保存
到档案室~由档案室进行登记保存~并由设备管理员对设备进行固定资产
登记后~由各部门登记领用~责任到人。
5. 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库~并在部门
设备管理员处登记。
, 设备维修
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1. 报修人员先将报修信息反馈给行政部的设备管理员,
2. 部门设备管理员初步检查后~填写《设备报修单》,提供设备编号和故障
现象,~部门经理批准后送交行政部,
3. 行政部设备管理员根据编号~联系厂商~组织及时维修,
4. 通过暂借、调拨等方式~将暂时不用的设备给报修者使用, 5. 机器设备维修完毕~行政部登记备案~发还给报修者使用。
五、 车辆管理流程
, 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用~公司人员如要用车~请遵循以下管理条例:
车队归口部门属行政部~设队长一名~负责车队内日常管理。 一、车辆的保养、维修和保险
1. 公司内的全部车辆必须分别按车号设册登记~对各种车辆的验车和保险情
况由车队队长做好详细记录~并及时提醒有关人员做好验车和保险事宜~
有关证件及保险资料原件统一由行政部存档保管。
2. 各车辆使用人或司机人员应于规定日期~自行前往指定监理所受检~如逾
期未受检验致遭罚款处分者~其费用由各使用人或司机人员自行负担。 3. 驾驶员要经常、主动地做好车辆的小修和定期保养工作~使车辆始终处于
良好、安全状态。车辆有故障未排除时不准出车。
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4. 车辆维修~驾驶员须说明故障原因、修配件名称和价格~填写车辆维修申
请表~由队长证明并上报行政部审核~经总经理批准后方可按公司指定地
点前往维修~如遇半途发生故障等特殊情况可先进行电话通知主管领导~
先维修后再办理手续。
5. 各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生~除向附近警察机关报案外~
并须即刻与公司车队队长联络~队长除即刻前往处理外~并即通知保险公
司办理赔偿手续~处理情况和结果及时上报主管部门。
6. 所有车辆所发生的保养、维修和保险费用由车队队长提供记录清单~经
行政部审核报总经理批准~所有费用由行政部按排人员统一缴纳。 二、车辆的调度和管理
1. 各单位需要使用车辆时~应事先电话通知车队队长并填妥用车申请单一式
二联~经部门主管核准后交车队队长调派开据出车辆出门证。无“出门证”
者~门卫可以禁止出门。若有预计用车需要~应提前1天向车队负责人提
交用车申请单,
2. 出门证应详细填写用途及装载品名、数量、到达地点~但也可以用“送出
货清单”代替。门卫人员应就单载品名、数量、规格与实际数相核对~若
有不符~应立即报请主管部门处理。
3. 车辆进出厂应将出门证交门卫签注时间~并得接受门卫查点车上装载物品, 4. 无出门证者擅自出车~或不接受门卫人员查点载货者~应予根据公司规定
进行惩处。
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5. 各单位派车交货、洽公时~应依下列规定办理:
(一)车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆。
(二)车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品。
(三)车辆行车前应特别注意车辆安全检查。
(四)车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则~若有违规罚款~
由驾驶员负担。
6. 例假日或上班时间外车辆的使用应报批总经理批准后方可调派。 7. 公司车辆加油一般在每个月10日为加油日~加油数量根据实际需要配量~
行政部根据实际用油情况及时采购,
8. 车队长应将每月每辆车的百公里耗油量及行驶旅程做好统计和分析~统计
和分析资料报送行政部审核~经行政部审核后送交总经理~如超过耗油标
准时,指不正常,应送请调整修理。
六、 会议管理流程
1. 公司行政部统一管理会议制度~所有会议均须及时通知行政部,便于安排和
登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。
2. 会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等~便于行政部配合工
作。会前由行政部派人做好会场布臵及设备调试。
3. 除其他部门主办的会议资料各自存档外~会议资料由行政部整理、立卷、
存档。
4. 会议结束后由行政部派人清理会场~查收设备。
5. 重要会议需做好会议记录~并将会议记录及时存档。
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七、 档案管理流程
, 公司行政部为档案管理部门~设臵档案专管岗位~由一人全权负责。 一、 文书、资料档案管理
1. 文件资料存档
, 文书结案后~原稿由档案专管人员归档~经办部门视实际需要留存影本。如为
特殊案件因业务处理需要~原稿须由经办部门保管者~应经行政部门主管同意
后妥为保存~经办部门以影本归档~原稿用毕后仍应送档案室归档并换回影本。
文件结案移送归档时~依如下原则点收: ?检查文件的本文及附件是否完整~
如有短少~应即追查归入。?文件如经抽存者~应有经办部门主管及档案专管
的签认。?文件的处理手续是否完备~如有遗漏~应即退回经办部门补办。?
与本案无关的文件或不应随案归档的文件~应即退回经办部门。 , 公司新购设备的原始资料、说明书等全部归档~必要时可向档案室借阅, , 按公司程序文件上的规定~各部门应及时将技术文件和质量记录交于档案室保
存。
, 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外~依下列规定办理: 永久保存:(1)公司章程,(2)股东名簿,(3)组织规程及办事细则,(4)董事会及
股 东会记录,(5)财务报表,(6)政府机关核准文件,(7)不动产
所有权状及其他债权凭证,(8)工程设计图,(9)其他经核定须永久保
存的文书。
10年保存:(1)预算、决算书类,(2)会计凭证,(3)事业计划资料,(4)其他经核
定须保存10年的文书。
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5年保存: (1)期满或解除之合约,(2)其他经核定保存5年的文书。 1年保存: 结案后无长期保存必要者。
规章由规章管理部门永久保存~使用部门视其有效期间予以保存。 2. 文件资料发放
, 技术文件、会议纪要等文件发放由发放部门提供发放数量和发放人员名单~档
案管理员作好发放登记并按时下发。
3. 文件资料复印
, 型式试验报告、标准文件等复印必须出具申请单~写明复印的页数、张数、用
途~并在《复印登记表》上签字。生产许可证原件、3C认证原件等重要文件必
须由副总或总经理批准方可借用。
, 重要档案文件不得擅自复印~对故意或过失泄密档案的管理人员~将从严处理。 4. 文件资料整理
, 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形~应先整补~裁切折叠~使其整齐划一。 5. 文件资料档卷清理
, 管档人员应随时拂拭档案架~维护档案清洁~以防虫蛀腐朽。每年年度更换
时~ 依规定清理一次~已届保存期限者~得予销毁~销毁前应造册呈总经理
核准~必要时向主管官署报备~并于目录表之附注栏内注明销毁日期。 6. 文件资料档案借阅
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, 各部门人员因业务需要借阅档案时~应填具“借阅单”经其部门主管核准后持
向管档人员借阅~借阅时间最长以一周为限~如有特殊情形欲延长借阅期限时~
应按借阅程序重新办理。
, 档案归还时~经管档人员核查无误并于“借阅单”填注归还日期及签章确认后~
档案即行归入档夹。 借阅人员对于所借文件资料~不得抽换增损~如有拆开
必要时~亦须报明原因~请管档人员负责处理。
, 查、借阅档案时~必须注意保密~不得向任何人员泄露档案文件中的秘密内容。 , 凡属控制查、借阅的档案案卷~必须经有关领导同意后方可查阅~阅毕立即归
还。
二、技术资料档案管理
1、 工程竣工资料归档
工作竣工后~由工程部专人负责将归档资料汇总~列出清单,写清资料名称~张数,注明纸张大小,贴于档案袋上交于档案管理员,档案管理员对归档资料进行核对~并作好归档记录~归档人在登记表上确认签字。注:1.竣工档案包括蜡底图和原始资料。2.工程部接到送货通知后应及时将资料归档~以免耽误档案室晒、复竣工图延误送货。
2、 蜡底图及档案袋,原始资料,借阅
工程归档资料因工作需要需借阅时~必须填写借阅申请单。写明借阅原因~资料名称~归还时间~是否要修改~由部门负责人签字认可后~借阅人凭借阅申请单至档案室借阅。档案管理员做好借阅登记并将申请单存档~借阅人在登记表上签字。注:如需要修改图纸必须在信息单上标明图号并在《图纸修改登记表》
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上登记。
3、 晒、复图管理
, 生产用图:由工作项目负责人将生产所需底图交于复印员~复印员根据实际所
需及材料清单进行复印和发放~并作好发放记录~接收人在发放记录表上签字。 , 外带用图:要求复印人在《复印登记表》上登记并确认。
, 其它用图:除生产用图和外带用图外的图纸、文件~由所需人自行复印或委托
复印~但必须在《复印登记表》上登记~由档案管理员监督。
八、 废品管理流程
, 随着公司规模的迅速扩大~在生产过程中废次品、边角料和包装箱、盒相应增
加~为加强以上废品、废料的管理~节约成本~促进企业持续稳定发展~特制
订本规定。
1、 废品、废料范围:
, 黑色金属和有色金属裁剪下来的边角边料等,
, 接线时剪下来的零碎铜线等,
, 元件包装的废纸箱~行政楼废报纸、废杂志等,
2、 废品、废料的管理流程
, 清洁工在车间内应每天进行一次废品、废料和废纸箱的归集整理~并放臵指定
地点,
, 总装车间应将有色废金属定期移交仓库~原则上每周入库一次,
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, 有色废金属全部回收仓库~由仓库管理员过磅称重并做好记录,
, 有色废金属不作变现处理~由供应商按价作回锅处理,
, 将整理出来的黑色废金属和废纸箱、废报纸等集中存放于指定地方,
, 黑色废金属、废料的报废程度由生产部派员监督,
, 由行政部负责执行废品、废料的变现处理~变卖时须由不同部门人员共同监督~
变卖后开好收据~资金全部上交财务。
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行政部管理流程目录
1、 办公用品管理流程
2、 复印管理流程
3、 传真收发管理流程
4、 办公设备管理流程
5、 车辆管理流程
6、 会议管理流程
7、 档案管理流程
8、 废品管理流程
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行政部人员岗位责职目录
1、 行政部主管岗位责职
2、 行政部管理员岗位责职
3、 档案管理员岗位责职
4、 网络管理员岗位责职
5、 安全卫生管理员岗位责职
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范文五:行政部会议管理
篇一:企业会议管理制度
****有限公司 会议管理制度
第一章 总则
第1条 目的
公司会议的规范化、制度化是公司建立正常工作秩序,强化管理要求的主要途径。 为实现公司战略目标,提高公司的办公质量和工作效率,建立健全决策机制,提升公司运营水平,进一步规范会议内容和程序,特制订本制度。 第2条 适用范围
本制度适用于公司及各部门、门店的工作会议和专业会议,如公司领导工作例会、总经理办公会、周例会、公司营销例会、公司专项会议、部门例会等。 第3条 管理职责
行政部是公司会议的管理部门,负责公司组织召开的总经办和各类行政会议组织和会议管理。各职能部门及门店负责各分管会议的会议组织和会议管理。
第二章 公司各类会议及其安排
第4条 公司会议类型
4.1、年会
1
4.1.1、公司年会每年举行一次,于每年元月(春节前)举行; 4.1.2、公司年会由行政部发起并组织,各部门、各门店全员参与。 4.1.3、行政部按公司总经理室要求确定年会主题、举办形式、流程,各部门、各门店按行政部下发年会要求文件组织参加。
4.1.4、公司年会的主要内容是:a、各部门、各门店表演春晚节目;b、年度各项表彰;C、团拜聚餐;
4.1.5、行政部组织后期年会视频合成,并存档; 4.2、公司年度总结计划会
4.2.1、公司年度总结计划会每年召开一次,于每年的元月召开。
4.2.2、.公司年度总结计划会出席人员为公司总经理、副总经理、分管总监、部门经理、部门主管、门店店长、门店经理;会议由行政部组织并主持。
4.2.3、公司年度总结计划会的的主要内容是:a、公司总经理进行年度公司总结及下年度工作规划报告;b、各部门、各门店负责人进行本年度工作总结报告,对照年度工作目标,汇报完成情况并进行经营总结分析;提出需要公司协调解决的问题和工作建议,报告下年度工作目标及计划; c、与会人员针对公司下年度工作目标及计划,讨论有关议题并给出解决问题的建议;d、其它拟定的讨
论议题。
2
4.2.4.由行政部负责组织和记录,议定事项形成《公司年会工作会议纪要》,由行政部起草,经行政部经理审核后,由总经理签发。
4.3、公司半年度述职会
4.3.1、公司半年度述职会每半年召开一次,于每年的七、元月进行。 4.3.2、.公司半年度述职会由人力资源部组织进行,公司决策层、经营层以会议形式对相关中高层管理人员在述职期间职责履行情况、成功原因、不足之处、改进建议等进行审议和直接沟通而推行的一项正式制度,是述职双方在持续沟通中的一种正式形式,它与其他沟通形式互相补充。
4.3.3、述职人员范围:总经理、副总经理、各职能部门分管总监、各经营门店负责人。
4.3.4、述职顺序:在向同一对象述职时遵循先下级后上级、先其他部门负责人后财务负责人的顺序,述职人员同时是下级的述职对象时,应先接受下级述职,后自己述职。 述职人员兼职时应就所有职责内容一并述职,如不同职责述职对象不同, 应尽可能安排述职对象一起出席述职会议,否则应向不同述职对象分别述职。
4.3.5、公司半年度述职会的主要内容是:a、述职人陈述职守,报告职责范围内的工作报告履行职责情况、重点在于展示履行职责的思路、过程和能力; b、评估小组根据述
3
职内容及半年度部门工作成绩进行客观评价与建议; 、
4.3.6、述职人员的述职报告及述职对象的评价与建议由人力资源部保管,作为对述职人员考核与奖惩的依据之一。
4.4、公司季度经营分析会
会议主持人通报重要事项;各部门负责人报告本部门上月工作情况,对照上月会议安排,逐条逐项检查落实完成情况,提出需要公司协调解决的问题和工作
建议,提出本月工作安排方案; 与会人员讨论有关事项;会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。
4.公司领导工作例会由行政部负责组织和记录,议定事项形成《公司领导工作例会会议纪要》,由行政部起草,经行政部经理审核后,由总经理或主持会议的其他公司领导签发。
第八条 总经理办公会
1.总经理办公会不定期召开,由总经理根据需要决定召开,总经理办公会议题由公司领导成员提出,或由公司各部门提出建议后,由总经理确定;公司领导成员对议题如有意见或建议,可在会前提出。
2.总经理办公会研究决定公司重大事项,主要内容:
a. 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划,审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目;
b. 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及
4
弥补亏损方案; c. 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度; d. 研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案; e. 研究公司重大改革方案和部署; f. 审议通过公司重要规章制度;
g. 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题;
h. 讨论公司年度工作报告,听取公司各部门的工作汇报; j. 总经理认为应研究审议的其他问题。
3.总经理办公会参加范围为:公司领导成员;根据会议议题,公司相关部门负责人参加。总经理主持会议;总经理办公会议出席人员为公司领导成员,列席会议人员为各部门负责人。
4.总经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》,由行政部根据会议记
录起草,报总经理签发。
5.总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。
6.总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档,由行政部妥善保存,并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司行政部经理批准。
第九条 周例会
1、会议时间
:时间为每周五(下午14:00)。
5
2、会议主持人:公司总经理,总经理若因公出差无法主持时,则由副总经理或指定人员代行主持。
3、会议参加人:副总经理、行政经理、各部门经理。 4、列席人员:视需要可让其他有关人员出席。 5、会议内容:
a.各部门经理分别向总经理提交上周工作总结及下周工作计划。
b.各部门负责人对上周工作计划落实情况进行汇报,行政经理针对计划完成情况进行考核。未完成计划任务的详细说明原因,并根据考核标准进行考核;对完成有困难的工作集体协商,并寻找具体解决办法。总经理根据部门提报计划,安排、布置本周工作任务,明确各项工作的具体承办人、完成时间及指导部门间相互配合。
c. 对工作中出现的问题及时跟踪改进,对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。
d.会议记录人:行政经理。 第十条 公司专项会议
公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求,按照工作分工或受总经理委托,就专项工作召开的办公会议。
篇二:会议管理流程
会议管理流程
1(流程说明:
2(流程关键控制点与控制措施
3(流程补充说明:
6
(1)各部门会议由行政部负责督查督办;
(2)各部门会议由组织部门进行总结,在会后三个工作日内完成会议纪要转总经办; (3)临时取消用会议室,必须提前15分钟通知,避免其他部门不能使用会议室。
4.流程表单目录
(1)会议室使用申请表 (2)会议签到表 (3)会议纪要格式
会议室使用申请表
申请部门:日期:
2、会议资料一栏可填写资料电子文档所在位置或纸质文档附后; 3、本表经批准后,2小时内发至申请部门;
湖南经桥网络科技有限公司
签到表
会议纪要
名 称: 地 点:
时 间:年 月日 至 与会人员: 主 持 人: 记 录 人: 会议内容:
篇三:公司会议管理制度
*****公司
会议管理制度
第一章 总 则
第一条 为了进一步规范公司会议管理,充分发挥会议的
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沟通、协商与决策作用,提高公司决策能力和办事效率,研究落实重大事项的对策和寻求解决有关问题的方法,预防和纠正工作中存在的问题,并保证公司各项管理工作规范、高效、有序,特制定本制度。
第二条 会议是企业组织安排工作、协调关系的必要手段和方式,但会议过多过滥、缺乏管理,不仅不必要地牵涉了各级领导和相关人员的精力,而且将直接影响公司的办事效率和工作风气。结合公司实际情况,本制度的制定原则是采用谁主管谁召集、谁召集谁对会议形成的决议、决策以及执行效果负责。
第三条 会议按类别、内容不同由各相关单位组织,并做好会议管理。
第四条 本制度适用于公司及所属各部门。
第二章 会议类别及组织
第五条 公司级会议包括公司股东会、董事会、总经理办公会、公司干部管理工作会、全体职工大会。股东会和董事会由董事会秘书办公室负责组织安排,其他公司级会议由行政部负责组织安排。
1、股东会、董事会根据公司章程每年召开一次,特殊情况亦可临时召开,由董事长主持,董事会秘书作记录,并整理会议纪要,经董事长审批下发。
2、总经理办公会每季举行一次,特殊情况亦可临时召开,
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会议由公司总经理召集主持,公司副总经理参加。根据会议内容的需要,可吸收公
理审批后下发。
3、公司干部管理工作会由公司总经理召集主持,原则上每年召开三次,特殊情况亦可临时召集。
1)年初由总经理布置全年工作,公司领导及各职能部门负责人(含副总工程师)参加。
2)国庆休假前最末一天为公司年度管理工作会议,领导及各职能部门负责人(含副总工程师)参加。
3)年末(春节前)举行新春团拜会,公司中层以上干部及家属参加。
4、公司全体职工大会每年春节前举行,亦可根据公司的特殊情况,临时召开职工大会。
第六条 部门级会议分为部门日常管理工作会和部门联谊会。
1、部门日常管理工作会项目部一周召开一次,销售部二周召开一次,技术部一周召开一次,生产部一周召开一次,质量部一周召开一次。由部门负责人主持,部门全体员工参加,根据会议的需要通知分管领导及相关人员参加。
会议至少涵盖如下内容:传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神;了解本部门及下属本期工作完成情况,总结存在的问题,提出相应的处理意见;制订下期工作计划,纠正不
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正确的工作方法和工作行为;利用科学方法研究分析部门各项工作过程中存在的问题,确定改进办法,制订有效的预防措施;分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施;以恰当的形式开展批评和自我批评,安排专题培训等。
2、部门联谊会是为了促进凝聚力,融洽员工之间的关系,营造部门内部团结进取的氛围。各部门每年举行1,2次部门内联谊会,形式不限。各部需先将联谊会计划报行政部,经同意后方可实施。
第七条 生产工人会议:半月举行一次,由生产部长主持召开,安排生产任务,研究、改进和提高班组管理。安全管理员负责安全教育。
第八条 专题会议是公司经营、技术、业务性的综合会议,如经营活
动分析会、质量工作会、技术准备会、合同交底分解会、项目协调会、初步设计会审会,技术交流会、生产调度会、安全生产工作会等,是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案;分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、项目管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题,提出解决办法,明确并责成相关部门按照会议的要求,保质保量地完成规定任务的会议。
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专题会议由公司分管副总批准,主管职能部门负责组织相关人员参加。
第九条 对外接待会议主要指政府机关和上级领导来公司检查、现场办公,以及厂际之间的技术交流和技术合作洽谈的会议。对外接待会议属公司层面的由行政部负责接待安排;属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责接待安排。
第三章 会议的组织、管理和服务
第一节 会议的组织
第十条 会议的批准
1、临时召开内部小范围会议由分管领导批准,公司级大型会议须经总经理批准。
2、本制度已列出的会议按照规定程序批准。
第十一条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。
第十二条 会议通知
1、会议主办部门需落实会议地点,会议主持人、召集单位、应分别作好有关准备工作(包括拟好会议议程、发言要点)。
2、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会
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议内容和要求等。
第十三条 会议的准备
1、参加会议人员按会议要求,安排准备相应资料、准时参加,因故不能参会的,会前应提前请假。
2、会议主办部门要做好会场的会务安排,包括会场环境的布置、设施检查等。
3、会议主办部门要做好参会人员的引导和组织。
4、重要接待会议应制定会议及接待方案,方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。
第二节 会议室的管理与服务
第十四条 公司会议室、贵宾室是重要的会议场所,由行政部统一管理。会议室为保证合理安排,使用提前与行政部联系,严禁擅自使用。
第十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。
第十六条 会议室要做到会前30分钟各项工作准备结束,会后通知行政部散会信息,行政部安排会议场所清洁卫生。
第十七条 会议室使用时务必保持环境整洁和设施安全。
第四章 会议资料管理
第一节 会议纪要的签发
第十八条 会议主办部门要制定专人对会议详细情况进
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行详细记录。公司级会议由行政部整理会议纪要,报公司总经理审核签发。其他会议纪要由会议主办部门或承办部门及时整理,报分管领导审核签发。
第十九条 会议形成的会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参
加人员、会议主题或内容,决定事项要明确事由、要求、责任单位或相关责任人、完成时间。
第二十条 会议纪要执行情况的检查由会议主办部门负责,定期会议在本次会议前要先检查上次会议纪要完成情况。不能按时完成会议纪要相关内容的,需在规定完成的时效前向会议主办部门提出未能完成的原因,告知以及准备采取的措施、拟定完成的时间。
第二十一条 会议纪要决定、事项涉及保密内容,应采用保密方式送达签收人。发放范围是根据纪要的密级等级分发,发放应做好签收登记。会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成(特殊情况除外)。
第二节 会议纪要的格式
第二十二条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作,主要包含以下基本要点:
1、文本全部使用A4型纸。
2、文头、正文部分用四号仿宋体非套黑字(排板格式见附件1)。
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第三节 会议资料的存档
第二十三条 股东会和董事会的会议资料由董事会秘书办公室存档,公司级会议的资料由行政部负责存档,其他会议资料由各会议主办部门自行存档。
第二十四条 公司重大会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。
第五章 会议精神的督办
第二十五条 行政部每季对定期会议的质量、会议时间、会议效果等进行督查,并将情况汇总报公司总经理及相关分管副总,作为对各部门及干部考核的依据之一。
第二十六条 行政部负责对公司级会议的重大决定事项进行督办。对
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