范文一：CAD电子文件归档方法初探

CAD电子文件归档方法初探

CAD电子文件归档方法初探

邹晔

CAD电子文件是寄生在计算机环境中的一种数字 化信息,与传统的纸质文件有着很大的区别.它具有非 人工识别性,对系统的依赖性,载体与信息可分离性和 信息的易更改性等特性,管理不好,有可能导致信息内 容的丢失,损坏,不能读取甚至全部损毁.因此,必须按 照《CAD电子文件光盘存储,归档与档案管理要求》 (GB/T17678.2—1999)的国家标准,根

据各单位具体情况,采取切实有效的措施,以确保CAD 电子文件归档工作的顺利开展.

一

,制定交换数据的数据格式标准

1.CAD电子文件数据格式的研究

电子文件具有很强的环境依赖性,国际上知名的 CAD软件开发商有不下200多家,国内也有众多的 CAD软件开发单位,加之各专业特点不一样,所涉及的 数据格式及软件环境非常多,而档案存放的长期性与 计算机软硬件更新变化速度快的矛盾,为数据格式选 择更是带来了不确定性.目前国际上已制定有数据交 换的国际标准,如:IGES标准,STEP标准,GB/ T16656等,但因涉及面太宽,众口难调,存在很多问 题,加之产品更新频繁,在某一范围某一时间段,事实 上的工业标准往往是由那些技术思想先进,性能最好, 用户最多,主导市场的产品决定的.

目前国内有许多设计院所属的档案室虽已实现

CAD电子文件直接归档,但他们接收的CAD电子文件 来源单一,一般为本单位自身产生的文件,可以制定企 业标准来满足文件归档的标准问题,而作为一个综合 的档案部门接收CAD电子文件时,面对的是各个不同 的设计部门,来源广泛,如果来什么就收什么,不作统 一

的要求,那么接收的CAD电子文件就有可能不能读 取,或与原有的档案系统不能衔接,最终也就不能有效 利用.如宝钢档案处面对的是上千家国内企业和几百 家国外企业,从目前所涉及的国外设计单位统计,就有 15个国家,225家企业,18个专业参与了宝钢工程的设 计,其提供的电子文件格式及使用环境的多样性问题, 促使我们必须制定一个有利于接收归档,查询利用,还 原打印,适应面广,而各个设计方又能接受,容易实现 的数据交换标准.

2.制定合理的,可操作的,具有一定时间延续性的 交换数据的数据格式标准

数据传递过程中,如果接收方系统环境不正确,将 无法打开接收的数据,或者发生打开的数据变形,数据 遗漏等问题.因而制定合理的,可操作的,具有一定时 间延续性的交换数据的数据格式标准,是档案部门实 现与国内外各设计单位之间电子文件交换的关键问 题.根据现有的技术,推荐以三类格式接收CAD电子 文件:

A类:DWG格式,即常用软硬件环境下的原设计 存储文件格式,满足档案原始性要求,保留所有设计信 息,用于修改时再利用;

:PDF格式,即经转换,用于归档浏览,还原打 B类

印的文件格式,从而保证在档案部门计算机环境下能

被准确地还原成纸质文件;

C类:DXF格式,即非常用软硬件环境下的文件转 换成为的中间文件格式,当需要时可转换成设计可用 的文件格式.

因此,建议设计方在提供纸质图纸的同时,提供两 种格式的电子文件即PDF+DWG或PDF+DXF. 3.交换数据的数据格式标准可行性分析

A类:DWG格式,这是Autodesk公司制定的矢量 图形文件格式,因Autodesk公司的AutoCAD在二维 设计领域的市场占有率而被各设计部门广泛使用,已 成为事实上的业内标准.

B类:PDF格式,这是ADOBE公司推出的,用于印 刷前或代替印刷的数据格式,已被国际上广泛采用.该 格式的特点是:任何用户在任何场合任何平台上都可 以绝对准确地查看和打印文档的原貌,还原安全,文件 小,支持通用操作系统,受到主要打印设备厂商的支 持,购置成本低,可有效减少电子文件对环境的依赖 性.

C类:DXF格式,这是Autodesk公司制定的以ASC ?方式存储精确图形的文件格式,用于与非AutoCAD 软件(包括Autodesk公司一些其他产品)的CAD系统交 换图形文件,但将其他格式转为DXF格式,可能会丢 失原格式中的一些信息.

其中需要注意的是:提供A类或C类文件的同时 必须提供相关的字库,符号库,数据字典,外部参考等 保证文件再次被打开的环境文件.

因此,推荐的这三种数据格式,采用的是国际上规 范和成熟的技术,保证了技术的可行性.

二,制定交换的电子数据接口标准

借鉴"文件,档案一体化管理"思路,采用信息共 享模式,将在设计阶段形成电子文件时形成的条目信 49

k.,/Ilul00lul几lk,slllVk.sO 中国档案报《档案大观》可单独订阅

最近,许多档案部门给我们来电来函,询问如何单 独订阅《档案大观》,现在我们特向您详细介绍《档案 大观》的订阅办法.

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联系人:周绍巍,穆兰邮政编码:100032电话: f010)66180400

另外,还有许多档案部门来信来涵,询问如何集体 组织订阅《档案大观》的问题,现在此做如下说明: 凡订阅份数达到50份者均可称为集体组织订阅. '集体组织订阅的单位需将订阅人的单位,姓名,地 址,邮编告知我报,并将订报款收齐汇来即可,地址同 上,我们可以为订报单位直接开据订报发票并汇给订 户.

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联系电话:(010)66115375(010)66126166

联系人:黄浩民,冯拮,李玮

中国档案报《档案大观=}编辑部

二oo二年十月

息,如项目名称,CAD图纸的图号,图纸名称等,通过电 子数据接口,传递至档案部门,避免了档案人员的重复 输入,同时也保证了对CAD电子文件的正确使用.为 此,要参照国家标准,制定相应接口标准,预定义归档 的数据规范和制作归档光盘要求,其数据格式必须与 本单位的档案计算机管理系统相容,同时也必须考虑 设计方产生接口数据的方便性和准确性,如可提供通 过EXcEL表转入方式接收数据,实现CAD电子 文件归档与建立计算机检索目录同步进行,为形成 CAD电子文件计算机编目检索系统打下基础.该接口 标准可作为与设计方进行合同谈判的要求,并作为独 立的软件工具提供给国内外设计方,要求他们使用. 三,制定交换的CAD电子文件安全有效

性策略

电子文件的签署问题在国际上并未解决.电子文 件的法律效力目前未被确认.电子文件在利用时,仅起 参考,再设计利用作用,并没有真正的法律凭证作用. 要解决电子文件的有效性问题,可以采取如下安全策 略:

1.技术安全策略

要求设计方将两种格式的电子文件刻录到只读光 盘上移交给档案部门,光盘背面特制的书写面上应作 明显的,不易被擦除的光盘编号,设计方标记及责任人 手写签名.由于只读光盘具有不可更改,不可重写和不 可擦除的特性.因此对于保持电子文件的原始面貌,防 止被人有意无意的修改,是一种理想的载体,同时为了 证明这张光盘是提供时的原件,而不是事后制作的,设 计方应在光盘背面作标记,以确认其凭证作用.档案部 门接收电子文件时,还应要求设计方将电子文件清单 制成机读目录,一同刻录在光盘上提供,并附有纸张打 印件,双方验收签字后作为交接凭证.

2.管理安全策略

由于技术本身尚有不完善的地方,认可电子文件 的有效性,严密的管理措施显得更为重要.科技档案的 重要特性是要反映科技对象的真实面貌,要保持科技 档案同它所记载和反映科技对象的一致性,因此必须 从CAD电子文件的提供,还原,利用等各个环节都做 出明确的规定,责任到单位,互相制约,并以法律合同, 公司管理部门的管理文件等形式固定下来,并予以有 效控制.设计方保证移交的CAD电子文件是完整的, 真实的,两种格式电子文件与相应纸质文件是一致的. 档案部门接收后保证在保管期间不失真,但不对图纸 的内容,版式负责.双方职责明确,把复杂的问题用管 理制度来简化.

CAD电子文件的有效性不仅要靠技术的发展,更 要靠制度的完善,二者要有机结合,形成体系,合力成 为维护电子文件有效性的坚强外壳.

(作者单位:上海宝钢集团档案处)

范文二：【经营企划】CAD电子文件归档的方法

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CAD

信息化正在得到广泛的应用，信息化对整个社会的影响是巨大的。在工程设计领域，已基本实现了计算

机辅助设计，设计的完全计算机化，产生了大量的电子化设计文件，对于如何更好的归档及管理这些电

子化文件显得日益重要，本文将就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档做—些探讨。

一、问题的提出

工程设计所产生的主要文件是设计图纸，其档案管理无论对设计院本身的知识积累还是对被设计对象

今后的管理都是非常重要的，目前工程设计行业CAD的出图率已接近100%。面对CAD电子文件资料作为企业的知识产权及其修改变更方便、可重复利用提高设计效率等特点，各单位也日益重视到对CAD电子文件资料的集中管理，有些单位将分散在设计人员手中的电子文件资料统一收集保管；有些单位建

立了档案管理系统，在管理纸质档 案的同时，实现对相关电子文件资料的管理；少数做得更好的单位则

建立了设计流程管理系统，在实现设计管理的同时，将设计产生的电子文件资料从源头就进行管理。国

家质量技术监督局在2000年2月发布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》(GB／T17678—1999)，为CAD电子文件资料的管理制定了标准。

但是，在这些措施的实施中，始终有一个问题(或说是难点)在困惑着我们：那就是有了电子文件资料，

是否可以取消对纸质文件资料的归档管理?

我们知道纸质文件资料的档案管理已经有了一整套的管理标准及措施，而对于电子文件资料的管理基

本是借鉴对纸质电子文件资料的管理措施，各设计单位在管理电子文件资料的同时，仍旧保存纸质文件

资料，实际上档案管理又增加了一块管理内容。那么在档案管理中为何不能用电子文件资料代替纸质文

件资料呢?

二、电子文件资料完全代替纸质文件资料的难点

首先是电子文件资料的法律有效性问题。

纸质文件资料上的签署具有重要的法律意义，也是我们目前无法取消对纸质文件资料管理的主要原因。

为了使电子文件资料更具有法律意义，目前有几种归档做法。

1、扫描归档。为了保留签署信息，有些单位将设计人员生成的电子文件经绘图输出并签署后，再扫描

成电子文件归档。这种方式虽然保留了相关人员的签署形态，但实际的法律有效性并不大，对签署我们

用很简单的方法就可进行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丢失，使再利用的效能几乎完全失去。

2、管理系统归档。此种方法是在管理系统的控制下，通过权限管理来保证归入档案的电子文件资料信

息的安全性，通过归档时存入的设计相关人员信息来保证其与设计人员的对应关系。此种方式在保证电

子文件资料原始性的同时，可通过建立系统管理日志的方式在单位内部实现一定的法律安全性。然而，

设计单位产生的设计图纸是要传递给制造、施工、监理及最终用户等单位的，随着各单位信息化工作的

深入，要求设计单位直接提供电子文件的需求会越来越多。单位内部的档案管理系统的安全性就无法延

伸出去了。

3、电子数字签名。电子数字签名是通过特殊算法对每一个电子文件进行电子签署，使用时可通过验证

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来确定电子文件的原始性，确认是否被修改。此种方式的管理其严密性相对较强，但对数字签名的管理

将非常重要，然而其问题仍然是相关单位接收后的有效验证问题，涉及到全社会的电子签名及验证的标

准统一。

4、第三方认证。第三方认证是利用互联网，当双方交换资料信息时,通过第三方的安全认证系统保证信息发出方与接收方的真实性或原始文件的有效性。这种方式已在电子商务等上得到了较好应用，但要将

其用于工程资料的档案管理，还有很大的难度。

上述这些是目前常用的几种对电子文件的安全保证措施。可以看出上述各种方法都存在法律有效性问

题。接下来我们再来看另一个难点，数据标准化问题。

档案管理有一个明显特征，那就是对于档案资料的使用可能会发生在5年、10年、20年甚至更长的时间之后，电子文件资料具有很强的环境依赖性。表现在对计算机硬件操作系统、应用系统、数据格式、

版本、语种、字库、外部参考等的环境敏感上。这就造成随着时间的推移，计算机环境发生变化，或企

业间交换资料时，因系统环境不一样等而无法保证数据的可读性、准确性和完整性。

因此我们认为法律有效性和数据标准问题是阻碍将电子文件资料完全代替纸质文件资料的重要且主要

原因。

三、解决途径

为了解决上述这些问题，本文提出了具体的解决办法供探讨。

对于电子文件资料的法律有效性问题，我们可以采取直接在光盘表面签署的办法解决。

现在所用的纸质文件资料，是利用纸作为信息载体，在上面记录文字、图形等资料信息的同时，记录

了相关人员的签署信息，其签署信息与资料信息在同一张(本)纸面上，具有不可分割性，从而保证了其法

律有效性。

如果我们改用只读光盘以电子数字化式记录资料信息，同时在同一张光盘的非读取面上，让涉及光盘

内信息产生的相关人员(如：设计人、各级审核人等)进行签署，也就达到了在同一媒介上同时记录资料信

息与签署信息的目的。下表为两者的比较。

接下来再看一看数据标准问题：

我们认为数据标准问题的关健是数据格式的选择问题，我们必须选择满足如下要求的数据格式作为档

案管理的数据格式标准：

1、数据格式具有一定的稳定性，能长期存在；

2、绝大多数硬件平台及应用软件都能生成的数据格式，保持系统间的兼容性；

3、使用、浏览的成本低廉，普及性好，保证具有很好的资料传递性；

4、能最大程度保留原信息(板式、色彩、层、辅助信息等)的不丢失和失真。 更多免费资料下载请进：http://bbs.55top.com 好好学习社区

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如JPG格式，其稳定性、兼容性和普及性均较好，缺点是不能保留“层”等辅助信息。较好的数据格式是PDF格式，这是ADOBE公司发明的用于出版的一种数据格式，在二维中可以保留原应用系统产生的

资料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“层”的信息，绝大多数应用软件都可生成PDF格式，而其浏览器是免费的，保证了其较好的传递性。PDF格式是最接近满足上述要求的数据格式。

上述选择数据格式仅是从满足档案管理的特性要求而言的，如果为了更好地重复利用已有的电子文件

开展新的设计等工作，还是使用原格式的文件最好，因为转成其他文件格式，总要丢失一定的信息。为

此原文件可以作为档案管理的辅助资料进行管理，对其管理，特别要注意同时保存字库、符号库、数据

字典、外部参考等保持数据资料完整性的环境资料，对于较特殊或专业的软件生成的资料，还要保留其

应用软件甚至于更多的软硬件系统环境。

四、结论

通过上述论述，我们可以确定用电子文件资料代替纸质文件资料归档是完全有可能性的，在实现这个

目标之前，我们必须完成下面三项任务：

首先是要研究、选择、制定统一的电子档案资料的数据格式，使其具有经济性、稳定性、兼容性、易

普及性。

其次是光盘封面标准，在《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》中已对光盘信息存储方式进

行了规范，如果像其中对标题栏等进行规范一样，增加对光盘表面标识及签署(标题栏)的标准规范，企业可以印制有自己特征的光盘表面标题栏帖纸，有条件的可以直接定制自有光盘标题栏表面的刻录光盘。

最后就是期待一种经济的、企业可以独立配置的光盘复印设备，特别是能完成光盘表面标题栏的复印。

使不但能复制光盘内容，还能复制光盘表面的签署信息，就像我们对纸质图纸的晒印一样。

上述这些任务是解决用电子文件资料代替纸质文件资料归档的关键。在目前的条件下，只要解放思想，

通过一定的变通，我们认为在企业内部实现电子文件资料代替纸质文件资料归档已完全可行了，从而可

以在档案管理中为我们节省大量的人力、时间及存放空间，降低企业成本。 更多免费资料下载请进：http://bbs.55top.com 好好学习社区

范文三：【管理精品】CAD电子文件归档的方法

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CAD电子文件归档的方法

信息化正在得到广泛的应用，信息化对整个社会的影响是巨大的。在工程设计领域，已基本实现了计算机辅助设计，设计的完全计算机化，产生了大量的电子化设计文件，对于如何更好的归档及管理这些电子化文件显得日益重要，本文将就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档做—些探讨。

一、问题的提出

工程设计所产生的主要文件是设计图纸，其档案管理无论对设计院本身的知识积累还是对被设计对象今后的管理都是非常重要的，目前工程设计行业CAD的出图率已接近100%。面对CAD电子文件资料作为企业的知识产权及其修改变更方便、可重复利用提高设计效率等特点，各单位也日益重视到对CAD电子文件资料的集中管理，有些单位将分散在设计人员手中的电子文件资料统一收集保管;有些单位建立了档案管理系统，在管理纸质档 案的同时，实现对相关电子文件资料的管理;少数做得更好的单位则建立了设计流程管理系统，在实现设计管理的同时，将设计产生的电子文件资料从源头就进行管理。国家质量技术监督局在2000年2月发布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》(GB,T17678—1999)，为CAD电子文件资料的管理制定了标准。

但是，在这些措施的实施中，始终有一个问题(或说是难点)在困惑着我们:那就是有了电子文件资料，是否可以取消对纸质文件资料的归档管理?

我们知道纸质文件资料的档案管理已经有了一整套的管理标准及措施，而对于电子文件资料的管理基本是借鉴对纸质电子文件资料的管理措施，各设计单位在管理电子文件资料的同时，仍旧保存纸质文件资料，实际上档案管理又增加了一块管理内容。那么在档案管理中为何不能用电子文件资料代替纸质文件资料呢?

二、电子文件资料完全代替纸质文件资料的难点

首先是电子文件资料的法律有效性问题。

纸质文件资料上的签署具有重要的法律意义，也是我们目前无法取消对纸质文件资料管理的主要原因。为了使电子文件资料更具有法律意义，目前有几种归档做法。

1、扫描归档。为了保留签署信息，有些单位将设计人员生成的电子文件经绘图输出并签署后，再扫描成电子文件归档。这种方式虽然保留了相关人员的签署形态，但实际的法律有效性并不大，对签署我们用很简单的方法就可进行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丢失，使再利用的效能几乎完全失去。

2、管理系统归档。此种方法是在管理系统的控制下，通过权限管理来保证归入档案的电子文件资料信息的安全性，通过归档时存入的设计相关人员信息来保证其与设计人员的对应关系。此种方式在保证电子文件资料原始性的同时，可通过建立系统管理日志的方式在单位内部实现一定的法律安全性。然而，更多免费资料下载请进:http://bbs.55top.com 好好学习社区

中国3000万经理人首选培训网站 设计单位产生的设计图纸是要传递给制造、施工、监理及最终用户等单位的，随着各单位信息化工作的深入，要求设计单位直接提供电子文件的需求会越来越多。单位内部的档案管理系统的安全性就无法延伸出去了。

3、电子数字签名。电子数字签名是通过特殊算法对每一个电子文件进行电子签署，使用时可通过验证来确定电子文件的原始性，确认是否被修改。此种方式的管理其严密性相对较强，但对数字签名的管理将非常重要，然而其问题仍然是相关单位接收后的有效验证问题，涉及到全社会的电子签名及验证的标准统一。

4、第三方认证。第三方认证是利用互联网，当双方交换资料信息时,通过第三方的安全认证系统保证信息发出方与接收方的真实性或原始文件的有效性。这种方式已在电子商务等上得到了较好应用，但要将其用于工程资料的档案管理，还有很大的难度。

上述这些是目前常用的几种对电子文件的安全保证措施。可以看出上述各种方法都存在法律有效性问题。接下来我们再来看另一个难点，数据标准化问题。

档案管理有一个明显特征，那就是对于档案资料的使用可能会发生在5年、10年、20年甚至更长的时间之后，电子文件资料具有很强的环境依赖性。表现在对计算机硬件操作系统、应用系统、数据格式、版本、语种、字库、外部参考等的环境敏感上。这就造成随着时间的推移，计算机环境发生变化，或企业间交换资料时，因系统环境不一样等而无法保证数据的可读性、准确性和完整性。

因此我们认为法律有效性和数据标准问题是阻碍将电子文件资料完全代替纸质文件资料的重要且主要原因。

三、解决途径

为了解决上述这些问题，本文提出了具体的解决办法供探讨。

对于电子文件资料的法律有效性问题，我们可以采取直接在光盘表面签署的办法解决。

现在所用的纸质文件资料，是利用纸作为信息载体，在上面记录文字、图形等资料信息的同时，记录了相关人员的签署信息，其签署信息与资料信息在同一张(本)纸面上，具有不可分割性，从而保证了其法律有效性。

如果我们改用只读光盘以电子数字化式记录资料信息，同时在同一张光盘的非读取面上，让涉及光盘内信息产生的相关人员(如:设计人、各级审核人等)进行签署，也就达到了在同一媒介上同时记录资料信息与签署信息的目的。下表为两者的比较。

接下来再看一看数据标准问题:

我们认为数据标准问题的关健是数据格式的选择问题，我们必须选择满足如下要求的数据格式作为档案管理的数据格式标准:

1、数据格式具有一定的稳定性，能长期存在;

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2、绝大多数硬件平台及应用软件都能生成的数据格式，保持系统间的兼容性;

3、使用、浏览的成本低廉，普及性好，保证具有很好的资料传递性;

4、能最大程度保留原信息(板式、色彩、层、辅助信息等)的不丢失和失真。

如JPG格式，其稳定性、兼容性和普及性均较好，缺点是不能保留“层”等辅助信息。较好的数据格式是PDF格式，这是ADOBE公司发明的用于出版的一种数据格式，在二维中可以保留原应用系统产生的资料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“层”的信息，绝大多数应用软件都可生成PDF格式，而其浏览器是免费的，保证了其较好的传递性。PDF格式是最接近满足上述要求的数据格式。

上述选择数据格式仅是从满足档案管理的特性要求而言的，如果为了更好地重复利用已有的电子文件开展新的设计等工作，还是使用原格式的文件最好，因为转成其他文件格式，总要丢失一定的信息。为此原文件可以作为档案管理的辅助资料进行管理，对其管理，特别要注意同时保存字库、符号库、数据字典、外部参考等保持数据资料完整性的环境资料，对于较特殊或专业的软件生成的资料，还要保留其应用软件甚至于更多的软硬件系统环境。

四、结论

通过上述论述，我们可以确定用电子文件资料代替纸质文件资料归档是完全有可能性的，在实现这个目标之前，我们必须完成下面三项任务:

首先是要研究、选择、制定统一的电子档案资料的数据格式，使其具有经济性、稳定性、兼容性、易普及性。

其次是光盘封面标准，在《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》中已对光盘信息存储方式进行了规范，如果像其中对标题栏等进行规范一样，增加对光盘表面标识及签署(标题栏)的标准规范，企业可以印制有自己特征的光盘表面标题栏帖纸，有条件的可以直接定制自有光盘标题栏表面的刻录光盘。

最后就是期待一种经济的、企业可以独立配置的光盘复印设备，特别是能完成光盘表面标题栏的复印。使不但能复制光盘内容，还能复制光盘表面的签署信息，就像我们对纸质图纸的晒印一样。

上述这些任务是解决用电子文件资料代替纸质文件资料归档的关键。在目前的条件下，只要解放思想，通过一定的变通，我们认为在企业内部实现电子文件资料代替纸质文件资料归档已完全可行了，从而可以在档案管理中为我们节省大量的人力、时间及存放空间，降低企业成本。

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范文四：浅析CAD图形电子文件归档方法

浅析CAD图形电子文件归档方法

信息化建设

东风设计研究院有限公司档案馆朱青杰

目前,期刊杂志上关于CAD图形电子档案管理 方法的论述颇多,主要集中在电子档案的软件开发 与应用,电子档案的收集与整理,电子档案的保管与 检索利用等方面,而对CAD图形电子文件的管理, 收集积累和归档等方面的内容涉猎较少.笔者认为, CAD图形电子档案的管理是一个系统工作,其管理 系统是由CAD图形电子文件的积累,整理和归档等 前期要素及CAD图形电子档案的收集,整理,鉴定, 保管和利用等后期要素组成,两者是共生互制的关 系,缺了任何一部分管理系统都不会是完善的.为 此,笔者对CAD图形电子文件的归档方法进行着 墨,以期同行的关注和讨论.

一

,CAD图形电子文件的收集与积累

《科学技术档案工作条例》第二章第六条"各单 位应当把科技文件材料的形成,积累,整理和归档纳 入科技工作程序,列入有关部门和有关人员的职责 范围".CAD图形电子文件是在工程设计活动过程 中形成的,是工程设计成果的组成部分,工程设计人 员对CAD图形电子文件的收集与积累有不可推卸 的责任.所以,应建立规范CAD图形电子文件收集 与积累的管理制度和工作程序,保证CAD图形电子 文件的产生和处理过程符合标准要求.

1.建立CAD图形电子文件收集积累制度

首先,应明确责任人.以项目为"种"以专业为 "类"收集积累CAD图形电子文件,再以"类"为单 位确定责任人.据此原理,项目设计经理就是其专业 的CAD图形电子文件收集积累的责任者.其次,要 明确收集积累的范围.收集积累的范围不仅是设计 成品图文件,设计变更文件,成品的不同版本文件, 修改图文件,还要包括生成这些电子文件的硬软件 环境和相关数据等.对于套用统一模板的图形电子 文件,尽量连同模板一同收集,若需脱离套用模板进 行保存时,对套用模板要作为元数据予以收集.再 者,要明确收集积累的格式.CAD图形电子文件最大 《机电兵船档案》2007年第5期

的优势在于,设计人员在项目设计时对标准的,通用 的,相似的,可套用的设计构件不再重复绘制,而是 直接拷贝复制,从而避免人力,物力和时间的浪费. 对CAD图形电子文件收集积累时要从这一目的出 发,确定文件存储格式.因此,对CAD图形电子文件 的存储格式应明确为dwg和dwf两种文件格式,并 且两种文件格式同时收集保存.dwf格式文件只可读 不可写的特性便于存档,dwg格式文件可读可写的 特性便于借阅后下载利用.

2.建立CAD图形电子文件登记制度

编制好电子文件登记表是建立CAD图形电子 文件登记制度的关键.CAD图形电子文件在特定的 工程设计机构,其设备环境特征已经表现出来,在电 子登记表中可以不再描述.但它的文件特征(如文 件设计人,完成日期,文件电子地址等),记录特征 (如记录结构,记录类型,记录方式等),登录者信息 (如填表人,审核人)等要在电子登记表中得到体

现.在基本信息登录之后,要对每份电子文件进行详 细登录,其内容主要有文件编号,文件题名,生成时 间,文件版本,电子地址,文件图号,保管期限和备注 等.文件编号指电子文件登录时的自然顺序号,文件 题名指图纸所反映的工程项目名称,生成时间指图 纸设计完成时间,文件版本指图纸的设计版次,电子 地址指图纸的电子存储路径,文件图号指图纸图号, 保管期限指提交甲方的成品图超过50年的为永久 性保管,其他版本图纸视情况按5年基数来确定保 管的具体年限.

3.编制CAD图形电子文件收集工作流程 CAD图形电子文件收集是以专业为单位案卷进 行收集积累,其工作流程在专业范围之内设计.工程 设计人员根据设计输入资料,绘制CAD图形电子文 件,按统一规定给予规范的电子命名,通过网络提交 设计输入资料方会签.在满足互提资料要求下,由设 计人员依次提交校对人员,审核人员,设计经理签 53

信息化建设

可.上述环节经过一至若干个循环后,CAD图形电子 文件就转化为设计产品,设计任务宣告完成开始着 手提交电子成品文件.在提交电子文件前,设计人员 要对需要提交的电子文件进行编目,填写CAD图形 电子文件登记表,向设计经理提交电子文件.设计经 理接收到工程设计人员的《电子文件登记表》后,要 对电子文件的各类特征,填写格式和登记内容进行 审棱.在接收到电子文件后,要对文件的真实性,完 整性和有效性进行把关.专业设计人员对所负责项

目的本专业设计人员所完成的设计成果,进行系统 收集积累并加工整理使之条理化,有序化,以备归档 之用.当然,对于小型项目或只有一名专业设计人员 的项目,其电子文件收集积累可以由工程设计人员 直接完成,减少过程环节,同样可以提高电子文件收 集积累的有效性.

二,CAD图形电子文件的归档

根据《科学技术档案工作条例》和《电子文件归

2002))的要求,要做好 档与管理规范GB/T18894—

CAD图形电子文件归档工作,必须"打好两个基础, 抓住三个环节".

1."两个基础"

网络和制度是CAD图形电子文件生存和归档 的两个基础.CAD图形电子文件之所以受到重视并 要求归档,不仅仅在于它的使用价值,更在于计算机 网络化的快速发展,网络成为CAD图形电子文件归 档的基础.对于一个工程设计企业来说,搭建一个具 备可靠的安全防范措施,有着能确保数据在系统中 准确无误运行的系统设备的局域网是必不可少的. 同时,要求CAD图形电子文件存放在特用的计算机 服务器上,服务器必须采用磁盘镜像,双机容错等备 份措施.

制度会使精良设备与技术人才有效的运转.所 以,建设好CAD图形电子文件归档制度的基础是非 常必要的.归档制度要明确电子文件形成者的义务, 承办者的任务,设计经理的责任.对电子文件的归档 格式,归档方法及归档程序做必要的规定,电子文件 的归档程序一般设定为:电子文件的生成,电子文件 的收集积累,电子文件的编目,电子文件的检测,电

子文件的归档,电子档案的分类编号,电子档案的备 份和电子档案的物理载体的标示.对网络运行和网 络管理也要做出明确的制度要求.

2."三个环节"

CAD图形电子文件的生成,收集积累和归档是 54

抓好电子文件归档的三个主要环节.在第一个环节 里要抓好电子文件的生成者——设计人员的工作. 工程设计人员要严格遵守电子文件归档流程,电子 文件形成和收集积累的质量要求.建立必要的记录 和登记,在电子文件形成阶段做好收集积累工作.在 我们的实际工作中,设计人员在将有效电子文件上 传局域网P盘时,要编制相应的电子目录.对出现大 批量CAD图形电子文件的,需分解成若干个电子文 件(界面),界面设定应视具体情况按图纸排序习 惯,依次按一定量张数组织界面,在第一个电子文件 的界面内建立电子文件界面目录.

第二个环节是电子文件的收集积累工作.收集 积累工作是CAD图形电子文件归档的关键环节,其 责任人是设计经理.设计经理要对设计人员提交的 电子文件进行检查,测试和验收,要求提交的电子文 件必须与提交给甲方的纸质蓝图相一致,确保电子 文件的真实性,完整性和有效性.在对电子文件确认 之后,设计经理或委托他人对要归档的电子文件进 行整理并编制归档说明,向档案部门移交.我们工作 中的实际做法是:设计经理在设计策划完成后,首先 在局域网的P盘上按"项目一阶段一子项一专业" 开设电子文件归档地址,接收设计人员上传的CAD 图形电子文件.第二步是对所接收的电子文件进行

鉴定,检测和检查.第三步是在项目完工或完成一个 阶段之后对电子文件进行整理编目,填制CAD图形 电子文件归档表,向档案部门移交电子文件. 第三个环节是电子文件的形成部门向档案部门 归档的过程.即CAD图形电子文件转变成CAD图 形电子档案.这个环节的主要工作在档案部门.如, 对实行逻辑归档的电子文件,虽然在网络上进行电 子文件的移交和接收,但仍需履行相应的手续.对实 行物理归档的光盘,要检查光盘是否有划痕有病毒 等.对接收的归档电子文件要按DA/T22的标准进 行整理,使之变为电子档案.

做好CAD图形电子文件的收集积累和整理归 档工作是做好CAD图形电子档案的基础,而这部分 工作又主要是工程设计人员完成,档案部门的提前 介入显得至关重要.我们的介入方式是编制CAD图 形电子文件工作流程,制订管理制度,加强现场指 导,提高设计人员的电子归档意识,逐步完善CAD 图形电子文件的归档方法.实践证明加强CAD图形 电子文件归档工作是提高CAD图形电子档案归档 率的有效方法.(责任编辑朱亚宏)

《机电兵船档案))2007年第5期

范文五：CAD电子文件归档的方法(doc)

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CAD电子文件归档的方法

信息化正在得到广泛的应用，信息化对整个社会的影响是巨大的。在工程设计领域，已基本实现了计算机辅助设计，设计的完全计算机化，产生了大量的电子化设计文件，对于如何更好的归档及管理这些电子化文件显得日益重要，本文将就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档做—些探讨。

一、问题的提出

工程设计所产生的主要文件是设计图纸，其档案管理无论对设计院本身的知识积累还是对被设计对象今后的管理都是非常重要的，目前工程设计行业CAD的出图率已接近100%。面对CAD电子文件资料作为企业的知识产权及其修改变更方便、可重复利用提高设计效率等特点，各单位也日益重视到对CAD电子文件资料的集中管理，有些单位将分散在设计人员手中的电子文件资料统一收集保管;有些单位建立了档案管理系统，在管理纸质档 案的同时，实现对相关电子文件资料的管理;少数做得更好的单位则建立了设计流程管理系统，在实现设计管理的同时，将设计产生的电子文件资料从源头就进行管理。国家质量技术监督局在2000年2月发布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》(GB,T17678—1999)，为CAD电子文件资料的管理制定了标准。

但是，在这些措施的实施中，始终有一个问题(或说是难点)在困惑着我们:那就是有了电子文件资料，是否可以取消对纸质文件资料的归档管理?

我们知道纸质文件资料的档案管理已经有了一整套的管理标准及措施，而对于电子文件资料的管理基本是借鉴对纸质电子文件资料的管理措施，各设计单位在管理电子文件资料的同时，仍旧保存纸质文件资料，实际上档案管理又增加了一块管理内容。那么在档案管理中为何不能用电子文件资料代替纸质文件资料呢?

二、电子文件资料完全代替纸质文件资料的难点

首先是电子文件资料的法律有效性问题。

纸质文件资料上的签署具有重要的法律意义，也是我们目前无法取消对纸质文件资料管理的主要原因。为了使电子文件资料更具有法律意义，目前有几种归档做法。

1、扫描归档。为了保留签署信息，有些单位将设计人员生成的电子文件经绘图输出并签署后，再扫描成电子文件归档。这种方式虽然保留了相关人员的签署形态，但实际的法律有效性并不大，对签署我们用很简单的方法就可进行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丢失，使再利用的效能几乎完全失去。

2、管理系统归档。此种方法是在管理系统的控制下，通过权限管理来保证归入档案的电子文件资料信息的安全性，通过归档时存入的设计相关人员信息来保证其与设计人员的对应关系。此种方式在保证电子文件资料原始性的同时，可通过建立系统管理日志的方式在单位内部实现一定的法律安全性。然而，设计单位产生的设计图纸是要传递给制造、施工、监理及最终用户等单位的，随着各单位信息化工作的深入，要求设计单位直接提供电子文件的需求会越来越多。单位内部的档案管理系统的安全性就无法延伸出去了。

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3、电子数字签名。电子数字签名是通过特殊算法对每一个电子文件进行电子签署，使用时可通过验证来确定电子文件的原始性，确认是否被修改。此种方式的管理其严密性相对较强，但对数字签名的管理将非常重要，然而其问题仍然是相关单位接收后的有效验证问题，涉及到全社会的电子签名及验证的标准统一。

4、第三方认证。第三方认证是利用互联网，当双方交换资料信息时,通过第三方的安全认证系统保证信息发出方与接收方的真实性或原始文件的有效性。这种方式已在电子商务等上得到了较好应用，但要将其用于工程资料的档案管理，还有很大的难度。

上述这些是目前常用的几种对电子文件的安全保证措施。可以看出上述各种方法都存在法律有效性问题。接下来我们再来看另一个难点，数据标准化问题。

档案管理有一个明显特征，那就是对于档案资料的使用可能会发生在5年、10年、20年甚至更长的时间之后，电子文件资料具有很强的环境依赖性。表现在对计算机硬件操作系统、应用系统、数据格式、版本、语种、字库、外部参考等的环境敏感上。这就造成随着时间的推移，计算机环境发生变化，或企业间交换资料时，因系统环境不一样等而无法保证数据的可读性、准确性和完整性。

因此我们认为法律有效性和数据标准问题是阻碍将电子文件资料完全代替纸质文件资料的重要且主要原因。

三、解决途径

为了解决上述这些问题，本文提出了具体的解决办法供探讨。

对于电子文件资料的法律有效性问题，我们可以采取直接在光盘表面签署的办法解决。

现在所用的纸质文件资料，是利用纸作为信息载体，在上面记录文字、图形等资料信息的同时，记录了相关人员的签署信息，其签署信息与资料信息在同一张(本)纸面上，具有不可分割性，从而保证了其法律有效性。

如果我们改用只读光盘以电子数字化式记录资料信息，同时在同一张光盘的非读取面上，让涉及光盘内信息产生的相关人员(如:设计人、各级审核人等)进行签署，也就达到了在同一媒介上同时记录资料信息与签署信息的目的。下表为两者的比较。

接下来再看一看数据标准问题:

我们认为数据标准问题的关健是数据格式的选择问题，我们必须选择满足如下要求的数据格式作为档案管理的数据格式标准:

1、数据格式具有一定的稳定性，能长期存在;

2、绝大多数硬件平台及应用软件都能生成的数据格式，保持系统间的兼容性;

3、使用、浏览的成本低廉，普及性好，保证具有很好的资料传递性;

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4、能最大程度保留原信息(板式、色彩、层、辅助信息等)的不丢失和失真。

如JPG格式，其稳定性、兼容性和普及性均较好，缺点是不能保留“层”等辅助信息。较好的数据格式是PDF格式，这是ADOBE公司发明的用于出版的一种数据格式，在二维中可以保留原应用系统产生的资料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“层”的信息，绝大多数应用软件都可生成PDF格式，而其浏览器是免费的，保证了其较好的传递性。PDF格式是最接近满足上述要求的数据格式。

上述选择数据格式仅是从满足档案管理的特性要求而言的，如果为了更好地重复利用已有的电子文件开展新的设计等工作，还是使用原格式的文件最好，因为转成其他文件格式，总要丢失一定的信息。为此原文件可以作为档案管理的辅助资料进行管理，对其管理，特别要注意同时保存字库、符号库、数据字典、外部参考等保持数据资料完整性的环境资料，对于较特殊或专业的软件生成的资料，还要保留其应用软件甚至于更多的软硬件系统环境。

四、结论

通过上述论述，我们可以确定用电子文件资料代替纸质文件资料归档是完全有可能性的，在实现这个目标之前，我们必须完成下面三项任务:

首先是要研究、选择、制定统一的电子档案资料的数据格式，使其具有经济性、稳定性、兼容性、易普及性。

其次是光盘封面标准，在《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》中已对光盘信息存储方式进行了规范，如果像其中对标题栏等进行规范一样，增加对光盘表面标识及签署(标题栏)的标准规范，企业可以印制有自己特征的光盘表面标题栏帖纸，有条件的可以直接定制自有光盘标题栏表面的刻录光盘。

最后就是期待一种经济的、企业可以独立配置的光盘复印设备，特别是能完成光盘表面标题栏的复印。使不但能复制光盘内容，还能复制光盘表面的签署信息，就像我们对纸质图纸的晒印一样。

上述这些任务是解决用电子文件资料代替纸质文件资料归档的关键。在目前的条件下，只要解放思想，通过一定的变通，我们认为在企业内部实现电子文件资料代替纸质文件资料归档已完全可行了，从而可以在档案管理中为我们节省大量的人力、时间及存放空间，降低企业成本。

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