从事过新闻发布会策划的人都曾有过这样的担心：举办新闻发布会的那一天，记者们会如约而至吗？如果他们来了，会不会唇枪舌剑般向新闻发言人质询呢？

这样的担心并非多余。美国《编辑与出版》杂志曾刊登过一则卡通漫画。画面Ⅰ是前总统克林顿夫妇躺在床上；画面Ⅱ中，克林顿站在床边，眼睛瞪得大大的，希拉里显然被突然惊醒了。克林顿说：“好可怕的一个梦啊！我梦见我举办了一次新闻发布会，但一个记者也没露面！”希拉里反唇相讥：“那不是梦，亲爱的——那是一个先兆！”

的确，在美国，公司、政府等机构每年都要召开很多新闻发布会，但这对记者而言却是一件令人心烦、疲倦的事。原因之一是，公司缺乏必要的媒介技巧培训，电视镜头里的公司总裁、总经理或其他发言人缺乏自信、表现极不自然。因而，为着更好地在目标公众心目中制造一个良好的“虚拟世界，改变或形成公众对公司某一方面的看法，很有必要重新审视新闻发布会的策划技巧问题。

一、 什么时候？

我们知道，如果想要获得人们持续的信任，那么就不要空喊：“狼来了！”策划新闻发布会时也不要放空炮。勿要使你的信誉——关乎媒介对公司的态度——承担风险。

不要让媒介感到参加本来可以由其他形式代替的新闻发布会是浪费时间。爱德曼国际公关公司（Elderman PR Worldwide）执行副总裁兼总经理嘉斯夫(Joseph B. Mcnamara) 认为，是否召开新闻发布会应取决于她是否值得召集各地记者跋涉而来。记者得到的不应该只是趣味性的故事，还应该包括信息。

适于召开新闻发布会的时机包括：公司及产品（服务）已成为某一公众关注问题的一部分、公司或其他成员已成为众矢之的、新产品上市、开始聘用某大腕明星作自己的广告模特（记者有时对广告不感兴趣而是觉得广告模特值得关注）、公司人员重大调整、扩大生产规模、取得最新纪录的销售业绩等等。

不过，上述所谓的“合适时机”也可能成为“不合适时机”。事实上，很多的新闻发布会搞得很是枯燥或琐碎、令人厌烦。因而，当公司考察是否举办新闻发布会时，首先应对照下列问题项目检查一下：

1、 一则新闻通稿或声像资料带——附带事件简介、背景材料——是否完全可以提供给记者所需的、媒介受众喜欢的故事？

2、 让记者们亲眼看到或试用某一新产品时，是否可以给一则新闻通稿增加些什么？

3、 公司高层管理者或董事会成员公开露面是否能为公司获得或提高凝聚力或可信度？

4、 能否提供给记者在别处得不到的新闻？

5、 是否存在其他有效向记者传递信息的途径？如，一次舞会、一次聚餐。

6、 公司新闻发言人能否有效传递信息并经受住提问的考验？

7、 与记者面对面的交流是否可以为他们提供一个询问公司其他方面情况而我们又不希望将之公开化的机会？如公司战略。

二、 筹划与准备中的“彩排”

俗话说：有备无患。对组织传播而言，讯息必须经过精心处理并使其准确地抵达特定公众。信息传播渠道也须精心挑选。所以，绝不打无准备之仗，务必要先期实施培训与排练。

一般地，搞一两次系统化培训是必要的。这样，你可以预见到发言人是否称职、哪些方面还欠缺。但也不要训练的过多，那样你最后出现在记者、电视面前时就会像一台机械的录音机。具体训练方法如下：

1、 聚集那些平时敢于直言的人，让他们坐在记者席，给他们两类问题——一类是肯定会被问到的，还有一类是你希望不被问到的。让“记者”提问。如必要，重复2~3次。

2、 让通晓技术过工艺流程的人员与会，以检查发言人所说是否准确；如设计法律，那么公司法律顾问也应在召集之列。

3、 反复播放“彩排”录像，让新闻发言人看看自己的表情、体语效果，然后提出意见。

4、 专业人士培训。有些公司认为这是浪费时间、金钱，其实是不懂专业培训的价值所在。即使你天真地认为自己永远不会召开新闻发布会，但你必然会遇到类似的情况出现在你的办公室里——如果某件丑闻引来大批记者蜂拥而至，那时就来不及训练了。

三、 选择合适的新闻发言人

代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。此外，新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次好机会，值得珍惜。

新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：

1、有效传播与沟通能力是第一位的要求。涉及知识面、清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表——包括身体语言。

2、执行原定计划并加以灵活调整的能力。

3、头衔很重要——新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。

四、 确定日期

确定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一时刻很重要。爱德曼国际公关公司一般是锁定目标公众开始的，即首先考察一下目标公众哪一时间是最容易获知某新闻消息的时间、什么方法最好？

星期一一般不好，记者往往忙于检查上周工作；周五也不宜选，因为很多的人正考虑着如何过周末，他们当然不愿傻坐在那里提问或单独访问。周二~周四通常较合适。此外，要确认不会有其他更重要的新闻，避开突发性事件，如地震、龙卷风等。

在某一天的几点钟开始是最困难的一件事。早饭、晚饭的截稿时间不同。早报记者参加，新闻发布会应在中午、下午；如要在当天晚饭或电视晚间新闻报道中，最好安排在上午9：30或10：00~10：30。切忌只为公司自己考虑而忽略为记者提供方便。

五、 邀请

永远不要用电话邀请。带有公司标志的要求信函表明新闻发布会是很正规的。信件中最好不注明会议联系人的全名和个人电话。爱德曼国际公关公司认为这是为了不让记者作提前采访或提前得到新闻发布会的细节。否则，如他们提前透露了一些消息，就会伤害其他记者。

如果媒体离公司不远，就亲手送去。注意不要送得太早，以致于邀请信埋没于文件堆里，但也应给对方留出反映的时间。可以即使电话询问信件是否如期送达，对方是否与会等。

还应指出，在填写新闻发布会邀请函时应考虑一下谁会对本次新闻发布会内容感兴趣。例如，新闻只对商业报刊记者有价值，那就只邀请这些人；如是医疗新闻，那就邀请医疗报刊、电视台医疗节目的记者。当然，那些长期报道公司发展的记者要一并邀请。如拿不准，就先向报刊编辑或电视台发信询问。

六、 新闻通稿与背景材料

每次发布会都应提供新闻通稿和背景介绍，以便记者能在会议涉及的问题之外挖掘新闻事件、多大报道范围。新闻通稿最好提前发给记者，这意味着当记者一来签到时就能拿到它，这样就可以一边听一边翻看。爱德曼国际公关公司建议客户不必担心记者在听讲时只浏览到材料的标题——因为专业记者已习惯于边搜索信息边听讲。不过，材料要设计得便于快速阅读，勿要冗长拖沓。公司还有想到提供声像资料给记者。为此，要确保有专业摄影师在场。

背景材料一般应包括以下内容：

1、 新闻发布会涉及的新闻时间的要点；

2、 组织发展简史；

3、 技术手册——如果发布会的目的在于推介一种新产品或新机器；

4、 发言人个人介绍及照片；

5、 其他如通讯卡、名片等供记者、编辑日后加以联系。

新闻通稿和背景材料的封面也应加以留意，要打印有公司标志，以建立公众认知。

七、 房间设置

新闻发布会所用的房间大小主要取决于与会的摄影记者。电视摄影记者比报刊摄影记者所占的空间要大。如果电视摄像机在房间后排，那么公司发言人应在房间前排就座；如只有报刊记者与会，发言人就可以坐在记者中，当有人提问时就走到前排。越随便，离记者的空间距离越近，就容易营造出一种友好气氛。房间大小要多加留心。房子空间大、人员少，给人的印象是新闻发布会的内容新闻价值不大。与其这样，还不如在一个小点儿的房间里好：满屋座无虚席，还有一些人站在过道里，给人的印象是肯定有很重要的消息！不要让新闻发言人坐在镜子、窗户或其它反射光线的背景之前，以防镜头效果受损。

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　　一、 先搭架子再写文章
构思是一切写作的基础。提笔前一定要想好自己准备写什么，确定中心思想，通常中心思想体现在标题上。然而在来稿中，标题与内容不搭界或题大事小的情况经常可见。接着要考虑我怎样写，为文章搭好架子，先说什么，后说什么，结尾最后使用哪项素材等等。然而在来稿中，许多文章显然缺乏对结构的思考，走题、详略不当、套话连篇的现象十分严重。这两点对新闻写作来说应该是不言而喻的，但就是在这个方面，问题实在太多，包括一些专职通讯员，也常忽视这些最基本的写作要求。文字倒是通顺，却不知所云。所以，在谈具体写作时，先要求每个人自己想好：我要写什么、我准备怎样写（包括采用各种体材）
二、 消息写作
消息是新闻体裁中，最常见的一种，它的目的是简洁、客观的文字，向读者报告新近发生的事实宣传什么，消息的客观性原则不允许记者在其中发议论或作出判断。即使想报道宣传什么，也必须“用事实说话”，通过选择所报道事实来表达倾向，不能由记者在消息中发表议论。
一般的事实性新闻，采用“倒金字塔结构”的教多，即整条消息根据一件事实的方方面面内容，按重要性程度来安排叙述的层次和段落，于是就形成以下“头重脚轻”或“虎头蛇尾”的报道结构：
1． 导语。事实中最重要或最精彩的部分，或事实的关键点，安排在导语中向读者报告。导语中，又要把最重要、最精彩的话，作为第一语。
2． 进一步说明或解释导语中谈到的事实的材料。这些材料仍然按照问题的轻重缓急安排，可分为若干段落。
3． 必要的背景材料，也按照重要程度编排。
4． 次要的补充材料。
如果将这样的消息从后面删节，删到只剩下导语，甚至只剩下一句话，它仍然可以独立存在，并清楚地告诉读者发生了一件什么事情。显然，导语在消息中的位置举足轻重，一定要写好。
导语主要有四种类型：事实性导语：概括性导语；描写性导语；延缓性导语。要根据具体情况决定采用那一种。关键把握两点：理解所报道事实的关键之点；及时找到最能够打动读者，引导他们继续看下去的动词或短语。
导语一般要涉及以下四方面内容：1，简要告之读者具体、明确的事实；2，事实发生的时间；3，新闻来源；4，发生的地点。
其他常见的消息结构，还有积累兴趣结构、时间顺序结构、提要结构等等。
三、通讯写作
不拘一格地具体而详尽地报道事实，便形成另一主要的新闻体裁——通讯。通讯的共同特征，是用叙述、描写、抒情、议论的方式综合报道新近发生的事实。不论报道的是事件还是人物，它一般要始终围绕“人”做文章，通过人的活动和思想展事实，因而一般地带有情感色彩，这正是通讯的魅力所在。通讯协作比消息灵活，允许记者表达倾向（当然，某些通讯也可采用客观报道的方式），但写好了不容易，因为需要更扎实的文字表达功底。
通讯要求非常明确主题，提炼好通讯的主题，通常通讯成功的关键。这需要深入分析事实的特点，了解发生的背景和时代精神。这方面可窥见作者的分析能力和思想水平的高低。
通讯的结构类型灵活多样，常见的有以下三种；1，“一条龙”式，即时间上的纵向结构。2，“破西瓜”式，即空间上的横向结构。3，“剥竹笋”，即从简单、表达化向纵深发展，最后达到高潮，点破主题。详略得当、前后呼应，是通讯写作中需要经常考虑的问题。
四、新闻评论写作
新闻评论是由报道新近发生的事实而演化来的一种新闻体裁，它通过概念、判断、推理等方法，专门就时事作出分析，表明大众媒介对它的立场和意见；有时，某些事实通过评论透露出来，不再专门发消息。
评论有社论、编辑部文章、本报评论员、署名评论员、短评（或小评论）、编者按、编后等八种。以下同的形式表明媒介不同层次的正式、或非正式的立场。
新闻评论必须是就时事发表意见，与一般的评论文章有区别，要求时效性。
评论写作的重点是：1，立论；2，论据（事实、数字，权威人士的意见、历史论据等等）；3，论证，逻辑上包括一般的三段论法、归纳论证、反证、喻证等等，形式上包括正论、设论、驳论等等。4，结论。
五、要研究报纸，不要简单模仿大消息、大通讯、大评论
从收到的习作看，很多学员写稿时没有考虑是在为谁写稿，消息有肩题、主题、副题，上来就是全国的形式如何，落实下来不过是本部门某位领导讲了几句永远正确的话，或者本支部制定几条改进工作的措施、通过了一项很具体的决议。通讯的标题大得很，“改革开放中崛起的***”，伊始便是“井塔巍巍，一轮红日……”。发表的言论，或是人人能够想出来的大道理，或者明显地在一教训人。一般情况下，来自基层的新闻报道，不宜简单模仿大报纸头版消息的架势、较典型的通讯结构，以及社论、编辑部文章的语调（现在这类评论也很注意平易近人了）。
还有一种模仿，就是看到报纸上刊登了什么内容，本部门也有，就跟着马上写，这是很傻的做法。
问题在于没有研究报纸，想想报纸上那些版面、哪些内容适合我来写。人民日报有各个专版，一般来说，经济、文教、社会、法治、读者来信等专版，都有适合我们的学院投稿的栏目，可以反映基层的生活。这些栏目的文章开口很小，事实新鲜，对于面上的工作有启示意义。例如最近朱总理亲自抓粮食政策的问题，一位在粮站工作的山东学院研究了报纸，没有跟着写已经发表过的内容，而是认真地琢磨总理视察是的讲话精神，写了本地粮站办“粮食银行”的消息。事情在粮站是日常工作，但对面上工作言，则对贯彻中央的粮食政策有示范意义，这就对上口了。
六、一定要跳出本部门的圈子，站在全局衡量事实
许多事情在本部门是大事，但是放到全国全省就算不了什么了。新闻是面对整个社会的，写稿之前，一定要将你选择的事实用全局的眼光来衡量一下，大体考虑以下五方面：1，该事实在全国或全省的意义怎样；2，该事实与最近党和政府需要宣传的政策是否有关；3，该事实对于正确引导某一普遍性质的问题是否有启示意义；4，该事实是否具有特色，可以通过报道引起共众的注意；5，该事实是否具有趣味性或人情味，报道它可以增添生活的情趣。第一点发生的机遇不多；第五点较好把握。较困难的是把握第二、三、四点。这需要提高政策水平，养成分析报道形式的习惯。如果陷在本部门的圈子里，会把什么都看得很重要，结果大部分报道会白写的。
七、不要混淆不同的新闻体裁
即使是从事专业报道工作的同志，来稿不分体裁的情况也较为普遍。常见的情况有：1，通讯标题，但报道的基本结构是消息。2，消息开头，主体像通讯，最后又演变为评论，三合一。3，消息标题，基本结构是通讯。这几种新闻体裁的语言特点很不同，消息语言要求客观性、通讯语言要有一定的情感色彩，评论语言很严肃的。即使报道的事实含有一定的新闻价值，体裁合一，就很难在原稿的基础上修改，除非重新写（但时效又过了）。
根据事实本身的情况，确定采用何种新闻体裁，写前心中必须有数。这也是稿件能否被采用的一个重要因素。
八、要具体事实，不要空话和套话
来稿中另一个普遍的问题是，具体事实的报道很不充分（显然缺乏细致的采访），于是空话或套话代替了报道本身。例如这样的报道：“某领导部门把**工作纳入重要议程，他们研究市场，找出差距，及时解决存在的问题，制定相应的发展政策……”；“他们根据不同时期的任务指标，科学地组织生产，强化现场管理，完善各项管理制度……”等等，这些话不是出现在概括性的导语中，而是作为消息或通讯的主体，最后“奏响了时代的最强音”而结束。什么解决的问题，怎么组织的生产，这正是需要用具体事实来说明的，但是什么也没有，只有这些空话。这些空话讲多了，形成了套路，就变成了套话，可以搬来搬去，就是没有价值。所报道的“他们”到底做了什么事情，读者仍然不知道。
九、不要以为自己清楚，读者自然就会明白
也许是对本部门的工作非常熟悉的缘故，许多学员自己很了解的东西，误以为读者也很清楚的，由于产生一种心理错觉，便在稿件中出现了相当多的外人看不懂的生造名词，例如“三不放过”、“省检”、“三条线”等等，甚至报道写到结尾，也没交代事情的缘由。写做时总想着，若是读者看了会不会不懂？谨记：对于读者，任何解释都不会是多余的。不厌其烦的解释，这应成为记者工作的职业本能。
十、写消息 注意的几个问题
1、不要使用“在……形成下”、“在……的领导下”、“在……基础上”之类的套话，直接把事实讲出来。如实报道了事实，你想说的这些思想应该包含其中。如果读者感觉不到，那就是你硬在给事实穿靴戴帽。
2、除了导语可以概括一下所报道的事实外，消息主体不应该再使用概括性的语言，要报道具体的事实，禁绝空话。如果你感到这样就没有东西可写了，这个报道便不该动笔，应该去采访。
3、不要在消息中用第一人称。这说明你还没有跳出本部门的圈子，这样的稿子大多囿于狭小的环境，采用率很低。
4、不要在报道基层干部的活动时使用“亲自”、“亲临”、“英明”的词汇，也不要“以赤心赢得上级的赞誉”之类的话，不要将“副*长”省略为“*长”。这种上司的奴化心态与党的宗旨背道而驰。
5、不要出现“大家说”、“他们说”，这在自然状态不是不可能发生的。一定要具体，谁、对谁、说了什么、怎么样，每一点都要交代清楚。
十一、写通讯注意的几个问题
6、标题不要过于笼统，大得无边。一旦这样确定下来，你必须一切从头讲起，不得不面面具到，难于把握材料。
7、不要这样写：“提起***，人们总是不约而同地翘起大拇指说，他真是个好**”。甚或中出现这种情况并不多，这大多是作者从别人那里学来的套话。类似的套话还有不少，例如“他一心扑在**上”、“他是这么说的，也是这么做的”、“我不图……，只图……”等等。还有一些格式上的套路一段感谢的场面之后，然后是：“事情是这样的……”。生活是丰富多彩的，你还没有真正直近生活。
8、不要这样写：“他兜里揣着病假单，坚持上班……”。这是不真实的作者编的套话。既然带病坚持工作，何必要把病假单带在身上呢？如今讲究产品质量，如果人家知道是带病工作的产品，还会买吗？根据《劳动法》，除了危急情况，带病坚持工作而领导没有制止，要承担责任的。
9、不要纯自然地采访的内容全部写进通讯。要适当编排，提炼出积极的主题，十分材料用三分已相当满了。
10、不能将商业广告性质的企业领导人通讯，作为新闻投给党报。要划清为党报写稿与商业活动的界线。
十二、写新闻评论注意的几个问题
1、有是非感，但又自己讲不出几句话时，不要硬写。多看看有关材料，学些基本的社科-人文知识。
2、不要只从“应当怎样”思考，换个思路，甚至逆向思维，也许会豁然开朗。
3、把握政策和法律，避免只凭道德义愤评价时事。